Tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp việt nam trong điều kiện sử dụng phần mềm ERP

B GIÁO DCăVĨăĨOăTO
TRNGăI HC KINH T THÀNH PH H CHÍ MINH




NGUYN TH BÍCH HÀ



T CHC CÔNG TÁC K TOÁN
CHO CÁC DOANH NGHIP VIT NAM
TRONGăIU KIN S DNG PHN MM ERP








LUNăVNăTHCăSăKINHăT

NM:ă2013


B GIÁO DCăVĨăĨOăTO
TRNGăI HC KINH T THÀNH PH H CHÍ MINH




NGUYN TH BÍCH HÀ



T CHC CÔNG TÁC K TOÁN
CHO CÁC DOANH NGHIP VIT NAM
TRONGăIU KIN S DNG PHN MM ERP




Chuyên ngành : K toán
Mã ngành : 60340301

LUNăVNăTHCăSăKINHăT



Ngiăhng dn khoa hc
PGS.TSăVÕăVNăNH







NM:ă2013




Mc lc

LIăCAMăOAN
DANH MC CÁC KÝ HIU, CH VI T TT 7
DANH MC CÁC BNG, BIU 8
Chngă1:ăLýălun chung v t chc công tác k toánătrongăđiu kin s dng phn mm
ERP 4
1.1. Khái quát v ERP: 4
1.1.1. Mt s đnh ngha v ERP: 4
1.1.2. c đim chính ca ERP: 5
1.1.3. Quá trình phát trin ERP: 6
1.1.4. Cu trúc ca ERP: 8

1.1.5. Li ích ca ERP đi vi doanh nghip: 9
1.1.6. Hn ch ca ERP: 12
1.2. Ni dung t chc công tác k toánătrongăđiu kin s dng phn mm ERP: 13
1.2.1. T chc thu thp, phân loi, x lý, tng hp và cung cp thông tin (Quy trình
x lý nghip v) 13
1.2.1.1. T chc h thng thông tin đu vào: 13
1.2.1.2. T chc h thng x lý: 15
1.2.1.3. T chc h thng thông tin đu ra 16
1.2.2. T chc nhân s thc hin công tác k toán (B máy k toán) 16
1.2.3. T chc ng dng công ngh: 17
1.2.3.1. Phn cng: 17
1.2.3.2. Phn mm: 18
1.2.4. T chc kim soát cht lng thông tin k toán 19
1.3. S tácăđng caăERPăđn t chc h thng thông tin k toán: 19
1.3.1. Nhng thay đi v mt quy trình x lý nghip v: 20
1.3.1.1. Thu thp d liu 20
1.3.1.2. X lý d liu: 20
1.3.1.3. Cung cp thông tin: 21
1.3.2. Nhng thay đi v t chc b máy k toán: 22
1.3.2.1. Nhng thay đi v c cu nhân s: 22


1.3.2.2. Phân chia trách nhim: 23
1.3.2.3. Phân quyn truy cp: 23
1.3.3. Nhng thay đi v t chc phn cng và h tng mng: 24
1.3.4. Nhng thay đi v kim soát và đánh giá cht lng thông tin 24
1.4. Tình hình ng dng ERP trên th gii: 25
1.4.1. Thng kê th phn ERP 25
1.4.2. Thi gian trin khai 26
1.4.3. Các phân h thng đc trin khai: 27

1.4.4. Mc đ hài lòng: 28
1.4.5. Lý do thc hin ERP: 29
2. Chngă2:ăTìnhăhìnhăng dng ERP và t chc công tác k toán cho các doanh
nghip VităNamătrongăđiu kin s dng ERP 32
2.1. Gii thiu chung v tình hình ng dng ERP ti Vit Nam 32
2.1.1. c đim quy mô các doanh nghip ng dng ERP 32
2.1.2. c đim qun lý ca các doanh nghip Vit Nam 33
2.1.3. c đim x lý thông tin và hot đng k toán ti Vit Nam 34
2.1.4. c đim con ngi và vn hóa doanh nghip Vit Nam 35
2.1.5. c đim qun lý nhà nc và giám sát 36
2.1.6. Tng quan v tình hình ng dng ERP ti các doanh nghip Vit Nam: 36
2.2. Kho sát thc t ti các doanh nghip ng dng ERP 42
2.2.1. Phm vi kho sát và Phng pháp kho sát 42
2.2.2. ánh giá tình hình ng dng ERP ti các doanh nghip kho sát 43
2.2.3. Các yu t nh hng đn kh nng ng dng ERP 47
2.2.4. S tác đng ca ERP đn t chc h thng thông tin k toán 48
2.3. Nhnăxét,ăđánhăgiáăthc trng ng dng ERP và t chc công tác k toán trong
điu kin ng dng ERP thi gian va qua 49
2.3.1. Thc trng ng dng ERP: 50
2.3.2. Thc trng t chc công tác k toán trong điu kin ng dng ERP: 54
3. Chngă3:ăGii pháp và kin ngh v t chc công tác k toánătrongăđiu kin ng
dng ERP 58
3.1. Quanăđim 58


3.1.1. Khai thác các u th ca ng dng ERP đi vi hot đng qun lý nói chung
và hot đng k toán nói riêng 58
3.1.2. Kt hp cht ch h thng k toán và h thng ERP đ phc v tt cho công
tác qun lý, điu hành doanh nghip 58
3.1.3. Nâng cao nng lc kim soát cht lng thông tin k toán. 59

