Thiết kế mô hình quản lý vật tư trong công ty xây dựng

1
I .Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng.
1. Khảo sát hệ thống:
Quản lý vật tư trong công ty xây dựng (CTXD) là một hệ
thống quản lý việc nhập và xuất vật tư cho các dự án gồm nhiều
hạng mục. Nguồn vật tư của công ty có thể do các nhà cung cấp,
nhà sản xuất hoặc các công ty trong và ngoài nước cung cấp.
Vật tư của CTXD được cung cấp theo định mức của từng hạng
mục thuộc các dự án nhỏ hoặc lớn của công ty. CTXD quản lý
rất nhiều loại vật tư như: gạch, cát, đá, xi măng, sắt, thép, tole,
xà gồ các loại … Toàn hệ thống quản lý vật tư trong CTXD có
phòng quản lý vật tư, thủ kho, đội thi công hạng mục… Vì vậy
cần phải có một chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng
hơn trong việc quản lý của mình.
Các hoạt động chính của hệ thống quản ký vật tư gồm nhập
vật tư vào kho, xuất vật tư cung cấp cho các hạng mục theo bảng
định mức, báo cáo số lượng vật tư xuất ra, báo cáo tồn kho trong
tháng.
Việc quản lý vật tư trong CTXD được phân cấp quản lý theo
từng bộ phận như sau:
2
Phòng quản lý vật tư chịu trách nhiệm về việc xuất nhập vật
tư của công ty, gồm: bộ phận kế hoạch, bộ phận kế toán, bộ
phận quản lý vật tư.
+ Bộ phận kế hoạch:
• Bộ phận nghiên cứu thị trường: khảo sát giá
cả vật tư trên thị trường.
• Bộ phận mua hàng: có nhiệm vụ mua vật tư
dựa theo khảo sát.
+ Bộ phận kế toán: thực hiện việc thống kê số liệu về
giá cả thu mua và xuất nhập vật tư.

+ Bộ phận quản lý vật tư: quản lý việc nhập vật tư vào
kho và xuất vật tư theo đúng định mức riêng của từng hạng
mục dự án.
Việc mất mát vật tư và người chịu trách nhiệm sẽ dễ dàng
phát hiện nhờ sự phân công rạch ròi từng người, từng bộ phận
2. Phân tích hiện trạng hệ thống
Sau đây sẽ là cụ thể từng công việc được thực hiện trong quá
trình quản lý vật tư của CTXD:
3
a. Nhập vật tư
Để nhập vật tư, công ty phải có một bộ phận nghiên cứu thị
trường, phải nắm bắt được nhu cầu thị hiếu của khách hàng, chất
lượng và giá cả các loại vật tư để từ đó đặt quan hệ mua vật tư
với nhà cung cấp những vật tư mà công ty cần.
Nguồn hàng được nhập thông qua đơn đặt hàng, đó là hợp
đồng mua bán giữa công ty với nhà cung cấp
Vật tư nhập về sẽ được kiểm tra xem có đúng số lượng, chất
lượng rồi phân loại vật tư và cho nhập vào kho. Các báo cáo liên
quan đến việc nhập vật tư được thể hiện qua phiếu mua hàng và
thẻ kho theo mẫu sau:
4
Công Ty Xây Dựng
PHIẾU MUA VẬT TƯ
Số:
……………
Ngày
: ………
Người bán:
……………………………………………………………………
Địa chỉ:

………………………………………………………………………

Số điện thoại: ………………………Số Fax:
………………………………
ST
T
Mã
số
Tên vật
tư
ĐV
T
Đơn
giá
Số
lượng
Thành
tiền
Ghi
chú
Tổng cộng
5
Số tiền bằng chữ:
………………………………………………………………………
Ngày ….Tháng ….
Năm 200…
Trưởng
Phòng QLVT
Công Ty Xây Dựng
Số:

………………
THẺ KHO
Thẻ lập ngày … tháng … năm 200….
Tên hàng:
…………………………………………………………………………….
Đơn vị tính:
………………………………………………………………………

