Những kỹ năng giao tiếp cần thiết và những điều cấm kỵ trong môi trường kinh doanh.

Môn: Giao tiếp trong kinh doanh
Giảng viên: Lê Việt Hưng
Sinh viên: Nguyễn Phương Vy
Lớp: QTKD 2 – MSSV: 1087210288
Đề tài: Những kỹ năng giao tiếp cần thiết và những điều cấm kỵ trong môi trường kinh
doanh.
Như chúng ta đã biết giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh và nhiều khi mang tính
quyết định cho sự thành công của một thương vụ, buổi gặp mặt, đàm phán. Không đơn thuần chỉ là
nói cho hay, giao tiếp còn bao gồm rất nhiều khía cạnh từ ngoại hình, phong thái đến cách xử sự
trong nhiều tình huống và nhiều đối tượng khác nhau. Giao tiếp trong bất cứ hoàn cảnh nào cũng là
cả một nghệ thuật. Chính vì lẽ đó nên với đề tài này tôi xin đưa ra những kỹ năng cơ bản nhưng
không kém phần quan trọng cũng như những điều cấm kỵ trong giao tiếp, đặc biệt là trong môi
trường kinh doanh.
1. Những kỹ năng giao tiếp cần thiết trong kinh doanh
Chuẩn bị khi giao tiếp
Giao tiếp mặc dù là kỹ năng ứng xử, nhưng sự chuẩn bị cho các tình huống giao tiếp là hết sức cần
thiết. Trên thực tế, phần lớn các tình huống giao tiếp thông minh của các doanh nhân là do đã
chuẩn bị tinh thần hoặc kinh nghiệm để lại.
Trong một bữa tiệc hay một sự kiện có đông người, bạn sẽ thấy có những người nổi lên giữa đám
đông với một phong cách hòa đồng bên cạnh những người có vẻ kín đáo hơn. Họ thường chủ động
bắt chuyện với mọi người, niềm nở và có thể bắt chuyện với bất cứ ai. Đó là một kỹ năng rất cần
thiết cho người kinh doanh, nhưng trong thực tế, không phải ai cũng có phẩm chất này. Dưới đây là
một số cách để bạn trở thành người có khả năng thích ứng nhanh với những tình huống giao tiếp
trong xã hội:
- Đến dự với tinh thần thoải mái:
Nếu bạn đi mà cho rằng đó là bất đắc dĩ và thấy không thoải mái, bạn sẽ làm cho buổi gặp gỡ trở
nên miễn cưỡng. Hãy nghĩ rằng đó là một cơ hội tốt để tiếp xúc với nhiều người và bạn sẽ có buổi
gặp gỡ vui vẻ và thú vị. Thay vì đứng lặng lẽ, dựa vào tường, vắt chéo tay và khuôn mặt không
mấy vui vẻ, bạn sẽ luôn cười nói, đi tới đi lui để tiếp chuyện và tỏ ra rất thoải mái trong giao tiếp
với mọi người.
- Hãy cười và chào mọi người một cách thân thiện:

Người Trung Quốc có câu: “Nếu bạn không biết cười thì đừng bao giờ kinh doanh”. Nếu bạn nhìn
vào mắt ai đó từ cách 10 bước, hãy biểu hiện sự thân thiện bằng cách gật đầu hoặc mỉm cười. Còn
nếu cách 5 bước thì bạn hãy nói: “Chào anh!” ,tùy thuộc vào bối cảnh và đối tượng bạn gặp. Đừng
bao giờ cố tình làm như bạn không thấy người khác.
- Chuẩn bị câu chuyện trước khi nói:
Người ta cảm thấy dễ gần người khác hơn khi có cái để nói. Hãy thường xuyên cập nhật thông tin
trên báo chí để biết những gì đang xảy ra trên thế giới. Tìm đọc những tạp chí chuyên ngành hoặc
sách để cập nhật kiến thức trong lĩnh vực của bạn.
- Luôn sẵn sàng chủ động giới thiệu mình với người khác:
Chủ động giới thiệu mình và bắt tay làm quen là cách tốt nhất để hòa nhập với những người lạ.
