BÁO CÁO ĐỒ ÁN QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH

Quản lý hồ sơ hành chính
2013
TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ – MÔI TRƯỜNG
BÁO CÁO ĐỒ ÁN
QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH
Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện:
Cử nhân Huỳnh Lý Thanh Nhàn Đặng phát Thành
DTH102086
Trang 1
An Giang, 29/2013
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
MỤC LỤC
MỤC LỤC 2
DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU, CÁC TỪ VIẾT TẮT 5
NỘI DUNG CHÍNH 6
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: 6
II. MÔ TẢ BÀI TOÁN: 7
1. Chức năng: 7
2. Người dùng: 7
Quản lý, Lãnh đạo, văn thư và công chức 7
7
3. Nghiệp vụ: 7
4. Hệ thống báo cáo: 8
8
III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG: 9
1. Sơ đồ use-case: 9
a. Sơ đồ use-case tổng quát: 9
b. Quản lý 9
9

c. Nhiệm vụ lãnh đạo 10
d. Nhiệm vụ của actor “Văn thư”: 10
2. Đặc tả một số use-case: 11
c. Use case sao lưu và phục hồi dữ liệu 14
15
d.Use case tiếp nhận hồ sơ 15
6. Use case loại hồ sơ 16
7.Use case thống kê 18
3. Sơ đồ lớp: 19
a. Chi tiết các đối tượng: 19
b. Sơ đồ lớp tổng quát: 19
Trang 2
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
IV. THIẾT KẾ: 20
1.Thiết kế cơ sở dữ liệu: a. Chi tiết các bảng: 20
20
b. Quan hệ giữa các bảng: 20
27
2. Thiết kế giao diện: 27
a. Giao diện Chính: 28
c. Giao diện duyệt hồ sơ 29
Hình 7: Giao diện duyệt Hồ Sơ Đến 29
V. TỔNG KẾT: 32
1. Hướng phát triển: 32
2. Nhận xét: 32
TÀI LIỆU THAM KHẢO 32
Trang 3
Quản lý hồ sơ hành chính
2013

DANH SÁCH HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ
Hình 1: Sơ đồ use-case tổng quát 9
Hình 2: Nhiệm vụ của actor "Quản lý" 9
Hình 3: Nhiệm vụ của actor “Lảnh đạo” 10
Hình 4: Nhiệm vụ của actor “Văn Thư” 10
Hình 5: Giao diện chính 28
Hình 6: Giao diện Nh ập Hồ Sơ Đến 28
Hình 7: Giao diện duyệt Hồ Sơ Đến 29
Hình 8: Giao diện Xem Hồ Sơ Đến 29
Hình 9: Giao diện Tìm kiếm 30
Hình 10: Giao diện báo cáo hồ sơ đến 30
Hình 11: Giao diện Đăng nhập 31
Trang 4
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU, CÁC TỪ VIẾT TẮT
Danh sách các ký hiệu:
KHÁI NIỆM KÝ HIỆU Ý NGHĨA
Tác nhân
(Actor)
Một người / nhóm người hoặc một thiết
bị hoặc hệ thống tác động hoặc thao tác
đến chương trình.
Use-case
(“Ca” sử dụng)
Một chuỗi các hành động mà hệ thống
thực hiện mang lại một kết quả quan sát
được đối với actor.
System

(Hệ thống)
Biểu hiện phạm vi của hệ thống. Các
use-case được đặt trong khung hệ thống.
Lớp
(Class)
Là một sự trừu tượng của các đối tượng
trong thế giới thực.
Boundary class
(Lớp biên)
Nắm giữ sự tương tác giữa phần bên
ngoài với phần bên trong của hệ thống
(giao diện chương trình).
Control class
(Lớp điều khiển)
Thể hiện trình tự xử lý của hệ thống
trong một hay nhiều use-case.
Entity class
(Lớp thực thể)
Mô hình hóa các thông tin lưu trữ lâu
dài trong hệ thống, nó thường độc lập
với các đối tượng khác ở xung quanh.
Procedure
(Phương thức)
Là một phương thức của B mà đối
tượng A gọi thực hiện.
Message
(Thông điệp)
Là một thông báo mà B gởi cho A.
Trang 5
Quản lý hồ sơ hành chính

