Tổng quan về công ty bánh mứt kẹo Hà Nội

Lời mở đầu
Đối với bất cứ một cơ quan đơn vị nào hoạt động quản lý
cũng là công việc phức tạp. Cùng với sự phát triển của xã hội thì
hoạt động quản lý càng đợc coi trọng hơn. Văn phòng chính là đơn
vị có trách nhiệm quản trị và quản lý chu trình vận hành vào hoạt
động trôi chảy của một đơn vị theo một hệ thống thống nhất.
Trong hoạt động quản lý khi nói đến quá trình giải quyết
công việc một cách có tổ chức và khoa học là muốn nói đến yêu
cầu tạo ra những mối quan hệ hợp lý về mặt tổ chức trong cơ quan.
Đứng trớc một nhiệm vụ quản lý cụ thể, ng ời quản lý phải biết xác
định một cơ cấu tổ chức thích hợp, sử dụng những ph ơng tiện
thích hợp để giải quyết có hiệu quả nhiệm vụ đó. Làm thế nào để
tạo nên đợc những ảnh hởng qua lại cần thiết giữa nhà quản trị với
cấp trên cũng nh đối với các cán bộ cấp dới, giữa cơ quan quản lý
và cơ quan bị quản lý. Mục tiêu quan trọng ở đây là đảm bảo cho
mọi thành viên hoạt động trong một tập thể hành động nh một cơ
thể thống nhất.
Để giải quyết những khối lợng công việc ngày càng tăng các
nhà quản trị cần có những phơng tiện phụ trợ hữu ích trong hoạt
động quản lý thờng nhật. Công nghệ thông tin ra đời và phát triển
mạnh mẽ trong những thập kỷ qua với những tính năng đặc biệt
mang lại hiệu quả rất lớn đã trở thành bộ phận không thể thiếu đ ợc
đối với các nhà quản trị nói chung và các nhà quản trị văn phòng
nói riêng.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của của công nghệ thông tin,
Đảng ta đã chủ trơng đẩy mạnh cải cách nền hành chính theo h ớng
hiện đại hoá nh Nghị quyết TW VIII khoá VII đã đề ra: Từng b ớc
1
hiện đại hoá công sở, sớm hình thành mạng l ới tin học trong hệ
thống hành chính.
Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội là doanh nghiệp chuyên sản

xuát và kinh doanh các mặt hàng bánh mứt kẹo phục vụ nhu cầu
trong nớc và một phần dành cho xuất khẩu nên việc ứng dựng công
nghệ thông tin vào trong hoạt động quản lý của đơn vị là rất cần thiết. Tuy
nhiên kết quả bớc đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin cha đạt đợc
mức độ cao nhất, thêm vào đó là trình độ của cán bộ còn cha đợc cập nhật kịp
thời, chính những điều này đã dẫn tới những hạn chế về hiệu quả của công tác
quản lý văn phòng Công ty.
Xuất phát từ vai trò quan trọng của công nghệ thông tin đã thôi thúc em
hoàn thành bài báo cáo thực tập tổng hợp về hoạt động văn phòng tại Công ty
cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội
Nội dung của báo cáo tổng hợp ngoài lời mở đầu và kết luận, bao gồm 4
chơng chính:
Chơng I: Một số nét chính về Công ty Cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội
Chơng II: Tổ chức công tác văn phòng tại Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà
Nội.
Chơng III: Một số kết quả chung của Công ty và Văn phòng của Công ty
Chơng IV: Nhận xét tổng quát về công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội
và Văn phòng của công ty
Để có đợc bài báo cáo này, ngoài sự nỗ lực và cố gắng hết mình của bản
thân em còn nhận đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ và nhân viên trong
cơ quan. Trớc hết cho em đợc bày tỏ lòng biết ơn vô hạn tới thầy giáo hớng
dẫn: PGS. TSKH Nguyễn Trọng Bảo về sự động viên, hớng dẫn nhiệt tình của
thầy trong suốt quá trình thực tập và xây dựng báo cáo.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn khoa KINH Tế quản trị
kinh doanh đã tạo điều kiện để giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này.
2
Chơng I
Một số nét chính về Công ty Cổ phần bánh mứt
kẹo Hà Nội
I. Sự hình thành và phát triển của Công ty cổ phần bánh