Hãy luôn cầm ly rượu bằng tay trái để tay phải có thể sẵn sàng bắt tay. Nếu bạn ngồi, quay sang hai
bên, chào mọi người và tự giới thiệu mình.
- Luyện tập kỹ năng nghe:
Người ta thường nói “Nói là gieo, nghe là gặt”, nhưng thực tế phần lớn mọi người có xu hướng
thích “gieo” nhiều hơn “gặt”. Người có kỹ năng nghe tốt là người biết khuyến khích người khác
nói. Hãy đặt câu hỏi hoặc đưa ra lời bình luận để tiếp tục câu chuyện. Bạn có thể dùng một số cách
bình luận như: “Nghe có vẻ giống như ”, “Không biết có đúng là anh A làm ở công ty XYZ
không?”, “Tôi cũng gặp trường hợp tương tự năm ngoái ”, “Cuối cùng anh ta làm gì?” Có rất
nhiều câu hỏi để đào sâu thêm câu chuyện, nhưng cũng cần chú ý bối cảnh để đưa ra cách tiếp
chuyện thích hợp.
- Lịch sự lúc chia tay
Bạn không chỉ cần lịch sự lúc ban đầu gặp nhau mà cách bạn rút lui, chia tay cũng là một phần của
kỹ năng giao tiếp. Nhiều người tìm cách lặng lẽ rút khỏi cuộc gặp gỡ và cho rằng để không ảnh
hưởng tới không khí của người khác. Đó là cách lý giải không hợp lý vì bạn sẽ không gây được ấn
tượng. Trong kinh doanh, cách bạn chia tay sẽ góp phần tăng cường hình ảnh của bạn và có thể mở
ra những cơ hội mới với đối tác. Những câu nói: “Rất hân hạnh được gặp ông!”, “Hy vọng được
gặp lại ông tại ”, “Tôi rất vui mừng được nghe anh nói về ” không phải là vô ích.
Ngoại hình
Ấn tượng ban đầu đóng vai trò quan trọng trong một mối quan hệ. Ngoại hình chính là công cụ để
bạn tạo thiện cảm với mọi người từ cái nhìn đầu tiên. Trong giao tiếp kinh doanh, ngoại hình càng

đóng vai trò quan trọng để bạn thể hiện bản sắc của mình ngay lần đầu gặp mặt. Nhắc đến ngoại
hình, một điều chúng ta không thể không nhắc đến đó chính là trang phục. Trang phục thích hợp
với hoàn cảnh sẽ làm cho bạn tự tin lên rất nhiều. Mỗi sự kiện khác nhau, bạn cần có trang phục
thích hợp và đó là cách bạn tôn trọng người khác và chính mình. Điều đó giúp bạn cảm thấy thoải
mái hơn khi giao tiếp với người khác.
Nên lưu ý một số điểm sau khi chuẩn bị ngoại hình trong môi trường kinh doanh:
- Trang phục phù hợp, lịch sự và thể hiện bản sắc.
- Gọn gàng, sạch sẽ và thơm tho.
- Dùng trang sức và các vật dụng đi kèm phù hợp.
Trong đời thường, chúng ta ăn mặc như thế nào cũng thể hiện sở thích, cá tính. Trong kinh doanh,
ngoài yếu tố sạch đẹp, lịch sự và phù hợp với môi trường giao tiếp, "thể hiện bản sắc" cũng là một
yếu tố cần tính đến khi chuẩn bị trang phục.
Những người làm nghề khác nhau có những bản sắc khác nhau. Ngoài ra, khi giao tiếp trong kinh
doanh, cần nghĩ rằng không chỉ mặc cho mình mà còn mặc cho công ty, bởi lẽ lúc đó mình chính là
một "đại sứ" mà công ty gửi đến. Có những công ty vì đặc thù kinh doanh mà đòi hỏi dịch vụ
khách hàng phải có chất lượng cao như khách sạn, bảo hiểm..., thì trang phục của nhân viên phải
toát lên được tinh thần và văn hóa của công ty đó.
