KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH KAIZEN

1
KYÕ NAÊNG
THUYEÁT
TRÌNH
KAIZEN
2
KỸÙ NĂNG THUYẾT TRÌNH
KỸÙ NĂNG THUYẾT TRÌNH


KAIZEN
KAIZEN

Đối tượng học viên: Khóa học dành cho các thợ vận
hành khi trình bày các đề tài Kaizen

Phần I: Lý thuyết về phương pháp và các kỹ thuật sử
dụng trong trình bày các đề tài Kaizen

Phần II: Xem mẫu về trình bày Kaizen

Phần III: Cá nhân thực hành trình bày Kaizen
3
MỤC ĐÍCH VÀ MONG ĐI VỀ
MỤC ĐÍCH VÀ MONG ĐI VỀ
KỸÙ NĂNG THUYẾT TRÌNH
KỸÙ NĂNG THUYẾT TRÌNH
KAIZEN
KAIZEN

Hiểu về nguyên lý chung

Hiểu về nguyên lý chung
đối với việc thuyết trình
đối với việc thuyết trình

Cách chuẩn bò một bài
Cách chuẩn bò một bài
thuyết trình Kaizen
thuyết trình Kaizen

Cách trình bày một bài
Cách trình bày một bài
thuyết trình Kaizen
thuyết trình Kaizen

CÓ THỂ THUYẾT TRÌNH
MỘT CÁCH HIỆU QUẢ
MỘT CHỦ ĐỀ KAIZEN

TỰ TIN HƠN TRONG
THUYẾT TRÌNH

THUYẾT PHỤC ĐƯC
NGƯỜI NGHE ỦNG HỘ
BẠN
MONG ĐỘIMỤC ĐÍCH
4
TÂM LÝ TRƯỚC KHI TRÌNH BÀY
TÂM LÝ TRƯỚC KHI TRÌNH BÀY

TÔI S NHẤT LÀ GÌ
TÔI S NHẤT LÀ GÌ
?
?

Sợ phải nói trước công chúng
Sợ phải nói trước công chúng

Sợ họ không hiểu tôi nói gì
Sợ họ không hiểu tôi nói gì

Sợ việc trình bày của tôi
Sợ việc trình bày của tôi
không hấp dẫn người nghe
không hấp dẫn người nghe

Sợ trình bày quá thời gian cho
Sợ trình bày quá thời gian cho
phép
phép

Sợ bò đặt câu hỏi và không
Sợ bò đặt câu hỏi và không
trả lời được
trả lời được
Bạn sẽ thấy yên tâm
nếu:
- Đọc, nghe, hiểu, luyện
tập thường xuyên kỹ
năng thuyết trình sau

đây . . .
5
Một bản thuyết trình Kaizen
Một bản thuyết trình Kaizen
thường nêu phải nêu bật các
thường nêu phải nêu bật các
nôi dung sau
nôi dung sau

Tại sao tôi thực hiện đề tài này?

Mục tiêu và kế hoạch của tôi là gì?

Tại sao tôi tiến hành cải tiến này? Nó liên hệ
với nguyên nhân GỐC như thế nào?

Kết quả và thành tích đạt được ra sao?

Tôi được lợi gì và duy trì cải tiến này như thế nào?
6
Những điều cần biết trước khi trình
Những điều cần biết trước khi trình
bày
bày

Tôi sẽ trình bày cái gì?
Tôi sẽ trình bày cái gì?

Chủ đề và
Chủ đề và

nội dung của Kaizen
nội dung của Kaizen
nhóm bạn đã thực hiện
nhóm bạn đã thực hiện

Thời gian cho phép là bao nhiêu?
Thời gian cho phép là bao nhiêu?

Trong thời gian tối đa là
Trong thời gian tối đa là
10 phút
10 phút

Ai sẽ là người nghe tôi trình bày?
Ai sẽ là người nghe tôi trình bày?

