Chương 3 Cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán (Môn Hệ thống thông tin kế toán 2)

2/5/2014
1
CẤU TRÚC
CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN
CHƢƠNG 03
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2
TRƢỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
GV. ThS. Vũ Quốc Thông
Mục tiêu và nội dung
• Giải thích mối liên hệ giữa giao diện kế toán và cơ
sở dữ liệu kế toán (accounting interface and database)
• Ứng dụng cách tổ chức dữ liệu thông qua mô hình
liên kết thực thể (REA model)
• Giới thiệu xử lý dữ liệu trong môi trƣờng máy tính
• Trình bày ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán
• Giao diện kế toán và cơ sở dữ liệu kế toán
• Mô hình liên kết thực thể
• Xử lý dữ liệu kế toán trong môi trƣờng máy
• Ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán
2
2/5/2014
2
CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TỐN
(CSDL)
3
4
Tổ chức dữ liệu trong CSDL
Ký tự
Vùng
DL

Mẩu
tin
Tập
tin
CSDL
 Cơ sở dữ liệu: Tất cả các dữ liệu (DL) được lưu trữ
và được sữ dụng bởi doanh nghiệp tạo thành
CSDL của doanh nghiệp.
 Tổ chức DL logic
 Tay:
 Máy:
2/5/2014
3
5
Ví dụ tổ chức logic tập tin dữ liệu
Tập tin khách hàng
2 mẩu tin
Vùng dữ liệu
Mã KH Tên KH Đòa chỉ giới hạn Số
bán chòu dư
Giá trò dữ
liệu
301 ABC Co. Box 5 1,000 400
555 XYZ Co. Box 9 6,000 2,000
6
So sánh tổ chức dữ liệu tay-máy
• Tay
Phải thu khách hàng
KH Tiền Thực hiện
A 10.000.000 HĐ 35

• Tình huống: Ngày 2/1/20X1, công ty ký hợp đồng số 01 bán
chòu cho khách hàng A 300 kg hàng hóa CC, với số tiền 10
triệu đồng. Ngày 4/1/20X1, công ty thực hiện hợp đồng và đã
phát hành hóa đơn số 35 gửi đến khách hàng A.
Bán hàng
Kế toán
Theo dõi hợp đồng
HĐ KH Tiền
Thực
hiện
01 A 10.000.000 HĐ 35
Sổ nhật ký bán hàng
Sổ cái TK 131
H.Đồng H oá đơn
Ghi chép
Ghi chép
Ghi chép
Ghi chép
Ghi chép
2/5/2014
4
7
BÁN HÀNG
HĐ H.ĐƠN KH MH SL
01 35 A CC
HP ĐỒNG
HĐ KH MH
TIỀN
01 A CC
KHÁCH HÀNG

KH Dư
A
Bán hàng
Kế toán
Nhập liệu
Nhập liệu
HÀNG HÓA
MH SL
SỔ CÁI
TK SỐ DƯ
131
Máy
So sánh tổ chức dữ liệu tay-máy
H oá đơn
H.Đồng
8
• Tay
• Máy
 Ghi chép dữ liệu nhiều
lần
 Lưu trữ trùng lắp, Có thể
dẫn tới mâu thuẫn dữ liệu
 Không chia sẻ dữ liệu
 Ghi chép một lần
 Lưu trữ không trùng lắp,
không dẫn tới mâu thuẫn
dữ liệu
 Chia sẻ dữ liệu
Khác nhau cơ bản là do phương pháp tổ chức các tập
tin trong cơ sở dữ liệu và cách ghi trên các sổ giấy.

So sánh tổ chức dữ liệu tay-máy
2/5/2014
5
9
Tổ chức DL theo hệ cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ
liệu
(Data
base)
Hệ quản
trò CSDL
(DBMS)
Chương
trình ứng
dụng 1
Chương
trình ứng
dụng 2
Chương
trình ứng
dụng n
Người
sử
dụng
…
10
Hệ quản trị CSDL
CSDL Kế Tốn
2/5/2014
6

