Thao tác với bảng tính điện tử( Hot)

Thao tỏc d dng vi Bng tớnh in t
MICROSOFT EXCEL
Ngô Quang Sơn
Giám đốc Trung tâm nghiên cứu
QLCSVCTB & ứng dụng CNTT
Học viện Quản lý Giáo dục
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
2
I.Khái niệm & thao tác cơ bản trong MS. Excel
1. Khởi động Excel.
2. Màn hình làm việc.
3. Thoát khỏi Excel.
4. Khởi tạo một bảng tính.
5. Địa chỉ, miền và công thức.
6. Các thao tác soạn thảo.
7. Các thao tác với tệp.
8. Một số hàm đơn giản.
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
3
1.Khởi động Excel
1. Start  Programs  Microsoft
Excel.
2. Desktop  Microsoft Excel.
3. Office Bar  Microsoft Excel.
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
4
2.Màn hình làm việc
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín

h điện tử Microsoft Excel
5
Các thành phần của màn hình làm việc
Thanh tiêu đề (Title Bar).
Thanh menu (Menu Bar).
Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar).
Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar).
Thanh biên tập công thức (Formula Bar).
Bảng tính (Sheet).

256 cột (A Z, AA,AB…IV).

65536 dòng.

Một tệp (workbook) gồm nhiều bảng tính (sheet).
Các thanh cuốn (scroll bars).
Thanh trạng thái (status bar).
Dòng tên cột (column heading).
Cột tên hàng (row heading).
…
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
6
3.Thoát khỏi Excel
Sử dụng Menu File

File  Exit
Kích chuột vào biểu tượng
đóng ứng dụng ở góc trên
bên phải màn hình

June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
7
4.Tạo bảng tính & một số thao tác
Để tạo một tệp (workbook) mới:

FileNew.

Chọn New workbook.
Workbook có thể có nhiều trang tính (sheet). Để tạo
một sheet mới:

Kích chuột phải vào tên một sheet nào đó (vd: Sheet1),
chọn Insert, sau đó chọn Worksheet.
Đặt tên cho trang tính:

Kích chuột phải vào tên trang, chọn Rename

Gõ tên rồi gõ Enter.
Bố trí trật tự các sheets: Dùng chuột bấm và rê tên
sheet tới vị trí mong muốn.
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
8
4.1.Dịch chuyển con trỏ
Con trỏ ô (Cell poiter) là hình chữ nhật trùm quanh đường
viền ô.
Di chuyển: Sử dụng các phím mũi tên, Page Up, Page
Down, Home.
Nhấn Ctrl + mũi tên để di chuyển đến ô cuối cùng (đầu tiên)

của bảng tính theo chiều mũi tên.
Gõ F5 rồi gõ địa chỉ ô (xem phần sau)
Kích chuột vào ô nào đó
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
9
4.2.Chọn miền, cột, dòng, bảng…
Chọn miền (range)

Bấm và rê chuột từ ô trên cùng bên trái tới ô dưới cùng
bên phải của vùng (hoặc theo các chiều khác).
Chọn cả dòng/cột

Kích chuột trái tại tên dòng (cột) để lựa chọn cả dòng
(cột).
Nhấn thêm phím Ctrl khi chọn để chọn các miền
rời nhau.
Chọn cả bảng tính

Kích chuột vào giao giữa hàng tên cột và cột tên dòng
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
10
4.3.Nhập dữ liệu {1}
Sử dụng bàn phím để nhập liệu cho ô tại vị trí con trỏ. Gõ
Enter để hoàn tất!!!
Nhập số:

Nhập bình thường


Sử dụng dấu chấm “.” làm dấu phân cách thập
phân (Regional setting là US).

Sử dụng dấu gạch chéo “/” để nhập phân số.

Viết cách phần nguyên và phần thập phân để
nhập hỗn số.
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
11
Nhập dữ liệu
Nhập số:

123.456

-123.456 hoặc (123.456)

3/2

1 1/2 (hỗn số).

3E+7 (dạng kỹ thuật).
Nhập xâu văn bản (text):

Các xâu có chứa chữ, nhập
bình thường

Các xâu dạng số: “1234”, có
hai cách nhập:


=“1234”

‘1234
Nhập ngày tháng

Khuôn dạng:
mm/dd/yyyy (Mỹ)

Ví dụ:

02/09/2004

12/31/2003
Nhập thời gian

Khuôn dạng: hh:mm:ss

Ví dụ:

13:30:55
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
12
5.Địa chỉ, miền, công thức
Địa chỉ ô

