Hạch toán kế toán tại đơn công ty TMĐTPTMN Nghệ An

Website: Email : Tel : 0918.775.368
LỜI NÓI ĐẦU
Suốt thời gian học trong trường đại học, hầu hết sinh viên nói chung và
sinh viên khoa kế toán nói riêng mới chỉ được học tập, tiếp xúc với các vấn đề
lý thuyết. Vì vậy nảy sinh nhu cầu muốn được tiếp cận với công việc thực tế ở
các doanh nghiệp, qua đó sẽ giúp sinh viên nhân thức và hiểu rõ hơn những
kiến thức đã học, đồng thời giúp họ hình dung được những công việc mà các
nhân viên kế toán phải làm sau khi ra trong thực tế.
Là một trong những công cụ quản lí của công ty, hoạt động kế toán giữ
vai trò đặc biệt quan trọng, nó cung cấp các thông tin trong doanh nghiệp tới
những người quan tâm cả trong cũng như ngoài doanh nghiệp. Cụ thể, đối với
công ty, kế toán cung cấp các thông tin tài chính phục vụ cho việc quản lí, lập
kế hoạch và kiểm soát các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Nhà quản lí
cần các thông tin kế toán để từ đó đưa ra những quyết định phù hợp với điều
kiện hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả sản xuất
kinh doanh cao. Đối với cơ quan thuế, các thông tin kế toán là cơ sở xác định
số thuế mà doanh nghiệp phải nộp. Với các cơ quan quản lí, thông tin kế toán
từ các doanh nghiệp phục vụ cho việc phân tích tài chính, kiểm tra tình hình
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và xây dựng kế hoạch quản lí vĩ mô.
Xuất phát từ đặc điểm trên đây đòi hỏi người học về kế toán không chỉ giỏi lí
thuyết mà còn phải có kiến thức thực tế mới có thể làm tốt công tác này.
Qua giai đoạn đầu kiến tập tại công ty thương mại đầu tư phát triển miền
núi Nghệ An, được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của PGS.PTS Nguyễn Thị
Đông cùng các anh chị trong phòng kế toán công ty, em đã nhận thức được
phần nào về những kiến thức mình đã học. Đây sẽ là bài hoc quý báu đối với
em khi ra trường.
Đề án kiến tập gồm 3 phần lớn:
1
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Phần 1: Những đặc điểm kinh tế- kĩ thuật của công ty CP thương mại đầu
tư phát triển miền núi Nghệ An

Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty.
Phần 3: Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại đơn công ty
TMĐTPTMN Nghệ An
2
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Phần 1: Tổng quan về công ty CP thương mại đầu tư và phát triển
miền núi Nghệ An
1.1Lịch sử hình thành và phát triển của công ty:
Công ty cổ phần thương mại đầu tư phát triển miền núi Nghệ An hoạt
động và phát triển đến nay đã được 15 năm. Tiền thân là Công Ty Thương
Nghiệp Miền Núi được thành lập theo quyết định số 1486 ngày 25-08-
1992 của UBND Tỉnh Nghệ An . Sau đó, đến năm 1996, từ Công Ty
Thương Nghiệp Miền Núi Nghệ An chuyển đổi thành Công Ty Thương
Mại Đầu Tư Phát Triển Mền Núi Nghệ An theo quyết định số 2115 ngày
18-04-1996.
Ngày 29-12-2005 theo quyết định số 4877 của UBND Tỉnh Nghệ An
quyết định chuyển Công Ty TMĐTPT Miền Núi thành Công Ty Cổ Phần
TMĐTPT Miền Núi Nghệ An. Công ty CPTMĐTPTMN Nghệ An là
doanh nghiệp có tư cách pháp nhân hoạt động chủ yếu trong việc sản xuất
kinh doanh và các dịch vụ thương mại nhằm mục đích đạt lợi nhuận tối đa,
tăng cổ tức cho các cổ đông, phục vụ tốt các mặt hàng chính sách cho các
đồng bào Miền Núi , thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà Nước, xây
dựng công ty phát triển ngày một lớn mạnh.
Hiện nay, công ty đang là một đơn vị kinh doanh vừa và nhỏ với tổng
số cán bộ công nhân viên là 133 người có trình độ chuyên môn tốt, ban
lãnh đạo công ty đa phần là có trình độ Đại học, có kinh nghiệm quản lý
lâu năm và mang lại hiệu quả kinh tế cao. Đời sống của cán bộ công nhân
viên trong công ty từng bước được cải thiện và công ty luôn thực hiện tốt
nghĩa vụ của mình đối với ngân sách nhà nước.
TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP

3
Website: Email : Tel : 0918.775.368
 Tên đầy đủ : CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN
MIỀN NÚI NGHỆ AN.
 Chủ tịch hội đồng quản trị : Ông : Phan Hữu Nghĩa .
 Địa chỉ: Số11 - Đường Phan Bội Châu - Thành phố Vinh
- Nghệ An.
 Cơ sở pháp lý của Doanh nghiệp :
- Quyết định thành lập lại sau Cổ phần hoá : Số 4877.QĐ/UB ngày 29
tháng 12 năm 2005 của UBND tỉnh Nghệ An .
- Đăng ký kinh doanh : 2703000957 ngày 18/07/2006 do sở kế hoạch
đầu tư Tỉnh Nghệ An cấp giấy phép.
- TK tiền gửi số : 102010000385369 .Tại Ngân Hàng Công Thương -
N.A
- Mã Số Thuế: 29003255191
- Vốn điều lệ : 51.517.000.000 ( VNĐ)
Loại hình doanh nghiệp : Công ty Cổ phần 51% vốn Nhà nước và
49% vốn cổ đông là CBCNV Công ty đóng góp.
 Nhiệm vụ của Doanh nghiệp :
- Kinh doanh phục vụ các mặt hàng Chính sách như: Muối iốt, Dầu
hỏa thắp sáng, Thu mua hàng nông sản, lâm sản cho nhân dân.
- Kinh doanh các mặt hàng, Bách hóa, lương thực, xăng dầu, chất
đốt, phân bón…
- Xuất khẩu các mặt hàng: Lạc, Vừng, Bột sắn, Mủ cao su, Cafee ,
đồ thủ công mỹ nghệ…
- Nhập khẩu các mặt hàng: Vật liệu xây dựng Sắt thép xi măng,
Hàng điện tử điện lạnh…
Bảng cơ cấu lao động trong công ty
4
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Tình hình sản xuất kinh doanh trong những năm qua của công ty tương
đối tốt. Công ty đã không ngừng phát triển và mở rộng cả về chiều rộng
lẫn chiều sâu. Do đó doanh thu của công ty ngày càng cao được thể hiện
qua biểu sau : đơn vị:1000đ
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
Doanh thu 170.568.25
2
188.468.53
0
271.525.122
Lợi nhuận 760.146 801.325 983.864
Nộp Ngân sách 172.269 180.034 232.335
Thu nhập bình quân 1,622 1.768 1.952
Nguồn: chi cục thống kê tỉnh Nghệ An
1.2Đặc điểm kinh doanh và tổ chức kinh doanh của công ty:
Với mục tiêu đảm bảo việc làm và thu nhập cho cán bộ công nhân viên,
cung ứng hàng hóa kịp thời và đầy đủ cho khách hàng, phục vụ đồng bào
miền núi, các diện chính sách, đồng thời thực hiện tốt nghĩa vụ đối với nhà
nước cho nên công ty kinh doanh trên rất nhiều mặt hàng như hàng nông
sản, vật liệu xây dựng, điện khí, điện máy…không ngừng mở rộng thị
trường cả trong lẫn ngoài nước.
TT Số lượng lao động(người) Trình độ chuyên môn Tỉ lệ(%)
1 43 Đại học 32,33
2 28 Cao Đẳng 21,05
3 15 Trung cấp 11,28
4 47 Công nhân 35,34
5
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Ngoài ra, các hợp đồng xuất khẩu nông sản, cao su… sang các nước
như Trung Quốc, Lào, Thái Lan… cũng là một trong những hoạt động

