Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và Quản lý thời gian - ĐH Ngoại thương

10/28/2012
1
KỸ NĂNGKỸ NĂNG
TỔ CHỨC CÔNG VIỆC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
VÀ QUẢN LÝ THỜI GIANVÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN
Hà Nội, tháng 02/2012
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
- Khoa Quản trị Kinh doanh -
MỘT SỐ THỰC TẾ VỀ SINH VIÊN
10/28/2012
2
KHI LÀ SINH VIÊN FTU….
BỐ MẸ NGHĨ XÃ HỘI NGHĨ
LÚC BAN ĐẦU, BẠN NGHĨ SAU ĐÓ, THỰC TẾ LÀ
10/28/2012
3
VẬY NGUYÊN NHÂN LÀ ????
10/28/2012
4
www.themegallery.com
www.themegallery.com
10/28/2012
5
CẤU TRÚC
 Tổng quan về Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả:
Khái niệm, Phân loại, Vai trò.
 Các phương pháp để quản lý công việc hiệu quả.
 Kỹ năng Quản lý thời gian: Khái niệm, Vai trò và
Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả.
I. KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
1. Khái niệm:

Nghĩa hẹp: Tổ chức là sắp xếp các
công việc được giao
Nghĩa rộng: Tổ chức là quá trình xác
định những công việc cần phải làm và
phân công cho các cá nhân, đơn vị
liên quan tạo ra mối liên hệ ngang
dọc trong nội bộ công việc, tổ chức
10/28/2012
6
1. KHÁI NIỆM:
Tổ chức công viện là một quá trình ấn
định những mục tiêu và xác định biện
pháp tốt nhất để thực hiện được
những mục tiêu đó.
Nó liên hệ với những phương tiện
cũng như với những mục đích.
BÀI TẬP 1:
Có 4 du khách cần qua một cây cầu vào ban đêm. Cầu chỉ chịu
được sức nặng của 2 người và du khách phải dùng đèn pin
soi đường để không bị sa xuống vực. Lưu ý là cầu dài nên
không thể ném đèn pin hoặc soi đèn từ bên này sang bờ bên
kia. Vấn đề là họ chỉ có 1 chiếc đèn pin. Tốc độ đi của mỗi
người khác nhau, cụ thể mất 1, 2, 5 và 10 phút. Giả sử 2
người một nhanh một chậm đi qua cầu thì thời gian sẽ tính
theo người chậm. Thời tiết xấu nên cầu có nguy cơ sập. Vậy
4 du khách có thể qua cầu trong khoảng thời gian ngắn nhất
là bao lâu, và đi như thế nào?
10/28/2012
7
2. TẠI SAO CẦN TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

 Tạo tư duy một cách có hệ thống về các tiến
trình công việc cũng như những kết quả dự kiến.
 Phối hợp hiệu quả hơn các nguồn lực sẵn có.
 Nắm vững được các nhiệm vụ cơ bản, từ đó giúp
sẵn sàng ứng phó, đối phó với những thay đổi
của mội trường bên ngoài.
 Chủ động hơn trong việc đánh giá kết quả,
thành tựu của cá nhân, tổ chức.
II.PHƯƠNG PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC CÔNG
VIỆC HIỆU QUẢ
10/28/2012
8
TRÒ CHƠI 1:
TRÒ CHƠI 1:
10/28/2012
9
1. THIẾT LẬP MỤC TIÊU
Yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất để có
thể tổ chức và quản lý công việc một cách
hiệu quả.
1.1. KHÁI NIỆM
 Mục tiêu là những trạng thái, cột mốc mà cá
nhân, tổ chức muốn đạt đưỡ trong một khoảng
thời gian xác định
 Mục tiêu : Management by Object (MBO)
10/28/2012
10
1.2. VAI TRÒ
 Là phương tiện để đạt được mục đích.
 Nhận dạng được các ưu tiên làm cơ sở lập

