Phân tích hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh viện e năm 2013

BỘ Y TẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI



LÊ VĂN THẮNG


PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
TỒN TRỮ THUỐC TẠI BỆNH VIỆN E
NĂM 2013


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP DƯỢC SỸ





HÀ NỘI- 2014
BỘ Y TẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI



LÊ VĂN THẮNG


PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
TỒN TRỮ THUỐC TẠI BỆNH VIỆN E
NĂM 2013

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP DƯỢC SỸ


Người hướng dẫn:
Ths. Nguyễn Trung Nghĩa
Ths. Nguyễn Thị Hà
Nơi thực hiện:
Bộ môn Quản lý và Kinh tế Dược



HÀ NỘI- 2014
LỜI CẢM ƠN

Với tất cả lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc, tôi xin gửi lời cảm ơn chân
thành đến GS.TS. Nguyễn Thanh Bình – Phó hiệu trưởng trường Đại học dược Hà
Nội, Trưởng Bộ môn Quản lý và Kinh tế dược, người đã hướng dẫn và tận tình chỉ
bảo giúp tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.
Tôi cũng xin gửi cảm ơn sâu sắc tới Ths. Nguyễn Trung Nghĩa – Trưởng
khoa Dược bệnh viện E, Ths. Nguyễn Thị Hà – Giảng viên Bộ môn Quản lý và
Kinh tế dược, những người đã trực tiếp hướng dẫn và chỉ bảo nhiệt tình giúp tôi
thực hiện đề tài này.
Tôi xin tỏ lòng biết ơn đến các thầy, cô giáo, cán bộ bộ môn Quản lý và Kinh
tế Dược đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình học tập và thực
hiện khóa luận này.
Tôi xin cảm ơn Ban giám hiệu, Phòng đào tạo và các thầy cô giáo trường Đại
học Dược Hà Nội đã giảng dạy và tạo mọi điều kiện cho tôi trong thời gian học tập
tại trường.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến các dược sỹ, nhân viên khoa dược bệnh viện

E đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong quá trình thực hiện đề tài này.
Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến những người thân trong gia
đình, đặc biệt là bố mẹ và bạn bè tôi, những người luôn ở bên, động viên và giúp đỡ
trong suốt thời gian tôi sống, học tập trên giảng đường đại học cũng như sau này
trong cuộc sống.
Hà Nội, ngày 14 tháng 05 năm 2014
Sinh viên
Lê Văn Thắng
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN 0
ĐẶT VẤN ĐỀ 1
Chương 1: TỔNG QUAN ……………………………………………………… 3
1.1 Quản lý tồn trữ thuốc 3
1.1.1. Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc 3
1.1.2. Vai trò và chức năng của kho 4
1.1.3. Quy trình quản lý tồn trữ thuốc 4
1.1.4. Các mô hình quản lý tồn trữ 6
1.1.5. Phân tích ABC/VEN và ứng dụng trong quản lý tồn trữ 13
1.1.6. Các nghiên cứu quản lý tồn trữ ở Việt Nam và trên thế giới 15
1.2 Vài nét về bệnh viện E và khoa dược bệnh viện E 17
1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của bệnh viện E 17
1.2.2. Khoa dược bệnh viện E 18
Chương 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 20
2.1 Đối tượng, địa điểm và thời gian nghiên cứu 20
2.2 Phương pháp nghiên cứu 20
2.2.1. Thiết kế nghiên cứu: Mô tả cắt ngang 20
2.2.2. Phương pháp thu thập số liệu 20
2.2.3. Phương pháp phân tích và xử lý số liệu 21
2.3 Nội dung nghiên cứu 22
Chương 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 23

3.1. Thực trạng hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh viện E 23
3.1.1. Tổ chức và nhân sự kho 23
3.1.2. Nhà kho và trang thiết bị 23
3.1.3. Các quy trình trong hoạt động tồn trữ thuốc 27
3.1.4. Mô hình tồn trữ thuốc tại bệnh viện E 34
3.2. Phân tích cơ cấu thuốc tồn trữ và mô hình tồn trữ thuốc tại bệnh viện E
………………………………………………………………………………… 35
3.2.1. Cơ cấu thuốc tồn trữ tại bệnh viện E theo phương pháp phân tích
ABC/VEN 35
3.2.2. Phân tích mô hình tồn trữ của một số thuốc theo mô hình P 43
BÀN LUẬN 59
KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ 62
TÀI LIỆU THAM KHẢO 64
PHỤ LỤC 66

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT VÀ GIẢI THÍCH NGHĨA

BV Bệnh viện
DMT Danh mục thuốc
DMTTY Danh mục thuốc thiết yếu
DSĐH Dược sỹ đại học
DSTH Dược sỹ trung học
EOI Economic Order Interval Khoảng đặt hàng tối ưu
EOQ Economic Order Quantity Số lượng gọi hàng tối ưu
FEFO First Expire First Out Hết hạn trước, xuất trước
FIFO First In First Out Nhập trước, xuất trước
GSP Good Store Practice Thực hành tốt bảo quản thuốc
GTTT Giá trị tiêu thụ
HĐKN Hội đồng kiểm nhập
KST Ký sinh trùng

