ĐỀ CƯƠNG ôn tập môn QUẢN TRỊ THÔNG tin

ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN
1. Khài niệm thông tin.
- Theo từ điển Oxford E.Dictionary: Thông tin là điều mà người ta đánh giá hoặc nói đến là
tri thức, tin tức
- Theo nghĩa thông thường: thông tin là tất cả các sự việc, hiện tượng, ý tưởng, phán đoán
làm tăng thêm sự hiểu biết cho con người.
- Theo quan điểm triết học: Thông tin là sự phản ánh của thế giới vật chất bằng ngôn từ, ký
hiệu hoặc hình ảnh.
- Theo quan điểm của lý thuyết toán tin thì thông tin là sự loại trừ tính bất định của các hiện
tượng ngẫu nhiên. Tức là khi tăng lên lượng tin tức về 1 sự vật, hiện tượng thì giảm đi tính
chưa biết (tính bất định) về sự vật, hiện tượng đó.
2. Thuộc tính của thông tin:
- Giao lưu thông tin: thông tin chỉ có giá trị và ý nghĩa khi nó được chuyển đi, phổ biến và
được sử dụng. Nếu không giao lưu thông tin thì thông tin đó chỉ là thông tin chết, và không
có sự phát triển, cũng như giá trị cao.
- Khối lượng thông tin: Tùy thuộc vào cách lưu trữ mà thông tin có đơn vị đo lường khác
nhau.
- Chất lượng thông tin phụ thuộc vào độ chính xác, đầy đủ, kịp thời và cập nhật, độ tin cậy
của thông tin, sự phù hợp, phạm vi bao quát nội dung, tần suất sử dụng
- Giá trị thông tin: phụ thuộc vào chất lượng của thông tin và khối lượng thông tin cung cấp.
- Giá thành của thông tin phụ thuộc vào chất lượng thông tin chứa đựng trong vật mang tin,
và khối lượng (phần vật chất chứa đựng thông tin) của thông tin.
3. Vai trò của thông tin
 Thông tin là nguồn lực phát triển và là nguồn tài nguyên đặc biệt của mỗi quốc gia:
Ngoài các yếu tố vật chất, năng lượng, bản sắc văn hóa dân tộc thì thông tin cũng đc coi là
nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi quốc gia. Trong điều kiện cách mạng
khoa học và công nghệ đang diễn ra mạnh mẽ như hiện nay, thì thông tin khoa học công
nghệ trở thành nguồn lực quan trọng tạo nên những ưu thế kinh tế và chính trị của mỗi
nước. Việc sỏ hữu, sử dụng và khai thác thông tin có thể đem lại hiệu quả kinh tế cao cho
quá trình vật lý và nhận thức. Khác với các nguồn tài nguyên khác, tài nguyên thông tin có
thể mở rộng phát triển không ngừng, nó làn truyền một cách tự nhiên, khi sử dụng thông tin

không bao giờ bị cạn đi mà trái lại càng trở nên phong phú do được tái tạo và bổ sung thêm
các nguồn thông tin mới, nó có thể chia sẻ nhưng không mất đi trong giao dịch.Thông tin
đã thực sự trở thành cơ sở cho nhiều hoạt động xã hội như nghiên cứu, giáo dục, xuất bản,
tiếp thị và cả hoạt động chính trị nữa. Ngày nay ở nhiều nước thông tin đã trở thành hàng
hóa, hình thành một bộ phận mới trong nền kinh tế quốc dân, đó là khu vực dịch vụ thông
tin, đóng góp một tỷ trọng đáng kể trong nền kinh tế quốc dân.
 Thông tin là yếu tố quan trọng thúc đẩy sự phát triển kinh tế và sản xuất: Nhu cầu về
thông tin rất cao đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế, nắm bắt được thông tin, nắm bắt được tri
thức là nắm bắt được cơ hội phát triển. Để thấy được vai trò của thông tin trong hoạt động
kinh tế, sản xuất thì chúng ta cùng tìm chu trình: “ Khoa học – Kỹ thuật – Sản xuất” của
nhà khoa học A.D. Urxul.
- Đặc điểm của mô hình:
Khoa
học
Quản
lý
Kỹ
thuậ
t
Sản
xuất
+ Mô hình đảm bảo sự liên tục của quá trình quay vòng tri thức
+ Đẩy mạnh quá trình vật chất hóa tri thức, đảm bảo nâng cao hiệu quả các công trình
nghiên cứu khoa học, triển khai công nghệ mới, rút ngắn thời gian đưa các thành tựu khoa
học vào sản xuất.
+ Nâng cao hiệu quả của việc quản lý, định hướng mục tiêu câc công trình nghiên cứu khoa
học trước mắt hoặc lâu dài
- Kênh thông tin từ khoa học đến kỹ thuật, khoa học đến sản xuất, khoa học đến quản lý:
Truyền đi thông tin về các tư tưởng khoa học mới, các học thuyết giả thuyết được rút ra từ
kho tàng tri thức để đưa vào thực tiễn.