2013
NỘI DUNG CHÍNH
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Hiện nay, công nghệ thông tin được xem là một ngành mũi nhọn của các quốc gia,
đặc biệt là các quốc gia đang phát triển, tiến hành công nghiệp hóa và hiện đại hoá như
nước ta. Sự bùng nổ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ kỹ thuật số,
yêu cầu muốn phát triển thì phải tin học hoá tất cả các ngành, các lĩnh vực.
Song song đó, người dân có nhiều hồ sơ hơn cần phải được cán bộ nhà nước duyệt.
Mà số lượng hồ sơ ngày càng khủng lồ, không thể luu trữu truyền thống được nữa
hoặc là sử dụng phần mềm lạc hậu không thể đáp ứng nhu cầu cấp thiết thiện nay.
Do đó, phần mềm quản lý hồ sơ hành chính hiện đại, thân thiện, linh động và bảo mật
cao là rất cấn thiết.
Trang 6
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
II. MÔ TẢ BÀI TOÁN:
Trong chức năng quản lý hồ sơ, người giao việc có thể giao 1 công việc cho 1
người hoặc nhiều người. Người nhận việc có thể thực hiện hoặc giao lại cho người
khác thực hiện và báo cáo lại kết quả cho người giao việc. Giữa người giao và người
nhận có thể trao đổi (gửi tin) qua lại với nhau để xử lý các vướng mắc phát sinh, có sự
tương tác (tiếp nhận việc, từ chối việc, xác nhận kết quả, đôn đốc tiến độ,…) giúp cho
kết quả công việc được thực hiện dựa trên sự thống nhất và minh bạch giữa người
giao và người nhận. Phần mềm cần thể hiện:
 Chức năng đơn giản, gần gũi, dễsửdụng và đẹp mắt
 Cài đặt đơn giản, xửlý thông minh, tốc độnhanh
 Có thểsửdụng đểtruy cập từxa (ởnhà, đi công tác,…)
 Bảo mật tốt, an toàn (hệ thống bảo vệ truy cập 3 lớp)
 Chức năng có thể tuỳ chọn hoặc bổ sung thêm theo nhu cầu riêng
1. Chức năng:
Phần mềm sẽ giúp việc quản lý hồ sơ được dễ dàng và hiệu quả, nhất là với số

lượng hồ sơ lớn, từ việc tiếp nhận hoặc gửi hồ sơ cho đến quản lý hồ sơ, lưu trữ, tìm
kiếm, xuất báo cáo thống kê.
2. Người dùng:
Quản lý, Lãnh đạo, văn thư và công chức.
 Quản lý: có thể sử dụng tất các các chức năng của phần mềm bao gồm:
phân nhóm quyền. Thêm, xóa, sửa thông tin người dùng
 Lãnh đạo: có nhiệm vụ xem, phân công, duyệt hồ sơ. Cũng như tìm kiếm
và báo cáo hồ sơ.
 Văn thư: tiếp nhận, chuyển, xử lý hồ sơ khi có hồ sơ mới và gửi trả kết
quả hồ sơ là nhiệm vụ chính. Ngoài ra, văn thư cũng có thể xem, tìm
kiếm, báo cáo hồ sơ theo định kỳ hoặc yêu cầu của lãnh đạo.
 Công chức: chỉ có thể xem, tìm, báo cáo và xử lý hồ sơ mình nhận được.
3. Nghiệp vụ:
3.1 Hồ Sơ Điến:
- Cập nhật hồ sơ đến vào phần mềm: bao gồm toàn bộ các thông tin liên
quan đến hồ sơ, văn bản đảm bảo có thể lưu trữ khoa học, phân loại để
quản lý, theo dõi…
Trang 7
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
- Phê duyệt, chỉ đạo thực hiện hồ sơ đến trên phần mềm .
- Gửi hồ sơ đến tới các bộ phận để xử lý hoặc chuyển tiếp cho các đơn vị
trực thuộc bên dưới để tiếp tục triển khai rộng hơn.
- Xem hồ sơ đến: cho phép xem hồ sơ đến theo từng ngày, theo tuần
hoặc theo tháng. Với mỗi ngày, tuần hoặc tháng lại có thể xem hồ sơ
theo ngày cập nhật vào máy, ngày hồ sơ đến, ngày phát hành hồ sơ
hoặc ngày hồ sơ có hiệu lực.
- Tra cứu hồ sơ đến trên phần mềm .
3.2 Hồ Sơ Đi:
- Cập nhật hồ sơ đi vào phần mềm: bao gồm nhiều thông tin liên quan tới