STT Chứng từ Diễn Ngày nhập Số lượng
Số Ngày Nhập Xuất Tồn
6
giải xuất
Khi hàng về nhập kho, thủ kho cần ghi thêm số lượng
hàng nhập vào thẻ kho. Mỗi mặt hàng đều có một thẻ kho riêng.
Nếu hàng đã có trong kho thì thủ kho sẽ ghi thêm vào thẻ kho có
sẵn, đối với mặt hàng mới thì thủ kho cần tiến hành lập thẻ kho
mới.
b. Xuất hàng
Vật tư được xuất căn cứ theo số định mức của từng hạng
mục, theo tình hình chung về yêu cầu của khách hàng qua các
dự án thì đội trưởng đội thi công sẽ thống kê được những loại
vật tư nào đang được thịnh hành đáp ứng nhu cầu thị hiếu của
khách hàng, nhưng chính những loại vật tư đó Thủ kho lại thấy
trong kho đã hết hoặc còn ít, từ đó đưa ra yêu cầu nhập thêm
7
hàng mới, hoặc xuất vật tư cho các dự án đang cần loại vật tư
đó.
Các báo cáo liên quan đến việc xuất vật tư thể hiện qua
phiếu đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất, báo cáo nhập xuất tồn kho
trong tháng:

Công Ty Xây Dựng
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
Số:
………………
Hạng mục:
………………………………………………………………………
………
Ngày:
………………………………………………………………………
……………

8
ST
T
Mã số
loại
VT
Tên hàng ĐVT Đơn Giá Số
Lượng
Ghi
Chú

Ngày …. Tháng
….Năm 200….
Đội trưởng đội
thi công


Vật tư từ kho được xuất ra hạng mục dự án theo phiếu đề
nghị của Đội trưởng đội thi công. Sau khi xem xét thấy phiếu đề

nghị là hợp lý và vẫn thuộc trong định mức quy định cho từng
hạng mục thì Thủ kho tiến hành việc xuất kho. Việc xuất vật tư
từ kho ra hạng mục dự án sẽ được thể hiện dưới dạng phiếu xuất
kho.
9
Công Ty Xây Dựng
Số :
……………….
PHIẾU XUẤT
Ngày … Tháng …. Năm 200….

Hạng mục:
……………………………………………………………………………
STT Mã số
loại VT
Tên
hàng
ĐVT Số lượng Ghi Chú
Trưởng Phòng QLVT Thủ kho Người nhận
Bất cứ lúc nào ban quản lý cũng xem được báo cáo nhập
xuất tồn.
10
Công Ty Xây Dựng
BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN
Từ ngày …………đến ngày …………
STT Mã
số
Tên
hàng
Tồn đầu

kì
Nhập Xuất Tồn
cuối kì
Ghi
chú

Ngày …. Tháng ….
Năm 200…
Kế toán trưởng Trường Phòng
QLVT
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ
TRONG CÔNG TY XÂY DỰNG
11
c. Hiện trạng tin học
Qua tìm hiểu phương thức hoạt động của hệ thống quản lý
ở trên, ta thấy công việc hàng ngày của công ty thông qua nhiều
giai đoạn, khối lượng công việc lớn xảy ra liên tục, đặc biệt là
công việc nhập và xuất vật tư. Dữ liệu luôn biến động và đòi hỏi
tính chính xác cao.
Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách,
việc lưu lại các hồ sơ được lặp đi lặp lại và kiểm tra qua nhiều
khâu sẽ tốn thời gian và nhân lực, nhưng cũng khó tránh khỏi sai
sót dữ liệu hoặc không hoàn toàn chính xác. Nếu có sai xót thì
việc tìm kiếm dữ liệu để khắc phục cũng sẽ rất khó khăn. Nếu
12
không giải quyết kịp thời, có thể dẫn đến việc nhầm lẫn dữ liệu,
gây mất tài sản chung cho siêu thị, cũng như không phục vụ tốt
công tác chỉ đạo của quản lý công ty.
Do vậy, việc đưa máy vi tính vào quản lý vật tư trong công
ty xây dựng là nhu cầu cấp thiết nhằm khắc phục những nhược

điểm nói trên của phương pháp xử lý bằng tay, đồng thời nó có
thể giúp việc xử lý chính xác và nhanh gọn. Tuy nhiên, nếu chỉ
sử dụng các máy tính đơn thì sẽ dẫn đến khuyết điểm dữ liệu
không được nhất quán, Do vậy cần đưa mạng máy tính vào để
khắc phục các yếu điểm nói trên.
II. Phân tích yêu cầu
1. Yêu cầu chức năng
a. Quản lý kho
Quản lý hàng nhập
- Nhập hàng theo đúng danh mục trong hóa đơn mua hàng
của công ty.
- Hàng nhập được theo dõi dựa trên: mã hàng, nhóm hàng,
chủng loại hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá…Số hàng
13
nhận này có sự xác nhận của thủ kho và kế toán khi kiểm
tra hàng thực nhập cho kho.
- In báo cáo nhập hàng trong kỳ.
Quản lý hàng xuất
- Hàng xuất ra cung cấp cho từng dự án theo đúng định mức
được theo dõi qua mã hàng, chủng loại, số lượng xuất…
- In báo cáo lượng hàng xuất trong kỳ.
Quản lý hàng tồn
- Tổng hợp những phát sinh xuất nhập tồn trong kì.
- In báo cáo hàng tồn và giá trị tồn kho trong kì.
- In báo cáo thẻ kho từng mặt hàng.
b. Quản lý danh mục
Cập nhật danh mục vật tư.
Cập nhật danh mục nhà cung cấp.
Cập nhật danh mục hạng mục.
Xem danh sách các danh mục.