- Kênh thông tin từ kỹ thuật đến sản xuất, kỹ thuật đến quản lý, kỹ thuật đến khoa học:
Truyền đi thông tin về công nghệ mới phục vụ cho phát triển sản xuất.
- Kênh thông tin từ sản xuất đén khoa học, sản xuất đến kỹ thuật, sản xuất đến quản lý:
Truyền đi thông tin về nhu cầu sản xuất, nhu cầu đối với các nguồn lực để phát triển sản
xuất, khả năng của sản xuất với việc tiếp thu các thành tựu khoa học, những vướng mắc của
sản xuất đòi hỏi khoa học – kỹ thuật – quản lý phải tháo gỡ. Và thực chất đây chính là đơn
hàng của xã hội đối với khoa học – kỹ thuật
- Kênh thông tin từ quản lý đến khoa học, quản lý đến sản xuất, quản lý đến kỹ thuật: Thể
hiện vai trò to lớn có tính chất quyết định của quản lý đối với sự phát triển ( định hướng,
điều hành hoạt động sản xuất, khoa học, kỹ thuật)
à Như vậy thông tin sinh ra từ thực tiễn và quay trở lại phục vụ cho thực tiễn.
 Thông tin là cơ sở của lãnh đạo và quản lý:
Thông tin là cơ sở của lãnh đạo quản lý vì: Quá trình quản lý có thể được xác định như một loạt
các hoạt động định hướng theo mục tiêu, trong đó có các hành động cơ bản: xác định mục tiêu, lập
kế hoạch để thực hiện mục tiêu, tổ chưc và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó. Tất cả những công
việc đó chỉ có thể thực hiện được khi có thông tin. Vì vậy có thể nói thông tin là nội dung cơ bản
của hoạt động quản lý điều hành. Bên cạnh đó nhiệm vụ quan trọng của quản lý là ra quyết định.
Hiệu quả của quản lý phụ thuộc vào chất lượng của các quyết định của người quản lý. Đó là các
quyết định đúng đắn, khoa học, kịp thời và phù hợp với thực thực tiễn khách quan. Chất lượng của
quyết định phụ thuộc vào sự đầy đủ và chất lượng của các thông tin, các số liệu và dữ kiện được
cung cấp. Có thể nói thực chất của quá trình quản lý là quá trình xử lý thông tin của người lãnh
đạo. Do đó thông tin là yếu tố quan trọng nhất mà thiếu nó thì không thể có bất kỳ quá trình quản
lý nào trong hệ thống tổ chức của xã hội.
 Thông tin giữ vai trò hàng đầu trong sự phát triển của khoa học: Bởi bất kỳ một phát minh
khoa học nào cũng có tính kế thừa. Người sau không làm việc người trước đã làm, thế hệ sau
chọn lọc, hệ thống hóa thành quả của người đi trước phát hiện ra những quy luật mới. Quy luật
mới này là sản phẩm của khoa học, cũng là thông tin khoa học mới trên cơ sở những thông tin
mà xã hội loài người đã tích lũy đc. Hoạt động nghiên cứu khoa học có thể mô tả bằng mô hình
sau:
- Đầu tư vật chất và thông tin khoa học có thể dẫn đến hoạt động nghiên cứu khoa học, nhưng

không phải lúc nào hoạt động nghiên cứu khoa học được diễn ra cũng tạo ra sản phẩm mới
- Phần lớn chỉ có những nước phát triển nắm bắt được thông tin thì khả năng tạo ra sản phẩm khoa
học mới có thể tạo ra.
- Sản phẩm khoa học mới cũng phải dựa trên rất nhiều thông tin khoa học đã có từ trước.
 Vai trò của thông tin trong giáo dục và đời sống: Sự phát triển bùng nổ các phương tiện
thông tin đại chúng, sự tiến bộ đến mức hoàn hảo của các phương tiện nghe nhìn, sự phát triển
của các dịch vụ thông tin phong phú và đa dạng…đã đáp ứng như cầu ngày càng cao về văn
hóa tinh thần của con người, tạo cho con người những điều kiện tốt hơn để sáng tạo và hưởng
thụ các giá trị văn hóa của dân tộc và của nhân loại. Đặc biệt là phải kể đên sự xuất hiện của
máy tính cá nhân, mạng Internet…. Đã giúp cho khả năng tiếp cận thông tin của con người
Đầu tư vật
chất
Thông tin
khoa học
Hoạt
động
nghiên
cứu
khoa
học
Sản phẩm khoa
học
ngày cang dễ dàng và thuận tiện hơn. Không chỉ hỗ trợ trong công việc, giao tiếp với bạn bè
đồng nghiệp, mà còn đem lại cho họ những phút thư giãn nhất, cung cấp thông tin học
tập,nghiên cứu, giảng dạy, các phần mềm hỗ trợ học tập hấp dẫn giúp cho học sinh, sinh viên
chủ động tham gia học tập.
4. Các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu thông tin của lãnh đạo, quản lý:
- Cấp lãnh đạo: Ở mối cấp lãnh đạo, quản lý khác nhau, mỗi vị trí khác nhau nó đòi hỏi nhu
cầu thông tin khác nhau.
- Lĩnh vực hoạt động, quản lý: đưa ra chính sách, phương hướng, mục tiêu hay là người tổ

