Đề cương quản trị học theo chương

Câu 1: Tổ chức là gì ? Hãy trình bày các đặc trưng và các hoạt động cơ bản của tổ chức.
* Tổ chức là gì?
Tổ chức là một yếu tố cần thiết của xã hội loài người, từ xã hội sơ khai đến xã hội
hiện đại, vì tổ chức thực hiện được những việc mà các cá nhân không thể làm được.
Tổ chức thường được hiểu là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong
những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung.
Ví dụ một gia đình, một doanh nghiệp, một trường đại học, một cơ quan nhà nước, một
đơn vị quân đội, một tổ chức tôn giáo, một đội thể thao
Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng. Có thể có
rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau tuỳ theo tiêu thức phân loại (theo sở hữu, theo
mục đích, theo sản phẩm, theo mối quan hệ ).
* Các đặc trưng cơ bản của tổ chức
Tuy khác nhau về nhiều mặt nhưng các tổ chức đều có những đặc trưng cơ bản sau đây:
- Mọi tổ chức đều mang tính mục đích. Tổ chức hiếm khi mang trong mình mục
đích tự thân mà là công cụ để thực hiện những mục đích nhất định. Đây chính là yếu tố
cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào. Mặc dù mục đích của các tổ chức khác nhau có thể
khác nhau, nhưng không có mục đích thì tổ chức sẽ không còn lý do để tồn tại.
- Mọi tổ chức là những đơn vị bao gồm nhiều người (một tập thể). Những người
đó có chức năng nhất định trong quá trình hoạt động của tổ chức, có quan hệ với nhau
trong những hình thái cơ cấu nhất định.
- Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt mục đích -
các kế hoạch. Thiếu kế hoạch nhằm xác định những điều cần phải làm để thực hiện mục
đích, không tổ chức nào có thể tồn tại và phát triển có hiệu quả.
- Mọi tổ chức đều phải thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được
mục đích của mình. Các tổ chức, bất kỳ loại gì, vì lợi nhuận hay phi lợi nhuận, lớn hay
nhỏ, đều cần bốn nguồn lực chủ yếu: nhân lực, tài lực, vật lực và thông tin.
- Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác.
Một doanh nghiệp sẽ cần vốn, nguyên vật liệu, năng lượng, máy móc và thông tin từ
những nhà cung cấp ; cần hoạt động trong khuôn khổ quản trị vĩ mô của Nhà nước; cần
hợp tác hoặc cạnh tranh với các doanh nghiệp khác; cần các hộ gia đình và các tổ chức
mua sản phẩm và dịch vụ của họ.

- Cuối cùng, mọi tổ chức đều cần có những nhà quản trị, chịu trách nhiệm liên
kết, phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn lực
khác để đạt được mục đích với hiệu quả cao. Vai trò của những nhà quản trị có thể rõ
nét ở tổ chức này hay tổ chức khác nhưng thiếu họ tổ chức có thể sẽ gặp khó hoạt động
có hiệu quả.
* Các hoạt động cơ bản của tổ chức
Hoạt động của các tổ chức là muôn hình muôn vẻ phụ thuộc vào mục đích tồn
tại, lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội, quy mô, phương thức hoạt động được chủ
thể hoạt động lựa chọn và các yếu tố ngoại lai khác. Tuy nhiên mọi tổ chức đều phải
thực hiện các hoạt động theo một quá trình liên hoàn trong mối quan hệ chặt chẽ trong
môi trường. Các hoạt động đó là:
- Tìm hiều và dự báo những xu thế biến động của môi trường để trả lời những
câu hỏi: Môi trường đòi hỏi gì ở tổ chức? Môi trường tạo ra cho tổ chức những cơ hội
và thách thức nào? Trong thế giới ngày nay, hoạt động nghiên cứu và dự báo môi
trường được coi là hoạt động tất yếu đầu tiên của mọi tổ chức.
- Tìm kiếm và huy động các nguồn vốn trong quá trình hoạt động của tổ chức.
Đó có thể là nguồn vốn của những người tạo nên tổ chức, nguồn vốn có từ hoạt động có
hiệu quả của tổ chức hay nguồn vốn vay.
- Tìm kiếm các yếu tố đầu vào của quá trình tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ
của tổ chức như nguyên vật liệu, năng lượng, máy móc, nhân lực và chọn lọc, thu
nhận các yếu tố đó.
- Tiến hành tạo ra các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức – quá trình sản xuất.
- Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức cho các đối tượng mà tổ chức
phục vụ như các khách hàng…
- Thu được lợi ích cho tổ chức và phân phối lợi ích cho những người tạo nên tổ
chức và các đối tượng tham gia vào hoạt động của tổ chức.
- Hoàn thiện, đổi mới các sản phẩm, dịch vụ, các quy trình hoạt động cũng như
tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới, các quy trình hoạt động mới.
- Đảm bảo chất lượng về các hoạt động và các sản phẩm, dịch vụ của tổ chức.
Có thể khái quát các hoạt động cơ bản của tổ chức như sau:

Câu 2: Môi trường của tổ chức bao gồm các yếu tố nào ? Phân tích các yếu tố môi
trường tổ chức và chỉ ra sự ảnh hưởng qua lại giữa các yếu tố đó với tổ chức.
Câu 3: Phân tích khái niệm quản trị ?
Khái niệm về quản trị
Quản trị tiếng Anh là management, tiếng Pháp là administration, là từ dùng quen
thuộc trong thời gian trước thế chiến thứ II.
Quản trị là những hoạt động phát sinh từ tập hợp của nhiều người, một cách có ý
thức, để nhằm hoàn thành những mục tiêu chung. Những tập thể đó được gọi là các tổ
chức (organization) và tổ chức là môi trường (environment) của hoạt động quản trị.
Quản là đưa đối tượng vào mục tiêu cần đạt. Trị là áp dụng các biện pháp mang
tính chất hành chính - pháp chế để đạt mục tiêu.
Về nội dung thuật ngữ "quản trị" có nhiều cách hiểu không hoàn toàn giống
nhau:
- Có tác giả định nghĩa quản trị như là các hoạt động được thực hiện nhằm đảm
bảo sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của người khác.
- Có tác giả lại cho rằng quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động
của những người cộng sự khác nhau cùng chung một tổ chức.
- Cũng có các tác giả định nghĩa quản trị là một hoạt động thiết yếu đảm bảo
phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt được các mục đích của nhóm.
Nghiên
cứu môi
trường
Có được
vốn
Phân
phối lợi
ích
Phân
phối sản
phẩm

dịch vụ
Sản
xuất
Có được
các đầu
vào khác
Không ngừng đổi mới và đảm bảo chất lượng
Từ những điểm chung của các cách dịnh nghĩa về quản trị trên, có thể đưa ra
khái niệm về quản trị tổ chức như sau:
"Quản trị là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối
tượng quản trị và khách thể quản trị nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng và
cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi
trường".
Câu 4: Trình bày các đặc điểm của quản trị ? Nêu ý nghĩa của việc nghiên cứu các đặc
điểm này.
Đặc điểm quản trị
*Hoạt động quản trị chỉ có thể diễn ra khi có đủ ba yếu tố: Chủ thể quản trị, đối
tượng quản trị và mục tiêu quản trị.
- Chủ thể quản trị - tác nhân tạo ra tác động của quản trị
- Đối tượng và khách thể quản trị - Đối tượng tiếp nhận các tác động của chủ thể
quản trị.
- Mục tiêu quản trị - căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động, là cơ sở để lựa chọn
phương pháp, biện pháp tác động, là đích đến của cả chủ thể và đối tượng hay khách thể
quản trị.
Thiếu một trong ba yếu tố trên thì quản trị trở thành vô nghĩa. Vì vậy, để quản trị
thành công cần có sự cân đối hài hoà giữa chủ thể quản trị, đối tượng quản trị và mục
tiêu quản trị.
Tuy nhiên, cần tránh các trường hợp: Có quá nhiều chủ thể quản trị có thể gây
chỉ đạo không nhất quán hoặc ngược lại chủ thể quản trị thiếu năng lực quản trị; hay đối
tượng quản trị quá lớn mạnh lấn áp cả chủ thể quản trị hay quá nhỏ bé lãng phí năng lực