Các đánh giá viên JIPM
Các đánh giá viên JIPM
người Nhật
người Nhật
không biết tiếng Việt, nên
không biết tiếng Việt, nên
cũng rất chú trọng tới các
cũng rất chú trọng tới các
giao tiếp không chỉ bằng lời nói
giao tiếp không chỉ bằng lời nói

Ho mong chờ bạn trình bày
Ho mong chờ bạn trình bày
ngắn gọn, đủ ý, sinh động, rõ ràng

ngắn gọn, đủ ý, sinh động, rõ ràng


về chủ để Kaizen bạn sẽ trình bày
về chủ để Kaizen bạn sẽ trình bày
7
Những điều cần biết trước khi trình
Những điều cần biết trước khi trình
bày
bày



Tại sao tôi phải trình bày?
Tại sao tôi phải trình bày?

Bạn được thay mặt những người khác trong Công ty trình bày
Bạn được thay mặt những người khác trong Công ty trình bày
đề tài
đề tài
Kaizen điển hình
Kaizen điển hình
của nhóm và của Công ty
của nhóm và của Công ty

Nhiệm vụ của bạn là
Nhiệm vụ của bạn là
giúp
giúp
các chuyên gia đánh giá hiểu,

các chuyên gia đánh giá hiểu,
đánh
đánh
giá tốt
giá tốt
hoạt động Kaizen của Công ty
hoạt động Kaizen của Công ty

Tôi sẽ trình bày ở đâu?
Tôi sẽ trình bày ở đâu?

Tại nơi làm việc
Tại nơi làm việc
, lưu ý đôi khi bảng trình Kaizen cách xa
, lưu ý đôi khi bảng trình Kaizen cách xa
hiện trường
hiện trường

Tôi sẽ trình bày khi nào ? Và
Tôi sẽ trình bày khi nào ? Và



Bạn sẽ được thông báo để biết
Bạn sẽ được thông báo để biết
ngày giờ cụ thể
ngày giờ cụ thể
theo
theo
lòch trình bày Kaizen

lòch trình bày Kaizen
8
Cơ cấu của một bản tường trình
Cơ cấu của một bản tường trình

Mở đầu -Giới thiệu nội dung,lý
Mở đầu -Giới thiệu nội dung,lý
do
do

Mô tả quá trình thực hiện- Phát
Mô tả quá trình thực hiện- Phát
triển các ý chính với các hỗ trợ
triển các ý chính với các hỗ trợ
gồm số liệu và hình ảnh…
gồm số liệu và hình ảnh…

Kết luận và kết thúc bài thuyết
Kết luận và kết thúc bài thuyết
trình
trình
9
Cách chuẩn bò và trình bày bài
Cách chuẩn bò và trình bày bài
thuyết trình
thuyết trình

Phần mở đầu
Phần mở đầu


Tự giới thiệu bản thân , tên nhóm, các thành viên trong nhóm:
Tự giới thiệu bản thân , tên nhóm, các thành viên trong nhóm:
Thái độ vui vẻ
Thái độ vui vẻ

Giới thiệu chủ đề Kaizen :
Giới thiệu chủ đề Kaizen :
Giới thiệu tên ngắn gọn
Giới thiệu tên ngắn gọn
,
,
nhấn mạnh những tổn thất, vấn
nhấn mạnh những tổn thất, vấn
đề bạn phải đối mặt
đề bạn phải đối mặt





Mô tả số liệu thu thập được về hiện trạng:
Mô tả số liệu thu thập được về hiện trạng:

Tên công cụ thống kê: Biểu đồ tổn thất Pareto
Tên công cụ thống kê: Biểu đồ tổn thất Pareto

Nhấn mạnh các kết quả chính đã thu thập được là gì
Nhấn mạnh các kết quả chính đã thu thập được là gì

Liên hệ với mục tiêu của nhóm

Liên hệ với mục tiêu của nhóm

Mục tiêu của đề tài Kaizen:
Mục tiêu của đề tài Kaizen:

Nói rõ con số và thời gian dự kiến sẽ hoàn tất
Nói rõ con số và thời gian dự kiến sẽ hoàn tất

Giọng nói thể hiện quyết tâm và mong muốn cần đạt được mục tiêu trong đề tài của
Giọng nói thể hiện quyết tâm và mong muốn cần đạt được mục tiêu trong đề tài của
bạn
bạn
10
Cách chuẩn bò và trình bày bài
Cách chuẩn bò và trình bày bài
thuyết trình
thuyết trình

