Nghiên cứu hoạt động xuất nhập khẩu của công ty TNHH Yushen Logistics Việt Nam – chi nhánh TP.HCM

BẢO HIỂM VẬN TẢI NGOẠI THƯƠNG
GIẢNG VIÊN: Trần Nguyễn Thu Phương
Nhóm 15
Nhóm đề tài 1
Số thứ tự 1E
Nguyễn Hữu Thiện
Bùi Thị Ngọc Hiếu
Võ Thị Bích Lệ
Đỗ Thị Thúy Ngân
Tên đề tài: Nghiên cứu hoạt động xuất nhập khẩu của công ty TNHH Yushen
Logistics Việt Nam – chi nhánh TP.HCM
A.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUSEN LOGISTICS VIỆT NAM
I. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY
• Tên Công ty: Công ty TNHH Yusen Logistics Việt Nam
• Tên tiếng Anh: Yusen Logistics Viet Nam Co,.Ltd
• Tên viết tắt: YLVN
• Giấy phép đầu tư số 694/GP-HCM ngày 06/09/2004 do Ủy ban Nhân Dân TP.HCM cấp.
• Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH Hai Thành Viên trở lên.
• Trụ sở chính : Phòng 705-708 , Tòa nhà Saigon Riverside Office Center, 2A- 4A Tôn
Đức Thắng, Quận 1, TP.HCM.
• Vốn điều lệ Công ty là 600.000USD
• Vốn đầu tư thực hiện Dự Án là 2.000.000 USD
• Thành viên VIFFAS từ năm 2006
• Giấy chứng nhận thành viên IATA từ năm 2006
• Giấy chứng nhận thành viên FIATA từ năm 2006
II. QUÁ TRÌNH THÀNH LẬP VÀ PHÁT TRIỂN
• Ngày thành lập: 06/09/2004
• Các nhà đầu tư:
- Yusen Logistics ( Singapore ) PTE.LTD
- Sea & Air Freight International ( Safi)
- Investment Consultancy and Technology Transfer Co.,Ltd

 Các chi nhánh ở khu vực phía Nam:
- Trụ sở chính:
• Phòng 705-708 , Tòa nhà Saigon Riverside Office Center, 2A- 4A Tôn Đức Thắng, Quận
1, TP.HCM.
• Điện thoại: ( 84-8) 3521 8495 , Fax: ( 84-8) 3521 8494
• MST: 030367869
- Văn phòng Airport:
• Tòa nhà Hải Âu, Phòng 301, 39B Trường Sơn, P.4, Q.Tân Bình, TP.HCM
• Tel : ( 84-8 ) 3848 8491 , Fax : (84-8) 3795 8896
 Các Chi nhánh ở Khu vực phía Bắc:
- Chi nhánh Hà Nội:
• Phòng 808, Tòa nhà HITC, số 39 đường Xuân Thủy, Quận Cầu Giấy, Hà Nội, VN.
• Tel : ( 84-4) 3795 8895 , Fax ( 84-4) 3795 8896
 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH:
• Cung cấp các dịch vụ Logistics và giao nhận vận tải quốc tế.
• Phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008
Là công ty cung cấp dịch vụ giao nhận toàn cầu, Công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam )
xác định nền tản phát triển ổn định và lâu dài của công ty chỉ dựa trên sự hài lòng của khách
hàng.
Công ty luôn tập trung vào nhu cầu của khách hàng để phát triển chất lượng dịch vụ, nâng cao
nguồn nhân lực, khả năng chuyên môn và phương pháp quản lý của công ty nhằm đạt được mục
đích cung cấp các dịch vụ hoàn hảo cho khách hàng.
Đáp ứng đầy đủ và làm hài lòng khách hàng là ưu tiên hàng đầu của công ty . Vì thế, Ban Giám
đốc và toàn thể nhân viên của công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam) luôn phục vụ khách
hàng theo phương châm sau đây để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ của công ty:
- Nhanh chóng
- An toàn
- Chính xác
- Tin cậy
-

 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY
 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG CÔNG TY
 Bộ phận Kế toán – Tài chính
a. Về tài chính
- Lập kế hoạch ngân quỹ, lưu chuyển tiền tệ
- Lập kế hoạch tính lợi nhuận ước tính năm sau khi kết thúc năm tài chính theo yêu cầu
của Ban Giám đốc.
- Lập báo cáo tài chính quý, năm theo yêu cầu của Ban Giám Đốc và Công ty Mẹ
- Theo dõi các yêu cầu ký quỹ của hãng airlines.
- Theo dõi các khoản vay nợ trong nước và nước ngoài (nếu có)
- Quản lý các nguồn tài chính, tiền mặt, tài khoản tại văn phòng chính và các chi nhánh.
- Lưu trữ chứng từ sổ sách tài chính.
b. Về kế toán
- Thanh toán nội bộ và bên ngoài
- Lập báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm
- Hướng dẫn thực thi các qui định và chuẩn mực về kế toán cho các bộ phận trong công ty
- Ghi chép, phản ánh kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong sổ sách kế toán
- Theo dõi quản lý TSCĐ theo ghi nhận của kế toán.
- Theo dõi và quản lý công nợ tồn đọng, nợ khó đòi
- Lưu trữ các chứng từ sổ sách kế toán
- Theo dõi và cập nhật các thông tin, qui định về thuế và kế toán cho Ban giám đốc công ty
 Bộ phận Hành chính – Nhân Sự
- Tham vấn cho Ban giám đốc về chính sách hành chính – nhân sự sao cho có hiệu quả nhất
- Tuyển dụng và đào tạo nhân viên
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ, dữ liệu về nhân viên.
- Xin giấy phép lao động, visa, thẻ cư trú cho người nước ngoài làm việc tại Công ty.
- Tổ chức đánh giá nhân viên hàng năm
- Tính công, lập bảng lương
- Báo cáo thuế thu nhập cá nhân của nhân viên Công ty
- Báo cáo bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội của nhân viên Công ty