hồ sơ đi (đơn vị soạn thảo, đơn vị phát hành, thời gian phát hành, đơn vị
nhận, ghi chú…) nhằm đảm bảo theo dõi hồ sơ đi một cách khoa học.
- Gửi hồ sơ đi cho các đơn vị bên dưới
- Gửi hồ sơ đi cho các đơn vị bên ngoài và lập theo dõi kết quả hồi báo:
cho phép theo dõi hồ sơ đi từ lúc gửi đi tới khi nhận được hồ sơ trả
lời của đơn vị có liên quan.
- Xem hồ sơ đi: cho phép xem hồ sơ đi theo từng ngày, theo tuần
hoặc theo tháng. Với mỗi ngày, tuần hoặc tháng lại có thể xem hồ sơ
theo ngày cập nhật vào máy, ngày hồ sơ đi, ngày phát hành hồ sơ
hoặc ngày hồ sơ có hiệu lực.
- Tra cứu hồ sơ đi trên phần mềm
4. Hệ thống báo cáo:
Báo cáo hồ sơ đến hoặc đi theo các đối số: số ký hiệu đến(đi), loại hồ sơ, cơ quan
ban hành, đơn vị cơ quan và nội dung trích yếu.
Trang 8
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG:
1. Sơ đồ use-case:
a. Sơ đồ use-case tổng quát:
Hình 1: Sơ đồ use-case tổng quát
b. Quản lý
Hình 2: Nhiệm vụ của actor "Quản lý"
Trang 9
System
Nguoi Dung
Quan Ly
Lanh Dao
Van Thu
Cong Chuc

Cap nhat ho so
Xem ho so
Tim kiem ho so
Bao cao ho so
Chuyen ho so
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
Duyet
<<extend>>
<<extend>>
System
Quan Ly
Cap nhat ho so
Xem ho so
Tim kiem ho so
Bao cao
Cap nhat thong tin nguoi dung
Duyet
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
Chuyen ho so
<<extend>>
<<extend>>
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
c. Nhiệm vụ lãnh đạo
Hình 3: Nhiệm vụ của actor “Lảnh đạo”
d. Nhiệm vụ của actor “Văn thư”:

Hình 4: Nhiệm vụ của actor “Văn Thư”
Trang 10
System
Lanh Dao
Cap nhat ho so
Xem ho so
Tim kiem ho so
Bao cao
Duyet
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
Chuyen ho so
<<extend>>
<<extend>>
System
Van Thu
Cap nhat ho so
Xem ho so
Tim kiem ho so
Bao cao
<<extend>>
Chuyen ho so
<<extend>>
<<extend>>
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
e. Nhiệm vụ actor “ Công Chức”
System
Lanh Dao

Xem ho so
Tim kiem ho so
Bao cao
Duyet
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
Chuyen ho so
<<extend>>
<<extend>>
Hình 5: Nhiệm vụ của actor “Công Chức”
2. Đặc tả một số use-case:
a. Use case quản lý người dùng
Use case name:Quản lý người dùng ID:1 Importance level:Cao
Primary actor: Quản Lý Use case type: Chi tiết
Stakehoders and interests:
Người quản lý: thực hiện thêm, xóa, sửa người dùng trong danh sách người dùng
Brief description:
Khi có yêu cầu tinh chỉnh trong danh sách người dùng thì chức năng này được
người quản lý sử dụng để thao tác trên hệ thống quản lý này.
Trigger:
Có yêu cầu thực hiện tinh chỉnh trên một giao diện quản lý người dùng
Type: external
Relationships:
+Association (kết hợp): Quản lý
+Include(bao gồm): Quản lý loại người dùng
+Extend(mở rộng):
+Generalization(tổng quát hóa):
Normal flow of event:
1. Chọn chức năng quản lý người dùng

2. Chọn chức năng cần tinh chỉnh
Sub 1: Thêm người dùng
Trang 11
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
Sub 2: Xóa người dùng
Sub 3: Sửa người dùng
3. Thông báo yêu cầu xác nhận thực hiện việc cập nhật
Sub 4: Thông báo xác nhận
4. Cập nhật thông tin mới vào cơ sở dữ liệu
5. Kết thúc một sự kiện (thêm, xóa hoặc sửa người dùng).
Subflows:
Sub1: Thêm người dùng
1. Nhập thông tin của người dùng cần thêm
2. Chọn nút lưu
3. Kiểm tra thông tin nhập vào
4. Thông báo lỗi khi thông tin không phù hợp và quay lại bước Sub1-1, ngược lại
đến bước Sub1 - 5.
5. Xác nhận có muốn lưu lại hay hủy bỏ (không thực hiện yêu cầu thêm người
dùng nữa).
6. Nếu chọn lưu lại thì tiếp tục với bước 4. Ngược lại thì bước 5.
Sub2: Xóa người dùng
1. Chọn người dùng cần xóa và nhấn nút xóa.
2. Xác nhận tiếp tục xóa hay hủy bỏ
3. Nếu chọn tiếp tục thì chọn bước 4, ngược lại thì bước 5
Sub 3: Sửa người dùng
1. Chọn người dùng cần chỉnh sửa
2. Nhập thông tin cần hiệu chỉnh và nhấn nút lưu
3. Kiểm tra thông tin nhập vào
4. Thông báo lỗi khi thông tin nhập vào không phù hợp và quay lại bước Sub3-2,