Phần mô tả quá trình thực hiện
Phần mô tả quá trình thực hiện



Sơ lược kế hoạch để tiến hành đề tài:
Sơ lược kế hoạch để tiến hành đề tài:



Có thể điểm qua các bước tiến hành , không trình bày thời gian dự kiến
Có thể điểm qua các bước tiến hành , không trình bày thời gian dự kiến

cho từng bước chỉ cần nêu “như đã trình bày trong bảng
cho từng bước chỉ cần nêu “như đã trình bày trong bảng
”
”



Sơ đồ sản xuất, điểm phải làm Kaizen:
Sơ đồ sản xuất, điểm phải làm Kaizen:
Nói sơ bộ về quá trình sản
Nói sơ bộ về quá trình sản
xuất và chú trọng điểm làm Kaizen, chỉ vào mẫu vật
xuất và chú trọng điểm làm Kaizen, chỉ vào mẫu vật





Kết cấu thiết bò và nguyên lý hoạt động:
Kết cấu thiết bò và nguyên lý hoạt động:

Nêu những điểm chính liên quan đến đề tài
Nêu những điểm chính liên quan đến đề tài
11
Cách chuẩn bò và trình bày bài
Cách chuẩn bò và trình bày bài
thuyết trình
thuyết trình

Phần mô tả quá trình thực hiện

Phần mô tả quá trình thực hiện

Phân tích Nguyên nhân của vấn đề cần cải tiến:
Phân tích Nguyên nhân của vấn đề cần cải tiến:

Nêu tên công cụ phân tích: Fish-bone, why-why….
Nêu tên công cụ phân tích: Fish-bone, why-why….

Dùng fish-bone để tìm ra các nguyên nhân có thể
Dùng fish-bone để tìm ra các nguyên nhân có thể

Dùng why-why và thông qua biểu kiểm tra xác nhận để tìm ra nguyên
Dùng why-why và thông qua biểu kiểm tra xác nhận để tìm ra nguyên
nhân gốc rễ , xác thực
nhân gốc rễ , xác thực

Từ mỗi nguyên nhân đi tới các giải pháp tương ứng sau khi đã phân tích
Từ mỗi nguyên nhân đi tới các giải pháp tương ứng sau khi đã phân tích
why-why ( bằng cách sử dụng hình ảnh trước và sau)
why-why ( bằng cách sử dụng hình ảnh trước và sau)

Nêu các ích lợi nổi bật của các giải pháp đó
Nêu các ích lợi nổi bật của các giải pháp đó
12
Cách chuẩn bò và trình bày bài
Cách chuẩn bò và trình bày bài
thuyết trình
thuyết trình

Phần mô tả quá trình thực hiện

Phần mô tả quá trình thực hiện

Mô tả kết quả theo dõi trong quá trình thực hiện cải tiến:
Mô tả kết quả theo dõi trong quá trình thực hiện cải tiến:

Chỉ rõ các kết quả trình bày theo kiểu đồ thò PDCA
Chỉ rõ các kết quả trình bày theo kiểu đồ thò PDCA

Nhấn mạnh những xu hướng tốt của số liệu
Nhấn mạnh những xu hướng tốt của số liệu

Có thể giải thích nguyên nhân những trường hợp số liệu chưa tốt và nêu
Có thể giải thích nguyên nhân những trường hợp số liệu chưa tốt và nêu
rõ biện pháp khắc phục là gì
rõ biện pháp khắc phục là gì



Đồ thò Paretto về tổn thất trước và sau khi cả tiến
Đồ thò Paretto về tổn thất trước và sau khi cả tiến

Tiêu chuẩn hóa:
Tiêu chuẩn hóa:

Nêu những tiêu chuẩn đặt ra sau khi làm Kaizen
Nêu những tiêu chuẩn đặt ra sau khi làm Kaizen

OPL & OJT:
OPL & OJT:


