Xây dựng phân hệ kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng ở công ty cổ phần công nghệ việt nhật

Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
LỜI MỞ ĐẦU
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, sự tồn tại, đứng vững của một doanh
nghiệp tùy thuộc vào kết quả quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp mà
cụ thể là các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Muốn tồn tại đòi hỏi các nhà
quản lý, các chủ doanh nghiệp cần phải giám sát chỉ đạo thực hiện sát sao mọi hoạt
động kinh doanh diễn ra trong đơn vị mình. Để thực hiện tốt vấn đề này không gì
thay thế ngoài việc hạch toán đầy đủ, chi tiết và kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát
sinh trong kỳ bởi thông qua hạch toán các khoản doanh thu, chi phí được đảm bảo
tính đúng, đầy đủ, từ đó xác định được chính xác kết quả kinh doanh cuối cùng của
doanh nghiệp.
Doanh thu là một chỉ tiêu quan trọng trong doanh nghiệp nói chung, trong đó
doanh thu bán hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong toàn bộ doanh thu của doanh
nghiệp. Đặc biệt với doanh nghiệp mang tính chất thương mại thì điều này càng rõ.
Doanh thu bán hàng, nó phản ánh quy mô của quá trình tái sản xuất, phản ánh trình
độ tổ chức chỉ đạo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi lẽ có được doanh thu
bán hàng chứng tỏ doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, hàng hóa được người tiêu
dùng chấp nhận. Doanh thu bán hàng là nguồn vốn quan trọng để doanh nghiệp
trang trải các khoản chi phí về tư liệu lao động, đối tượng lao động đã hao phí trong
quá trình sản xuất kinh doanh, để trả lương, thưởng cho người lao động, trích
BHXH, nộp thuế theo luật định,…
Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác hạch toán doanh thu nói chung,
doanh thu bán hàng nói riêng, từ vai trò quan trọng của doanh thu bán hàng đối với
doanh nghiệp và thông qua thời gian thực tập thực tế em đã chọn đề tài: “Xây dựng
phân hệ kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng
ở Công ty cổ phần công nghệ Việt Nhật”
Mục tiêu của đồ án:
Được người sử dụng chấp nhận.
GVHD: Th.s Hoàng Phương Thảo 1 SV: Phạm Thị Thủy
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
• Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, phục vụ hiệu

quả công tác kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng
tại Công ty.
• Tận dụng tối đa năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con
người nhằm nâng cao hiệu quả công tác hạch toán.
Phạm vi nghiên cứu đề tài:
• Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác kế toán
doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng tại Công ty một cách
có hiệu quả.
• Nghiên cứu hệ thống kế toán kế toán doanh thu bán hàng và các khoản
giảm trừ doanh thu bán hàng tại Công ty, trên cơ sở đó sử dụng ngôn ngữ lập trình
Visual FoxPro để thiết kế ứng dụng cho bài toán kế toán doanh thu bán hàng và các
khoản giảm trừ doanh thu bán hàng đáp ứng thực trạng của Công ty.
Phương pháp nghiên cứu:
• Thu thập thông tin.
• Phương pháp phân tích hệ thống thông tin.
• Phương pháp tin học bằng công cụ lập trình Visual FoxPro để giải quyết
bài toán đã được phân tích.
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đồ án gồm có
3 phần:
Chương 1: Khái quát về ngôn ngữ Visual FoxPro và lý luận chung về công
tác kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng trong
doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng tổ chức và giải pháp phân tích hệ thống thông tin
công tác kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng tại
Công ty cổ phần công nghệ Việt Nhật.
Chương 3: Thiết kế ứng dụng của bài toán kế toán doanh thu bán hàng và
các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng tại Công ty cổ phần công nghệ Việt Nhật.
PHẦN NỘI DUNG
SV: Phạm Thị Thủy 2 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế

CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ NGÔN NGỮ VISUAL FOXPRO VÀ LÝ LUẬN
CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ
CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH
NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT VỀ NGÔN NGỮ VISUAL FOXPRO (VFP)
1.1.1. Khái niệm
Hệ quản trị CSDL là một hệ thống các chương trình máy tính giúp tạo lập,
duy trì và sử dụng các hệ CSDL. Hệ quản trị CSDL được các Công ty phần mềm
tạo lập sẵn và bán trên thị trường.
VFP là một hệ quản trị CSDL kiểu quan hệ của Microsoft chạy trên hệ điều
hành Windows.
1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của ngôn ngữ Fox
Sự tồn tại của các hệ CSDL họ Fox đã trải qua một quá trình gồm nhiều
phiên bản (version) phát triển theo nhiều hướng tương thích đi lên từ Fox Base (ra
đời năm 1984 của Fox Technologies) đến FoxPro (năm 1992 Microsoft mua lại bản
quyền) rồi Visual FoxPro 3.0, …,9.0. Cho đến thời điểm này phiên bản VFP 9.0 là
phiên bản mới nhất của VFP.
1.1.3. Đặc điểm của ngôn ngữ VFP
Từ khi hệ điều hành Microsoft Windows ra đời, việc xây dựng các phân hệ
phần mềm quản lý trong môi trường Windows là một việc làm cần có và ngày càng
thu hút các hãng sản xuất. Với VFP, ta thấy việc xây dựng một hệ chương trình ứng
dụng trên Windows là dễ dàng và tiện lợi cho người lập trình và người sử dụng.
VFP mang đến cho bạn những khả năng rộng mở giúp người dùng trong
nhiều lĩnh vực khi phát triển ứng dụng và CSDL. Người dùng có thể thấy sự tiến bộ
trong khi thực thi hay sử dụng nguồn tài nguyên hệ thống và môi trường thiết kế.
SV: Phạm Thị Thủy 3 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
VFP là một trường hướng đối tượng mạnh mẽ cho việc xây dựng CSDL và
phát triển các ứng dụng. VFP cung cấp các công cụ cần thiết để tổ chức các table

chứa thông tin, chạy các query, tạo một hệ thống CSDL thống nhất hay lập trình
một ứng dụng quản lý hoàn chỉnh cho người sử dụng.
Một số nét đặc trưng cơ bản của ngôn ngữ VFP:
• Nâng cao khả năng quản lý CSDL và Project: người sử dụng có thể kiểm
soát những hành vi do Project hook class cung cấp khi thực hiện lệnh Create Class,
Create Object hay New Object hoặc sử dụng Application Builder.
• Database Container cho phép người sử dụng tạo lập hoặc hiệu chỉnh ứng
dụng đồng thời trong cùng một Database cũng như vậy khả năng truy xuất bằng
phím có sẵn trong Project Manager hay các Icon trong Project Manager hoặc
Database Designer giúp cho việc nhận biết các đối tượng rất mau lẹ.
• Phát triển các ứng dụng dễ dàng hơn. VFP thêm một chức năng mới
Applcation Wizard cung cấp các Project hook class mới và khả năng nâng cao đặc
tính Applcation Frame Work làm cho các ứng dụng hiệu quả hơn.
• Cải tiến công cụ Debug: người dùng có thể tìm lỗi và kiểm tra những
thành phần ứng dụng một cách dễ dàng hơn. Chương trình Debug cung cấp những
công cụ để bật nhiều điểm dừng, kiểm tra những tình huống và code.
• Dễ dàng khi thiết kế bảng và lập từ điển dữ liệu mở rộng Table Designer
dễ dàng thêm các Index giống như tạo các Field và chỉ rõ nhiều giá trị mặc nhiên
làm cho thiết kế Form nhanh hơn và thuận tiện hơn. Conection Designer làm việc
với trình quản trị CSDL ODBC giúp dễ dàng hơn cho việc tạo lập kết nối.
• Nâng cao tính năng Query và View Designer có thể tạo ra các Outerjoint,
chỉ định tên gọi cho các cột hoặc một số Record thỏa mãn một điều kiện nào đó
bằng Query và View Designer, dùng View Designer cho phép xác định nhiều thuộc
tính giống nhau trên Field hiện hữu của bảng.
• Gia tăng nhiều tính năng cho Form và sự dễ dàng trong thiết kế Form
Designer hỗ trợ công cụ Single Document Interface (SDI) và Multiple Document
Interface (MDI) cho chúng ta làm những gì mình muốn trên ứng dụng.
SV: Phạm Thị Thủy 4 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
• Gắn Active X và OLE chặt hơn: VFP là một Server tự động hóa, vì thế

