25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án

25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
1
Câu 1: Lập hội nghị khách hàng
Câu 2: Khó khăn lớn nhất trong quản trị hành chính văn phòng hiện nay ở nước ta?
Câu 3: trình bày cách hiểu khác nhau về văn phòng. văn phòng có chức năng và
nhiệm là gì? liên hệ thực tế cơ quan anh (chị) công tác hoặc nhận xét chung về việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu?
câu 4: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng. nội dung tổ chức lao
động khoa học trong văn phòng là gì?
câu 5: thế nào là văn phòng hiện đại? ý nghĩa của văn phòng hiện đại đối với cải
cách hành chính.
câu 6: đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có quan hệ như thế nào với cải cách
hành chính?
câu 7: thông tin có vai trò như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? trình bày
cách phân loại thông tin?
câu 8: chương trình kế hoạch hoạt động công tác có ý nghĩa như thế nào trong hoạt
động quản lý nhà nước? khi lập trường trình kế hoạch công tác phải bảo đảm các yêu cầu
gì?
câu 9: ý nghĩa, vai trò cuộc họp hội nghị trong hoạt động quản lý nhà nước. để tổ
chức cuộc họp, hội nghị có kết quả phải chú ý vấn đề gì?
câu 10: trình bày ý nghĩa, vai trò tiếp khách, tiếp công dân. khi tiếp khách, tiếp công dân
cần đảm bảo yêu cầu và kỹ năng?
câu 11: công tác hậu cần có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động của văn phòng cơ quan?
công tác hậu cần trong cơ quan gồm những nội dung gì?
câu 12: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp? nội
dung tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị doanh nghiệp gồm những vấn đề
gì?
câu 13: công tác văn thư có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? nội
dung công tác văn thư gồm những hoạt động gì?
câu 14: trình bày nội dung các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư. trình bày
thực tế thực hiện các khâu này ở cơ anh (chị) công tác (hoặc thực tế nói chung). để đổi

mới công tác văn thư phải làm gì?.
câu 15: trình bày nguyên tắc, phương pháp tổ chức giải quyết và quản lý "công văn
đến". đối với nghiệp vụ này, thực tế thường mắc những sai lầm gì?
câu 16: trình bày các bước, các nguyên tắc cần tiến hành trong quy trình gưỉ công văn đi.
thực tế khâu nghiệp vụ này thường mắc phải những sai lầm gì?
câu 17: trình bày nguyên tắc, phương pháp tổ chức quản lý công văn nội bộ và công văn
mật. thực tế hiện nay khâu nghiệp vụ này thường mắc những khuyết điểm gì.
câu 18: các nguyên tắc quản lý văn bản trong cơ quan công tác quản lý văn bản trong cơ
quan gồm nội dung gì?
câu 19: có bao nhiều loại hồ sơ? ý nghĩa vai trò của công tác lập hồ sơ trong hoạt động
của cơ quan? trình bày quy trình lập hồ sơ công vụ:
câu 20: hay phân tích cac đặc trưng để lập hồ sơ sau đay "báo cáo về công tác bảo vệ
môi trường của ubnd các quận thuộc địa bàn thành phố hà nội năm 2001".
câu 21: tài liệu lưu trữ là gì? vài trò của tài liệu lưu trữ trong quản lý nhà nước?
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
2
câu 22: công tác lưu trữ gồm những chức năng gì? phân tích quan hệ giữa các chức năng
đó? những thiếu sót trong thực tế?
câu 23: phân biệt ý nghĩa, vai trò công việc đánh giá tài liệu? để đánh giá tài liệu được
đúng đắn dựa vào những nguyên tắc tiêu chuẩn nào?
câu 24: trình bày ý nghĩa của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. có các hình thức nào được
áp dụng để tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ? hình thức nào được coi là hiệu quả nhất ? vì
sao?
câu 25: trình bày khâu "chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ". những yếu kiém còn mắc phải.
ĐÁP ÁN
Câu 1:
1/Chọn thời gian hoạt động:
Nói chung thường chọn vào ngày thứ bảy, chủ nhật, buổi chiều bắt đầu từ 15 giờ là phù
hợp.
2/Chuẩn bị trước khi hoạt động:

-phải thành lập tổ công tác, phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể đến từng người.
-Lập bảng kế hoạch tiến độ để tiện kiểm tra thực hiện.
-Mọi công việc chuẩn bị phải xem xét một cách toàn diện, thực hiện một cách chu
đáo, cẩn thận, tỉ mỉ.
3/Thành lập nhóm hoạt động, có người tổng phụ trách, trong đó, mỗi nhóm lại có thể
thành 3 nhóm nhỏ.
-Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách.
-Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm,
phần thưởng…
-tổ lễ tân: đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường.
4/Gửi giấy mời
Thiếp mời phải gửi trước 7 ngày và phài tuân theo những quy định sau:
-Căn cứ tình hình thực hiện, thống kê số người tham dự;
-Căn cứ số người tham dự để mua và in giấy mời
-Khi gửi giấy mời, cần phải nói về lợi ích của khách hàng khi tham gia;
-Khi gửi giấy mời, cần đồng thời mời luôn người thân của khách hàng.
5/Chọn hội trường
Nhà hát địa phương mà nhiều người biết và dễ tìm
Sân khấu biểu diễn của một doanh nghiệp
Có những thiết bị chiếu hình hiện đại, gây ảnh hưởng lớn đối với khách hàng.
6/Bố trí hội trường
-Bố trí cửa ra vào
-Treo khẩu hiệu chào mừng
-Bảng chỉ dẩn: khách hàng họp mặt lại…
-Trưng bày sản phẩm
-Bố trí trung tâm điểm họp mặt liên hoan
-Trên sân khấu treo khẩu hiệu chính của buổi họp mặt liên hoan.
-Trên sân khấu treo biểu tượng của doanh nghiệp.
7/Các công việc chuẩn bị khác:
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án

3
-Chuẩn bị tặng phẩm làm kỷ niệm. Căn cứ số giấy mời đã gửi, tìm mua tặng phẩm:
loại dưới x đồng, loại dưới y đồng làm phần thưởng.
-Chuẩn bị băng, đĩa quảng cáo. Chiếu hình ảnh quảng cáo sản phẩm có chất lượng
cao của doanh nghiệp bằng các loại đĩa hình hoặc băng hình chuyên dụng.
-Bản quyết định người chủ trì. Người chủ trì phải là người nhiệt tình, khoáng đạt, dễ
hoà nhập, có khả năng khơi dậy phong trào.
-Chuẩn bị bút viết và một quyển sổ ghi danh sách người đến dự.
-Chuẩn bị máy ảnh, máy chiếu, băng nhựa, bình ắc-quy.
8/Trình tự của hội nghị khách hàng
-Ghi danh sách người đến dự, dựa vào giấy mời gửi một xuất tặng phẩm, một quyển
sổ tay, một đặc san, báo truyền hình.
-Tổ lễ tân dẫn khách vào chỗ ngồi.
-Xem phim tuyên truyền về doanh nghiệp.
-Người chủ trì tuyên bố cuộc gặp mặt bắt đầu.
-Triển lãm văn hoá doanh nghiệp.
-Đọc diễn văn đón chào
-Hỏi đáp có thưởng
-Rút thưởng
-Kết thúc, đọc lời cảm ơn
9/Các điểm chủ yếu trong thao tác:
-Trước lúc bắt đầu cần chiếu liên tục các băng quảng cáo.
-Đọc diễn văn chào mừng không kéo dài quá 8 phút.
-Hỏi đáp có thưởng. Tiết mục này chủ yếu là để khơi dậy sự hiểu biết của khách
hàng về sản phẩm, câu hỏi và trả lời đươc in sẵn trong cuốn sổ tay đặc san đã phát tặng.
Câu hỏi phải đơn giản, dễ trả lời.
-Bốc thăm trùng thưởng: Người tham gia có giấy mời nhận hai tấm giấy có in mã
hiệu nhất định để tham gia chương trình xổ số (một tấm bỏ vào thùng bốc thăm, một tấm
giữ lại để đối chiếu). Đặt thùng bốc thăm tại hội trường, nơi mọi người dễ thấy nhất. Phần
thưởng được bố trí như sau:

Phần thưởng giải nhất: 1 xuất
Phần thưởng giải nhì: 3 xuất
Phần thưởng giải ba: 5 xuất
Phần thưởng khuyến khích: 10 xuất
Tặng phẩm dùng để thưởng là sản phẩm của công ty.
10/Hoạt động sau liên hoan khách hàng
Đem băng hình đả ghi hình ảnh trong liên hoan chuyển thành đĩa hình gửi tặng khách hàng
tham gia.
11/Tiến hành cuộc họp mặt liên hoan khách hàng, cần phải thành lập các tiểu tổ hoạt
động nào?
Tổ đối ngoại, tổ hậu cần, tổ lễ tân.
Câu 2:
Tháng 11 năm 2007Việt Nam đã chính thức trở thanh thành viên của tổ chức
Thương Mại Thế Giới WTO. Đã hình thành một làn sóng đầu tư mới của các nhà đầu tư
nước ngoài vào Việt Nam. Xu thế đó đã tạo nên môi trường cạnh tranh quyết liệt giữa các
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
4
doanh nghiệp trong nước với các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Đồng thời
cũng xuất hiện sự cạnh trạnh giữa các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài cũ và mới ở nước
ta về: công nghệ, thông tin, máy móc hiện đại, chất lượng quản lý và chất lượng sản
phẩm .Cuộc cách mạng công nghệ thông tin xuất hiện những năm 80 của thế kỉ XX, giờ
đây đã phát triển mạnh mẽ hơn trở thành “Kỷ nguyên công nghệ thông tin”. Điều này đã
bắt buộc các doanh nghiệp việt nam cũng như doanh nghiệp đầu tư nước ngoài …phải ứng
dụng các thiết bị, máy móc hiện đại mới nhất vào trong việc quản lý và điều hành mọi hoạt
động sản xuất của mình.Thông tin trở thành yếu tố tiên quyết quyết định sự sống còn của
các doanh nghiệp. Để tạo tiềm lực cạnh tranh cho chính mình, các doanh nghiệp thực hiện
việc cải tiến công nghệ và dây chuyền sản xuất đồng thời cũng cải cách mô hình tổ chức
quản lý sản xuất của mình cho phù hợp hơn. Vì vậy việc xây dựng, tổ chức các văn phòng
hiện đại và quá trình thu thập, tiếp nhận và xử lý thông tin được các nhà đầu tư nước ngoài
rất quan tâm và chú trọng xây dựng .