chức, thực hiện, điều tra thực trạng.
- Đặc điểm cá nhân của người quản lý: Ví dụ như: tuổi tác, trình độ học vấn, khả năng tiếp
nhận và xử lý thông tin, sở thích của người cần thông tin, thông tin đã xử lý hay chưa xử
lý…
- Môi trường về lĩnh vực hoạt động (kinh tế - chính trị - văn hóa – giáo dục): là nhà quản lý ở
lĩnh vực nào thì cần thông tin về lĩnh vực ấy. ví dụ như giáo dục thì cần những thông tin về
giáo dục,,,
- Môi trường pháp lý để nhà lãnh đạo ban hành quyết định quản lý: không gian trong nước
hay ngoài nước, thời gian có nhiều hay ít để xử lý và phân tích thông tin hay ko?
- Môi trường thông tin mà người lãnh đạo, quản lý yêu cầu: ví dụ như cần thông tin quá khứ,
dự báo, hay hiện tại
5. Yêu cầu đối với thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý: Thông tin cung cấp cho các nhà quản
lý và tác nghiệp ở các cấp độ quản lý khác nhau có những yêu cầu khác nhau. Các yêu cầu
này thể hiện ở phạm vi của dữ liệu, khoảng thời gian, mức độ chi tiết, nguồn và tính cấu trúc
của dữ liệu.:
- Các thông tin mà mà cấp quản lý chiến lược yêu cầu là dùng cho việc ra quyết định. Do đó
thông tin phải có tính tổng hợp, ít chi tiết, những thông tin có tính dự báo, có quy mô rộng
và thường không được xác định trước. Đó là những thông tin không có cấu trúc. Trong
nhiều trường hợp những thông tin này phải được trình bày dưới dạng đặc biệt những bảng
số liệu mang tính so sánh, những biểu đồ nói lên tình trạng cơ bản và xu hướng phát triển
của tổ chức. Bao gồm cả những thông tin nội bộ và những thông tin nhận được từ bên
ngoài của tổ chức
- Các nhà quản lý chiến thuật và tác nghiệp đòi hỏi thông tin có tính chi tiết, những thông tin
được quy định trước, có tính định kỳ và với quy mô nhỏ, phản ánh tình trạng hiện tại của tổ
chức. Trong nhiều trường hợp, đó là những thông tin được rút ra từ các báo cáo định kỳ
hoặc từ việc kiểm tra hàng ngày các hoạt động của tổ chức.
- Các thông tin tác nghiệp là những thông tin có cấu trúc, dựa trên dữ liệu rút ra từ các hoạt
động nội bộ của tổ chức, trên phạm vi hẹp, được thu thập trong khoảng thòi gian ngắn và
được sử dụng để quyết định những vấn đề diễn ra trong thời gian ngắn, như trong giờ, trong
ngày hoặc trong tuần.

6. Các loại hình thông tin cần thiết phục vụ lãnh đạo:
- Theo giá trị thông tin:
+ Thông tin chiến lược:
+ Thông tin chiến thuật
+ Thông tin tác nghiệp
( Vẽ sơ đồ)
- Theo nội dung thông tin:
+ hông tin khoa học kỹ thuật
+ Thông tin kinh tế - chính trị
+ Thông tin văn hóa giáo dục
- Theo đối tượng sử dụng
+ Thông tin cấp I
+ Thông tin cấp II
+ Thông tin cấp III
- Theo hình thức thể hiện:
+ Thông tin nói
+ Thông tin viết
+ Thông tin hình ảnh
+ Thông tin đa phương tiện
7. Quá trình thông tin
- Khái niệm quá trình thông tin: Quá trình thông tin là sự tác động qua lại giữa nơi phát tin
đến đối tượng thu nhận thông qua các kênh truyền tin.
- Sơ đồ của quá trình thông tin:
Nhiễu Nhiễu Nhiễu
Thông tin phản hồi
Nơi phát hay nguồn tin có thể là một người,1 nhóm người hay một tổ chức. Trong trường hợp
thông tin truyền đi là có chủ đích, tín hiệu phải được phát đi dưới dạng mà nơi thu có thể hiểu
được, dạng đó gọi là mã. Nơi nhận tín hiệu, trái với nơi phát nơi thu thường nhận được các tín hiệu
truyền đi từ khắp nơi mà người phát không có chủ đích dành cho họ. Để nhận ra các tín hiệu, nơi
thu phải chọn ra các thông tin phù hợp giải mã các tín hiệu truyền đi để nhận ra các thông tin gốc.

Quá trình truyền tin được thực hiện qua kênh thông tin, là các vật mang tin hay các phương tiện
truyền thông. Chúng khác nhau tùy theo cách thức truyền tin. Có rất nhiều phương tiện truyền tin:
sóng âm, sóng điện từ, các cử chỉ hành động, văn bản, vệ tinh viễn thông,,,,,Tuy nhiên trong quá
trình truyền thông tin thường xảy ra sự sai lạc vào lúc phát đi hoặc lúc thu nhận tín hiệu. Nơi phát
và nơi nhận không hiểu được nhau do có những thông tin không nhận được hay do bị nhiễu. Sự
chuyển giao thông tin không theo 1 chiều, nơi nhận thường tác động lại bằng những thông tin phản
hồi cho phép đánh giá và điều chỉnh quá trình thông tin để đc hiểu quả thông tin tối đa.
Chương II. QUẢN LÝ VÀ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
1. Chức năng.
Nơi phát
(Mã hóa)
Kênh thông tin Nơi nhận
(Giải mã)
 Chức năng lập kế hoạch:
- Lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất quan trọng nhất và là cơ sở để thực hiện các chức
năng còn lại. Lập kế hoạch là xác định các mục tiêu trong tương lai và cách thức thích hợp để
đạt được mục tiêu đó
- Kết quả của lập kế hoạch:
+ Hoàn thành kế hoạch ( kế hoạch phù hợp với khả năng của doanh nghiệp)
+ Hoàn thành vượt kế hoạch ( kế hoạch chưa phù hợp với khả năng của doanh nghiệp)
+ Không hoàn thành kế hoạch ( kế hoạch quá sức so với khả năng của doanh nghiệp)
à Thông tin đảm bảo phù hợp với thực lực của cơ quan
- Các bước thực hiện lập kế hoạch:
+ B1: Xác định mục tiêu: Các cơ quan tổ chức mong muốn hướng tới mục tiêu gì, xác định các
phương thức để đạt được các mục tiêu.Trong đó bao gồm các công việc xác định mục tiêu
trước mắt và lâu dài, hoạch định chính sách, chiến lược xác định các phương pháp và tiêu
chuẩn.
+ B2: Xây dựng kế hoạch hành động nhằm thực hiện mục tiêu, thực chất là các bước đi cụ thể
để thực hiện mục tiêu, trả lời các câu hỏi: phải làm gì? Ai làm? Khi nào làm? Làm ở đâu? Làm
như thế nào?. Điều quan trọn là phải lập được dự toán ngân sách.