3.2. Gii pháp 60
3.2.1. Gii pháp v t chc ng dng ERP 60
3.2.2. Gii pháp vn hành h thng thông tin k toán trong mi quan h vi ERP 64
3.2.3. Gii pháp v t chc b máy k toán khi ng dng ERP 66
3.2.4. Gii pháp v kim soát cht lng ca h thng thông tin 68
3.2.4.1. Kim soát h thng thông tin 68
3.2.4.2. Kim soát cht lng h thng thông tin: 69
3.3. Kin ngh 71
3.3.1. i vi doanh nghip s dng ERP: 71
3.3.2. i vi doanh nghip trin khai ERP: 75
TÀI LIU THAM KHO 89




DANHăMCăCỄCăKụăHIU,ăCHăVITăTT


CHăVITă
TT
ụăNGHA
AIS

Accounting Information Systems
(Hăthngăthôngăthông tinăkătoán)
ERP

Enterprise Resource Planning
(Hochăđnhăngunălcădoanhănghip)ăă
MRP

Material Requirement Planning
(Hochăđnhănhuăcuănguyênăvtăliu)
MRPII

Manufacturing Resource Planning
(Hochăđnhăngunălcăsnăxut)
EOQ
Economic Order Quantity
(Nhuăcuătnăkhoăvàăđtăhàng)
SCM
Supply Chain Management
(Qunălýăchuiăchungăng)
CRM
Customer Relationship Managerment
(Qunălýăquanăhăkháchăhàng)
COBIT
Control Objectives for Information and related
Technology
(Kimăsoátăcácăvnăđăđiăviăthôngătinăvàăkăthută
liên quan)
SX
Snăxut
DN
Doanhănghip
CNTT
Côngănghăthôngătin

DANHăMCăCỄCăBNG,ăBIU


DANH MC CÁC BNG
Bng 1.1: Tóm tt lch s phát trin ca ERP trang 6
Bng 2.1: Bng tng hp các giiăphápăERPăđc ng dng trang 44
Bng 2.2: Nhng lý do dnăđn quytăđnh ng dng ERP ti
doanh nghip trang 46
Bng 3.1: Tng hp các kim soát cho tng nhân t trang 59

DANH MCăSă:

Săđă1.1:ăSăđătăchcăđánhăgiá,ălaăchnăphnămmă trang 16

DANH MC BIUă

Biuăđ 2.1: Th phn ERP trang 26
Biuăđ 2.2: Thi gian trin khai ERP trang 27
Biuăđ 2.3: Các phân h thngăđc trin khai trang 28
Biuăđ 2.4: Mcăđ hài lòng trang 29
Biuăđ 2.5: Mcăđ hài lòng ca tng chcănng trang 29
Biuăđ 2.6: Lý do ng dng ERP trang 30
Biuăđ 2.7 : Các phân h chcănngămàădoanhănghipăđãătrin khai
và s dng trang 44
Biuăđ 2.8: Mcăđ hài lòng trang 45
Biuăđ 2.9: Nhng lý do dnăđn quytăđnh ng dng ERP ti
doanh nghip trang 46
Biuăđ 2.10: Các yu t nhăhngăđn kh nang ng dng ERP trang 47
Biuăđ 2.11: Mcăđ nhăhng ca các yu t đi vi t chc h thng

thông tin k toán sau khi doanh nghip ng dng ERP trang 48
Biuăđ 2.12: Các hotăđng mà k toánăđãăthamăgiaătrong quá trình
trin khai ERP trang 49
-1-




1. Tính cp thit caăđ tài:
Các doanh nghip hinănayăđangăắđiăđu”ăvi th trng cnh tranh gay
gt.iuăđóăcngăcóănghaălàăđ tn tiătrênăthngătrng, doanh nghip cn phi
ắn lc”ăráoărităđ tìmăcáchătngănngălc cnh tranh ca mình mt cách nhanh
chóng và bn vng. Công c ERP (H thng hochăđnh ngun lc doanh nghip)
xut hinăăđãătr thành mt trong nhngăắtr th đc lc”ăca doanh nghip ậ mt
cách tiêu chun hoá và tin hc hoá các quy trình v nghip v qun lý trong doanh
nghip, giúp doanh nghipătngănngălc cnh tranh.
Khi công c ERPăđc gii thiu ti Vit Nam, nhiu doanh nghipăđãătìmă
kimăthôngătinăđ xem công c này tht s hiu qu nhăth nàoăđi vi quy trình
qun lý ca doanh nghip.ăCngăt đóănhiu nhà cung cp công c ERPăcngăln
lt xut hin làm cho th trng v dch v ERP ngày càng tr nên phong phú.
Tuyănhiên,ăđiuăđóăcngăđngănghaăvi vic doanh nghip phi la chn mt công
c ERP vi chi phí hp lý và hiu qu cao bi vì vic b ra mtăchiăphíăắhàngăt”ă
đng không phi là mt con s nh đi vi các doanh nghip. Vi mc tiêu cung
cp cho các doanh nghipăcngănhănhngăngi làmcông tác k toán hiu rõ v
ERP và thc t trin khai t đóăgiaătngăkh nngăng dng ERP thành công, nâng
cao hiu qu ca vic cung cp thông tin k toán, tôiăđãăchn đ tài ắT CHC
CÔNG TÁC K TOÁN CHO CÁC DOANH NGHIP VIT NAM TRONG
IU KIN S DNG PHN MM ERP”.

2. Mc tiêu nghiên cu caăđ tài:

 H thng hóa các lý lun v ERP và t chc h thng thông tin k toán.
-2-

 Phân tích các yu t nhăhngăđn vic ng dngăERPăthànhăcôngăcngănhă
s tácăđng caăERPăđn t chc h thng thông tin k toán ti các doanh
nghip Vit Nam.
  xut các gii pháp, kin ngh nhmătngăcng kh nngăng dng ERP
thành công và to ra s tácă đng tích cc caă ERPă đn t chc h thng
thông tin k toán cho các doanh nghip Vit Nam.