Kỷ nguyên công nghệ thông tin đã tạo ra các thiết bị văn phòng hiện đại trợ
giúp cho việc xây dựng và tổ chức các văn phòng hiện đại. Đây là nhân tố quyết định chất
lượng của việc quản lý sản xuất và của cả quá trình sản xuất. Một văn phòng hiện đại của
các doanh nghiệp đã và đang xây dựng không thể thiếu nhân tố con người, nhất là người
thu thập, quản lý, xử lý và lưu trữ thông tin.Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính
Văn Phòng là một trong những nhân sự quan trọng của mô hình văn phòng hiện đại hiện
nay. Với tư cách là người thu thập, quản lý, cung cấp cho lãnh đạo thông tin và lưu trữ
thông tin Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng trở thành nồng cốt của
các văn phòng hiện đại như thế. Bằng kỹ năng, chuyên môn , nghiệp vụ của mình các Lưu
Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng là người trực tiếp xây dựng và tổ chức
các văn phòng hiện đại cho các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài . Đồng thời cũng là người
trực tiếp ứng dụng các máy móc hiện đại vào việc thu thập, quản lý, cung cấp cho lãnh đạo
và lưu trữ thông tin cho các doanh nghiệp. Việc xây dựng văn phòng hiện đại và làm chủ
thông tin đã quyết định toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như năng xuất, hiệu
quả sản xuất của doanh nghiệp đầu tư nước ngoài. Chính vì thế cử nhân Lưu Trữ và Quản
Trị Văn Phòng sẽ là sự lựa chọn nhân sự đúng đắn của các nhà đầu tư nước ngoài cho văn
phong hiện đại của mình hiện nay. Tuy nhiên để đáp ứng những yêu cầu của nhà tuyển
dụng sinh viên Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng phải có một trình độ chuyên môn cao, có
khả năng giao tiếp tốt đồng thời phải có sự am hiểu sâu sắc về luật lao động ,luật kinh tế
,luật thương mại ,nghiệp vụ kế toán và có trình độ ngoại ngữ –tin học cao …
Việc xây dựng ,tổ chức các văn phòng hiện đại với các máy móc hiện đại
yêu cầu các Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng phải nắm bắt được
kỹ năng sử dụng thành thạo các máy móc hiện đại đó như :sử dụng thành thạo máy vi tính,
máy photo copy, biết truy cập thông tin bằng intranet,internet…Đồng thời trong quá trình
hoạt động của các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài cũng gắn với các luật định của nhà
nước Việt Nam chính vì vậy trình độ về pháp luật của Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên
Hành Chính Văn Phòng và truy cập thông tin pháp luật thường xuyên sẽ là nguồn cung
cấp thông tin chính xác, kịp thời cho các nhà lãnh đạo. Một yêu cầu bức thiết nhất của các
nhà đầu tư nước ngoài đối với Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng là
trình độ ngoại ngữ để có thể soạn thảo các văn bản bằng song ngữ. Còn rất nhiều yêu cầu

của các nhà đầu tư đối với các Lưu Trữ Viên và Quản Trị Hành Chính Văn Phòng như khả
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
5
năng giao tiếp, khả năng sắp xếp lao động khoa học, kế toán, khả năng tổ chức các hội
nghị , hội thảo …
Nhưng chúng ta hãy nhìn lại chất lượng đào tạo cử Nhân Lưu Trữ và Quản
Trị Văn Phòng ở trường ĐHKHXH & NV TP.HCM hiện nay như thế nào? Đã đáp ứng
yêu cầu đặt ra của các nhà tuyển dụng hay chưa ? Khi mà đội ngủ Giảng viên của bộ môn
Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng hiện nay đang thiếu và yếu, hệ thống giáo trình còn đang
thiếu và còn mang tính chắp vá thì những yêu cầu trên hiên nay chúng ta chưa đáp ứng
được. Mặt khác chương trình đào tạo của Nhà Trường hiện nay đối với ngành Lưu Trữ và
Quản Trị Văn Phòng còn rất yếu về khối kiến thức chuyên ngành. Chương trình đào tạo
của trường so với chương trình đào tạo của khoa Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng trường
ĐH KHXH & NV HN còn khác xa . Đồng thời số học trình cho các môn chuyên ngành
còn quá ít. Điều dó dẫn tới chuyên môn, nghiệp vụ của cử nhân Lưu Trữ và Quản Trị Văn
Phòng còn yếu và chưa đáp ừng được những yêu cầu của các nhà đầu tư nước ngoài. Đó là
chưa kể đến việc chương trình đào tạo của trường chúng ta hiện nay còn thiếu một số môn
nghiệp vụ bổ trợ như: Luật kinh tế ,luật thương mại ,luật lao động ,kế toán , các môn thuộc
khối kiến thức toán tự nhiên …
Từ thực tiễn của bộ môn Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng là một bộ môn mới
được thành lập từ năm 2000 đến nay. Đồng thời điều kiện của trường hiện nay còn thiếu
đội ngủ Giảng viên phải hợp đồng hỗ trợ với các cơ quan tổ chức hữu quan ngoài trường.
Mặt khác Bộ môn hiện nay vẫn chưa có hệ thống giáo trình hoàn thiện cho nên những khó
khăn đang gặp phải lúc này là tất yếu và mang tính khách quan .
Nhưng yêu cầu của xã hội thời kỳ mở cửa và hội nhập không cho phép
chúng ta đào tạo ra đội ngủ cán bộ Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng yếu về chuyên môn
nghiệp vụ và chưa đáp ứng yêu cầu của thị trường lao động hiện nay. Những chính sách
cải cách hành chính của nhà nước Việt Nam, việc gia nhập WTO, việc xây dụng, tổ chức
các văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp và trong các tổ chức cơ quan Đảng, Nhà
nước buộc cử nhân Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng chỉ có hai lựa chọn hoặc là dáp ứng

tốt mọi yêu cầu hoặc là chấp nhận đào thải. Chính vì vậy mỗi một sinh viên Lưu Trữ và
Quản Trị Văn Phòng chúng ta hiện nay phải nhận thức rõ điều này. Đồng thời không
ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của mình bằng việc tự học và nghiên cứu
sâu về các môn học chuyên ngành của mình. Mặt khác phải tự mình bổ sung các khối kiến
thức còn thiếu cho chính mình để đáp ứng tốt các yêu cầu của thị trường lao động hiện
nay.
Tuy nhiên trước mắt nhà trường mà đặc biệt khoa Lịch Sử cần cải tiến chương trình
đào tạo của ngành Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng để dần dần nâng cao chất lượng đào
tạo và đáp ứng tốt yêu cầu của thị trường lao động hiện nay. Đặc biệt cần đào tạo chuyên
sâu khối kiến thức chuyên ngành cho sinh viên bằng việc nâng số học trình cho các môn
chuyên ngành Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng . Đồng thời cũng cần bổ sung đội ngủ
Giảng viên, giáo trình và các môn học chuyên ngành bổ trợ khác nhằm ngày càng nâng
cao và hoàn thiện chất lượng đào tạo của trường. Ngoài ra Khoa và Nhà Trường nên tổ
chức cho sinh viên thực tập, thực tế tại các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài và trong nước.
Trên đây là những suy nghĩ và mong muốn thiết tha của hầu hết sinh viên Bộ
môn Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng, khoa Lịch Sử ,trường ĐHKHXH & NV TP.HCM,
những người đã và đang theo học và chuẩn bị bước vào cuộc chiến sinh tử với thị trường
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
6
lao động thời kỳ mở cửa, hội nhập đầy cạnh tranh khốc liệt. Kính mong Ban giám hiệu
trường và Ban chủ nhiệm khoa xem xét, tạo điều kiện, giúp đỡ cho chúng em được toại
Câu 3:
Văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, ngay từ thời la mã cổ đại
người ta đã lập nên những văn phòng của những "người biện hộ" với những chức năng,
nhiệm vụ có những điểm tương đồng với văn phòng hiện đại.theo tiến trình lịch sử phát
triển kinh tế xã hội văn phòng ngày càng được nhận diện đầy đủ hơn toàn diện hơn. mối
cỏch hiểu về văn phòng ở mỗi thời đại mang đậm những dấu ấn về lịch sử về hoàn cảnh
giao tiếp ngôn ngữ.
khái niệm văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau: văn phòng là bộ máy làm việc
tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo.

cỏc cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mụ lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan
nhỏ thì cú văn phòng hành chính.
văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội,
đối ngoại của cơ quan đơn vị đú.
văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc cụ thể của những người có choc vụ, có tầm cỡ
như: nghị sỹ, tổng giám đốc, giám đốc …
văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận,
bảo quản lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác
văn thư.
nghiên cứu về văn phòng chúng ta cần đề cập đến các chức năng nhiệm vụ của nó đối với
cơ quan tổ chức.
trong một số tài liệu nghiên cứu trước đây người ta cho rằng văn phòng có ba chức năng:
tham mưu hậu cần và quản trị. cho đến nay chức năng của văn phòng được quan niệm bao
gồm hai nội dung cơ bản: tham mưu tổng hợp và hậu cần.
chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên giác độ quan hệ văn phòng và thủ trưởng cơ
quan. trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò tham vấn cho lãnh đạo về tổ
chức điều hành cơ quan. để có thể tham vấn cho thủ trưởng cơ quan có hiệu quả tất yếu
phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết.
từ đó có thể thấy được mối quan hệ giữa tổng hợp và tham vấn và trên thực tế sự tách bạch
hai nôị dung này là điều không cần thiết.
chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan
đơn vị. với chức năng này văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành
bình thường của mọi cơ quan tổ chức. muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có
các phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết. các yếu tố đó cần có bàn tay can
thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị.
ngày nay, người ta càng khẳng định vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan
tổ chức. vai trò càng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phòng càng phức
tạp hơn, đa dạng hơn. về cơ bản chúng ta có thể thấy văn phòng có các nhiệm vụ chủ yếu.
-xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí
sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan.

-thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình
hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
7
sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng.
thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ
thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
-thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và các
cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư tờ trình đó.
-tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ tiếp dân,
giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với các cơ quan tổ chức khác cũng như
với nhân dân nói chung.
-lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, sự kiến phân phối hạn mức
kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi
tiêu nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định của thủ trưởng.
-mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật,
phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác
của cơ quan.
-tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ an toàn cơ quan; tổ chức phục
vụ các cuộc họp lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học
và văn minh.
-thường xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước
hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng
cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết.
cho đến nay, văn phòng là bộ phận bị "phàn nàn" về nhiều vấn đề. tình trạng nhân viên
văn phòng kiêm nhiệm trình độ, năng lực chưa tương xứng với yêu cầu ngày càng cao đối
với công tác văn phòng còn phổ biến. từ đó văn phòng chưa phát huy tốt vai trò tham mưu
giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức điều hành công việc. chức năng hậu cần được thực hiện
chưa có hiệu quả còn lãng phí, thiếu khoa học, lúng túng trong bố trí sử dụng quản lý các
phương tiện, điều kiện vật chất của cơ quan, tổ chức.

Câu 4:
tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có thể được hiểu là việc nghiên cứu và áp
dụng các biện pháp tổng hợp, các phương tiện hợp lý nhằm tạo điều kiện cho cán bộ đơn
vị hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của mình với thời gian ngắn nhất, chi phí ít nhất nhưng
hiệu quả quản lý nhà nước được đảm bảo và không ngừng nâng cao.
một câu hỏi được đặt ra là tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng? để trả
lời cho câu hỏi này chúng ta có thể bắt đầu từ câu nói của emercan được coi là trả lời chỉ
dẫn xác đáng nhất cho một tổ chức nói chung "đối với một tổ chức nếu lao động được tổ
chức khoa học thì sự lãnh đạo có tồi nhất thì thiệt hại vẫn là nhỏ nhất". với ý nghĩa chung
đó việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là cần thiết và tất yếu.
ở một góc độ cụ thể hơn, thân thiết hơn tổ chức lao động khoa học trong văn phòng sẽ phát
huy được trình độ năng lực của các cơ quan, tổ chức và giúp giải quyết được mối quan hệ
giữa cơ quan tổ chức và công chức viên chức tốt nề nếp, kỷ cương khoa học của văn
phòng sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn
ra thông suốt và đạt được hiệu quả cao. trên thực tế việc tổ chức lao động khoa học trong
văn phòng đem lại nhiều ý nghĩa hết sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan
tổ chức, giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong giao tiếp nhận xử lý chuyển tải
thông tin phục vụ cho sự phát triển của cơ quan tổ chức, tăng cường khả năng sử dụng các
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
8
nguồn lực, thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng, nâng cao năng suất lao
động cho cơ quan tổ chức. trong điều kiện của công cuộc đổi mới hiện nay về công tác văn
phòng vấn đề hiệu quả được đưa lên hàng đầu thì tổ chức lao động khoa học trong văn
phòng được coi là hiến pháp thích hợp nhất.
người ta đã nói đến vấn đề phát triển bền vững đối với các tổ chức trong thời đại ngay nay.
chính vì lẽ đó để cơ quan hành chính phát huy được vai trò chức năng có được vị trí xứng
đáng trong hệ thống chủ thể quản lý người ta cho rằng tổ chức lao động văn phòng là vấn
đề không thể không quan tâm cần phải được tiến hành thường xuyên, năng động và sáng
tạo.
công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cũng không nằm ngoài những yêu

cầu về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính nói chung, theo đó tổ chức lao
động văn phòng.
-thường xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn hành chính cho cán
bộ, công chức.
-nghiên cứu, đánh gía các ảnh hưởng của môi trường xã hội đối với hoạt động của cơ
quan, đời sống, tâm tư và nguyện vọng của cán bộ, công chức.
-thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo nâng cao tinh thần, thái độ làm việc
của cán bộ, công chức, điều hoà quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên nhằm đảm bảo tổ
chức có hiệu quả công việc của đơn vị nói riêng và của toàn cơ quan nói chung.
-xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở phối hợp, phát huy
vai trò chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết những khả năng sáng tạo
trong điều hành và thực thi công vụ.
-đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để có hiệu quả các công cụ và phương tiện làm việc.
-làm tốt và luôn luôn hoàn thiện đổi mới công tác văn thư - lưu trữ.
cơ sở để tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là quy chế hoạt động. thực tế cho thấy
ở những nơi quy chế được xây dựng tốt nghĩa là các quy định phù hợp với thực tế, với
thẩm quyền được giao thì ở đó việc điều hành có nhiều thuận lợi. trái lại ở các đơn vị
không có quy chế hoặc quy chế được xây dựng qua loa thì ở đó việc tổ chức điều hành
công việc luôn gặp khó khăn. khi đã có quy chế tốt,… mỗi cán bộ nhân viên trang cơ quan
sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc trong cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc
mình phải làm và yêu cầu đối với công việc cũng như đối với bản thân để phấn đấu thực
hiện tốt. từ đó, năng suất lao động, quản lý sẽ được nâng cao hơn.
Câu 5
văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần của mỗi cơ quan
tổ chức.xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan tổ chức đổi
mới phương thức làm việc lãnh đạo và nề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu quả của
công tác lãnh đạo. chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động
văn phòng của cơ quan tổ chức được đặc biệt quan tâm. từ đó đặt ra vấn đề công tác văn
phòng và xuất hiện thuật ngưc văn phòng hiện đại.
văn phòng hiện đại là văn phòng, bộ máy của cơ quan tổ chức thực hiện chức năng thu

thập xử lí và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của cơ quan tổ chức bằng các
phương tiễn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt khác đảm bảo các điều kiện vật
chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan nhà nước một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp
lý và hiệu quả.
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
9
văn phòng hiện đại có các đặc trưng cơ bản:
-tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ.
-lao động trong văn phòng được tổ chức khoa học.
-tăng cường áp dụng các phương tiện kỹ thuật mới, các phương pháp điều hành mới.
-xây dựng định mức cụ thể và hợp lý.
-linh hoạt và hiệu quả.
hiện nay cải cách hành chính là một vấn đề lớn đang được nhiều nước trên thế giới trong
thời đại ngày nay không phụ thuộc vào bất kỳ một chế độ chính trị nào, tư bản chủ nghĩa
hay xã hội chủ nghĩa. việc cải cách trong lĩnh vực quản lý hành chính để củng cố bộ máy
của chế độ xã hội hiện hành, giữ vững ổn định chính trị - xã hội thúc đẩy sự phát triển kinh
tế - xã hội và hoàn thiện cơ cấu chính trị đã trở thành một trong những nhiệm vụ chính trị
chủ yếu của một quốc gia hiện đại.
mục tiêu cơ bản của công cuộc cải cách hành chính là nâng cao hiệu lực, năng lực và hiệu
quả hoạt động của nền hành chính công phục vụ dân. với mục tiêu đó văn phòng hiện đại
có ý nghĩa tích cực đối với công cuộc cải cách hành chính. điều đó được thể hiện qua các
khía cạnh cơ bản.
-một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãnh phí thời gian, công sức, giảm chi phí
về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày. đồng thời nó
cũng sẽ giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ,
tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ công chức văn phòng, giúp họ có thời
gian tập trung vào hoàn thành tốt những nhiệm vụ chính của mình tìm kiếm các giải pháp
tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất.
-chuyển dần chế độ làm việc cũ sàng chế độ làm việc chuyên gia trực tiếp tránh nhiều cấp
trung gian.

-khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy tờ hành chính và các thủ tục hành chính
nhằm vừa bảo đảm tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành của cơ
quan và công dân, cải tiến thủ tục hành chính.
-giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng và chính xác có
năng suất và chất lượng đúng đường lối chính sách nguyên tắc và chế độ.
-đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan một cách
đầy đủ kịp thời chính xác hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp phần cải cách thủ tục hành
chính phục vụ cho công cuộc đổi mới hiện nay.
Câu 6:
khái niệm nghiệp vụ hành chính văn phòng rất phong phú bao gồm các tác nghiệp và thủ
tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sở; công tác văn thư và lưu trữ.
sự am hiểu tường tận và thực hiện thuần thục các kỹ thuật, nghiệp vụ hành chính văn
phòng là cơ sở quan trọng để tiến hành có hiệu quả hoạt động công cụ.
khi nói về nghiệp vụ hành chính văn phòng điều cần nhấn mạnh là khái niệm nghiệp vụ
thường được dùng để chỉ việc thực hiện nhiệm vụ đào tạo một loại công việc nhất định
cho cán bộ trong lĩnh vực hành chính (cũng như trong một số lĩnh vực khác). đây là kỹ
năng thực hành là sự tiến hành có tính thực tiễn một loại công việc nào đó trong đời sống
quản lý hàng ngày. do vậy có thể nói khía cạnh nghiệp vụ hành chính văn phòng phản ánh
khía cạnh kỹ thuật nghề nghiệp của lĩnh vực này.
việc đổi mới nghiệp vụ hành chính là một giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng,
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
10
hiệu quả hoạt động của văn phòng là một việc làm cần thiết phù hợp với xu hướng của
thời đại, đáp ứng được những đòi hỏi của công cuộc đổi mới đối với công tác văn phòng.
nội dung đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng.
-đổi mới nghiệp vụ văn thư
-đổi mới nghiệp vụ lưu trữ
-xây dựng các mô hình mẫu và các quy trình chuẩn do công tác văn phòng.
-xây dựng các định mức cần thiết và thực hiện việc tiêu chuẩn hoá trong công việc.
-đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của văn phòng, cơ quan.