Đối với Nam giới khi chọn caravat nên tránh những trường hợp sau:
- Khi thắt không được thắt ngoài bởi vì thắt ngoài người phương tay rất kỵ
- Khi tiếp khách người Anh không nên sử dụng caravat sọc.
Kỹ thuật giao tiếp
a.. Kỹ thuật bắt tay
Bắt tay là một hình thức giao tiếp không thể thiếu trong kinh doanh. Nghe qua thì có vẻ đơn giản vì
trong đời mình ai cũng đã từng bắt tay nhiều lần. Tuy nhiên, bắt tay đúng cách, không gây phản
cảm và để lại ấn tượng tốt đẹp nơi đối tác là điều mà không phải ai cũng biết.
Sau đây là một số nguyên tắc cơ bản cần lưu ý khi bắt tay:
- Phong thái lịch sự, nhã nhặn, bàn tay phải sạch. Trong trường hợp tay đang bẩn mà đối tác đề
nghị bắt tay thì nên giải thích sự bất tiện của mình để tránh hiểu nhầm. Nên tháo găng tay và mũ
khi bắt tay, trừ trường hợp đang đứng ngoài trời với thời tiết lạnh. Không nên đeo kính đen khi bắt
tay.

- Thể hiện thiện chí khi bắt tay, không nên giữ thái độ lạnh lùng. Nên nhìn vào người đối diện
(nhưng không nhìn kiểu soi mói) và mỉm cười. Bàn tay siết chặt vừa phải để tạo cảm giác thân
thiện, ám áp, nhưng không nắm chặt quá và lắc tay, cũng không nắm hờ hững, lỏng lẻo.
- Nên để người ở vị thế được tôn trọng nhiều hơn chủ động bắt tay trước. VD: giữa cấp trên và cấp
dưới thì để cấp trên đưa tay ra trước, giữa người nhiều tuổi và người ít tuổi thì nên để người nhiều
tuổi đưa tay ra trước, giữa phụ nữ và đàn ông thì nên để phụ nữ chủ động đề nghị bắt tay (các bác
trai nhớ ghi lòng tạc dạ chữ "lady first" nhé. ) Tuy nhiên, khi khách đến chơi thì hơi khác một chút:
lúc khách đến thì chủ chìa tay ra bắt trước và lúc khách chào về thì để khách đưa tay ra.
- Trong trường hợp bắt tay nhiều người thì nên bắt theo thứ tự từ cao đến thấp. Nếu số lượng quá
đông thì chỉ cần bắt tay một số người đại diện và gật đầu chào tất cả những người còn lại.
- Không nên đút túi tay còn lại trong khi bắt tay, không nên bắt tay bằng tay trái. Nên giữ một
khoảng cách vừa phải giữa hai người, không kéo tay về phía mình hay đẩy lệch sang phía đối tác.
- Không nên từ chối bắt tay, trừ trường hợp đặc biệt mà việc bắt tay sẽ gây bất tiện cho đối tác.
- Chú ý đến một số "thông điệp" khi bắt tay: lòng bàn tay hướng xuống đè lên tay đối phương thể
hiện sự chi phối người khác, dễ gây phản cảm là người này ngạo mạn hoặc thiếu tế nhị. Lòng bàn
tay hướng vào trong tay đối phương thể hiện sự khiêm nhường và lịch sự. Hai bàn tay vuông góc
với nhau thể hiện sự bình đẳng trong giao tiếp.
Trong giao tiếp quốc tế có những quy định rất nghiêm ngặt đối với việc bắt tay, do đó đòi hỏi
chúng ta cần phải tuân thủ các quy định này.
Theo quy định quốc tế thì khi nam gặp nữ mà người nữ không đưa tay ra thì người nam tuyệt đối
không được bắt tay. Người nhỏ tuổi hơn / có chức vụ thấp hơn bắt tay với người lớn tuổi / có chức
vụ cao hơn khi người lớn tuổi / có chức vụ cao đưa tay ra trước.