ngược lại đến bước Sub3-5.
5. Xác nhận lưu lại hoặc hủy bỏ.
6. Nếu chọn lưu lại thì tiếp tục với bước 4. Ngược lại thì bước 5.
Sub 4: Thông báo xác nhận
1. Nếu chấp nhận chọn Ok và hệ thống sẽ thực hiện bước 4(normal flow of event)
2. Nêu không chấp nhận thì hệ thống sẽ chuyển sang bước 5.
Alternate/Exceptional flows: (trường hợp ngoại lệ)
- Sub 1-3 và Sub 3-3:Cần phải kiểm tra việc nhập mã hoặc tên người dùng không
được trùng với các người dùng (Đối với sub 3-3 thì không cần phải kiểm tra mã
người dùng trùng sẽ báo lỗi). Đảm bảo các thông tin cần thiết không được bỏ
trống.
- Bước 4: Trong quá trình cập nhật dữ liệu nếu có sự cố mất điện xảy ra thì dữ
liệu sẽ không được cập nhật.
Trang 12
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
b. Use case loại người dùng
Use case name:Quản lý loại người dùng ID:1 Importance level:Cao
Primary actor: Quản lý Use case type: Chi tiết
Stakehoders and interests:
Ng ười quản lý: thực hiện thêm, xóa, sửa loại người dùng trong danh sách loại
người dùng
Brief description:
Khi có yêu cầu tinh chỉnh trong danh sách loại người dùng thì chức năng này
được quản lý sử dụng để thao tác trên hệ thống quản lý này.
Trigger:
Có yêu cầu thực hiện tinh chỉnh trên một giao diện quản lý loại người dùng
Type: external
Relationships:
+Association (kết hợp): Quản lý

+Include(bao gồm):
+Extend(mở rộng):
+Generalization(tổng quát hóa):
Normal flow of event:
1. Chọn chức năng quản lý loại người dùng
2. Chọn chức năng cần tinh chỉnh
Sub 1: Thêm loại người dùng
Sub 2: Xóa loại người dùng
Sub 3: Sửa loại người dùng
3. Thông báo yêu cầu xác nhận thực hiện việc cập nhật
Sub 4: Thông báo xác nhận
4. Cập nhật thông tin mới vào cơ sở dữ liệu
5. Kết thúc một sự kiện (thêm, xóa hoặc sửa loại người dùng).
Subflows:
Sub1: Thêm loại người dùng
1. Nhập thông tin loại người dùng cần thêm
2. Chọn nút lưu
3. Kiểm tra thông tin nhập vào
4. Thông báo lỗi khi thông tin không phù hợp và quay lại bước Sub1-1, ngược lại
đến bước Sub1 - 5.
5. Xác nhận có muốn lưu lại hay hủy bỏ (không thực hiện yêu cầu thêm loại người
dùng mới nữa).
6. Nếu chọn lưu lại thì tiếp tục với bước 4. Ngược lại thì bước 5.
Sub2: Xóa loại người dùng
1. Chọn loại người dùng cần xóa và nhấn nút xóa.
2. Xác nhận tiếp tục xóa hay hủy bỏ
3. Nếu chọn tiếp tục thì chọn bước 4, ngược lại thì quay về bước 5
Sub 3: Sửa loại người dùng
1. Chọn loại người dùng cần chỉnh sửa
2. Nhập thông tin cần hiệu chỉnh và nhấn nút lưu