việc đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có ý nghĩa thiết thực đối với công cuộc cải
cách hành chinhs.
-bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, hoạt động hành chính. các
nghiệp vụ hành chính được đổi mới khắc phục được tình trạng làm việc tuỳ tiện, thiếu căn
cứ khoa học còn tương đối phổ biến hiện nay trong công tác văn phòng. các nghiệp vụ
hành chính văn phòng hiện đại góp phần hợp lý hoá biên chế chống lại bệnh đắt ra quá
nhiều đơn vị chức năng vụn vặt, bố trí cán bộ không hợp lý.
-tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành chính văn phòng là cơ sở để đổi mới quản lý
nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lượng của cán bộ công chức.
-góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành chính. nghiệp vụ hành chính văn phòng
được đổi mới sẽ làm cho quá trình giải quyết các công tác hành chính nhanh chóng hơn,
hiệu quả hơn, tối thiểu hoá các loại giấy tờ không cần thiết.
-kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá
công tác hành chính văn phòng góp phần hoàn thiện chế độ công vụ của cơ quan, tổ chức.
-đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng tạo tiền đề quan trọng cần thiết để hoạt động
điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoa học; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ
thống nhất, liên tục sự phối hợp nhịp nhành trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động
của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương. đó là cơ sở để
bảo đảm tính hiệu lực hiệu quả của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước …
Câu 7
thông tin trong thời đại ngày nay được coi là nhân tố quyết định mọi sự thắng lợi trong
hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.khái niệm "thông tin" là một khái niệm được hiểu từ
nhiều góc độ khác nhau. ở mỗi góc độ thông tin có một nội hàm riêng, đặc trưng riêng.
dưới góc độ quản lý nhà nước thông tin được quan niệm là một tập hợp nhất định các
thông tin được quan niệm là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện
xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động
quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh
nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời
gian đối với các khách thể quản lý.
thông tin trong quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước:

-bảo đảm cho các quyết định quản lý hành chính nhà nước có đầy đủ căn cứ khoa họ cá
tính khả thi, là yếu tố quyết định đối với vấn đề chất lượng quyết định nhà nước.
-thông tin quản lý rất đa dạng trong đó thông tin pháp lý chiếm một vị trí đặc biệt-hành
lang pháp lý cho quản lý nhà nước. nó là những thông tin bổ sung và nâng cao chất lượng
của kiểm tra trong quản lý nhà nước.
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
11
-xét về hiệu quả, sử dụng thông tin trong quản lý nhà nước gắn liền với hiệu quả của quản
lý. nó cho thấy năng lực, tính khoa học của quản lý trong thực tiễn.
thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước. để xử lý tốt các thông
tin, nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin, cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin
một cách khoa học. việc phân loại thông tin có thể dựa trên các tiêu chí.
1. phân loại theo kênh tiếp nhận.
-thông tin có hệ thống, thông tin có hệ thống là những thông tin được cập nhật theo những
chu kỳ, hệ thống định sẵn. loại quy định thông tin này có đặc điểm là thường được quy
định trước về yêu cầu, nội dung, trình tự hoặc biểu mẫu thống nhất là tuyệt đại đa số là cấp
dưới gửi lên cấp trên.
-thông tin không hệ thống là những thống tin không định kỳ, được cập nhật ngẫu nhiên
không có dự kiến trước về thời gian cũng như về nội dung diễn biến của sự kiện thường
liên quan đến những việc bất ngời xảy ra không thể lường trước được trong quá trình hoạt
động song đòi hỏi phải có sự can thiệp giải quyết của người nhận tin.
2.phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin.
-thông tin tra cứu là những thông tin đến cho người quản lý những nội dung tài liệu có tính
quy ứơc, những căn cứ, những kinh nghiệm cho sự hoạt động quản lý của họ.
-thông tin báo cáo là những thông tin về tình hình các sự kiện, các hoạt động đã và đang
xảy ra liên quan đến đối tượng bị quản lý nhằm đảm bảo điều kiện cho họ chủ đông xử lý
đúng đắn và kịp thời tình hình thực tiễn nảy sinh.
3.phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động.
-thông tin kinh tế là những thông tin phản ánh các quá trình hoạt động của mọi mặt của
lĩnh vực hoạt động kinh tế.

-thông tin chính trị-xã hội là những thông tin liên quan đến tình hình văn hóa, y tế, giáo
dục
4.theo tính chất thời điểm nội dung:
-thông tin quá khứ là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết
trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý.
-thông tin hiện hành là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra hàng
ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà nước.
-thông tin dự báo là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược
hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của
mình.
5.phân loại thông tin theo các tiêu chí khác.
-theo nguồn thông tin:
+thông tin chính thức
+thông tin không chính thức.
-theo quản lý hệ quản lý:
+thông tin từ trên xuống dưới
+thông tin từ dưới lên trên
+thông tin ngang
+thông tin liên lạc đan chéo…
-theo hướng quan hệ giữa hệ thống quản lý và đối tượng quản lý.
+thông tin trực tiếp.
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
12
+thông tin phản hồi.
-theo nội dung logic của thông tin:
+thông tin về các chủ thể quản lý
+thông tin về đối tượng quản lý
+thông tin về những thuộc tính và các quan hệ giữa chủ thể và đối tượng.
-theo hình thức thể hiện thông tin:
+thông tin qua văn bản, tài liệu

+thông tin biểu hiện qua lời nói
+thông tin biểu hiện bằng sơ đồ, đồ thị.
+thông tin biểu hiện qua ký hiệu, đồ thị.
-theo yêu cầu:
+thông tin chỉ đạo
+thông tin báo cáo
+thông tin lưu trữ
-theo chức năng
+thông tin pháp lý
+thông tin thực hiện
+thông tin dự báo
-theo vị trí:
+thông tin gốc
+thông tin phát sinh
+thông tin kết quả
+thông tin tra cứu
Câu 8
có nhiều người không đánh giá hết tầm quan trọng của việc lập chương trình kế hoạch
công tác và thực hiện quản lý cơ quan, công sở theo chương trình kế hoạch. không thể tổ
chức công việc của cơ quan công sở một cách nè nếp nếu không có kế hoạch khoa học.
chương trình kế hoạch công tác là sự xác định các mục tiêu cụ thể cần đạt được và những
bước đi cụ thể để đạt đến các mục tiêu đó. chương trình kế hoạch công tác là phương án tổ
chức các công việc trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
chương trình kế hoạch là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực
hiện các mục tiêu định hướng đó của cơ quan tổ chức trong một thời gian nhất định.
trong một môi trường đa nhân tố biến đổi vận động và phát triển không ngừng đối với hoạt
động quản lý nhà nước. chương trình kế hoạch công tác có ý nghĩa đặc điểm quan trọng.
thứ nhất, chương trình kế hoạch công tác là cơ sở để tổ chức lao động khoa học giúp cho
cán bộ công chức hoạt động có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, bố trí có trọng tâm
công việc.

thứ hai, chương trình kế hoạch công tác là phương tiện hoạt động của cơ quan, tổ chức
nhằm đảm cho những hoạt động đó diễn ra liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu
đặt ra.
thứ ba, chương trình kế hoạch công tác là phương tiện bảo đảm sự chủ động của cơ quan
tổ chức với sự biến động của môi trường, là tiền đề phát triển bền vững.
thứ tư, chương trình kế hoạch công tác phục vụ cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
13
trên thực tế, chương trình kế hoạch công tác chỉ có ý nghĩa đối với công tác quản lý hành
chính nhà nước khi nó được xây dựng khoa học hợp lý, thiết thực. chính vì vậy, tất yếu
phải đặt ra các yêu cầu đối với chương trình kế hoạch công tác.
hiện nay, một số tài liệu nghiên cứu cho rằng chương trình kế hoạch công tác phải bảo
đảm các yêu cầu, cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực cán bộ, với mục tiêu
hoạt động của cơ quan, có sự thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và có tính khả thi.
một số khác khẳng định chương trình kế hoạch công tác phải đúng đường lối, nguyên tắc,
chế độ, khoa học, linh hoạt, khả thi.
tuy chưa có sự thống nhất về yêu cầu đối với một số chương trình kế hoạch song tựu
chung chương trình kế hoạch phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản:
-phải phù hợp với chủ trương, đường lối chính sách của đảng, nhà nước;
-phảo bảo đảm tính cụ thể, chi tiết chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, những người
chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành. trong trường hợp thật cần thiết có thể nêu thêm
những chi phí cần thiết, những phương án dự phòng.
-nội dung phải được xây dựng trên căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn vững chắc, bảo đảm
thực hiện chức năng nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị, chỉ tiêu mệnh lệnh của cấp trên.
-bảo đảm tính hệ thống của chương trình kế hoạch công tác. các công việc phải được sắp
xếp có hệ thống theo trình tự ưu tiên, liên hoàn có trọng tâm trọng điểm phải ăn khớp với
chương trình, kế hoạch của tổ chức đảng, đoàn thể cấp trên, địa phương, bảo đảm sự cân
đối giữa chương trình kế hoạch năm, quý, tháng.
-phải đảm bảo có tính khả thi tránh ôm đồm, nếu quá nhiều công việc mà khả năng thực