thường xuyên và tương đối quan trọng của công ty.
Công ty có trụ sở chính, một xí nghiệp kinh doanh tổng hợp đặt tại
Vinh và có 9 trung tâm thương mại trực thuộc công ty ở các huyện miền núi:
Nghệ An: Tương Dương , Anh Sơn, Tân Kỳ , Kỳ Sơn , Thanh Chương , Quỳ
Hợp , Quế Phong , Con Cuông , Yên Thành.
Các đơn vị thành viên chịu trách nhiệm tiêu thụ, phân phối lượng hàng
hóa đã được phân bổ, cuối kì lập báo cáo tài chính gửi về công ty để quyết
toán.
6
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Trung tâm thương mại
huyện Tân Kì
Trung tâm thương mại
huyện Kì Sơn
Trung tâm thương mại
huyện Tương Dương
Hệ thống cửa hàng bán lẻ
của công ty tại Vinh
Trung tâm thương mại
huyện Anh Sơn
Trung tâm thương mại
huyện Quỳ Hợp
Trung tâm thương mại
huyện Yên Thành
Trung tâm thương mại
huyện Quỳ Châu
Trung tâm thương mại
huyện Quế Phong
Trung tâm thương mại
huyện Thanh Chương

Công ty mẹ tại
Vinh
Trung tâm thương mại
huyện Con Cuông
7
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sơ đồ 1.1: Tổ chức hệ thống kinh doanh:
1.3. Đặc điểm tổ chức quản lí của công ty:
Chức năng và nhiệm vụ của các ban phòng.
 Chủ tịch Hội đồng quản trị:
- Là người đứng đầu trong Công ty, Chịu trách nhiệm quản lý mọi mặt trong
công ty.
- Chỉ đạo trực tiếp cho Giám đốc và Phó giám đốc. Kiểm tra công việc các
phòng ban thông qua Giám đốc và Phó Giám đốc.
 Giám đốc Công ty:
- Là người trợ lý đắc lực cho Chủ tịch HĐQT, chịu trách nhiệm quản lý khi
Chủ tịch HĐQT đi công tác. Chỉ đạo trực tiếp đến các Phòng ban
thông qua Chủ tịch HĐQT.
- Giám đốc kiểm tra, đôn đốc công việc của các phòng ban. Báo cáo kịp thời
kết quả làm việc cho Chủ tịch và trước HĐQT.
 Phó giám đốc Công ty:
- Là người chịu trách nhiệm quản lý phòng ban của Công ty.
- Tham mưu nguồn hàng cho Giám đốc và Chủ tịch HĐQT.
 Các Phòng ban trong Công ty:
• Phòng Tổ chức hành chính :
- Phòng có trách nhiệm tuyển dụng cán bộ cho Công ty. Tham mưu sắp xếp
nhân sự của các phòng, ban.
- Bố trí nhân sự 1 cách hợp lý, tạo ra sự hợp thức hóa trong quá trình kinh
doanh. Là nơi giải quyết mọi chế độ, nghĩa vụ, quyền lợi cho người
lao động trong Công ty.

• Phòng kế hoạch - Chính sách:
- Với chức năng nhiệm vụ giao chỉ tiêu, kế hoạch hàng năm cho các đơn vị
trực thuộc (các Huyện). Về mặt hàng chính sách của đồng bào dân tộc
Miền núi. Chỉ tiêu hàng năm về bán lẻ thị trường và chỉ tiêu cấp phát
8
Website: Email : Tel : 0918.775.368
cho người nghèo, các hộ chính sách vùng sâu, vùng xa.(Đây là chính
sách của Đảng và Chính phủ cho đồng bào dân tộc miền núi).
- Hàng tháng phải kiểm tra quá trình thực hiện chỉ tiêu, báo cáo kịp thời cho
Giám đốc điều hành. Thông qua Giám đốc để kịp thời tháo gỡ những
bất cập trong quá trình thực hiện.
• Phòng Kế toán:
- Đây là phòng với chức năng và nhiệm vụ rất quan trọng. Trên cơ sở tham
mưu cho Giám đốc và trực tiếp tham mưu cho Chủ tịch HĐQT còn
trực tiếp quản lý và sử dụng nguồn vốn trong Công ty.
-Cân đối nguồn vốn trong Công ty, kịp thời phản ảnh lên HĐQT.
• Phòng kinh doanh:
Có trách nhiệm nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch, phương án kinh doanh
để trình lên hội đồng quản trị. Là phòng mang lại hiệu quả rất lớn cho
Công ty đặc biệt là về mặt hàng xuất nhập khẩu.
 Các trung tâm thương mại trực thuộc:
Do đặc điểm về kinh tế- xã hội của mỗi huyện miền núi là không giống
nhau thậm chí là khác biệt. Hơn nữa, vấn đề giao thông đi lại còn khó khăn
cho nên công việc kinh doanh tại địa phương do các đơn vị thương mại đóng
tại địa bàn trực tiếp tổ chức và thực hiện; công ty chỉ quản lí các đơn vị này
trên các mặt hành chính và nhân sự. Ngoài ra, công ty còn chịu trách nhiệm
kiểm tra, đôn đốc quá trình hoạt động của các đơn vị. Cuối kì, các đơn vị tự
tổng hợp số liệu và lập báo cáo gửi về cho công ty để quyết toán.
9
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lí