3.ăPhngăphápănghiênăcu:

Ngun tài liu cho vic nghiên cu caă đ tài ch yu là tp chí và báo
cáokhoa hc, giáo trình trong ngành k toán và công ngh thông tin cùng mt s
website, dinăđàn có uy tín vit v kinh nghim trin khai ERP. Bên cnhăđó,ăđ tài
còn da vào thông tin ca kho sát thc t ti mt s doanh nghip.
Trong quá trình nghiên cu,ăđ tài s dng và kt hp nhiuăphngăphápă
khác nhau bao gm:ă phngă phápă điu tra bng bng câu hi hoc phng vn,
phngăphápăthngăkê,ăphngăphápăphânătích,ătng hpăvàăđánh giá.

4.ăiătng và phm vi nghiên cu
iătng nghiên cu caăđ tàiă làăERPădiăgócăđ tip cn là h thng
thông tin k toán. Phm vi nghiên cu caăăđ tài là các doanh nghip ng
dng ERP thuc nhiu loi hình doanh nghip trên đa bàn TPHCM, Bình
Dng,ăng Nai.

5. B cc caăđ tài

Ngoài phn m đu và kt lun, b cc caăđ tài gmăcóă3ăchng:ă

 Chngă1:ăăLý lun chung v t chc công tác k toánătrongăđiu kin ng
dng ERP
 Chngă 2:ăTìnhăhìnhă ng dng ERP và t chc công tác k toán cho các
doanh nghip Vit Nam trongăđiu kin ng dng ERP
-3-

 Chngă3:ăGii pháp và kin ngh v t chc công tác k toánă trongăđiu
kin ng dng ERP

6. Nhngăđóngăgópăcaăđ tài

 V mt lý lun:
ERP là mt khái nimăăliênă quană đn nhiu ngành hc và môn hc. Tuy
nhiên,ăchoăđn nay, ti VităNamăchaăcóămtăgiáoătrìnhănàoăđ cp sâu v vnăđ
nàyădiăgócăđ tip cn h thng thông tin k toán.ăiu này làm cn tr đn kh
nngătip cn mt công c qun lý tiên tin mang li nhiu liăíchăvàăthayăăđiăăđi
vi nhngăăngi làm công tác k toán. Vi mcăăđíchăălàmăărõănhng vnăđ
vaănêuătrên,ăđ tàiăđãăh thng hóa nhng kin thc nn tngăvàăcóăcnăc v ERP,
v t chc h thng thông tin k toánăđ b sung ngun tài liu tham kho cho sinh
viên chuyên ngành k toán và doanh nghip quan tâm.
 V mt thc tin:
Th nht,ăđ tàiăđãăcungăcp mt cái nhìn khái quát v tình hình ng dng
ERP trên th gii và Vit Nam trên nhiuăăphngădin: doanh nghip ng dng,
gii pháp cung cpăvàănhàătăvn trin khai.
Th hai,t kt qu kho sát và các nghiên cu thc t kt hp vi nhnăđnh
ca các chuyênăgia,ăđ tài gii thích các yu t có nhăhngăđn vic ng dng
ERP thànhăcôngăquaăđóălàmărõăs tácăđng caănóăđn t chc h thng thông tin k
toán ti các doanh nghip Vit Nam.
Th ba,ăđ tàiăđaăraăcácăgii pháp nhmătngăcng ng dng ERP thành
công phù hp viăđiu kin ca doanh nghip Vit Nam t đóănângăcaoăvaiătrò ca

h thng thông tin k toán, kim soát chtălng h thng thông tin k toán. Bên
cnhăđó,ăđtàiăcngăđaăraămt s kin ngh căbn cho c doanh nghipăvàănhàătă
vn - trin khai.


-4-

Chngă1:ăLỦălunăchungăvătăchcăcôngătácăkătoánătrongăđiuăkin sădngă
phnămmăERP
1.1. KháiăquátăvăERP:
1.1.1. Mt s đnh ngha v ERP:
ERP là ch vit tt ca Enterprise Resource Planning (H thng hochă đnh
ngun lc doanh nghip). Nó là mt h thng phn mm tr giúp cho các hotăđng
sn xut kinh doanh hotăđng mt cách hiu qu và toàn din. Có nhiuăđnhănghaă
v ERP:
 ERP là mtă ắth h h thng sn xut mi”,ă baoă gm h MPR (Material
Resource Planning), tài chính (finance) và ngun nhân lc (human resources)
đc tích hp toàn din vi nhau trên mtăcăs d liu thông nht.Hiu mt các
đnăgin, ERP ch là vicăđóngănhng ng dng công ngh thông tin trong kinh
doanh vào mtăgói.ăSauănày,ăERPăđc m rng và kt hp ni thêm các h nhă
APO (tiăuăhoáăk hoch), CRM (qun tr quan h khách hàng). H thng ERP
m rngă nhă vyă đc gi bng mt cái tên khác: CEA (comprehensive
enterprise applications) (Tp chí CIO).
 H thng hochăđnh ngun lc Doanh nghip (ERP) là mt thut ng đc
dùngăliênăquanăđn mt hotăđng ca công ty, do phn mm máy tính h tr,ăđ
giúp cho công qun lý các hotăđng ch cht ca nó, bao gm: k toán, phân tích
tài chính, qun lý mua hàng, qun lý tn kho, hochăđnh và qun lý sn xut,
qun lý hu cn, qun lý quan h vi khách hàng, qun lý các ngun lc thích hp
ca doanh nghipănhănhânălc, vtăt,ămáyămócăvàătin bc có sn viălngăđ
khi cn, bng cách s dng các công c hochăđnh và lên k hoch. Mt phn