hiện không được bao nhiêu phải phân bổ thời gian sao cho hợp lý, phải sắp xếp sap cho có
thời gian dự phòng để điều chỉnh được khi có sự kiện bất ngờ xảy ra (tính mở cửa của
chương trình kế hoạch công tác).
-nâng cao chất lượng, trình độ chuyên môn của bộ phận lập kế hoạch bảo đảm chương
trình kế hoạch công tác phải được xây dựng bởi một đội ngũ có đủ năng lực trình độ. có
thể khẳng định đây là vấn đề cốt yếu của lập chương trình kế hoạch.
-chương trình kế hoạch công tác được xây dựng với những nguyên tắc căn bản đặc thù,
quán triệt các nguyên tắc trong xây dựng kế hoạch
Câu 9
hội nghị là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc cuộc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của
một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư
vấn, kiến nghị.
trong hoạt động quản lý nhà nước các cuộc họp, hội nghị có vai trò rất quan trọng. về mục
đích các cuộc họp, mục đích thường không phải lúc nào cũng giống nhau. do vậy, muốn có
kết quả, mỗi cuộc họp đều phải được xác định mục đích thật rõ ràng.
trong điều kiện thiếu thủ tục hành chính hưũ hiệu và những văn bản pháp luật cần thiết hội
họp có ý nghĩa, vai trò thiết thực đối với hiệu quả quản lý nhà nước.
-tạo sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suất
lao động cao.
-phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị.
-khai thức trí tuệ của tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp từng ý kiến sáng tạo của
bản thân để xây dựng tổ chức vững chắc mạnh;
-phổ biến những tư tưởng, quan điểm mới, bàn bạc, thảo luận, tháo gỡ những khó khăn,
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
14
uốn nắn sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;
-nếu tổ chức tốt trong nhiều trường hợp hội họp cũng có thể đem lại những lợi ích kinh tế
đáng kể.
-bảo đảm tính chính xác của các quyết định trong hoạt động quản lý có ý nghĩa trực tiếp
đối với hiệu lực, hiệu quả quản lý.

hội họp có ý nghĩa vai trò trong quản lý nhà nước như thế nào phụ thuộc rất lớn vào vấn để
cuộc họp họp, hội nghị được tổ chức điều hành có khoa học hay không? đối với các cuộc
họp, hội nghị muốn có kết quả chúng ta có thể nêu ra một số yêu cầu:
-các cuộc họp phải có nội dung mục đích rõ ràng phải trả lời xác đáng câu hỏi việc họp có
phải là cần thiết. không nên tổ chức các cuộc họp với nội dung nghèo nàn không cần thiết.
những cuộc họp như vậy sẽ làm lãng phí thời gian của người họp và tạo nên sự ỷ lại của
người lãnh đạo, quản lý.
-các cuộc họp cần được tổ chức với một cơ cấu hợp lý về thành phần tham dự. việc triệu
tập thành phần tham dự không thích hợp có thể làm cho chất lượng cuộc họp bị hạ thấp
đồng thời cũng sẽ gây tốn kém vô ích.
-bảo đảm các yếu tố vật chất cần thiết cho cuộc họp, yếu tố này góp phần không nhỏ cho
thành công của cuộc họp ở đây cần chú ý đầy đủ các yếu tố như: chỗ ngồi, chỗ họp nhóm,
chỗ nghĩ giải lao, các phương tiện truyền tin…
-chương trình nghị sự được xây dựng khoa học, hợp lý.
-các văn bản cần thông qua tại cuộc họp và các tài liệu cần thiết phải được chuẩn bị chu
đáo.
-nắm vững những yêu cầu chính trong quá trình thảo luận tại cuộc họp để không đi xa
trọng tâm đã để ra.
-cân đối thời gian cho cuộc họp, hội nghị.
-dự tính, dự báo được các tình huống phát sinh trong cuộc họp, hội nghị.
kết quả của cuộc họp là sự tổng hợp của nhiều yếu tố trong đó kỹ năng điều hành của
người điều khiển có một vai trò quan trọng.
Câu 10
tiếp khách là một khái niệm rộng, đa dạng có thể tiếp cận trừ nhiều góc độ. tiếp khách có
thể được quan niệm là "phương tiện thiết lập, củng cố hoặc phá vỡ các mối quan hệ xã
hội"; "tiếp khách là nghệ thuật xã giao"; tiếp khách là ”hoạt động gặp gỡ, giao tiếp trao đổi
giữa một bên chủ thể được gọi là chủ nhà với các chủ thể khác đã có quan hệ hoặc chưa có
quan hệ, liên hệ trước đó".
tiếp khác trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước có ý nghĩa riêng, có tính nghi lễ
được quy định chặt chẽ. trong tổ chức hoạt động nhà nước tiếp khách là một trong những

nghi lễ, một công cụ quan trọng để nhà nước tiếp xúc với các cá nhân tổ chức trong và
ngoài nước.
cùng với hoạt động tiếp khách, cơ quan nhà nước còn phải thực hiện công tác tiếp công
dân. tiếp công dân là hoạt động định kỳ của cơ quan nhà nước do luật định để tìm hiểu tâm
tư nguyện vọng, ý kiến phản ánh của công dân về các vấn đề liên quan đến thẩm quyền
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
hoạt động tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong hoạt động quản
lý nhà nước.
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
15
-bảo đảm hoạt động thông suốt đối với các hệ quả của quá trình quản lý.
-tạo ra cầu nối, liên hệ với môi trường bên ngoài phục vụ có hiệu quả cho việc thực hiện
chức năng nhiệm vụ của cơ quan đơn vị.
-giúp các nhà quản lý có điều kiện, xem xét đánh giá hiệu quả của công việc từ phía bên
ngoài.
-bảo đảm cơ chế dân chủ trong hoạt động.
-con đường biện pháp để khắc phục những sai sót, yếu kém trong hoạt động qua tiếp thu
các kiến nghị, đề xuất đặc biệt là của công dân.
-góp phần củng cố niềm tin của quần chúng đối với nhà nước, chính quyền.
-khằng định vị trí của cơ quan, đơn vị trong hệ thống chủ thể quản lý….
(có thể bổ sung các ý nghĩa khác hoặc phân ra theo hai nội dung ý nghĩa của tiếp khách và
tiếp công dân các ý đã nêu chỉ có tính chất cơ bản).
tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà
nước. chính vì vấn đề xuất phát là đại diện nhà nước, cơ quan nhà nước hoạt động tiếp
khách, tiếp công dân phải có các yêu câù riêng có.
# yêu cầu chung:
-chủ động tiếp khách, tiếp công dân .
-bảo đảm thời gian thích hợp tiếp khách, tiếp công dân.
-bảo đảm các yếu tố vật chất tối thiểu cho công tác tiếp khách, tiếp công dân.
-người được giao nhiệm vụ tiếp khách có các kỹ năng cần thiết (truyền thống, nghi thức

nhà nước).
-đảm bảo tính trang trọng, lịch sự trong giao tiếp.
* yêu cầu riêng:
1.yêu cầu với tiếp khách:
-bảo đảm nguyên tắc "vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi", tôn trọng khách.
-bảo đảm tính trạng trọng vị thế của cơ quan đơn vị.
-phân công, sắp xếp thời gian tiếp khách phù hợp với từng loại khách cũng như người tiếp
khách.
-tạo ra cơ hội xác lập các mối liên hệ, giao dịch.
2.yêu cầu đối với những công tác tiếp công dân:
-những người tiếp công dân là những người có thẩm quyền tiếp công dân;
-tôn trọng công dân;
-phá dỡ các rào cản giữa cơ quan công quyền với dân, khắc phục tình trạng tiếp công dân
mang tính hình thức.
-người tiếp dân biết lắng nghe dân, gần dân tạo ra sự tin tưởng ở dân.
đứng trên góc độ nghiệp vụ kỹ thuật hành chính văn phòng tiếp khách, tiếp công dân là
một nghiệp đặc biệt đòi hỏi những kỹ năng riêng mà bộ phận có trách nhiệm phải quan
tâm. các kỹ năng này rất da dạng và trên thực tế việc liệt kê đầy đủ đến các kỹ năng cơ bản
nhất, quan trọng nhất.
trước hết là kỹ năng phân loại đối tượng cần tiếp. kỹ năng này là cơ sở để bố trí những
người thực hiện công tác tiếp khách, tiếp công dân thích hợp, hiệu quả.
thứ hai là kỹ năng gia tiếp. đây là một kỹ năng tổng hợp và thiết yếu nhất trong quan hệ xã
hội. kỹ năng giao tiếp bao gồm hàng loạt kỹ năng khác cụ thể: kỹ năng lắng nghe, kỹ năng
"phụ hoạ", kỹ năng định hướng giao tiếp…
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
16
thứ ba là kỹ năng định hướng mục tiêu phục vụ mục tiêu. mục tiêu ở đây xét cả về hai phía
người tiếp và người được tiếp.
thứ tư, kỹ năng kết thúc vấn đề lúc thích hợp.
thứ năm, kỹ năng nhận diện toàn cục vấn đề.