MIN Minimum Giá trị nhỏ nhất
MAX Maximum Giá trị lớn nhất
MHBT Mô hình bệnh tật
PGĐ Phó giám đốc
SLMH Số lượng mặt hàng
WHO World health organization Tổ chức y tế thế giới

DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 1.1 : Các mô hình quản lý tồn trữ thuốc [11, 16] 7

Bảng 1.2: So sánh hai mô hình Q và P [14] 8

Bảng 1.3: Quy đổi hệ số z từ mức độ đáp ứng. 11

Bảng 1.4: Phối hợp phân tích ABC và phân loại VEN 15

Bảng 1.5: Cơ cấu nhân lực khoa Dược 19

Bảng 3.1: Trang thiết bị trong kho 26

Bảng 3.2: Quy trình lập kế hoạch mua thuốc 28

Bảng 3.3: Quy trình nhập hàng 30

Bảng 3.4: Quy trình xuất hàng 33

Bảng 3.5: Các mô hình tồn trữ thuốc tại bệnh viện E 35

Bảng 3.6: Cơ cấu thuốc tồn trữ theo phân hạng ABC 36

Bảng 3.7: Cơ cấu thuốc tối cần, thiết yếu, không thiết yếu của thuốc hạng A 37

Bảng 3.8: Cơ cấu các nhóm thuốc trong nhóm thuốc AV 38

Bảng 3.9: Cơ cấu các thuốc diệt KST, chống nhiễm khuẩn của nhóm AV 40

Bảng 3.10: Cơ cấu các thuốc trong nhóm AN 42

Bảng 3.11: Áp dụng công thức tính lượng đặt hàng theo mô hình P cho 3 thuốc
nhóm AN 46

Bảng 3.12: Số liệu xuất, nhập, tồn, Q
O
của Flavital 500mg năm 2013 48

Bảng 3.13: Số liệu xuất, nhập, tồn, Q
O
của Philpovin 5g 10ml năm 2013 49

Bảng 3.14: Số liệu xuất, nhập, tồn, Q
O
của Kolon Flavon 40mg năm 2013 50

Bảng 3.15: Số lượng tồn kho cuối tháng của 3 thuốc nhóm AV năm 2013 51

Bảng 3.16: Áp dụng công thức tính lượng đặt hàng theo mô hình P cho 3 thuốc
kháng sinh 53

Bảng 3.17: Số liệu xuất, nhập, tồn, Q
O

của Korazon 1g năm 2013 54

Bảng 3.18: Xuất, nhập, tồn, Q
O
của Ciprofloxacin 200mg/100ml 56

Bảng 3.19: Số liệu xuất, nhập, tồn, Q
O
của Getlox 500mg/100ml 57

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

Hình 1.1: Vị trí của kho đối với sản xuất và lưu thông[3, 11] 4

Hình 1.2: Quy trình quản lý tồn trữ thuốc [3, 21] 6

Hình 1.3: Căn cứ xây dựng cơ số tồn kho các loại thuốc [4]. 9

Hình 1.4: Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa lượng hàng dự trữ theo thời gian [11]
10

Hình 1.5: Tổ chức khoa Dược bệnh viện E 19

Hình 3.1: Sơ đồ kho chính 24

Hình 3.2: Sơ đồ kho lẻ nội trú 25

Hình 3.3: Sơ đồ kho lẻ ngoại trú 25

Hình 3.4 : Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa GTTT và SLMH 36

Hình 3.5: Cơ cấu các nhóm thuốc trong nhóm A 39

Hình 3.6: Đồ thị biểu diễn số lượng tồn kho cuối tháng của 3 thuốc nhóm AN 45

Hình 3.7: Đồ thị biểu diễn số lượng tồn kho cuối tháng của 3 thuốc kháng sinh 52








1
ĐẶT VẤN ĐỀ
Thuốc đóng vai trò quan trọng trong công tác chăm sóc, bảo vệ sức khỏe
nhân dân, bảo đảm mục tiêu sức khỏe của con người. Xây dựng mạng lưới cung
ứng thuốc hoàn thiện, đảm bảo cung ứng thuốc đầy đủ, kịp thời, có chất lượng, giá
cả phù hợp là mục tiêu hàng đầu của chính sách quốc gia về thuốc mà Đảng và Nhà
nước đề ra [1]. Trong mạng lưới cung ứng thuốc, bệnh viện là một mắc xích quan
trọng, ở đó thuốc được cung cấp trực tiếp cho người bệnh. Quản lý cung ứng thuốc
trong bệnh viện là việc quan tâm và giải quyết các vấn đề liên quan đến thuốc trong
bệnh viện, từ việc lựa chọn, mua sắm đến cấp phát và quản lý việc sử dụng thuốc
trên bệnh nhân.
Quản lý tồn trữ thuốc là một phần trong công tác quản lý cung ứng thuốc
trong bệnh viện. Để thực hiện tốt mục tiêu cung ứng thuốc tốt thì phải đảm bảo tồn
trữ thuốc sao cho thuốc luôn được cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo chất lượng và
giảm thiểu chi phí. Việc tồn trữ quá nhiều loại thuốc với số lượng lớn, có thể làm
tăng chi phí bảo quản, tồn trữ thuốc. Để giảm chi phí tồn trữ, bệnh viện phải duy trì