Trang 13
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
3. Kiểm tra thông tin nhập vào
4. Thông báo lỗi khi thông tin nhập vào không phù hợp và quay lại bước Sub3-2,
ngược lại đến bước Sub3-5.
5. Xác nhận lưu lại hoặc hủy bỏ.
6. Nếu chọn lưu lại thì tiếp tục với bước 4. Ngược lại thì bước 5.
Sub 4: Thông báo xác nhận
1. Nếu chấp nhận chọn Ok và hệ thống sẽ thực hiện bước 4(normal flow of event)
2. Nếu không chấp nhận thì hệ thống sẽ chuyển sang bước 5.
Alternate/Exceptional flows: (trường hợp ngoại lệ)
- Sub 1-3 và Sub 3-3:Cần phải kiểm tra việc nhập mã hoặc tên loại người dùng
không được trùng với các loại người dùng (Đối với sub 3-3 thì không cần phải
kiểm tra vì mã loại người dùng trùng sẽ báo lỗi). Đảm bảo các thông tin cần thiết
không được bỏ trống.
- Bước 4: Trong quá trình cập nhật dữ liệu nếu có sự cố mất điện xảy ra thì dữ
liệu sẽ không được cập nhật.
c. Use case sao lưu và phục hồi dữ liệu
Use case name:Sao lưu/phục hồi dữ liệu ID:1 Importance level:Cao
Primary actor: Quản Lý Use case type: Chi tiết
Stakehoders and interests:
Người quản lý: thực hiện việc sao lưu và phục hồi dữ liệu một cách thủ công bằng
cách gọi chức năng này
Brief description:
Khi có yêu cầu sao lưu hoặc khôi phục dữ liệu thì chức năng này được quản lý sử
dụng để thao tác trên hệ thống quản lý này.
Trigger:
Có yêu cầu thực hiện tinh chỉnh trên một giao diện Open Dialog
Type: external

Relationships:
+Association (kết hợp): Quản Lý
+Include(bao gồm):
+Extend(mở rộng): Tìm kiếm DataBase
+Generalization(tổng quát hóa):
Normal flow of event:
1. Chọn chức năng backup/restore database
2. Chọn chức năng cần thực hiện
Sub 1: Sao lưu dữ liệu
Sub 2: Phục hồi dữ liệu
3. Thông báo yêu cầu xác nhận thực hiện hành động
Sub 3: Thông báo xác nhận
4. Ghi CSDL xuống đĩa/đọc CSDL dữ liệu từ đĩa
5. Kết thúc một sự kiện.
6. Kết thúc, khởi động lại chương trình
Subflows:
Sub1: Sao lưu dữ liệu
Trang 14
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
1. Chọn sao lưu dữ liệu
2. Chọn đường dẫn
3. Xác nhận có muốn backup hay hủy bỏ
4. Nếu chọn có thì tiếp tục với bước 4. Ngược lại thì bước 5
Sub2: Phục hồi dữ liệu
1. Chọn phục hồi dữ liệu
2. Chọn CSDL muốn phục hồi
3. Xác nhận khôi phục hay hủy bỏ
4. Nếu chọn khôi phục thì chọn bước 4, ngược lại thì bước 5
5. Thông báo khôi phục thành công/thất bại

6. Nếu thất bại thì bước 5, ngược lại thì bước 6
Sub 3: Thông báo xác nhận
1. Nếu chấp nhận chọn Ok và hệ thống sẽ thực hiện bước 4(normal flow of event)
2. Nếu không chấp nhận thì hệ thống sẽ chuyển sang bước 5.
Alternate/Exceptional flows: (trường hợp ngoại lệ)
- Đảm bảo các thông tin cần thiết không được bỏ trống.
- Bước 4: Trong quá trình đọc/ghi dữ liệu nếu có sự cố mất điện xảy ra thì dữ liệu
sẽ không được cập nhật.

d. Use case tiếp nhận hồ sơ
Use case name:Tiếp nhận hồ sơ ID:1 Importance level:Cao
Primary actor: Văn Thư Use case type: Chi tiết
Stakehoders and interests:
Văn Thư: thực hiện thêm, xóa, sửa hồ sơ
Brief description:
Khi có yêu cầu tinh chỉnh trong bảng hồ sơ đến thì chức năng này được văn thư
sử dụng để thao tác trên hệ thống quản lý này.
Trigger:
Có yêu cầu thực hiện tinh chỉnh trên một giao diện quản lý hồ sơ
Type: external
Relationships:
+Association (kết hợp): Văn thư
+Include(bao gồm): Kiểm tra hôp quy định
+Extend(mở rộng):
+Generalization(tổng quát hóa):
Normal flow of event:
1. Chọn chức năng quản lý hồ sơ
2. Chọn chức năng cần tinh chỉnh
Sub 1: Thêm một hồ sơ mới
Sub 2: Xóa một hồ sơ đã có