quản trị.
* Hoạt động quản trị bao giờ cũng liên quan đến việc trao đổi thông tin quản trị
và đều có mối liên hệ ngược
- Thông tin quản trị là những tín hiệu mới, được hiểu, được ghi nhận là có ích
cho việc ra các quyết định quản trị
- Quá trình trao đổi thông tin quản trị được thực hiện theo hai chiều - Đó là thông
tin điều khiển và thông tin phản hồi.
+ Thông tin điều khiển là chiều thông tin từ chủ thể quản trị đến đối tượng
quản trị: Chủ thể quản trị muốn tác động lên đối tượng quản trị thì phải đưa ra các mệnh
lệnh, chỉ thị, nghị quyết, quyết định cho đối tượng bị quản trị và ngược lại đối tượng
quản trị muốn định hướng hoạt động của mình phải tiếp nhận các thông tin điều khiển
của chủ thể quản trị cùng các đảm bảo vật chất khác để tính toán và tự điều khiển chính
mình nhằm thực thi mệnh lệnh của chủ thể quản trị
+ Thông tin phản hồi là chiều thông tin từ đối tượng quản trị đến chủ thể
quản trị: Chủ thể quản trị sau khi đưa ra các quyết định cùng các đảm bảo vật chất cho
đối tượng thực hiện phải thường xuyên theo dõi kết quả thực hiện thông qua các thông
tin phản hồi từ đối tượng quản trị. Đó cũng chính là mối liên hệ ngược.
* Quản trị bao giờ cũng có khả năng thích nghi
Tính thích nghi của quản trị thể hiện ở :
- Chủ thể quản trị thích nghi với đối tượng quản trị: Chủ thể quản trị phải vận
động theo sự thay đổi của đối tượng quản trị để quản trị hữu hiệu. Khi đối tượng quản
trị mở rộng về quy mô, nâng cao về trình độ, phức tạp về mối quan hệ thì chủ thể quản
trị vẫn có thể tiếp tục quản trị có hiệu quả bằng cách đổi mới quá trình quản trị thông
qua việc:
+ Nâng cao trình độ và năng lực quản trị
+ Cấu trúc lại hệ thống
+ Uỷ quyền hợp lí cho các cấp trung gian
- Đối tượng quản trị thích nghi với chủ thể quản trị: Đối tượng quản trị phải tìm
cách tiếp nhận tác động của chủ thể quản trị thậm chí đối phó với tác động đó bằng cách
tự hoàn thiện chính mình theo yêu cầu của chủ thể quản trị như: Nâng cao trình độ

chuyên môn, ý thức kỷ luật, năng động sáng tạo Tuy nhiên, trên thực tế có những
trường hợp: chủ thể quản trị dễ dãi nhu nhược dẫn tới đối tượng quản trị làm bừa, làm
ẩu hoặc chủ thể quản trị quan liêu độc đoán dẫn tới đối tượng quản trị tìm cách thích
nghi: hoặc là cố chấp nhận với chỉ thị mệnh lệnh phi lý của chủ thể quản trị, hoặc tìm kẽ
hở để lách theo kiểu "che mặt, xé rào"
- Chủ thể quản trị và đối tượng quản trị thích nghi với môi trường: Chính bản
thân chủ thể quản trị và đối tượng quản trị phải cùng thay đổi theo điều kiện môi trường
để đảm bảo sự tồn tại của mình như: nâng cao trình độ theo kịp với trình độ phát triển
chung, mở rộng mối quan hệ để có thể hoà nhập với điều kiện môi trường mới.
* Quản trị là một khoa học, một nghệ thuật
- Quản trị là một khoa học: Kiến thức về quản trị không chỉ là kiến thức mang
tính kinh nghiệm thuần tuý hay bản năng mà là kiến thức khoa học. Khoa học quản trị
có đối tượng nghiên cứu riêng không giống với các môn khoa học khác. Muốn quản trị
thành công phải dựa vào tính khoa học của quản trị thông qua các vấn đề có tính
nguyên tắc, phương pháp, yêu cầu
Tính khoa học cuả quản trị được thể hiện qua sự tuân thủ các nguyên tắc, thực thi
các phương pháp quản trị. Nếu chỉ đảm bảo tính khoa học sẽ rất khó thành công trong
hoạt động quản trị, do vậy bên cạnh việc thực thi đúng các phương pháp, nguyên tắc
Cần thiết phải thực thi một cách có nghệ thuật.
- Quản trị là một nghệ thuật: Nghệ thuật quản trị thực chất là nghệ thuật khai
thác các tiềm năng bên trong, các thời cơ bên ngoài, là nghệ thuật vận dụng khoa học
quản trị vào thực tiễn để đạt mục tiêu tốt nhất. Điều này phụ thuộc khá nhiều vào tài
nghệ, bản lĩnh, nhân cách, trí tuệ, bề dày kinh nghiệm của nhà quản trị; ngoài ra cũng có
liên quan tới các yếu tố thuộc về cơ may vận rủi
* Quản trị gắn với quyền lực - lợi ích - danh tiếng
Quyền lực - lợi ích - danh tiếng luôn gắn với quản trị , đó là vì :
- Nhà quản trị là người có quyền lực và quá trình quản trị là quá trình thực thi
quyền lực của nhà quản trị điều này thể hiện ở chỗ: Họ có khả năng điều khiển chi phối
người khác; có quyền quyết định việc sử dụng nguồn lực và tài sản của tổ chức
- Các hoạt động quản trị chức năng là một nghề nghiệp và đem lại lợi ích cho

nhà quản trị: Trong một tổ chức nhà quản trị là người có điều kiện thuận lợi nhất để
thực hiện các mong muốn của mình thông qua việc sử dụng những con người khác
nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Trên thực tế có thể làm giàu bằng nghề
quản trị
- Khi tổ chức phát triển, danh tiếng của tổ chức cùng người lãnh đạo của nó được
mọi người biết đến, khi đó uy tín được tạo lập. Ngược lại tổ chức kém phát triển thì
danh tiếng sẽ mất, uy tín mất.
Do đó, để quản trị thành công, nhà quản trị cần phải biết điều tiết quyền lực, lợi
ích và danh tiếng giữa các con người, các nhóm lợi ích khác nhau trong tổ chức.
Câu 6: Nhà quản trị là ai ? Nêu các vai trò của nhà quản trị ?
* Nhà quản trị là ai ?
Con người tham gia trong một tổ chức được chia làm hai loại: Những người thừa
hành (operatives) và những nhà quản trị (Managers)
Nhà quản trị làm việc trong một tổ chức nhưng không phải bất kỳ thành viên nào
của tổ chức cũng là nhà quản trị, nhà quản trị có các đặc điểm sau:
- Nhà quản trị là các chủ thể quản trị
- Nhà quản trị là người điều khiển công việc của người khác, là người có chức
năng liên kết phối hợp nhịp nhàng các hoạt động của các cá nhân, các bộ phận khác
nhau trong tổ chức
- Nhà quản trị là người chỉ huy công việc của nhiều người, nhưng cũng có trường
hợp nhà quản trị làm cả công việc của người dưới quyền (như tổ trưởng một tổ sản
xuất)
- Nhà quản trị có thể có nhiều chức danh tuỳ theo vị trí của người đó ở các cấp
bậc khác nhau trong tổ chức nhưng nói chung đều nắm giữ những chức năng, nhiệm vụ
nhất định trong bộ máy quản trị của tổ chức.
* Vai trò của nhà quản trị
Henry Mintzberg, giáo sư đại học Mc Gill ở Montreal (Canada) trong cuốn "Nhà
quản trị hàng ngày bằng mười công việc" đã nêu vai trò của nhà quản trị thể hiện trong
ba nhóm sau:
* Vai trò liên quan đến vấn đề quan hệ với con người trong tổ chức: như đại diện