mức tồn trữ thấp, tuy nhiên khi đó khả năng thiếu thuốc cho bệnh nhân có thể xảy ra
và trong một số trường hợp sẽ gây ra những vấn đề nghiêm trọng nếu không có
thuốc kịp thời. Do đó quản lý tồn trữ thuốc hiệu quả là cân bằng được chi phí và
nhu cầu về thuốc điều trị. Thực tế cho thấy, đây luôn là bài toán khó, làm đau đầu
các nhà quản lý, từ việc theo dõi lượng tồn kho thuốc để đảm bảo thuốc luôn sẵn có
cho bác sỹ kê đơn, cấp phát cho bệnh nhân đến việc dự trù mua thuốc hàng tháng.
Bệnh viện E trung ương là bệnh viện đa khoa hạng I trực thuộc Bộ Y tế, nằm
ở phía Tây Bắc Hà Nội, thực hiện nhiệm vụ khám và chữa bệnh cho nhân dân trong
khu vực cũng như trong toàn quốc. Bệnh viện có số lượng bệnh nhân ngày càng
tăng với mô hình bệnh tật đa dạng. Để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ của bệnh
viện thì vấn đề quản lý cung ứng, tồn trữ thuốc luôn được xác định là một công tác
thường xuyên, trọng tâm trong hoạt động của khoa Dược bệnh viện. Với ý nghĩa đó
đề tài nghiên cứu: Phân tích hoạt động quản lý tồn trữ thuốc tại bệnh viện E
năm 2013 được thực hiện nhằm các mục tiêu sau:






2
1. Mô tả thực trạng tồn trữ thuốc tại bệnh viện E năm 2013
2. Phân tích cơ cấu thuốc tồn trữ, mô hình tồn trữ thuốc tại bệnh viện E
năm 2013.
Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý tồn
trữ thuốc tại bệnh viện.

3
Chương 1: TỔNG QUAN
1.1 Quản lý tồn trữ thuốc
Theo Tổ chức Y Tế thế giới (WHO) tồn trữ là sự bảo quản tất cả các nguyên
liệu, vật tư, bao bì dùng trong sản xuất, mọi bán thành phẩm trong quá trình sản
xuất và các thành phẩm trong kho [19].
Tồn trữ không chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà nó còn là cả một
quá trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các biện
pháp kỹ thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành phẩm hoàn
chỉnh trong kho. Công tác tồn trữ là một trong những mắt xích quan trọng của việc
đảm bảo cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số lượng đầy đủ và chất lượng tốt

nhất, giảm đến mức tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình sản xuất và phân phối thuốc.
Ở nước ta, khí hậu nhiệt đới ẩm là điều kiện không thuận lợi cho công tác tồn trữ
thuốc [7, 11].
1.1.1. Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc
Chúng ta cần phải dự trữ thuốc vì những lý do sau đây:
 Đảm bảo tính sẵn có: Tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao động của cung và
cầu, giảm nguy cơ hết hàng
 Duy trì niềm tin trong hệ thống: Nếu tình trạng hết hàng xảy ra thường xuyên,
bệnh nhân sẽ mất lòng tin vào khả năng phòng và chữa bệnh của hệ thống
cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
 Giảm giá thành của một đơn vị sản phẩm: Đặt hàng với số lượng lớn sẽ được
chiết khấu và giảm chi phí vận chuyển từ các nhà cung cấp.
 Tránh tình trạng thiếu kinh phí: Nếu không có tồn kho hoặc tồn kho không đủ
sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, lúc đó đặt hàng khẩn cấp sẽ gặp phải sự
tăng giá của các nhà cung cấp hoặc mức giá sẽ cao hơn mức giá khi đặt hàng
thường xuyên, dẫn đến thiếu hụt vốn.