+ B3: Tổng kết và đánh giá mức độ hoàn thành.
- Mục đích của việc lập kế hoạch:
+ Để giảm độ bất định.
+ Để chú trọng vào các mục tiêu
+ Để tạo khả năng đạt mục tiêu một cách kinh tế
+ Cho phép người quản lý có thể kiểm soát quá trình tiến hành nhiệm vụ.
 Chức năng tổ chức: là quá trình thiết lập 1 cơ cấu tổ chức hợp lý, phân công lao động 1 cách
phù hợp và thiết lập một môi trường một cách cụ thể.
- Cơ cấu tổ chức hợp lý
- Phân công lao động phù hợp: dựa trên năng lực trình độ chuyên môn của cán bộ, công nhân
viên trong cơ quan ( Thông qua bằng cấp, điểm mạnh, điểm yếu, năng lực, sở thích) có 4 hình
thức phân công và hợp tác lao động
+ Phân công lao động giản đơn
Kế hoạch, nhiệm vụ Lãnh đạo Kết quả chung
(tổ chức và phân công cho nhân viên)
NV1 NV2 NV3
(Làm việc độc lập với nhau và bào cáo kết quả cho lãnh đạo)
+ Phân công lao động phát triển
+ Phân công lao động phát triển kết hợp hợp tác lao động giản đơn
+ Phân công và hợp tác lao động phát triển
- Thiết lập môi trường lao động hợp lý về:
+ Cơ sở vật chất, mặt bằng làm việc
+ Vị trí làm việc
+ Các yếu tố môi trường ( nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm thanh,,,)
- Mục đích: làm cho mục tiêu trờ nên có ý nghĩa với từng thành viên của tổ chức và góp
phần làm tăng tính hiệu quả về mặt tổ chức của đơn vị.
 Chức năng ra quyết định: đây là chức năng cơ bản, vì suy cho cùng hoạt động quản lý là hoạt
động ra quyết định, hệ thống thông tin có vai trò trợ giúp cho các nha quản lý trong việc ra
quyết định và thực hiện chức năng của quản lý. Để ra quyết định trong quá trình quản lý thì
phải thu thập các dữ liệu, xử lý chúng để nhận được thông tin. Rồi sử dụng thông tin đó đối

chiếu với khách hàng. Từ đó lựa chọn 1 hoạt động và khi khi đó 1 quyết định được hình thành.
- Ra quyết định gồm 3 bước:
+ Thu thập thông tin
+ Phân tích, thiết kế
+ Lựa chọn quyết định:
Khách quan: Vấn đề quyết định, thông tin, nguồn lực, môi trường pháp lý-chính trị, sự phức
tạp của vấn đề cần quyết định.( Phân biệt được đấy là vấn đề hay hiện tượng, đơn giản hay
phức tạp)
Chủ quan: Năng lực của người ra quyết định ( người lãnh đạo, quản lý kém sẽ đưa ra các
quyết định kém), quyết định xuất phát từ động cơ nào (cá nhân hay lợi ích nhóm).
CHƯƠNG 3: ĐẶC ĐIỂM NGƯỜI DÙNG TIN VÀ CÁC HỆ THÔNG TIN TRONG TỔ
CHỨC.
1. Người dung tin:
 Người dùng tin phổ thông:
- Chiếm số đông
- Dễ ảnh hưởng của sự lây lan tình cảm
- Tác động bởi dư luận
- Đặc điểm lao động: là lực lượng lao động trực tiếp, nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Lứa
tuổi trẻ, trình độ trung bình.
à Đặc điểm nhu cần tin:
- Về nội dung: rộng (nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau để phục vụ công việc), không sâu.
- Về hình thức: cần thông tin đơn giản, dễ hiểu, dễ tiếp thu
- Thời gian: Mới có tính thời sự nóng, cập nhật.
- Cơ động: dễ thay đổi
 Nhà khoa học:
- Tính trung thực
- Tính linh hoạt, nhạy bén trong hoạt động thu thập thông tin
- Tính kiên trì bền bỉ
à Đặc điểm nhu cầu thông tin:
- Nội dung: rộng và sâu