cho tổ chức có tính nghi thức, phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên, bồi dưỡng,
đào tạo và động viên, khích lệ nhân viên, liên hệ với con người, trong nội bộ và ngoài
doanh nghiệp.
* Vai trò thông tin: thu thập những thông tin liên quan đến tổ chức, phổ biến
những thông tin cần thiết đến những người có liên quan, phân tích và xử lý thông tin để
lưu vào bộ nhớ. Đây là vai trò quan trọng nhất.
* Vai trò quyết định: giải quyết xung đột trong tổ chức, trò phân phối và sử dụng
nguồn lực, đàm phán, thương thuyết với các tổ chức khác…
Câu 7: Để thực hiện nhiệm vụ quản trị, nhà quản trị cần có những kỹ năng nào ? Tại
sao ? Kỹ năng nào quan trọng nhất trong các kỹ năng đó ?
Kỹ năng của nhà quản trị
Kỹ năng quản trị thực chất là khả năng vận dụng tri thức về quản trị học vào quá
trình quản trị nhằm hoàn thành nhiệm vụ của nhà quản trị.
Kỹ năng quản trị giúp cho nhà quản trị hiểu rõ muốn quản trị thì phài làm gì và
làm như thế nào.
Robert Katz - nhà nghiên cứu khoa học quản trị đưa ra 3 loại kỹ năng mà mỗi
nhà quản trị đều cần phải có, đó là:
- Kỹ năng kỹ thuật
- Kỹ năng nhân sự
- Kỹ năng tư duy
Những kỹ năng trên đều có ảnh hưởng đến hiệu quả của tổ chức và sự phát triển
nghề nghiệp của nhà quản trị trong lĩnh vực mà nhà quản trị hoạt động.
a. Kỹ năng kỹ thuật: (technical skills) là những năng lực cần thiết để thực hiện một
công việc cụ thể. Đây chính là trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của nhà quản trị.
Ví dụ: Soạn thảo chương trình điện toán, hợp đồng kinh tế, dịch vụ thiết kế
máy móc muốn đạt trình độ chuyên môn, nghiệp vụ như vậy nhà quản trị phải được
đào tạo theo các khoá học chuyên ngành hay các lớp đào tạo bồi dưỡng có liên quan.
b. Kỹ năng nhân sự: là khả năng liên quan đến năng lực cùng làm việc, động viên và
điều khiển con người và tập thể trong tổ chức dù những con người và tập thể đó thuộc
cấp bậc nào. Kỹ năng này thể hiện tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong quan hệ với

người khác nhằm tạo điều kiện thuận lợi và thúc đẩy công việc chung được hoàn thành
tốt. Ví dụ:Kỹ năng truyền đạt thông tin một cách hữu hiệu, thái độ quan tâm tích cực
đến người khác và bầu không khí khi làm việc, kỹ năng xây dựng quan hệ hợp tác với
những người cùng làm việc, kỹ năng làm việc với người dưới quyền…
c. Kỹ năng tư duy: là kỹ năng nhận thức, tổng hợp vấn đề, giải quyết vấn đề một cách
sáng tạo của nhà quản trị.
* Tầm quan trọng của mỗi kỹ năng trên tuỳ thuộc vào cấp bậc của nhà quản trị
trong tổ chức. Chẳng hạn kỹ năng kỹ thuật giảm dần sự quan trọng khi nhà quản trị ở
cấp cao hơn trong hệ thống. Kỹ năng tư duy trái lại rất cần thiết đối với nhà quản trị cấp
cao bởi lẽ những chủ trương, kế hoạch và quyết định ở cấp này đòi hỏi nhà quản trị phải
có năng lực phân tích đối chiếu. Còn kỹ năng nhân sự thì cần thiết đối với nhà quản trị
ở mọi cấp vì nhà quản trị nào cũng cần phải làm việc với con người
Câu 8: Trong quá trình phát triển của các tư tưởng quản trị, có những trường phái quản
trị trọng yếu nào ? Hãy tóm tắt nội dung chính của mỗi trường phái và nêu nhận xét.
Quản trị cùng tuổi với văn minh nhân loại - 5000 năm trước công nguyên người
Sumerian (vùng Iraq hiện nay) đã hoàn thiện một hệ thống phức tạp những qui trình
thương mại với hệ thống cân đong. Người Ai Cập thành lập nước 3000 năm trước công
nguyên và những kim tự tháp là dấu tích của trình độ kế hoạch, tổ chức và kiểm soát
một công trình phức tạp. Người Trung Hoa cũng có những định chế chính quyền chặt
chẽ, thể hiện một trình độ tổ chức cao.
Ở Châu Âu, những kỹ thuật và phương pháp quản trị bắt đầu được áp dụng trong
kinh doanh từ thế kỷ 16, khi hoạt động thương mại đã phát triển mạnh, còn trước đó, lý
thuyết quản trị chưa được phát triển trong kinh doanh vì các đơn vị sản xuất kinh doanh
chỉ đóng khung trong phạm vi gia đình.
Đến thế kỷ 18, cuộc cách mạng công nghiệp với sự ứng dụng của máy móc cơ
khí đã chuyển sản xuất từ phạm vi gia đình sang nhà máy. Đây là những hình thức tổ
chức khác hẳn với tổ chức sản xuất trong gia đình, qui mô và độ phức tạp gia tăng, việc
nghiên cứu quản trị bắt đầu trở nên cấp bách. Nhưng sự chú ý cũng chỉ tập trung vào
khía cạnh kỹ thuật của sản xuất hơn là vào nội dung của hoạt động quản trị.
Đến thế kỷ 19, sự quan tâm đến những hoạt động quản trị mới thật sự sôi nổi, từ

những nhà khoa học đến những người trực tiếp quản trị các cơ sở sản xuất kinh doanh.
Sự quan tâm vẫn tập trung nhiều vào khía cạnh kỹ thuật của sản xuất nhưng đồng thời
cũng chú ý đến khía cạnh lao động trong quản trị, như Robert Owen đã tìm cách cải
thiện điều kiện làm việc và điều kiện sống của công nhân. Xét về phương diện quản trị,
việc làm của owen đã đặt nền móng cho các nghiên cứu quản trị nhất là các nghiên cứu
về mối quan hệ giữa điều kiện lao động với kết quả của xí nghiệp. Có thể nói từ cuối thế
kỷ 19 những nỗ lực nghiên cứu và đưa ra những lý thuyết quản trị đã được tiến hành
rộng khắp. Và chính Federick W. Taylor ở đầu thế kỷ 20 với tư tưởng quản trị khoa học
của mình đã là người đặt nền móng cho quản trị hiện đại và từ đó đến nay các lý thuyết
quản trị đã phát triển nhanh chóng, góp phần tích cực cho sự phát triển kỳ diệu của xã
hội loài người trong thế kỷ 20.
Các tư tưởng quản trị này chia thành nhiều trường phái quản trị khác nhau với
các tên gọi như “Trường phái Quản trị khoa học”; “Trường phái Quản trị hành chính”;
“Trường phái Quản trị Tâm lý xã hội” v v.
a) Trường phái quản trị khoa học
Các đại biểu của trường phái này tìm cách tăng năng suất lao động thông qua
việc quản lý, hợp lý hoá các quá trình công việc và khuyến khích người lao động bằng
vật chất. Quản trị khoa học tức là tiến hành hoạt động dựa trên những dự kiến có được
do quan sát, thí nghiệm, suy luận một cách có hệ thống.
NX: Trường phái quản trị khoa học có nhiều đóng góp giá trị cho sự phát triển
của tư tưởng quản trị, họ phát triển kỹ năng quản trị qua phân công và chuyên môn hoá
quá trình lao động, hình thành đường lối sản xuất dây chuyền. Họ là những người đầu
tiên nêu lên tầm quan trọng của việc tuyển chọn và huấn luyện nhân viên, đầu tiên dùng
đãi ngộ để tăng năng suất. Họ cũng là những người nhấn mạnh việc giảm giá thành để
tăng hiệu quả, dùng những phương pháp có hệ thống và hợp lý để giải quyết các vấn đề
quản trị, cuối cùng cũng chính họ coi quản trị như là một đối tượng nghiên cứu khoa
học. Tuy vậy, trường phái này cũng có những giới hạn nhất định. Trước hết trường phái
này chỉ áp dụng tốt trong trường hợp môi trường ổn định, khó áp dụng trong môi trường
phức tạp nhiều thay đổi. Thứ đến, họ quá đề cao bản chất kinh tế và tư duy của con
người mà đánh giá thấp nhu cầu của xã hội và tự thực hiện của con người, do vậy vấn

