Phân tích và thiết kế chương trình quản lý vật tư thiết bị tại công ty cổ phần LILAMA Hà Nội

Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, ngành công nghệ thông tin đang đóng vai trò rất quan trọng trong đời sống
kinh tế, xã hội của nhiều quốc gia trên thế giới. Nói đến Công Nghệ Thông Tin, chóng ta phải nói
đến những thực tiễn, những tiện Ých do nã mang lại cho đời sống con người. Từ những ứng dụng
hỗ trợ khoa học đến những ứng dụng trong quản lý, trong đó ứng dụng quản lý ngày càng được
triển khai mạnh mẽ. Xã hội càng phát triển thì lượng thông tin càng nhiều, nó thực sự trở thành
nguồn tài nguyên quan trọng, nguồn của cải to lớn, giúp con người nắm bắt kịp thời những diễn
biến xảy ra trong các lĩnh vực của đời sống xã hội. Sự phong phú và đa dạng Êy của thông tin đã
đưa tới sự lựa chọn, tổng hợp, lưu trữ gặp phải nhiều khó khăn và tốn nhiều thời gian, đôi khi
lượng thông tin quá lớn, các công tác thủ công không kiểm soát hết sẽ làm sai lệch và mất đi độ
chính xác của thông tin. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý sẽ giúp con
người làm việc với mức độ chính xác cao, quản lý tổ chức công việc đạt hiệu quả, cũng nh thông tin
được phổ biến và cập nhật nhanh chóng, chính xác.
Hiện nay, hầu hết các công ty trong và ngoài nước đều ứng dụng công nghệ thông tin
trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của mình bằng cách sử dụng những sản phẩm phần mềm
quản lý do các công ty phần mềm bán trên thị trường hoặc thiết kế những hệ thống quản lý cho
riêng mình. Nếu một doanh nghiệp không đẩy mạnh việc tin học hóa trong điều hành hoạt động
kinh tế theo kịp đà phát triển của tin học thì sẽ không có khả năng cạnh tranh trong một nền kinh tế
thị trường và sẽ không có khả năng cạnh tranh đối với doanh nghiệp nước ngoài. Công ty cổ phần
LILAMA Hà Nội cũng không nằm ngoài xu thế phát triển chung đó, những yêu cầu mới của nhà
quản lý, những công nghệ mới xuất hiện dẫn đến sự cần thiết phát triển hệ thống thông tin của
mình. Với phần lớn lượng vốn của Công ty được đầu tư vào lĩnh vực lắp máy,
bên cạnh đó là việc xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng nhằm
phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân thì việc quản lý vật tư thiết bị: theo dõi
nhập xuất, theo dõi chất lượng, báo cáo tồn kho, xuất các báo cáo…là công
việc hết sức quan trọng.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó em chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế
chương trình quản lý vật tư thiết bị tại công ty cổ phần LILAMA Hà Nội” làm đề tài cho luận
văn tốt nghiệp Đại học.

Nội dung của luận văn tốt nghiệp chia làm ba chương:
Chương I: Giới thiệu tổng quan vÒ công ty cổ phần LILAMA Hà Nội
Trong phần này sẽ trình bày khái quát về Tổng công ty lắp máy Việt
Nam, tổng quan về công ty cổ phần LILAMA Hà Nội .
Chương II: Cơ sở phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
Trình bày cơ sở phương pháp luận theo trình tự từ lúc khởi đầu đến khi kết thúc quá
trình phát triển một hệ thống thông tin: đặt yêu cầu, phân tích thiết kế, xây dựng, cài đặt, khai thác
và bảo trì hệ thống.
Chương III: Phân tích và thiết kế chương trình quản lý vật tư thiết bị tại công ty cổ phần
LILAMA Hà Nội
Trình bày các bước thực hiện phân tích và thiết kế chương trình: khảo sát
hệ thống, phân tích thiết kế, lập trình.
Phụ lục
ĐÓ hoàn thành được luận văn tốt nghiệp này em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo
trường Đại học Kinh tế Quốc dân, các cô chú trong công ty cổ phần LILAMA Hà Nội.
Em xin cảm ơn thầy giáo hướng dẫn thực tập tốt nghiệp Đoàn Quốc Tuấn đã giúp đỡ
em trong chỉ đạo và hướng dẫn về chuyên môn.
Em xin cảm ơn chú Nguyễn Văn Tạo đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá
trình thực tập tại Công ty.
Hà Nội ngày 15 tháng 6 năm 2006
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VÒ CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA HÀ NỘI
1.1.GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA HÀNỘI
1.1.1. Giới thiệu khái quát về Tổng công ty lắp máy Việt Nam
Tổng công ty lắp máy Việt Nam (tên gọi tắt: LILAMA) - trụ sở đóng tại
124 Minh Khai - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội là doanh nghiệp Nhà nước, thành lập năm 1960
cho nhiệm vụ khôi phục nền công nghiệp của đất nước sau chiến tranh. Trước năm 1975, LILAMA
đã lắp đặt nhiều nhà máy thuỷ điện từ Thác Bà, nhiệt điện Uông Bí, Ninh Bình đến các nhà máy