Ghi chú:
Chủ Tịch
HĐQT
Giám Đốc
điều hành
Phó Giám
Đốc
Phòng KHCS
công ty
Phòng kinh
doanh
Tổ chức hành
chính
Phòng Kế
toán
Các Huyện trực thuộc
Quản lí,chỉ đạo trực tiếp
Giúp việc quản lí
10
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị kiến tập
2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Dựa trên quy định của nhà nước và đặc điểm kinh doanh của doanh
nghiệp và đặc điểm riêng của mình công ty CPTMĐTPTMN tổ chức bộ
máy kế toán của mình theo hình thức: phân tán.
Công việc kế toán được phân công cho các bộ phận và đơn vị trực
thuộc thực hiện một phần hoặc toàn bộ những nội dung phát sinh tại đơn vị
mình. Phòng kế toán của doanh nghiệp chỉ thực hiện những công việc kế

toán đối với những nội dung phát sinh liên quan đến toàn doanh nghiệp
(hoặc những bộ phận chưa có điều kiện thực hiện công việc kế toán), kết hợp
với các báo cáo do các đơn vị gửi lên để tổng hợp và lập ra các báo cáo
chung cho toàn doanh nghiệp.
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán
Chức năng , nhiệm vụ của bộ máy kế toán :
- Kế toán trưởng : Là người đứng đầu phòng kế toán chỉ đạo tập hợp
nghiệp vụ phát sinh của công ty , kế toán trưởng còn có nhiệm vụ chi tiêu quỹ
11
Kế toán trưởng
KT quỹ,
ngân
hàng
KT tiền
lương
KT thuế KT ngân
sách
KT TSCĐKT hàng
hóa
KT các đơn vị trực
thuộc
Website: Email : Tel : 0918.775.368
lương và quản lý tài chính chung trong công ty như thế nào cho thật hợp lý và
đạt hiệu quả cao.
- Kế toán quỹ , Ngân hàng : có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ thu -
chi tiền của công ty.
- Kế toán hàng hoá : Có nhiệm vụ theo dõi hàng hoá nhập về kho đã
đầy đủ chưa và xuất đi tiêu thụ bao nhiêu cho thật đầy đủ và chính xác.
- Kế toán thuế : hạch toán và kê khai các loại thuế của các mặt hàng
như thuế GTGT , Thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế khác để nộp cho ngân