đề nhân bản ít được quan tâm. Cuối cùng trường phái này cố áp dụng những nguyên tắc
quản trị phổ quát cho mọi hoàn cảnh mà không nhìn thấy tính đặc thù của môi trường,
và họ cũng quá chú tâm tới khía cạnh kỹ thuật của quản trị.
b) Trường phái quản trị hành chính
Trong khi trường phái quản trị khoa học chú trọng tới hợp lý hoá công việc và
những nhiệm vụ mà các công nhân phải làm thì trường phái quản trị hành chính lại phát
triển những nguyên tắc quản trị chung cho cả tổ chức, chính vì thế trường phái này còn
được gọi là trường phái quản trị cổ điển.
NX: Trường phái hành chính chủ trương rằng năng suất lao động sẽ rất cao trong
một tổ chức được sắp đặt hợp lý. Nó đóng góp rất nhiều trong lý luận cũng như thực
hành quản trị, nhiều nguyên tắc quản trị của tư tưởng quản trị này hiện vẫn còn áp dụng
rất phổ biến. Các hình thức tổ chức, các nguyên tắc tổ chức, quyền lực và sự uỷ quyền
đang ứng dụng phổ biến ngày nay chính là sự đóng góp quan trọng của trường phái
quản trị hành chính.
Giới hạn của trường phái này là các tư tưởng được thiết lập trong một tổ chức ổn
định, ít thay đổi, quan điểm quản trị cứng rắn, ít chú ý đến con người và xã hội nên dễ
dẫn đến việc xa rời thực tế. Do vậy, vấn đề quan trọng là phải biết cách vận dụng các
nguyên tắc quản trị cho phù hợp với các yêu cầu thực tế, chứ không phải là từ bỏ các
nguyên tắc đó.
c) Trường phái tâm lý xã hội
Lý thuyết tâm lý xã hội trong quản trị, còn gọi là lý thuyết tác phong, là những
quan điểm quản trị nhấn mạnh đến vai trò của yếu tố tâm lý, tình cảm, quan hệ xã hội
của con người trong công việc, lý thuyết này cho rằng hiệu quả của quản trị do năng
suất lao động quyết định, nhưng năng suất lao động không chỉ do các yếu tố vật chất
quyết định mà còn do sự thoả mãn các nhu cầu tâm lý xã hội của con người.
NX: Tư tưởng của trường phái tác phong nhấn mạnh nhu cầu xã hội, được qui
trọng và tự thể hiện mình của người công nhân. Lý thuyết này bổ sung cho lý thuyết cổ
điển khi cho rằng năng suất không chỉ thuần túy là vấn đề kỹ thuật. Nó cũng giúp cải
tiến cách thức và tác phong quản trị trong tổ chức, xác nhận mối liên hệ giữa năng xuất
và tác phong hoạt động. Điều đó thực sự được nhận thấy và gây nên một phong trào

rầm rộ được gọi là phong trào "quản trị con người" trong thập niên 50 của thế kỷ 20
không kém gì "phong trào quản trị khoa học" của Taylor trước đây.
Lý thuyết tác phong có sự đóng góp lớn lao trong lý luận và thực hành quản trị.
Nhờ có những đóng góp này mà ngày nay các nhà quản trị đều hiểu rõ về sự động viên
của con người, về ảnh hưởng tập thể đối với tác phong cũng như các vấn đề tâm lý quản
trị. Có nhiều ý kiến phê phán lý thuyết tác phong là quá chú ý đến yếu tố xã hội của con
người khiến trở thành thiên lệch. Khái niệm "con người xã hội" chỉ có thể bổ xung cho
khái niệm "con người kinh tế"chứ không thể thay thế. Không phải lúc nào "Những con
người thỏa mãn" đều là những lao động có năng suất cao. Hơn nữa lý thuyết này coi
con người là phần tử trong một hệ thống khép kín, điều đó không thể có trên thực tế.
Mặc dù vậy, không thể không phủ nhận đóng góp của trường phái này đối với lý
thuyết quản trị. Trong các yếu tố của quản trị thì con người là yếu tố khó sử dụng nhất
và cũng thường gây lãng phí nhất. Lý thuyết này quan tâm đến con người cũng là
hướng về quan điểm: quản trị là hoàn thành công việc bằng và thông qua con người.
Câu 9: Hoạch định là gì ? Hãy phân tích tầm quan trọng của hoạch định
* Khái niệm
Hoạch định là quá trình ấn định các mục đích (mục tiêu), nhiệm vụ và phương
pháp tốt nhất để thực hiện mục đích (mục tiêu), nhiệm vụ đó.
* Tầm quan trọng của công tác hoạch định
- Nhờ có hoạch định mà việc phối hợp nỗ lực của các cá nhân trong tổ chức có hiệu
quả hơn, bởi vì hoạch định chỉ rõ hướng hoạt động cho cả nhà quản trị và các thành
viên khác trong tổ chức thông qua việc ấn định rõ các mục tiêu quản trị.
- Hoạch định giúp cho tổ chức đối phó với sự không ổn định và thay đổi của môi
trường. Bởi vì hoạch định có hiệu quả luôn đòi hỏi các nhà quản trị phải dự báo môi
trường và tiên liệu trước sự thay đổi để có biện pháp thích ứng (Do đó cũng có thể nói
hoạch định làm giảm tối thiểu sự bất trắc của môi trường)
- Hoạch định làm cho việc kiểm soát được dễ dàng, bởi vì các nhà quản trị sẽ không
thể kiểm soát công việc của cấp dưới nếu không có mục tiêu được ấn định rõ ràng nhờ
hoạch định.
- Hoạch định làm giảm đi các hoạt động trùng lặp và dư thừa trong quá trình tiến tới