- Quản lý công văn đến
- Quản lý con dấu Công ty
 Bộ phận Sales
- Giữ gìn các khách hàng hiện tại, phát triển bán dịch vụ mới cho khách hàng hiện tại.
- Phát triển khách hàng mới
- Hỗ trợ các bộ phận CS trong việc liên hệ khách hàng và giải quyết các vấn đề gặp phải trong
quá trình làm việc
- Hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc thanh toán quá hạn của khách hàng mà mình phụ trách
- Cung cấp báo cáo và điều tra thị trường
- Tham vấn cho Ban giám đốc về chính sách Sales.
 Bộ phận Customer Service ( AFF, OFF Department )
- Thực hiện nghiệp vụ của Customer service của Công ty cho khách hàng.
- Xử lý các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng.
- Liên lạc với các đại lý nước ngoài để xử lý công việc liên quan.
- Thiết lập mối quan hệ tốt với nhà cung ứng
- Lựa chọn nhà cung ứng phù hợp
- Cung cấp dữ liệu chính xác trong hệ thống phần mềm.
- Lưu trữ hồ sơ các lô hàng.
- Hỗ trợ bộ phận sales trong việc cung cấp thông tin về giá, lịch trình, nhà cung ứng, các
thông tin xử lý hàng….
- Tham vấn cho Ban giám đốc về vấn đề dịch vụ khách hàng sao cho hiệu quả.
 Bộ phận hiện trường hàng không (Air export Terminal Section)
- Tiếp cận và xử lý hàng air xuất khẩu tại Terminal.
- Theo dõi, báo cáo các lô hàng có vấn đề
- Giải quyết rắc rối phát sinh cho các lô hàng tại Terminal, kết hợp với bộ phận liên
quan.
- Làm báo cáo hàng xuất hàng ngày
- Cập nhật thông tin về hiện trường cho Ban giám đốc và các bộ phận liên quan
 Bộ phận Operation Administration Department
- Quản lý và kiểm soát hợp đồng đại lý nước ngoài.

- Tham vấn cho Ban giám đốc về chính sách quản lý hoạt động kinh doanh sao cho có
hiệu quả nhất
- Theo dõi, kiểm soát và duy trì việc thực hiện các qui trình Iso 9001- 2008 trong công
ty
- Quản lý các hợp đồng bảo hiểm trách nhiệm của người chuyên chở.
- Theo dõi và thực hiện việc đăng ký , thu thập và thông báo về những kỳ thi IATA
- Theo dõi và quản lý việc đánh giá các nhà cung cấp tại Việt Nam
- Đánh giá nội bộ hoạt động operation.
- Lập kế hoạch huấn luyện nhân viên để tăng cường kỹ năng
 Bộ phận Sales Domestics
a. Bán hàng nước ngoài:
- Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm, có năng lực cạnh tranh.
- Tìm hiểu về các phương thức và qui trình bán hàng ngoài nước.
b. Bán hàng nội địa:
- Duy trì các khách hàng hiện tại, phát triển kinh doanh về chất lượng cho khách hàng
này.
- Kiểm soát về giá cho khách hàng logistics
- Phát tiển thêm nhiều khách hàng logistics
c. Chăm sóc khách hàng:
- Giải quyết các vấn đề khiếu nại của khách hàng, hoặc các yêu cầu bất thường của
khách hàng.
- Giám sát dịch vụ logistics để đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng.
d. Kiểm soát chi phí và việc thanh toán:
- Kiểm soát giá mua về vận tải bằng xe tải và khai quan từ nhà cung cấp.
- Nhập các chi phí vào hệ thống, hỗ trợ bộ phận trong việc thu tiền khách hàng.
- Giải thích cho khách hàng về các khoản chi phí phát sinh bất thường.
e. Tư vấn về các quy định xuất – nhập khẩu:
- Tư vấn cho các đại lý nước ngoài về các quy định liên quan đến logistics.
- Tham vấn cho Ban giám đốc về chính sách sales logistics sao cho hiệu quả nhất.
- Tư vấn cho khách hàng trong nước về các quy định về dịch vụ logistics, thuế…

B. QUY TRÌNH XỬ LÝ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY
I. QUY TRÌNH XỬ LÝ HÀNG NHẬP ĐƯỜNG BIỂN
1. Mục đích
Qui định trình tự các bước công việc và hướng dẫn chi tiết của từng bước công việc cần phải
thực thiện trong bộ phận Ocean Import.
Để nhân viên trong Bộ phận có thể nắm rõ công việc của mình phải làm.
Để các bộ phận có liên quan có thể tham khảo để phục vụ cho công việc của bộ phận liên quan.
Làm tài liệu hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới.
2. Phạm vi áp dụng
Bộ phận Ocean Import, thuộc OCEAN FREIGHT DEPARTMENT
3. Định nghĩa – Chữ viết tắt
• Attacched List: Danh mục đính kèm
• Cnee: Consignee
• OI: Ocean Import: Hàng nhập bằng đường biển
• D/O: Delivery Order: Lệnh giao hàng
• FHD: Free House Delivery: Giao hàng tận nơi miễn phí
• HB/L: House Bill of Lading: Vận đơn đường biển thứ cấp
• MB/L: Master Bill of Lading: Vận đơn đường biển chủ
• POD: Proof of Delivery: Giấy xác nhận đã giao hàng
• Shipping Advice/Pre-alert: Thông báo về lô hàng
• Sales Invoices: Hóa đơn bán hàng do YLIV phát hành từ Yunas
• GDS: Hệ thống xử lý dữ liệu tự động của công ty YLIV
• YLIV: Yushen Logistics International Vietnam Co., ltd
• YLSV: Yushen Logistics International Solutions Vietnam Co., ltd (Nhà cung cấp độc quyền
của YLIV)
4. Nội dung
4.1. Sơ đồ bước công việc
Bảng sơ đồ bước công việc dưới đây dựa trên các bước cơ bản nhất, nếu lô hàng có yêu cầu đặc
biệt khác thì nhân viê trực thuộc bộ phận phải liên hệ với trưởng bộ phận để được hướng dẫn chi
tiết hơn. Tuy nhiên, thứ tự các bước công việc có thể thay đổi một cách uyễn chuyễn khi cần

thiết.
Bước công việc Người thực hiện Nội dung Tài liệu/Hồ sơ
Bước 1 Nhân viên YLIV
Nhận thông tin/chứng
từ lô hàng nhập từ đại
lý nước ngoài.
Bước 2 Nhân viên YLIV
Gửi Attached List cho
hãng tàu/forwarder
Bước 3 Nhân viên YLIV
Theo dõi thông tin về
tàu
Bước 4 Nhân viên YLIV
Nhận thông báo hàng
đến của hãng
tàu/forwarder
Bước 5 Nhân viên YLIV
Làm thông báo hàng
đến và lệnh giao hàng
của YLIV
Thông báo hàng đến
và lệnh giao hàng
Bước 6 Nhân viên OI
Gửi thông bảo hàng
của YLIV đến khách
hàng
Bước 7 Nhân viên YLIV
Lấy lệnh giao hàng
bản chính từ hãng
tàu/forwarder