sách nhà nước.
- Kế toán ngân sách : Có nhiệm vụ trình bày phương án kinh doanh của
công ty để trình lên Tỉnh nhằm thuyết phục Tỉnh giải ngân về cho công ty qua
các phương án, dự án mà công ty đã trình bày.
- Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ kê khai tài sản và quản lý tài sản của
Công ty.
- Kế toán các trung tâm trực thuộc : Có nhiệm vụ kê khai, hạch toán và
tập hợp số liệu phát sinh trong kỳ và cuối quý gửi lên cho kế toán trưởng lập
báo cáo tài chính.
2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán
Vừa là một doanh nghiệp thương mại và dịch vụ tổng hợp, lại vừa đảm
đương thêm nhiệm vụ phân phối hàng hóa cho các diện chính sách theo chỉ
đạo của Đảng và nhà nước; cho nên, việc tổ chức hạch toán kế toán trong
công ty cũng có những đặc trưng riêng.
2.2.1 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty:
-Công ty hạch toán theo hình thức phân tán, hệ thống kế toán bao gồm
hệ thống chứng từ, sổ kế toán, BCTC được thực hiện theo quyết định 48 QĐ-
BTC năm 2006 của bộ Tài chính.
-Chế độ kế toán áp dụng : doanh nghiệp vừa và nhỏ
-Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
-Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: ghi nhận theo giá gốc
12
Website: Email : Tel : 0918.775.368
-Phương pháp tính giá hàng tồn kho cuối kì: thực tế đích danh:
Tồn cuối kì = Tồn đầu kì + Nhập trong kì - Xuất trong kì
-Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
-Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : khấu hao theo đường thẳng
theo Quyết định 206/2003/QĐ-BTC ban hành ngày 12/12/2003.
-Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: ghi nhận vào chi phí tài chính
trong năm.

-Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: ước tính để ghi vào chi phí
trong năm.
-Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải
trả: dự phòng phải trả được lập theo số chênh lệch giữa số phải trả năm nay
và số đã trả năm trước
-Nguyên tắc, phương pháp ghi nhận doanh thu : ghi nhận doanh thu
theo CMKT.
-Hình thức ghi sổ: “Nhật Ký-Sổ Cái "
-Đơn vị tiền tệ : VND; Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ được ghi
nhận theo tỉ giá thực tế tại thời điểm phát sinh.
-Năm tài chính :Bắt đầu vào ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng
năm; BCTC của công ty được lập theo quý.
-Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ
2.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ chứng từ:
Chứng từ kế toán là nguồn thông tin ban đầu được xem như nguồn
nguyên liệu mà kế toán sử dụng để tạo lập nên những thông tin có tính tổng
hợp và hữu ích để phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau.
Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại công ty gồm:
 Lao động và tiền lương: chứng từ bao gồm
- Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lương
- Phiếu ghi hưởng BHXH
13
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Bảng thanh toán tiền thưởng
 Hàng tồn kho: chứng từ bao gồm
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm kê vật tư, tài sản, hàng hóa
 Mua, bán hàng: chứng từ gồm

- Hóa đơn mua bán hàng
- Hóa đơn dịch vụ
- Hóa đơn giám định hàng xuất nhập khẩu
- Hóa đơn thu phí bảo hiểm
 Tiền tệ:gồm các chứng từ
- Phiếu thu
- Phiếu chi
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng
- Bảng kiểm kê quỹ
- Phiếu mua hàng
- Hóa đơn điện, nước, các dịch vụ mua ngoài
 Tài sản cố định: gồm các chứng từ
- Biên bản bàn giao TSCĐ
- Thẻ TSCĐ
- Biên bản thanh lí TSCĐ
2.2.3 Đặc điểm vận dụng chế độ tài khoản:
- Công ty thương mại đầu tư và phát triển Miền núi Nghệ An áp dụng
hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 48 QĐ-BTC ban hành ngày
14/9/2006
- Không áp dụng các tài khoản: 113, 121,128, 129, 139, 144, 155, 158,
159, 161, 212,213, 217, 221, 222, 223, 228, 229, 241, 243, 244, 315, 337,
342, 344, 347, 351, 352, 414, 415, 419, 441, 461, 466, 511, 512, 611, 621,
622, 623, 631.
14
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Các tài khoản thường dùng được mở chi tiết bao gồm:
- Tài khoản tiền gửi ngân hàng: TK112 gồm 2 tài khoản cấp 2 và 7 tài
khoản cấp 3
Ví dụ: 1121: VNĐ; 11211 VNĐ gửi tại NH Công Thương; 11224 tiền
gửi ngoại tệ tại ngân hàng Nông Nghiệp đầu tư và phát triển nông thôn