mứt kẹo Hà Nội.
I.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội .
Công ty Cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội có tên Tiếng Anh: Ha
Noi Confectionery Joint - Stock Company.
Tên giao dịch Quốc tế là: HALIMEX.
Trụ sở chính: Số 15, ngõ 91, Đờng Nguyễn Chí Thanh, Quận
Đống Đa, Thành Phố Hà Nội.
Điện thoại: 04.8350006 - 04.8344971
Fax: 84.4.8359845
Email:
Website: Hanobaco.com.vn
Giấy phép kinh doanh số 0103006172 đợc cấp ngày
10/12/2004 do Sở Kế hoạch đầu t cấp.
Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội trực thuộc Liên hiệp Thực
phẩm vi sinh Hà Nội. Xí nghiệp đợc thành lập ngày 17/8/1964
theo quyết định số 462/NTTC ngày 30 tháng 9 năm 1964 của
UBND Thành phố Hà Nội. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Xí
nghiệp là sản xuất các loại bánh mứt kẹo, đặc biệt là bánh trung
thu và bánh mứt kẹo Tết.
Tiền thân của Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội là Công ty Đ -
ờng bánh kẹo Hà Nội, sau khi UBND Thành phố Hà Nội ra quyết
định số 462/NTTC ngày 30 tháng 9 năm 1964 thì Công ty đ ợc đổi
tên thành Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội.
3
Từ khi thành lập cho đến năm 1988 Xí nghiệp bánh mứt kẹo
Hà Nội đợc sự chỉ đạo và lãnh đạo trực tiếp của Sở Th ơng nghiệp
Hà Nội. Năm 1988 Nhà nớc xoá bỏ bao cấp, nền kinh tế chuyển từ
sản xuất tập trung theo kế hoạch sang nền kinh tế thị tr ờng việc
sản xuất kinh doanh của xí nghiệp bớc đầu gặp nhiều khó khăn. Xí
nghiệp đã tình nguyện gia nhập Liên hiệp Thực phẩm Vi sinh Hà

Nội và vẫn giữ tên là Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội.
Ngày 16/12/1992 Xí nghiệp đã đợc cấp giấy phép thành lập
doanh nghiệp theo thông báo số 1199/CNN - TCND của Bộ Công
nghiệp nhẹ ký và quyết định số 3239/QĐUB của UBND Thành phố
Hà Nội cấp. Giấy phép kinh doanh số 105871 đ ợc cấp ngày
6/1/1993.
Đến năm 1994 nhận thấy việc hoạt động sản xuất phân tán ở
nhiều địa điểm rất bất lợi và để tiện cho việc chỉ đạo sản xuất, xí
nghiệp đã chuyển trụ sở giao dịch chính và toàn bộ các phân xởng
về số 5 Láng Trung - Quận Đống Đa - Hà Nội. Đây là một cơ ngơi
khang trang rộng 3751m
2
với các công trình hiện đại phục vụ sản
xuất và khối nhà xởng.
Ngày 8/12/2004 Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội đ ợc chuyển
đổi thành Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội theo quyết định
số 8943 - QĐUB của UBND Thành phố Hà Nội. Giấy phép đang ký
kinh doanh số 01030006172 do Sở Kế Hoạch Đầu T cấp ngày
10/12/2004.
Tổng diện tích của công trình xí nghiệp là 3.751.000m
2
.
Hiện tại Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội có thể đ ợc xem là
một đơn vị kinh tế độc lập thuộc Công ty Đầu t Thơng mại Dịch vụ
Việt Hà. Có quy mô vừa với 190 lao động, doanh thu hàng năm
vào khoảng 32 tỷ đồng. Giá trị hiện tại của tổng tài sản vào
khoảng 17 tỷ đồng. Công ty có 3 phân x ởng sản xuất chính sản
4
xuất các mặt hàng chủ yếu bao gồm các loại bánh, bánh trung thu,
mứt tết.

Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội là một doanh nghiệp
nhà nớc có t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, đ ợc mở tài
khoản tại ngân hàng và đợc sử dụng con dấu riêng của nhà nớc.
I.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty.
a. Chức năng
Sản xuất các loại bánh mứt kẹo, đặc biệt là bánh trung thu và
bánh mứt kẹo Tết phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong n ớc
đồng thời xuất khẩu ra các nớc trong khu vực.
Tăng cờng đầu t chiều sâu với mục đích không ngừng nâng
cao chất lợng sản phẩm, tăng năng suất lao động, đa dạng hoá
chủng loại sản phẩm.Phát triển các mặt hàng mới nhất là các
loại bánh kẹo truyền thống dân tộc.
Đi sâu nghiên cứu thị trờng, ổn định và không ngừng nâng
cao hiệu quả thị trờng cũ, mở rộng thị trờng mới, nhất là thị
trờng ở các tỉnh phía Nam và thị trờng xuất khẩu.
b. Nhiệm vụ.
Sản xuất các mặt hàng chủ yếu bao gồm các loại bánh, bánh
trung thu, mứt Tết với đa dạng về chủng loại, mẫu mã đẹp,
nâng cao hơn về chất lợng sản phẩm đạt chỉ tiêu về doanh thu
trên 32 tỉ đồng, lợi nhuận hàng năm trên 3,6 tỷ đồng.
Bảo toàn và phát triển vốn đợc giao.
Thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nớc, nộp thuế và các khảo
nộp theo ngân sách theo quy định của pháp luật.
Thực hiện phân phối lao động, chăm lo đời sống vật chất tinh
thần cho cán bộ công nhân viên, nâng cao trình độ chuyên
môn.
I.3. Bộ máy tổ chức và điều hành của Công ty.
5
Cơ cấu tổ chức quản trị của xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội
gọn nhẹ. Mỗi phòng có những chức năng, nhiệm vụ khác nhau để

có thể sử dụng hiệu quả nhất năng lực của ng ời lao động và đảm
bảo số lợng lao động tối thiểu.
a. Giám đốc:
Công ty có 1 giám đốc do cấp trên bổ nhiệm sau khi đã tham
khảo ý kiến của Đảng bộ và phiếu tín nhiệm của cán bộ, công
nhân viên trong toàn công ty.
- Giám đốc của công ty có quyền quyết định điều hành hoạt
động của công ty theo đúng kế hoạch, chịu trách nhiệm tr ớc Nhà
nớc và tập thể ngời lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của
công ty.
- Giám đốc là đại diện toàn quyền của công ty trong mọi
hoạt động sản xuất kinh doanh.
b. Phó giám đốc.
Công ty có 2 phó giám đốc trong đó 1 ngời có nhiệm vụ kiến
thiết những công trình, xây dựng, mở rộng những phân x ởng, nhà
xởng để phục vụ cho việc sản xuất.
Còn lại 1 ngời cũng trợ giúp cho giám đốc những công việc
thuộc thẩm quyền của mình. Chịu trách nhiệm Marketing tiêu thụ
sản phẩm, tìm hiểu thị trờng, tổ chức mạng lới tiêu thụ sản phẩm,
tìm hiểu thị trờng, tổ chức mạng lới tiêu thụ sản phẩm cho toàn
công ty trên thị trờng trong nớc và ngoài nớc.
c. Phòng hành chính tổng hợp: có 12 ng ời
- Phòng có nhiệm vụ tham mu tổng hợp, đi sâu nghiên cứu
xây dựng kế hoạch của công ty, giúp đỡ giám đốc, h ớng dẫn và
kiểm tra các hoạt động trong công ty.
6
- Phòng còn có nhiệm vụ tổ chức các kênh thu thập thông tin
qua sách báo, văn bản và các nguồn khác.
- Bên cạnh vai trò tham mu tổng hợp phòng hành chính còn
thực hiện công tác văn th lu trữ. Khi các công văn, văn bản gửi