Bước 8 Nhân viên YLIV
Hoàn thành bộ lệnh
giao hàng
Bước 9 Nhân viên OI
Giao lệnh giao hàng
cho khách hàng
Bước 10 Nhân viên OI
Hoàn tất Sales Invoice
và chuyển cho Phòng
kế toán
Bước 11 Nhân viên OI Lưu chứng từ
4.2. Diễn giải chi tiết các bước công việc
Các bước công việc Diễn giải bước
Người thực hiện
YLIV YLSV
Bước 1
Nhận thông tin/chứng
từ đại lý nước ngoài
Nhận thông tin lô
hàng nhập (Shipping
Advice) từ đại lý nước
ngoài qua
email/fax/GDS cho
những lô hàng chưa
về vào mỗi sáng. In
chứng từ, kiểm tra
thông tin trên MB/L
và HB/L có đúng với
nhau không. Xử lý tại
chổ các trường hợp

sai, lỗi, v.v.
Photocopy HB/L thêm
02 bản. Một bản đóng
dấu YLSV, giao cho
khách hàng cùng với
lệnh giao hàng. Bản
còn lại đóng dấu
“Attached List” gửi
cho hãng tàu/
forwarder (khai báo
hàng đến).
Bước 2
Gửi Attached List cho
hãng tàu/forwarder
Đóng dấu “Attached
List” lên HB/L, ghi số
MB/L và gửi cho hãng
tàu (bằng fax hoặc
email). Theo dõi rồi
xác nhận lại với hãng
tàu/forwarder xem họ
đã nhận được
“Attached List” hay
chưa.
Lập hồ sơ cho lô hàng
nhập. (Thường được
thực hiện vào ngày
nhận Pre-alert).
Bước 3
Theo dõi thông tin tàu

về.
Thông thường khách
hàng gửi chứng
từ/thông báo lô hàng
nhập có ghi ngày tàu
đến dự kiến, kiểm tra
lại thông tin này với
hãng tàu/forwarder
nếu đến ngày tàu về
nhưng YLSV chưa
nhận được thông báo
hàng đến từ hãng
tàu/forwarder.
Trong trường hợp một
số khách hàng cần
hàng gấp, YLSV sẽ
kiểm tra trước xem
tàu về cảng nào để
báo khách hàng mở tờ
khai trước.
Bước 4 Nhận thông báo hàng
đến của hãng
tàu/forwarder
Hãng tàu/forwarder sẽ
gửi thông báo hàng
đến cho YLSV (thông
thường 1-2 ngày trước
khi tàu về hoặc ngay
ngày tàu về) bằng
email hoặc fax. Kiểm

tra các thông tin xem
tàu về ngày nào, cảng
nào… để làm thông
báo hàng đến và lệnh
giao hàng của YLSV.
Bước 5
Làm thông báo hàng
đến và lệnh giao hàng
của YLSV
Sau khi nhận được
thông báo hàng đến từ
hãng tàu/forwarder,
nhân viên của YLSV
sẽ tạo thông báo hàng
đến và lệnh giao hàng
của YLSV trong hệ
thống. Có hai trường
hợp:
• Đối với những lô
hàng nhận được
thông tin từ đại lý qua
hệ thống:
- Xác nhận thông tin
trên Yastem rồi làm
thông báo hàng đến
và lệnh giao hàng.
• Đối với những lô
hàng không có dữ liệu
trên hệ thống:
- Phải nhập tay vào

hệ thống sau đó làm
thông báo hàng đến
và lệnh giao hàng.
Bước 6 Gửi thông báo hàng
của YLSV đến cho
khách hàng.
Sau khi hoàn thành
thông báo hàng đến
của YLSV, kiểm tra
đối chiếu lại với thông
tin trên HB/L. Sau đố
gửi thông báo hàng
dến cho khách hàng
bằng email hoặc bằng
fax. (Thông thường
gửi trong ngày.)
Lưu lại kết quả khi
fax thông báo hàng
đến.
Nếu khách hàng/đại lý
nước ngoài có yêu cầu
đặc biệt khách với
chứng từ đã nhận (ví
dụ: báo giá, FHD…
v.v) sẽ chuyển yêu
cầu cho bộ phận có
liên quan.
Bước 7
Lấy lệnh giao hàng
bản chính từ hãng

tàu/forwarder
Sau khi nhận được
thông báo hàng đến từ
hãng tàu/forwarder,
sao một bản chuyển
cho nhân viên văn thư
đi lấy lệnh.
Lệnh giao hàng của
hãng tàu lấy cùng
ngày tàu về hoặc sau
ngày tàu về một ngày
tùy theo hãng
tàu/forwarder.
Bước 8 Hoàn thành bộ lệnh
giao hàng
Đối chiếu lại thông tin
giữa lệnh giao hàng
bản chính nhận từ
hãng tàu/forwarder và
lệnh giao hàng.
Hoàn thành bộ lệnh
giao hàng cho khách
hàng, thông thường
gồm có:
• 04 tờ lệnh giao hàng
của YLSV
• 02 hoặc 03 tờ lệnh
giao hàng của hãng
tàu/ Forwarder.
• 01 HB/L có đóng

dấu YVN.
Bước 9 Giao lệnh giao hàng
của YLSV
Yêu cầu khách hàng
cung cấp HB/L gốc và
giấy giới thiệu của
công ty (nếu HB/L
Surrendered) trước
khi giao lệnh giao
hàng cho khách hàng.
Đối với những lô hàng
đóng tiền mặt:
• Phát hành Sales
Invoice và chuyển
qua Phòng Kế tians
để phát hành VAT
Invoice cho khách
hàng đóng tiền trước
khi nhận lệnh.
Đối với những lô hàng
chuyển khoản:
•Chỉ phát hàng Sales
Invoice rồi lưu lại
trong hồ sơ để cuối
tháng chuyển khoản
cho kế toán.
Đối với những lô hàng
làm dịch vụ Logistics
do YLSV cung cấp:
Không phát hành bất