Nghệ An.
- Tài khoản phải thu khác TK 138: bao gồm 1 tài khoản cấp 2 và 7 tài
khoản cấp 3
Ví dụ: 13881: phải thu nội bộ(thuế+bán hàng)
13388:phải thu khác
- Tài khoản thuế đầu ra phải nộp TK 333: thuế và các khoản phải nộp
nhà nước
Tài khoản này có 4 tài khoản cấp 2 và 1 tài khoản cấp 3:
Ví dụ: TK 3331: Thuế GTGT
TK 33311: thuế GTGT hàng nhập khẩu trực tiếp
TK 3334: thuế thu nhập doanh nghiệp
TK 3337: thuế nhà đất, tiền thuê đất
TK 3338: các loại thuế khác
- TK 338: phải trả phải nộp khác
Tài khoản này có 5 tài khoản cấp 2 và 3 tài khoản cấp 3:
Ví dụ: TK 3381:
TK 3382: kinh phí công đoàn
TK 3383:BHXH
TK 3387: doanh thu chưa thực hiện
TK 3388: phải trả, phải nộp khác
Tài khoản doanh thu: TK 511 bao gồm 3 tài khoản cấp 2 và 4 tài khoản
cấp 3:
Ví dụ : TK 5111: doanh thu bán hàng hóa; TK 5111: doanh thu hàng hóa
xuất nhập khẩu, TK 5114: doanh thu trợ cấp, trợ giá.
15
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Tài khoản chi phí TK627: gồm 6 tài khoản cấp 2 và 8 tài khoản cấp 3
Ví dụ : TK 62711: chi phí lương nhân viên; TK 62773: chi phí điện thoại,
internet
Tài khoản 642: gồm 2 tài khoản cấp 2 và 13 tài khoản cấp 3

Ví dụ: TK 64214: chi phí khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng;
TK 64223: chi phí đồ dùng văn phòng…
Công ty sử dụng nhiều đến các tài khoản này vì lĩnh vực hoạt động chủ
yếu của công ty là kinh doanh thương mại, xuất nhập khẩu và phân phối
hàng hóa chính sách.
2.2.4 Đặc điểm vận dụng chế độ sổ sách
Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy bằng phần mềm
Esoft với hình thức ghi sổ “Nhật kí- Sổ Cái”. Do đó, công ty sử dụng các loại
sổ kế toán chủ yếu sau:
- Nhật kí-Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Nhật kí - Sổ Cái là một quyển sổ tổng hợp duy nhất vừa dùng làm sổ
ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa dùng làm sổ cái để tập hợp và
hệ thống hóa các nghiệp vụ đó theo các tài khoản kế toán .Các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và
theo nội dung kinh tế(theo tài khoản kế toán) trên cùng quyển sổ duy nhất là
Nhật kí- Sổ Cái. Căn cứ ghi chép là các chứng từ kế toán hoặc các bảng tổng
hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Sổ và thẻ kế toán chi tiết gồm:
- Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết tài sản cố định;
- Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm,
hàng hóa;
- Sổ kế toán chi tiết các loại vốn bằng tiền( quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,
tiền đang chuyển), các khoản vay ngắn và dài hạn.
16
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán: phải trả người bán,
phải thu khách hàng, phải thu, phải trả khác…
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết chi phí sản xuất, bán hàng, quản lí doanh
nghiệp;

