Chương 1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán (Môn Hệ thống thông tin kế toán 2)

3/2/2014
1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN
GV. ThS. Vũ Quốc Thông
CHƢƠNG 01
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Mục tiêu và nội dung
• Trình bày tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
• Khởi tạo cơ sở dữ liệu kế toán
• Hệ thống thông tin kế toán
• Cơ sở dữ liệu kế toán
2
3/2/2014
2
Tổng quan về hệ thống
thông tin kế toán
3
Tình huống dẫn nhập
4
(Mô phỏng: Marshall B. Romney & Paul J.
Steinbart Accounting Information Systems 12e)
3/2/2014
3
Tình huống kinh doanh V&N
– Sau nhiều năm làm việc tại các công ty thƣơng
mại trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị điện tử,
Việt và Nam quyết định mở cửa hàng V&N,
chuyên buôn bán các mặt hàng điện tử. Việt và

Nam thuê một địa điểm ngay trung tâm thành phố
để đặt cửa hiệu kinh doanh đầu tiên.
 Trong quá trình kinh doanh, những thông tin
gì là cần thiết để công ty và các đối tƣợng liên
quan ra quyết định?
5
Những AI sẽ cần Thông Tin để ra quyết định trong
kinh doanh đối với V&N?
a) Những thông tin gì các đối tượng bên ngoài
của V&N cần?
b) Những thông tin gì ban quản lý của V&N
cần?
c) V&N thu thập, lƣu trữ, xử lý và truyền thông
tin nhƣ thế nào cho hiệu quả?
6
Tình huống kinh doanh V&N
3/2/2014
4
Quan điểm về sản phẩm thông tin
Tổ chức – Hệ thống thông tin >> Thông tin
7
SẢN PHẨM
- Quan điểm SP. thông tin cần phù hợp với
người sử dụng
- Quan điểm SP. thông tin bị ảnh hƣởng
bởi quá trình tạo ra thông tin
Thông tin
Sự thể hiện của thông tin
đối với người sử dụng
8

3/2/2014
5
9
- Quan điểm SP.
thông tin cần
phù hợp với
người sử dụng
Ngƣời sử dụng SP. là ai?
Nguồn lực kinh tế nào đƣợc
sử dụng để tạo ra SP. ?
SP. đƣợc sử dụng nhƣ thế nào?
SP. mang lại lợi ích kinh tế gì?
Joseph Moses Juran
(28/12/1904- 28/02/2008) là nhà tƣ vấn
quản trị thế kỷ 20, nghiên cứu và truyền
bá về vấn đề “chất lƣợng” và “quản trị
chất lƣợng”. Ông viết rất nhiều sách có
giá trị và có tính kinh điển về lĩnh vực
này. Ông cũng chính là ngƣời đã nghiên
cứu và đề xuất nguyên lý Pareto 80-20
(80% vấn đề bị gây ra bởi 20%
nguyên nhân) và áp dụng hiệu quả
nguyên lý này trong quản lý chất
lƣợng…. (theo Wikipedia)
10
- Quan điểm SP.
thông tin bị
ảnh hƣởng bởi
quá trình tạo
ra thông tin

Thông tin cũng đƣợc hình
thành và xem xét nhƣ một
SP. vật lý
Wang R. Y., et al. 1998
Manage your Information as a Product
Sloan Management Review vol. 39, pp. 95-105
Quá trình tạo ra SP. thông
tin và việc quản lý quá
trình tạo sẽ ảnh hƣởng tới
chất lƣợng SP. thông tin
3/2/2014
6
– Mặc dù có thể dựa trên kinh nghiệm để ra quyết
định, Việt và Nam biết rằng họ sẽ thành công hơn
nếu có nhiều thông tin hữu ích khi chuẩn bị ra các
quyết định về kinh doanh.
>> V&N cần một hệ thống thông tin cho
doanh nghiệp!
11
Tình huống kinh doanh V&N
Hệ thống thông tin quản lý
12
3/2/2014
7
Hệ thống (HT)
• Một hệ thống là một tập hợp bao gồm các
thành phần (hệ thống con) phối hợp với
nhau để cùng thực hiện và đạt đƣợc mục
tiêu chung.
Ví dụ?

13
HT.1
HT.2
HT.3
HT.4
Mục tiêu
Hệ thống thông tin
• Hệ thống thông tin là hệ thống hỗ trợ thu
thập các dữ liệu đầu vào; xử lý, lƣu trữ các
dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cho
người sử dụng.
Information System (IS)
14
Xử lý, lưu trữ
Dữ liệu Thông tin
3/2/2014
8

Hệ thống thông tin
Dữ liệu Thông tin
15
Hệ thống thông tin
16
Tổ chức
bán hàng
Số lƣợng bán từng lần giao dịch?
Đơn giá bán từng thời điểm?
Doanh thu từng tuần, tháng, quý?
Khoản giảm trừ doanh thu?
Mặt hàng?