của khu công nghiệp Việt Trì, Thượng Đình… góp phần quan trọng trong quá trình xây dựng
XHCN ở miền Bắc.
Sau năm 1975, đất nước thống nhất, vượt lên muôn vàn khó khăn của
kinh tế hậu chiến trong cơ chế quản lý quan liêu bao cấp tiếp đó là sự cạnh
tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường những năm 90, LILAMA đã lắp đặt
thành công và đưa vào sử dụng hàng nghìn công trình lớn nhỏ trên mọi lĩnh
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
vực của nền kinh tế như: thuỷ điện Hoà Bình, Trị An, xi măng Bỉm Sơn, Kiên Lương, các
trạm biến áp truyền tải điện 500Kv Bắc- Nam…
Cuối năm 1995, chuyển sang hoạt động theo mô hình Tổng công ty,
LILAMA đã có những bước đột phá ngoạn mục sang lĩnh vực chế tạo thiết bị
và kết cấu thép cho các công trình công nghiệp và đã thực hiện thành công
các hợp đồng chế tạo thiết bị cho các nhà máy: xi măng ChinFon, Nghi Sơn,
Hoàng Mai…trị giá hàng trăm triệu USD.
Bằng sự lớn mạnh về mọi mặt và những đóng góp xứng đáng trong những năm
qua, năm 2000 nhà nước đã tin tưởng giao cho LILAMA làm tổng thầu EPC thực hiện các dự án:
nhiệt điện Uông Bí 300MW, nhiệt điện Cà Mau (chu trình hỗn hợp) 720MW, và thắng thầu gói 2 và
3 nhà máy lọc dầu Dung Quất…từ khảo sát thiết kế đến chế tạo thiết bị và tổ chức quản lý xây lắp.
Sự kiện này đã đưa LILAMA lên tầm cao mới, trở thành nhà thầu EPC đầu tiên của đất nước giành
lại ngôi vị làm chủ của các nhà thầu nước ngoài. LILAMA đã khẳng định được khả năng này bằng
việc đứng đầu các nhà thầu tổng hợp quốc tế, đấu thầu và thắng thầu hợp đồng EPC dự án xây
dung nhà máy lọc dầu Dung Quất trị giá trên 230 triệu USD.
Hiện nay, với 20000 cán bộ công nhân viên của 20 công ty thành viên, 1 Viện
nghiên cứu công nghệ hàn, 2 trường đào tạo công nhân kĩ thuật, với đội ngũ trên 2500 kĩ sư và
2000 thợ hàn có chứng chỉ quốc tế yêu nghề đang được trang bị đầy đủ phương tiện thiết kế, chế
tạo, thi công tiên tiến và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 ở
Tổng công ty, ISO 9002 tại các công ty thành viên, LILAMA sẽ thực hiện thắng lợi chiến lược phát
triển của mình là trở thành TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP XÂY DÙNG.
Các lĩnh vực hoạt động của công ty:

• Lắp máy
• Tư vấn thiết kế và quản lý dự án
• Chế tạo thiết bị công nghệ
• Hàn cắt kim loại
• Lắp đặt, hiệu chỉnh
• Vận chuyển, lắp đặt thiết bị nặng
• Xây dựng, bảo ôn và xây lò
• Đào tạo
• Hợp tác quốc tế
Các đơn vị thành viên:
• Công ty cơ giới tập trung
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
• Công ty tư vấn lắp máy
• Công ty xuất nhập khẩu
• Viện công nghệ hàn
• Công ty cổ phần Lilama Hà Nội
• Công ty lắp máy và thí nghiệm cơ điện
• Dự án các nhà máy xi măng
• Công ty cổ phần đầu tư và phát triển đô thị
• Công ty lắp máy và xây dựng 69-1
• Công ty lắp máy và xây dựng số 3
• Dự án điện Uông Bí mở rộng
• Công ty lắp máy và xây dựng 69-3
• Công ty lắp máy và xây dựng 69-2
• Công ty lắp máy và xây dựng số 10
• Nhà máy chế tạo thiết bị Phủ Lý
• Công ty cơ khí và lắp máy
• Trường công nghệ và kĩ thuật Lilama 1
• Văn phòng đại diện Lilama tại Đà Nẵng

• Nhà máy chế tạo thiết bị và sản xuất que hàn
• Công ty chế tạo và đóng tàu Hải Phòng
• Công ty lắp máy và xây dựng số 7
• Công ty lắp máy và xây dựng số 5
• Xí nghiệp xây dựng 7 Dung Quất
• Công ty lắp máy và xây dựng 45-3
• Đại diện Lilama tại Tây Nguyên
• Công ty lắp máy và xây dựng 45-4
• Văn phòng đại diện Lilama tại thành phố Hồ Chí Minh
• Xí nghiệp 81/1 Cần Thơ
• Trường công nghệ và kĩ thuật Lilama 2
• Văn phòng dự án điện đạm Cà Mau
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
• Xí nghiệp 81/3 Cần Thơ
• Công ty lắp máy và xây dựng 45-1
• Công ty lắp máy và xây dựng 18
Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội là một đơn vị thành viên của Tổng công
ty lắp máy Việt Nam. Từ khi thành lập đến nay công ty đã đạt được nhiều thành quả to lớn đóng góp
vào sự phát triển vững mạnh của Tổng công ty.
1.1.2.Tổng quan về Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội
1.1.2.1.Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội tiền thân là Công ty lắp máy và xây
dựng Hà Nội (Tên giao dịch là: LILAMA - HANOI - CO) là một doanh
nghiệp Nhà nước Hạng I - trực thuộc Tổng công ty Lắp máy Việt Nam
(LILAMA), được thành lập năm 1960, có giấy phép đăng ký kinh doanh sè
109587 do Uỷ ban kế hoạch thành phố Hà Nội cấp. Công ty cổ phần
LILAMA Hà Nội là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân. Trụ
sở Công ty đóng tại số 52 đường Lĩnh Nam - Phường Mai Động - Quận Hai
Bà Trưng - Hà Nội.