4
 Đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường: Những thay đổi trong nhu cầu về
loại thuốc chuyên khoa không thể dự đoán trước được. Do đó, lượng tồn kho
thích hợp sẽ giúp hệ thống đối phó với sự thay đổi đó [2, 16].
1.1.2. Vai trò và chức năng của kho
Kho hàng hóa có vị trí quan trọng đối với sản xuất và lưu thông. Một mặt,
kho gắn chặt với sản xuất và lưu thông, là một bộ phận của doanh nghiệp sản xuất
hoặc lưu thông; mặt khác, nó lại có vị trí độc lập nhất định đối với sản xuất và lưu

thông [11].
Phân phối lưu thông Kho Sản xuất
Nguyên liệu, phụ liệu
Người bán
Vật tư bao gói Các
Bán thành phẩm công đoạn
Người mua sản xuất
Thành phẩm
Hình 0.1: Vị trí của kho đối với sản xuất và lưu thông [3, 11]
Chức năng của kho dược:
 Bảo quản
 Dự trữ
 Kiểm tra, kiểm soát
 Cân đối nhu cầu
1.1.3. Quy trình quản lý tồn trữ thuốc
Quản lý tồn trữ thuốc phải bao gồm tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản đến
xuất hàng theo đúng quy định.






5
Trong khâu nhập hàng, một mặt phải quản lý chặt chẽ số lượng, chất lượng,
quy cách phẩm chất, chủng loại, giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng
phù hợp với kế hoạch kinh doanh, cung ứng của doanh nghiệp hay bệnh viện. Mặt
khác phải theo dõi nắm bắt được thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung
ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp
dụng, tính ổn định của nguồn hàng [5, 9].

Trong khâu bảo quản dự trữ phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, thực hiện
đúng chế độ bảo quản, xác định được mức bảo quản tối đa, tối thiểu cho từng loại
hàng tồn kho để giảm mức hư hỏng, hao hụt, mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được
chất lượng của hàng tồn kho [5, 9].
Trong khâu xuất hàng, phải đảm bảo xuất hàng theo đúng quy trình, kiểm tra
kiểm soát chặt chẽ chất lượng, hạn sử dụng, số lượng của thuốc, đảm bảo không có
thuốc kém chất lượng do khâu tồn trữ đi vào khâu lưu thông đến tay người tiêu
dùng [5, 9].

















6

Nhập Chuẩn bị phương tiện, nhân lực, thủ tục
hàng Kiểm nhập, bàn giao, nhận hàng

Kiểm
kê
Sắp xếp
Định Bảo quản
kỳ




Kiểm tra chứng từ
Xuất hàng Kiểm xuất
Bàn giao, nhận hàng
Hình 0.2: Quy trình quản lý tồn trữ thuốc [3, 20]
1.1.4. Các mô hình quản lý tồn trữ
Mục tiêu của quản lý tồn trữ thuốc là duy trì sự cung cấp ổn định cho các
đơn vị (bệnh nhân) trong khi giảm thiểu hóa chi phí tồn trữ thuốc và quản lý quy
trình mua thuốc. Mô hình tồn trữ lý tưởng là tối ưu hóa lượng hàng được luân
chuyển trong đó mức độ tồn trữ ít nhất có thể nhưng đảm bảo vẫn không thiếu hàng,
mô hình tiêu thụ phù hợp và nhà cung cấp luôn chuyển hàng đúng thời gian – nhưng
trong thực tế mô hình này khó có thể thực hiện.Trong hệ thống cung cấp dược phẩm
3 mô hình phổ biến nhất hay được áp dụng, đó là:
Phân

loại
Theo độc tính, tác dụng , dạng thuốc…

Sắp
xếp
Nhóm Dựa vào tên thuốc theo ABC
Loại Dựa theo nguyên tắc FEFO

Bảo
quản

Đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm
Kiểm tra, làm vệ sinh
Đảm bảo 5 chống






7
Bảng 0.1: Các mô hình quản lý tồn trữ thuốc [11, 16]
Mô
hình
Mua hàng 1 lần
(The single period
model)
Mô hình Q
(Fixed – order
quantity models)
Mô hình P
(Fixed – order period
models)
Đặc
điểm
 Gọi hết số lượng thầu
của một khoản mục
thuốc trong một lần đặt

hàng.
 Số lượng đặt hàng
thường được tính bằng
một quá trình định
lượng quy mô lớn.

Khoa Dược đặt hàng
với số lượng nhất
định trong mỗi lần đặt
hàng.

Khi số lượng tồn kho
tới một mức độ nhất
định sẽ đặt hàng.
 Thuốc đó sẽ được
đặt ở những khoảng
thời gian nhất định,
gọi là chu kỳ.
 Nhu cầu thuốc được
xác định theo chu kỳ.
Ưu
điểm

Dễ quản lý, giá mua
thuốc ổn định hoặc có
thể giảm nếu mua với
số lượng lớn.

Dễ dàng phác thảo
chi tiết kế hoạch đặt

hàng, chi phí tồn trữ
thuốc thấp, đáp ứng
nhanh với những thay
đổi trong tiêu thụ.
 Chủ động về kế
hoạch xuất, nhập;
tiền vốn, nhân lực,
kho bãi…
 Thuận tiện cho công
tác quản lý.
Nhược
điểm

Không sát thực tế, dẫn
đến tình trạng thiếu hụt
hoặc tồn kho quá lớn,
mức tồn kho trung bình
và chi phí tồn kho cao.