kế hoạch hoạt động và phân bổ các nguồn
lực.
 Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện/ hoạt
động.
 Quyết định hiệu quả hoạt động của cá
nhân, tổ chức.
1.3. ĐIỀU KIỆN CỦA MỤC TIÊU:
 Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của
nguyên tắc SMART:
Specific
Mesuarable
AchievableRealistic
Time
Bound
10/28/2012
11
NGUYÊN TẮC SMART
 S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
 M-Measurable: Đo đếm được
 A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của
mình
 R-Realistic: Thực tế, không viển vông
 T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch
ra.
Hiện nay, một số quan điểm phát triển nguyên tắc
SMART thành SMARTER, trong đó, E là
Engagement – liên kết và R là Relevant – thích
đáng
SPECIFIC – CỤ THỂ, DỄ HIỂU
 Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt

động trong tương lai.
EX:
- Đừng hoạch định mục tiêu của bạn một cách
chung chung là dẫn đầu lớp về môn Tiếng Anh,
trong khi SV giỏi nhất lớp hiện nay về tiếng Anh
đạt 850 điểm TOIEC.
- Hãy khẳng định mục tiêu của bản thân là phải đạt
bằng được mốc : 900 điểm TOIEC….
10/28/2012
12
MEASURABLE – ĐO LƯỜNG ĐƯỢC
 Chỉ tiêu mà không đo lường được thì sẽ không kiểm
soát được kết quả.
 “Mọi vấn đề đều có thể dùng chỉ tiêu để đánh giá kết
quả…”
EX:
Đừng yêu cầu: “Phải trả lời thư của khách hàng ngay
khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay
trong ngày nhận được
=> Muốn thành công, hãy tìm cách lượng hóa các
chỉ tiêu để thuận tiện cho việc đánh giá.
ACHIEVABLE – VỪA SỨC
 Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng
nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại ko thể
đạt được.
10/28/2012
13
REALISTICS – THỰC TẾ
 Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả
năng thực hiện so với nguồn lực của doanh nghiệp

bạn. (thời gian, nhân sự, tiền bạc….)
TIME BOUND – CÓ THỜI HẠN
 Mọi công việc đều phải có thời hạn cụ thể để hoàn
thanh, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.
 Thời gian hợp lý giúp bạn đạt được mục tiêu mà
vẫn đủ dưỡng sức cho các mục tiêu khác.
10/28/2012
14
SMARTER : GIÁ TRỊ VỚI TỔ CHỨC
 Engagement – liên kết: Tổ chức phải đảm liên
kết được lợi ích chung với lợi ích của các chủ thể
khác.
 Relevant – thích đáng: Mục tiêu phải thích
đáng, công bằng với tất cả các bộ phận.
THẢO LUẬN 1:
 Chia nhóm: 5-8 bạn/nhóm.
 Cùng thảo luận để trả lời câu hỏi:
“Nếu có 50 triệu đồng trong tay, nhóm bạn sẽ lựa chọn
kinh doanh thứ gì? Tại sao?”
 Thời gian chuẩn bị: 20 phút.
Yêu cầu: Sau khi chuẩn bị, mỗi nhóm đưa ra được ý
tưởng kinh doanh của mình kèm theo ít nhất 5 lí do giải
thích cho lựa chọn của mình.
10/28/2012
15
BÀI TẬP VỀ NHÀ SỐ1
 Liệt kê mục tiêu công việc của bạn trong năm nay
Mục tiêu
tổng quát
(cho cả

cuộc đời)
Mục tiêu
của giai
đoạn (5
năm tới)
Mục tiêu
cụ thể
Chỉ số đo
lường hiệu
quả
Kế hoạch
hành động
Yêu cầu trợ
giúp
10/28/2012
16
THE BEST WAY TO PREDICT THE
FUTURE IS TO CREATE IT
CÔNG CỤ ĐỂ XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU
CHECK
ACTION
PLAN
DO
Chu trình PDCA
(DEMING)
10/28/2012
17
2. LẬP KẾ HOẠCH
 Lập Kế hoạch: là một lịnh trình chi tiết những việc
cần làm để đạt mục tiêu đi kèm với các phương

pháp thực hiện
10/28/2012
18
KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH
KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH
10/28/2012
19
KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH
37
Mục tiêu Mộng mơ+ =
Hành động Qua ngày+ =
KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH
Mục tiêu Hành động Kết quả+ =
Mục
tiêu
Hành
động
Sống
đẹp
+ =
10/28/2012
20
VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH
 Tư duy có hệ thống trong quản lý thời
gian
 Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu
 Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản để
phối hợp với các thành viên nhóm
 Sẵn sàng ứng phó đối với những thay
đổi môi trường bên ngoài

 Tiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế
hoạch tiết kiệm 15-20p
QUI TRÌNH CHUẨN ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH
Xác định
Mục tiêu
Phân tích
Tình hình
Hình thành
Chiến lược
Lựa chọn
Chiến lược
Lập Kế hoạch
Tổ chức
Thực hiện
Kiểm tra
Điều chỉnh
Thu thập
thông tin
10/28/2012
21
MỤC TIÊU CÁ NHÂN
 Ước mơ:
 Triết lý sống:
 Mục tiêu dài hạn (2020):
 Mục tiêu trung hạn (2015):
 Mục tiêu ngắn hạn (2012):
 Nguyên tắc làm việc:
 Sở trường, sở đoản:
 Năng lực đặc biệt:
 Đặc điểm riêng:

THỰC HÀNH – THÔNG TIN VỀ CÁ NHÂN
1 Họ và tên:
2 Năm sinh: Giới:
3 Ước mơ Lương cao
4 Triết lý sống Thực tế, Đam mê,
5 Mục tiêu dài hạn
6 Mục tiêu trung
hạn
7 Mục tiêu ngắn
hạn
8 Nguyên tắc làm
việc
9 Sở trường, sở
đoản
10 Năng lực đặc biệt
11 Đặc điểm riêng Sở thích, tính cách
10/28/2012
22
43
THÔNG TIN CẦN THIẾT ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH
Chuẩn bị thông tin cho
kế hoạch tổng thể
Thông tin dự báo
Thông tin về nguồn lực
Mục tiêu phát triển bản thân
Dự báo các yếu tố (vĩ mô, vi mô) có liên quan
Chi phí thực hiện
Khả năng của bản thân
Ước mơ, khát vọng của bản thân
2.2. CÔNG CỤ ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH

Điểm mạnh
(S: Sthengths)
Điểm yếu
(W: Weaknesses)
Cơ hội
(O: Opportunities)
Thách thức
(T: Threats)
10/28/2012
23
2.3. CÔNG CỤ ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH
TT Làm gì
(What
)?
Làm để
làm gì
(Why)?
Ai làm?
(Who?
Làm khi
nào ?
(Where)
Làm ở
đâu
(When)?
Làm như
thế nào
(How)?
Cần bao
nhiêu tiền

để làm?
1
2
3
4
Lập kế hoạch với mô hình 5W2H:
THỰC HÀNH
 Làm bài tập theo nhóm
 Xây dựng kế hoạch kinh doanh
 Xác định:
 Mục tiêu
 Tìm kiếm nguồn thông tin
 Phân tích tình hình bằng công cụ SWOT
 Xác định các yếu tố cơ bản của kế hoạch 5W 1H
 Trình bày kết quả.
10/28/2012
24
TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH
Lập kế hoạch 5W 2H
Cụ thể hóa kế hoạch
Hình thành chuẩn mực đánh giá
Thu thập dữ liệu đánh giá
Đánh giá và tiến hành điều chỉnh
THỰC HÀNH 3
 Hình thành các chỉ tiêu đánh giá cho các công việc
trong bản kế hoạch kinh doanh ở trên:
STT Công việc Mục tiêu Chỉ số đánh giá
mục tiêu
Hình thức đánh giá
1

2
3
10/28/2012
25
 Công cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml
 Điện thoại di động
 Máy vi tính: để bàn, xách tay, bỏ túi
 Phần mềm: Microsoft Outlook
 Các phần mềm quản lý thời gian khác: Google Calendar
49
2.3. CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ LẬP KẾ HOẠCH