Có thể khái quát quá trình hình thành và phát triển của Công ty như
sau:
Từ năm 1960 đến năm 1975:
Trong giai đoạn này, mục tiêu kinh doanh không được đặt lên hàng đầu
(hoạt động sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của trên chủ yếu phục vụ lợi
Ých chung của cả dân tộc), chính vì thế hiệu quả sản xuất kinh doanh chưa
được coi trọng.
Từ năm 1975 đến năm 1988:
Trong giai đoạn này nền kinh tế chậm phát triển, đời sống nhân dân gặp
nhiều khó khăn, sản xuất kinh doanh không phát triển. Hầu hết các doanh
nghiệp Nhà nước làm ăn không hiệu quả. Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội
cũng không nằm ngoài các doanh nghiệp đó, nhưng trong hạch toán Công ty
vẫn có lãi, các chỉ tiêu kế hoạch trên giao vẫn hoàn thành và vượt mức.
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
Từ năm 1989 đến nay:
Thực hiện đường lối đổi mới của Đảng năm 1986, chuyển đổi cơ cấu
kinh tế từ tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý vĩ mô của
Nhà nước, thực hiện theo kế hoạch từ trên rót xuống, Công ty cổ phần
LILAMA Hà Nội trong những năm đầu đã gặp nhiều khó khăn nhưng với sự
nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, Công ty đã khắc phục được những
khó khăn, tạo uy tín trên thị trường, từng bước sản xuất kinh doanh có hiệu
quả.
Cho đến nay, sau 46 năm xây dựng và trưởng thành, tập thể cán bộ
công nhân viên Công ty đã nhận được nhiều huân, huy chương và bằng khen
của ngành xây dựng, Đảng và Nhà nước trao tặng. Công ty đã thi công hoàn
thành, bàn giao và đưa vào sử dụng hàng trăm công trình với chất lượng cao,
như công trình Nhà máy sợi Nha trang, Nhà máy dệt 8/3, Trường Đại học
Bách khoa, Lăng chủ tịch Hồ Chí Minh, Xi măng Hoàng Thạch, Xi măng
Nghi Sơn, Xi măng Bút Sơn, Nhiệt điện Uông Bí, Thuỷ điện Hoà Bình, Công

trình nhà hội nghị Mỹ Đình…
1.1.2.2. Các lĩnh vực kinh doanh
Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội là một doanh nghiệp kinh doanh đa
ngành, có nghĩa là đầu tư vào nhiều lĩnh vực khác nhau với nhiều phương
thức khác nhau bao gồm:
• Công tác xây dựng: san nền, đổ đầm móng, xây dựng, hoàn thiện
các công trình công nghiệp và dân dụng.
• Công tác xây lắp: lắp đặt các thiết bị cơ điện, ống thông gió,
cấp nhiệt, thiết bị lạnh, thang máy, điều hoà thông gió.
• Công tác chế tạo thiết bị phi tiêu chuẩn và kết cấu thép: các
khung nhà công nghiệp có khẩu độ lớn, cột điện, cột phát sáng, đường ống
hàn có kích thước lớn.
• Công tác tư vấn về khảo sát, thiết kế, đầu tư xây dựng, quản lý
các dự án.
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
Trong các công tác trên thì xây lắp là lĩnh vực hoạt động chủ yếu của
Công ty, phần lớn lượng vốn được đầu tư vào lĩnh vực này. Tiếp đến là việc
xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng nhằm phục vụ sản xuất và đời
sống nhân dân. Để hỗ trợ cho hai lĩnh vực trên, việc chế tạo các thiết bị phi
tiêu chuẩn và kết cấu thép đã đóng góp rất nhiều.
Trong năm vừa qua, Công ty đưa vào sử dụng nhà máy thép mạ kẽm,
mạ mầu tại khu công nghiệp Quang Minh với thiết bị hiện đại, dây chuyền
sản xuất tiên tiến mỗi năm sản xuất hàng vạn tấn sản phẩm cung cấp cho thị
trường trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài. Nhà máy thép mạ kẽm, mạ
màu LILAMA bao gồm 2 dây chuyền. Dây chuyền mạ kẽm công suất 80.000
tấn/năm, công nghệ Cộng Hoà Liên Bang Đức và dây chuyền mạ màu công
suất 50.000 tấn/năm công nghệ Italia. Đây là nhà máy đầu tiên do công ty cổ
phần LILAMA Hà Nội đầu tư xây dựng, công trình khởi công xây dựng năm
2002 và hoàn thành cơ bản cuối năm 2004. Tháng 6 năm 2005, dây chuyền

mạ màu đã đi vào sản xuất. Sau hơn 3 tháng vừa sản xuất vừa hiệu chỉnh máy
móc, thiết bị, dây chuyền đã đạt công suất thiết kế. Sản phẩm của nhà máy đã
có mặt trên thị trường và được thị trường chấp nhận. Dây chuyền mạ kẽm đi
vào sản xuất sẽ trực tiếp cung cấp nguyên liệu đầu vào cho dây chuyền mạ
màu để nhà máy cho ra thị trường một loại tôn mạ kẽm, mạ màu chất lượng
cao, đáp ứng nhu cầu của LILAMA và thị trường. Nhà máy có kế hoạch cung
cấp 70.000 m2 tôn mạ kẽm, mạ màu chất lượng cao cho công trình xây dựng
nhà máy nhiệt điện Uông Bí mở rộng.
Những ngày đầu năm 2006, cán bộ công nhân công ty cổ phần
LILAMA Hà Nội đã tham gia chế tạo các sản phẩm cơ khí theo sự phân công
của Tổng công ty lắp máy, bảo đảm tiến độ giao hàng cho các công trình
trọng điểm. Lô hàng thép trị giá 1 tỷ đồng đã được những người thợ LILAMA
Hà Nội thực hiện đạt chất lượng tốt.
Ngày 9/12/2005, công ty cổ phần LILAMA Hà Nội đã xuất xưởng thiết
bị cửa van công suất 70MW cho nhà máy thuỷ điện Balnimboola của
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
Australia. Tổng giá trị thiết bị trên là 300.000 USD. Toàn bộ thiết bị trên đã
được tập đoàn GE của Hoa Kỳ kiểm tra. Đây là lần đầu tiên Việt Nam sản
xuất thành công thiết bị cửa van cho nhà máy thuỷ điện.
Mặt khác, nhìn vào các lĩnh vực kinh doanh của Công ty chóng ta thấy
rõ điều bất lợi lớn cho Công ty là các đối thủ cạnh tranh khá nhiều và đa dạng,
bao gồm không chỉ riêng các đơn vị xây lắp cùng trực thuộc Tổng công ty lắp
máy Việt Nam, còn có các doanh nghiệp bên ngoài cùng hoạt động trên địa
bàn Hà Nội và các tỉnh lân cận.
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức, điều hành của bộ máy
quản lý
1.1.3.1. Chức năng nhiệm vụ
Để góp phần vào quá trình CNH - HĐH đất nước, Công ty cổ phần
LILAMA Hà Nội đã xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của mình trong thời