c. Quản lý hệ thống dữ liệu
Lưu trữ và phục hồi dữ liệu.
Kết thúc chương trình.
14
2. Yêu cầu phi chức năng
Hệ thống có chức năng bảo mật và phân quyền.
-Người sử dụng chương trình: đăng kí và phân quyền cho
người sử dụng chương trình, giúp người quản lý có thể theo
dõi, kiểm soát được chương trình.
-Đổi password: người sử dụng có thể đổi mật mã để vào
chương trình và sử dụng hệ thống dữ liệu.
Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu nhập xuất cho từng
nhóm người sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không
thuộc phạm vi quản lý của người sử dụng, dẫn đến việc khó
kiểm soát số liệu, làm sai lệch kết quả thống kê cuối kì…
III. Phân tích hệ thống
1. Mô hình thực thể ERD
a. Xác định các thưc thể
1) Thực thể 1: VatTu
Mô tả thông tin về vật tư.
Các thuộc tính:
15
- Mã vật tư(MaVT): Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính
này mà ta phân biệt được các loại vật tư khác nhau.
- Tên vật tư (TenVT): Mô tả tên của loại vạt tư tương ứng với
mã vật tư.
- Đơn vị tính (DVTinh)
- Số lượng (SoLuong)
2) Thực thể 2: NhaCC
Nhà cung cấp là các công ty, nhà sản xuất trong và ngoài

nước …
Các thuộc tính:
- Mã số nhà cung cấp (MaNCC): Thuộc tính khóa để phân
biệt nhà cung cấp này với nhà cung cấp khác.
- Tên nhà cung cấp (TenNCC): Mô tả tên nhà cung cấp.
- Đại chỉ (DiaChi): Địa chỉ liên lạc với nhà cung cấp.
- Điện thoại (Dienthoai).
- Số fax (Fax).
- Địa chỉ Email (Email).
3) Thực thể 3: LoaiVatTu
16
Để xác định vật tư đó thuộc loại gi (Cát, Ximăng, Sắt,
Thép,…)
Các thuộc tính :
- Mã phân loại (MaLoai): Thuộc tính khóa để phân biệt loại
vật tư này với loại vật tư khác.
- Tên phân loại (TenLoai).
4) Thực thể 4: Kho
Ta đưa Kho vào làm thực thể vì CTXD là một công ty lớn
có nhiều chi nhánh trong thành phố, mỗi chi nhánh có kho
chứa riêng vì vậy trong trường hợp chi nhánh này thiếu
hàng có thể huy động vật tư từ các kho của chi nhánh khác.
Các thuộc tính:
- Mã số kho (MaKho): Để phân biệt kho hàng này với kho
hàng khác.
- Tên kho (TenKho)
- Địa chỉ kho (DiaChi)
5) Thực thể 5: NuocSX
Mô tả thong tin về quốc gia sản xuất vật tư.
Các thuộc tính:

17
- Mã quốc gia (MaQG): Thuộc tính khóa để phân biệt nước
này với nước khác.
- Tên quốc gia (TenQG)
6) Thực thể 6: ĐoiThiCong
Các thuộc tính:
- Mã đội (MaĐoi): Thuộc tính khóa để phân biệt đội này với
đội khác.
- Tên đội (TenĐoi)
- Tên đội trưởng (TenĐoiTruong), Địa chỉ (DiaChi), Điện
thoại (Dienthoai).
7) Thực thể 7: PhieuNhap
Các thuộc tính:
- Mã số phiếu nhập kho (MaPhieuNhap): Là thuộc tính khóa,
có giá trị tự động tăng lên khi cập nhật các thong tin khác về
phiếu nhập kho.
- Ngày nhập (NgayNhap): Ngày nhập phiếu.
- Tổng giá trị (TongGiaTri).
8) Thực thể 8: PhieuXuat
18
Mô tả thông tin chung của một chứng từ xuất vật tư cho các
dự án.
Các thuộc tính:
- Mã số xuát kho (MaPhieuXuat): thuộc tính khóa
- Ngày xuất (NgayXuat)
- Tổng giá trị (TongGiaTri).
9) Thực thể 9: DuAn
Các thuộc tính:
- Mã dự án (MaDA): thuộc tính khóa chính dùng để phân biệt
dự án này với dự án khác.