Các nhà quản lý phải
theo dõi thường
xuyên lượng hàng
luân chuyển trong
kho để có kế hoạch
mua sắm kịp thời
 Kế hoạch làm việc
của công nhân viên bị
xáo trộn nhiều, phụ
thuộc vào lượng hàng

trong kho.








8
Mô hình P và mô hình Q là hệ thống mua hàng nhiều lần trong năm, thường
được áp dụng để tồn trữ một số lượng thuốc [14].
So sánh giữa hai mô hình Q và P
Bảng 0.2: So sánh hai mô hình Q và P [14]
Đặc trưng Mô hình Q
(Fixed - order quantity
model)
Mô hình P
(Fixed - time period
model)
Số lượng hàng/lần
đặt
Q – hằng số (số lượng hàng/lần
đặt là như nhau)
q – thay đổi (số lượng
hàng đặt/lần thay đổi )
Khi nào thì đặt
hàng
Khi mức hàng tồn kho giảm
xuống đến mức gọi hàng

Khi thời gian đặt hàng
đến
Lưu trữ hồ sơ
Mỗi lần nhập – xuất thuốc trong
kho đều phải ghi chép lại
Chỉ phải kiểm kê tại thời
điểm đặt hàng.
Kích cỡ của kho
Nhỏ hơn Lớn hơn
C
SS
(ngưỡng dự trữ
an toàn)
Ít hơn Nhiều hơn

Quản lý lượng thuốc tồn kho theo mô hình P
Trong các bệnh viện hiện nay, mô hình quản lý tồn trữ hay được sử dụng là
mô hình P, trong đó bước đóng vai trò vô cùng quan trọng đó là xây dựng cơ số tồn
kho cho các loại thuốc phù hợp với điều kiện thực tế của mỗi bệnh viện, xuất phát
từ nhu cầu điều trị, khả năng tài chính, điều kiện cung ứng, lưu thông thuốc tại cơ
sở. Thực tế đây là một bài toán có đáp số rất khác nhau cho mỗi bệnh viện. Các nhà
quản lý phải đảm bảo đáp ứng kịp thời cho nhu cầu điều trị của bệnh viện đồng thời






9
đảm bảo tính kinh tế khi xây dựng cơ số thuốc tồn kho, không để tồn đọng thuốc

lâu, nhiều gây ảnh hưởng đến công tác bảo quản và tồn đọng một lượng tiền lớn
trong khi điều kiện kinh phí cho điều trị có hạn [16].

Hình 0.3: Căn cứ xây dựng cơ số tồn kho các loại thuốc [4]
Xác định lượng tồn kho an toàn
Mục tiêu đầu tiên của Chính sách thuốc quốc gia là đảm bảo đủ, kịp thời
thuốc có chất lượng, giá cả hợp lý cho công tác phòng và chữa bệnh cho cộng đồng.
Muốn thực hiện được mục tiêu này, ngành dược luôn phải có một cơ số thuốc nhất
định để dự trữ. Lượng thuốc dự trữ trong kho luôn nhằm mục tiêu:
- Thực hiện các nhiệm vụ chính trị của kho khi có các nhu cầu tăng ngoài dự
kiến như khi có dịch bệnh xảy ra, chiến tranh, thiên tai, lũ lụt…
- Duy trì các hoạt động của kho được tiến hành bình thường khi hàng về chậm
do thời gian vận chuyển thuốc chậm, quá trình sản xuất bị gián đoạn, không
đáp ứng lịch giao hàng của người cung cấp hàng hóa [11].













10
Lượng hàng dự trữ Lượng hàng dự trữ

Dự kiến đến
Nhận hàng
Dự kiến đến
Nhận hàng SS

Thời gian Thời gian
Thiếu hàng trong kho Không thiếu hàng
Hình 0.4: Đồ thị mối quan hệ giữa lượng hàng dự trữ theo thời gian [11]
Mức tồn kho an toàn là tồn kho để phòng ngừa trở ngại trong vận chuyển,
phân phối, thiếu hụt thuốc, vật tư tiêu hao.
Công thức xác định mức tồn kho an toàn :
C
SS
= z x

Trong đó:
- z là chỉ số độ lệch chuẩn cho một khả năng phục vụ nhất định. Dưới đây là
bảng tra cứu hệ số z tương ứng với mức độ đáp ứng mong muốn của bệnh
viện:

11
Bảng 0.3: Quy đổi hệ số z từ mức độ đáp ứng.
Mức độ phục vụ Z

Mức độ phục vụ z

60,00% 0,25 95,00% 1,64
70,00% 0,52 99,00% 2,33
80,00% 0,84 99,50% 2,58
90,00% 1,28 99,99% 3,72

