Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001 2000 vào công tác văn thư lưu trữ TS nguyễn lệ nhung

ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ
CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO
9001: 2000 VÀO CÔNG TÁC
VĂN THƯ LƯU TRỮ
TS. Nguyễn Lệ Nhung
Trung tâm Nghiên cứu khoa học

I. TỔNG QUAN VỀ ISO 9000
1.Khái niệm ISO 9000
1.1. Tổ chức ISO
-
ISO là chữ viết tắt của International
Standardition Organization, dịch là “Tổ
chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế.
- Mục tiêu của ISO là thúc đẩy sự phát triển
của công tác tiêu chuẩn hóa nhằm tạo thuận
lợi cho việc trao đổi hàng hóa và dịch vụ
trên phạm vi toàn thế giới

-
Nhiệm vụ của ISO là xây dựng, công bố các
tiêu chuẩn thuộc phạm vi hoạt động của
nhiều lĩnh vực khác nhau (trừ điện và điện tử
là thuộc phạm vi trách nhiệm của Ủy ban
Điện Quốc tế IEC International Electronic
Commitee).
-
Các tiêu chuẩn của ISO không có giá trị
pháp lý bắt buộc áp dụng mà chỉ có tính chất
khuyến khích áp dụng.

- Tuy nhiên, các tiêu chuẩn ISO lại có vai trò
quan trọng trong việc thống nhất các tiêu chí
đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ trên
phạm vi toàn thế giới.

1.2. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
- Khái niệm:
ISO 9000 là tên gọi của bộ tiêu chuẩn quốc
tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ
chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành
và luôn luôn được soát xét để đưa ra
những phiên bản mới hàng năm, phù hợp
với sự phát triển của toàn xã hội
(ISO 9000 đầu tiên ban hành 1987 và cứ 5
năm được soát xét một lần
ISO 9000: 2000 là bộ tiêu chuẩn ISO 9000
được soát xét và bổ sung năm 2000)

2. Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO
9000 phiên bản năm 2000 và năm 2005
gồm 4 tiêu chuẩn chủ yếu sau:
(1) - ISO 9000: 2005 (thay thế ISO 9000:
2000) - Cơ sở thuật ngữ và từ vựng: mô
tả tổng thể hệ thống quản lý chất lượng và
quy định các thuật ngữ, từ vựng cho hệ
thống quản lý chất lượng.

(2) - ISO 9001: 2000 - Hệ thống quản lý
chất lượng - các yêu cầu: Đây là tiêu

chuẩn chính của bộ tiêu chuẩn ISO 9000:
2000, quy định các yêu cầu đối với một hệ
thống quản lý của một cơ quan, tổ chức
áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 quy định
các hoạt động cần thiết phải xem xét trong
khi triển khai hệ thống quản lý chất lượng
trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.

(3) - ISO 9004: 2000 - Hướng dẫn cải tiến
hệ thống quản lý chất lượng. Tiêu chuẩn
này được sử dụng nhằm mở rộng hơn
những lợi ích đạt được từ ISO 9001: 2000,
không những đối với bản thân tổ chức mà
còn đối với tất cả các bên liên quan đến
hoạt động của tổ chức
(4) - ISO 19011: 2001 - Hướng dẫn đánh
giá hệ thống quản lý chất lượng: Hướng
dẫn việc xác nhận khả năng của hệ thống,
thường được dùng để đánh giá trong nội bộ
của tổ chức hoặc đánh giá bên cung ứng.

Trong 04 tiêu chuẩn của bộ tiêu
chuẩn ISO 9000, tiêu chuẩn ISO 9001
là tiêu chuẩn có vai trò quan trọng, có
thể đứng độc lập, quy định các yêu
cầu của hệ thống quản lý chất lượng.
Trong một cơ quan, tổ chức có thể chỉ
tiến hành áp dụng độc lập tiêu chuẩn
ISO 9001, không thể độc lập áp dụng

các tiêu chuẩn còn lại.

3. Các nguyên tắc của hệ thống QLCL theo
ISO 9000
3.1. Nguyên tắc định hướng vào khách hàng
3.2. Nguyên tắc lãnh đạo thống nhất
3.3. Nguyên tắc hợp tác triệt để
3.4. Nguyên tắc hoạt động theo quá trình
3.5. Nguyên tắc hệ thống
3.6. Nguyên tắc cải tiến liên tục
3.7. Nguyên tắc quyết định dựa trên CSDL
5.8. Nguyên tắc hợp tác chặt chẽ giữa tổ chức
và bên cung ứng

4. Các yêu cầu của hệ thống QLCL theo ISO
- Theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, hệ thống
quản lý chất lượng - các yêu cầu, hệ thống
quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000
phải đáp ứng các yêu cầu sau:
4.1. Yêu cầu chung
4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu
4.3. Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo
4.4. Yêu cầu về quản lý nguồn nhân lực
4.5. Yêu cầu đối với việc tạo ra sản phẩm

4.1. Các yêu cầu chung
- Xây dựng hệ thống văn bản,
- Thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất
lượng
- Thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ

thống.
- Xác định mối liên hệ giữa các quá trình
- Đo lường, theo dõi và phân tích các quá
trình
- Đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực
và thông tin cần thiết …

4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu
•
Khi áp dụng ISO 9000, các cơ quan, tổ
chức cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Chính sách chất lượng và mục tiêu chất
lượng
- Sổ tay chất lượng
- Các thủ tục (quy trình) dạng văn bản theo
yêu cầu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đặt ra
- Các tài liệu về việc hoạch định, thực hiện
nghiệp vụ và kiểm soát
- Các hồ sơ theo yêu cầu của bộ tiêu chuẩn
ISO 9000.