mục tiêu chung của các bộ phận, các cá nhân trong tổ chức
Câu 10: Hãy phân biệt các loại hoạch định: HĐ chiến lược, HĐ chiến thuật và HĐ tác
nghiệp.
- Hoạch định chiến lược: là quá trình xây dựng và lựa chọn các chiến lược của tổ
chức
+ Chiến lược của tổ chức là hệ thống các quan điểm, các mục đích và mục tiêu
cơ bản cùng các giải pháp, chính sách nhằm sử dụng một cách tốt nhất các nguồn
lực, lợi thế, cơ hội của tổ chức để đạt được các mục đích, mục tiêu đặt ra trong
thời hạn ngắn nhất.
- Hoạch định chiến thuật: là quá trình xây dựng và lựa chọn các giải pháp nhằm thực
hiện các mục tiêu chiến thuật của tổ chức.
+ Chiến thuật là những giải pháp mang tích mưu lược, cụ thể để thực hiện từng
mặt từng phần của các mục tiêu chiến lược (Hay nói cách khác: chiến thuật là sự
cụ thể hóa của chiến lược)
- Hoạch định tác nghiệp: là sự cụ thể hóa các hoạch định chiến thuật thành các hành
động hay công việc cụ thể sẽ phải thực hiện hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
Câu 11: Trình bày nội dung chủ yếu của công tác hoạch định trong một tổ chức:
1. Mục đích, mục tiêu của tổ chức
*Mục đích
- Mục đích của tổ chức là động cơ hoạt động dài hạn của tổ chức - hay nói cách
khác: mục đích là đích mà tổ chức mong muốn sẽ đạt được trong tương lai dài.
- Đặc điểm nhận dạng mục đích
+ Mục đích thường phản ánh xứ mạng lịch sử của tổ chức: nó trả lời cho câu hỏi:
“Tổ chức đó tồn tại vì lí do gì?”
+ Mục đích bao giờ cũng là đích mà tổ chức muốn đạt tới trong tương lai dài
+ Mục đích của tổ chức thường được phát biểu ở dạng khái quát, định tính, khó
định lượng
- Vai trò của việc hoạch định mục đích
+ Mục đích của tổ chức là căn cứ để hình thành nên hệ thống các mục tiêu,
nhiệm vụ của cả tổ chức và của từng bộ phận trong tổ chức.

+ Mục đích tạo động cơ, động lực hoạt động cho mọi con người trong tổ chức
+ Mục đích của tổ chức là nền tảng để hoạch định và thực hiện các chức năng
quản trị khác
- Căn cứ để ấn định mục đích của tổ chức
+ Mục đích thường được xác định dựa trên mối quan hệ tương tác của bốn yếu tố
đó là: Các yếu tố của môi trường; Các nguồn lực của tổ chức; Mối quan hệ
quyền lực của tổ chức; Phẩm chất, năng lực của các nhà quản trị tổ chức.
* Mục tiêu
Hoạch định mục tiêu thực chất là quá trình ấn định trước một hệ thống mục tiêu của
tổ chức để thông qua việc thực hiện mục tiêu đó mà đạt mục đích của tổ chức
- Mục tiêu là đích của tổ chức trong ngắn hạn, là điểm kết thúc của một hành động
trong một khoảng thời gian không dài.
- Đặc điểm nhận dạng của mục tiêu
+ Mục tiêu thường được ấn định trong khoảng thời gian không dài
+ Mục tiêu thường cụ thể hơn, rõ ràng, dễ định lượng hơn mục đích
+ Mục tiêu thường phản ánh đích của tổ chức về từng mảng, từng mặt, từng thời lỳ
hoạt động của tổ chức.
- Các yêu cầu đối với các mục tiêu của tổ chức
+ Có tính cụ thể
+ Có linh hoạt
+ Có tính định lượng
+ Có tính khả thi
+ Có tính nhất quán
- Các loại mục tiêu thường gặp trong một tổ chức
+ Phân theo thời gian: Trong tổ chức thường có các mục tiêu như: mục tiêu dài hạn;
mục tiêu trung hạn; mục tiêu ngắn hạn
+ Phân loại theo tính chất: Trong tổ chức thường có các mục tiêu như mục tiêu định
tính; mục tiêu định lượng
+ Phân loại theo phạm vi: Trong tổ chức thường có các mục tiêu như mục tiêu tổng
quát; mục tiêu của từng bộ phận

+ Phân loại theo nội dung: Trong tổ chức thường có các mục tiêu như mục tiêu kinh
tế; mục tiêu xã hội; mục tiêu chính trị; mục tiêu công nghệ …
- Vai trò của việc hoạch định các mục tiêu
+ Mục tiêu là sự cụ thể hóa của mục đích trong từng mặt hoặc từng thời kì hoạt
động của tổ chức do đó nếu mục tiêu đuợc xác định rõ ràng, chính xác và được thực
hiện tốt thì mục đích của tổ chức được thực hiện có hiệu quả và ngược lại
+ Mục tiêu giúp cho tổ chức sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của mình ở mỗi thời
kì khác nhau nhờ hệ thống mục tiêu luôn chỉ rõ cho nhà quản trị biết nên tập trung
nguồn lực của tổ chức theo một trật tự ưu tiên nào.
2. Chính sách
Chính sách là tổng thể các biện pháp mà tổ chức sử dụng để tác động đến mọi bộ
phận, mọi yếu tố có liên quan đến tổ chức nhằm thực hiện có kết quả mục đích cũng
như các mục tiêu của tổ chức
Hay nói cách khác: Chính sách là những qui định chung để hướng dẫn suy nghĩ và
hành động của mọi thành viên trong tổ chức.
- Đặc điểm của các chính sách
+ Chính sách trong một tổ chức thường bao gồm nhiều loại nhằm tác động tới từng
yếu tố, từng bộ phận của tổ chức trong quá trình hoạt động. Do đó, khi ban hành
chính sách cần bảo đảm tính hướng đích và tính thống nhất của các loại chính sách.
+ Mỗi chính sách đều có chu kỳ sống. Tức là có quá trình ra đời, phát huy tác dụng
và bị loại bỏ. Do đó, khi ban hành chính sách cần phải có quá trình kiểm nghiệm để
điều chỉnh hoặc thay đổi cho phù hợp. Nếu không, chính sách sẽ trở thành khe hở
cho đối phương lợi dụng.
3. Chương trình
Chương trình là tổ hợp các mục tiêu, các chính sách, các bước phải tiến hành, các
nguồn lực cần sử dụng để thực hiện một mục đích hay mục tiêu nhất định của tổ chức.
Hoặc một cách định nghĩa đơn giản hơn: Chương trình là trình tự thực hiện các
công việc cần thiết để đạt mục tiêu quản trị đặt ra.
* Lợi ích của chương trình
- Chương trình cho phép nhà quản trị có thể cân nhắc đánh giá các khả năng hiện có

và giành sự ưu tiên cho các vấn đề quan trọng nhất trong quá trình tiến tới mục tiêu
- Chương trình là công cụ để phối hợp hoạt động của nhiều cá nhân, bộ phận khác
nhau trong tổ chức một cách dễ dàng và hiệu quả
- Chương trình là một trong những căn cứ để kiểm soát các hoạt động của tổ chức có
hiệu quả
- Chương trình tạo điều kiện thuận lợi cho việc ủy quyền của nhà quản trị
* Các bước thành lập chương trình
Bước 1: Xem xét kĩ các mục tiêu của tổ chức
Mục tiêu chính của bước này là nhằm xác định rõ tổ chức muốn đi tới đâu để chọn
con đường đi tới tốt nhất
Bước 2: Chia quá trình thực hiện các mục tiêu thành các giai đoạn chính.
Thực hiện bước này giúp cho tổ chức nắm được đường lối tổng quan trong việc thực
hiện mục đích hoặc mục tiêu của tổ chức. Để đạt được mục đích, mục tiêu, tổ chức
cần phải trải qua các giai đoạn nào?
Bước 3: Lựa chọn trình tự ưu tiên
Thực chất của bước này là xem xét và quyết định làm việc gì trước, việc gì sau để có
hiệu quả nhất trong quá trình thực hiện mục đích, mục tiêu của tổ chức
Bước 4: Ấn định thời gian thực hiện
Nội dung bước này là xác định thời gian cần thiết và hợp lý để hoàn thành từng mục
tiêu, từng giai đoạn hoặc từng công việc
Bước 5: Xem xét phối hợp các chương trình bộ phận
Mục đích của bước này là nhằm bảo đảm sự chặt chẽ và thống nhất của toàn bộ
chương trình, làm căn cứ để phối hợp nhịp nhàng các hoạt động của tổ chức để đạt
mục đích, mục tiêu hay nhiệm vụ chung.
4. Ngân sách
Hoạch định ngân sách thực chất là dự kiến trước nguồn tài chính đảm bảo cho các
chương trình đặt ra được thực hiện
- Lợi ích của việc hoạch định ngân sách
+ Ngân sách là căn cứ để nhà quản trị đo lường các giải pháp, các chương trình,
trên cơ sở đó có thể lựa chọn các giải pháp, chương trình đạt hiệu quả cao nhất