cứ loại hóa đơn nào
ngay cả khi giao lệnh.
Cuối tháng kiểm tra
lại hệ thống, xem
phòng Sales
Domestics của YLIV
đã nhập chi phí của
Logistics hay chưa,
rồi tiến hành phát
hành Sales Invoice.
Bước 10
Hoàn tất Sales Invoice
và chuyển Phòng Kế
toán
Trước ngày Phòng Kế
toán đóng hệ thống
(bộ phận này thông
báo hàng tháng), tiến
hành kiểm tra và hoàn
tất lần cuối các Sales
Invoice còn thiếu.
Tập trung toàn bộ
Sales Invoice của
những lô hàng chuyển
khoản vào cuối tháng
hoặc cuối kỳ thanh
toán, chuyển cho
trưởng bộ phận kiểm
tra rồi chuyển cho
Phòng Kế toán.

Trong trường hợp
phát sinh chi phí mà
đại lý nước ngoài phải
thanh toán, nhập chi
phí vào hệ thống và
phát hành Sales
Invoice, chuyển
Phòng Kế toán.
Bước 11 Lưu chứng từ Hồ sơ lô hàng được
lưu theo ngày tàu đến
rồi cất giữ lại tại nơi
qui định. Thông
thường gồm có:
• MB/L
• HB/L
• S/I
• A/N
• D/O
II.QUY TRÌNH XỬ LÝ HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
1. Mục đích
Qui định trình tự các bước công việc và hướng dẫn chi tiết của từng bước công việc cần phải
thực thiện trong bộ phận Ocean Export.
Để nhân viên trong Bộ phận có thể nắm rõ công việc của mình phải làm.
Để các bộ phận có liên quan có thể tham khảo để phục vụ cho công việc của bộ phận liên quan.
Làm tài liệu hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới.
2. Phạm vi áp dụng
Bộ phận Ocean Export, thuộc OCEAN FREIGHT DEPARTMENT
3. Định nghĩa – Chữ viết tắt
• AMS: Automated Manifesr System: Hệ thống kiểm soát Manifest tự động
• OE: Ocean Export: Hàng xuất bằng đường biển (thuộc YLIV)

• LCL: Less Container Load: Đóng hàng chưa đầy công
• FCL: Full Container Load: Đóng hàng đầy công
• FHD: Free House Delivery: Giao hàng tận nơi
• FMC: U.S Federal Maritime Commission: Ủy ban Hàng hải liên bang Hoa Kỳ
• HB/L: House Bill of Lading: Vận đơn đường biển thứ cấp
• MB/L: Master Bill of Lading: Vận đơn đường biển chủ
• NVOCC: Non Vessel Operating Common Carrier
• Shipping Advice/Pre-alert: Thông báo về lô hàng
• Sales Invoices: Hóa đơn bán hàng do YLIV phát hành từ Yunas
• YLIV: Yushen Logistics International Vietnam Co., ltd
• YLSV: Yushen Logistics International Solutions Vietnam Co., ltd (Nhà cung cấp độc
quyền của YLIV)
4. Nội dung
4.1. Sơ đồ các bước công việc
Bảng sơ đồ các bước công việc dưới đây dựa trên các nước cơ bản nhất, nếu lô hàng có yêu cầu
đặc biệt khác thì nhân viên trược thuộc bộ phận phải liên hệ với trưởng phòng bộ phận để được
hướng dẫn chi tiết hơn.
Bước công việc Người thực hiện Nội dung Tài liệu/Hồ sơ
Bước 1 Nhân viên OE
Hợp tác YLSV để cập
nhật giá mua của hãng
tàu /NVOCC
Bước 2 Asst.Mgr & Chief OE
Nhận thông tin lô
hàng xuất/gửi booking
confirmation; booking
note/ filing rate to
FMC
Booking Note
Bước 3 Nhân viên OE

Kiểm tra các chi tiết
HB/L cho hãng
tàu/NVOCC
Bước 4
Nhân viên OE
Cung cấp chi tiết phát
hành MB/L cho hãng
tàu/NVOCC
Nhân viên YLSV
Nhập AMS cho lô
hàng
Bước 5 Nhân viên OE
Phát hành Sales
Invoice và nhập chi
phí phát sinh
Bước 6 Nhân viên OE
Gửi Pre-alert cho đại
lý
Bước 7
Nhân viên OE
Theo dõi tình trạng lô
hàng/ Thông báo bất
thường nếu có
Nhân viên YLSV
Nhập lại AMS (nếu
có)/ Bảo đảm AMS đã
được chấp nhận
Bước 8 Nhân viên YLSV
Truyền file dữ liệu
của lô hàng

Bước 9 Nhân viên OE Báo cáo
Bước 10 Nhân viên OE Lưu hồ sơ
5. Diễn giải chi tiết các bước công việc
Bước 1: Cập nhật giá mua của hãng tàu/NVOCC
- Liên lạc với YLSV để lấy giá và cập nhập vào dữ liệu giá trong hệ thống
- Cập nhật Sailing Schedule trên server, hàng FCL và LCL
- Cung cấp thông tin hàng tại cảng cho bộ phận Sales, khách hàng, quản lý cấp trên
Bước 2: Nhận thông tin lô hàng xuất/Gửi Booking Conformation hoặc Booking Note/Filing
Rate to FMC (nếu có)
 Asst.Mgr & Chief OE
- Nhận thông tin lô hàng xuất từ phía khách hàng, đại lý, bộ phận sales qua email, fax,
điện thoại.
- Trường hợp cước Collect, viết email cho đại lý xin sự đồng ý xuất hàng của người
nhận hàng.
- Sau khi được đồng ý xuất hàng từ phía đại lý, liên lạc với người gửi hàng lấy thông
cụ thể cho việc booking như:
 Đóng hàng tại bãi hoặc mang container rỗng về kho riêng
 Có yêu cầu địa điểm cảng đóng hay không
 Khi nào hàng có sẵn & thời gian hoàn tất thủ tục hải quan
 Tên hàng
- Liên lạc với hãng tàu/NVOCC, cung cấp chi tiết Booking và nhận Booking
Conformation từ hãng tàu/NVOCC
- Gửi Booking Conformation nói trên, hoặc Booking Note của YLIV cho khách hàng
đại lý
 Nhân viên YLSV
- Đối với hàng đi Mỹ, tiến hàng nhập giá cho FMC (Filing rate to FMC)
Bước 3: Kiểm tra các chi tiết HB/L từ YLSV
- Yêu cầu khách hàng gửi chứng từ (invoice, packing list, hoặc shipping advice) để phát
hành HB/L
- Kiểm tra chi tiết:

 Với hàng lẻ: gọi điện thoại kiểm tra số khối thực tế với NVOCC
 Với hàng nguyên container: gọi điện thoại yêu cầu khách hàng, hoặc nhân viên
logistics của YLSV ( nếu lô hàng qua dịch vụ logistics) lấy số container và số seal
trước ngày tàu chạy 1-2 ngày, sau đó báo hãng tàu để hãng tàu cập nhật List
Loading Container. Thông tin này để hãng tàu lưu ý không làm rớt hàng.
- Nhận HB/L từ YLSV để gửi khách hàng, yêu cầu khách hàng kiểm tra chi tiết HB/L.
- Đối với hàng đi các cảng ở Mỹ, phải yêu cầu xác nhận nội dung HB/L trong ngày tàu
chạy. Sau ngày tàu chạy, nếu có chỉnh sửa, khách hàng sẽ phải chịu chi phí chỉnh sửa.
- Tạo HB/L Job trên hệ thống
- Yêu cầu YLSV phát hàng HB/L Surrendered hoặc HB/L Seaway Bill gốc tùy theo
yêu cầu của khách hàng.
Bước 4: Cung cấp chi tiết phát hàng MB/L cho hãng tàu/NVOCC
 Nhân viên OE:
- Cung cấp chi tiết phát hành MB/L cho hãng tàu/NVOCC. Thông thường bao gồm các
chi tiết sau:
 SHIPPER: YUSEN LOGISTICS SOLUTIONS (VIETNAM) CO., LTD.
 CONSIGNEE: OVER SEA AGENT
CONTAINER/SEAK NUMBER
 QUANTITY, GROSS WEIGHT, VOLUME, COMMODITY
 Nhận MB/L từ hãng tàu/Co-loader, kiểm tra và xác nhận
 Tạo MB/L trên hệ thống
 Nhân viên YLSV
- Gửi MB/L gốc bằng dịch vụ chuyển phát nhanh cho đại lý đối với những cảng qui
định phải xuất trình MB/L gốc làm cơ sở nhận hàng.
- Nhập AMS cho những lô hàng đi Mỹ. Phải nhập trước 48 tiếng …. Nếu không, bên
phát hành HB/L của Yusen Japan sẽ chịu phạt tiền.
Bước 5: Phát hành Sales Invoice và nhập chi phí phát sinh
 Mở dữ liệu từ hệ thống
Phát hành Sales Invoice tiền cước, chi phí FOB, chi phí Logistics, cho khách hàng trong
trường hợp phí trả trước (Prepaid) sau khi bộ bạn Sales Domestics nhập xong chi phí

Logistics vào hệ thống (nếu có). Chuyển Sales Invoice cho bộ phận Kế toán để thu tiền
khách hàng. Đối với các lô hàng có cước phí trả sau (Collect), YLSV sẽ phát hàng Sales
Invoice cho đại lý nước ngoài để thu tiền khách hàng.
Bước 8: Truyền tập tin dữ liệu của lô hàng (Consolidation Data Transfer)
- GDS thực hiện chuyển dữ liệu lô hàng xuát đường biển giữa các văn phòng Yusen với nhau.
Bước 9: Báo cáo cuối tháng
- Tải dữ liệu từ hệ thống, làm thống kê báo cáo nội bộ
Bước 10: Lưu hồ sơ
• Hồ sơ lưu theo tên người gửi hàng và theo thứ tự ngày tháng và cất giữ tại nơi qui định
• Hồ sơ bao gồm:
• MB/L
• HB/L
• Chứng từ xuất hàng ( nếu có)
• Booking Conformation/Booking Note cho hàng lẻ
III. QUI TRÌNH XỬ LÝ HÀNG NHẬP ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
1. Mục đích
Qui định trình tự các bước công việc và hướng dẫn chi tiết của từng bước công việc cần
phải thực thiện trong bộ phận Air Import
Để nhân viên trong Bộ phận có thể nắm rõ công việc của mình phải làm.
Để các bộ phận có liên quan có thể tham khảo để phục vụ cho công việc của bộ phận liên
quan.
Làm tài liệu hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới.
2. Phạm vi áp dụng
Bộ phận Air Import, trực thuộc AIR FREIGHT FORWARDING DEPARTMENT
3. Định nghĩa – Chữ viết tắt
• AI: Air Import – Hàng nhập bằng đường hàng không
• BB Invoice: Break Bulk Invoice – Hóa đơn thu lại của đại lý nước ngoài
• D/O: Delivery Order – Lệnh giao hàng
• FHD: Free House Deivery – Giao hàng tận nơi
• HAWB: House Airway Bill: Vận đơn hàng không thứ cấp

• MAWB: Master Airway Bill: Vận đơn hàng không chủ
• Manifest: Bản kê khai hàng hóa của đại lý chở trên máy bay, liệt kê thông tin của các
HAWB trong cung MAWB
• POD: Proof of Delivery: Giấy xác nhận giao háng
• Shipping Advice/ Pre-Alert: Thông báo về lô hàng
• Sales Invoice: Hóa đơn bán hàn do YILV phát hành từ hệ thống
• TCS: Tân Sơn Nhất Cargo Service Co.,Ltd.: Công ty TNHH dịch hàng hóa sân bay Tân
Sơn Nhất
• SCSC: SAIGON CARGO SERVICE CORPORATION – Công ty cổ phần dịch vụ hàng
hóa Sài Gòn
• Tracing: Thuật ngữ dùng để mô tả công việc đăng nhập vào trang web của nhà vận
chuyển để truy xuất dữ liệu về trình trạng lô hàng.
4. Bản sơ đồ các bước công việc
Bảng sơ đồ các bước công việc dưới đây dựa trên các nước cơ bản nhất, nếu lô hàng có
yêu cầu đặc biệt khác thì nhân viên trược thuộc bộ phận phải liên hệ với trưởng phòng bộ
phận để được hướng dẫn chi tiết hơn.
Bước công việc Người thực hiện Nội dung Tài liệu/Hồ sơ
Bước 1 Nhân viên AI Nhận thông tin lô
hàng
Bước 2 Nhân viên Runner Nhận chứng từ bản
chinh
Bước 3 Nhân viên AI Kiểm tra chứng từ
Bước 4 Nhân viện AI Xử lý chứng từ Thông báo hàng
đến, giấy ủy quyền
Bước 5 Nhân viên AI Giao chứng từ
Bước 6 Nhân viện AI Nhập POD vào hệ
thống
Bước 7 Nhân viện AI Báo cáo hàng nhập
Bước 8 Nhân viện AI Thanh toán
Bước 9 Nhân viện AI Lưu hồ sơ