kì sau này như sau:
• Xây dựng kết cấu hạ tầng, đảm bảo cơ sở vật chất vững chắc
làm
bàn đạp cho đất nước tiến vào kỉ nguyên mới, kỉ nguyên của khoa học công
nghệ và thông tin hiện đại theo đúng định hướng XHCN đặt ra.
• Thực hiện phân phối theo lao động. Tạo công ăn việc làm và
chăm lo đến đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ công nhân viên.
Khoa Tin hc kinh t Lun vn tt
nghip
1.1.3.2. C cu t chc b mỏy
S b mỏy t chc qun lý ca cụng ty c phn LILAMA
Hỡnh 1.1. S b mỏy t chc ca cụng ty c phn LILAMA H Ni
B mỏy qun lý ca Cụng ty c t chc theo kiu trc tuyn cú c
trng c bn l: va duy trỡ h thng trc tuyn gia Giỏm c, cỏc Phú giỏm
Đội cơ giới
Nhà máy cơ khí
chế tạo thiết bị
Phòng cung
ứng vật t)
Phòng kế
hoạch đầu t)
Phòng KCS
Xí nghiệp xây lắp
số 1
Xí nghiệp xây lắp
số 2
Xí nghiệp điện
Xí nghiệp hàn
Xí nghiệp xây dựng
Các đội sản xuất

Các đội sản xuất
Đội sản xuất
Các đội sản xuất
Các đội sản xuất
Phòng hành
chính tổng
hợp
Phòng tổ chức
Giám đốc
Phòng tài
chính kế toán
Phòng kinh tế
kĩ thuật
Phó giám đốc
nội chính
Kế toán tr)ởng
Phó giám đốc
KT- thi công
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
đốc và các phòng ban, giữa Giám đốc và các đội trưởng, đồng thời kết hợp
việc tổ chức các bộ phận chức năng (các phòng ban).
Quyền hạn, chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận nh sau:
Ban giám đốc: Gồm một giám đốc và hai phó giám đốc.
• Ban giám đốc thay mặt Công ty chịu trách nhiệm trước cơ quan
quản lý Nhà nước và Tổng công ty về mọi mặt sản xuất kinh doanh của Công
ty, trực tiếp chỉ đạo sản xuất, xây dựng bộ máy giúp việc đồng thời chỉ đạo
trực tiếp và giám sát đến các phòng ban, tổ đội công trường. Kết thúc năm kế
hoạch, Giám đốc thực hiện phân tích, đánh giá thực hiện kế hoạch sản xuất
báo cáo tại Đại hội công nhân viên chức.

• Các phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc về các
nhiệm vụ được giao.
Các phòng ban: bộ máy quản lý của công ty gồm 7 phòng ban, thực hiện
theo đúng chức năng qui định.
• Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ vừa tổ chức hạch toán kế
toán, vừa xây dựng kế hoạch huy động vốn, theo dõi việc thanh toán với các
ngân hàng và chủ đầu tư cũng như cán bộ công nhân viên. Hàng tháng phòng
tài chính kế toán phải cung cấp các báo cáo nghiệp vụ cho việc quản trị trong
Công ty.
• Phòng tổ chức: thực hiện công tác quản lý hồ sơ, tuyển dụng sắp
xếp , điều động nhân lực, tính toán quĩ lương, tham mưu cho Giám đốc trong
việc qui hoạch cơ cấu cán bộ và công nhân trong Công ty.
• Phòng hành chính tổng hợp: thừa lệnh Giám đốc ký tên và đóng
dấu các công văn, các bản sao và các bản xác nhận khác đồng thời soạn thảo
và bảo mật các văn bản hành chính của Công ty.
• Phòng kinh tế kĩ thuật: tham mưu cho Giám đốc trong việc xây
dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng đơn giá cho từng hạng mục
• Phòng cung ứng vật tư: phụ trách nhiệm vụ mua sắm vật tư, chi
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
tiết việc liên hệ mua vật tư với các công ty để phục vụ các công trình.
• Phòng kế hoạch đầu tư: giúp Giám đốc theo dõi thực hiện khối
lượng công tác sản xuất kinh doanh qua đó xây dựng các kế hoạch ngắn hạn
và dài hạn. Lập các dự án đầu tư, các dự án tiền khả thi để đầu tư phát triển
sản xuất.
• Phòng KCS (Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm): thực hiện
công tác giám sát, kiểm tra chất lượng các sản phẩm do công ty gia công, chế
tạo và các công trình thi công.
Công ty có một đội ngũ cán bộ có năng lực quản lý và một lực lượng
công nhân lành nghề có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực thi công, xây lắp,

Công ty cũng không ngừng cải tiến kĩ thuật, nâng cao chất lượng các sản
phẩm sẵn sàng đáp ứng những đòi hỏi của đất nước trong tình hình mới.
1.2. NHỮNG VẤN ĐỀ TÌM HIỂU ĐƯỢC TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN LILAMA HÀ NỘI
Không khó khăn gì trong việc hình dung hiệu quả khác nhau
giữa một doanh nghiệp áp dụng và một doanh nghiệp không áp dụng
công nghệ thông tin trong công tác quản lý. Hiện nay, Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội đang từng
bước tiến hành công tác tin học hoá trong toàn công ty. Việc ứng dụng công nghệ thông t in trong
công tác quản lý đã mang lại hiệu quả, một mặt giúp cho người quản lý có thể nắm bắt được thông
tin cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác nhất mặt khác nó cũng hỗ trợ nhiều cho nhân
viên trong công việc khi họ phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp đòi hỏi nhiều thời gian và công
sức.
Trong những năm gần đây đất nước ta không ngừng phát triển trên mọi mặt của đời sống.
Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội cũng có những đóng góp nhất định trong tiến trình phát triển
chung của đất nước. Bằng sự phát triển vững mạnh của mình, Công ty ngày càng tạo được uy tín
trên thị trường. Hoạt động chính của công ty là lắp máy bên cạnh đó công ty còn xây
dựng các công trình công nghiệp, dân dụng nhằm phục vụ sản xuất và đời
sống thì công tác quản lý vật tư thiết bị đóng vai trò quan trọng trong hoạt
động của Công ty. Việc nhầm lẫn trong kiểm kê hay tính giá vật tư sẽ gây hậu
quả không nhỏ đến Công ty vậy quản lý làm sao để có những thông tin nhanh
nhất và chính xác nhất đến nhà quản lý là điều mà công ty hướng tới. Có nh
vậy nhà quản lý mới có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh.
Trong quá trình thực tập này em đã có một thời gian tìm hiểu các hoạt
động của phòng cung ứng vật tư: phụ trách nhiệm vụ mua sắm vật tư, chi tiết
việc liên hệ mua vật tư với các công ty để phục vụ các công trình. Hiện nay
phòng cung ứng vật tư đang có dự định triển khai việc đưa phần mềm vào