- Công thức xác định độ lệch chuẩn của nhu cầu thuốc trung bình hàng ngày
trong thời gian gọi hàng và giao hàng :

=
Trong đó :
- T : Thời gian giữa 2 lần gọi hàng liên tiếp
- L : Thời gian giao hàng
- C
A
: Lượng thuốc tiêu thụ trung bình hàng ngày
Mức tồn kho tối đa, mức tồn kho tối thiểu.
Các kho có mức dự trữ thuốc tối đa với số lượng vừa đủ thấp nhằm tránh tình
trạng dư thừa gây lãng phí và mức dữ trữ thuốc đủ lớn để tránh tình trạng thiếu hụt
khi nhu cầu tăng cao và việc nhận hàng xảy ra chậm.
Mức tồn kho tối thiểu là số tồn kho an toàn cộng với lượng thuốc,vật tư tiêu
hao cần phân phối trong thời gian từ khi đặt mua đến khi nhận [16].
Công thức tính lượng tồn kho tối thiểu :

S
MIN
= L x C
A
+ C
SS








12
Trong đó :
- S
MIN
là lượng thuốc tồn kho tối thiểu cần có để đảm bảo nhu
cầu sử dụng.
- L là khoảng thời gian từ khi đặt mua đến khi nhận
- C
A
là lượng thuốc tiêu thụ trung bình hàng ngày
- C
SS
là mức tồn kho an toàn
Mức tồn kho tối đa là tồn kho tối thiểu cộng với lượng hàng cần phân phối
giữa hai lần nhận hàng định kỳ liên tiếp [16].

Công thức tính lượng tồn kho tối đa:
S
MAX
= S
MIN
+ (T x C
A
)
Trong đó:
- S
MAX
là lượng tồn kho tối đa
- S
MIN
là lượng tồn kho tối thiểu
- T là thời gian giữa hai lần nhận hàng định kỳ liên tiếp
- C
A
là lượng thuốc tiêu thụ trung bình hàng ngày
Lượng đặt hàng
Khi lượng tồn kho nhỏ hơn hoặc bằng mức tồn kho tối thiểu là lúc cần đặt
hàng [18]. Lượng đặt hàng được tính bằng công thức:
Q
O
= S
MAX
- S
I
= C
A

x (T + L) + SS - S
I
Trong đó :
- Qo là số lượng đặt hàng
- C
A
là lượng thuốc tiêu thụ trung bình hàng ngày
- T là thời gian giữa hai lần nhận hàng định kỳ liên tiếp
- L là khoảng thời gian từ khi đặt mua đến khi nhận
- SS là mức tồn kho an toàn
- S
I
là mức tồn kho hiện thời








13
1.1.5. Phân tích ABC/VEN và ứng dụng trong quản lý tồn trữ
Phân tích ABC
Là phương pháp phân tích tương quan giữa lượng thuốc tiêu thụ hàng năm và
chi phí nhằm phân định ra những thuốc nào chiếm tỷ lệ lớn trong ngân sách [10].
Tóm tắt các bước phân tích ABC (7 bước)
Bước 1: Liệt kê sản phẩm
Bước 2: Điền các thông tin cho mỗi sản phẩm: Đơn giá, số lượng sản phẩm.
Bước 3: Tính giá trị thành tiền của mỗi sản phẩm bằng cách nhân đơn giá với

số lượng của mỗi sản phẩm. Tổng số tiền sẽ bằng tổng của lượng tiền cho mỗi sản
phẩm.
Bước 4: Tính giá trị phần trăm của mỗi sản phẩm bằng cách lấy số tiền của
mỗi sản phẩm chia cho tổng số tiền.
Bước 5: Sắp xếp các sản phẩm theo thứ tự phần trăm giá trị giảm dần.
Bước 6: Tính giá trị phần trăm tích lũy của tổng giá trị cho mỗi sản phẩm,
bắt đầu với sản phẩm thứ nhất sau đó cộng với sản phẩm tiếp theo trong danh sách.
Bước 7: Phân hạng sản phẩm như sau:
 Hạng A: Gồm những sản phẩm chiếm 75-80% tổng giá trị tiền.
 Hạng B: Gồm những sản phẩm chiếm 15-20% tổng giá trị tiền.
 Hạng C: Gồm những sản phẩm chiếm 5-10% tổng giá trị tiền.
Thông thường, sản phẩm A chiếm từ 10-20% tổng sản phẩm, hạng B chiếm
10-20%, còn lại 60-80% là hạng C.
Lợi ích của phương pháp phân tích ABC : Cho thấy những thuốc được sử
dụng thay thế với lượng lớn và có chi phí thấp trong danh mục hoặc có sẵn trên thị
trường. Thông tin này được sử dụng để :
 Lựa chọn những thuốc thay thế có chi phí điều trị thấp hơn