Nêu tổng số bài học một điểm hoặc đào tạo tại chỗ rút ra từ hoạt
Nêu tổng số bài học một điểm hoặc đào tạo tại chỗ rút ra từ hoạt
động Kaizen
động Kaizen
13
Cách chuẩn bò và trình bày bài
Cách chuẩn bò và trình bày bài
thuyết trình
thuyết trình

Phần kết luận và kết thúc trình bày
Phần kết luận và kết thúc trình bày

Mô tả hiệu quả của đề tài Kaizen:
Mô tả hiệu quả của đề tài Kaizen:

Nêu rõ những hiệu quả và ý nghóa của đề tài theo các khía cạnh có liên
Nêu rõ những hiệu quả và ý nghóa của đề tài theo các khía cạnh có liên
quan, chú trọng những thành tích đạt được:
quan, chú trọng những thành tích đạt được:

Chi phí, Năng suất, Chất lượng, An toàn, Tinh thần,
Chi phí, Năng suất, Chất lượng, An toàn, Tinh thần,

Lưu ý cần nêu cụ thể tiết kiệm được bao nhiêu tiền bằng con số cụ
Lưu ý cần nêu cụ thể tiết kiệm được bao nhiêu tiền bằng con số cụ
thể và không trình bày quá trình tính toán con số đó
thể và không trình bày quá trình tính toán con số đó

Chỉ rõ hiệu quả của đề tài so với mục tiêu đề tài đề ra như thế nào

Chỉ rõ hiệu quả của đề tài so với mục tiêu đề tài đề ra như thế nào

Vẻ mặt tự hào, giọng văn phấn khởi
Vẻ mặt tự hào, giọng văn phấn khởi


14
Cách chuẩn bò và trình bày bài
Cách chuẩn bò và trình bày bài
thuyết trình
thuyết trình

Phần kết luận và kết thúc trình bày
Phần kết luận và kết thúc trình bày

ng dụng của triển khai ngang và kế hoạch trong tương lai
ng dụng của triển khai ngang và kế hoạch trong tương lai

Trình bày tóm tắm kế hoạch triển khai ngang của đề tài nếu như đề tài
Trình bày tóm tắm kế hoạch triển khai ngang của đề tài nếu như đề tài
có thể ứng dụng vào những cụm máy khác trong hoặc ngoài phân xưởng
có thể ứng dụng vào những cụm máy khác trong hoặc ngoài phân xưởng
và các kế hoạch tương lai có thể cải tiến hơn nữa nếu có
và các kế hoạch tương lai có thể cải tiến hơn nữa nếu có

Kết thúc bài trình bày và Cảm ơn người nghe
Kết thúc bài trình bày và Cảm ơn người nghe
15
Cách chuẩn bò tinh thần trả lời các
Cách chuẩn bò tinh thần trả lời các

câu hỏi của chuyên gia
câu hỏi của chuyên gia

Trước khi trình bày cần hiểu rõ mọi nội dung của bản trình bày: đọc
Trước khi trình bày cần hiểu rõ mọi nội dung của bản trình bày: đọc
kỹ, suy nghó, trao đổi và hỏi lại với người hỗ trợ
kỹ, suy nghó, trao đổi và hỏi lại với người hỗ trợ

Hình dung trước những chỗ các chuyên gia có thể hỏi sâu thêm
Hình dung trước những chỗ các chuyên gia có thể hỏi sâu thêm

Bình tónh và chăm chú nghe câu hỏi
Bình tónh và chăm chú nghe câu hỏi

Hiểu rõ câu hỏi, nếu chưa rõ có thể yêu cầu chuyên gia đánh giá
Hiểu rõ câu hỏi, nếu chưa rõ có thể yêu cầu chuyên gia đánh giá
nhắc lại hoặc giải thích câu hỏi cho rõ hơn
nhắc lại hoặc giải thích câu hỏi cho rõ hơn

Suy nghó nhanh, sắp xếp các ý đònh trình bày một cách mạch lạc và
Suy nghó nhanh, sắp xếp các ý đònh trình bày một cách mạch lạc và
đúng trọng tâm câu hỏi
đúng trọng tâm câu hỏi

Trả lời với thái độ tư tin, ngắn gọn, hướng mắt về phía người đặt
Trả lời với thái độ tư tin, ngắn gọn, hướng mắt về phía người đặt
câu hỏi
câu hỏi
16