5. Diễn giải chi tiết các bước công việc
Bước 1: Nhận thông tin
- Nhận thông tin lô hàng nhập về Việt Nam qua email hoặc qua hệ thống.
- Kiểm tra kỹ pre-alert để phát hiện và điều chỉnh sớm những sai sót.
Bước 2: Nhận chứng từ bản chính
- Hàng về tới sân bay Tân Sơn Nhất. Nhân viên Runner đi lấy chứng từ bản chính theo
lô hàng.
Bước 3: Kiểm tra chứng từ.
- Nhận chứng từ bản chính do nhân viên Runner giao lại. Kiểm tra chứng từ:
- Nếu chứng từ có sai sót nhân viên phải báo lại đại lý nươc ngoài và các bên liên quan,
như khách hàng để cùng nắm thông tin.
Bước 4: Xử lý chứng từ
- Làm thông báo hàng đến, giấy ủy quyền
- Fax hoặc email thông báo hàng đến cho khách hàng ngay khi nhận được chứng từ bản
chính.
- Soạn chứng từ giao cho khách hàng:
 Giấy ủy quyền
 HAWB bản gốc
 MAWB bản photocopy có đóng dấu Công ty
 Chứng từ theo hàng nếu có.
Bước 5: Giao chứng từ cho khách hàng.
- Thu tiền và giao chứng từ bản chính cho khách hàng.
Bước 6: Nhập bố sung thêm thông tin người nhận hàng, ngày nhận….vào hệ thống phần
mềm.
Bước 7: Làm báo cáo hàng nhập theo yêu cầu của khách hàng, đối chiếu công nợ với khách
hàng, thu công nợ khách hàng.
Bước 8: Lưu hồ sơ
- Hồ sơ lô hàng được lưu theo MAWB và theo ngày, gồm có:
 MAWB
 HAWB

 Manifest
 Thông báo hàng đến, giấy giới thiệu của khách hàng.
IV. QUY TRÌNH XỬ LÝ CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
1. Mục đích
Qui định trình tự các bước công việc và hướng dẫn chi tiết của từng bước công việc cần
phải thực thiện trong bộ phận Air Export – Customer Services
Để nhân viên trong Bộ phận có thể nắm rõ công việc của mình phải làm.
Để các bộ phận có liên quan có thể tham khảo để phục vụ cho công việc của bộ phận liên
quan.
Làm tài liệu hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới.
2. Phạm vi áp dụng
Bộ phận Air Export – Customer Services, trực thuộc AIR FREIGHT FORWARDING
DEPARTMENT
3. Định nghĩa – Chữ viết tắt
• AE: Air Export – Hàng xuất đường hàng không
• BB Invoice: Break Bulk Invoice – Hóa đơn thu lại của đại lý nước ngoài
• D/O: Delivery Order – Lệnh giao hàng
• FHD: Free House Deivery – Giao hàng tận nơi
• HAWB: House Airway Bill: Vận đơn hàng không thứ cấp
• MAWB: Master Airway Bill: Vận đơn hàng không chủ
• Manifest: Bản kê khai hàng hóa của đại lý chở trên máy bay, liệt kê thông tin của các
HAWB trong cung MAWB
• POD: Proof of Delivery: Giấy xác nhận giao háng
• Shipping Advice/ Pre-Alert: Thông báo về lô hàng
• Sales Invoice: Hóa đơn bán hàn do YILV phát hành từ hệ thống
• TCS: Tân Sơn Nhất Cargo Service Co.,Ltd.: Công ty TNHH dịch hàng hóa sân bay Tân
Sơn Nhất
• SCSC: SAIGON CARGO SERVICE CORPORATION – Công ty cổ phần dịch vụ hàng
hóa Sài Gòn
• Tracing: Thuật ngữ dùng để mô tả công việc đăng nhập vào trang web của nhà vận

chuyển để truy xuất dữ liệu về trình trạng lô hàng.
4. Sơ đồ các bước công việc
Bước công việc Người thực hiện Nội dung Tài liệu/Hồ sơ
Bước 1
Nhân viên Air Export
– Customer Services
Nhận thông tin lô
hàng xuất
Bước 2
Nhân viên Air Export
– Customer Services
Sắp xếp các lô hàng/
Xác nhận lại thong tin
với khách hàng
Bước 3
Nhân viên Air Export
– Customer Services
Nhập dữ liệu lô hàng
vào hệ thống/Cung
cấp thông tin của lô
hàng cho bộ phận
Terminal/Gửi HAWB
nháp cho khách hàng
nếu có yêu cầu
Bước 4
Nhân viên Air Export
– Customer Services
Theo dõi tình trạng và
thay đổi của lô hàng
(nếu có)/Liên hệ nhận

thông tin của lô hàng
từ bộ phận
Terminal/Phát hành
HAWB/Thu thập và
chuẩn bị chứng từ gửi
theo lô hàng
Bước 5
Nhân viên Air Export
– Customer Services
Gửi Shipping Advice
cho đại lý nước
ngoài/Gửi các chứng
từ có liên quan của lô
hàng cho khách hàng
Bước 6
Nhân viên Air Export
– Customer Services
Theo dõi sau khi hàng
xuất/Giải quyết các
khiếu nại của khách
hàng
Bước 7
Nhân viên Air Export
– Customer Services
Thanh toán
Bước 8 Nhân viên Air Export
– Customer Services
Tập hợp và theo dõi
chuyển trả tờ khai hải
quan cho khách hàng