14
 Tìm ra những liệu pháp điều trị thay thế
 Thương lượng với nhà cung cấp để mua được thuốc với giá thấp hơn
 Lượng giá mức độ tiêu thụ thuốc, phản ánh nhu cầu chăm sóc sức khỏe
của cộng đồng và từ đó phát hiện những điểm chưa hợp lý trong sử dụng
thuốc, bằng cách so sánh lượng thuốc tiêu thụ với MHBT
 Xác định phương thức mua các thuốc không có trong DMT của BV

Phân tích ABC có thể ứng dụng các số liệu tiêu thụ thuốc cho chu kỳ trên 1
năm hoặc ngắn hơn. Phương pháp này cũng có thể ứng dụng cho một đợt đấu thầu
hoặc nhiều đợt đấu thầu [17].
Phân tích VEN
Là phương pháp phổ biến giúp cho việc lựa chọn những thuốc cần ưu tiên để
mua và dự trữ trong bệnh viện theo các hạng mục: sống còn, thiết yếu và không
thiết yếu
- Các thuốc tối cần (Vital – V) : gồm các thuốc dùng để cứu sống người bệnh
hoặc các thuốc thiết yếu cho các dịch vụ chăm sóc sức khỏe cơ bản.
- Các thuốc thiết yếu (Essential – E) : gồm các thuốc dùng để điều trị cho những
bệnh nặng nhưng không nhất thiết phải có cho các dịch vụ chăm sóc sức
khỏe cơ bản.
- Các thuốc không thiết yếu (Non- Essential – N) : gồm các thuốc dùng để điều
trị những bệnh nhẹ, có thể có hoặc không có trong DMTTY và không cần
thiết phải lưu trữ trong kho.
Phương pháp này cung cấp cho Hội đồng thuốc và điều trị các dữ liệu quan
trọng để quyết định thuốc nào nên loại khỏi danh mục thuốc, thuốc nào là cần thiết
và thuốc nào ít quan trọng hơn [7, 17].
Phân tích ma trận ABC/VEN
Kết hợp chéo phân tích ABC và phân tích VEN nhằm xác định các loại thuốc
cần kiểm soát chặt chẽ hơn. Kết quả phân tích chéo xếp thành các nhóm I, II, III.






15
Nhóm I cần phải kiểm soát chặt chẽ bao gồm AV, AE, AN, BV và CV. Nhóm II
bao gồm BE, CE, BN. Nhóm III bao gồm CN [15].

Bảng 0.4: Phối hợp phân tích ABC và phân loại VEN

V E N
A
AV AE AN
B
BV BE BN
C
CV CE CN
Chú thích:
Thuốc cần kiểm soát chặt chẽ
Thuốc quan trọng
Thuốc ít quan trọng

1.1.6. Các nghiên cứu quản lý tồn trữ ở Việt Nam và trên thế giới
Ở các nước phát triển hệ thống cung ứng thuốc tương đối hoàn chỉnh các
điểm bán lẻ thuốc và các bệnh viện sử dụng sản phẩm của hãng dược phẩm nào đó,
thường không phải tồn trữ thuốc của họ. Khi có nhu cầu sau một thời gian ngắn -
thường tính bằng phút - các yêu cầu sẽ được đáp ứng ngay một cách dễ dàng nhờ hệ
thống thông tin liên lạc, giao thông vận tải thuận tiện, mạng lưới cung ứng phân bố
rộng khắp, đội ngũ làm công tác cung ứng thuốc có trình độ thực hành cao. Do vậy
hệ thống tồn trữ thuốc của bệnh viện thực tế không cần thiết và ít được quan tâm trừ
ở những nơi quá xa xôi [11].
Một số nước Châu Á, như Philipines, thuốc trong kho được phân loại thành
các mức độ dự trữ: luân chuyển chậm hoặc luân chuyển nhanh. Thuốc luân chuyển
nhanh được đặt hàng thường xuyên hơn thuốc luân chuyển chậm. Để đối chiếu số
lượng thực tế với số lượng sổ sách, khoa Dược đếm thuốc thực tế hàng tháng như là
hoạt động kiểm soát tồn kho thường qui. Mức độ dự trữ thuốc đảm bảo tốt cho nhu