Sub 3: Sửa thông tin của một hồ sơ
3. Thông báo yêu cầu xác nhận thực hiện việc cập nhật
Sub 4: Thông báo xác nhận
4. Cập nhật thông tin mới vào cơ sở dữ liệu
Trang 15
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
5. Kết thúc một sự kiện (thêm, xóa hoặc sửa hồ sơ).
Subflows:
Sub1: Thêm một hồ sơ mới
1.Nhập thông tin của hồ sơ cần thêm
2.Chọn nút lưu
3.Kiểm tra thông tin nhập vào
4.Thông báo lỗi khi thông tin không phù hợp và quay lại bước Sub1-1, ngược lại
đến bước Sub1 - 5.
5.Xác nhận có muốn lưu lại hay hủy bỏ
6.Nếu chọn lưu lại thì tiếp tục với bước 4. Ngược lại thì bước 5.
Sub2: Xóa một hồ sơ
1.Chọn một hồ sơ cần xóa và nhấn nút xóa.
2. Xác nhận tiếp tục xóa hay hủy bỏ
3.Nếu chọn tiếp tục thì chọn bước 4, ngược lại thì bước 5
Sub 3: Sửa thông tin một hồ sơ đã có
1.Chọn hồ sơ cần chỉnh sửa
2.Nhập thông tin cần hiệu chỉnh và nhấn nút lưu
3.Kiểm tra thông tin nhập vào
4.Thông báo lỗi khi thông tin nhập vào không phù hợp và quay lại bước Sub3-2,
ngược lại đến bước Sub3-5.
5.Xác nhận lưu lại hoặc hủy bỏ.
6.Nếu chọn lưu lại thì tiếp tục với bước 4. Ngược lại thì bước 5.
Sub 4: Thông báo xác nhận

1.Nếu chấp nhận chọn Ok và hệ thống sẽ thực hiện bước 4(normal flow of event)
2.Nêu không chấp nhận thì hệ thống sẽ chuyển sang bước 5.
Alternate/Exceptional flows: (trường hợp ngoại lệ)
- Sub 1-3 và Sub 3-3:Cần phải kiểm tra việc nhập mã hoặc tên hồ sơ không được
trùng với các hồ sơ khác(Đối với sub 3-3 thì không cần phải kiểm tra mã hồ sơ
trùng sẽ báo lỗi). Đảm bảo các thông tin cần thiết không được bỏ trống.
- Bước 4: Trong quá trình cập nhật dữ liệu nếu có sự cố mất điện xảy ra thì dữ
liệu sẽ không được cập nhật.
6. Use case loại hồ sơ.
Use case name:Quản lý hồ sơ ID:1 Importance level:Cao
Primary actor: Văn thư Use case type: Chi tiết
Stakehoders and interests:
Giáo vụ: thực hiện thêm, xóa, sửa hồ sơ trong danh sách các hồ sơ
Brief description:
Khi có yêu cầu tinh chỉnh trong thông tin hồ sơ thì chức năng này được Văn thư
sử dụng để thao tác trên hệ thống quản lý này.
Trigger:
Có yêu cầu thực hiện tinh chỉnh trên một giao diện quản lý hồ sơ
Trang 16
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
Type: external
Relationships:
+Association (kết hợp): Văn thư
+Include(bao gồm):
+Extend(mở rộng):
+Generalization(tổng quát hóa):
Normal flow of event:
1. Chọn chức năng quản lý hồ sơ
2. Chọn chức năng cần tinh chỉnh

Sub 1: Thêm một hồ sơ mới
Sub 2: Xóa một loại hồ sơ đã có
Sub 3: Sửa thông tin của một loại hồ sơ
3. Thông báo yêu cầu xác nhận thực hiện việc cập nhật
Sub 4: Thông báo xác nhận
4. Cập nhật thông tin mới vào cơ sở dữ liệu
5. Kết thúc một sự kiện (thêm, xóa hoặc sửa hồ sơ).
Subflows:
Sub1: Thêm một hồ sơ mới
1.Nhập thông tin của hồ sơ cần thêm
2.Chọn nút lưu
3.Kiểm tra thông tin nhập vào
4.Thông báo lỗi khi thông tin không phù hợp và quay lại bước Sub1-1, ngược lại
đến bước Sub1 - 5.
5.Xác nhận có muốn lưu lại hay hủy bỏ (không thực hiện yêu cầu thêm hồ sơ nữa).
6.Nếu chọn lưu lại thì tiếp tục với bước 4. Ngược lại thì bước 5.
Sub2: Xóa một loại hồ sơ
1.Chọn một hồ sơ cần xóa và nhấn nút xóa.
2. Xác nhận tiếp tục xóa hay hủy bỏ
3.Nếu chọn tiếp tục thì chọn bước 4, ngược lại thì bước 5
Sub 3: Sửa thông tin một hồ sơ đã có
1.Chọn hồ sơ cần chỉnh sửa
2.Nhập thông tin cần hiệu chỉnh và nhấn nút lưu
3.Kiểm tra thông tin nhập vào
4.Thông báo lỗi khi thông tin nhập vào không phù hợp và quay lại bước Sub3-2,
ngược lại đến bước Sub3-5.
5.Xác nhận lưu lại hoặc hủy bỏ.
6.Nếu chọn lưu lại thì tiếp tục với bước 4. Ngược lại thì bước 5.
Sub 4: Thông báo xác nhận
1.Nếu chấp nhận chọn Ok và hệ thống sẽ thực hiện bước 4(normal flow of event)