+ Ngân sách cho phép nhà quản trị sử dụng có hiệu quả nhất các phương tiện tài
chính của tổ chức bởi vì nó khắc phục được tình trạng chi tiêu không có kế
hoạch của tổ chức
+ Ngân sách là một trong những căn cứ giúp nhà quản trị lựa chọn mục tiêu một
cách thiết thực nhất, phù hợp với khả năng tài chính của tổ chức
5. Lập kế hoạch
Thực chất, kế hoạch là bản tường trình chi tiết của các chương trình. Nội dung của
các kế hoạch thường chỉ rõ các việc cần phải làm? Bắt đầu làm từ khi nào? Khi nào kết
thúc? Ai làm? Phương tiện để thực hiện là gì?
Câu 12: Qui trình hoạch định chiến lược bao gồm những bước nào ? Nêu nội dung và ý
nghĩa của mỗi bước trong qui trình hoạch định? Theo anh (chị) trong các bước đó, bước
nào là quan trọng nhất? Vì sao?
1. Nghiên cứu đánh giá các căn cứ của hoạch định chiến lược
- Mục tiêu của bước này là nhằm phân tích đánh giá
+ Vị thế của tổ chức
+ Những điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức
+ Những tiềm lực có thể huy động được để thực hiện các mục đích mục tiêu
của tổ chức
+ Những cơ hội hoặc nguy cơ có thể xảy ra đối với tổ chức
- Để thực hiện bước này có hiệu quả, các nhà quản trị có thể sử dụng những công cụ
sau:
+ Sử dụng ma trận để xác định điểm mạnh- yếu cơ hội hay nguy cơ của tổ
chức
+ Dự báo môi trường để lường trước cơ hội và nguy cơ, để dự báo môi
trường có thể dùng một số phương pháp
. Kĩ thuật Delphi
. Phép ngoại suy xu hướng
. Liên hệ xu hướng
. Mô hình toán
. Phân tích ảnh hưởng chéo

. Kịch bản nhiều lần
2. Xác định mục đích và mục tiêu của tổ chức
Việc xác định mục đích và mục tiêu của tổ chức thường được thực hiện bởi bộ phận
đầu não của tổ chức, quá trình hình thành các mục đích, mục tiêu của tổ chức có thể
được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Có thể là:
Cách 1: Ban lãnh đạo của tổ chức trực tiếp bàn bạc, nghiên cứu đề xuất mục đích
,mục tiêu chung của tổ chức và cụ thể hóa thành các nhiêm vụ cụ thể cho các bộ phận
hay phân hệ của tổ chức
Cách 2: Ban lãnh đạo của tổ chức đề ra các yêu cầu sống còn của tổ chức. Từ đó
hướng dẫn, yêu cầu nội dung và phương pháp xây dựng mục đích, mục tiêu để các phân
hệ trong tổ chức nghiên cứu, soạn thảo các mục tiêu và nhiệm vụ của mỗi phân hệ. Từ
đó mà hình thành nên các mục đích, mục tiêu chung của toàn tổ chức.
Cách 3: Kết hợp cả 2 cách trên
3. Xác định các điều kiện để thực hiện mục đích, mục tiêu của tổ chức
Thực chất của bước này là xem xét những yếu tố cần và đủ để thực hiện mục đích,
mục tiêu mà tổ chức đề ra, xem xét những yếu tố còn thiếu để dự kiến các biện pháp
khắc phục.
Khi xem xét các điều kiện để thực hiện các mục đích, mục tiêu của tổ chức, có thể phải
phân loại các yếu tố cần và đủ để dễ nghiên cứu. Thông thường, người ta phân loại các điều
kiện này theo 2 cách sau:
Cách 1: Xét về khả năng chi phối và tác động, có thể chia thành các loại
- Những yếu tố cần và đủ để thực hiện mục đích, mục tiêu mà tổ chức không thể chi
phối
- Những yếu tố cần và đủ để thực hiện mục đích, mục tiêu mà tổ chức có thể chi phối
- Những yếu tố cần và đủ để thực hiện mục đích, mục tiêu mà tổ chức có thể chi phối
một phần
Cách 2: Xét về phạm vi, có thể chia thành các loại tiền đề
- Những yếu tố cần và đủ để thực hiện mục đích, mục tiêu nằm bên ngoài tổ chức
- Những yếu tố cần và đủ để thực hiện mục đích, mục tiêu ở bên trong tổ chức
Việc phân loại như vậy có ý nghĩa quan trọng trong việc đề ra các chính sách hay các

giải pháp nhằm đạt được mục đích hay mục tiêu của tổ chức .
4. Xây dựng các phương án chiến lược nhằm thực hiện mục đích, mục tiêu của tổ
chức
Mục tiêu của bước này là xây dựng các phương án chiến lược khác nhau dựa trên cơ sở
các điều kiện tiền đề của hoạch định và các quan điểm xây dựng chiến lược.
* Về quan điểm xây dựng phương án chiến lược: Có một số quan điểm đáng chú ý sau
đây
- Xây dựng chiến lược dựa trên cơ sở các yếu tố then chốt nhất để xây dựng mục tiêu
Điều kiện để xây dựng chiến lược dựa trên quan điểm này là phải có và tìm được yếu tố
then chốt. Tuy nhiên, cần lưu ý là yếu tố then chốt không có nghĩa là vĩnh cửu mà có thể
thay đổi. Do đó, chiến lược xây dựng trên cơ sở các yếu tố then chốt cần phải tính đến xu
thế và khả năng thay đổi của yếu tố then chốt.
- Xây dựng chiến lược dựa trên cơ sở khai thác các ưu thế tương đối.
Ưu thế tương đối là những điểm, yếu tố của tổ chức có ưu thế hơn so với các tổ chức
khác. Những ưu thế này có thể là vị trí địa lý, thương hiệu, khả năng cung cấp vật tư, qui
mô của tổ chức, các mối quan hệ, lợi thế về nắm bắt thông tin…
- Xây dựng chiến lược dựa trên cơ sở những yếu tố mới, những khám phá mới. Ví dụ
như dựa vào công nghệ mới, sản phẩm mới, hình thức phục vụ mới…
- Xây dựng chiến lược dựa trên cơ sở khai thác triệt để các khả năng của các yếu tố bao
quanh yếu tố then chốt.
* Về phương pháp: có thể dùng nhiều phương pháp. Thông thường người ta có thể
dùng hai phương pháp sau đây:
- Sử dụng ma trận SWOT
- Kết hợp các yếu tố quan trọng bên trong và bên ngoài để hình thành các phương
án được lựa chọn
Khi xây dựng các phương án chiến lược cần phải được cụ thể hóa các phương án bằng
các chương trình, ngân sách và kế hoạch thực hiện chúng
5. Đánh giá các phương án chiến lược và lựa chọn phương án tối ưu
Phương án tối ưu là phương án thỏa măn tốt nhất các ràng buộc chi phối việc thực hiện
mục đích, mục tiêu của tổ chức