- Hình thức: tổng luận, tổng quan
- Thời gian: Thông tin mới, thông tin hồi cố, truyền thống và hiện đại
- Cần những thông tin có giá trị gia tăng cao, những thông tin không bị trùng lặp trong nghiên cứu
- Cơ động: Khó thay đổi, ổn định
- Ngôn ngữ đa dạng
 Lãnh đạo, quản lý
- Có kiến thức rộng rãi
- Năng lực tổ chức (Giao đúng người đúng việc, phù hợp với năng lực); khả năng thuyết phục,
cảm hóa; mềm dẻo, cứng rắn.
- Ra quyết định: Có tính quyết đoán, có tầm nhìn.
- Có đạo đức: Công bằng trong công việc, đặt lợi ích của tập thể lên trên
à Đặc điểm của nhu cầu tin:
- Nội dung: rộng và sâu
- Hình thức: Những thông tin đã qua xử lý, những đề xuất trước lãnh đạo, ngắn ngọn, cụ thể
- Thời gian: Mới, hồi cố, truyền thống hiện đại
- Cơ động: Tương đối ổn định
- Ngôn ngữ: Tiếng Việt
2. Các hệ thống thông tin quản lý
 Hệ thống thông tin là: hệ thống sử dụng nguồn lực con người và công nghệ thông tin để tiếp
nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu
tố đầu ra.
- Con người: Người quản lý, người phân tích thiết kế, người sử dụng. Người quản lý có vai trò
quan trọng quyết định đến hệ thống thông tin, họ sẽ phân quyền cho cấp dưới thực hiện tiếp nhận
phân tích thiết kế có trao đổi với người quản lý. Người quản lý phải có tư duy, thấy được phần
mêm có hợp với tổ chức hay không. Người sử dụng phải có trình độ, năng lực.
- Công nghệ thông tin:
+ Phần cứng: gồm các thiết bị và phương tiện kỹ thuật để xử lý thông tin: máy tính gồm bộ xử lý
trung tâm để xử lý dữ liệu và các thiết bị ngoại vi để vào và lưu dữ liệu; mạng lưới viễn thông bao
gồm máy tính, các bộ xử lý truyền thông và các tuyến truyền tin kết nối các máy tính với nhau, tạo
thành 1 hệ thống thong tin máy tính bao trùm khắp tổ chức.

+ Phần mềm: Bao gồm các chương trình máy tính: các phần mềm hệ thống, các phần mềm chuyên
dụng và các thủ tục dành cho người sử dụng
- Nguồn dữ liệu: Kết nối nguồn dữ liệu trong hệ thống thông tin của cơ quan, tổ chức sẽ quyết định
sự tồn tại và phát triển của hệ thống và là nguồn lực sống còn của cơ quan tổ chức. Dữ liệu có thể
ở nhiều dạng khác nhau, có dữ liệu văn bản, dữ liệu bằng hình ảnh, âm thanh.
 Vai trò của hệ thống thông tin trong tổ chức:
Trong bất kỳ một tổ chức nào cũng có thể xác định ba hệ thống:
- Hệ thống điều khiển: Có nhiệm vụ ra quyết định
- Hệ thống thực hiện: Hoạt động nhằm thực hiện các quyết định của hệ thống điều khiển.
- Hê thống thông tin: Thực hiện sự liên hệ giữa hai hệ thống trên, bảo đảm cho tổ chức hoạt động
đạt được mục tiêu đã đặt ra.
àNhư vậy hệ thống thông tin là một yếu tố cấu thành của 1 tổ chức. Nhiệm vụ cơ bản của hệ
thống thông tin trong tổ chức là hỗ trợ cho việc ra quyết định và giúp nhà quản lý thực hiện các
chức năng của quản lý. Hệ thống thông tin cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết giúp nhà
quản lý lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự với nguồn lực con người đã có, thực hiện các chức
năng chỉ đạo kiểm tra các hoạt động của tổ chức. Ngoài ra nó còn trang bị cho các nhà quản lý các
phương pháp và kỹ thuật mới trong xử lý, phân tích và đánh giá. Vì vậy mà hệ thống thông tin đã
trở thành một phần cơ bản của một tổ chức góp phần quan trọng trong thành công của hoạt động
quản lý điều hành của một tổ chức.
 Các bước xây dựng 1 hệ thống thông tin:
- B1: Khảo sát: Khảo sát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, môi trường làm việc, xác định rõ
vấn đề và phạm vi của các vần đề cần giải quyết từ đó đề xuất xây dựng, phát triển 1 hệ thống
thông tin.
- B2: Phân tích hệ thống: Nhằm mục đích xác định hệ thống thông tin dự định sẽ làm gì cho người
sử dụng, và hệ thống đó hòa nhập như thế nào. Hay nói cách khác là mọi yêu cầu, mọi vấn đề đặt
ra mà hệ thống thông tin phải đáp ứng. Phân tích hệ thống bao gồm:
+ Phân tích tổ chức: làm rõ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, nhân sự, các hoạt động cũng như các
dòng thông tin trong tổ chức.
+ Phân tích hiện trạng của hệ thống: đảm bảo thông tin phục vụ công tác quản lý điều hành trong
tổ chức