2.Nêu không chấp nhận thì hệ thống sẽ chuyển sang bước 5.
Alternate/Exceptional flows: (trường hợp ngoại lệ)
- Sub 1-3 và Sub 3-3:Cần phải kiểm tra việc nhập mã hoặc tên hồ sơ không được
trùng với các hồ sơ(Đối với sub 3-3 thì không cần phải kiểm tra mã hồ sơ trùng
sẽ báo lỗi). Đảm bảo các thông tin cần thiết không được bỏ trống.
- Bước 4: Trong quá trình cập nhật dữ liệu nếu có sự cố mất điện xảy ra thì dữ
liệu sẽ không được cập nhật.
Trang 17
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
7. Use case thống kê
Use case name:Thống kê ID:1 Importance level:Cao
Primary actor: Văn thư Use case type: Chi tiết
Stakehoders and interests:
Giáo vụ: thực hiện xem và in kết quả
Brief description:
Khi có yêu cầu in ấn hay xem kết quả của một module trong hồ sơ thì chức năng
này được văn thư sử dụng để thao tác trên hệ thống quản lý này.
Trigger:
Có yêu cầu thực hiện tinh chỉnh trên giao diện thống kê
Type: external
Relationships:
+Association (kết hợp): Văn thư
+Include(bao gồm): Hồ sơ đến, hồ sơ đi
+Extend(mở rộng):
+Generalization(tổng quát hóa):
Normal flow of event:
1. Chọn chức năng thống kê
2. Chọn loại cần xem thống kê
Sub 1: Kết quả hồ sơ điến

Sub 2: Kết quả hồ sơ đi
3. Thông báo yêu cầu xác nhận thực hiện yêu cầu
Sub 8: Thông báo xác nhận
4. Hoàn thành yêu cầu
5. Kết thúc
Subflows:
Sub1: Kết quả học kỳ theo hồ sơ đến
1.Nhập thông tin số ký hiệu, loại hồ sơ, cơ quan ban hành, duyệt
2.Chọn nút xem
3. Thực hiện bước 4
4.Thông báo lỗi khi thông tin không phù hợp và quay lại bước Sub1-1, ngược lại
đến bước 5
Sub2: Kết quả học kỳ theo hồ sơ đi
1.Nhập thông tin số ký hiệu, loại hồ sơ, đon vị.
2.Chọn nút xem
3. Thực hiện bước 4
4.Thông báo lỗi khi thông tin không phù hợp và quay lại bước Sub1-1, ngược lại
đến bước 5
Alternate/Exceptional flows: (trường hợp ngoại lệ)
- Đảm bảo các thông tin cần thiết không được bỏ trống.
- Bước 4: Trong quá trình thực hiện nếu có sự cố mất điện xảy ra thì dữ liệu sẽ
không được cập nhật.
Trang 18
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
3. Sơ đồ lớp:
a. Chi tiết các đối tượng:
Hình 6: Nhiệm vụ của actor "Sơ đồ đối tượng Use case"
b. Sơ đồ lớp tổng quát:

Trang 19
Ho So Di
-NgayDen: dateTiem
-NoiGuiDen: String
-capdokhanId: string
-VitriLuu: String
-SoTheoDoi: int
-NgayBanHanh: DateTiem
-NgayHieuLuc: DateTime
-NgayKetThuc: DateTime
-LoaiHoSoID: String
-CoQuanBanHanhId: String
-LinhVucLienQuanId: String
-DyetId: String
-ChucVuId: String

+GhiNhan()
+Them()
+Xoa()
+Sua()
+Operation1()
CapDoKhan
-TenCapDoKhant: string
+Them()
+Xoa()
+Sua()
Duyet
-Ten: String
+GhiNhan()
CapDoMat

-TenCapDoMat: String
+Them()
+Xoa()
+Sua()
ChucDanh
-TenChucDanh: String
+Them()
+Xoa()
+Sua()
CoQuan
-TenCoQuan: String
+Them()
+Xoa()
+Sua()
DonVi
-TenDonVi: String
+Them()
+Xoa()
+Sua()
LoaiHoSo
-TenHoSo: String
+Them()
+Xoa()
+Sua()
LinhVuc
-TenLinhVux
+Them()
+Xoa()
+Sua()
NhomQuyen

-TenNhomQuyen: String
+Them()
+Xoa()
+Sua()
NguoiDung
-TaiKhoan: String
-MatKhau: String
-NhomQuyen: String
+
+Them()
+Xoa()
+Sua()
HoSoDi