Báo cáo về lợi nhuận tuần, tháng, quý?
Báo cáo dự kiến đặt hàng?
Báo cáo dự đoán về nhu cầu của mặt hàng trên thị trƣờng?
Báo cáo dự đoán về tƣơng lai phát triển của mặt hàng?
3/2/2014
9
Dữ liệu - Thông tin
Dữ liệu (Data): Những sự kiện dƣới dạng „thô‟ về
những hoạt động hay nghiệp vụ nào đó mà chƣa đƣợc
tổ chức hay sắp xếp lại. Nó không có ý nghĩa xem
xét.
Ví dụ:
Hóa đơn bán hàng số 007
Đơn giá mua vải Silk: 150,000 VNĐ/mét
…
Thông tin (Information): dữ liệu đã qua xử lý và sắp
xếp. Nó là những nội dung có ý nghĩa và hữu ích đối
với ngƣời sử dụng.
Ví dụ:
Báo cáo tài chính
Báo cáo quản trị
17
Bài tập thảo luận 1
• Từ những hiểu biết về dữ liệu và thông
tin, Sinh Viên hãy thảo luận về cách
thức nhìn nhận: “Với ngƣời này là dữ
liệu, với ngƣời khác là thông tin”. Cho
ví dụ?
18
3/2/2014

10
19
• Căn cứ theo cơ cấu thông tin trong doanh
nghiệp, hệ thống thống tin đƣợc phân loại:
Hệ thống thông tin kế toán
20
3/2/2014
11
21
Hệ thống thông tin kế toán
Một lĩnh vực riêng biệt nhƣng kết hợp…
N h ậ p l i ệ u
L ư u t r ữ v à
x ử l ý d ữ l i ệ u
R a q u y ế t
đ ị n h
N g h i ệ p v ụ
p h á t s i n h
S ử d ụ n g t h ô n g t i n v à k i ể m t r a d ữ l i ệ u
Q u ả n l ý v à l ư u t r ữ d ữ l i ệ u
Đ ố i t ư ợ n g b ê n t r o n g
B a n q u ả n l ý
K i ể m t o á n n ộ i b ộ
. . .
Đ ố i t ư ợ n g b ê n n g o à i
N h à đ ầ u t ư , c h ủ n ợ
C ơ q u a n p h á p q u y ề n
K i ể m t o á n đ ộ c l ậ p
. . .
H ệ t h ố n g

t h ô n g t i n
( I S )
H ệ t h ố n g
t h ô n g t i n
K ế t o á n
( A I S )
K ế t o á n
( A c c o u n t i n g )
Hệ thống thông tin kế toán
• Hệ thống thông tin kế toán: là hệ thống
thông tin; bao gồm các nguồn lực: con
ngƣời, thiết bị máy móc, đƣợc thiết kế với
mục đích biến đổi dữ liệu tài chính và các
dữ liệu liên quan khác trở thành thông tin
kế toán…
Accounting Information System (AIS)
22
3/2/2014
12
Hệ thống thông tin kế toán (*)
Dữ
liệu
(chứng
từ…)
Thông
tin
(báo
cáo kế
toán)
Phần cứng

Phần mềm
Cơ sở
dữ liệu
Các
thủ tục
Con
người
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
• Cấu trúc
23
Làm quen với
phần mềm kế toán
24
3/2/2014
13
Dẫn nhập …
25
Quan điểm về kế toán máy…
26
Kế toán máy không những
làm giảm bớt khối lƣợng
công việc, tăng tốc độ xử lý,
mà còn giúp công tác kế toán
ngày càng chuyển sang
hƣớng trình bày và phân tích
thông tin. Tuy nhiên, chƣơng
trình phần mềm kế toán
không thể thay thế con ngƣời
trong kế toán.
3/2/2014

14
Phần mềm kế toán (PMKT)
27
Công cụ ghi chép, …
Xử lý kế toán phải tuân thủ …
Độ chính xác của báo cáo phụ thuộc …
28
Hình thức xử lý
KẾ TOÁN
THỦ CÔNG
KẾ TOÁN MÁY
Các giai đoạn xử lý
Nhập dữ liệu đầu vào
Chứng từ (hóa đơn bán
hàng, phiếu thu, chi…)
Ghi chép thủ công
Nhập liệu qua bàn phím hoặc
dùng máy quét
Xử lý / lưu trữ dữ liệu
Lƣu trữ và biến đổi dữ
liệu trên các sổ nhật ký
thành thông tin lƣu trên
sổ cái
Ghi chép thủ công trên
các sổ
- Sổ nhật ký
- Sổ cái
Tự động xử lý và lƣu trữ
trong chƣơng trình ở dạng các
tệp tin (table – database)

