Mô đun phần 2 4 kỹ năng thuyết trình

1
UNDP GEF MOI PECSME

International Institute for Energy Conservation
Mô đun – Phần 2-4
Kỹ năng thuyết trình
PECSME Training
Program - Vietnam
2

Nội dung

Xác định nội dung cho bài thuyết trình

Thuyết trình bán hàng

Chuẩn bị bài thuyết trình hiệu quả bằng power point

Thực hiện thuyết trình
PECSME Training
Program - Vietnam
3

Xác định những điểm mà chúng ta
cần thuyết trình

Chức năng truyền thống của thuyết trình là: để
thông báo, thuyết phục hay giải trí.

Hãy phân tích bài thuyết trình: Chúng ta cần biết tại
sao chúng ta lại thực hiện bài thuyết trình này và

chúng ta muốn kết quả của buổi thuyết trình này
như thế nào.

Lập mục tiêu cụ thể: Chúng ta muốn đạt được điều
gì? Câu trả lời của chúng ta cho câu hỏi đó là trọng
tâm cho mọi quyết định của chúng ta về bài thuyết
trình.
PECSME Training
Program - Vietnam
4

Phân tích thính giả (người nghe)

Những thông tin về cá nhân người nghe: độ tuổi,
giới tính, học vấn, khả năng kinh tế, tôn giáo, nghề
nghiệp, chủng tộc/dân tộc, chính trị, ảnh hưởng của
nền văn hóa.

Thái độ, giá trị và niềm tin của người nghe là gì?:
Chúng ta tìm hiểu về đặc điểm tâm lý của thính giả
ví dụ như người nghe đang làm việc ở công ty,
phòng ban nào?

Những mong đợi của người nghe là gì? Hãy tìm
hiểu xem tại sao họ lại tham dự buổi thuyết trình
của chúng ta; ví dụ họ quan tâm đến bài thuyết trình
hay họ bị buộc phải nghe?
PECSME Training
Program - Vietnam
5

Thuyết trình bán hàng

Phải nhiệt huyết với sản phẩm/dịch vụ của mình. Nhiệt
tình là thông điệp về đầu tư của cá nhân chúng ta vào
sản phẩm.

Tập trung vào lợi ích mà dịch vụ của chúng ta sẽ mang
lại.

Các lợi ích khác với đặc điểm của nó. Đặc điểm là kích
cỡ, màu sắc và tính năng.
PECSME Training
Program - Vietnam
6

Thuyết trình bán hàng (2)

Lợi ích chính là câu trả lời cho câu hỏi: “Tại sao tôi muốn
dùng dịch vụ này?“ của khách hàng

Lợi ích là lý do để khách hàng mua.

Điều chỉnh bài thuyết trình cho phù hợp với đối tượng
khách hàng
PECSME Training
Program - Vietnam
7

Thuyết trình bán hàng (3)

Đối với những khách hàng làm trong lĩnh
vực kỹ thuật, thì có thể nhấn mạnh
những lợi ích như sau:

Giảm tiêu thụ nhiên liệu

Chủ DN có được các công nghệ mới
nhất đã được chứng minh

Giảm gián đoạn trong sản xuất (công
việc) – điện năng đáng tin cậy

Nâng cao chất lượng sản phẩm
PECSME Training
Program - Vietnam
8

Thuyết trình bán hàng (4)
Đối với những khách hàng kỹ thuật, thì có thể nhấn
mạnh những lợi ích như sau :

Tăng công suất sản xuất

Giảm phát thải khí nhà kính

Chủ DN được xem là DN có trách nhiệm với môi
trường
PECSME Training
Program - Vietnam
9

Thuyết trình bán hàng (5)
Nếu khách hàng là người làm về tài chính thì
những lợi ích mà chúng ta có thể nhấn mạnh là:

Đem lại dòng tiền mặt dương cho chủ DN

Được cấp tài chính không từ những chi phí họat
động hiện tại

Cải thiện được lợi nhuận và dòng tiền

Có khả năng tiếp cận thị trường mới

Giới thiệu về các nguồn tài chính mới

Tăng được lợi thế cạnh tranh của DN
PECSME Training
Program - Vietnam
10

Thuyết trình bán hàng (6)

Hãy lên mục tiêu cho buổi thăm hỏi chào hàng.

Hãy viết ra những mục tiêu và luôn có cuốn sổ nhỏ trong
tay để viết ra những điểm mà chúng ta cần thêm vào.

Hãy mang theo các cuốn giới thiệu về sản phẩm, tài liệu
bán hàng, và các thông tin bổ trợ khác

PECSME Training
Program - Vietnam
11

Thuyết trình bán hàng (7)

Hãy để khách hàng nói đến 90% thời gian; Họ sẽ cho
chúng ta biết cách phải bán hàng cho họ. Chúng ta chỉ
cần lắng nghe.

Hãy dùng giấy chứng nhận. Công cụ bán hàng tốt nhất
của chúng ta là bằng chứng cho thấy các khách hàng
hài lòng.