Địa chỉ tương đối

Địa chỉ tuyệt đối
Miền


Khái niệm miền

Đặt tên miền
Công thức

Khái niệm

Hàm
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
13
5.1.Địa chỉ ô
Mỗi ô được xác định bởi hàng và cột chứa nó.
Địa chỉ ô = tên cột + tên hàng
Ví dụ

Ô đầu tiên có địa chỉ A1 (A là cột A, 1 là hàng 1)
Địa chỉ chia làm 2 loại: tương đối và tuyệt đối
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
14
Địa chỉ tương đối
Chỉ bao gồm tên cột viết liền tên hàng
Bị thay đổi theo vị trí tương đối của ô chép tới so với ô gốc
khi sao chép công thức
Ví dụ

A1


F9
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
15
Địa chỉ tuyệt đối
Không bị thay đổi khi sao chép công thức
Cách viết

Thêm dấu $ vào trước tên cột (hàng) không
muốn thay đổi khi sao chép công thức.

Ví dụ:

$A1: Luôn ở cột A

$F$9: Luôn là ô F9
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
16
5.2. Miền (range)
Tập hợp ô
Cách viết

Đ/c ô góc: Đ/c ô đối diện

C2:D8

Đ/c ô góc Đ/c ô đối diện

A1 A5


Dùng “;” phân cách các
miền rời nhau:

B2 B8; E2:E8
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
17
Đặt tên cho miền
InsertName Define
Gõ tên miền (không có
dấu cách)

Ví dụ: Ngày_thuê
Chọn Add
Nhấn OK
Sử dụng để truy xuất miền

Trong công thức

…
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
18
5.3.Công thức (Formula)
Sử dụng để tính toán, thống kê trên dữ liệu.
Bắt đầu bằng dấu bằng ( = )
Tiếp theo là:

Các hằng, địa chỉ,…


Phép toán số học: +,-,*,/,^

Hàm

Ví dụ:

=A1/B1+COS(A1)*SIN(B1)
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
19
Formula bar
Có thể sử dụng thanh công thức để nhập
công thức cho tiện.
Ví dụ

=G3+G3*F3+J3-H3-I3
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
20
6. Các thao tác soạn thảo
Sao chép
Chuyển
Sửa
Xoá
Bỏ miền
Chèn
Dán đặc biệt
Undo và Redo
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín

h điện tử Microsoft Excel
21
6.1.Sao chép {1}
Chọn miền cần sao chép
(nếu là một ô thì di
chuyển con trỏ tới ô đó).
Nhấn Ctrl+C hoặc chọn
menu Edit Copy.
Miền sẽ được bao bởi
HCN nhấp nháy.
Di chuyển tới nơi cần
chép tới.
Nhấn Ctrl+V hoặc chọn
menu Edit Paste.
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
22
6.1.Sao chép {2}
Chép bằng chuột

Chọn vùng cần sao chép.

Nhấn Ctrl, di con trỏ tới biên vùng đến
khi xuất hiện dấu + ở cạnh chuột.

Bấm và rê chuột để kéo vùng cần sao
chép sang vị trí khác rồi thả chuột.
Chép tới các ô cùng hàng/cột liền kề:

Di chuột tới góc dưới bên phải vùng

chọn tới khi chuột chuyển thành dấu
cộng (+).

Bấm và rê để chép tới các ô liên tiếp
cùng hàng (cột).
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
23
6.2.Chuyển
Chọn miền cần chuyển (nếu là một ô thì di chuyển con trỏ
tới ô đó).
Nhấn Ctrl+X hoặc chọn menu EditCut.
Miền sẽ được bao bởi HCN nhấp nháy.
Di chuyển tới nơi cần chép tới.
Nhấn Ctrl+V hoặc chọn menu EditPaste.
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
24
6.3. Sửa và xóa dữ liệu
Sửa:

Di chuyển con trỏ tới ô cần sửa.

Nhấn phím F2 hoặc kích đúp chuột
trái.

Sửa nội dung.

Nhấn Enter.
Xóa dữ liệu:


Chọn miền cần xoá

Nhấn phím Delete để xoá dữ liệu
(các ô không bị xoá).
June 11, 2015 Một số kiến thức và kĩ năng cơ bản với Bảng tín
h điện tử Microsoft Excel
25
6.4.Bỏ miền và chèn ô
Bỏ miền:

Chọn miền cần bỏ

Chọn menu Edit Delete…

Shift cells left: Đẩy sang trái.

Shift cells up: Đẩy ô lên trên.

Entire row: Xoá toàn bộ hàng.

Entire column: Xoá toàn bộ cột.
Chèn ô: Chọn menu Insert

Cells: Chèn ô

Columns: Chèn cột vào bên trái cột hiện thời.

Rows: Chèn hàng lên phía trên hàng hiện thời.