mm ERP là mt phn mm máy tính cho phép công ty cung cp và tng hp s
liu ca nhiu hot dông riêng r khácănhauăđ đtăđc mc tiêu trên. (Tp chí
PC WORLD).
 ERP (Enterprise Resource Planning ậ Hochăđnh ngun lc doanh nghip)
là mt thut ng liênăăquanăăđn h thng tích hp thông tin và quá trình
-5-

kinh doanh (Kumar và Hillegersberg, 2000) [11] bao gm các phân h chc
nngăđcăcàiăđt tùy theo mcăđích ca doanh nghip.
 Davanportă(1998)ăđnhăngha:ăERPă làă mt phn mmăthngă mi trn gói
mang li s tích hp thng nht ca tt c cácăthôngătinăluăchuyn trong mt
doanh nghip- tài chính, k toán, ngun nhân lc, chui cung ng và thông tin
khách hàng.
Có nhiu đnh ngha khác nhau v ERPtùy theo quan đim tip cn. Theo
quan đim h thng thông tin thì h thng ERP là các gói phn mm cho phép
doanh nghip t đng và tích hp phn ln các x lý kinh doanh, chia s d
liu chung cho các hot đng toàn doanh nghip, to ra và cho phép truy cp
thông tin trong môi trng thi gian thc (Marnewick and Labuschagne,
2005).
1.1.2. c đim chính ca ERP:
Theo Marcelino Tito Torres trong tài liu hi tho v ắManufacturingă
ResourceăPlanning”ăthìămt h thngăERPăcóă5ăđcăđim chính sau:
1. ERPă làă mtă hă thngă tíchă hp qună tră snă xută kinhă doanhă (Integrated
BusinessăOperatingăSystem).ăTíchăhpăậ cóănghaălàămiăcôngăđon,ămiă
ngi,ă miă phòngă bană chcă nngă đuă đcă liênă kt,ă cngă tácă viă nhauă
trongămtăquáătrìnhăhotăđngăsnăxutăkinhădoanhăthngănht.
2. ERPălàă mtăhăthngădoăconăngiălàmăch
viă să hătrăcaă máyă tínhă
(People
Systemă Supportedă byă theă Computer).ă Nhngă cánă bă chcă nng,ă

nghipăvămiălàăchính,ăcònăphnămmăvàămáyătínhăchălàăhătr.ăNgiăsă
dngăphiăđcăđàoătoăcnăthn,ătínhătíchăccăcaătngănhânăviênălàăcácă
yuătăquytăđnh.
3. ERPălàămtăhăthngăhotăđngătheoăquyătc (Formal System),ăcóănghaălàă
phiă hă thngă hotă đngă theoă cácă quyă tcă vàă cácă kă hochă rõă ràng.ă Kă
hochă snă xută kinhă doanhă phiă đcă lpă raă theoă nm,ă tháng,ă tun;ă hă
-6-

thngăsăkhôngăhotăđngăkhiăkhôngăcóăkăhoch;ăcácăquyătc,ăquyătrìnhăxă
lýăphiăđcăquyăđnhătrc.
4. ERPlàă hă thngă viă cácă tráchă nhimă đcă xácă đnhă rõ
(Defined
Responsibilities).Aiălàmăvicăgì,ătráchănhimăraăsaoăphiăđcăxácăđnhărõă
trc.
5. ERPă làă hă thngă liênă kt
giaă cácă phòngă bană trongă côngă tyă
(Communication
among Departments). Các phòng ban làmăvic,ătraoăđi,ă
cngătácăviănhauăchăkhôngăphiămiăphòngăbanăhotăđngăriêngăl.
1.1.3. Quá trình phát trin ERP:
S phát trin ca h thng ERP gnănhătheoăsauăs phát trin ngon mc trong
lnhăvc phn cng máy tính và h thng phn mm. Có th tóm tt lch s phát
trin caăERPănhăsau:


-7-

Bng 1.1: Tóm tt lch s phát trin ca ERP
Loiăhăthngă
Nmă

Mcăđíchă
Ễpădngăă
Reorder Point
Systems
Tă1960
Dùngădăliuăquáă
khădăbáoănhuăcuă
tnăkhoăvàăđtăhàng.ă
Dùng tính toán EOQ
(Economic Order
Quantity)
Qunălýăsnăxutăkhiă
lngălnă
Materials
Requirement
Planning Systems
(MRP I)
Tă1970
Lpăkăhochăsnă
xutăcácămtăhàngăđă
qunălýăvàăđtăhàngă
tnăkhoă(chăyuătpă
trungăsălng)ăă
Tíchăhpăsnăxutăvàălpă
kăhochădătr,ăđtăhàngă
Closed-loop MRP
Tă1971
Qunălýălchătrìnhă
cngănhăsălngă
snăxutăvàăhàngătnă

kho
Hochăđnhăchăđă
uătiênă(Priorityă
planning)- Khănngă
SXăvàămcăđăuă
tiênăsădngăngună
lcăđăSXă
Ktăhpăthêmăkăthutăspă
xpălchătrìnhăsnăxutăvàă
lchătrìnhănhàăcungăcp.ăă
Manufacturing
Resource Planning
Systems (MRP II)
Tă1980
Tipătcămcătiêuăcaă
closed-loop MRP và
lpăkăhochăvàătiêuă
thă
Tíchăhpăthêmăqunălýă
kinh doanh
Enterprise
Resource Planning
(ERP)
Tă1990ă
CăbnătăMRPăIIă
Tíchăhpăthêmăqunătră
nhânăsăvàăhngănhiuă
tiăcungăcpăthôngătină
qunătrăcpăchinălcă
ERP