11
Tổ chức DL theo hệ cơ sở dữ liệu
 Hệ quản trò CSDL: là một phần mềm quản lý DL
với các chức năng:
 Tổ chức dữ liệu: Đònh nghóa DL; Tạo cấu trúc DL
 Quản trò dữ liệu:
Thay đổi dữ liệu (cập nhật, thêm, bỏ mẫu tin; thay
đổi cấu trúc DL)
Truy vấn dữ liệu, tạo thông tin, báo cáo theo yêu
cầu người sử dụng
12
Giao diện kế tốn (Accounting Interface) - hoạt động
đƣợc bởi sự hỗ trợ của ba thành phần tƣơng tác với cơ sở
dữ liệu bên trong:
- Form/Mẫu nhập liệu (F orms): nhập dữ liệu kế tốn.
- Câu lệnh truy vấn (Queries): tìm kiếm và truy xuất dữ
liệu kế tốn từ CSDL.
- Định dạng báo cáo (Reports): trình bày thơng tin đƣợc
kết xuất (kết quả) từ câu lệnh truy vấn.
Giao diện kế tốn
2/5/2014
7
13
Giao diện kế toán
14
Form/Mẫu nhập liệu
2/5/2014
8
15
Bài tập thảo luận 1

Sử dụng PMKT minh họa, liệt kê các form/mẫu nhập liệu
trên các phân hệ:
1. Phân hệ Mua hàng
2. Phân hệ Kho
3. Phân hệ Bán Hàng
4. Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi
5. Phân hệ Sổ cái / Tổng hợp
16
Định dạng báo cáo
Các nhóm báo cáo cơ bản trên hệ thống kế toán máy phục
vụ cho:
- Đối tƣợng sử dụng thông tin bên trong tổ chức
- Đối tƣợng sử dụng thông tin bên ngoài tổ chức
- Đối tƣợng cơ quan pháp quyền của Nhà nƣớc
2/5/2014
9
17
Định dạng báo cáo
18
Định dạng báo cáo
2/5/2014
10
19
Định dạng báo cáo
20
Bài tập thảo luận 2
Sử dụng PMKT minh họa, liệt kê các định dạng báo cáo
trên phân hệ:
1. Phân hệ Mua hàng
2. Phân hệ Kho

3. Phân hệ Bán Hàng
4. Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi
5. Phân hệ Sổ cái / Tổng hợp
6. Phân hệ Thuế
2/5/2014
11
21
Câu lệnh truy vấn
22
Bài tập thảo luận 3
Hệ quản trị CSDL xử lý câu lệnh truy vấn này nhƣ thế nào?
1. Các Bảng (Tables) nào đƣợc tiếp cận?
2. Các Trƣờng (Fields) nào truy xuất dữ liệu?
3. Tiêu chí tìm kiếm dữ liệu trong trƣờng hợp này là gì?
SELECT Customer No, Company Name, Sales Order No, Date
FROM Customer, Sales Order
WHERE Customer No = “3099”;
2/5/2014
12
MƠ HÌNH LIÊN KẾT
THỰC THỂ
23
MƠ HÌNH REA
24
MInh họïa. cách tổ chức dữ liệu theo cấu
trúc quan hệ - mô hình liên kết thực thể
Thu tiền
Thủ quỹ
Khách hàng
Người bán

Hàng tồn kho
Tiền
Bán hàng
Nguồn lực Sự kiện Đối tượng tham gia
Mô hình bao gồm 02 nội dung:
Thực thể (tập thực thể) trong CSDL
Mối quan hệ giữa các thực thể (tập thực thể) trong
CSDL về mặt logic
2/5/2014
13
25
Mô hình liên kết thực thể
 Các loại thuộc tính của thực
thể
 Thuộc tính nhận biết
 Để phân biệt: phải là duy
nhất
 Còn gọi là khoá chính
 Thuộc tính mô tả. Các
mô tả về thực thể
 Thuộc tính liên kết
 Thể hiện mối liên kết
giữa các thực thể
 Còn gọi là khoá liên kết
(khoá ngoại)
 Thực thể là một đối
tượng, một sự kiện cụ thể
cần ghi nhận DL trong hệ
thống. Có thể có 03 loại:
 Nguồn lực (Resources)Là

tài sản có giá trò kinh tế với
DN, thuộc sở hữu DN và
được DN sử dụng.
 Sự kiện (Events). Là những
hoạt động mà DN muốn
thu thập thông tin cho việc
lập kế hoạch và kiểm soát
 Đối tượng tham gia vào sự
kiện (Agents)
26
Ví dụ tổ chức dữ liệu kiểu quan hệ
2/5/2014
14
27
Liên kết giữa các thực thể
• KHÁCH HÀNG ( Mã KH, tên, phải thu)
• ĐẶT HÀNG (Số ĐH, mã KH, ng ĐH, ng GH)
• CHI TIẾT ĐẶT HÀNG (Số ĐH, mã hàng, ĐG
bán, số lượng)
• HÀNG HÓA (Mã hàng, tên, ĐV tính, ĐG, SL
tồn, giá trò tồn)
Các khái niệm lưu trữ dữ liệu
- CSDL (Database) – một bộ các tệp/tập tin
(table/file)
- Mỗi tệp/tập tin (Table) – một bộ các bản
ghi (record)
- Mỗi bản ghi (Record) – một bộ các trường
dữ liệu (field)
- Mỗi trường dữ liệu (Field) – một bộ các
bytes