Câu 11
hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan, đơn vị. làm tốt công
tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả làm việc của cơ
quan tổ chức.
trong hoạt động của các cơ quan tổ chức chức năng hậu cần của cơ quan văn phòng có
nhiều ý nghĩa đối với văn phòng nói riêng và cơ quan, tổ chức nói chung.
-tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức.
-tăng cường khả năng sử dụng các trang thiết bị trong văn phòng cơ quan. các điều kiện
vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị … nếu được quản lý sắp xếp, phân phối
khoa học hợp lý sẽ là trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hoá những hoạt động của con người
tăng cường hiệu năng của thiết bị.
-thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng. công tác hậu cần đảm bảo các điều
kiện cần thiết cho sự điều hành hoạt động của cơ quan. các điều kiện này được cung ứng
kịp thời, đầy đủ, tương thích góp phần tiết kiệm sức người, sức của và các khoản phụ phí
không cần thiết.
-nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức. năng suất lao động của cơ quan tổ
chức chịu ảnh hưởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có các yếu tố vật chất là đối
tượng quản lý, phân phối, sắp xếp của công tác hậu cần.
những nội dung cơ bản của công tác hậu cần:
-quản lý chi tiêu kinh phí. đây là một nội dung lớn bao gồm nhiều nội dung chi tiết, cụ thể.
nội dung chi tiêu hành chính sự nghiệp: lương chính, phụ cấp lương, công tác phí, công vụ
phí, văn phòng phẩm, nghiệp vụ phí và các khoản chi tiêu nghiệp vụ khác theo quy định
của nhà nước.
-quản lý biên chế quỹ lương, quản lý tài sản cố định, quản lý vật tư, hàng hoá, vật rẻ tiền
mau hỏng .
*quản lý biên chế quỹ lương hành chính sự nghiệp.
-nắm vững chỉ tiêu biên chế;
-kế hoạch hoá quỹ lương;
-cấp phát và chi trả lương cho các đối tượng;
-quyết toán quỹ lương;

*quản lý tài sản cố định
-tài sản cố định trong cơ quan là hệ thống nhà xưởng, các thiết bị máy móc, phương tiện
kỹ thuật và các phương tiện vận chuyển. đó là những tài sản có giá trị lớn, quyết định khả
năng hoạt động của cơ quan nên cần được quản lý sử dụng sao cho có hiệu quả nhất.
để quản lý tài sản cố định văn phòng thực hiện nhiều tác nghiệp vụ cụ thể: phân loại tài
sản cố định, lập hồ sơ tài sản cố định, lập sổ sách ghi chép, theo dõi kịp thời việc xuất
nhập và sử dụng, sửa chữa, nắm chắc số lượng, chất lượng; có quy chế quản lý, giao nhận
trong quá trình sử dụng và quy định chế độ trách nhiệm vật chất đối với việc sử dụng tài
sản cố định; thực hiện việc kiểm kê cuối năm để đánh giá chất lượng và nắm vững số
lượng tài sản, quản lý vật tư, hàng hoá, vật rẻ tiền mau hỏng.
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
17
*đảm bảo các điều kiện làm việc cho cơ quan. văn phòng có trách nhiệm bảo đảm việc bố
trí phòng làm việc cho cán bộ, công chức cho hợp lý, khoa học; bảo đảm đầy đủ, kịp thời
các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
*các loại công vụ khác của công tác hậu cần
-phục vụ xe cộ, phương tiện đi lại công tác của cán bộ lãnh đạo;
-phục vụ nước uống hàng ngày cho các phòng làm việc;
-phục vụ việc tiếp khách của cơ quan;
-phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của các cuộc họp;
-phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơ quan;
-phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ.
-bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan.
Câu 12
tổ chức lao động khoa học là việc vận dụng các thành tựu khoa học và kinh nghiệm thực
tiễn để đảm bảo kết hợp các yếu tố vật chất kỹ thuật, con người một cách tốt nhất trong
quá trình lao động nhằm đạt được hiệu quả lao động, tăng năng suất, đảm bảo sức khoẻ và
khơi dạy sự hăng hái lao động.
tổ chức lao động khoa học là vấn đề đặt ra đối với mọi cơ quan, tổ chức, là vấn đề quan
tâm hàng đầu đối với các nhà quản lý, là tiêu chí đánh giá năng lực của nhà quản lý. chúng

ta sẽ đi cắt nghĩa về lý do phải tổ chức lao động khoa học đối với các cơ quan,đơn vị,
doanh nghiệp.
thứ nhất, mỗi cơ quan tổ chức có một nguồn lực nhất định. đó là nguồn tài lực, nguồn vật
lực và nguồn nhân lực. các nguồn lực này sẽ phát huy vai trò như thế nào phục vụ cho hoạt
động của tổ chức ra sao phụ thuộc vaò vấn đề bố trí và sử dụng. tổ chức lao động khoa học
chính là biện pháp không thể thay thế để sử dụng bố trí hợp lý các nguồn lực của cơ quan
tổ chức.
thứ hai, tổ chức lao động khoa học là cơ sở bảo đảm sự vận hành thông suốt, liên tục của
cơ quan, đơn vị khắc phục mọi sự gián đoạn chậm trễ.
thứ ba, tổ chức lao động khoa học là tiền đề để phát triển con người trong công vụ, doanh
nghiệp. tổ chức lao động khoa học sử dụng đúng người, đúng việc, bố trí cán bộ công chức
nhân viên hợp lý tạo ra động cơ, tâm lý tốt trong hoạt động; từ đó học có đóng góp thiết
thực cho cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.
thứ tư, tổ chức lao động khoa học tạo ra sự thích nghi của tổ chức trước sự biến động của
môi trường. đó là cơ sở của vấn đề phát triển bền vững.
thứ năm đây là hệ quả mang tính chất tổng hợp, tổ chức lao động khoa học nâng cao năng
suất lao động hiệu lực hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. trong thời đại ngày nay
vấn đề hiệu quả hoạt động là vấn đề ưu tiên hàng đầu. và con đường đi đến hiệu quả không
thể là con đường nào khác ngoài tổ chức lao động khoa học nói như deming "tổ chức nào
đang loay hoay tìm hiệu quả thì tổ chức lao động khoa học là ánh sáng cuối đường hầm".
tổ chức lao động khoa học là tất yếu đối với mọi cơ quan tổ chức nêu muốn hoạt động hiệu
quả phát triển ổn định bền vững như nội dung tổ chức lao động khoa học như thế nào? đối
với mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thì vấn đề tổ chức có sự khác biệt. ở đây, chỉ nêu ra
những nội dung chung nhất có thể áp dụng cho mọi tổ chức.
-chia các công việc, các nhiệm vụ phải thực hiện thành những vấn đề, nhiệm vụ cụ thể
theo yêu cầu vận hành sao cho công viẹc có thể giải quyết đúng yêu cầu đặt ra.
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
18
-tập hợp các nhiệm vụ đã được xác định thành các vị trí để điều hành theo một trật tự thích
hợp. các vị trí này phải thoả mãn yêu cầu quản lý được và có liên hệ với nhau trong quá

trình giải quyêt các công việc đặt ra.
như thế đối với nội dung này các nhà quản lý có trách nhiệm phản làm sáng tỏ vị trí của
các nhiệm vụ do mình đề ra và sắo xếp trong cơ quan, đơn vị, tổ chức. điều này rất có ý
nghĩa, bởi lẽ chính nó sẽ cho phép nhà quản lý nắm được toàn bộ quá trình vận hành công
việc trong cơ quan tổ chức và điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
-lựa chọn nhân sự bộ phận thực hiện các nhiệm vụ;
-bố trí các điều kiện vật chất và các điều kiện khác phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ.
-xây dựng cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức gắn mục tiêu của tổ chức với
mục tiêu chung.
-bố trí nhân sự dựa trên các nguyên tắc cơ bản về quyền hạn và trách nhiệm; nguyên tắc
thay thế lẫn nhau, nguyên tắc hình chóp.
-xây dựng mối liên hệ công tác giữa các bộ phạn trong cơ quan, tổ chức với các nhà quản
lý tạo ra sự thống nhất nội bộ.
*các biện pháp tổ chức lao động khoa học phải phù hợp với chức năng nhiệm vụ của cơ
quan, chương trình kế hoạch công tác quy hoạch kế hoạch của đơn vị tạo lên sự phối hợp
tác động tương hỗ thúc đẩy sự phát triển của tổ chức.
công tác văn thư
Câu 13:
công văn của cục lưu trữ nhà nước số 55/cv/tccb ngày 01/03/1991 về hướng dẫn thực hiện
quyết định số 24-ct của chủ tịch hội đồng bộ trưởng đã đưa ra quan điểm về công tác văn
thư như sau: "công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá
trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan. mục đích chính của công
tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. những tài liệu, văn kiện được soạn thảo quản
lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm
cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả".
đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được. làm tốt
công tác văn thư sẽ bảo đảm cho hoạt động này có những ý nghĩa sau đây.
-công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan giúp cho việc giải
quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất chất lượng
đúng đường lối chính sách, đúng nguyên tắc chế độ.

-công tác văn thư tốt sẽ bảo đảm giữ gìn bí mật của đảng và nhà nước, ngăn chặn việc sử
dụng công văn, giấy tờ con dấu của cơ quan để làm những việc phi pháp.
-công tác văn thư có nề nếp sẽ góp phần giảm bớt những công văn, giấy tờ không cần
thiết, tiết kiệm được công sức và tiền của.
ngoài ra, công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để
phục vụ tra cứu giải quyết công việc trước mắt và nộp lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng
lâu dài.
nội dung của công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc:
1-xây dựng và ban hành các văn bản:
-soạn thảo văn bản
-duyệt văn bản
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
19
-đánh máy, nhân bản
-ký, ban hành văn bản
2-tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan:
-tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
-tổ chức chuyển giao văn bản đi
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.
-tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.
3-tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
-đóng dấu văn bản.
-quản lý và bảo quản con dấu.
Câu 14
công tác văn thư bao gồm các khâu nghiệp vụ chủ yếu sau đây:
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ.
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.