Nếu gặp mặt theo nhóm thì bắt tay theo nguyên tắc sau:
+ Nữ bắt tay nữ
+ Nam bắt tay nữ
+ Nam bắt tay nam
b. Kỹ thuật trao danh thiếp
Danh thiếp có từ khoảng thế kỷ 18, nó biểu hiện sự lịch thiệp trong giao tiếp. Đặc biệt ở các nước
Châu Âu, khi khách đến thăm nhà luôn phải đặt tấm danh thiếp có ký hiệu lên khay bằng bạc, để
người hầu báo cho chủ nhà biết mục đích của chuyến viếng thăm.

+ Nếu danh thiếp có dấu ở góc phải phía trên thì khách thăm kín đáo
+ Nếu danh thiếp có dấu ở góc phải dưới thì khách đến từ biệt.
+ Nếu danh thiếp có dấu ở góc trái phía trên thì đến chúc mừng.
+ Nếu đánh dấu toàn bộ bên cạnh trái của tấm danh thiếpthì khách muốn đến gặp gỡ toàn bộ gia
đình.
Đối với nam thì thường không cần ghi Mr, nhưng đối với nữ thì phải ghi Mrs hay Miss, kích thước
của tấm danh thiếp thường là 87x55 mm. Hiện nay trên thế giới chỉ có người Mỹ là danh thiếp
thường in hình của mình lên đó, còn đối với những người nước khác thì người ta cho đó là kiêu
căng.
Trong trường hợp tấm danh thiếp bị nhàu hoặc dơ thì tuyệt đối không được trao danh thiếp đó bởi
vì đó là biểu hiện của sự không tôn trọng người nhận.
Ngôn ngữ giao tiếp
Ngôn ngữ là công cụ cơ bản để giao tiếp, truyền thông tin giữa mọi người. Ngữ điệu trong giọng
nói cần được sử dụng hợp lý với từng môi trường, từng đối tượng khác nhau. Bạn hãy luôn nhã
nhặn với phụ nữ, khẳng khái khi trình bày vấn đề của mình và dõng dạc khi tuyên bố một quyết
định. Ngẫu hứng trong lời nói là điều nên có với một doanh nhân. Một câu bông đùa, một mẩu
chuyện hài hước đúng với bản chất công việc sẽ làm không khí thêm phần thoải mái và đối tác,
khách hàng sẽ cảm thấy dễ chịu, cảm mến và từ đó tin tưởng bạn.
Nhiều người cho rằng giao tiếp là điều hiển nhiên, là nghệ thuật trời phú, nhưng thật ra chúng ta có
thể tự nâng cao khả năng giao tiếp của mình bằng cách tự đặt ra cho bản thân các câu hỏi sau đây:
(1) Tôi đang nói chuyện về cái gì?
Trò chuyện phải có cơ sở vững chắc. Những người tham gia phải biết chủ đề là gì. Nếu họ không
biết, cuộc trò chuyện sẽ lệch lạc. Vì lý do đó những qui tắc sau đây phải được tuân thủ. Khởi đầu
bằng cách nêu lên những quan điểm riêng của bạn một cách ngắn gọn nhất, rõ ràng nhất có thể.
Hãy để cho người kia diễn đạt lại những quan điểm đó bằng ngôn ngữ riêng của anh ta và đạt tới
mức bạn thấy hài lòng. Tiếp đến hãy làm tương tự với những gì người kia muốn nói. Nếu bạn
cương quyết như vậy, những gì bạn sắp nói tới sẽ rõ ràng ngay từ đầu. Và nếu sau đó bạn không
vội vã bỏ những điểm chính yếu của câu chuyện, chủ đề sẽ không bị lạc mất.
(2) Tôi đang giao tiếp với ai?
Hầu hết mọi người đều quan tâm đến những chủ đề nào đó mà không quan tâm đến những chủ đề

khác. Nếu bạn và một ai khác có cùng sự quan tâm, rất tốt. Nếu không, bạn có thể cố gắng thiết lập
mối quan tâm đó. Nhưng nếu, sau vài cố gắng đáng kể, bạn thấy rằng người kia không đáp ứng, thì
bạn đừng ra sức làm gì. Nếu bạn cứ ra sức, bạn sẽ rất thường thấy rằng mình chỉ phí thì giờ.