- Mỗi Byte – được mơ tả bằng một bộ các
bits (0, 1). Một Byte = 8 Bits
28
*
2/5/2014
15
29
quay lại… Câu lệnh truy vấn
Bài tập thảo luận 4
• Sinh viên được giao nhiệm vụ thiết kế phân
hệ mua hàng cho một doanh nghiệp bán
lẻ. Hãy nhận biết các bảng (tables) mà bạn
nghĩ là cần thiết trong cơ sở dữ liệu quan
hệ để chứa dữ liệu cho phân hệ mua hàng.
Nhận dạng các trường (fields) quan trọng
của từng bảng dữ liệu, các khóa chính
(primary keys) và khóa ngoại (foreign keys)
để kết nối quan hệ giữa các bảng dữ liệu.
30
2/5/2014
16
31
Thiết kế cơ sở dữ liệu trong hệ thống kế toán máy
Bài tập thảo luận 5
Thảo luận về thiết kế cơ sở dữ liệu.
32
Yêu cầu sinh viên:
1. Liệt kê các thành phần của cơ sở dữ liệu: Bảng
(Tables), Trƣờng (Fields); Khóa chính (Primary
Key); Khóa ngoại (Foreign Key)?

2. Nhận xét về các mối liên hệ (Relationships) giữa
các Bảng (Tables) dữ liệu?
Tham khảo tập tin: Accounting Database. mdb
2/5/2014
17
Nhận xét về tổ chức dữ liệu trên file Excel
và CSDL trên ứng dụng?
33
Xử lý dữ liệu
trên môi trƣờng máy tính
34
2/5/2014
18
35
Thu thập dữ liệu
 Phương pháp thu thập dữ liệu:
 Bằng ghi nhớ, truyền miệng trực tiếp
 Chứng từ
 Nguồn dữ liệu tự động: Thiết bò POS
 Nội dung thu thập thường các nội dung cơ bản
 Nội dung cơ bản hoạt động
 Nguồn lực bò ảnh hưởng
 Người tham gia trong hoạt động
 Các nội dung chi tiết tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể lưu
trữ phục vụ lập báo cáo cho người sử dụng
 Dữ liệu thu thập được chuyển vào lưu trữ để xử lý
36
Xử lý dữ liệu
 Có các kiểu xử lý cơ bản:
 Cập nhật dữ liệu (updating): cập

nhật giá trò mới vào tập tin chính
 Thay đổi dữ liệu (changing): thay
đổi giá trò những thuộc tính mô tả.
Ví dụ: thay đổi điạ chỉ khách hàng;
giới hạn bán chòu …
 Thêm mới dữ liệu (adding): thêm
một mẩu tin mới. Ví dụ khai báo
thêm một khách hàng
 Bỏ dữ liệu (deleting): ví dụ bỏ một
mẫu tin về khách hàng do họ
không còn giao dòch với doanh
nghiệp
 Có các phương
pháp xử lý
 Xử lý theo lô
 Xử lý theo thời
gian thực
2/5/2014
19
37
Phương pháp xử lý dữ liệu trên
môi trường máy
Có 02 phương pháp xử lý dữ liệu:
 Xử lý theo lô:
 Batch Processing
 On-line Batch Processing
 Xử lý ngay theo thời gian thực : On-line
/ Real-time Processing
38
Phương pháp xử lý dữ liệu

Xử lý theo lô -Batch Processing
Nhập lô
chứng từ
Sắp xếp
tập tin
Lưu DL
trong
tập tin
tạm
•Xử lý tất
cả các lô
•Cập nhật
tập tin
chính
•In báo
cáo
=
8
5
/
•TT
chính
Tập hợp
các
chứng từ
thành lô
2/5/2014
20
39
Phương pháp xử lý dữ liệu