Tă2000ă
TíchăhpăAISăvàă
qunătrănhânălcăđă
cóăthăhochăđnhă
ngunălcătoànădoanh
nghipăhătrăcácă
quytăđnhăchină
lc,ătngăkhănngă
cnhătranhăvàădchăvă
khách hàng
Hngătiăvnăđ
toànăcu
MărngăăSCMă(Supplyă
Chain Management),
CRM (Customer
Relationship
Managerment) DWBI
(Data Warehouseing/
Business Intelligent) và e-
Business
-8-

1.1.4. Cu trúc ca ERP:
Theo tài liu chính thc ca CIBRES
1
, mt ERP tiêu chun s gm các chcănngă
vi các phân h kèmătheoăsauăđây:
1. K tốn tài chính.
 S cái.
 S ph tin mt, s ph ngân hàng.

 Bán hàng và các khon phi thu.
 Mua hàng và các khon phi tr.
2. Lng.
3. Tài sn c đnh.
4. Hu cn
 Qun lý kho và tn kho.
 Qun lý giao nhn.
 Qun lý nhà cung cp.
5. Sn xut.
 Lp k hoch sn xut
2

 Lp k hoch ngun vt liu
3

 Lp k hoch phân phi
4

 Lp k hochăđiu phiănngălc
5

 Cơng thc sn phm
6

 Qun lý lung sn xut
7

 Qun lý mã vch
8

1
CIBRES – Cơ quan tổ chức thi và cấp chứng chỉ CIERP (Certified Implementer of ERP – chuyên viên
triển khai hệ thống ERP), một trong những chứng chỉ quốc tế quan trọng nhất đối với chuyên viên tư vấn
ERP.
2
MPS – Master Production Schedule.
3
MRP- Master Requirements Planning
4
DRP- Distribution Requirements Planning
5
CRP- Capability Requirements Planning
6
BOM- Bill of Material
7
Product Routings
8
Bar Coding
-9-

 Qun lý lnh sn xut
9

6. D báo và lp k hoch.
7. Công c lp báo cáo.
Nhăvy, ERP là mt t hp các thành phn dành cho các phòng ban chcănngă
trong mt doanh nghipănhăk toán, bán hàng, vtăt,ăsn xut
Các h ERP c th có th gmăkhôngăđyăđ các thành phnătrênănhngăắtíchă

hp”ămiălàăđiu chính yêu nht ca ERP. Tích hp  đâyăhiu là mi phân h trong
ERP cuiăcùngăđuăđaăd liu v mtăcăs d liu chung và duy nht,ăsauăđóăd
liu s t tìmăđngăđiđ có mtătrongăcácăbc x lý tip theo  nhng b phn
liênăquan,ăcngănhătrênăbáo cáo tài chính và qun tr.
1.1.5. Li ích ca ERP đi vi doanh nghip:
Vic ng dng h thngăERPăđemăli các liăíchăđi vi doanh nghipănhăsauă
(Mishra Alok, 2008):
 Li ích v mt hotăđng, c th gm:
 Tngăhiu qu hotăđng.ăVìăERPăđòiăhi phi tích hp và chun hóa các qui
trình hotăđng ca doanh nghip nên nó giúp doanh nghip gim chu trình
thi gian thc hin mi hotă đng ca các vùng hotă đng liên quan, gia
tngăăkhiăălng công vicăăđc x lý trong mt khon thi gian và
gim thi gian cht không hiu qu. Do đó,ănóăgiúpădoanhănghip gim chi
phíălaoăđng trong tt c các vùng hotăđng dch v khách hàng, tài chính,
qun lý ngun lc, mua hàng, dch v công ngh thông tin và hun luyn.
 Ngoài chi phí nhân công, ERP còn giúp doanh nghip hochă đnh d tr,
luân chuyn hàng tn kho ttăhnănênăgimăchiăphíăluăkhoăbng cách gim
s lng hàng tn, gim chi phí qunăălýăkhoăhàng.ăDoătngăluânăchuyn
thông tin nên doanh nghipăcngăgimăđc chi phí qun lý, in n tài liu,
chng t liên quan.


9
Work Order
-10-

 Giaătngă chtă lng hotăđng kinh doanh, hotă đng x lý thông tin. Do
ERP là hotăđngăcóăđcăđim kt hp nhiuăgiaiăđon, cùng kim tra ln
nhau nên khi thc hin hotăđng, vic sai sót s b phát hinăngayăvàăđòiăhi
s sa cha kp thi. Nh vy nó giúp doanh nghip gim t l sai sót, gia