đến công ty, văn th tiếp nhận ghi vào sổ công văn đến sau đó trình
cho trởng phòng kiểm tra. Trởng phòng có nhiệm vụ trình lên giám
đốc hoặc gửi tới các bộ phận có liên quan.
c. Phòng tổ chức lao động tiền lơng: Có 2 ngời
- Có nhiệm vụ chấm công, tính lơng, theo dõi thi đua, thực
hiện các công việc liên quan đến chế độ của công nhân viên, tuyển
dụng lao động khi cần thiết, nhất là vào thời vụ(Trung thu, Tết),
đào tạo công nhân.
- Tham mu, giúp đỡ và chịu trách nhiệm trong việc xác định
mức tiền công và tiền lơng phải trả cho CBCNV.
- Đánh giá đúng mức độ lao động của CBCNV, có biện pháp
trả lơng,khen thởng thoả đáng.
d. Phòng cung ứng vật t kinh doanh: Có 10 ngời
- Có nhiệm vụ cân đối nguồn nguyên vật liệu phục vụ cho
sản xuất kinh doanh của xí nghiệp theo kế hoạch.
- Tìm kiếm nguồn nguyên liệu đảm bảo chất lợng đồng thời
thu mua nguyên vật liệu tận gốc nhằm giảm bớt chi phí qua khâu
trung gian,
e. Phòng kế hoạch - kỹ thuật - Cơ điện: Có 06 ng ời
Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch thu mua
nguyên vật liệu, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch giá thành, kiểm tra
chất lợng của nguyên vật liệu, sản phẩm nhập kho, tính toán định
mức nguyên vật liệu, tính giá thành, nghiên cứu chế tạo sản phẩm
7
mới, bảo quản sửa chữa máy móc thiết bị cho sản xuất, nghiên cứu
cải tiến kỹ thuật,chế tạo công cụ lao động cho công nhân.
f. Phòng kế toán tài vụ: Có 5 ngời
Có nhiệm vụ theo dõi quản lý công tác tài chính của xí
nghiệp, cung cấp thông tin cần thiết cho giám đốc về tình hình sản
xuất, tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp, thực hiện công tác hạch

toán, tính toán thu nhập và phân phối thu nhập của xí nghiệp, thực
hiện nghĩa vụ với Nhà nớc.
g. Hệ thống cửa hàng và dịch vụ
Xí nghiệp có một khối kinh doanh dịch vụ có văn phòng đặt
ở số 10 Hàng Ngang gồm có 3 ngời: 1 cửa hàng trởng, 1 kế toán và
1 thủ quỹ. Khối này quản lý một hệ thống cửa hàng dịch vụ do các
mậu dịch viên là nhân viên của xí nghiệp trực tiếp bán hàng.
h. Các phân xởng sản xuất:
Các phân xởng của Công ty chủ yếu sản xuất các loại bánh
mứt kẹo, bánh trung thu, bánh mứt kẹo Tết.
i. Phòng bảo vệ: Có 4 ngời
- Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của công ty.
- Tuần tra canh gác trụ sở đảm bảo trật tự an ninh trụ sở
công ty cả trong và ngoài giờ làm việc.
I.4. Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà
Nội.
8
9
GIáM đốc
Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc
Phòng
bảo vệ
Phòng
hành chính
Phòng tổ
chức
Phòng KINH
DOANH
Phòng
KH-KT

Phân
xưởng
I
Phân
xưởng
III
Phân
xưởng
II
Khối
dịch
vụ
Phòng
kế toán