* Đánh giá các phương án chiến lược cần chú ý
- Phải chỉ rõ các ưu, nhược điểm của từng phương án.
- Phải sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để lựa chọn phương án chiến lược
tối ưu nhằm khắc phục các hạn chế của mỗi phương pháp
* Về phương pháp lựa chọn phương án, có thể sử dụng một số phương pháp
- Phương pháp toán: Tức là đưa các phương án về mô hình bài toán tối ưu sau
đó giải bài toán để lựa chọn phương án tối ưu
- Dựa vào cảm quan của người đánh giá: Thực chất là kinh nghiệm để lựa chọn
phương án tối ưu
- Phương pháp cho điểm: Tức là cho điểm vào từng tiêu chí của tiêu cuẩn lựa
chọn phương án. Phương án tối ưu là phương án có tổng số điểm cao nhất. Dùng phương
pháp cho điểm có thể theo các bước:
Bước1: Xác định các tiêu chuẩn đánh giá phương án chiến lược
Khi xác định các tiêu chuẩn này có thể dựa vào một số câu hỏi như là
- Phương án đề ra có phù hợp với điều kiện môi trường không?
- Phương án đề ra có phù hợp với phong cách lãnh đạo, quan điểm và phương
pháp tác nghiệp của tổ chức không?
- Các rủi ro xảy ra khi sử dụng phương án đề ra, tổ chức có chấp nhận được
không?
- Các yếu tố chính có ảnh hưởng tới sự thực hiện thành công của phương án đã
được xác định chính xác chưa?
Bước 2: Cho điểm vào các phương án chiến lược dựa trên cơ sở sự thỏa mãn
của mỗi phương án đối với mỗi tiêu chuẩn đánh giá
Bước 3: Chính thức lựa chọn phương án
6. Hình thành các hoạch định chiến thuật
Bước này nhằm cụ thể hóa quá trính thực hiện các mục đích, mục tiêu của tổ chức
thành các nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận trong tổ chức. Việc này đồng thời với việc
thiết lập các chương trình, kế hoạch thực hiện nhiệm vụ đó
7. Triển khai thực hiện hoạch định chiến lược
Nội dung của bước này gồm:

- Phân công nhiệm vụ cho từng cấp trong tổ chức
- Tổ chức quá trình thực hiện
- Theo dõi diễn biến trong quá trình thực hiện và điều chỉnh nếu cần thiết. Việc điều
chỉnh có thể chỉ diễn ra trong phạm vi nhỏ, cục bộ, cũng có thể diễn ra trong phạm vi
lớn, toàn cục, thậm chí điều chỉnh tận gốc hoạch định chiến lược cũ.
Câu 13: Trình bày khái niệm về chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức quản trị
Khái niệm
* Chức năng tổ chức là những hoạt động quản trị nhằm thiết lập một hệ thống vị trí
cho mỗi cá nhân và mỗi bộ phận trong tổ chức sao cho các cá nhân và bộ phận có thể
phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức.
* Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận khác nhau trong tổ chức, có mối
liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm,
quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu quản trị khác nhau nhằm
đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị nhất định, phục vụ mục tiêu chung của tổ
chức.
Câu 14: Phân tích tầm quan trọng của chức năng tổ chức.
- Tổ chức tốt cho phép sử dụng được tối đa và hợp lý các nguồn lực trong và ngoài của tổ
chức
+ Sử dụng tối đa các nguồn lực thể hiện ở hình thức liên kết, biết liên kết hợp lý,
nhà quản trị có thể khai thác, sử dụng tốt nhất các tiềm năng của cấp dưới
+ Sử dụng hợp lý các nguồn lực thể hiện ở chỗ dùng đúng người đúng việc
- Tổ chức tốt có thể làm cho sức mạnh của tập thể người được nhân lên gấp bội bởi
họ hành động theo một sự chỉ huy thống nhất
- Tổ chức tốt sẽ tạo điều kiện đẩy mạnh việc áp dụng khoa học kỹ thuật và hạn chế
được phần lớn các vấn đề nảy sinh trong quá trình hoạt động của tổ chức
Câu 15: Trình bày các cơ sở khoa học của tổ chức quản trị (phân công lao động, tầm hạn
quản trị, căn cứ để phân chia đơn vị nhỏ trong tổ chức).
1. Phân công lao động trong tổ chức quản trị
Phân công lao động là quá trình chia nhỏ công việc thành một số bước và được hoàn
thành bởi một hoặc một số cá nhân.

Xét về hình thức: Phân công lao động trong tổ chức có thể được thực hiện theo 2 hình
thức cơ bản
- Phân công lao động theo kiểu tổng hợp
- Phân công lao động theo kiểu chuyên môn hóa
Theo kinh nghiệm của các nhà quản trị, khi tiến hành phân công lao động trong tổ
chức quản trị nên phân công lao động theo kiểu chuyên môn hóa theo nhóm công vịêc,
bởi vì theo cách này sẽ vừa hạn chế nhược điểm vừa phát huy được ưu điểm của chuyên
môn hóa
2. Tầm hạn quản trị
* Định nghĩa: Tầm hạn quản trị chỉ số lượng cấp dưới mà một nhà quản trị cấp trên có
thể điều hành một cách trực tiếp.
* Tầm hạn quản trị phụ thuộc vào các yếu tố
- Năng lực của nhà quản trị: thể hiện ở khả năng đôn đốc và phối hợp với cấp dưới,
năng lực này càng cao, càng cho phép mở rộng tầm hạn quản trị
- Trình độ của các cấp dưới: Trình độ cấp dưới càng cao càng cho phép mở rộng tầm
hạn quản trị
- Mức độ ủy quyền của cấp trên cho cấp dưới: Mức độ ủy quyền càng cao thì càng
cho phép mở rộng tầm hạn quản trị
- Tính chất ổn định của công việc: Tính ổn định càng cao, tầm hạn quản trị càng
rộng
- Kỹ thuật và phương tiện truyền thông trong tổ chức: Thực chất là khả năng truyền
đưa thông tin nhanh và chính xác giữa các cấp, các phân hệ trong tổ chức. Khả năng này
càng lớn, càng cho phép mở rộng tầm hạn quản trị
- Tính chất kế hoạch hóa của công việc: công việc càng có tính kế hoạch hóa cao,
càng cho phép mở rộng tầm hạn quản trị
3. Căn cứ để phân chia các đơn vị nhỏ trong tổ chức
- Căn cứ vào tiêu chuẩn về số lượng người: Số lượng người cần thiết để phân chia
các đơn vị nhỏ phụ thuộc vào hai yếu tố chủ yếu là quan điểm của nhà quản trị và yêu
cầu của quy trình công nghệ hay công việc
- Dựa vào chức năng nhiệm vụ: Tức là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ để hình