hoạt động của phòng song do vấn đề về giá thành nên chưa áp dụng được.
Từ những lý do trên em xin chọn đề tài: “ Phân tích và thiết kế chương
trình quản lý vật tư thiết bị tại công ty cổ phần LILAMA Hà Nội ”
Chương trình được xây dựng sẽ hỗ trợ cho thủ kho có thể theo dõi việc
nhập xuất, theo dõi chất lượng, báo cáo tồn kho, kiểm kê một cách tự động và
dễ dàng, nó cũng giúp cho ban Giám đốc có thể giám sát và theo dõi hoạt
động xuất nhập của Công ty.
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
CHƯƠNG II
CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ
2.1.HỆ THỐNG THÔNG TIN
2.1.1. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp các yếu tố có liên quan với
nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu, truyền đạt và phân
phát thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch,
điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một cơ quan.
Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (Sourses) và được xử lý bởi hệ thống
sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý sẽ được chuyển tới đích
(Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage).
Hình 2.1 . Mô hình hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin được cấu thành từ bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu
vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
Các hệ thống thông tin có thể hoàn toàn thủ công hay dựa trên máy
tính. Ngoài máy tính điện tử, HTTT còn có con người, các phương tiện thông
tin liên lạc, các qui tắc, thủ tục, phương pháp và mô hình toán học để xử lý dữ
liệu, quản lý, phân phát và sử dụng thông tin. Hầu hết các HTTT đều được gọi
là hệ thống thông tin quản lý bởi vì nó phục vụ công tác quản lý.
Nguån

Thu thËp
§Ých
Ph©n ph¸t
Xö lý vµ l)u
tr÷
Kho d÷ liÖu
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
Có hai loại khác nhau của hệ thống thông tin: HTTT chính thức và
HTTT không chính thức.
HTTT chính thức thường bao gồm tập hợp các qui tắc và các phương pháp làm
việc có văn bản rõ ràng. Chẳng hạn nh hệ thống trả lương, hệ thống quản lý tài khoản của nhà cung
cấp và tài khoản của khách hàng , phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách…
Tập hợp các hoạt động xử lý thông tin nh gửi và nhận thư, các cuộc nói chuyện điện thoại, các
bài viết trên báo chí và tạp chí, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo là các hệ thống
thông tin phi chính thức.
2.1.2. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức
Có 2 cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức
2.1.2.1.Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
• Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS ( Transaction Proccessing
System)
Hệ thống xử lý giao dịch xử lý dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức
thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc
những nhân viên. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các
dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Hệ thống TPS chủ yếu trợ giúp các hoạt
động ở mức tác nghiệp. Các hệ thống thuộc loại này là: hệ thống nhập xuất hàng hoá, lập đơn đặt
hàng, theo dõi nhà cung cấp…
• Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)
MIS là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức.
MIS hỗ trợ khả năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ, dùng cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ

trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng, nó có khả năng cung cấp cho các nhà quản lý chiến lược, sách
lược và tác nghiệp, có tính linh hoạt có thể thích ứng với những thay đổi về nhu cầu của thông tin
của tổ chức, có cơ chế bảo mật thông tin theo từng cấp có thẩm quyền sử dụng. Các hệ thống
thuộc loại này là: hệ thống theo dõi nghỉ phép của nhân viên, theo dõi thu chi, theo dõi lượng hàng
tồn kho…
• Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support
System)
DSS là những hệ thống phục vụ cho các hoạt động ra quyết định khi mà
MIS không thể đáp ứng được đầy đủ. Hệ thống này có khả năng chọn lựa giúp một
phương án, cung cấp sắp xếp các phương án theo tiêu chuẩn của người đưa ra quyết định, cung
cấp và phân tích dữ liệu, các đồ thị …một cách tự động. DSS chủ yếu hỗ trợ cho các nhà quản lý
ở mức độ chiến lược và sách lược.
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
• Hệ chuyên gia ES (Expect System)
Hệ chuyên gia có liên quan mật thiết với lĩnh vực trí tuệ nhân tạo. Trí
tụê nhân tạo là lĩnh vực nghiên cứu làm cho máy tính có khả năng lập luận, học tập, tự hoàn thiện
nh loài người. Hệ chuyên gia giúp nhà quản lý giải quyết vấn đề và thực hiện quyết định ở mức cao
hơn DSS.
• Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA
(Information System for Competitive Advantage)
ISCA được sử dụng nh một trợ giúp chiến lược, nó được thiết kế cho những người sử
dụng là những người ngoài tổ chức. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh cho phép
tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh.
2.1.2.2. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp
• Ba cấp quản lý trong một tổ chức
Anthony trình bày tổ chức như một thực thể cấu thành từ ba mức
quản lý: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành
tác nghiệp.
Những người chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch chiến lược có

nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức từ đó thiết lập
các chính sách chung và những đường lối.
Những trách nhiệm ở mức kiểm soát quản lý chiến thuật có nghĩa là nơi
dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược.
Người chịu trách nhiệm ở mức điều hành tác nghiệp quản lý việc sử
dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến
hành tốt các hoạt động của tổ chức trên cơ sở tuân thủ những ràng buộc về tài
chính, thời gian, kĩ thuật.
• Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp
Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản
lý, chúng được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ.
Sau đây là bảng phân loại hệ thống thông tin trong mét doanh nghiệp sản xuất.
Tài chính
chiến lược
Marketting
chiến lược
Nhân lực
chiến lược
Kinh doanh
và sản xuất
chiến lược Hệ thống
thông tin
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
Tài chính
chiến thuật
Marketting
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật

Kinh doanh
và sản xuất
chiến thuật
Tài chính
tác nghiệp
Marketting
tác nghiệp
Nhân lực
tác nghiệp
Kinh doanh
và sản xuất
tác nghiệp
Hình 2.2. Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực hoạt động và mức ra quyết định
2.1.3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Tuỳ theo từng người mô tả mà các hệ thống thông tin có thể được mô
tả khác nhau. Có ba mô hình được đề cập đến để mô tả cùng một hệ thống
thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Mô hình logic: mô hình trả lời cho câu hỏi “cái gì ?” và “để làm gì ?”: dữ liệu mà nó thu
thập được, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu lấy ra cho các
xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Nó không quan tâm đến phương tiện được sử
dụng cũng nh địa điểm, thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Ví dụ nh mô hình của hệ thống tính lương tự động
do nhà quản lý mô tả.
Mô hình vật lý ngoài: mô hình trả lời cho câu hỏi “cái gì ?”, “ai ?”, “ở
đâu?”, “khi nào ?” . Mô hình chú ý đến khía cạnh nhìn thấy được của hệ
thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả, hình thức của đầu vào
và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống…Nhân viên phòng kế toán
nhìn hệ thống tính lương tự động theo mô hình này.
Mô hình vật lý trong: mô hình trả lời cho câu hỏi “như thế nào?”. Mô
hình liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống dưới cái nhìn của nhân
viên kĩ thuật. Nhân viên phòng công nghệ thông tin mô tả hệ thống tính lương

tự động theo mô hình vật lý này.
Mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là
góc nhìn của người sử dụng, mô hình vật lý trong là góc nhìn kĩ thuật. Mô
hình logic là ổn định nhất, mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất.
2.1.4. Tầm quan trọng của HTTT hoạt động tốt
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
Một hệ thống thông tin hoạt động tốt sẽ đưa doanh nghiệp đến với những thắng lợi. Để có
một hệ thống thông tin hoạt động tốt thì phải dựa vào chất lượng thông tin của hệ thống. Có 6 tiêu
chuẩn để đánh giá chất lượng của thông tin.
• Độ tin cậy: độ tin cậy thể hiện ở độ chính xác và xác thực. Thông tin
Ýt độ tin cậy sẽ gây khó khăn cho tổ chức. Chẳng hạn nh có những sai lệch tăng về lượng tồn kho
hàng hoá sẽ gây hậu quả trong việc ứ đọng vốn và chất lượng của hàng hoá.
• Tính đầy đủ: tính đầy đủ của thông tin thể hiện ở sự bao quát các vấn
đề đáp ứng nhu cầu của nhà quản lý. Với những thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến những
quyết định không đúng đắn. Chẳng hạn giá cả và chất lượng của một chiếc máy tính cá nhân của
hai nhà cung cấp khác nhau là như nhau ta vẫn có thể bị thiệt do chưa biết thông tin về chính sách
hậu mãi của họ.
• Tính thích hợp và dễ hiểu: những thông tin không thích hợp và khó hiểu cã
thể dẫn đến tốn chi phí cho việc tạo ra những thông tin không dùng được hoặc là ra những quyết
định không đúng vì thiếu thông tin cần thiết.
• Tính được bảo vệ: thông tin là nguồn lực quan trọng của tổ chức. Thông tin không
được bảo vệ sẽ gây tổn thất cho tổ chức vì vậy thông tin cần được bảo vệ và chỉ những người
được phép mới được sử dụng thông tin.
• Tính kịp thời: đây cũng là một trong những thuộc tính rất quan trọng của thông tin.
Sẽ không có Ých nếu nh thông tin đó không được gửi đến người sử dụng vào lúc cần thiết.
2.2.CƠ SỞ DỮ LIỆU
Quản lý dữ liệu được coi là nhiệm vụ quan trọng trong công tác
quản lý của một tổ chức. Dữ liệu được ví nh nguyên liệu thô của thông tin. Nếu nh trước kia
người ta ghi chép những thông tin lên các vật liệu thủ công nh giấy, bảng… thì ngày nay, hệ cơ sở dữ liệu

dựa trên máy tính điện tử là phương tiện để quản lý dữ liệu một cách thành công. Những hệ quản
trị cơ sở dữ liệu đang được dùng nhiều nhất ở nước ta và trên thế giới là Microsoft Access,
Microsoft Foxpro/Visual Foxpro và Oracle.
2.2.1.Mét số khái niệm của cơ sở dữ liệu
Mỗi bảng (table) nh bảng danh sách cán bộ, danh sách khách hàng…ghi chép dữ liệu về một
nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể.
Thực thể (entity) là một nhóm người, đồ vật, sự kiện hay khái niệm bất kì với các đặc
điểm và tính chất cần ghi chép lại. Chẳng hạn nh thực thể nhà cung cấp, thực thể nhân viên.
Thuộc tính (attribute) là những đặc điểm, tính chất của mỗi thực thể. Các thuộc tính góp
phần mô tả thực thể và là dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ. Chẳng hạn nh thực thể vật tư có
các thuộc tính nh mã vật tư, số lượng, đơn vị tính, đơn giá…
Dòng (row) trong mỗi bảng có các dòng. Mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi (record) .
Cột (column) trong mỗi bảng có các cột. Mỗi cột được gọi là một trường (field). Giao giữa
dòng và cột là một ô chứa mẫu dữ liệu ghi chép về thuộc tính cá thể trên dòng đó.
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
Cơ sở dữ liệu (database) là một nhóm gồm hai hay nhiều bảng có liên quan với nhau.
Chẳng hạn nh các bảng hàng mua, hàng hoá, nhân viên, khách hàng… tạo thành cơ sở dữ liệu hàng hóa.
Một tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau được gọi là hệ cơ sở
dữ liệu (database system) hay ngân hàng dữ liệu (data bank).
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (database management system) là một hệ thống chương trình
máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu.
2.2.2.Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu
2.2.2.1. Cập nhật dữ liệu
Dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu qua việc nhập dữ liệu. Ngày
nay, phần lớn các phần mềm ứng dụng cho phép chúng ta sử dụng giao diện
đồ hoạ bằng hình thức các form thể hiện bản ghi của cơ sở dữ liệu để người
dùng nhập.
2.2.2.2. Truy vấn dữ liệu
Mục đích của việc tạo ra cơ sở dữ liệu là để lưu trữ và khi cần dễ dàng tìm thấy những

