Mô tả công việc của trưởng phòng nhân sự công ty cổ phần PERFECT NDT.doc

CHƯƠNG MỞ DẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Đối với một tổ chức hay doanh nghiệp, mỗi bộ phận, phòng ban có những chức
năng và nhiệm vụ riêng, tương quan và hỗ trợ lẫn nhau vì sự phát triển chung của cả
tổ chức. Tuy nhiên, chúng ta có thể khẳng định một điều rằng: nhân sự là phần trung
tâm, có vai trò liên kết và hỗ trợ đắc lực cho tất cả các bộ phận còn lại trong tổ chức,
doanh nghiệp. Không một hoạt động nào trong doanh nghiệp có thể tiến hành nếu
không có con người. Từ đó, vai trò của những nhân viên nhân sự là rất quan trọng,
đặc biệt là trưởng phòng nhân sự (TPNS). TPNS có trọng trách là quản trị tốt, hiệu
quả nguồn lực nòng cốt trong doanh nghiệp – nguồn nhân lực. Do đó, công việc
TPNS cần được quan tâm, xem xét. Đó cũng chính là những nguyên nhân khiến
chúng tôi quyết định nghiên cứu đề tài “Mô tả công việc của trưởng phòng nhân
sự công ty cổ phần PERFECT NDT ”.
2. Mục đích nghiên cứu.
- Cung cấp những mô tả về công việc của một TPNS về mặt lý thuyết.
- Hiểu biết thêm về công việc TPNS tại một công ty thực tế.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu.
- Tìm hiểu trên lý thuyết và mô tả về công việc TPNS.
- Liên hệ thực tế công việc TPNS tại một công ty cụ thể để bổ sung phần lý
thuyết.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng: mô tả công việc của TPNS.
- Phạm vi: tại công ty cổ phần Perfect NDT.
5. Phương pháp nghiên cứu.
- Phương pháp đối chiếu và so sánh: Tham khảo thông tin trên các nguồn thứ cấp
làm nền tảng cho việc nghiên cứu và so sánh với thực tiễn.
- Phương pháp chuyên gia: lấy ý kiến trực tiếp TPNS tại công ty cổ phần Perfect
NDT.
1
CHƯƠNG 1
LÝ THUYẾT VỀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1.1. Định nghĩa
Mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác cụ
thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc và những điều kiện đối với người làm
nhiệm vụ đó.
1.2. Ý nghĩa của việc mô tả công việc
Mô tả công việc giúp DN tìm được những nhân viên thích hợp cho công việc.
Bên cạnh đó, bản mô tả công việc còn giúp nhân viên biết rõ họ cần làm gì, những công
việc nào thuộc thẩm quyền và không thuộc thẩm quyền của họ.
Mô tả công việc còn giúp nhân viên định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho công việc
của mình từ đó quá trình thực hiện công việc sẽ diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ hơn.
Khi mô tả công việc một cách cụ thể công việc sẽ không bị lặp đi lặp lại và tránh được
các tình huống va chạm giữa các nhân viên.
1.3. Nội dung của bản mô tả công việc
- Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ tổ chức, nơi
làm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì
- Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện công việc đó,
người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó.
- Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kĩ năng tinh thần và những kĩ năng về thể chất,
điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc.
- Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: mối quan hệ giữa những người khác trong
và ngoài doanh nghiệp.
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Hầu hết những bản mô tả công việc đều nêu rõ nhiệm
vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cần phải thực hiện tốt công việc đó ở mức nào.
- Quyền hành thực hiện công việc: Xác định rõ giới hạn trong các quyết định về mặt tài
chính và nhân sự.
- Điều kiện làm việc: máy móc hỗ trợ, làm thêm giờ…
1.4. Lý thuyết về chức năng, nhiệm vụ của trưởng phòng nhân sự
Nhân sự là một trong những nguồn lực chính của doanh nghiệp. Vai trò của giám
đốc nhân sự nên được nhìn nhận như thế nào? Trong công ty, vai trò của trưởng phòng
2

nhân sự thường bị lu mờ bởi những vị trí khác như: kinh doanh, tài chính, marketing...
Nhiều người cho rằng trưởng phòng nhân sự chỉ là người thừa hành mệnh lệnh của ban
giám đốc. Nhiều người khác lại cho rằng đám đốc nhân sự gây phiền toái cho các bộ
phận. Nhưng sự thực thì công việc trưởng phòng nhân sự có vai trò như một huyết
mạch đối với sự tồn tại và phát triển của công ty. Để làm rõ vai trò huyết mạch này
nhóm chúng tôi đưa ra 4 nhiệm vụ chính mà những người quản trị nhân sự thực hiện
trong một công ty.
Thứ nhất là nhiệm vụ lập kế hoạch và tuyển dụng. Đây là một trong những chức
năng chính của công tác quản trị nguồn nhân lực tại một tổ chức. Nó đòi hỏi những
người làm công tác nhân sự phải thường xuyên phân tích nhu cầu sử dụng lao động của
doanh nghiệp. Từ đó xác định những vấn đề cụ thể như: DN cần có những người lao
động như thế nào? Thời điểm nào cần họ? Những kiến thức, kỹ năng nào người lao
động cần có? DN đã có sẵn nguồn nhân lực thích hợp chưa? Những lao động hiện tại
của DN có đáp ứng được yêu cầu công việc hiện tại hay chưa? Nên lựa chọn giữa việc
tuyển dụng mới người lao động từ bên ngoài hay lựa chọn từ cán bộ, nhân viên đã có
sẵn tại doanh nghiệp? Việc phân tích này đòi hỏi cả một quá trình theo dõi thường
xuyên, kỹ lưỡng và có sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban trong tổ chức.
Thứ hai là nhiệm vụ đào tạo và phát triển. Đây là một quá trình rèn luyện tạo
điều kiện cho nhân viên tiếp thu các kiến thức, học tập các kỹ năng mới. Quá trình này
yêu cầu TPNS phải thường xuyên rà soát và đánh giá các yêu cầu về phát triển kiến
thức, kỹ năng nghề nghiệp của nhân viên, của người lao động đảm bảo đáp ứng cho yêu
cầu hiện tại và tương lai của DN.