Sử dụng tối đa những công
Sử dụng tối đa những công
cụ nhãn quan: (Các Bảng
cụ nhãn quan: (Các Bảng
biểu/ Các dạng biểu đồ,
biểu/ Các dạng biểu đồ,
các lưu đồ chỉ mối quan
các lưu đồ chỉ mối quan
hệ…)
hệ…)

Các công cụ như que chỉ
Các công cụ như que chỉ
vào các số liệu trên bảng
vào các số liệu trên bảng
trình bày
trình bày

Các hình vẽ, phần chũ dễ
Các hình vẽ, phần chũ dễ
nhìn, hình ảnh mô phỏng
nhìn, hình ảnh mô phỏng
rõ nét
rõ nét
Cách kỹ thuật cần áp dụng để
Cách kỹ thuật cần áp dụng để
trình bày bài thuyết trình
trình bày bài thuyết trình
17


Đồng nhất giữa các cử chỉ và lời nói:
Đồng nhất giữa các cử chỉ và lời nói:
Nói
Nói
tới đâu chỉ vào bảng biểu hoặc hình ảnh mô phỏng
tới đâu chỉ vào bảng biểu hoặc hình ảnh mô phỏng
tới đó
tới đó

Giọng văn:
Giọng văn:
Cô đọng, ngắn gọn, mạch lạc
Cô đọng, ngắn gọn, mạch lạc

Giọng nói:
Giọng nói:
To, rõ, có những điểm nhấn vào
To, rõ, có những điểm nhấn vào
những điểm quan trọng để thu hút người nghe
những điểm quan trọng để thu hút người nghe

Điệu bộ:
Điệu bộ:
Tự tin,nhìn thẳng vào người nghe (người
Tự tin,nhìn thẳng vào người nghe (người
Nhật), kết hợp sử dụng ngôn ngữ diễn đạt bằng
Nhật), kết hợp sử dụng ngôn ngữ diễn đạt bằng
cử chỉ khác - Body language
cử chỉ khác - Body language


Tác phong
Tác phong
: Nhanh nhẹn, dứt khoát, tận dụng triệt
: Nhanh nhẹn, dứt khoát, tận dụng triệt
để thời gian cho việc trình bày
để thời gian cho việc trình bày
Cách kỹ thuật trình bày bài thuyết
Cách kỹ thuật trình bày bài thuyết
trình
trình
18

Cách giảm tối đa tâm lý sợ sệt/căng thẳng:
Cách giảm tối đa tâm lý sợ sệt/căng thẳng:

Chuẩn bò kỹ nội dung sẽ trình bày trước buổi
Chuẩn bò kỹ nội dung sẽ trình bày trước buổi
trình bày
trình bày

Trình bày thử nhiều lần trước đó
Trình bày thử nhiều lần trước đó

Cố gắng coi chuyên viên đánh giá là các đồng
Cố gắng coi chuyên viên đánh giá là các đồng
nghiệp để giảm lo lắng
nghiệp để giảm lo lắng

Tập trung vào nội dung đang trình bày để quên đi
Tập trung vào nội dung đang trình bày để quên đi

sự lo lắng và hồi hộp
sự lo lắng và hồi hộp

Hít thở sâu trước đó, cố gắng thở đều khi trình
Hít thở sâu trước đó, cố gắng thở đều khi trình
bày
bày
Cách kỹ thuật trình bày bài thuyết
Cách kỹ thuật trình bày bài thuyết
trình
trình
19

Có những điểm nhấn mạnh khi trình bày Kaizen
Có những điểm nhấn mạnh khi trình bày Kaizen

Thay đổi giọng nói (âm điệu)khi bạn nhấn mạnh những
Thay đổi giọng nói (âm điệu)khi bạn nhấn mạnh những
điểm chính
điểm chính

Thay đổi vẻ mặt:
Thay đổi vẻ mặt:



Tỏ thái độ quan trong khi nói về hiện trạng
Tỏ thái độ quan trong khi nói về hiện trạng


Tỏ thái độ chăm chú khi phân tích nguyên nhân
Tỏ thái độ chăm chú khi phân tích nguyên nhân