dữ liệu cần dùng. SQL là ngôn ngữ thông dụng để đặt câu hỏi. Ngôn ngữ này thể hiện mỗi câu hỏi
(question) dưới dạng một lệnh truy vấn (query). Một biến dạng của SQL là QBE (query by
example) QBE không cho phép đặt những câu hỏi quá phức tạp, do vậy không được sử dụng rộng
rãi nh SQL.
2.2.2.3. Lập các báo cáo
Báo cáo (report) là một tài liệu trình bày thông tin một cách có tổ
chức theo một khuôn dạng nào đó. Hầu hết các dữ liệu trong mét báo cáo
được lấy ra từ một vài bảng hay từ kết quả của một vài query. Lập báo cáo là
một bộ phận quan trọng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu để xử lý và đưa cho
người sử dụng trong một thể thức có thể sử dụng được.
2.3. Phân tích thiết kÕ và cài đặt hệ thống thông tin
Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn
chúng để đưa ra được chÈn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác
định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và
xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó.Việc
thực hiện HTTT liên quan tới việc xây dựng mô hình vật lý trong của hệ
thống và chuyển mô hình đó sang góc độ tin học. Cài đặt hệ thống là tích hợp
nó vào hoạt động của tổ chức.
Khoa Tin hc kinh t Lun vn tt
nghip
Hỡnh 2.3. Cỏc giai on phỏt trin ca h thng thụng tin
2.3.1.Phng phỏp phỏt triển h thng thụng tin
Phỏt trin mt h thng thụng tin bao gm vic phõn tớch h thng ang
tn ti, thit k h thng mi, thc hin v tin hnh ci t nú. Phỏt trin h
thng thụng tin nhm mc ớch cung cp cho cỏc thnh viờn trong t chc cỏc
cụng c qun lý tt nht.
Cú 4 nguyờn nhõn chớnh dn n vic phỏt trin h thng thụng tin:
Nhng vn v qun lý, nhng yờu cu mi ca nh qun lý dn n s cn
thit ca mt d ỏn phỏt trin mt h thng thụng tin mi. Cỏc cụng ngh mi
xut hin lm cho t chc phi xem xột li nhng thit b ó cú trong t chc

ca mỡnh. Vai trũ ca nhng thỏch thc chớnh tr cng l mt nguyờn nhõn
dn n vic phỏt trin h thng thụng tin.
Phng phỏp phỏt trin h thng thụng tin da vo ba nguyờn tc chung l:
Nguyờn tc s dng cỏc mụ hỡnh.
Cỏc mụ hỡnh c s dng l mụ hỡnh logic, mụ hỡnh vt lý ngoi v
mụ hỡnh vt lý trong.
Nguyờn tc chuyn t cỏi chung sang cỏi riờng.
Khảo sát
Phân tích
Thiết kế
Bảo trì và
phát triển
Cài đặt
Xây dựng
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
Theo nguyên tắc này để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải tìm
hiểu các mặt chung sau đó mới đi đến chi tiết.
• Nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích
và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
2.3.2. Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin
Đánh giá yêu cầu là một công việc quan trọng để nhận định về cơ hội
và khả năng thực thi của dự án. Công việc ở giai đoạn này thực hiện tốt sẽ
giúp cho giai đoạn phân tích thiết kế được thuận lợi và đúng đắn. Một sai lầm
phạm phải trong giai đoạn này sẽ dẫn đến những chi phí lớn cho tổ chức. Giai
đoạn này phải được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn để tiết kiệm thời
gian và chi phí (ước tính khoảng 4-5 % tổng thời gian dành cho dù án). Công
việc này thường được giao cho những phân tích viên giàu kinh nghiệm.
Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu
• Lập kế hoạch

Các công việc trong giai đoạn lập kế hoạch là làm quen với hệ thống
đang xét, xác định thông tin phải thu thập, nguồn thông tin và phương pháp sử
dụng.
• Làm rõ yêu cầu
Phân tích viên cần xác định chính xác yêu cầu của người yêu cầu. Làm
sáng tỏ yêu cầu chủ yếu thực hiện thông qua những cuộc gặp gỡ, quan sát
cũng nh tham vấn từ các tài liệu khác nhau có trong tổ chức để thu thập thông
tin về hệ thống và môi trường xác thực của nó. Cần xác định chính xác đối
tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác
định khung cảnh nghiên cứu.
• Đánh giá khả thi
Đánh giá xem dự án có khả năng thực hiện hay không. Những vấn đề
chính về khả năng thực thi là: khả thi về mặt tổ chức, khả thi về mặt tài chính,
khả thi về thời hạn, khả thi kĩ thuật.
• Chuẩn bị và trình bày báo cáo
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
Báo cáo được trình bày để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ
thêm vấn đề. Sau đó đưa ra quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án.
2.3.3.Giai đoạn phân tích chi tiết
Giai đoạn phân tích chi tiết được tiến hành sau giai đoạn làm rõ yêu
cầu.
Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chẩn
đoán về hệ thống đang tồn tại- nghĩa là xác định được những vấn đề chính
cũng nh các nguyên nhân chính của chúng, xác định được các mục tiêu cần
đạt được của hệ thống và đề xuất các giải pháp để đạt được mục tiêu.
Có 4 phương pháp thu thập thông tin thường dùng là phương pháp
phỏng vấn, phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp sử dụng phiếu điều
tra và phương pháp quan sát. Để thu thập các thông tin đúng theo yêu cầu các
phân tích viên cần kết hợp các phương pháp thu thập thông tin, chó ý ưu,