Thứ ba là nhiệm vụ duy trì và quản lý. Nguồn nhân lực mạnh không những tạo
cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh mà còn là yếu tố quyết định sự thành công hay thất
bại của doanh nghiệp. Thu hút nhân tài là một việc khó, song giữ được nhân tài là công
việc nhiều thử thách hơn đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Để làm tốt nhiệm vụ
này TPNS cần quan tâm đến 3 vấn đề chính là đánh giá nhân viên, trả công nhân viên
và mối quan hệ giữa các nhân viên.
Thứ tư là nhiệm vụ cập nhật thông tin và dịch vụ về nhân sự. Hệ thống thông tin

3
và dịch vụ trong quản trị nhân lực bao gồm cả một quá trình thu thập, tổng hợp có hệ
thống các thông tin và dịch vụ liên quan đến quản trị nguồn nhân lực.Do đó TPNS phải
là một người truyền tin hiệu quả. Làm sao để tất cả những thông điệp của lãnh đạo công
ty phải chuyển đến nhân viên một cách rõ ràng nhất. Từ đó sẽ có sự thống nhất và sẻ
chia giữa ban lãnh đạo và nhân viên.
1.5. Khái quát công việc của trưởng phòng nhân sự
Từ những lý thuyết trên, công việc của một TPNS có thể được khái quát như sau:
 Công việc chính:
- Hỗ trợ cho cấp trên (Giám đốc/ Ban giám đốc - BGD) giải quyết những vấn đề
thuộc lĩnh vực nhân sự trong công ty.
- Điều hành các hoạt động trong phòng của mình.
- Tương tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn trong vấn
đề nhân sự.
 Các mối quan hệ của Trưởng phòng nhân sự:
- Đối với bên ngoài: TPNS cần xây dựng quan hệ tốt với các tổ chức bên ngoài
liên quan đến công việc nhân sự như: các cơ quan chính quyền, Sở Lao động,
Công đoàn, các nhà cung ứng lao động.
- Đối với bên trong công ty: TPNS ngoài giữ mối quan hệ tốt với cấp quản lý
mình, các nhân viên trong phòng nhân sự, họ còn xây dựng quan hệ thường
xuyên với các phòng, ban khác trong công ty.
 Chức năng, nhiệm vụ chính:
Trưởng phòng nhân sự có nhiệm vụ chính là quản trị nguồn nhân lực trong công
ty. Theo đó, họ cần đảm nhận 4 nhiệm vụ sau: Lập kế hoạch và tuyển dụng, đào tạo và
phát triển, duy trì và quản lý, cung cấp, truyền thông tin và dịch vụ nhân sự.
Về mặt lập kế hoạch và tuyển dụng, TPNS cần thực hiện các công việc:
- Phối hợp với các phòng khác lập kế hoạch nguồn nhân lực: theo dõi thông
tin nhân lực trên toàn công ty, đưa ra bảng mô tả và tiêu chuẩn công việc
cho từng vị trí, lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
- Tham vấn, giám sát quá trình tuyển dụng.

- Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút người tài cho công ty.
- Cùng các phòng khác tổ chức tuyển dụng nhân sự cho công ty.
4
Về mặt đào tạo và phát triển nhân lực, TPNS giữ vai trò quan trọng trong các
công tác:
- Tổ chức hướng dẫn các nhân viên mới hội nhập với công việc.
- Xác định nhu cầu đào tạo và lựa chọn hướng đào tạo, phát triển theo yêu
cầu công ty.
- Xây dựng, quyết định chương trình đào tạo cho người lao động tại doanh
nghiệp phát triển nghề nghiệp của họ.
Về mặt duy trì và quản lý nguồn lực, TPNS là người chỉ đạo việc đánh giá kết
quả công việc của nhân viên, khen thưởng, trả công cho họ. Ngoài ra, TPNS cùng các
phòng khác bố trí, thuyên chuyển, đề bạt, quản lý quá trình thôi việc….Họ còn hướng
dẫn, tư vấn cho các bộ phận khác về chính sách nhân sự của công ty và giữ nhiệm vụ
đôn đốc các bộ phận khác thực hiện.
Thông tin, dịch vụ nhân sự, người Trưởng phòng cần nắm bắt thông tin nhân sự
trong công ty một cách nhanh chóng, truyền tin hiệu quả. Họ sẽ chủ trì, đưa ra hướng
giải quyết cho mâu thuẫn nhân sự bên trong công ty và công ty với bên ngoài.
 Quyền hạn của Trưởng phòng nhân sự:
Người Trưởng phòng nhân sự sẽ có quyền giải quyết công việc trong bộ phận của mình,
các vấn đề liên quan đến nhân sự công ty. Tuy nhiên, quyền của họ phải nằm trong sự
kiểm soát của BGĐ.
(Tham khảo: TSKH Phạm Đức Chính, Chương 3: Phân tích công việc (trang 17-24), Bài giảng môn
Quản trị nguồn nhân lực – Đại học Kinh Tế Luật; TS Trần Kim Dung, Chương 3: Phân tích công việc
(trang 68-96), Quản trị nguồn nhân lực – tái bản năm 2009, Nhà xuất bản Thống Kê)
CHƯƠNG 2
5