-DonViBanHanh: String
-DonViSoanThao: String
-Attribute2
QuyDinh
-TenQD: String
-NoiDungQD: String
+Them()
+Xoa()
+Sua()
Ho So Di
-NgayDen: dateTiem
-NoiGuiDen: String
-capdokhanId: string
-VitriLuu: String
-SoTheoDoi: int
-NgayBanHanh: DateTiem

-NgayHieuLuc: DateTime
-NgayKetThuc: DateTime
-LoaiHoSoID: String
-CoQuanBanHanhId: String
-LinhVucLienQuanId: String
-DyetId: String
-ChucVuId: String

+GhiNhan()
+Them()
+Xoa()
+Sua()
+Operation1()
CapDoKhan
-TenCapDoKhant: string
+Them()
+Xoa()
+Sua()
Duyet
-Ten: String
+GhiNhan()
CapDoMat
-TenCapDoMat: String
+Them()
+Xoa()
+Sua()
ChucDanh
-TenChucDanh: String
+Them()
+Xoa()

+Sua()
CoQuan
-TenCoQuan: String
+Them()
+Xoa()
+Sua()
DonVi
-TenDonVi: String
+Them()
+Xoa()
+Sua()
LoaiHoSo
-TenHoSo: String
+Them()
+Xoa()
+Sua()
LinhVuc
-TenLinhVux
+Them()
+Xoa()
+Sua()
NhomQuyen
-TenNhomQuyen: String
+Them()
+Xoa()
+Sua()
NguoiDung
-TaiKhoan: String
-MatKhau: String
-NhomQuyen: String

+
+Them()
+Xoa()
+Sua()
HoSoDi

-DonViBanHanh: String
-DonViSoanThao: String
-Attribute2
QuyDinh
-TenQD: String
-NoiDungQD: String
+Them()
+Xoa()
+Sua()
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
Hình 7: Nhiệm vụ của actor "Sơ đồ Use case tổng quát"
IV. THIẾT KẾ:
1. Thiết kế cơ sở dữ liệu: a. Chi tiết các bảng:

Hình 8: Cơ sở d ữ liệu.
b. Quan hệ giữa các bảng:
Trang 20
ChucNang_Duyet
DuyetId
Ten
ChucNang_HoSoDen
STT
IdHoSoDen

NgayDen
NoiGuiDenId
CapDoKhanId
ViTriLuu
SoTheoDoi
NgayBanHanh
NgayHieuLuc
NgayKetThuc
LoaiHoSoID
CoQuanBanHanhId
NguoiKyId
ChucVuId
TrichYeu
TuKhoaTraCuu
CapDoBaoMatId
LinhVucLienQuanId
DuongDanhFile
DuyetId
NoiDungDuyet
ChucNang_HoSoDi
STT
IdHoSoDi
NgayHoSoDi
NoiNhanId
CapDoKhanId
ViTriLuu
SoTheoDoi
NgayPhatThanh
NgayHieuLuc
NgayKetThuc

LoaiHoSoId
DonViSoanThaoId
DonViBanHanh
NguoiKyId
ChucVuId
TrichYeu
TuKhoaTraCuu
CapDoBaoMatId
LinhVucLienQuanId
DuongDanFile
DanhMuc_CapDoKhan
STT
IdCapDoKhan
TenCapDoKhan
DanhMuc_CapDoMat
STT
IdCapDoMat
TenCapDoMat
DanhMuc_ChucDanh
STT
IdChucDanh
TenChucDanh
DanhMuc_CoQuanBanHanh
STT
IdCoQuanBanHanh
TenCoQuanBanHanh
DanhMuc_DonViTrucThuoc
STT
IdDonViTrucThuoc
TenDonViTrucThuoc

DanhMuc_LinhVucLienQuan
STT
IdLinhVucLienQuan
TenLinhVucLienQuan
DanhMuc_LoaiHoSo
STT
IdLoaiHoSo
TenLoaiHoSo
HeThong_NhomQuyen
STT
IdNhomQuyen
TenNhomQuyen
QuyDinh
MaQD
TenQD
NoidungQD
HeThong_QuanLyNguoiDung
STT
TaiKhoan
HoVaTen
MatKhau
DienThoaiDiDong
DienThoaiNha
DienThoaiCoQuan
DienChiCuTru
Email
GioiTinh
ChucDanhId
DonViXuLyId
MucDoMatId

NhomQuyenId
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
Trang 21
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
Trang 22
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
Trang 23
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
Trang 24
Quản lý hồ sơ hành chính
2013
Trang 25