16
cầu 1 tháng vì họ đặt hàng trên cơ sở hàng tháng. Giá trị hàng tồn kho thực tế được
biết vào cuối tháng trong báo cáo kiểm kê hàng tháng. Giá trị này sẽ được sử dụng
để thiết lập định mức dự trữ và để xác định số lượng đặt hàng. Không có phương
pháp hệ thống nào được sử dụng, chẳng hạn như phân tích ABC hoặc phân tích
VEN trong chiến lược quản lý tồn kho. Tuy nhiên, điểm đặc biệt là hệ thống báo
cáo của họ là khá chính xác. Điều này là do họ cập nhật tồn kho liên tục hàng ngày.
Các dữ liệu này được sử dụng để tạo báo cáo hàng tháng. Có một số máy tính có
sẵn ở khoa Dược được sử dụng chỉ để lập báo cáo hàng tháng. Tuy nhiên, máy tính
chưa được sử dụng cho mục đích phân tích vì nhân viên khoa Dược chưa có đủ kiến
thức để sử dụng các phần mềm có sẵn cho các mục đích phân tích. Bản báo cáo
hàng tháng được tạo ra bao gồm: báo cáo tóm tắt, danh sách thuốc cấp cho bệnh
nhân, thuốc tồn kho và báo cáo sử dụng [13].
Nghiên cứu tại khoa Dược bệnh viện Government, Sukabumi,West Java,
Indonesia: sử dụng phân tích ma trận ABC/VEN nhằm xác định các loại thuốc cần
kiểm soát quản lý chặt chẽ và tiến hành phân tích chi phí thuốc.Nghiên cứu sử dụng
mô hình P – tính toán EOI để xác định khoảng thời gian đặt hàng kinh tế và lượng
hàng trong mỗi lần đặt. Kết quả: 40 loại thuốc chiếm 11,9% tổng số thuốc được sử
dụng tại khoa Dược bệnh viện được phân vào nhóm I (nhóm thuốc quan trọng nhất
AV + BV + CV +AE +AN) được kiểm soát chặt chẽ. Sau khi áp dụng mô hình P và
tính toán EOI cho 40 thuốc thuộc nhóm I đã giúp bệnh viện tiết kiệm 4,52% chi phí
hàng năm so với phương pháp hiện tại của bệnh viện [15].
Một nghiên cứu của Đại học Mahidol tại bệnh viện Ramathibodi, Thái Lan
tiến hành đánh giá trên 3 loại thuốc nhóm A, nghiên cứu sử dụng mô hình Q để
quản lý tồn trữ tính các thông số : lượng đặt hàng kinh tế EOQ, lượng hàng tồn trữ
an toàn (C

SS
) và thời điểm tái đặt hàng (R). Việc sử dụng mô hình Q trong quản lý
tồn trữ đã giúp Bệnh viện Ramathibodi, Thái Lan giảm được giá trị hàng tồn kho
trung bình của cả 3 thuốc, tăng doanh thu hàng tồn kho và giúp làm giảm tổng chi
phí quản lý tồn trữ thuốc. Kết quả này cho thấy, khi sử dụng mô hình Q trong quản
lý tồn trữ giúp cải thiện hiệu quả việc mua sắm thuốc và quản lý tồn trữ thuốc [12].






17
Tại Việt Nam phần lớn các bệnh viện đều thực hiện quản lý tồn trữ thuốc chủ
yếu theo mô hình P, số lượng đặt hàng phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng và diện tích
kho, việc áp dụng CNTT để quản lý tồn trữ đã được ứng dụng tại nhiều bệnh viện
nhưng chưa có nghiên cứu nào triển khai xác định lượng tồn trữ an toàn, ngưỡng
tồn trữ tối đa, ngưỡng tồn trữ tối thiểu cũng như số lượng đặt hàng.Trong đề tài này,
chúng tôi tiến hành xác định lượng đặt hàng (Q
O
) cùng với lượng tồn kho tối thiểu
(S
MIN
) của 3 thuốc kháng sinh có GTTT lớn nhất nhóm AV và 3 thuốc có GTTT lớn
nhất nhóm AN của bệnh viện E trung ương.
1.2 Vài nét về bệnh viện E và khoa Dược bệnh viện E
Bệnh viện E được thành lập theo quyết định 175/TTg ngày 17/10/1967 của
thủ tướng chính phủ. Nhiệm vụ ban đầu là phục vụ các cán bộ chiến sỹ từ miền
Nam ra chữa bệnh và an dưỡng. Sau ngày thống nhất đất nước cùng bệnh viện Việt
Xô phục vụ chủ yếu cán bộ, viên chức nhà nước. Hiện nay bệnh viện là bệnh viện

đa khoa Trung ương hạng I trực thuộc Bộ Y tế, quy mô giường bệnh trung bình
hàng năm là 620 giường, khám chữa bệnh cho người dân khu vực cũng như toàn
quốc [6].
1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của bệnh viện E
Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của của bệnh viện E được Bộ trưởng Bộ Y
tế ban hành theo quyết định số 2131/QĐ-BYT ngày 15/6/2005, chức năng của Bệnh
viện E là bệnh viện đa khoa Trung ương gồm : khám chữa bệnh, phòng bệnh và
phục hồi chức năng cho người dân khu vực Tây Bắc - Hà Nội và các tỉnh thành phố
lân cận, tham gia đào tạo cán bộ, nghiên cứu khoa học, làm công tác chỉ đạo tuyến
theo nhiệm vụ được phân công, triển khai ứng dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ
tiên tiến, hiện đại để phục vụ chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân.
Nhiệm vụ của bệnh viện E :
- Cấp cứu, khám bệnh và chữa bệnh
- Đào tạo cán bộ