Tỏ thái độ thuyết phục và quyết tâm khi nói về giải pháp
Tỏ thái độ thuyết phục và quyết tâm khi nói về giải pháp



Tỏ thái độ tự hào và phấn khởi khi nói về hiệu quả đạt
Tỏ thái độ tự hào và phấn khởi khi nói về hiệu quả đạt
được
được
Các kỹ thuật trình bày bài thuyết
Các kỹ thuật trình bày bài thuyết
trình
trình
20

Sau khi trình bày xong:
Sau khi trình bày xong:

Bày tỏ lòng nhiệt tình, mong muốn được đưa
Bày tỏ lòng nhiệt tình, mong muốn được đưa
các chuyên gia đánh giá tham quan hiện trường
các chuyên gia đánh giá tham quan hiện trường
trong những trường hợp bảng trình bày Kaizen ở
trong những trường hợp bảng trình bày Kaizen ở

xa hiện trường
xa hiện trường

Lôi kéo họ tới xem hiện trường
Lôi kéo họ tới xem hiện trường

Bác Suzuki khuyên: “ Nếu ông mệt tôi có thể
Bác Suzuki khuyên: “ Nếu ông mệt tôi có thể
cõng ông lên gác để xem chúng tôi đã làm
cõng ông lên gác để xem chúng tôi đã làm
được cải tiến như thế nào….Cho tới khi chuyên
được cải tiến như thế nào….Cho tới khi chuyên
gia mệt lử thì thôi “
gia mệt lử thì thôi “
Các kỹ thuật trình bày bài thuyết
Các kỹ thuật trình bày bài thuyết
trình
trình
21
Những điều cần tránh
Những điều cần tránh
khi trình bày
khi trình bày

A- Nội dung báo cáo:
A- Nội dung báo cáo:

Không theo đúng trình tự các bước của báo cáo, trình bày thiếu logic
Không theo đúng trình tự các bước của báo cáo, trình bày thiếu logic


Trình bày quá rườm rà, quá đi vào chi tiết
Trình bày quá rườm rà, quá đi vào chi tiết

Không nêu rõ những điểm chính của báo cáo
Không nêu rõ những điểm chính của báo cáo



B- Kỹ năng trình bày:
B- Kỹ năng trình bày:

Tránh những tình tiết không phù hợp với chủ đề mình đang trình bày
Tránh những tình tiết không phù hợp với chủ đề mình đang trình bày
hoặc những chi tiết dễ nhàm chán
hoặc những chi tiết dễ nhàm chán

Không sử dụng những khái niệm quá đi sâu về kỹ thuât làm cho người
Không sử dụng những khái niệm quá đi sâu về kỹ thuât làm cho người
nghe cảm thấy khó hiểu hoặc buồn chán
nghe cảm thấy khó hiểu hoặc buồn chán

Cử chỉ chậm chạm, đứng yên một chỗ ít di chuyển
Cử chỉ chậm chạm, đứng yên một chỗ ít di chuyển
22

Không sử dụng những từ nói tắt hoặc ám chỉ
Không sử dụng những từ nói tắt hoặc ám chỉ

Không lạm dụng quá việc mô tả các con số
Không lạm dụng quá việc mô tả các con số


Nói lan man, không chú ý tới thời gian và trọng
Nói lan man, không chú ý tới thời gian và trọng
tâm đònh trình bày
tâm đònh trình bày

Nói quá nhỏ
Nói quá nhỏ

Thái độ rút rát thiếu tự tin
Thái độ rút rát thiếu tự tin

Chỉ nhìn vào bảng để đọc số liệu, không nhìn
Chỉ nhìn vào bảng để đọc số liệu, không nhìn
vào người nghe
vào người nghe

Không hiểu rõ các nội dung trong báo cáo nên sẽ
Không hiểu rõ các nội dung trong báo cáo nên sẽ
gặp lúng túng khi trả lời câu hỏi
gặp lúng túng khi trả lời câu hỏi


Những điều cần tránh
Những điều cần tránh
khi trình bày
khi trình bày
HẾT
Chúc may mắn !