nếu có/Làm báo cáo
cho khách hàng nếu
có/Cập nhật thông tin
thông báo khách hàng.
Bước 9 Nhân viên Air Export
– Customer Services
Lưu hồ sơ
Bước 1: Nhận thông tin lô hàng xuất
Nhận thông tin lô hàng xuất từ đại lý nước ngoài, từ bộ phận Sales, hoặc từ khách hàng thông
qua email, điện thoại hoặc fax. Thông tin bao gồm:
 Thông tin cơ bản (tên hàng, người gửi, người nhận, nơi đến, số kiện, số Kg, số
khối, v.v…)
 Chứng từ như Invoice, Packing list, C/O, v.v… nếu có.
 Các yêu cầu liên quan đến lô hàng nếu có: như yêu cầu dịch vụ bay trực tiếp, quá
cảnh, xử lý đặc biệt cho hàng dễ vỡ, dễ hư hỏng….
Bước 2: Sắp xếp cho lô hàng/ Xác nhận lại thông tin với khách hàng.
- Liên hệ các bộ phận liên quan: Sales, Booking, Logistics, Terminal, hoặc các đơn vị
giao nhận khác để sắp xếp cho lô hàng dựa trên các yêu cầu cụ thể của khách hàng.
- Sau khi sắp xếp xong với các bộ phận liên quan như trên, liên hệ lại khách hàng thông
báo về ngày/ giờ ra/ lấy hàng, lịch bay, kho giao hàng cho khách hàng.
Bước 3: Nhập dữ liệu lô hàng vào phần mềm/ cung cấp thông tin lô hàng cho bộ phận
Terminal/ Gửi HAWB nháp cho khách hàng (nếu có yêu cầu).
- Nhập dữ liệu của lô hàng vào hệ thống: Tên người gửi, tên người nhận, số Invoice, số
kiện, trọng lượng, các ghi chú khác về lô hàng.
- Cung cấp chi tiết lô hàng cho bộ phận Terminal: số House Airway Bill, số kiện, trọng
lượng.
- Gửi House Airway Bill nháp cho khách hàng và booking confirmation (nếu có yêu
cầu)
Bước 4: Theo dõi tình trạng & thay đổi nếu có của lô hàng / Liên hệ nhận thông tin lô hàng
từ bộ phận Terminal/ Phát hành HAWB/ Thu thập chuẩn bị chứng từ gởi theo hàng.

- Theo dõi tình trạng, thay đổi (nếu có như tăng giảm số lượng, trọng lượng hàng hóa,
thay đổi ngày giờ ra hàng….) của lô hàng, báo ngay bộ phận liên quan các thay đổi
nếu có.
- Liên hệ nhận thông tin của lô hàng từ bộ phận Terminal như số kiện, trọng lượng, kích
thước được cân, đo thực tế.
- Dựa trên các số liệu thực tế, tiến hành sửa chữa dữ liệu đã nhập vào hệ thống, phát
hành HAWB: 01 bộ cho Shipper và 01 bộ cho Consignee.
- Thu thập và chuẩn bị chứng từ gởi theo hàng:
 Bộ HAWB cho Consignee gồm 4 liên: Original for Consignee, Delivery Receipt,
02 Extra copy
 Manifest: 04 bản hoặc 6 bản ( thị trường Mỹ, Canada )
 Các chứng từ khác nếu có theo yêu cầu của khách hàng như: invoice, packing list,
giấy chứng nhận xuất xứ C/O, giấy chứng nhận hun trùng cho hàng đóng trong
pallet gỗ, chứng thư kiểm dịch cho hàng hải sản, thực phẩm…
Lưu ý: Các chứng từ gởi theo hàng phải cho vào 01 phong bì, ghi chú bên ngoài phong bì:
sân bay đến, số MAWB/ HAWB, số hiệu chuyến bay, số kiện hàng.
Bước 5: Gửi shipping advice cho đại lý nước ngoài/ Gửi các chứng từ liên quan của lô hàng
cho Khách hàng.
- Gửi shipping Advice cho đại lý nước ngoài bằng email thông báo: lịch bay, số Master
Airway Bill, House Airway Bill, tên người gởi, người nhận, các ghi chú khác (số
invoice, yêu cầu cụ thể của khách hàng về thời gian giao hàng, v.v…) và gởi kèm
HAWB và các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng như đã nêu trên.
- Gửi các chứng từ liên quan như House Airway Bill, các chứng từ khác theo yêu cầu
của khách hàng như đã nêu trên cho khách hàng qua email hoặc fax.
Bước 6: Theo dõi sau khi hàng xuất/ Giải quyết các khiếu nại của khách hàng.
- Kết hợp bộ phận booking và đại lý nước ngoài theo dõi tình trạng hàng hóa sau khi
bay, giải quyết sự cố nếu có như: hàng trễ chuyến bay, hàng bị hư hại, hàng thất lạc…
- Thông báo khách hàng kịp thời tình hình cập nhật và biện pháp giải quyết sự cố.
Bước 7: Nhập chi phí, doanh thu của lô hàng vào hệ thống chuyển cho bộ phận kế toán thu
tiền và thanh toán cho nhà cung cấp.

Bước 8: Tập hợp và theo dõi chuyển trả tờ khai hải quan cho khách hàng (nếu có)
- Phối hợp với bộ phận Booking và Terminal, tập hợp và chuyển trả tờ khai hải quan
theo thời điểm và cách thức thỏa thuận với khách hàng.
Bước 9: Lưu hồ sơ lô hàng
- Thông thường gồm có:
 House Airway Bill
 Shipping document (nếu có): Invoice, packing list, v.v…
 Booking confirmation (nếu có)
V. QUY TRÌNH XỬ LÝ BOOKING HÀNG XUẤT ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
1. Mục đích
Qui định trình tự các bước công việc và hướng dẫn chi tiết của từng bước công việc cần
phải thực thiện trong bộ phận Booking.
Để nhân viên trong Bộ phận có thể nắm rõ công việc của mình phải làm.
Để các bộ phận có liên quan có thể tham khảo để phục vụ cho công việc của bộ phận liên
quan.
Làm tài liệu hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới.
2. Phạm vi áp dụng
Bộ phận Booking trực thuộc AIR FREIGHT FOWARDING DEPARTMENT
3. Định nghĩa – Chữ viết tắt
• AE: Air Export – Hàng xuất đường hàng không
• AMS: Automated Manifest Systems – Hệ thống kiểm soát Manifest tự động
• BK: Booking: Đặt giữ chổ trên chuyến bay của hãng hàng không
• Cargo Terminal: Ga hàng hóa
• CSAE: Customer Services - Air Export
• BB Invoice: Break Bulk Invoice – Hóa đơn thu lại của đại lý nước ngoài
• D/O: Delivery Order – Lệnh giao hàng
• FHD: Free House Deivery – Giao hàng tận nơi
• HAWB: House Airway Bill: Vận đơn hàng không thứ cấp
• MAWB: Master Airway Bill: Vận đơn hàng không chủ
• Manifest: Bản kê khai hàng hóa của đại lý chở trên máy bay, liệt kê thông tin của các