tngătínhăchínhăxácăca d liu.
 Giaătngădch v kháchăhàngădoăngi thc hin hotăđng dch v khách
hàng d dàng truy cp d liu và các yêu cu liên quan ti dch v mình
thc hin.
 Li ích v mt qun lý.
 Qun tr ngun lc ca doanh nghip ttăhn.ăCácăngun lcăđc qun lý
tt v mt hin vt, chtălngăcngănhăcácăghiăchépăv các ngun lc này.
Chng hnănhăvic luân chuyn hàng tn kho s đc qun lý d dàng
hnănht là doanh nghip có nhiu chi nhánh  nhiuăvùngăđa lý khác
nhau. Doanh nghip còn d dàng kt hp vic cung ng và nhu cu,ădoăđóă
thc hin sn xut và kinh doanh vi chi phí thpăhn.ăă
 Giaăătngăvic lp k hoch và ra quytăđnh. Nh vicăđc cung cp
thông tin kp thi và phong phú v tt c các vùng hotăđng ca doanh
nghipăcngănhăvic kim soát chi phí cht ch hn,ăvicăđaăraăcácăquyt
đnhăcngănhanhăchóngăvàăd dàngăhn.ăNh các thông tinăđyăđ, kp thi
nên vic ng phó viăăcácăăthayăăđiămôiăătrngăăkinhăădoanhăăcngăătt
hn,ănhanhăhn.ă
 Giaătngăhiu qu vic thc hin qun lý  tt c các cp qun lý. Thông tin
huăăíchăăgiúpăăngi qun lý thc hin hotăđng ttăhn,ăhiu qu hn.ăă
 ERP là công c giúp doanh nghip tái cu trúc hiu qu hn.ă
 Li ích v mt chinălc. ERP giúp doanh nghip thc hin d dàng và hiu
qu các chinălc bngăcáchătngăcng vic cnh tranh lành mnh.ăNóăđc
th hin thông qua vic:
 H tr doanh nghip phát trin kinh doanh
-11-

 H tr doanh nghip liên kt các hotăđng phù hp vi chinălc phát trin
chung toàn doanh nghip
 H tr vic to các dòng sn phm phù hp vi nhu cu th trng
 ERPăcngă giúpădoanhănghip thc hin các hotă đng thngămiă đin t

mt cách hiu qu vàădoă đóăcóă th m rng hotă đngăcngănhăgiaătngă
cnh tranh trong phm vi toàn cu.
 Li ích v mt t chc
 ERPăđòiăhi các cá nhân hp tác và tuân th nghiêm ngt các yêu cuăcngă
nhăk lut doanh nghip. Kt qu hotăđng mi cá nhân s nhăhng quan
trng ti kt qu hotăđng ca các cá nhân khác trong toàn doanh nghip,
nhăhng ti tinăđ thc hin hotăđng ca c doanh nghipăvàănhăth
li ích mi cá nhân s nhăhng ti li ích ca toàn doanh nghip và
ngc li. Li ích v mt t chcăđc th hinăquaăquanăđim,ăđoăđc và
đng lc miăcáănhânăcngănhănhng giao tip, hp tác gia các nhân viên
trong doanh nghip.ăiu này toănênăvnăhóaăchungătoànădoanhănghip là tt
c hng ti mc tiêu chung ca doanh nghip, phong cách làm vic mi:
k lut, hp tác và chu trách nhim.
 Liăíchăcăs h tng công ngh thông tin.
 căđim ERP là tích hpăvàătránhădătha, trùng lp. Vì vy ng dng ERP
s giúp doanh nghip loi bt các trung tâm d liu riêng l, tách bit
vàăădoăăđóăgim bt các chi phí liên quan ti h thngăcăs h tng công
ngh thôngă ă tină nhă thit b luă tr, tránh trùng lpă chngă trìnhă x lý.
Ngoài ra nh tích hp h thng mt cách khoa hc và chun mc nên
hiu qu hotăăđng ca các h thngătngălên,ăchng hnănhăhn ch
đc s khôngăđng b căs h tng dn ti các tc nghn x lý thông tin,
tip nhn và truyn thông tin.
 Li ích v cung cp thông tin: V phngădin thông tin, ERP có th cung cp
các li ích sau (Brazel and Li, 2005)
-12-

 Thu thp d liu kp thi, gim thi gian lp báo cáo nên ERP cung cp
choăăngi s dng thông tin kp thiăăhn.ăVìăERPăălàăăh thng tích
hp thông tin và các hotăđng x lý trên căs thông tin cho tt c các
vùng hotăđng ca doanh nghip nên ERP không nhng tích hp thông tin

t các b phn, các vùng hotăđng khác nhau mà nó còn cho phép chia
s thông tin, d liu.
 ERP s dng thông tin tích hpănênănóăcngăgiúpăngi qun lý có nhiu
thôngăătinăphongăphú,ăđánhăgiáăătìnhăhìnhăătàiăchínhădoanhănghip mt cách
tng hp,ăđyăđ, toàn dinăhn.ă
 ERP loi tr đc các rào cn gia các vùng chcănngăca doanh nghip
nênănóăchoăphépăngi qun lý truy cp thông tin kp thiăvàădoăđóăătngă
tính sn sàng ca thông tin.
1.1.6. Hn ch ca ERP:
Vnăđ gìăcngăcóăhaiămt. Vic ng dngăERPăăthngăđemăli li ích cho các
doanh nghip ln nhiuăhnăvàăgâyămt s hn ch đi vi doanh nghip qui mô
nh (theo Shehabetal.,ă2004)ănhăchiăphíăchoăERPăquáăln, thi gian thc hin d
án lâu dài (t 2-5ănm)ăvàăđòiăhi doanh nghip chun b đ cácăđiu kin v
công ngh, v hun luyn kh nngăqunălýăvàăthayăđiăvnăhóaădoanhănghip nên
nhiu khi ng dng ERP làm xáo trn và thm chí gây l, thit hi tài chính cho
doanh nghip. Chng hn, các nhà cung cp phn mmăERPănhăBaan,ăPeopleSoftă
cngănhăSAPăđãătínhătoánărng khách hàng cn tiêu tn chi phí cho vic trin khai
ERP gp t 3-7 ln so vi mua phn mm ERP (Theo Scheer và Habermann, 2000
ậ trích t nghiên cu ca Shehab và cng s 2004).
Mtăkhóăkhnăkhácăăliênăquanăăti ng dngăERPăălàăchaăcóămt chunăđyăđ
cho các phn mm ERP. Tùy nhà cung cp, các phân h ca ERP có th thayăđi và
doăđóăs có nhngăkhóăkhnăkhiătíchăhp các ng dng khác nhau ca các nhà cung
cp khác nhau.
Mtăkhóăkhnăni bt khác ca vic ng dng ERP là s không phù hp hay nói
cách khác là khong cách gia các chcănngăđc cung cp bi phn mm ERP và
-13-