4.3. Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo
- Lãnh đạo cao nhất phải cam kết việc xây
dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất
lượng.
- Đảm bảo các yêu cầu của khách hàng được
xác định và đáp ứng đầy đủ
-
Đảm bảo chính sách chất lượng và mục tiêu
chất lượng phải phù hợp

-
Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng
Ngược lại, tổ chức áp dụng ISO 9000
cần hoạch định việc xem xét trách nhiệm
của lãnh đạo.

4.4. Yêu cầu về quản lý nguồn nhân lực
Yêu cầu về nguồn nhân lực bao gồm:
-
Cung cấp nhân lực có đủ năng lực và
trình độ, ý thức làm việc
-
Đào tạo nhân lực thường xuyên để đáp
ứng yêu cầu cải tiến
-
Chuẩn bị đầy đủ cơ sở hạ tầng và môi
trường làm việc.

4.5. Yêu cầu đối với việc tạo ra sản phẩm
- Xác định các quá trình liên quan đến khách
hàng
- Đảm bảo các yêu cầu về thiết kế và phát triển
- Đảm bảo quá trình kiểm tra và xác nhận về
mua hàng
- Lập kế hoạch, tiến hành sản xuất và cung
cấp dịnh vụ trong điều kiện được kiểm soát
- Thực hiện các yêu cầu về đo lường, phân
tích
- Thường xuyên cải tiến

5. Ý nghĩa của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
- ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn quy tụ kinh nghiệm
của quốc tế trong lĩnh vực quản lý
-
ISO 9000 đã đưa ra các chuẩn mực cho một
hệ thống quản lý chất lượng
-
ISO 9000 có thể áp dụng rộng rãi trong các
lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ
-
ISO 9000 sẽ làm thuận tiện hơn trong trao
đổi thương mại toàn cầu
-
ISO 9000 sẽ tạo ra một môi trường làm việc
khoa học, quy định rõ trách nhiệm của từng
cá nhân

II. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH
ÁP DỤNG ISO 9000
Để tiến hành áp dụng HTQLCL theo ISO
9000, tổ chức cần tiến hành các công việc
sau:
1. Xây dựng kế hoạch
2. Biên soạn và phổ biến tài liệu
3. Triển khai áp dụng
4. Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng

1. Xây dựng kế hoạch
1.1. Cam kết của lãnh đạo
1.2. Thành lập Ban chỉ đạo ISO

1.3. Chọn chuyên gia tư vấn
1.4. Thực hiện đào tạo
1.5. Đánh giá thực trạng HTQL của cơ
quan
1.6. Lựa chọn nội dung áp dụng
1.7. Dự kiến thời gian thực hiện

2. Biên soạn và phổ biến tài liệu
2.1. Các tài liệu cần biên soạn
- Mục tiêu, chính sách chất lượng
- Sổ tay chất lượng
-
Các quy trình áp dụng ISO 9000
2.2. Phổ biến các tài liệu
- Ban hành các tài liệu hướng dẫn
- Hướng dẫn áp dụng đến các đối tượng
liên quan

3. Triển khai áp dụng
Các bước triển khai áp dụng:
3.1. Công bố áp dụng
3.2. Đánh giá nội bộ
3.3. Đánh giá trước chứng nhận

4. Chứng nhận hệ thống quản lý
4.1. Đánh giá sơ bộ
4.2. Đánh giá chính thức
4.3. Quyết định chứng nhận
4.4. Giám sát sau chứng nhận và đánh
giá lại

III. ÁP DỤNG ISO 9001: 2000 VÀO
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
1. Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư
1.1. Xác định các đối tượng liên quan
-
Thủ trưởng cơ quan (thực hiện cam kết bằng
văn bản)
-
Các cấp phó
-
Chánh văn phòng
-
Trưởng các đơn vị
-
Những người tham gia trực tiếp vào công tác
văn thư

1.2. Xác định nội dung ưu tiên áp dụng
- Soạn thảo và ban hành văn bản
-
Quản lý văn bản đi
-
Quản lý văn bản đến
-
Lập hồ sơ hiện hành
-
Quản lý và sử dụng dấu
Chú ý: Trong các quy trình lớn còn có các
quy trình kỹ thuật nhỏ

1.3. Xây dựng các quy trình
1.3.1. Xác định cấu trúc của quy trình
nghiệp vụ theo ISO
-
Các thuật ngữ dùng trong quy trình
-
Các bước thực hiện công việc
-
Trách nhiệm của từng cá nhân
-
Các tài liệu liên quan đến việc thực hiện
quy trình

1.3.2. Xây dựng các quy trình
Khi xây dựng các quy trình nghiệp vụ cần
căn cứ vào:
-
Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã có
-
Thực tế việc triển khai thực hiện văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan, tổ chức
-
Xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân
tham gia vào quy trình
-
Thỏa mãn các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn
ISO 9000