HAWB trong cung MAWB
• POD: Proof of Delivery: Giấy xác nhận giao háng
• Shipping Advice/ Pre-Alert: Thông báo về lô hàng
• Sales Invoice: Hóa đơn bán hàn do YILV phát hành từ hệ thống
• TCS: Tân Sơn Nhất Cargo Service Co.,Ltd.: Công ty TNHH dịch hàng hóa sân bay Tân
Sơn Nhất
• SCSC: SAIGON CARGO SERVICE CORPORATION – Công ty cổ phần dịch vụ hàng
hóa Sài Gòn
• Tracing: Thuật ngữ dùng để mô tả công việc đăng nhập vào trang web của nhà vận
chuyển để truy xuất dữ liệu về trình trạng lô hàng.
4. Sơ đồ các bước công việc
Bước công việc Người thực hiện Nội dụng Tài liệu/Hồ sơ
Bước 1 Nhân viên BK-AE
Nhận thông tin lô
hàng xuất từ nhân
viên CS-AE
Sổ Booking
Bước 2 Nhân viên BK-AE
BK với Airline/ Lấy
xác nhận đặt giữ chỗ
Mẫu booking Sheet/
Mẫu Booking
Conformation
Bước 3 Nhân viên BK-AE
Lập hồ sơ lô
hàng/Chuyển hồ sơ
bộ phận
Terminal/Ghi thông
tin chi tiết Booking/
Vào sổ Booking/Tạo

lịch bay trong hệ
thống
Bước 4 Nhân viên BK-AE
Khai AMS/Tracing
lô hàng/Giải quyết
những sự cố phát
sinh trong và sau quá
trình vận tải hàng
hóa.
Bước 5 Nhân viên BK-AE
Khiếu kiện Airline
(khi cần)/Liên hệ
bảo hiểm giải quyết
bồi thương nếu có
Bước 6 Nhân viên BK-AE
Thu hồi hồ sơ từ bộ
phận Terminal
Bước 7 Nhân viên BK-AE
Nhập chi phí phải
thanh toán trong hệ
thống
Bước 8 Assiantant Manager
Cập nhật giá phụ phí
lịch bay, tình hình
thị trường hàng hóa
cho Ban Giám đốc
và các bộ phận
Bước 9 Assiantant Manager Báo cáo tháng
Bước 10 Nhân viên BK-AE Lưu hồ sơ
5. Diễn giải chi tiết các bước công việc

Bước 1: Nhận thông tin lô hàng xuất
- Nhận thông tin về booking cho lô hàng xuất từ nhân viên CS AE qua sổ Booking
Schedule.
Bước 2: Booking với Airline/ Lấy xác nhận đặt giữ chỗ
- Gửi yêu cầu booking cho Airline qua điện thoại, email, fax hoặc booking trực tuyến.
- Theo dõi lấy xác nhận booking, tạo mẫu xác nhận booking trong trường hợp booking
trực tuyến.
Bước 3: Lập hồ sơ lô hàng/ Chuyển hồ sơ cho bộ phận Terminal/ Ghi thông tin chi tiết
booking vào sổ Booking Schedule/ Tạo lịch bay trong hệ thống.
- Lập hồ sơ cho lô hàng theo MAWB, ghi chi tiết lô hàng trên hồ sơ bao gồm: số
MAWB, chuyến bay, sân bay đến, tên khách hàng, ngày ra hàng.
- Lưu booking confirmation của airline: 02 bản trong hồ sơ chuyển bộ phận Terminal,
01 bản lư hồ sơ theo dõi.
- Chuyển hồ sơ sang bộ phận Terminal.
Bước 4: Khai AMS/ Tracing lô hàng/ Giải quyết những sự cố phát sinh trong và sau quá
trình vận tải hàng hóa
- Khai AMS cho các lô hàng đi Mỹ, Canada…trên các Airline mà YLVN được yêu cầu
khai AMS.
- Tracing lô hàng: thông qua việc truy cập vào website của airline hoặc điện thoại, email
trực tiếp với bộ phận booking/tracing của Airline.
- Giải quyết sự cố phát sinh trong và sau quá trình vận tải hàng hóa như: hàng bị rớt
chuyến bay đi, sân bay quá cảnh, hàng bị hư hại, thiếu, lạc….
Bước 5: Khiếu kiện Airline (khi cần)/ Liên hệ bảo hiểm giải quyết bồi thường (nếu có)
- Tiến hành thu thập chứng từ, chứng cứ (biên bản hàng hóa bất thường, hình ảnh…)
cần thiết để khiếu kiện (nếu cần).
- Liên hệ bảo hiểm trách nhiệm giải quyết bồi thường thiệt hại (nếu có).
Bước 6: Thu hồi hồ sơ từ bộ phận Terminal.
- Thu hồi hồ sơ từ bộ phận Terminal, kiểm tra chứng từ: MAWB, tờ cân, các chứng từ
khác nếu có như: biên bản mô tả tình trạng hàng hóa khi giao/ nhận, biên bản hàng hóa
bất thường của kho hàng.

Bước 7: Nhập chi phí phải thanh toán cho các hãng Airline trong hệ thống.
Bước 8: Cập nhật giá, phụ phí, lịch bay, tình hình thị trường hàng hóa.
Bước 9: Lưu hồ sơ
- Thông thường gồm có:
 MAWB
 Tờ cân hàng
 Cargo transpotation checking sheet ( nếu có)