yêu cu ca t chc s dng ERP v các vnăđ t chc d liu, x lý và ni dung
cngănhăhìnhăthc thông tin.
Khóăkhnăkhácăcngărt quan trng trong vic thc hin ERP là t l gia tái

cu trúc doanh nghip và mc tiêu tùy chnh (sa cha theo yêu cu khách
hàng). Không phi qui trình x lý và kinh doanh nào ca ERP vit snănàoăcngăphùă
hp vi doanh nghip s dng nó. Tuy vy, nu vic sa cha theo yêu cu tùy
chnh s mt rt nhiu thi gian, chi phí và thm chí làm mt luôn mcătiêuăbanăđu
ca phn mm ERP là nâng cao chtălng cho x lý kinh doanh.
NgoàiăraătrongămôiătrngăERP,ăngi s dng có th li dng k thut công
ngh caoăđ thc hin các hotăđng gian lnăđi vi thông tin,vi tài sn ca doanh
nghip.
1.2. Niădungtăchcăcôngătácăk toánătrongăđiuăkinăsădngăphnămmă
ERP:
T chc công tác k toánătrongăđiu kin s dng phn mm ERP là quá trình t
chc h thng thông tin k toán gn viăcácăđcăđim ca h thngăERPătrênăcăs
mc tiêu, yêu cu ca doanh nghip.
1.2.1. T chc thu thp, phân loi, x lý, tng hp và cung cp thông tin
(Quy trình x lý nghip v)
1.2.1.1. T chc h thng thông tin đu vào:
 t chc thu thp d liu,ă trc tiên doanh nghipăxácăđnh yêu cu thông
tin.Trênăcăăs đó,ăcùngăvi cách tip cn hthng thông tin k toán theo chu trình
kinh doanh, vic t chc thu thp dliuănênăđc tin hành theo tng hotăđng
ca chu trình. Các d liu cn thu thp theo mô hình REA (Resources, Event,
Agent) là ngun lc, s kinăvàăconăngi.
Mt s câu hi cnăđt ra khi thu thp d liu theo tng hotăđng là:
 Ti sao cn phi thu thp ni dung ca nghip v phát sinh?
 Nghip v mô t cho hotăđng gì?
 Nghip v xy ra khi nào?
-14-

 Nhngăaiăliênăquanăđn nghip v?
 Nghip v đc thc hin  đâu?ă
 Nghip v liênăquanăđn ngun lc nào?

Vic t chc thu thp d liu cho các hotăăđng phát sinh trong quá trình
sn xut kinh doanh cnăchúăýăđnăđiătng qun lý chi tit. Bên cnhăđó,doanhă
nghip cn xác đnh các thành phn thu thp d liu:ăiătng chi tit và chng
t. Trong mi chu trình kinh doanh, vic phân tích các hotăđng, b phn, ngun
lc liên quan s giúpăxácăđnh các thành phnănàyănhăth nào.
Thành phn thu thp d liu: i tng chi tit
 iătng chi tit là các ni dung cn qun lý chi tit.
 Bao gmăcácăđiătng nhn dng ca tng hotăđng và các ngun lc cn
qun lý chi tit (có theo dõi s lng).
 Miăđiătng chi tit cnăxácăđnh ni dung mô t và ni dung qun lý. Các ni
dung qun lý ca tngăđiătng chi titălàăcăs đ mãăhoáăchoăđiătng
Thành phn thu thp d liu: Chng t
 Chng t phn ánh ni dung ca 1 hotăđng
 Quy trình t chc
 Xácăđnh các chng t cho mi hotăđng theo tng quá trình
 Xácă đnh ni dung ca chng t (S ct,ă ngày,ă điă tng, ngun lc liên
quanầ)
 B phn lp chng t, b phn s dng ct
 Mã hoá các chng t (ký hiu)
 T chc lp và luân chuyn chng t
 T chc theo tng quá trình trong mi chu trình kinh doanh
 Xácăđnh các hotăđng và xây dng dòng d liuăđiăvào,ăđiăraăca tng hot
đng trong mi quá trình ca chu trình Mô t bngăsăđ dòng d liu ca
tng quá trình
 Xácăđnhăphngăthc x lý các hotăđng (th công hay bng máy)
-15-

 Xácăđnhăphngăthc mang dòng d liu (các chng t s dng hoc truy cp
các tp tin)
 Phân công vic thc hin gia các phòng ban, b phân liên quan cho tng hot