Hãy mời khách hàng tiếp xúc với sản phẩm. Ví dụ như
khuyến khích khách hàng vận hành thử thiết bị
PECSME Training
Program - Vietnam
12

Bằng chứng của khách hàng hài lòng
là gì

Một đoạn viết hoặc nói tán dương những ưu điểm của
sản phẩm/dịch vụ.

Những lời tán dương này là của người nổi tiếng hoặc
người bình thường
PECSME Training
Program - Vietnam

13

Thuyết trình bán hàng (8)

Giới hạn ở 3 sự lựa chọn khi thuyết trình.

Quá nhiều sự lựa chọn có thể bị ngợp và kết quả là
không cái nào được chọn.

Hãy tự đánh giá mình sau mỗi cuộc gọi. Xác định xem
chúng ta đã làm tốt cái gì và cái gì cần hoàn thiện.

Lên kế hoạch để hoàn thiện.
PECSME Training
Program - Vietnam
14

Thuyết trình bán hàng (9)

Xác định xem khách hàng có vẻ quan tâm đến cái gì nhất
trong đề xuất của chúng ta

Hãy xem xét trong kế hoạch tiếp theo của chúng ta

Liên tục theo đuổi khách hàng. Thường là mất từ 5 đến 10
lần theo đuổi thì mới bán được hàng.
15
Một số lời khuyên khi chuẩn bị
Một số lời khuyên khi chuẩn bị
bài thuyết trình bằng Power

bài thuyết trình bằng Power
Point
Point
16
Nội dung
Nội dung

Bắt đầu nhưng có nghĩ đến điểm kết thúc

Sử dụng đề cương để viết nội dung

Sử dụng hình ảnh để bài trình bày được sinh
động hơn, quí vị có thể trình bày số liệu bằng đồ
thị hay biểu đồ
17
Sử dụng mẫu
Sử dụng mẫu

Sử dụng “Slide Master” để bài trình bày được
thống nhất

Sử dụng các cỡ chữ và biểu màu sắc

Nhiều kiểu chữ khác nhau sẽ làm cho người
nghe bị rối
18
Chữ
Chữ

Chọn kiểu chữ dễ đọc


Độ rộng x độ cao
x x x x x (đều là chữ cỡ 28)

Chữ Arial và Roman dễ đọc hơn chữ thảo và
kiểu chữ Anh cũ
19
Cỡ chữ
Cỡ chữ

Cỡ chữ tối thiểu của tiêu đề nên là 28

Cỡ chữ tối thiểu của các gạch đầu dòng (tiểu mục) là 22
đối với máy xách tay, và 24 đối với máy chiếu
20
Gạch đầu dòng
Gạch đầu dòng

Đối với mỗi một gạch đầu dòng, cần duy trì các
chữ trong vòng một dòng hoặc tối đa là hai dòng

Giới hạn số lượng gạch đầu dòng là sáu – bốn
nếu có ảnh hay biểu tượng


Nếu quí vị dùng quá nhiều chữ thì người đọc sẽ
không đọc
21
Chữ in và chữ nghiêng
Chữ in và chữ nghiêng


CHỮ IN SẼ KHÓ ĐỌC HƠN

Sử dụng để NHẤN MẠNH

Chữ nghiêng được dùng khi “trích dẫn”

Chữ nghiêng được dùng để làm nổi rõ những ý
kiến hay ý tưởng
22
Màu sắc
Màu sắc

Màu đỏ và màu cam sẽ dễ thu hút sự chú ý nhưng
khó giữ tập trung

Màu xanh lá cây, xanh da trời và màu nâu là
những màu dịu hơn

Không nên dùng màu trắng trên nền sẫm nếu
khoảng cách > 20 feet

Màu sẫm trên nền trắng sẽ phù hợp
23
Màu kết hợp/màu tương phản
Màu kết hợp/màu tương phản

Màu cạnh nhau hài hoà với nhau
–
Có thể tạo ra vân cho nền của bài trình bày


Màu đối nghịch tương phản nhau
–
Màu của chữ tương phản với nền của bài
trình bày thì sẽ dễ đọc hơn
24
Hình ảnh
Hình ảnh

Cần liên quan với nội dung của thông điệp và
giúp làm cho thông điệp được rõ hơn

Nếu không liên quan đến thông điệp sẽ làm cho
người nghe bị phân tán

Sơ đồ đơn giản là kênh truyền thông điệp hữu
hiệu
25
Kế hoạch làm việc
Kế hoạch làm việc

Xem xét các mốc làm việc chính ở đây
ĐỂ CÓ THÊM THÔNG TIN
Liệt kê địa điểm hay người liên lạc để xem kế hoạch làm việc chi
tiết (hay các tài liệu liên quan khác) ở đây
T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T9 T10 T11 T12
Giai đoạn 1
Giai đoạn 1
Giai đoạn 2
Giai đoạn 2

Giai đoạn 3
Giai đoạn 3