-tổ chức quản lý sử dụng con dấu.
-công tác lặp hồ sơ.
-ứng dụng công nghệ tin học trong công tác văn thư
các nghiệp vụ chủ yếu trên nhìn trung có nội dung quy trình thực hiện phức tạp. chính vì
vậy trong khuôn khổ một bài viết nhỏ chỉ có thể trình bày những nét khái quát chung nhất
của mỗi nghiệp vụ.
1. tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
nghiệp vụ này được thực hiện dựa trên một số nguyên tắc: nguyên tắc mọi văn bản đến
đều phải qua văn thư cơ quan; nguyên tắc chuyển văn bản đến cho thủ trưởng cơ quan
chánh văn phòng trước khi phân phối cho các cá nhân đơn vị giải quyết; nguyên tắc giao
nhận và nguyên tắc giải quyết văn bản đến; nhanh chóng, chính xác, bảo đảm bí mật.
quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến gồm 8 bước.
+nhận văn bản đến: kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản .
+sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn bản được chia thành hai loại.
-loại không phải bóc bì: thường báo tin, sách báo, thư đích danh, văn bản của đảng, đoàn
thể, văn bản mật.
-loại phải bóc bì. các văn bản còn lại.
+bóc bì văn bản: bảo đảm nguyên tắc ưu tiên.
-bóc đúng các bước bảo đảm sự nguyên vẹn của văn bản.
-có sự đối chiếu kiểm tra văn bản thực tế với thông tin trên bì và phiếu gửi.
+đóng dấu đến, số đến ngày đến: dấu đến được đóng dưới số ký hiệu hoặc khoảng trống
giữa tác giả và tiêu đề.
+vào sôe đăng ký:
-ghi lại những điểm cốt yếu của văn bản.
-có ba hình thức đăng ký, đăng ký bằng sổ, đăng ký bằng kẻ và đăng ký bằng máy vi tính.
+trình văn bản:
-tuỳ thuộc vào chế độ văn thư ở mỗi cơ quan.
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
20
+chuyển giao văn bản:

-bảo đảm đúng đối tượng, kịp thời, thích ứng.
+theo dõi việc giải quyết văn bản đến:
2.tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi:
mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua văn thư để đăng ký vào sổ và làm thủ tục
phát hành thủ tục, phát hành chỉ được thực hiện đối với các văn bản đạt yêu cầu nội dung
và hình thức.
quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:
1-soát lại văn bản:
-kiểm tra tính toán hoàn thiện của văn bản.
2-vào sổ đăng ký văn bản đi.
-ghi số của văn bản: số văn bản được ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01đến hết
ngày 31 tháng 12 mỗi năm; có thể đánh số chung hoặc cho từng loại.
-ghi ngày, tháng của văn bản: nguyên tắc chung văn bản gửi đi ngày nào gửi đi ngày ấy.
văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật đề ngày, tháng là thời điểm ký
ban hành.
-đóng dấu: bảo đảm các nguyên tắc đóng dấu.
-vào sổ văn bản đi chính xác, rõ ràng, ngắn gọn các điểm cần thiết của văn bản đi.
3-chuyển giao văn bản đi:
chuyển giao kịp thời, đúng địa chỉ bảo đảm an toàn đối với văn bản đi.
4-lưu văn bản đi: lưu tại bộ phận soạn thảo 01 bản, lưu tại văn thư cơ quan 01 bản.
3.tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ: áp dụng các nguyên lý chung của mỗi văn
bản nơi quản lý văn bản.
4.tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật:
nghiệp vụ này thực hiện với các nguyên tắc đặc thù:
-xác định đúng mức độ mật.
-thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, giao nhận, vận
chuyển và tiêu huỷ các văn bản mật.
-văn thư cơ quan không được phân công nhiệm vụ phụ trách văn bản mật chỉ vào sổ bì
ngoài văn bản và chuyển giao cho bộ phận có trách nhiệm giải quyết.
-việc chuyển giao văn bản mật phải bảo đảm an toàn theo quy định của nhà nước, có ký

nhận kiểm soát đối chiếu nghiêm ngặt.
-văn bản tuyệt mật, tối mật phải niêm phong chỉ thủ trưởng cơ quan và những người được
uỷ quyền mới được bóc văn bản.
-đăng ký vào sổ: lập hồ sơ chung cho văn bản mật và chia làm 2 phần: văn bản mật đi và
văn bản mật đến.
5-tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
quản lý và sử dụng con dấu là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư, là vấn đề
liên quan đến quyền lực của cơ quan.
việc đóng dấu phải bảo đảm các quy định : - nội dung con dấu phải trung với tên cơ quan
ban hành văn bản;
-đóng dâú vào những văn bản có chữ ký chính thức, đúng thẩm quyền, không đóng dấu
khống;
-đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định về mẫu mực dấu.
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
21
-việc quản lý con dấu tuân theo chế độ quản lý đặc biệt.
-người quản lý con dấu do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng quyết định và phải
có tiêu chuẩn về nghiệp vụ và phẩm chất theo quy định.
-việc quản lý con dấu được đảm bảo bằng các thiết bị an toàn, không được mang dấu về
nhà, đi công tác (trừ trường hợp đặc biệt).
6-công tác lập hồ sơ.
-lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư.
-trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên
tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ.
vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. danh mục hồ sơ là
bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và được duyệt
theo một chế độ nhất định. danh mục hồ sơ có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm sự
thống nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí nhân lực và các điều kiện vật chất
cho công tác này được thuận lợi.
quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây:

-mở hồ sơ: cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề.
-phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ.
-sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ.
-biên mục hồ sơ.
-đóng quyển
-nộp lưu hồ sơ.
để đổi mới công tác văn thư hiện nay đòi hỏi phải có sự đổi mới trên nhiều phương diện,
liên quan đến nhiều chủ thể.
-trước hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật, điều chỉnh hướng dẫn công tác
văn thư. một hệ thống pháp luật yếu, thiếu , không khoa học, không hợp lý dẫn đến sự yếu
kém của công tác văn thư.
-đổi mới quan niệm tư duy về công tác văn thư, vai trò của công tác văn thư.
-xây dựng các tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất cân thiết đối với cán bộ nhân viên văn
phòng trong tình hình mới.
-đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học về công tác văn thư thẩm định và áp dụng vào
thực tiễn.
-áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư.
Câu 15
ở đây cần có sự thống nhất về cách hiểu khái niệm "công văn đến". khái niệm công văn có
thể được nhìn nhận trên hai góc độ: theo nghĩa hẹp công văn là khái niệm chỉ tên loại văn
bản, theo nghĩa rộng nó liên quan đến công văn, giấy tờ nói chung tức là các văn bản tài
liệu. trong nội dung câu hỏi cần hiểu tổ chức giải quyết và quản lý "công văn đến" là tổ
chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
nghiệp vụ này được thực hiện dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau đây:
-mọi công dân đến đều phải qua văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất.
-công văn đến phải chuyển đến thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc trưởng phòng
hành chính trước khi phân phối cho các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
-khi tiếp nhận chuyển giao văn bản phải được bàn giao, ký nhận rõ ràng.
-khi giải quyết văn bản phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án

22
mật theo các quy định của nhà nước.
phương pháp tổ chức giải quyết và quản lý "công văn đến" là cách thức , biện pháp mà bộ
phận văn thư sử dụng để thực hiện nghiệp vụ này. thực chất ở đây là vấn đề quy trình tổ
chức giải quyết văn bản đế nhưng đi sâu vào nội dung phải làm như thế nào?
-nhận văn bản đến: văn thư kiểm tra bì của văn bản xem có đúng địa chỉ hay không?
phong bì thư có bị bóc trước không?
-sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn thư căn cứ vào các tiêu chuẩn đề phận loại văn bản
đến chủ yếu văn thư làm theo tiêu chí loại không phải bóc bì và loại phải bóc bì.
-bóc bì văn bản: văn thư lựa chọn công văn nào vần phải bóc trước.
+bóc bì văn bản bằng phương pháp thủ công hoặc bằng máy bóc bì văn bản.
-đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến.
+dấu đến phải đóng rõ ràng thống nhất vào khoảng trống dưới số, ký hiệu, trích yếu hoặc
khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề công văn
-vào sổ đăng ký:
+văn thư căn cứ vào các yếu tố thể thức của công văn đến ghi lại các thông tin cơ bản về
số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu…
+theo quy chế hoạt động của cơ quan, số lượng văn bản đến văn thư lựa chọn hình thức
đăng ký cho phù hợp: đăng ký cho phù hợp: đăng ký bằng thẻ và đăng ký bằng máy vi
tính.
-trình văn bản: chế độ trình văn bản được thực hiện theo chế độ văn thư của từng cơ quan.
-chuyển giao văn bản: văn thư đóng vai trò là người chuyển giao văn bản.
-chuyển giao trực tiếp hoặc chuyển giao bằng hệ thống băng chuyền tự động; hệ thống vận
chuyển bằng hơi nén.
-theo dõi giải quyết văn bản: quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến được quy
định chặt chẽ trong thực tế có nhiều sai phạm. cụ thể là:
-tình trạng thiếu tôn trọng các bước trong quá trình làm theo các thói quen hành chính.
-thực hiện một số khâu bước mang tính chất hình thức không đạt yêu cầu: nhận văn bản,
bóc bì và đăng ký vào sổ.
-chế độ trình văn bản nhiều nơi áp dụng thiếu khoa học, máy móc để dồn công văn đến

cho lãnh đạo; chuyển văn bản đến không đúng đơn vị, cá nhân có trách nhiệm.
Câu 16
những nguyên tắc chuyển giao văn bản đi:
-mọi công văn đi đều phải qua văn thư, đăng ký, đóng dẫn và làm các thủ tục gửi đi.
-văn thư chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định sạch
sẽ, không sửa chữa, tẩy xoá và phải kiểm tra thủ tục hành chính đăng ký số, ngày tháng
của văn bản trước khi truyển bộ phận đánh máy nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu
cầu.
#các bước tiến hành nghiệp vụ:
-bước 1: soát lại văn bản: kiểm tra các phần và thể thức văn bản đã đúng quy định của
pháp luật. nếu phát hiện có sai sót thì báo với người có trách nhiệm sửa chữa hoàn thiện.
-bước 2: vào sổ đăng ký vă bản đi.
+ghi số của văn bản: số văn bản được ghi liên tục từ số 01 bắt đầu vào ngày 01 - 01 đến
ngày 31 - 12 mỗi năm.
+ghi ngày tháng của văn bản: về nguyên tắc văn bản gửi đi ngày nào thì ghi ngày ấy. ngày
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
23
tháng được ghi ở phía trên đầu văn bản để tiện việc vào sổ, việc sắp xếp lưu trữ và tìm
kiếm văn bản. đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật thì đề
ngày là thời điểm ký ban hành.
+đóng dấu: văn bản phải có chữ ký hợp lệ mới đóng dấu không được đóng dấu không. dấu
đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái chữ ký.
+vào sổ văn bản đi cần đầy đủ chính xác, rõ ràng vào từng cột mục những điểm cần thiết
của văn bản để số ký hiệu, ngày tháng nơi gửi nơi nhận…
-bước 3: chuyển giao văn bản đi.
văn bản phải được chuyển ngay trong ngày, chậm nhất là vào sáng ngày hôm sau ngày làm
thủ tục phát hành. riêng văn bản có mức độ khẩn thì văn thư làm thủ tục phát hành ngày
khi nhận được văn bản thì các bộ phận đơn vị.
văn bản được gửi trực tiếp hoặc gửi bằng đường bưu điện nhưng phải có sổ chuyển giao
văn bản và người nhận phải ký vào sổ.