nhược điểm của từng phương pháp từ đó tiến hành thu thập thông tin sao cho
đạt hiệu quả cao nhất.
Việc mã hóa dữ liệu là công việc rất cần thiết trong xây dựng hệ thống
thông tin bởi nó giúp nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng, mô tả nhanh
chóng các đối tượng và nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn.
Một hệ thống mã gồm một tập hợp các kí tự, một bộ các kí hiệu hợp lệ,
được định nghĩa trước, được sử dụng để nhận diện các đối tượng cần quan
tâm.
Mã liên tiếp được tạo ra bởi một qui tắc tạo dãy nhất định. Rất dễ tạo
mã theo kiểu này tuy nhiên nó không gợi nhớ và không cho phép chèn thêm
mã vào giữa hai mã cũ.
Mã phân cấp là mã được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được
kéo dài về phía bên phải thể hiện sự phân cấp sâu hơn.
Mã gợi nhớ mã được tạo ra căn cứ vào thuộc tính của đối tượng tạo
mã. Mã gợi nhớ có tính gợi nhớ cao dễ dàng nới rộng, tuy nhiên nó Ýt thuận
lợi cho việc tổng hợp và phân tích.
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
Mã ghép nối mã được chia làm nhiều trường, mỗi trường ứng với một
đặc tính. Mã kiểu này có ưu điểm là có khả năng phân tích cao tuy vậy nó khá
cồng kềnh .
Công cụ mô hình hoá
Các công cụ mô hình hoá thường dùng là: sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ
luồng dữ liệu và từ điển hệ thống.
 Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram) dùng để mô
tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ
liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin
- Xử lý
- Kho dữ liệu

Giao t¸c ngêi
-m¸y
Tin häc ho¸
hoµn toµn
Thñ c«ng
Khoa Tin hc kinh t Lun vn tt
nghip
- Dũng thụng tin - iu khin
Khi m cỏc thụng tin khụng th hin trờn s nh hỡnh dng ca cỏc
thụng tin vo/ra, th tc x lý, phng tin thc hinthỡ cỏc thụng tin ny
c mụ t trờn cỏc phớch vt lý. Cú ba loi phớch: phớch lung thụng tin,
phớch kho d liu, phớch x lý.
S lung d liu DFD (Data Flow Diagram)
DFD ch ra mt cỏch cú th t cỏc thụng tin chuyn t mt chc nng
hoc tin trỡnh ny sang mt chc nng hoc tin trỡnh khỏc. Tuy nhiờn nú
khụng xỏc nh th t thc hin cỏc chc nng .
Ký phỏp dựng cho s lung d liu.
Thủ công Tin học hoá
Tài liệu
Tên ng)ời/ bộ phận
phát/ nhận thông tin
Nguồn hoặc đích
Tên dòng dữ liệu
Dòng dữ liệu
Tên tiến
trình xử
lý
Tệp dữ liệu Kho dữ liệu
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp

Tiến trình xử lý
Các mức của sơ đồ DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) sơ đồ này thể hiện rất khái quát nội
dung chính của hệ thống thông tin. Trong sơ đồ ngữ cảnh có thể bỏ qua kho
dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ ngữ cảnh còn gọi là sơ đồ mức 0.
Phân rã sơ đồ: kĩ thuật này giúp mô tả hệ thống chi tiết hơn. Từ sơ đồ
khung cảnh người ta phân ra thành nhiều mức. Mức cao nhất (mức 0) gồm
các tiến trình chính của hệ thống, tiếp sau mức 0 là mức 1, 2,…thể hiện các
tiến trình con của nó.
Có 7 công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết: lập kế hoạch, nghiên
cứu môi trường, ngiên cứu hệ thống, đưa ra chẩn đoán, xác định các yếu tố
của giải pháp, đánh giá lại tính khả thi, thay đổi đề xuất của dự án, chuẩn bị
và trình bày báo cáo. Các công đoạn trên được thực hiện theo thứ tự lần lượt
bắt đầu từ công đoạn lập kế hoạch kết thúc là công đoạn chuẩn bị và trình bầy
báo cáo. Quá trình được mô tả ở đây có tính lặp.
2.3.4.Thiết kế logic
Giai đoạn thiết kế lôgic thực hiện sau khi báo cáo phân tích chi tiết
được phê duyệt. Sản phẩm của giai đoạn này là mô hình hệ thống mới bằng
các sơ đồ luồng dữ liệu DFD , sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD (Data Structure
Diagram), các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống.
Phương pháp thiết kế các bộ phận của hệ thống thông tin mới theo trật
tự sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế xử lý, thiết kế các dòng vào.
2.3.4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt
nghiệp
Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử
dụng hệ thống thông tin mới. Có hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu là:
phương pháp từ các đầu ra và phương pháp mô hình hoá.
• Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin đầu ra của hệ thống
Bước 1: xác định các đầu ra.

 Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra.
 Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận chúng.
Ví dụ: các thông tin đầu ra trong quản lý vật tư thiết bị là: phiếu nhập
kho,phiếu xuất kho, phiếu xuất điều chuyển, bản yêu cầu cấp vật tư thiết bị…
Bước 2: xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra
từng đầu ra.
 Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra.
Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin đầu ra nh: mã
nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ…được gọi là các thuộc tính. Liệt kê
toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách, đánh dấu các thuộc tính lặp.
Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (những thuộc tính tính toán hay suy ra
từ các thuộc tính khác). Loại bỏ thuộc tính thứ sinh ra khái danh sách.
Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra.
 ChuÈn hoá mức 1 (1.NF) dạng chuẩn thứ nhất yêu cầu trong mỗi
thực thể không được chứa các thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì
tách các thuộc tính lặp đó ra thành các thực thể con. Gán thêm cho nó một
tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh
của thực thể gốc.
 Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) dạng chuẩn thứ hai yêu cầu tất cả các thuộc
tính trong tệp thực thể phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá. Điều này có
nghĩa là với tệp thực thể có khoá là một thuộc tính coi nh thoả mãn dạng
chuẩn thứ hai. Đối với những tệp thực thể có khoá gồm nhiều thuộc tính ghép
lại trong đó có những thuộc tính là cần thiết nhưng chỉ phụ thuộc vào một bộ