+ Phân tích các yêu cầu chức năng: là khâu quan trọng và khó khăn nhất, đó là yêu cầu đặt ra và
khả năng đáp ứng của hệ thống đối với người sử dụng. Chẳng hạn như yêu cầu về dạo diện, yêu
cầu về xử lý dữ liệu, yêu cầu về kết xuất dữ liệu, yêu cầu về quản lý và lưu trữ dữ liệu, yêu cầu về
kiểm tra đánh giá đối với hoạt động của hệ thống
- B3: Thiết kế hệ thống: là lựa chọn và lập kế hoạch cho việc xây dựng 1 hệ thống thông tin nhằm
đáp ứng yêu cầu của các cơ quan tổ chức ( Mô hình logic, thiết kế vật lý)
- B4: Xây dựng và thử nghiệm:
+ Xây dựng: tiếp nhận phần cứng, lựa chọn và phát triển phần mềm, cài đặt các chương trình,
chuẩn bị dữ liệu và kiểm tra thử từng modun, từng phân hệ trong hệ thống
+ Thử nghiệm: Tích hợp tất cả các phần cùng hoạt động và kiểm tra các phần,các modun theo các
chức năng đã ghi trong bảng thiết kế.
- B5: Cài đặt vận hành và khai thác: sau khi thử nghiệm phần mềm nếu thệ thống thông tin hoạt
động tốt thì sẽ được lắp đặt và chuyển giao toàn bộ, giai đoạn vận hành và khai thác hệ thống
thông tin bắt đầu.
- B6: Bảo trì và phát triển: Trong quá trình sử dụng hệ thống thông tin nếu có vấn đề xảy ra thì nhà
xây dựng hệ thống phải kiểm tra và khắc phục sự cố. Trường hợp hệ thống thông tin có phát sinh
thêm một số nội dung khác thì có thể nâng cấp phát triển hệ thống lên.
3. Các hệ thống thông tin
 Hệ thống quản lý công văn:
- Mục đích:
+ Giúp chuyển đổi cung cách làm việc từ bị động trong việc tìm kiếm, xử lý thông tin sang chủ
động.
+ Giúp xây dựng cơ chế quản lý mới tiên tiến hiệu quả hơn
+ Đảm bảo công văn được lưu trữ xử lý chính xác, nhanh chóng, an toàn, tiện lợi.
+Giúp tiết kiệm được thời gian, công sức, chi phí quản lý lưu trữ và tìm kiếm thông tin.
+ Giải quyết được vấn đề nhân sự cho đơn vị
+ Đẩy mạnh sự phát triển của cơ quan
- Các phân hệ chức năng trong hệ thống phần mềm quản lý công văn ( tùy thuộc vào từng cơ quan
tổ chức có thể khác nhau)
+ Xây dựng văn bản

+ Công văn đi
+ Công văn đến
+ Hồ sơ công việc
+ Báo cáo thống kê
+ Đánh giá
- Ưu điểm:
+Phần mềm quản lý công văn được thực hiện thông qua quy trình động và đã được đặt sẵn dẫn đến
việc quản lý dễ dàng hơn, thuận lợi hơn.
+ Giảm công sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý công văn.
+ Tự động hóa nhận gửi công văn theo nhiều hình thức.
+ Lưu trữ công văn an toàn, lượng lưu trữ lớn.
+ Tìm kiếm, tra cứu thống kê nhanh chóng, dễ dàng, đảm bảo thực hiện tốt việc báo cáo, đánh giá.
+ Thống kê công văn đến hoặc đi theo nhiều tiêu chí (lĩnh vực, mức độ mật,khẩn; hoặc theo tên
loại)
- Hạn chế:
+ Thông thường phần mềm quản lý công văn thường sử dụng mạng lan nên vùng dùng có hạn, dẫn
đến không hỗ trợ việc truy cập từ xa.
+ Trình độ và thói quen của người dùng: nhìn chung là còn thấp, bạ đâu dùng đấy dễ gây ra vấn đề
lộ thông tin.
 Hệ thống phần mềm quản lý nhân sự:
Người dùng
Cv đi Cv đến
Cv trình
duyệt
Người sử
dụng có
thẩm quyền
Cv đã
duyệt
Phòng ban

nhận
Người
dùng nhận
- Mục đích:
+ Quản lý hồ sơ nhân sự theo quy chế quản lý lao động
+ Cung cấp nhiều tiện ích thiết thực cho người qllđ
+ Hỗ trợ đầy đủ các yêu cầu, nghiệp vụ liên quan đến nhân sự
- Các phân hệ chính của phần mềm:
+ Quản lý thông tin nhân sự:
 Quản lý nhân sự với cây phân cấp đơn vị đa năng
 Quản lý nhân thông tin nhân sự theo nhiều lĩnh vực, ứng với từng tổ chức.
+ Quản lý lương và phục cấp:
 Quản lý lương cán bộ theo hệ thống thang bảng lương của Nhà nước hoặc lương nội bộ
 Quản lý các vấn đề về bảo hiểm xã hội – y tế - phụ cấp – thưởng và các chế độ khác.
 Quản lý diễn biến lương và quá trình tham gia bảo hiêm xã hội.
 Xuất bản các báo cáo tiền lương, bảo hiểm theo mẫu quy định
(Thường áp dụng với các cơ quan lớn, làm việc theo giờ hành chính)
 Hệ thống phần mềm quản lý công việc:
- Mục đích:
+ Đối với nhà quản lý: nắm bắt được tình hình của nhân viên và theo dõi được tiến độ giải quyết
công việc; Khắc phục được trường hợp giao việc chồng chéo, nhân viên báo cáo không đúng thực
tế; giúp tra cứu thông tin dễ dàng; tăng năng suất và hiệu quả công việc
Máy chấm
công
Cơ sở dữ liệu công Nhân sự ktr cập nhật dl công
Phân quyền
chấm công
Nhân sự chấm
công cho các p,b,tổ
Duyệt bảng cấm