bì đựng văn bản tuên theo các quy định về kích thước của bưu điện. bì văn bản ghi rõ ràng
tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận văn bản số, ký hiệu số lượng văn bản (nếu
có).
chỉ gửi văn bản cho những cơ quan được nêu trong phần nơi nhận. sau khi văn bản, đưa
văn bản lên mạng tin học và phải bảo đảm các yêu cầu về thể thức.
-bước 4: công văn đi được lưu ít nhất 2 bản một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở
cấp thừa hành; 01 bản lưu văn thư tra tìm phục vụ khi cần thiết.
khuyết điểm lớn nhất là ở bước soát lại văn bản. đây là bước kiểm tra các phần, thể thức
xem đã đúng theo các quy định của pháp luật chưa. nó có vai trò quan trọng đến hiệu lực,
hiệu quả thực hiện văn bản, giá trị pháp lý của văn bản. tuy nhiên bước này còn thực hiện
đại khái. đó là nguyên nhân các văn bản đi còn có tình trạng sai thiếu vi phạm các yêu cầu
về thể thức không bảo đảm các yêu cầu về nội dung kỹ thuật soạn thảo ngôn ngữ.
-bước vào sổ đăng ký văn bản đi cũng được thực hiện chưa tốt việt đăng ký vào sổ nhiều
khi mang tính hình thức không rõ ràng không chính xác dẫn đến khó khăn khi nghiên cứu
tìm hiểu, kiểm tra…
Câu 17
các nguyên tắc tổ chức quản lý công văn nội bộ và mật.
các văn bản nội bộ phải qua văn thư cơ quan để vào sổ đăng ký thống nhất quản lý.
-văn bản phải được chuyển giao cho những người có trách nhiệm phải giải quyết quản lý
đúng thẩm quyền.
-việc chuyển giao phải được ký nhận rõ ràng.
-thực hiện các quy định của nhà nước về phổ biến, lưu hành tìm hiểu sử dụng, tiếp nhận,
chuyển giao, tiêu huỷ văn bản mật.
phương pháp tổ chức quản lý văn bản nội bộ.
-vào sổ đăng ký văn bản nội bộ: mỗi loại văn bản nội bộ cũng phải vào sổ đăng ký riêng
trong đó nêu rõ: số, ký hiệu, ngày tháng ký, người ký trích yếu nội dung, người nhận, nơi
nhận, ký nhận.
-lập hồ sơ: tuỳ nội dung, tính chất của từng loại văn bản và tiểu huỷ những công văn
không còn giá trị.
phương pháp tổ chức quản lý văn bản mật.

-vào sổ đăng ký: văn thư cơ quan không được giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật thì chỉ
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
24
vào sổ bì ngoài bì văn bản. bì văn bản mật có "dấu chỉ người có tên mới được bóc bì" văn
thư cơ quan cũng chỉ vào sổ ngoài bì. chỉ bộ phận được giao nhiệm vụ phụ trách văn bản
mật mới đăng ký vào sổ bì trong văn bản.
-những người được giao nhiệm vụ cung cấp phổ biến tài liệu mật phải thực hiện đúng các
quy định về chế độ bảo mật. các cơ quan tổ chức có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu
mật phải được sự cho phép của thủ trưởng cơ quan có tài liệu mật. việc sao chụp tài liệu
mật phải đăng ký với văn thư: phiếu đăng ký phải ghi rõ nội dung sao chụp, số lượng, mục
đích họ tên người sử dụng, địa chỉ. văn thư thực hiện đúng quy định vào sổ lưu phiếu đăng
ký à chịu trách nhiệm về công tác bảo mật ở khâu mình thực hiện.
-tài liệu mật được bảo quản trong các thiết bị an toàn (hòm kết). tài liệu "tuyệt đối", ”tối
mật" được bảo quản ở những hồ sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan
quyết định.
-các công văn mật được lưu trong hồ sơ riêng. việc lập hồ sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo
của thủ trưởng cơ quan.
-tiêu huỷ: các bản in thử, giấy nến, giấy than liên quan đến tài liệu mật không cần lưu phải
tiêu huỷ.
nhìn chung việc quản lý văn bản mật ở nước ta cho đến nay được thực hiện có hiệu quả
bảo đảm được bí mật của đảng, của nhà nước trong điều kiện giao lưu quốc tế và quốc tế
hoá đang phát triển mạnh trên thế giới. tuy nhiên do một số yếu kém về chất lượng của đội
ngũ nhân viên văn thư phục trách về công tác bảo mật dẫn đến có những sai phạm trong
quá trình đăng ký vào sổ quản lý văn bản mật vi phạm quyền hạn gây nên các xao trộn
trong hoạt động quản lý (mặc dù hậu quả không lớn).
đối với việc quản lý văn bản nội bộ có thể thấy tình hình chung là chưa được quan tâm
đúng mức chưa thấy hết ý nghĩa của việc quản lý văn bản nội bộ. từ đó dẫn đến việc nhân
viên phụ trách kiêm nhiệm tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất không đáp ưngs được yêu
cầu.
Câu 18

quản lý văn bản thực chất là quá trình vận dụng các công cụ, các phương pháp quản lý để
nắm vững về số lượng nội dung, tình trạng vật lý, hiệu lực pháp lý, lịch sử của các văn bản
trong qúa trình hoạt động của cơ quan đơn vị.
#việc quản lý văn bản trong cơ quan nhằm hai mục đích.
*quản lý văn bản để quản lý công việc để có cơ sở kiểm tra, theo dõi, chỉ đạo và đánh giá
hoạt động của cơ quan.
*bảo vệ được các bí mật của cơ quan nhà nước .
nguyên tắc quản lý văn bản.
*quản lý văn bản theo hệ thống của chúng. hệ thống văn bản được hình thành do quan hệ
giữa các cơ quan đơn vị tạo lập và sử dụng văn bản học theo chức năng của cơ quan, đơn
vị. quản lý theo hệ thống là điều kiện quan trọng để quản lý toàn diện tổng hợp đối với văn
bản, tạo tiền đề để đánh giá tài liệu văn bản chính xác khoa học.
*nguyên tắc giá trị văn bản, giá trị của văn bản rất đa dạng, không đồng nhất. các văn bản
khác nhau về hiệu lực pháp lý, thời hiệu áp dụng, tính chất thông tin. quản lý theo giá trị
mới tạo ra tổ chức bộ máy quản lý khoa học, phân công phân cấp hợp lý trong quản lý văn
bản.
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
25
*nguyên tắc thời điểm ban hành, hình thành. thời điểm hình thành phản ánh tiến triển của
công việc trong thực tế. các văn bản được hình thành trong các thời điểm đặc biệt có
những giá trị đặc biệt. chính vì vậy việc quản lý phải căn cứ vào thời điểm hình thành.
nguyên tắc này trong một số tài liệu còn được gọi là nguyên tắc tính lịch sử.
#nội dung của công tác quản lý văn bản.
*đăng ký vào sổ: việc đăng ký vào sổ là một nội dung quan trọng trong quản lý văn bản.
đó là sự ghi chép lại những điểm cần thiết của văn bản. việc đăng ký vào sổ phải bảo đảm
chính xác, rõ ràng, đầy đủ. đăng ký vào sổ giúp cho cơ quan nắm được số lượng văn bản
chủ thể, nội dung hiệu lực và các phương diện quan trọng khác của việc văn bản.
*lập hồ sơ (tham khảo ở câu 7, cầu 8, câu 2)
hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một
sự kiện hoặc một đối tượng cụ thể hoặc có chung một đặc điểm về thể loại hoặc về tác

giả… được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của thuộc chức năng nhiệm vụ
cụ thể của một số cơ quan, một cá nhân.
lập hồ sơ là quá trình tập hợp, lựa chọn sắp xếp các văn bản hình thành các hồ sơ trong
quá trình giải quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp nhất định.
công tác lập hồ sơ.
-lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư.
-trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên
tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ.
vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. danh mục hồ sơ là
bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và được duyệt
theo một chế độ nhất định. danh mục hồ sơ có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm sự
thống nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí nhân lực và các điều kiện vật chất
cho công tác này được thuận lợi.
quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây:
-mở hồ sơ: cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề.
-phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ.
-sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ.
-biên mục hồ sơ.
-đóng quyển
-nộp lưu hồ sơ.
để đổi mới công tác văn thư hiện nay đòi hỏi phải có sự đổi mới trên nhiều phương diện,
liên quan đến nhiều chủ thể.
-trước hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật, điều chỉnh hướng dẫn công tác
văn thư. một hệ thống pháp luật yếu, thiếu , không khoa học, không hợp lý dẫn đến sự yếu
kém của công tác văn thư.
-đổi mới quan niệm tư duy về công tác văn thư, vai trò của công tác văn thư.
-xây dựng các tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất cân thiết đối với cán bộ nhân viên văn
phòng trong tình hình mới.
-đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học về công tác văn thư thẩm định và áp dụng vào
thực tiễn.

-áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư.
vị trí tác dụng của công tác lập hồ sơ.