đng trong tng quá trình ca chu trình
 V luăđ chng t mô t các quá trình trong tng chu trình
1.2.1.2. T chc h thng x lý:
 T chc nhp liu chng t: ni dung, yêu cu nhp liu, màn hình nhp liu.
 Xácăđnh ni dung k toán cn nhp liu trong tng quá trình ca chu trình kinh
doanh
 Xácăđnh các yêu cu d liu ca tng ni dung nhp liu
 Xácăđnh, t chc màn hình nhp liu.
 Luăý:ăCácăni dung k toán có cùng yêu cu d liu,ădoăcùngă1ăđiătng thc
hin nên t chc nhp liu chung 1 màn hình nhp liu (vd: xut bán và ghi
nhn GVHB)
 T chc x lý chng t trong phòng k toán:ăcnăc vàoăluăđ luân chuyn
chng t, t chc nhp liu và phân công b máy k toánăđ thc hin
 Cnăc vàoăluăđ luân chuyn chng t (trong phn t chc luân chuyn
chng t)ăđ xácăđnh các chng t k toán nhnăđc cho tng quá trình kinh
doanh
 Cnăc vào phân công b máy k toánăđ xácăđnhăđiătng nhn chng t và
ni dung x lýătngăng
 Cnăc vào t chc nhp liu chng t đ xácăđnh màn hình nhp liu cho
chng t
 V luăđ mô t quá trình x lý chng t trong phòng k toán cho tng quá
trình ca chu trình kinh doanh
 Quy trình t chc tài khon: Mi 1 loi tài khonălàă1ăđiătng k toánăđ theo
dõi quá trình vnăđng ngun lc
 Xácăđnh loi TK theo tng quá trình vnăđng ngun lc
 Xácăđnh các ni dung qun lý ca TK (xem yêu cu thông tin tác nghip)
-16-

 Xácăđnh ni dung qun lý có th theoădõiătheoăđiătng chi tit
 Các ni dung qun lý còn li (không theo dõi bngăđiătng chi tit) có th

theo dõi trên tài khon
 T chc hình thc K toán máy

 Xácăđnh các chính sách k toán:
 K toán hàng tn kho, ngoi t, tính giá xutầ.
1.2.1.3. T chc h thng thông tin đu ra
Kt qu ca quá trình thu thp, x lý, tng hpăăvàăăluăătr d liu
thôngăătinăđc cung cp. T chc h thng báo cáo k toán là quá trình xác đnh
các báo cáo do k toán cung cpăătrênăcăăs đm bo các yêu cu kim soát ca h
thng. Các ni dung cn phi thc hin bao gm:
 Phân loi,ăxácăđnh các báo cáo cung cpăchoăcácăđiătng s dng
 Xácăđnh ni dung thông tin cung cp ca tng báo cáo
 Xácăđnh thiăgianăvàăđiătng thc hin cung cp báo cáo
 Xácăđnhăđiătng s dng thông tin ca báo cáo
 Xácăđnhăphngăthc cung cp thông tin ca báo cáo
 Phác tho, minh ha các mu báo cáo cung cp
 Xácăđnhăphngăphápăx lý,ăphngăphápălp báo cáo
1.2.2. T chc nhân s thc hin công tác k toán (B máy k toán)
 t chc b máy k toán trong doanh nghip cnăcnăc vào: quy mô,ăđc
đim t chc sn xut và qun lý, yêu cu qună lý,ă că cu t chc qun lý ca
-17-

doanh nghip, khiăălng công vic,ăđcăđimăvàăđnhăhng ng dng công ngh
thông tin trong công tác qun lý ca doanh nghip.
Khi t chc b máy k toán, doanh nghip cnăquanătâmăđn các vnăđ quan
trng sau: la chn hình thc t chc b máy k toán phù hp và b tríăcăcu nhân
s hpălý;ăđánhăgiáăkinhănghim, k nngăvàăătrìnhăđ ca nhân viên; phân công
trách nhim rõ ràng, c th cho tng chc danh, v trí,ăđm bo công bng v
khiăălng công vic, xây dng chi tit mi quan h trong b phn k toán.
1.2.3. T chc ng dng công ngh:

1.2.3.1. Phn cng:
PhnăcngăsongăhànhăviăhăthngăERPăthngăkhôngăcóăgìăđcăbitănhăhă
thngămáyăch,ămáyătrm,ătăđa,ăbăluăđin ăTuyănhiên,ăvămáyăch,ămtăhă
thngăERPăcnătiăthiuăcácăloiăsau:ămáyăchăhăthngă(applicationăserver),ămáyă
chăcăsădăliuă(database server),ămáyăchădăphòngăcăsădăliu (backup
databaseăserver).ăNgoàiăraălàăcácămáyăchăkhácăcnăthităchoăhotăđngăcaădoanh
nghip nhămáyăchăqunălýăthăđinătă(emailăserver),ămáyăchăqunălýăcácădchăvă
Internetă(Internetăserver),ămáyăchăqunălýăcácătàiăliuădùngăchungă(fileăserver)
-18-

1.2.3.2. Phn mm:
ălaăchnăđcăphnămmăERPăphùăhp,ăcnătăchcăđánhăgiá,ălaăchnă
Săđă1.1:ăSăđătăchcăđánhăgiá,ălaăchnăphnămmă

 ánhăgiáăkh nngăhotăđng ca phn mm
 ápăng yêu cu thông tin ti thiuăđaăraă
 ápăng yêu cu thông tin mong mun
 Kh nngăthayăđiăđ đápăng yêu cu
 Kh nngăhotăđng chính xác, năđnh
 Tngăthíchăvi các phn mm hin ti
 ầ.
 ánhăgiáătínhăkim soát ca phn mm
 Các th tc kim soát chung
 Các th tc kim soát nhp liu
 Kim soát quá trình x lý
 Kim soát kt xut, báo cáo
 ánhăgiáăkh nngăh tr ngi s dng
 H tr th nghim, kim tra, hun luyn
 Giao din, t chc thân thin
 H thng tr giúpăđyăđ, tc thi