Cách gửi và nhận Fax bằng máy vi tính.doc

Cách g i và nh n Fax b ng máy vi tínhử ậ ằ
G i và nh n Fax là m t trong nh ng công vi c hàng ngày mà nhân viên v n phòng nào c ng c n ph i bi t.ử ậ ộ ữ ệ ă ũ ầ ả ế Tuy nhiên, n u g i và nh n b ng máyế ử ậ ằ
Fax thông th ng thì vi c th c hi n c ng khá n gi n ch b ng m t vài nút nh n, còn khi g i và nh n Fax tr c ti p t máy vi tính thì luôn òi h iườ ệ ự ệ ũ đơ ả ỉ ằ ộ ấ ử ậ ự ế ừ đ ỏ
ng i s d ng ph i th c hi n m t s thao tác nh t nh.ườ ử ụ ả ự ệ ộ ố ấ đị
Tr c khi mu n g i và nh n Fax thì máy vi tính c a b n c n ph i cướ ố ử ậ ủ ạ ầ ả đượ cài t Modemđặ và cài t ch n g trình Faxđặ ươ . Sau ây là cách g i và nh nđ ử ậ
Fax b ng máy vi tính trong Windwos XP.ằ
CÁCH G I FAX:Ử
• Nh p úp vào bi u t ng Fax trên màn hìnhấ đ ể ượ Desktop m c a s c a ch ng trình Fax.để ở ủ ổ ủ ươ
• Nh n chu t vào nútấ ộ New Fax ho c ch nặ ọ File -> Send a Fax
• Xu t hi n c a s h ng d n g i Fax, nh nấ ệ ử ổ ướ ẫ ử ấ Next ti p t c.để ế ụ
• Nh p Tên c a n i mu n g i Fax vào m cậ ủ ơ ố ử ụ To. Nh p s Fax (ho c s i n tho i k t n i v i thi t b Fax) c a n i mu n g i vào m cậ ố ặ ốđệ ạ ế ố ớ ế ị ủ ơ ố ử ụ Fax
number. N u n i mu n g i ã có s n trong s a ch (Address Book) thì có th ch n n i mu n g i b ng cách nh n vào nútế ơ ố ử đ ẵ ổđị ỉ ể ọ ơ ố ử ằ ấ Address Book.
• Có th g i b n Fax này t i nhi u a ch khác nhau b ng cách nh n vào nútể ử ả ớ ề đị ỉ ằ ấ Add và ti p t c nh p thêm Tên và s Fax khác. Sau khi ế ụ ậ ố
nh p xong nh nậ ấ Next ti p t c.để ế ụ
• Ch n m u Fax trong m cọ ẫ ụ Cover page template, nh p tiêu cho b n Fax vào m cậ đề ả ụ Subject line và nh p n i dung ho c ghi chú vào ậ ộ ặ
m cụ Note. Nh nấ Next ti p t c.để ế ụ
• Trong ph nầ Schedule, ch nọ Now n u mu n g i Fax ngay ho c ch nế ố ử ặ ọ Specific time in the nex 24 hours n nh th i i m g i Fax. đểấ đị ờ để ử
Trong ph nầ What is the fax priority? là ch n m c u tiên cho vi c g i b n Fax này. Sau khi ch n xong nh nọ ứ độ ư ệ ử ả ọ ấ Next.
• Nh v y là b n Fax ã c chu n b xong, nh n vào nútư ậ ả đ đượ ẩ ị ấ Finish g i. Tuy nhiên tr c khi g i, n u mu n b n c ng có th xem l iđể ử ướ ử ế ố ạ ũ ể ạ và
ch nh s a b n Fax b ng cách nh n vào nútỉ ử ả ằ ấ Preview Fax.
• T i ây b n có th dùng các công c có s n ch nh s a ho c chèn thêm các hình nh vào b n Fax c a mình. Sau khi ch nh s a xong ạ đ ạ ể ụ ẵ để ỉ ử ặ ả ả ủ ỉ ử
nh n vào nút Save ho c ch nấ ặ ọ File -> Save l u và óng c a s này l i (để ư đ ử ổ ạ File -> Exit). Bây gi b n có th g i b ng cách nh n vào nútờ ạ ể ử ằ ấ Finish.
• Ch ng trình s x lý và ti n hành g i Fax tùy theo thông s mà b n ã ch n trong ph nươ ẽ ử ế ử ố ạ đ ọ ầ Schedule. C a s Fax Monitor s xu t hi n vàử ổ ẽ ấ ệ
hi n th tình tr ng ho t ng c a ch ng trình Fax. B n có th ch nể ị ạ ạ độ ủ ươ ạ ể ọ Hide ( n c a s Fax Monitor),ẩ ủ ổ Disconnect (Ng t k t n i m ng) ắ ế ố ạ
và More (hi n th chi ti t các ho t ng và thông báo l i c a ch ng trình).ể ị ế ạ độ ỗ ủ ươ
CÁCH NH N FAX:Ậ
• Khi có tín hi u g i Fax n, n u b n cài t ch t ng nh n Fax (thi t l p lúc cài t ch ng trình) thì m c nhiên sau s l n ệ ử đế ế ạ đặ ế độ ự độ ậ ế ậ đặ ươ ặ ố ầ đổ
chuông c qui nh thì ch ng trình s t ng k t n i nh n Fax.đượ đị ươ ẽ ự độ ế ố để ậ
• N u b n không ch n t ng thì hãy m ch ng trình Fax và nh n vào nútế ạ ọ ự độ ở ươ ấ Receive now (ho cặ File -> Receive a fax now) nh n để ậ
Fax.
C a sử ổ Fax Monitor s xu t hi n và ti n hành k t n i nh n Fax.ẽ ấ ệ ế ế ố để ậ

L u ý:ư
• Các b n Fax khi ch a c g i s n m trongả ư đượ ử ẽ ằ Outbox, sau khi c g i thành công s c l u trongđượ ử ẽ đượ ư Send Items.
• Các b n Fax nh n c s l u trongả ậ đượ ẽ ư Inbox.
• Tùy theo thi t l p lúc cài t mà các b n Fax sau khi nh n xong s c in th ng ra máy in ho c l u tr thêm m t b n sao trong m t thế ậ đặ ả ậ ẽ đượ ẳ ặ ư ữ ộ ả ộ ư
m c c ch nh.ụ đượ ỉ đị
• Ngoài cách g i Fax b ng ch ng trình Fax c a Windows, b n còn có th g i Fax t các ch ng trình ng d ng khác có ch c n ng in ử ằ ươ ủ ạ ể ử ừ ươ ứ ụ ứ ă
(Word, Excel, ch ng trình x lý nh, ) b ng cách s d ng l nh in (ươ ử ả ằ ử ụ ệ File -> Print) c a ch ng trình ng d ng và ch n máy in là Fax.ủ ươ ứ ụ ọ