Xử lý theo lô On-line Batch Processing
Nhập
nghiệp vụ
ngay khi
xẩy ra
Lưu DL
trong
tập tin
tạm
Xử lý
tập tin
tạm
Cập nhật
tập tin
chính
• In báo
cáo
•TT
chính
=
8
5
/
40
Phương pháp xử lý dữ liệu
Xử lý ngay theo thời gian thực
On- line Real time Processing
Nhập nghiệp vụ
ngay khi xẩy ra
Xử lý dữ liệu

ngay khi xẩy ra
Cập nhật tập tin
chính
•In báo
cáo
•TT
chính
8
5
/
2/5/2014
21
ẢNH HƢỞNG CỦA CNTT
ĐẾN CSDL KẾ TỐN
41
42
Ảnh hưởng CNTT đến CSDL kế toán
1. Dữ liệu lưu trữ
Tay
 DL tài chính
 Phân tán, không chia xẻ
 Theo từng đối tượng KT
đầy đủ số PS, số dư
 Mâu thuẫn DL, khó thay
đổi phát triển H/T
Máy
 DL tài chính & phi tài
chính
 Tập trung dễ dàng chia
xẻ chia xẻ DL

 Lưu trữ riêng biệt số dư
theo đối tượng KT và số
PS theo nghiệp vụ
 Không mâu thuẫn DL
2/5/2014
22
43
2. Thông tin cung cấp
Tay
 Thông tin tài chính
 Chậm, có thể mâu thuẫn
thông tin
 Báo cáo do người lưu trữ,
xử lý DL lập theo mẫu
đònh sẵn
Máy
 Thông tin tài chính &
phi tài chính (hoạt
động)
 Nhanh chóng, Không bò
mâu thuẫn DL
 Báo cáo có thể do chính
người sử dụng lập nếu
được phép truy cập DL
không cần theo mẫu
đònh sẵn
Ảnh hưởng CNTT đến CSDL kế toán
44
3. Thao tác
Tay

 Cần sử dụng nhật ký
chung và nhật ký
đặc biệt
 Có thể khai báo đối
tượng ngay khi ghi
chép, lưu trữ DL phát
sinh mới cho đối tượng
Máy
 Chỉ cần lưu trữ ban
đầu DL nghiệp vụ,
(Không cần sử dụng
nhật ký đặc biệt )
 Cần khai báo đối
tượng trước khi nhập
liệu, lưu trữ DL phát
sinh cho đối tượng
Ảnh hưởng CNTT đến CSDL kế toán
2/5/2014
23
45
4. Kiểm soát dữ liệu kế toán
Tay
 Kiểm soát hoạt động
kinh doanh
 Nguồn số liệu
 Kiểm soát hoạt động hệ
thống kế toán
Máy
 Kiểm soát họat động
kinh doanh

 KS ứng dụng
 KS Chung: thiết lập, truy
cập, lưu trữ… Ghi kép
 Kiểm kê
 Bảng cân đối tài
khoản, bảng kê chi
tiết
 Kiểm soát họat động
hệ thống kế toán
 Kiểm soát được lập
trình tự động
Ảnh hưởng CNTT đến CSDL kế toán
46
5. Nguyên tắc ghi chép kế toán
Một vài trƣờng hợp…
- Cách xử lý TK khơng theo kế tốn thủ cơng … Hệ
thống sử dụng TK “trung gian” để kiểm sốt nghiệp vụ;
ví dụ: mua hàng – nhập hàng và nhận hóa đơn riêng
biệt.
- Cách thức ghi nhận hạch tốn, đơi khi khơng giữ khái
niệm “tập hợp”; ví dụ: trong kế tốn chi phí sản xuất,
hệ thống chỉ “tổng hợp” nguồn lực vào TK “C/P
SXKDDD”
- …
Ảnh hưởng CNTT đến CSDL kế toán
2/5/2014
24
Bài tập thảo luận 6
• Xây dựng mô hình liên kết thực thể của
doanh nghiệp Costic – doanh nghiệp

thương mại, buôn bán các loại hàng hóa
mỹ phẩm
BTCSDL_Costic.pdf
47
48
Sau khi học xong chƣơng này,
bạn có thể:
• Giải thích mối liên hệ giữa giao diện kế toán và cơ
sở dữ liệu kế toán (accounting interface and database)
• Ứng dụng cách tổ chức dữ liệu thông qua mô hình
liên kết thực thể (REA model)
• Giới thiệu xử lý dữ liệu trong môi trƣờng máy tính
• Trình bày ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán