Mô tả các cấp độ ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán

TRNG I HC KINH T- LUT
KHOA K TOÁN KIM TOÁN





MÔ T CÁC CP  NG DNG CÔNG NGH
THÔNG TIN TRONG K TOÁN

Ging viên: Nguyn Thanh Duy.

Sinh viên thc hin:
 Lê Hàn Giang K114050854
Nguyn Lâm Kiu Oanh K114050899
 Th Phng K114050901
ng Ngc Thng Thanh K114050916
Trn Hu Trng K114050940
Phm Th Thùy Trang K114050938


 tài 1: MÔ T CÁC CP  NG DNG CNTT VÀO THC
T CÔNG TÁC K TOÁN HIN NAY

Contents
A. PHNG THC K TOÁN BNG TAY 4
I. GII THIU 4
- Các hình thc : 4
 Hình thc k toán Nht kỦ chung. 4
 Hình thc k toán Nht kỦ - S Cái. 4
 Hình thc Chng t ghi s. 4

 Hình thc Nht kỦ - Chng t. 4
II. C TRNG 4
1. Hình thc k toán Nht kỦ chung. 4
2. Hình thc k toán Nht kỦ - S Cái. 6
3. Hình thc Chng t ghi s 8
III. U VÀ NHC IM 12
B. THC EXCEL BÁN TH CÔNG. 13
I. Gii thiu 13
II. Th mnh 14
III. Hn ch 14
IV. Ví d: 15
C. PHNG THC PHN MN K TOÁN. 16
I. Khái quát v phn mm k toán. 16
1. Khái nim ca PMKT: 17
2. Bc tin ca PMKT so vi excel 17
3. Li ích ca PMKT đi vi k toán 17
4. Li ích ca PMKT đi vi doanh nghip 17
5. i vi các đi tng bên ngoài 18
II. Ví d v phn mm Fast Accounting. 18
1. Khái quát phn mm Fast Accounting 2.0 18
2. CƠi đt phn mm Fast Accounting. 19
3. Cách s dng phn mm 19
4. u vit ca Fast Accounting nói riêng và PMKT nói chung. 20
D. PHNG PHÁP ERP. 21
I. ERP là gì? 21
III. Bc tin ca ERP so vi PMKT 24
IV. Mt s hn ch 25
V. Mt s phn mm ERP ph bin 26
1/ ERP AMIS.VN 27
Vy ERP AMIS.VN lƠ gì ? 27

b/ Tính nng: 28
d. u đim : 30
2/ ERP MICROSOFT DYNAMICS 30
a. ERP MICROSOFT DYNAMICS là gì ? 30
b. Chc nng: 31
c. u đim : 33
E. BUSINESS INTELIGENCE 34
I. Khái nim 34
II. c trng ca h thng BI. 34
5. Li ích ca Business Inteligent (BI) đi vi doanh nghip 37
6. Hn ch ca h thng BI 41
Tài liu tham kho: 42



A. PHNG THC K TOÁN BNG TAY.
I. GII THIU
- "K toán th công" hay còn gi lƠ k toán bng tay là phng pháp k toán bng
bút, nhm phơn bit vi công vic k toán bng máy vi tính ("ghi chép" bng bƠn
phím).
- Các hình thc :
 Hình thc k toán Nht kỦ chung.
 Hình thc k toán Nht kỦ - S Cái.
 Hình thc Chng t ghi s.
 Hình thc Nht kỦ - Chng t.

II. C TRNG.
1. Hình thc k toán Nht kỦ chung.
a. Nguyên tc, đc trng c bn
- Tt c các nghip v kinh t, tƠi chính phát sinh đu phi đc ghi vƠo s Nht kỦ,

mƠ trng tơm lƠ s Nht kỦ chung, theo trình t thi gian phát sinh vƠ theo ni
dung kinh t (đnh khon k toán) ca nghip v đó.
- Sau đó ly s liu trên các s Nht kỦ đ ghi S Cái theo tng nghip v phát sinh.
b. Các loi s k toán
- S Nht ký chung, S Nht kỦ đc bit.
- S Cái.
- Các s, th k toán chi tit.
c. Trình t ghi s (Biu đ 01)
(1) HƠng ngƠy, cn c vƠo các chng t đư kim tra đc dùng lƠm cn c ghi s,
trc ht ghi nghip v phát sinh vƠo s Nht kỦ chung, sau đó cn c s liu đư
ghi trên s Nht kỦ chung đ ghi vƠo S Cái theo các tƠi khon k toán phù hp.
Nu đn v có m s, th k toán chi tit thì đng thi vi vic ghi s Nht kỦ
chung, các nghip v phát sinh đc ghi vƠo các s, th k toán chi tit liên quan.
 Trng hp đn v m các s Nht kỦ đc bit thì hƠng ngƠy, cn c vƠo các
chng t đc dùng lƠm cn c ghi s, ghi nghip v phát sinh vƠo s Nht kỦ đc
bit liên quan. nh k (3, 5, 10 ngƠy) hoc cui tháng, tu khi lng nghip
v phát sinh, tng hp tng s Nht kỦ đc bit, ly s liu đ ghi vƠo các tƠi
khon phù hp trên S Cái, sau khi đư loi tr s trùng lp do mt nghip v đc
ghi đng thi vƠo nhiu s Nht kỦ đc bit (nu có).
(2) Cui tháng, cui quỦ, cui nm, cng s liu trên S Cái, lp Bng cơn đi s
phát sinh.
Sau khi đư kim tra đi chiu khp đúng, s liu ghi trên S Cái vƠ bng tng hp chi tit
(đc lp t các S, th k toán chi tit) đc dùng đ lp các Báo cáo tƠi chính.
V nguyên tc, Tng s phát sinh N vƠ Tng s phát sinh Có trên Bng cơn đi s phát
sinh phi bng Tng s phát sinh N vƠ Tng s phát sinh Có trên s Nht kỦ chung
(hoc s Nht kỦ chung vƠ các s Nht kỦ đc bit sau khi đư loi tr s trùng lp trên
các s Nht kỦ đc bit) cùng k.

2. Hình thc k toán Nht kỦ - S Cái.
a. c trng c bn
- Các nghip v kinh t, tƠi chính phát sinh đc kt hp ghi chép theo trình t thi
gian vƠ theo ni dung kinh t (theo tƠi khon k toán) trên cùng mt quyn s k
toán tng hp duy nht lƠ s Nht kỦ - S Cái.
- Cn c đ ghi vƠo s Nht ký - S Cái lƠ các chng t k toán hoc Bng tng hp
chng t k toán cùng loi.
b. Các loi s k toán
- Nht kỦ - S Cái;
- Các S, Th k toán chi tit.
c. Trình t ghi s k toán ( Biu đ 02)
(1) HƠng ngƠy, k toán cn c vƠo các chng t k toán hoc Bng tng hp chng t
k toán cùng loi đư đc kim tra vƠ đc dùng lƠm cn c ghi s, trc ht xác đnh
tƠi khon ghi N, tƠi khon ghi Có đ ghi vƠo S Nht kỦ – S Cái. S liu ca mi
chng t (hoc Bng tng hp chng t k toán cùng loi) đc ghi trên mt dòng  c
2 phn Nht kỦ vƠ phn S Cái. Bng tng hp chng t k toán đc lp cho nhng
chng t cùng loi (Phiu thu, phiu chi, phiu xut, phiu nhp,ầ) phát sinh nhiu
ln trong mt ngƠy hoc đnh k 1 đn 3 ngƠy.
Chng t k toán vƠ Bng tng hp chng t k toán cùng loi sau khi đư ghi S
Nht kỦ - S Cái, đc dùng đ ghi vƠo S, Th k toán chi tit có liên quan.
(2) Cui tháng, sau khi đư phn ánh toƠn b chng t k toán phát sinh trong tháng
vƠo S Nht kỦ - S Cái vƠ các s, th k toán chi tit, k toán tin hƠnh cng s
liu ca ct s phát sinh  phn Nht kỦ vƠ các ct N, ct Có ca tng tƠi khon 
phn S Cái đ ghi vƠo dòng cng phát sinh cui tháng. Cn c vƠo s phát sinh
các tháng trc vƠ s phát sinh tháng nƠy tính ra s phát sinh lu k t đu quỦ đn
cui tháng nƠy. Cn c vƠo s d đu tháng (đu quỦ) vƠ s phát sinh trong tháng
k toán tính ra s d cui tháng (cui quỦ) ca tng tƠi khon trên Nht kỦ - S Cái.
(3) Khi kim tra, đi chiu s cng cui tháng (cui quỦ) trong S Nht kỦ - S Cái
phi đm bo các yêu cu sau:
Tng s tin "Phát sinh"  phn Nht KỦ = Tng s tin phát sinh N ca tt c các

TƠi khon = Tng s tin phát sinh Có ca các tƠi khon
Tng s d N các tƠi khon = Tng s d Có các tƠi khon
(4) Các s, th k toán chi tit cng phi đc khoá s đ cng s phát sinh N, s
phát sinh Có vƠ tính ra s d cui tháng ca tng đi tng. Cn c vƠo s liu
khoá s ca các đi tng lp ắBng tng hp chi tit" cho tng tƠi khon. S liu
trên ắBng tng hp chi titẰ đc đi chiu vi s phát sinh N, s phát sinh Có
vƠ S d cui tháng ca tng tƠi khon trên S Nht kỦ - S Cái.
S liu trên Nht kỦ - S Cái vƠ trên ắBng tng hp chi titẰ sau khi khóa s đc kim
tra, đi chiu nu khp, đúng s đc s dng đ lp báo cáo tƠi chính.


3. Hình thc Chng t ghi s
a. c trng c bn
- Cn c trc tip đ ghi s k toán tng hp lƠ ắChng t ghi sẰ. Vic ghi s k
toán tng hp bao gm:
+ Ghi theo trình t thi gian trên S ng kỦ Chng t ghi s.
+ Ghi theo ni dung kinh t trên S Cái.
- Chng t ghi s do k toán lp trên c s tng chng t k toán hoc Bng Tng
hp chng t k toán cùng loi, có cùng ni dung kinh t.
- Chng t ghi s đc đánh s hiu liên tc trong tng tháng hoc c nm (theo s
th t trong S ng kỦ Chng t ghi s) vƠ có chng t k toán đính kèm, phi
đc k toán trng duyt trc khi ghi s k toán.
b. Các loi s k toán
- Chng t ghi s;
- S ng kỦ Chng t ghi s;
- S Cái;
- Các S, Th k toán chi tit.
c. Trình t ghi s k toán (Biu s 03)
(1)- HƠng ngƠy, cn c vƠo các chng t k toán hoc Bng Tng hp chng t k
toán cùng loi đư đc kim tra, đc dùng lƠm cn c ghi s, k toán lp Chng t

ghi s. Cn c vƠo Chng t ghi s đ ghi vƠo s ng kỦ Chng t ghi s, sau đó
đc dùng đ ghi vƠo S Cái. Các chng t k toán sau khi lƠm cn c lp Chng
t ghi s đc dùng đ ghi vƠo S, Th k toán chi tit có liên quan.
(2)- Cui tháng, phi khoá s tính ra tng s tin ca các nghip v kinh t, tƠi
chính phát sinh trong tháng trên s ng kỦ Chng t ghi s, tính ra Tng s phát
sinh N, Tng s phát sinh Có vƠ S d ca tng tƠi khon trên S Cái. Cn c vƠo
S Cái lp Bng Cơn đi s pht sinh.
(3)- Sau khi đi chiu khp đúng, s liu ghi trên S Cái vƠ Bng tng hp chi tit
(đc lp t các s, th k toán chi tit) đc dùng đ lp Báo cáo tƠi chính.
Quan h đi chiu, kim tra phi đm bo Tng s phát sinh N vƠ Tng s phát sinh Có
ca tt c các tƠi khon trên Bng Cơn đi s pht sinh phi bng nhau vƠ bng Tng s
tin phát sinh trên s ng kỦ Chng t ghi s. Tng s d N vƠ Tng s d Có ca các
tƠi khon trên Bng Cơn đi s pht sinh phi bng nhau, vƠ s d ca tng tƠi khon
trên Bng Cơn đi s pht sinh phi bng s d ca tng tƠi khon tng ng trên Bng
tng hp chi tit.

4. Hình thc Nht kỦ - Chng t
a. c trng c bn
- Tp hp vƠ h thng hoá các nghip v kinh t phát sinh theo bên Có ca các tƠi
khon kt hp vi vic phơn tích các nghip v kinh t đó theo các tƠi khon đi
ng N.
- Kt hp cht ch vic ghi chép các nghip v kinh t phát sinh theo trình t thi
gian vi vic h thng hoá các nghip v theo ni dung kinh t (theo tƠi khon).
- Kt hp rng rưi vic hch toán tng hp vi hch toán chi tit trên cùng mt s
k toán vƠ trong cùng mt quá trình ghi chép.
- S dng các mu s in sn các quan h đi ng tƠi khon, ch tiêu qun lỦ kinh t,
tƠi chính vƠ lp báo cáo tƠi chính.
b. Các loi s k toán
 Nht kỦ chng t;
 Bng kê;

 S Cái;
 S hoc th k toán chi tit.
c. Trình t ghi s k toán (Biu s 04)
(1). HƠng ngƠy cn c vƠo các chng t k toán đư đc kim tra ly s liu ghi
trc tip vƠo các Nht kỦ - Chng t hoc Bng kê, s chi tit có liên quan.
i vi các loi chi phí sn xut, kinh doanh phát sinh nhiu ln hoc mang tính
cht phơn b, các chng t gc trc ht đc tp hp vƠ phơn loi trong các bng
phơn b, sau đó ly s liu kt qu ca bng phơn b ghi vƠo các Bng kê vƠ Nht
ký - Chng t có liên quan.
i vi các Nht kỦ - Chng t đc ghi cn c vƠo các Bng kê, s chi tit thì cn
c vƠo s liu tng cng ca bng kê, s chi tit, cui tháng chuyn s liu vƠo
Nht kỦ - Chng t.
(2). Cui tháng khoá s, cng s liu trên các Nht kỦ - Chng t, kim tra, đi
chiu s liu trên các Nht kỦ - Chng t vi các s, th k toán chi tit, bng tng
hp chi tit có liên quan vƠ ly s liu tng cng ca các Nht kỦ - Chng t ghi
trc tip vƠo S Cái.
i vi các chng t có liên quan đn các s, th k toán chi tit thì đc ghi trc
tip vƠo các s, th có liên quan. Cui tháng, cng các s hoc th k toán chi tit
vƠ cn c vƠo s hoc th k toán chi tit đ lp các Bng tng hp chi tit theo
tng tƠi khon đ đi chiu vi S Cái.
S liu tng cng  S Cái vƠ mt s ch tiêu chi tit trong Nht kỦ - Chng t,
Bng kê vƠ các Bng tng hp chi tit đc dùng đ lp báo cáo tƠi chính.


III. U VÀ NHC IM
u vƠ nhc đim ca k toán th công không hoƠn toƠn lƠ vic so sánh gia k toán
th công vƠ k toán máy. Chúng ta phi đi t bn cht ca k toán th công đ nêu lên
nhng thun li vƠ khó khn cho ngi lƠm k toán.
1. u đim
- Giúp cho ngi lƠm k toán xác đnh lung s liu mt cách trc quan hn: ngi

khác có th xem đc h thng s sách mƠ không phi hc trình t vì đó lƠ phng
pháp c bn vƠ ph thông. u đim nƠy nhn thy rõ nu đem so sánh vi lung d
liu ca mt phn mm k toán.
- Rèn luyn cho k toán đc tính cn thn, t m: ng nhiên ri, vì ghi chép bng
bút thng rt hay b sai sót mƠ đư sai sót thì li rt khó sa, đôi khi phi lƠm li t
đu cng có th suy ra t đơy rèn luyn thêm tính kiên nhn na.
- Có th lƠm vic đc  mi tình hung (k c khi mt đin).
- Trng hp b mt d liu cng xác sut nh hn lƠ k toán trên máy.
2. Nhc đim.
- Ghi chép lp li nhiu ln cho mt nghip v vì phi vƠo nhiu s sách có liên quan
nên mt nhiu thi gian.
Ví d 1: Nh Np/Rút tin gi ngơn hƠng, bn đư phi vƠo s sách tin mt vƠ tin
gi.
Ví d 2: Mua hƠng hoá/vt t (Thanh toán bng tin mt), bn phi vit lp phiu chi
vƠ phi lp phiu nhp đng thi. Song song đó bn phi vƠo s qy, s chi tit vt t
cho tng mt hƠng
- Khi sai sót mt nhiu thi gian đ tìm kim vƠ nu có cng rt lơu.
- Làm nhiu quy trình mi ra đc báo cáo các lai nht là vào dp kt s cui nm.
B. THC EXCEL BÁN TH CÔNG.
I. Gii thi u
Excel lƠ gì? ó lƠ mt phn mm hay mt chng trình ng dng, mà khi chy chng
trình ng dng này s to ra môt bng tính và bng tính này giúp ta d dƠng hn trong
vic thc hin:
 Tính toán đi s
 Lp bng biu báo cáo
 V đ th
 S dng các loi hàm s trong nhiu lnh vc ng dng ( trong đó có k toán)
I. Công dng.

Trong Excel, mt Workbok là mt tp tin mƠ trên đó bn làm vic (tính toán, v
đ thi ) vƠ lu tr d liu. Vì mi workbook có th cha nhiu sheet (bng tính ), do vy
bn có th t chc, lu tr nhiu loi thông tin có liên quan vi nhau ch trong mt tp tin
Workbook
Worksheet Worksheet
1048576
dòng
16384 ct

Chartsheet

(file). Mt Workbook cha rt nhiu Worksheet hay chartsheet tùy thuc vào b nh máy
tính ca bn.
Nh vào tính tích hp này mà Excel tr thành công c h tr rt ln cho k toán:
 Có rt nhiu Worksheet nên mi Worksheet s tr thành mt giy làm vic
cho vic theo dõi các tài khon trng yu, các phn hành riêng l.
 Vic Khai báo Thông tin mi, nhp liu d dang vƠ đc cp nht t đng
trong h thng lƠ u đim vt bc so vi k toán tay.
 Các liên kt ni và liên kt ngoi giúp vic cp nht s liu nhanh chóng và
t đng hóa đa vƠo các phn hành ca k toán d dƠng hn.
 Thit lp các báo cáo theo mu và áp dng các hàm tính toán trên Excel
tang đ chính xác và nhanh chóng khi d liu đư đc nhp.
 V đ th phân tích d dàng và nhanh chóng.
 Lu tr tt.

II. Th m nh

 Không tn tin mua bn quyn.
 Không đòi hi kin thc chuyên sâu v CSDL :Bn cht ca mô hình bng tính
hoàn toàn thích hp vi vic to danh sách. Nu ch cn to DS d liu, Excel s
là gii pháp ti u.
 Lu tr tt hn file giy.
 D dàng thc hin vì excel có các hàm h tr, thng kê các khon mc mt cách
nhanh chóng.
 Có nhiu kh nng phơn tích :Bn có th khai thác toàn b kh nng phơn tích d
liu ca Excel mà không cn đn mt chng trình nƠo khác
III. H n ch
 Ch lƠm 1 ngi trên 1 file ti 1 thi đim (phù hp vi cty cc bé).
 Phn mm k toán đc phát trin bi nhng ngi làm IT chuyên nghip và có
s t vn ca nhng ngi làm k toán nên d liu k toán đc t chc khoa hc,
có quan h dàng buc cht ch (ví d: không th xóa linh tinh 1 chng t nu có
chng t phát sinh sau đó, không th xóa đi tng nu đư tham gia giao dch kinh
t phát sinh). Còn Excel thì ngc li.
 D liu toàn b k toán trong nhiu nm phi lu tr nhiu files đc lp, d liu
ln trên 5Mb thì m ra rt chm
 Ch đáp ng v mt s sách thông thng, các phân tích thng kê mang tính qun
tr là rt khó (tr phi phi lp trình VBA – mà lp trình c đó ko phi ai cng lƠm
đc)
 Các chng t nhp đa phn dng row ca 1 Sheet, không đúng mu chng t thc
s (tc là ko có quan h master-detail theo đúng ngha ca 1 chng t)
 Sa xóa chng t thoi mái (thm chí ko có c các danh mc đi tng, và nu có
thì có th xóa xot đi mƠ ch sao c) nhng cha chc đư có quan h tt nên có th
d liu ko đúng. Không đáp ng đc nguyên tc k toán trong trng hp sa
xóa: Nguyên tc lch s chng t. Và gi s có sa xóa thì cng không theo dõi
lu vt hƠnh đng đc.
 Làm excel thì ph thuc vƠo ngi làm. Nhân viên k toán b đi thì nhơn viên
khác s cha chc có các file k toán đó, mƠ có cha chc đư s dng đc. Còn

phn mm có nguyên lý, có tài liu hng dn s dng đ ngi sau có th dùng
đc.
 Nu làm Excel thì phi hch toán th công hàng ngày. Trong khi làm PMKT thì có
đnh ngha ht các nghip v kinh t phát sinh thƠnh th vin nghip v (KH có
th t đnh ngha đc) và khi thc hin nghip v KT thì ngi dùng ko còn quan
tâm chuyn N/Có th nào na. Nhng bm Recap là có th xem đc vic hch
toán ra sao đi vi chng t va nhp.
 Macro ca Excel có th b xóa bi các PM dit virus trong khi các CSDL ca
PMKT thì ít b trc trc. Tính an toàn cao ca PMKT vi các công c v CSDL
nh backup, restore, bo mt h qun tr CSDL, không th xóa CSDL nu ko có
quyn.
 Nu mun phân quyn trên Excel thì cng phi vit gn nh 1 PMKT. Tuy nhiên
 VN ch có 1 vƠi ngi lƠm đc vic đó. MƠ ai cng có th xóa đc 1 file excel
nên tính bo mt là = 0.

IV. Ví d:
Quy trình mà chúng ta làm k toán bng excel:
Bc 1: Thit lp thông tin doanh nghip.
 Thit lp thông tin doanh nghip: tên doanh nghiep, đa ch, mã s thu,
 Thit lp danh mc : +Bng đng kí danh mc tài khon lu cha các mc thông
tin v danh mc tài khon, s lng đu k/cui k, s d đu k, phát sinh trong k
và s d cui k. Các thông tin này ch khai báo mt ln duy nht khi mi bt đu s
dng.
+ Bng cơn đi tài khon phát sinh: Ghi nhn các nghip v
phát sinh trong k. K toán viên phi nhp d liu thông tin k toán
 Thit lp h thng s: nht ký chung, s qu tin mt, bng kê mua hàng, nht ký
bán hàng, s theo dõi tài sn c đnhầ
Bc 2: Nhp s d ban đu
Bc 3: Cp nht các nghip v kinh t phát sinh trong k.
 Nghip v thu chi tin

 Nghip v mua bán hàng
 Tài sn c đnh
 ầ
Bc 4: Làm các bút toán cui k
 Phân b chi phí tr trc
 Xác đnh giá vn trong k
 Tính và trích Khu hao TSC
 ầ
Bc 5: Làm Báo Cáo Tài Chính
 Cp nht bng cơn đi tài khon phát sinh
 Bng cơn đi k toán
 Báo cáo kt qu hot đng sn xut kinh doanh
 Báo cáo lu chuyn tin t
 Thuyt minh báo cáo tài chính
Nh vào Excel là mt bng tính nên ta d dàng áp dng các hƠm đ vic tính toán
din ra d dƠng vƠ nhanh chóng hn. Mt s hƠm thong thng nh: AND(logical1,
logical2, ầ); IF(logical_test, value_if_true,value_if_false); LEFT(text, num_chars);
Các hƠm nơng cao nh : SUMIF(range, criteria, sum_range); DSUM(database, filed,
criteria); ầ VƠ đ hình thành công thc tính toán đôi khi phi ghép các hƠm đó vi nhau.
Ví d c th: sau khi thit lp h thng nh trên thì da vào các chng t k toán
ta nhp d liu vào bng k toán máy. Vì đư thit lp các công thc t trc nên d liu
s đc cp nht đn các sheet liên quan trong nghip v ta đư nhp liu. C nh th thì
đn cui kì ta ch cn xem các s tng hp hay bng cơn đi tài khon phát sinh đ tin
hành lp Báo cáo tài chính cho doanh nghip.
C. PHNG THC PHN MN K TOÁN.
I. Khái quát v ph n m m k toán.
Cùng vi quá trình phát trin CNTT, đ tit kim thi gian cugnx nh công sc trong
công vic k toán. Phn mm k toán ra đi là mt bc tin trong lnh vc k toán.
1. Khái nim ca PMKT:
- PMKT là mt chng trình lp trình sn, s dng d liu đu vào (các chng

t phiu nhp kho, xut kho, hóa đnầ) s x lý d liu này và cho ra thông
tin đu ra là các báo cáo tài chính.
2. Bc tin ca PMKT so vi excel.
- Tính chính xác: Trc đơy khi x dng excel, nhp s liu trên 1 bng tính
chung d dn đn sai sót, cng nh các hƠm tính toán, chuyn d liu t file
nƠy qua file kiaầ PMKT s dng duy nht mt d liu đu vào là các chng
t gc, đi qua 1 h thng x lỦ đc lp trình sn và cho ra BCTC nên tính
chính xác cao. Còn x lý bng excel thì d có sai sót khi s dng nhiu ngun
d liu khác nhau.
- Tính hiu qu: cho thông tin đu ra nhanh hn, tit kim chi phí hn.
- Tính chuyên nghip: toàn b h thng s sách ca doanh nghip đc lp t
đng và in n sch s, đp và nht quán. Còn khi s dng excel thì nhân viên
k toán phi t lp BCTC và khi có sai sót phi lp li hoc chnh sa.
- Tính cng tác: PMKT có đy đ các phn hành k toán, nên có th s dng
đu ra ca phn hƠnh nƠy lƠm đu vào ca phn hành kia.
3. Li ích ca PMKT đi vi k toán
- Gim thiu công vic tính toán bng tay hay excel ca nhân viên k toán.
- Tránh sai sót cng nh trùng lp các bc phi lƠm nh trc kia
- Tit kim thi gian trong vic tng hp, đi chiu các s sách, báo cáo k toán.
- Cung cp tc thì đc bt k s liu k toán nào, ti bt k thi đim nào cho
ngi qun lỦ khi đc yêu cu.
- Không yêu cu phi nm vng tng nghip v chi tit mà ch cn nm
vng đc quy trình hch toán, vn có th cho ra đc báo cáo chính xác. iu
này rt hu ích đi vi các k toán viên mi ra trng cha có kinh nghim v
nghip v.
4. Li ích ca PMKT đi vi doanh nghip
- Cung cp các phân tích v hot đng tài chính ca doanh nghip theo nhiu
chiu khác nhau mt cách nhanh chóng.
- Hoch đnh vƠ điu chnh các k hoch hot đng tài chính ca doanh nghip
mt cách chính xác và nhanh chóng.

- Có đc đy đ thông tin tài chính k toán ca doanh nghip khi cn thit đ
phc v cho vic ra quyt đnh đu t, điu chnh hot đng sn xut kinh
doanh mt cách kp thi, nhanh chóng và hiu qu.
- Thông tin báo cáo tƠi chính chính xác hn to s tin tng đi vi các nhƠ đu
t.
5. i vi các đi tng bên ngoài
- Thông tin BCTC chính xác làm gim ri ro cho nhƠ đu t khi ra quyt đnh
đu t.
- i vi c quan thu d kim soát hn.
II. Ví d v ph n m m Fast Accounting.
Nh trc kia k toán phi phân ra tng b phn ng vi tng phn hành k toán, mi b
phn phi nhp d liu vào tng file excel, x lý s liu, ri k toán trng tng hp và
lp BCTC. Khi PMKT ra đi thì mi công vic đó đc lp trình thƠnh 1 chng trình,
k toán ch cn nhp s liu chng t gc và phn mm t x lý, liên kt s liu đu vào
đu ra gia các b phn, t lp BCTC.

1. Khái quát phn mm Fast Accounting 2.0
- Fast Accounting đc phát trin vƠ liên tc hoƠn thin t nm 1997.
- Là phn mm k toán ca công ty Fast.
- Phn mm k toán Fast Accounting có 16 phơn h:

[1] H thng
[2] K toán tng hp
[3] K toán tin mt, tin gi, tin vay
[4] K toán bán hƠng vƠ công n phi thu
[5] K toán mua hƠng vƠ công n phi tr
[6] K toán hƠng tn kho
[7] K toán TSC
[8] K toán CCL
[9] Báo cáo chi phí theo khon mc

[10] K toán giá thƠnh d án, công trình xơy lp
[11] K toán giá thƠnh sn phm sn xut liên tc
[12] K toán giá thƠnh sn phm sn xut theo đn hƠng
[13] Báo cáo thu
[14] Báo cáo qun tr các trng do ngi dùng t đnh ngha
[15] Qun lỦ hóa đn
[16] Thu thu nhp cá nhơn.
- Fast Accounting 2.0 lƠ phiên bn nơng cp ra đi nm 2011, thích hp cho doanh
nghip nh và va.
- Fast Accounting 11(nm 2013) đc phát trin trên công ngh ca Microsoft, ngôn ng
lp trình lƠ C#.NET, c s d liu lƠ SQL Server, có th chy trên máy đn l, mng ni
b hoc lƠm vic t xa qua internet. c bit Fast Accounting 11 có th chy đng thi
di dng ng dng windows hoc ng dng web thông qua các trình duyt ph bin nh
Internet Explorer, Fire Fox, Chromeầ



2. Cài đt phn mm Fast Accounting.
- Phn mm nƠy d cƠi đt nhiu hn so vi Vietsun.
- Bn lên web down v chy file cƠi đt nh nhng phn mm ng dng khác.
- Sau khi cƠi đt chy chng trình vƠ chn Demo s dng th 90 ngƠy.
- Bn nên restart li máy đ chnh font ch cho phù hp.

- VD: MƠn hình giao din cùa Fast Accounting 10.2


3. Cách s dng phn mm

- Fast Accounting thân thin vi ngi s dng, giao din hot đng là các nút chn
nên nhanh hn so vi Vietsun (s dng dng tree).

- Chia sn thƠnh nhiu phn hƠnh d dƠng trong vic d dng.
- Khi bm vƠo mi phn hƠnh s hin lên các chng t đ ngi s dng nhp vƠo,
các danh mc đ đin s d đu kì hay công nầ phía di lƠ danh sách các s
sách, báo cáo theo dõi ca phn hƠnh đó. Khi ta click vƠo các s sách chng t s
hiên lên hình nh mu theo quy đnh ca BTC.
Ví d:
- Khi m chng trình ta nhp thông tin ca Doanh nghip.
- Chn ngƠy lƠm vic ( t ngƠy nƠo đn ngƠy nƠo)
- Khai báo s d đu kì:
Chon phn hƠnh tng ng: công n ( chn mua bán hàng), hàng hóa thì chon
Hàng tn khoầcác tk khác thì chn k toán tng hp, danh mc cp nht s liu/
s d đu kì.
-
- Ví d: Khai báo s d đu kì đi vi TK131 thì ta chn phơn h ắBán hƠng vƠ
công n phi thuẰ, tk156 ta chn phn h ắHƠng tn khoẰ, sau đó vƠo Danh mc
chon nhp s d đu kì. i vi hƠng tn kho ta chn phng pháp xut kho khi
nhp liu, phn mm s t đng tính giá xut kho cho mình.
- Ví d nghip v bán hƠng:
Chn phơn h Bán hƠng vƠ công n phi thu.
Chn hóa đn bán hƠng kiêm phiu xut kho
Ta nhp s liu thông tin trên giao din ging chng t nhƠ nc quy đnh.
Thao tác nƠy tng đng vi nghip v N 131/ Có 5111,3331
N 632/ Có 1561
-  kim tra li nghip v, ta vƠo K toán tng hp, xem trong s chi tit bán hƠng,
hoc s nht kí chungầ
- i vi các bút toán kt chuyn, khu haoầ tng t k toán ch vic chn phơn
h ca nó, nhp chng tầ

4. u vit ca Fast Accounting nói riêng và PMKT nói chung.
- Thân thin vi ngi s dng.

- áp ng các yêu cu ca doanh nghip v cp nht và khai thác các thông tin tài
chính k toán và qun lý doanh nghip mt cách kp thi, đy đ, chính xác, h tr
cho các hot đng sn xut kinh doanh ca doanh nghip có hiu qu.
- áp ng các yêu cu qun lý ca doanh nghip v theo dõi tình hình mua hàng,
bán hàng, theo dõi công n, theo dõi hàng tn kho, theo dõi chi phí và tính giá
thành sn phm, theo dõi dòng tinầ
- áp ng các kh nng thay đi và phát trin trong tng lai ca doanh nghip và
các yêu cu v qun lý tài chính k toán và thu bng cách cp nht kp thi các
thông t, các quyt đnh ca B tài chính.

- Qun lý chi tit theo tng phn hành, tng đi tng, lu gi thông tin qua nhiu
nm.
- Qun lý , nhp liu đc nhiu đn v tin t, nhiu đn v c s.
- Cho phép kt xut d liu, in n d dàng.








D. PHNG PHÁP ERP.
I. ERP là gì?

Quy Trình Bán Hàng:


Khách hàng

NV  
BP   KH
BP kho
BP  
Đ  
Đ  
Đ  
Đ  
Ví d khi mt khách hƠng đt hƠng mt món hƠng. Bình thng, khi ngi đó bt
đu order, đn hƠng s đc chuyn t hòm th ca ngi đó đn công ty. Sau đó, nhơn
viên nhp d liu s chuyn ni dung đn hƠng (s lng, mt hƠng, giá tin, chi phí giao
hƠng ) vƠo h thng máy tính ca công ty, chuyn tip qua cho b phn qun lỦ khách
hƠng đ ghi li thông tin v ngi đt, ri chuyn qua kho, ri k toán,ầ
Quy trình nh th nƠy khin vic giao hƠng đn ngi mua b chm tr li, cha
k đn vic tht lc đn hƠng na. Vic phi nhp liu t phn mm nƠy qua phn mm
khác cng có th phát sinh li, nht lƠ vi các công ty hot đng trên nhiu khu vc đa
lý.
Song song đó, không ai trong công ty tht s bit đc tình trng ca đn hƠng đó
nh th nƠo bi không có đ ht mi quyn truy cp vƠo tt c mi phn mm.
Mt ngi lƠm bên mng tƠi chính hoc h tr khách hƠng s không th truy cp đc
phn mm ca bên kho đ bit lƠ hƠng đư đc giao hay cha.

 ERP xut hin vi mc đích thay th ht tt c nhng h thng đn l
này, và công ty ch xài mt phn mm duy nht đ qun lý.
Vy ERP là gì ?



- ERP lƠ lƠ phn mm qun lỦ tng th doanh nghip, cho phép doanh nghip t
kim soát đc trng thái ngun lc ca mình.

- ERP còn cung cp cho các doanh nghip mt h thng qun lỦ vi quy trình
hin đi theo chun quc t, nhm nơng cao kh nng qun lỦ điu hƠnh doanh nghip
cho lưnh đo cng nh tác nghip ca các nhơn viên.
- Xut hin ln đu tiên vƠo nm 1990 , khi tp đoƠn Gartner dùng nó đ m rng
cho MRP (Manufacturing Resources Planning), cng lƠ mt phn mm qun lỦ nhng tp
trung cho vic sn xut hƠng hóa.
- n khong gia nhng nm 1990, ERP đư đc áp dng cho hu ht các mng
ca mt doanh nghip ch không ch xƠi cho bên sn xut.
- Ti khong nm 2000, thut ng ắERP IIẰ xut hin vƠ đc dùng đ ch nhng
phn mm ERP có kh nng dùng giao din web đ truy cp và s dng. Th h
ERP mi này h tr vic hp tác gia các công ty vi nhau ch không ch qun lý
ni b na.

II. Vai trò c a ERP trong DN ?
- Kim soát thông tin khách hƠng: vì d liu nm chung  mt ni nên mi nhơn
viên trong công ty đu có th truy cp vƠ xem thông tin khách hƠng, mt s ngi có
quyn thì có th đi c thông tin mƠ không s h s khách hƠng không đc cp nht
xuyên sut các b phn khác nhau.
- Tng tc quá trình sn xut, cung cp hƠng hóa, dch v: ERP có th phc v nh
mt công c giúp t đng hóa mt phn hoc tt c quy trình sn xut. Vì ch s dng
mt h thng máy tính duy nht nên công ty có th tit kim thi gian, gim chi phí, tng
nng sut vƠ gim lng nhơn s cn thit.
- Kim tra cht lng, qun lý d án: ERP giúp doanh nghip kim tra và theo dõi
tính đng nht trong cht lng sn phm, đng thi lên k hoch và phân b nhân lc
mt cách hp lý tùy nhu cu d án.
- Kim soát thông tin tài chính: ERP tng hp ht mi th liên quan đn tài chính
li mt ni vƠ s liu ch có mt phiên bn, hn ch tiêu cc cng nh nhng đánh giá sai
lm ca ngi qun lý v hiu nng ca doanh nghip. ERP cng có th giúp to ra các
bn báo cáo tài chính theo nhng chun quc t
- Kim soát lng tn kho: ERP giúp kim soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng,

hàng nm  đơu, nguyên vt liu còn nhiu ít ra sao. Tt c s giúp gim chi phí, gim s
ngi cn thit, tng nhanh tc đ làm vic.
- Chun hóa hot đng v nhân s: nh ERP mà bên nhân s có th theo dõi sát sao
gi làm vic, gi ra v, khi lng công vic tng nhơn viên đư lƠm lƠ bao nhiêu, ngay c
khi nhng ngi nhơn viên đó làm vic trong nhiu b phn khác nhau,  nhiu khu vc
đa lý khác nhau.
III. Bc ti n ca ERP so vi PMKT
im phơn bit c bn nht ca vic ng dng ERP so vi cách áp dng nhiu
PM qun lỦ ri rc khác lƠ tính tích hp.
ERP ch lƠ mt PM duy nht vƠ các module ca nó thc hin các chc nng tng
t nh các PM qun lỦ ri rc, nhng đng thi các module cng có mi quan h cht
ch vi nhau.
ERP lƠ PM mô phng vƠ qun lỦ các hot đng ca doanh nghip theo quy
trình. Mt quy trình hot đng ca DN bao gm nhiu bc, mi bc thc hin mt
chc nng nƠo đó, mi bc có h thng thông tin hoc d liu đu vƠo vƠ có kt qu
lƠ h thng thông tin hoc d liu đu ra. Thông tin đu vƠo ca bc nƠy lƠ thông tin
đu ra ca bc trc; thông tin đu ra ca bc nƠy cng lƠ thông tin đu vƠo ca
bc k tip Mt quy trình hot đng ca DN, đc bit lƠ các quy trình chính có th
liên quan đn nhiu phòng, ban ca DN. Tuy nhiên, các PM qun lỦ ri rc thng
phc v cho hot đng ca mt phòng, ban c th. VƠ vic chuyn thông tin t phòng,
ban nƠy sang phòng, ban khác đc thc hin mt cách th công (chuyn vn bn,
copy file ) vi nng sut thp vƠ không có tính kim soát. Các module ca ERP cng
phc v cho các phòng, ban nhng hn th, thông tin đc luơn chuyn t đng gia
các bc ca quy trình vƠ đc kim soát cht ch. Các báo cáo trên PM ERP có th
ly thông tin t nhiu bc trong quy trình vƠ thm chí t nhiu quy trình khác nhau.
Cách lƠm nƠy to ra nng sut lao đng vƠ hiu qu qun lỦ thông tin rt cao cho DN.
IV. M t s h n ch
 Thi gian trin khai và s dng có th kéo dài: Do nhiu lý do khác nhau, thi
gian hoàn thin và trin khai mt h thng ERP thng kéo dài vài tháng đn vài nm.
Vic kéo dài thi gian thông thng do quy trình kinh doanh ca doanh nghip, mc đ

sn sàng s dng h thng, vn hoá làm vic ca doanh nghip,ầ
 Chi phí đu t đt: Mt gii pháp h tr cho vic qun tr ngun lc doanh nghip
lên đn vài chc ngàn ô-la không phi là quá đt so vi nhng giá tr mà nó đem li.
Tuy nhiên, chi phí đu t quá cao thng là do kh nng ca h thng không đáp ng
đc yêu cu ca doanh nghip trong vic kim soát các ngun lc.
 S chn la các module thích hp: Trong quá trình trin khai h thng, các quy
trình kinh doanh, vn hoá doanh nghip, các mc tiêu chin lc ca doanh nghip nu
không đc hiu đúng s to ra mt h thng quá xa vi, dn đn vic không đáp ng
đc yêu cu kinh doanh, làm tng nguy c đ v quy trình trin khai h thng ERP.
 S ph thuc vào nhà cung cp và trin khai: Phn ln các ng dng ERP đc
hiu theo dng ắphn mm may đoẰ, ngha là đc làm ra cho mt mc đích c th ca
doanh nghip. Nu nhà trin khai ngng vic h tr sn phm, h thng s nhanh chóng
không th đáp ng các yêu cu ca doanh nghip và không đc phát trin tip.
 S đc bit ca ngành ngh kinh doanh: Ngành ngh kinh doanh quá chuyên bit
ca doanh nghip gây nhiu khó khn cho vic tìm mt gii pháp phù hp. Vic này đòi
hi doanh nghip phi tìm ra mt nhà trin khai tht s có kinh nghim vi ngành ngh
kinh doanh ca mình. Mt s doanh nghip không th tìm ra gii pháp phù hp buc phi
t phát trin gii pháp cho riêng mình vi chi phí rt tn kém.
 Mc đ phc tp ca h thng:
H thng ERP là s liên kt ca nhiu module đm
nhim các chc nng khác nhau. H thng càng ln thì càng khó bo trì. Bên cnh đó,
không hn là khi h thng đáp ng đc yêu cu ca doanh nghip thì nhân viên trong
doanh nghip s có th s dng thành tho ngay. Vic trin khai h thng ERP lúc này s
đòi hi thêm chi phí đƠo to khá tn kém.
 Kh nng tng thích vi các h thng đc m rng: Tuy rng yêu cu ca mt
h thng ERP là kh nng tích hp d liu vi các h thng khác. Nhng thông thng
không có tiêu chun c th cho vic tích hp d liu do các h thng quá khác nhau.
Doanh nghip thng tn thêm chi phí cho vic tích hp d liu hoc doanh nghip phi
tính toán li kh nng trin khai gii pháp cùng vi các h thng có sn.