thành nên các bộ phân nhỏ trong tổ chức, mỗi bộ phận đó thường bao gồm các cá nhân
thực hiện các hoạt động mang tính chất tương đồng
- Căn cứ vào sản phẩm, vào địa điểm hoặc nhóm đối tượng phục vụ để phân chia các
đơn vị nhỏ
- Căn cứ vào các trang thiết bị được sử dụng để phân chia các đơn vị nhỏ như máy
móc, thiết bị …
Câu 16: Nêu nội dung các nguyên tắc tổ chức quản trị.
1. Cơ cấu tổ chức quản trị phải gắn với phương hướng, mục đích, mục tiêu của tổ
chức.
Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải xuất phát từ phương hướng và
mục đích, mục tiêu của tổ chức. Điều này có nghĩa là cơ cấu tổ chức quản trị phải thể
hiện được tính chất đặc thù của tổ chức, quy mô cơ cấu tổ chức quản trị phải tương ứng
với quy mô của mục đích, mục tiêu của tổ chức.
2. Cơ cấu tổ chức quản trị phải thể hiện tính cân đối và tính chuyên môn hóa
- Tính cân đối thể hiện ở sự cân đối về nhiệm vụ – quyền hạn – trách nhiệm – lợi
ích giữa các bộ phận hoặc trong từng bộ phận của tổ chức
- Tính chuyên môn hóa thể hiện ở sự chuyên nghiệp hóa của các bộ phận trong tổ
chức
- Cơ cấu tổ chức phải được phân phối theo nhiệm vụ đựoc giao chứ không theo
phạm vi công việc phải thực hiện.
3. Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm tính linh hoạt
Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải được xây dựng hợp lý, tức là:
- Phải tạo ra cho mỗi phân hệ (bộ phận) trong tổ chức có khoảng độc lập nhất định để phát
huy tính sáng tạo của cấp dưới.
- Mô hình cơ cấu tổ chức phải được cấu trúc sao cho dễ mở rộng, dễ thu gọn mà
không làm mất đi sự ổn định của tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức phải bảo đảm thích nghi với mọi nhiệm vụ, mọi mục tiêu ở các
giai đoạn phát triển khác nhau của tổ chức và của môi trường
4. Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm tính hiệu lực và hiệu quả
- Tính hiệu lực được hiểu như là mọi quyết định của các nhà quản trị trong tổ

chức đều được cấp dưới thực hiện nghiêm túc.
- Tính hiệu quả thể hiện ở chỗ mục tiêu của tổ chức đạt được tốt nhất với chi phí ít
nhất. Muốn đạt được tính hiệu quả trước hết cơ cấu tổ chức quản trị phải tối ưu. Tính tối
ưu của cơ cấu tổ chức quản trị đòi hỏi:
+ Số lượng các cấp quản trị phải đạt mức tối thiểu so với yêu cầu quản trị
+ Mối quan hệ giữa các cấp, các khâu quản trị phải hợp lý thể hiện ở chỗ:
đơn giản, chặt, không chồng chéo, không bỏ sót chức năng quản trị.
Câu 17: Trình bày khái niệm, đặc điểm, cách vận dụng, ưu nhược điểm và vấn đề đặt ra
của các loại cơ cấu: Cơ cấu trực tuyến, cơ cấu chức năng, cơ cấu hỗn hợp, cơ cấu ma
trận.
1. Cơ cấu trực tuyến
* Mô hình
* Đặc điểm
- Nhà quản trị ở mỗi tuyến có toàn quyền quyết định và lãnh đạo tất cả các chức năng
quản trị thuộc tuyến mình phụ trách
- Các mối liên hệ quản trị trong tổ chức được thực hiện theo một đường thẳng
- Người thừa hành trong tổ chức chỉ chịu sự lãnh đạo của một cấp chỉ huy trực tiếp
* Ưu điểm
- Cấu trúc đơn giản, gọn nhẹ, thích hợp với quy mô nhỏ
- Dễ kiểm soát, dễ điều chỉnh
- Tập trung được quyền lực quản trị
Ban lãnh đạo tổ
chức
Tuyến 1 Tuyến 2
A
2
A
1
… A
n

B
1
B
2
… B
n
* Nhược điểm
- Hạn chế sử dụng các chuyên gia vào lĩnh vực quản trị
- Mối liên hệ giữa các đơn vị, cá nhân khác tuyến rất cồng kềnh vì phải đi theo đường
vòng
2. Cơ cấu chức năng
* Mô hình
* Đặc điểm
- Nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo chức năng quản trị
- Những người thừa hành cấp dưới đồng thời phải thực hiện các mệnh lệnh từ nhiều
cấp trên
* Ưu điểm
- Thu hút được các chuyên gia vào hoạt động quản trị
- Giảm bớt gánh nặng về công việc quản trị cho các nhà lãnh đạo tổ chức, do đó dễ
thích hợp với các tổ chức có qui mô lớn
- Đảm bảo tính chuyên môn hóa trong hoạt động quản trị
* Nhược điểm
- Không bảo đảm thực hiện chế độ một thủ trưởng
- Cấp dưới phải chịu sự lãnh đạo của nhiều cấp trên nên khó thực hiện mệnh lệnh
- Khó kiểm soát và phối hợp các hoạt động trong tổ chức
- Tạo nên các lợi ích chuyên biệt trong tổ chức
3 . Cơ cấu hỗn hợp
* Mô hình
Ban lãnh đạo tổ chức
Chức năng B Chức năng C

Chức năng A
Người thừa hành
* Đặc điểm
- Nhiệm vụ quản trị vừa được phân chia theo chức năng quản trị, vừa được phân chia
theo tuyến quản trị
- Các đơn vị chức năng chỉ thuần túy làm nhiệm vụ chuyên môn, không có quyền lãnh
đạo cấp dưới.
- Người thừa hành chỉ nhận lệnh (chịu sự lãnh đạo) của một cấp trên
* Ưu điểm
- Khắc phục được nhược điểm trong các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị trên (tức là vẫn
phát huy được thế mạnh của chuyên gia, nhưng lại khắc phục được tình trạng một cấp
dưới chịu sự lãnh đạo của nhiều cấp trên, đồng thời vẫn giảm gánh nặng về nhiệm vụ
quản trị cho các cấp điều hành)
* Nhược điểm
- Cồng kềnh
- Khó thống nhất trong các hoạt động của tổ chức
- Mất nhiều thời gian để các nhà quản trị cấp cao đưa ra các quyết định quản trị
- Nhà quản trị phải xử lý các mối quan hệ phức tạp nẩy sinh trong quá trình ra quyết
định quản trị.
4. Cơ cấu ma trận
* Mô hình
Ban lãnh đạo tổ chức
Chức năng B
Chức năng C
Chức năng ATuyến 1 Tuyến 2
A
1
A
2
A

n
… B
1
B
2
… B
n
Ban tham mưu
Ban lãnh đạo tổ
Chức năng
Chức năng
Chức năng B
Tuyến 1
Tuyến 2
* Đặc điểm
- Nhiệm vụ quản trị trong tổ chức được phân chia đồng thời theo chức năng quản trị và
theo sản phẩm, dự án hoặc chương trình hoặc theo tuyến.
- Mỗi nhóm người thừa hành phải chịu sự chỉ huy của 2 cấp: cấp lãnh đạo chức năng
và cấp lãnh đạo tuyến.
* Ưu điểm
- Bảo đảm phát huy được ưu thế của chuyên gia thuộc từng lĩnh vực vào hoạt
động quản trị do có sự phân ngành theo chức năng
* Nhược điểm
- Do có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi nên dễ dẫn đến sự tranh chấp quyền lực quản
trị ở các cấp
Câu 18 : Trình bày khái niệm, đặc điểm, ưu nhược điểm của cơ cấu chính thức và cơ cấu
không chính thức.
1. Cơ cấu chính thức
* Định nghĩa: Cơ cấu chính thức là cơ cấu tổ chức được xác định chính thức trong tổ
chức, có tính pháp lý

* Đặc điểm
- Có tính pháp lý
- Có tính ổn định cao
- Cấu trúc tổ chức rõ ràng
- Tạo tính kỉ luật trong tổ chức
* Ưu điểm
- Có tính pháp lý nên tạo thuận lợi nhất định trong các mối quan hệ với các tổ
chức khác trong môi trường
- Nhanh chóng tạo lập mối quan hệ quyền lực trong tổ chức
* Nhược điểm: kém năng động, cứng nhắc
2. Cơ cấu tổ chức không chính thức
* Định nghĩa: Cơ cấu tổ chức không chính thức là cơ cấu tổ chức được hình thành dựa
trên các mối quan hệ có tính cá nhân (mối quan hệ không chính thức) trong hoặc ngoài
tổ chức.
Tuyến 3