Kết xuất thông tin
-Báo cáo quản trị
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo hỗ trợ khai
thuế
Thủ công, tổng hợp báo
cáo bằng tay
Tự động kết xuất theo chƣơng
trình
Bài tập thảo luận 2
3/2/2014
15
Mô hình hoạt động của PMKT
Công đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào
Ngƣời sử dụng (NSD) phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình
hoạt động kinh tế sau đó nhập vào hệ thống. Tùy theo đặc điểm của từng
phần mềm cụ thể, các chứng từ sau khi nhập vào phần mềm sẽ đƣợc lƣu
trữ vào trong máy tính dƣới dạng một hoặc nhiều tệp
Công đoạn 2: Xử lý
Công đoạn này thực hiện việc lƣu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các
thông tin tài chính kế toán dựa trên dữ liệu của các chứng từ đã nhập
trong công đoạn trƣớc; làm căn cứ kết xuất sổ sách, báo cáo kế toán
trong công đoạn sau
Công đoạn 3: Kết xuất báo cáo đầu ra
Căn cứ vào kết quả xử lý của công đoạn 2, phần mềm tự kết xuất báo
cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết… theo yêu cầu của NSD. Từ đó,
NSD có thể xem, lƣu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu để phục vụ cho
các mục đích phân tích, thông kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống
phần mềm khác
29

30
TT 103/2005/BTC
3/2/2014
16
31
Tiếp cận PMKT
Phần mềm kế toán SSP
/>Phần mềm kế toán Misa
/>vua-va-nho-MISA-SME-NET-2012.aspx
/>accounting.html
Phần mềm kế toán Fast
……
Minh họa Cách tiếp cận PMKT
Điều khiển một hệ thống
32
 Bước 1: Khởi động đƣợc phần mềm
 Bước 2: Tiếp cận đƣợc giao diện chính
 Bước 3: Tìm hiểu thông tin về các phân hệ
cơ bản trên phần mềm THEO HƢỚNG QUY
TRÌNH
 Bước 4: Khi khảo sát qua mỗi phân hệ, phân
loại các chức năng nào thuộc nhóm nhập liệu;
xử lý hoặc nhóm kết xuất, truy vấn thông tin
3/2/2014
17
/>8Hotfix/MISA_SME.NET_2012_R8_Hotfix.zip
File cài đặt
Giáo trình kế toán máy Misa
/>y/Doanhnghiep/Giaotrinh/KTM_Ke_toan_DN_SME2012.pdf
Trang Web

Số liên lạc – hỗ trợ kỹ thuật: 1900 8677
34
Bài tập thảo luận 3
Yêu cầu Sinh Viên mở phần mềm kế toán;
làm quen với giao diện và đọc thông tin về
các Phân Hệ trên phần mềm kế toán.
Tham khảo:
Hỗ trợ (HELP)
3/2/2014
18
SV được yêu cầu trang bị USB cá nhân:
 Sử dụng được
 Không nhiễm virus
 Dung lượng trống > 500 MB
Khởi tạo cơ sở dữ liệu
kế toán
36
3/2/2014
19
Tạo dữ liệu kế toán
37
38
3/2/2014
20
Thông tin về dữ liệu kế toán
39
40
Bài tập thực hành 4
Trên PMKT, thiết lập dữ liệu kế toán

THUCHANH_CTYXYZ
3/2/2014
21
41
Sao lưu (Backup)
- Lƣu trữ bản sao trong trƣờng hợp dữ
liệu trên hệ thống máy có sự cố
- Di dời dữ liệu, phục vụ cho công tác
kiểm tra, làm việc và hỗ trợ hệ thống
Phục hồi (Restore)
- Tái lập tình trạng dữ liệu kế toán trên
hệ thống máy từ bản dữ liệu sao lƣu
Sao lƣu và phục hồi cơ sở dữ liệu
42
Công cụ quản lý dữ liệu
Sao lƣu và phục hồi cơ sở dữ liệu
Tham khảo: SaoLuu-PhucHoiDL_TV1.0.pdf
3/2/2014
22
43
Bài tập thực hành 2
Sao lưu cơ sở dữ liệu XYZ,
đặt tên: THUCHANH_CTYXYZ_Blank.zip
Phục hồi cơ sở dữ liệu ABC,
từ tập tin: THUCHANH_CTYABC_REF.zip
44
DNVVN va HTTT_ThongVu.pdf
3/2/2014
23
Sau khi học xong chƣơng này,

bạn có thể:
45
• Trình bày về hệ thống thông tin kế toán
• Khởi tạo cơ sở dữ liệu kế toán
Bài đọc:
- tài liệu Tổng quan về KT máy.pdf
- thông tƣ TT103/2005/BTC.pdf