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết chi phí đầu tư xây dựng cơ bản
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thuộc các tài khoản khác tùy theo yêu cầu phân
tích, kiểm tra và lập báo biểu trong từng nghành, từng doanh nghiệp và tổ
chức kinh tế.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và dùng làm căn cứ ghi sổ; trước hết kế
toán xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để ghi vào Nhật kí- Sổ
Cái:Mỗi khi nhận được chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh, nhân viên giữ Nhật kí-Sổ cái phải kiểm tra các chứng từ về mọi mặt,
căn cứ váo nội dung nghiệp vụ trên chứng từ xác định tài khoản ghi Nợ, tài
khoản ghi Có và ghi các nội dung cần thiết của chứng từ vào Nhật kí-Sổ cái.
Cuối tháng, kế toán cộng số liệu của cột số phát sinh ở “Nhật kí” vào
các phần Nợ, Có tương ứng của “Sổ Cái” để ghi vào dòng cộng phát sinh
cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh tháng trước và số phát sinh tháng này
tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu kì đến cuối kì. Căn cứ vào số dư đầu kì, số
phát sinh trong kì, kế toán tính ra số dư cuối kì của từng tài khoản trên Nhật
kí- Sổ Cái. Trong bước kiểm tra, đối chiếu kế toán so sánh “Số phát sinh trên
Nhật kí”; “ Tổng số phát sinh Nợ của các tài khoản “ và “ Tổng số phát sinh
Có của các tài khoản “ nếu phát hiện chênh lệch sẽ tiến hành điều chỉnh
lại:Mỗi chứng từ gốc được ghi vào Nhật kí- Sổ cái trên cùng một dòng đồng
thời ở cả hai phần: trước hết ghi vào cột ngày, tháng, số hiệu của chứng từ,
diễn giải nội dung và số tiền của nghiệp vụ trong phần Nhật kí, sau đó ghi số
tiền của nghiệp vụ vào cột ghi Nợ và cột ghi Có của các tài khoản có liên
quan trong phần sổ Cái. Sau khi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh trong tháng vào nhật kí- Sổ cái, nhân viên giữ sổ tiến hành
17
Website: Email : Tel : 0918.775.368
khóa sổ, tìm ra ở phần Nhật kí tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và
số dư cuối tháng của từng tài khoản ở phần Sổ cái, đông thời tiến hành kiểm
tra đối chiếu số liệu trên Nhật kí-Sổ cái bằng cách lấy tổng số phát sinh Nợ

và tổng số phát sinh Có của tất cả tài khoản trên sổ Cái đối chiếu với tổng số
tiền ở phần Nhật kí; lấy tổng số dư Nợ đối chiếu với tổng số dư Có của tất cả
các tài khoản trên sổ Cái. Nếu tổng số nói trên khớp nhau thì việc tính toán
số phát sinh và số dư của các tài khoản trên Nhật kí-sổ Cái được coi là chính
xác.
Ngoài ra, để đảm bảo tính chính xác của các số liệu hạch toán trên từng
tài khoản tổng hợp, trước khi lập báo biểu kế toán, nhân viên giữ Nhật kí-sổ
Cái phải tiến hành đối chiếu số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư của từng
tài khoản trên sổ Cái với số liệu kế toán của các bảng tổng hợp số liệu kế
toán chi tiết cảu từng tài khoản tương ứng.
Chứng từ gốc sau khi ghi Nhật kí-sổ Cái được chuyển ngay đến bộ
phận kế toán chi tiết có liên quan để ghi vào sổ hoặc để thẻ kế toán cảu từng
tài khoản . Cuối tháng, nhân viên phụ trách các phần tiến hành kế toán chi
tiết cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào các số liệu đó lập các
bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với Nhật kí-
sổ Cái.
Mọi sai sót đều phải được sửa chữa kịp thời theo đúng các phương
pháp sửa chữa sai sót quy định trong chế độ về chứng từ và sổ sách kế
toán.Nhật kí-sổ Cái và các bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu
và chỉnh lí số liệu được dùng để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài
chính khác.
Ngoài ra, do đặc điểm của công ty là doanh nghiệp thương mại với quy
mô vừa và nhỏ, ngoài ra còn thay mặt Nhà nước cung ứng một số mặt hàng
chính sách nên trừ các nghiệp vụ liên quan đến quỹ tiền mặt ra, tính chất của
các nghiệp vụ kế toán không thực sự nhiều và phức tạp. Vì thế, kế toán công
18
Website: Email : Tel : 0918.775.368
ty lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán theo định kì 1 tuần một lần, riêng các
khoản mục về Quỹ trong doanh nghiệp được lập 3-5 ngày/lần.
Sơ đồ 2.2: Kế toán theo hình thức Nhật kí-Sổ cái

Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
NHẬT KÍ- SỔ CÁI
Sổ, thẻ kế
toán chi
tiết
Bảng tổng hợp
chứng từ kế
toán cùng loại
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng
tổng hợp
chi tiết
19