Bải giảng Tin học đai cương Chương 6 - Ths. Nguyễn Thị Khiêm Hòa

Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 1
CHƯƠNG 6
PHẦN MỀM BẢNG TÍNH
Bài giảng Tin học đại cương
Bộ môn Tin học cơ sở - Khoa CNTT
Trường ĐH Ngân hàng TP.HCM
Nội dung
1. Khái niệm phần mềm bảng tính (PMBT)
2. Phần mềm bảng tính MS Excel
3. Nhập và hiệu chỉnh nội dung bảng tính
4. Định dạng và thay đổi cấu trúc BT
5. Sử dụng hàm trong Excel
6. Quản trị cơ sở dữ liệu
7. Biểu đồ
8. Một số chức năng khác
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 2
1. Khái niệm PMBT

Ứng dụng tương tác tổ chức và phân tích dữ liệu dưới dạng bảng.

Bảng tính đầu tiên cho máy vi tính:VisiCalc (1979).

Các phần mềm bảng tính thông dụng
◦
Lotus 1-2-3 (Lotus software – IBM).
◦
MS Excel (Microsoft).
◦
Calc (OpenOffice).
◦
Google Docs (Google).

Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 3
Các tính năng cơ bản
◦
Hỗ trợ lập công thức.
◦
Tự động tính lại.
◦
Thư viện hàm.
◦
Quản trị cơ sở dữ liệu.
◦
Biểu đồ.
◦
Macro.
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 4
2. PMBT MS Excel

Ứng dụng bảng tính phát triển cho MS Windows và Mac OS X.

Được tích hợp trong bộ công cụ MS Office.

Phiên bản đầu cho Windows: MS Excel 2.0 (1967).

Phiên bản cuối: MS Excel 2013.

Phiên bản phổ biến hiện nay: MS Excel 2010.
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 5
Giao diện MS Excel 2010

Phong cách tương tự như Word và PowerPoint.


Vùng làm việc: Bảng => Hàng, cột, Ô.

Thanh công thức: Địa chỉ & nội dung/ công thức trong ô hiện hành.

Thanh Tab: Lựa chọn trang bảng tính.
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 6
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 7
Cấu trúc sổ bảng tính

Tập tin bảng tính => sổ bảng tính.

Sổ bảng tính => trang bảng tính.

Số trang ban đầu: được ấn định sẵn (chế độ mặc định).

Số trang tối đa: 255 (Excel 97 - 2003), chỉ bị giới hạn bởi bộ nhớ
(Excel 2007 – 2010)

Chuyển trang hiện hành: sử dụng thanh Tab.
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 8
Trang, hàng, cột

Tên mặc định: Sheet1, Sheet2, … (có thể thay đổi).

Được chia thành nhiều hàng, cột (65,536 hàng, 256 cột với Excel
97 – 2003; 1,048,576 hàng, 16,384 cột với Excel 2010).

Đánh số hàng, cột:
◦

Hàng: 1 … 65536
◦
Cột: A … IV
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 9
Ô, vùng

Ô: giao điểm hàng, cột (đơn vị cơ sở).

Vùng: khối ô (nhiều hàng, cột) trong bảng.

Địa chỉ ô:
◦
<cột><hàng> (trang hiện hành).
◦
[<trang>]<cột><hàng> (trang khác).

Địa chỉ vùng: <Ô đầu>:<Ô cuối>
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 10
Nội dung bảng tính

Nội dung các ô:
◦
Chuỗi văn bản.
◦
Con số
◦
Ngày tháng, thời gian.
◦
Giá trị luận ký.
◦

Công thức.

Các đối tượng chèn thêm (biểu tượng, hình ảnh, sơ đồ, biểu đồ,
…).
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 11
Thiết lập chế độ mặc định
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 12

Công cụ: Hộp thoại Excel Option.

Một số thao tác cơ bản:
◦
Đặt font chữ và số trang mặc định.
◦
Đặt chế độ lưu trữ tự động.
◦
Tùy chỉnh thanh công cụ Quick Access.
◦
Cài đặt các công cụ Add-Ins.
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 13
Hộp thoại Excel Option
Làm việc với tập tin

Tập tin bảng tính: kiểu mặc định .xls (Excel 97 – 2003), .xlsx
(Excel 2007 – 2010).

Các thao tác cơ bản: tương tự như Word và PowerPoint.
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 14
3. Nhập và hiệu chỉnh nội dung bảng tính
a. Các nguyên tắc cơ bản.

b. Xây dựng công thức.
c. Sử dụng địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối.
d. Sử dụng công cụ tự động lấp đầy.
e. Kiểm soát dữ liệu nhập với tính năng Data Validation.
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 15
Các nguyên tắc cơ bản

Mỗi ô bảng tính chứa một giá trị (DL nhập/ KQ tính toán) thuộc
một kiểu xác định (chuỗi ký tự, số, ngày tháng, thời gian, giá trị
luận lý).

Excel tự xác định kiểu cho các dữ liệu nhập.

Trường hợp nhập nhằng: cần nhập dữ liệu theo các qui tắc nhập
dữ liệu tường minh.
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 16
Các qui tắc nhập liệu cơ bản

Chuỗi ký tự: Gõ nhập bình thường hoặc bắt đầu bởi dấu nháy
đơn (“’”).

Số: gõ nhập bình thường (hoặc bắt đầu bởi các dấu “+”, “-”, “=“).

Ngày tháng, thời gian: Nhập theo dạng được hệ thống qui định.

Giá trị luận lý: TRUE/FALSE.

Công thức: Bắt đầu bởi các dấu “+”,
“-”, “=“.
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 17

CHÚ Ý !

Excel tự động loại bỏ các chữ số 0 vô nghĩa trước các số.

Các giá trị số có độ dài lớn hơn chiều rộng ô sẽ được hiển thị
dưới dạng chuỗi dấu “#”.

Mọi chuỗi nhập bắt đầu bởi dấu “+”, “-”, “=” đều được hiểu là số
hoặc công thức.
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 18
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 19
Gõ dấu “’” trước chuỗi ký tự có dạng
tựa con số hoặc công thức !
Ví dụ: Bảng danh sách nhân viên

Nhập thông tin nhân viên:
◦
Mã NV: 000104
◦
Họ tên: Nguyễn Văn Dũng
◦
Ngày sinh: 16/06/2982
◦
Số ĐT: 0906123456

Gõ dòng ghi chú bắt đầu bởi dấu gạch đầu dồng “-”.

Tham khảo <Danh sach CBCNV.xlsx>
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 20
Xây dựng công thức


Bắt đầu bởi dấu “=”, “+” , “-”.

Thành phần:
◦
Hằng (số, chuỗi, ngày tháng, luận lý).
◦
Địa chỉ ô.
◦
Hàm.
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 21
Xây dựng công thức (tt)

Toán tử:
◦
Toán tử số: +, -, *, /, ^.
◦
Toán tử nối chuỗi: &: .
◦
Toán tử ngày tháng, thời gian: +,

Ví dụ: Formulas.xlsx
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 22
Sử dụng ĐC tương đối và ĐC tuyệt đối

Có thể sử dụng các thao tác chép – dán (hoặc cắt – dán) để tạo ra
các khối dữ liệu và công thức tương tự.
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 23
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 24
- Đ a ch ô trong công th c thay đ i ra ị ỉ ứ ổ

sao khi di chuy n ?ể
Chương 5 - Phần mềm trình chiếu 25
- Tùy thuộc vào loại địa chỉ được sử
dụng.