- Tên dự án (TenDA).
- Địa điểm (DiaDiem).
10) Thực thể 10: HangMuc
Mô tả các hạng mục của dự án (hồ bơi, nhà, tường bao…)
Các thuộc tính:
- Mã số hạng mục (MaHangMuc): Thuộc tính khoá chính để
phân biệt hạng mục này với hạng mục khác.
- Tên hạng mục (TenHangMuc)
11) Thực thể 11: BangĐinhMuc
19
Mô tả mỗi hạng mục có một định mức riêng
Các thuộc tính:
- Mã bảng định mức (MaBangĐinhMuc): Thuộc tính khóa
chính để phân biệt bảng định mức này với bảng định mức khác.
- Quy cách vật tư (QuyCach)
- Hãng sản xuất (HangSX)
12) Thực thể 12: VatTu-BangĐinhMuc
Để thuận lợi cho việc vẽ mô hình ta mô tả mối kết hợp của
hai thực thể vật tư và bảng định mức thành 1 thực thể:
VatTu-BangĐinhMuc
Các thuộc tính:
- Định mức (DinhMuc): Thuộc tính định danh
- Số lượng định mức (SoLuongDinhMuc)
20
b. Mô hình ERD
21
22
2. Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ
- NhaCC (MaNCC, TenNCC, DiaChi, DienThoai, Fax,
Email)

- PhieuNhap (MaPhieuNhap, NgayNhap, TongGiaTri,
MaNCC)
- ChiTietPhieuNhap (MaPhieuNhap, MaVT, DonGia,
SoLuongNhap)
- VatTu (MaVT, TenVT, DVTinh, SoLuong, MaQG,
MaLoai, MaKho)
- Kho (MaKho, TenKho, DiaChi)
- NuocSX (MaQG, TenQG)
- LoaiVatTu (MaLoai, TenLoai)
- VatTu-BangDinhMuc (MaVT, MaBangDinhMuc,
SoLuongDinhMuc) (Ở đây ta không dùng thuộc tính
DinhMuc làm thuộc tính định danh nữa mà lấy 2 thuộc tính
23
khóa MaVT và MaBangDinhMuc làm thuọc tính khóa
chính cho thực thể quan hệ VatTu-BangDinhMuc)
- BangDinhMuc (MaBangDinhMuc, QuyCach, HangSX,
MaHangMuc)
- PhieuXuat (MaPhieuXuat, NgayXuat, TongGiaTri,
MaBangDinhMuc)
- ChiTietPhieuXuat (MaPhieuXuat, MaVT,
MaBangDinhMuc, SoLuongXuat)
- HangMuc (MaHangMuc, TenHangMuc, MaDoi, MaDA)
- DuAn (MaDA, TenDA, DiaDiem)
- DoiThiCong (MaDoi, TenDoi, TenDoiTruong, DiaChi,
DienThoai)
3. Mô tả chi tiết cho các quan hệ
3.1- Quan hệ Nhà Cung Cấp
NhaCC (MaNCC, TenNCC, DiaChi, DIenThoai, Fax, Email)
Tên quan hệ:NhaCC
Ngày: 29-05-2008

24
STT
Thuộc
Tính
Diễn
Giải
Kiểu
DL
Số
Byte
MGT
Loại
DL
Ràng
Buộc
1 MaNCC Mã nhà
cung cấp
C 10 B PK
2 TenNCC Tên nhà
cung cấp
C 30 B
3 DiaChi Địa chỉ C 30 B
4 DienThoai Điện
thoại
C 10 K
5 Fax Fax C 10 K
6 Email Email C 10 K
Tổng số 100
Khối lượng: Số dòng tối thiểu: 1000
Số dòng tối đa: 2000

Kích thước tối thiểu: 1000x100
(byte) = 100 KB
Kích thước tối đa: 2000x100 (byte)
= 200 KB
Đối với kiểu chuỗi:
MaNCC: cố định, không unicode
TenNCC: không cố định, Unicode
DiaChi: không cố định, Unicode
25
DienThoai: không cố định, không
Unicode
Fax: không cố định, Unicode
Định dạng dữ liệu:
Email: tên_hộp_thư@tên_miền
Ví dụ:
3.2 - Quan hệ phiếu nhập
PhieuNhap (MaPhieuNhap, NgayNhap, TongGiaTri, MaNCC)
Tên quan hệ:PhieuNhap
Ngày: 29-05-2008
STT Thuộc Tính Diễn Kiểu Số MGT Loại Ràng