công
Báo cáo
thống kê
Cơ sở dữ liệu
lương
Tính lương
Nhân sự chấm
công
Cập nhật các
mức thưởng, phụ
cấp
+ Đối với nhân viên: Quản lý tốt được khối lượng công việc của mình; quản lý được tiến độ hoàn
thành của từng công việc; giúp tra cứu thông tin nhanh, giảm khối lượng; tăng năng suất và hiệu
quả công việc
- Các phân hệ:
+ Phân hệ công việc và hồ sơ công việc:
 phân hệ công việc:
o Giao việc:
 Là 1 phần quan trọng trong hệ thống hỗ trợ nhiều lựa chọn giao việc. Nhiệm vụ giao việc là
của người quản lý ( thủ trưởng cơ quan,trưởng phòng)
 Cho phép đính kèm nhiều tài liệu
o Nhận việc:
 Hỗ trợ tối đa cho người nhận việc với hệ thống nhắc nhở( như gửi e – mail, tin nhắn, thông
báo hay báo đến hạn hoàn thành trước bao nhiêu ngày )
 Giúp quản lý nắm rõ những thông tin về đầu việc đã giao cho nhân viên cấp dưới và tổng số
lượng việc đã giao. Trong đó, bao nhiêu công việc chưa thực hiện, bao nhiêu công việc đang
thực hiện, bao nhiêu công việc hủy bỏ, bao nhiêu công việc đã hoàn thành?
 Cho phép đưa công việc vào lích cá nhân (kế hoạch của bản thân)
 Hỗ trợ giao việc đơn thuần và giao việc theo dự án
 Hồ sơ công việc:

o Công việc của bộ phận( Nếu là người quản lý bộ phận đó thì cho phép cập nhật tiến độ và
tình trạng công việc)
o Công việc cần xử lý chính
o Công việc cần phối hợp thực hiện
o Công việc giao cho nhân viên, cho bản thân mình, có thể gia hạn công việc, hỗ trợ bổ sung
thành viên tham gia công việc.
+ Phân hệ nghiệp vụ chung:
 Lịch công tác: là việc của cấp lãnh đạo, tất cả mọi người có thể xem lịch công tác của lãnh
đạo
 Lịch cá nhân: Của cá nhân chỉ gán cho những người được xem mới xem được.
 Diễn đàn: trao đổi các thông báo giữa lãnh đạo với nhân viên, về giao việc, trao đổi công
việc.
 Thông báo
+Lập báo cáo và xem báo cáo:
 Cho phép ghi nhật kí công việc theo giờ
 Hỗ trợ báo cáo công việc theo tuần, tháng, quý, năm hay theo kì hạn
 Tự động tổng hợp báo cáo của nhân viên
 Cho phép người lãnh đạo xem báo cáo của nhân viên
+ Phân hệ quản trị hệ thống: Phân quyền và theo dõi người dùng theo yêu cầu; Quản trị người
dùng và nhóm người dùng, quản lý lịch sử người dùng và thiết lập mật khẩu.
-Ưu điểm và hạn chế:
+ Ưu điểm:
 Đây là công cụ giúp nhà quản lý tổ chức và vận hanhfbooj máy của cơ quan theo 1 quy trình
nhất định.
 Giúp người quản lý đánh giá cho từng công việc của báo cáo
 Quản lý được tiến trình thực hiện công việc, giao việc
 Kiểm soát công việc của từng nhân viên
 Thiết lập kế hoạch cho cơ quan, đơn vị, phòng ban, cá nhân
 Đánh giá và kiểm soát được hiệu quả công việc của nhân viên dưới quyền theo thời gian
nhất định

+ Hạn chế:
 Tính bảo mật của hệ thống
 Trình độ của đội ngũ người dùng
 Khả năng cập nhật dữ liệu
CHƯƠNG 4: THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG
1. Khái niệm: Thu thập thông tin là quá trình thực hiện các biện pháp nghiệp vụ có liên quan đến
việc xác định các nguồn thông tin và hệ thống các phương pháp thu thập thông tin theo đúng
quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2. Các phương pháp thu thập thông tin.
 Phương pháp đọc và ghi chép thông tin tài liệu:
- Đọc là để thu nhận thông tin, còn ghi chép là hình thức lưu lại những thông tin đã đọc để phục vụ
cho quá trình quản lý, xử dụng thông tin.
+ Đọc và thu nhận thông tin từ các văn bản quản lý Nhà nước
+ Đọc và thu nhận thông tin từ các văn bản quản lý nội bộ
+ Đọc và thu nhận thông tin từ các tài liệu điện tử
+ Đọc và thu nhận thông tin từ tài liệu lưu trữ
+ Đọc và thu nhận thông tin từ các báo, tạp chí trong và ngoài ngành
- Ưu điểm: Đây là phương pháp được sử dụng nhiều, phương pháp này có độ tin cậy cao ( do
chúng ta tiếp cận trực tiếp với đối tượng lưu trữ thông tin), tính pháp lý cao, phù hợp với yêu cầu
thu thập thông tin.
- Nhược điểm:
+ Mất nhiều thời gian: đọc, ghi chép, đánh giá
+ Ghi chép không đầy đủ dẫn đến khó khăn trong việc trích dẫn hoặc sử dụng nguyên văn thông
tin.
 Phương pháp sao chụp thông tin.
- Phương pháp sao chụp tài liệu là 1 phương pháp khá phổ biến và cần thiết để thu thập được các
nguồn thông tin gốc có giá trị.
- Phương pháp gồm các cách: Photocopy, scan, chụp…
- Các loại văn bản, tài liệu thường được sao chụp|

+ Các văn bản được dùng làm căn cứ để thực hiện chức năng nhiệm vụ của tổ chức
+ Các văn bản làm căn cứ trực tiếp để giải quyết công việc.
+ Các báo cáo thống kê tổng hợp của các đơn vị về tình hình thực hiện nhiệm vụ.
+ Các sách báo tạp chí có bài viết liên quan đến vấn đề giải quyết công việc…
- Ưu điềm:
+ Phương pháp sao chụp tài liệu được sử dụng thường xuyên và được đánh giá cao ở tính nhanh
gọn, chính xác, có thể lưu trữ thông tin lâu dài, đảm bảo độ chính xác cao
+ Dễ dàng có được bản sao tài liệu gốc.
- Nhược điểm:
+ Chi phí cao đôi khi mất thời gian.
+ Tính rời rạc, chắp vá không liên kết và dễ dẫn đến vi phạm bản quyền.
 Phương pháp tra cứu qua mạng:
- Đặc điểm thông tin trong môi trường mạng:
+ Không có 1 hệ thống xử lý thông tin tiêu chuẩn.
+ Không có thống kê cụ thể nào về số lượng thông tin có trên mạng Internet.
+ Ai cũng có thể xuất bản thông tin lên mạng Internet.
+ Mạng Internet không phải là 1 thư viện hay 1 trung tâm thông tin kiểm duyệt, không phải mọi
thông tin đều miễn phí
- Các bước tìm kiếm thông tin trên mạng:
+ B1: Xác định từ khóa: Từ khóa thường là danh từ; Phải lựa chọn từ khóa chính xác quan trọng
trong trường hợp có nhiều từ khóa; Đặt từ khóa quan trọng lên trước; Sử dụng từ khóa chính xác;
Từ khóa mở rộng, từ khóa thu hẹp.
+ B2: Sử dụng toán tử: And (+); OR; not; $
+ B3: Sử dụng các giới hạn tìm kiếm: Thời gian; Ngôn ngữ; Định dạng tài liệu; Tên miền
Ngoài ra còn có các giới hạn bổ sung như: tác giả; tên tài liệu; chủ đề
- Các quy tắc tìm kiếm thông tin trên Google:
+ Không phân biệt chữ hoa chữ thường.
+ Nếu tìm kiếm chính xác 1 từ, 1 cụm từ thì để trong dấu “…”
+ Khi tìm kiếm từ 2 nội dung, chủ đề trở lên sử dụng toán tử and
+ Toán tử OR khi sử dụng phải viết hoa

+ Tìm từ khóa đồng nghĩa, tương đương, hoặc liên quan thì sử dụng:
+ Tìm các định nghĩa các khái niệm sử dụng từ define: thuật ngữ
+ Tìm trong một tên miền cụ thể:site Ví dụ: site:www.thanhdo.edu.vn
+ Tìm kết quả phép tính
+ Tìm theo 1 kiểu file cụ thể.
3. Xử lý thông tin .
 Khái niệm: Xử lý thông tin là sự tác động lên các dữ liệu để đạt được các thông tin theo những
mục đích, yêu cầu nhất định
 Phương pháp xử lý thông tin:
Là trình tự các bước, các biện pháp tác động vào thông tin nhằm rút ra những thông tin mới,
thông tin có giá trị phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành, giao dịch của cơ quan tổ chức.
a) Phân loại thông tin.
- Theo tính chất pháp lý:
+ Thông tin chính thức
+ Thông tin không chính thức
b) Phân tích thông tin
- Phân tích nguồn tin: Thông tin được thu thập từ rất nhiều nguồn. Vì vậy việc phân tích nguồn tin
là cơ sở, là nguồn gốc để xác định giá trị của thông tin. Phân tích nguồn tin tạo cơ sở để nhận định,
đánh giá sự việc, hiện tượng, vấn đề. Các nguôn tin:
+ Nguồn tin công khai
+ Nguồn tin bán công khai (mức độ phổ biến tin bị giới hạn)
+ Nguồn tin lấy từ thực tế
- Phân tích nội dung thông tin: đây là phương thức được sử dụng chủ yếu để nhận định đánh giá
chất lượng thông tin. Khi phân tích nội dung thì phải xem xét tình hình sự việc, hiện tượng nghiên
cứu diễn ra như thế nào, kết quả đem lại ra sao. Từ đó sẽ giúp tìm ra căn cứ để đánh giá đúng
thông tin.
c) Xác đinh độ tin cậy của thông tin.
- Là quá trình sử dụng các phương pháp khác nhau như cân đo, ước lượng, tính toán, so sánh để
kiểm tra tính khoa học, tính hợp lý của thông tin. Chẳng hạn như:
+ Phương pháp so sánh: So sánh thông tin với trương trình công tác; So sánh thông tin với sự chỉ

đạo của lãnh đạo; So sánh với các thông tin có liên quan với nhau.
+ Phương pháp kiểm tra thực tế: là đối chiếu, đánh giá lại độ chính xác của thông tin.
+ Phương pháp thử bằng công thức toán học.
d) Lựa chọn thông tin.
- Lựa chọn ra những thông tin phù hợp, những thông tin có giá trị phục vụ cho việc ra quyết định
quản lý.
- Căn cứ để lựa chọn thông tin bao gồm:
+ Thông tin phải phù hợp với yêu cầu cung cấp tin
+ Lựa chọn thông tin căn cứ vào tính kịp thời,tính mới lạ của thông tin
+ Lựa chọn những thông tin điển hình có tính chất khái quát cao
+ Lựa chọn những thông tin có giá trị nội tại.
e) Tổng hợp thông tin.
- nghĩa là tập hợp đầy đủ những thông tin liên quan đến 1 vấn đề, 1 sự kiện. Khi tổng hợp thông
tin thường sử dụng các phương pháp nghiệp vụ như: bổ túc lại thông tin, sắp xếp thông tin, tái hiện
giải thích thông tin theo quy luật.