các ứng dụng khác có thể gắn vào VFP trong khả năng của SimpleFrame mở rộng
hỗ trợ nhiều điều kiện Active rộng hơn. VFP hỗ trợ khả năng tạo Server tự động của
riêng người dùng để bạn có thể truy xuất từ xa hay cục bộ.
• Tạo lập và có thể phát triển các ứng dụng một cách nhanh chóng nhờ sự
trợ giúp của các công cụ Wizard, Builder, Toolbar và Designer với nhứng kiểu đối
tượng và hành vi chuẩn của VFP. Người sử dụng có thể tạo được những ứng dụng
theo chuẩn và rất nhanh chóng.
• Khai thác sức mạnh của lập trình hướng đối tượng: việc sử dụng các lớp
có thể đẩy nhanh tiến trình phát triển các ứng dụng giúp người lập trình thuận tiện
hơn trong khi dùng Class Designer hoặc lập trình bằng lệnh Define Class.
• Giao tiếp với các ứng dụng khác: VFP có khả năng chia sẻ nguồn dữ liệu
với các ứng dụng khác như Microsoft Excel, Microsoft Word hay sử dụng nhiều đối
tượng từ các ứng dụng khác, các điều kiện và các ứng dụng khác bằng cách dùng bộ
tự động.
• Nâng cấp từ nhiều phiên bản trước: VFP bảo vệ thành quả có được trong
nhiều ứng dụng xây dựng từ ứng dụng FoxPro phiên bản trước mà không cần thay
đổi chúng.
1.2. MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU BÁN
HÀNG VÀ CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU BÁN HÀNG
1.2.1. Một số vấn đề về công tác kế toán doanh thu bán hàng
1.2.1.1. Khái niệm các loại doanh thu
• Doanh thu: là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ
hạch toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) thông thường của
doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
• Doanh thu thuần: được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi các
khoản giảm trừ doanh thu.
SV: Phạm Thị Thủy 5 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
• Các loại doanh thu: Doanh thu tùy theo từng loại hình SXKD và bao
gồm:

 Doanh thu bán hàng: doanh thu bán sản phẩm do doanh nghiệp sản
xuất ra, doanh thu bán hàng hóa mua vào.
 Doanh thu cung cấp dịch vụ.
 Doanh thu hoạt động tài chính: doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền,
cổ tức và lợi tức được chia.
 Ngoài ra còn các khoản thu nhập khác.
1.2.1.2. Điều kiện ghi nhận và nguyên tắc xác định doanh thu
bán hàng
• Điều kiện ghi nhận
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả (5) điều
kiện sau:
 Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với
quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;
 Doanh nghiệp không còn nắm giữ quản lý hàng hóa như người sở hữu
hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
 Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
 Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao
dịch bán hàng;
 Xác đinh được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
• Nguyên tắc xác định
 Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện ghi nhận
doanh thu (như đã nêu ở trên), nếu không thỏa mãn thì không hạch toán vào doanh
thu.
 Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghi
nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính.
SV: Phạm Thị Thủy 6 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
 Trường hợp hàng hóa hoặc dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa hoặc dịch vụ
tương tự về bản chất thì không được ghi nhận là doanh thu.
 Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng,

ngành hàng, từng sản phẩm… theo dõi chi tiết từng khoản giảm trừ doanh thu, để
xác định doanh thu thuần về của từng loại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng, từng
sản phẩm… để phục vụ cho cung cấp thông tin kế toán quản trị doanh nghiệp và lập
Báo cáo tài chính.
1.2.2. Một số vấn đề về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
bán hàng
1.2.2.1. Khái niệm
Các khoản giảm trừ doanh thu như: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng
bán, giá trị hàng bán bị trả lại, thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp và
thuế xuất nhập khẩu. Trong đó:
 Chiết khấu thương mại: là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết
cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn.
 Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa
kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu.
 Giá trị hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là
tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
Các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở để tính doanh thu thuần và kết quả
kinh doanh trong kỳ kế toán. Các khoản giảm trừ doanh thu phải được phản ánh,
theo dõi chi tiết, riêng biệt trên những tài khoản kế toán phù hợp, nhằm cung cấp
thông tin kế toán để lập Báo cáo tài chính (Báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh
báo cáo tài chính).
Doanh thu thuần = Tổng doanh thu – Các khoản giảm trừ doanh thu
1.2.2.2. Công tác hạch toán
• Tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại
SV: Phạm Thị Thủy 7 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Tài khoản này dùng để phản ánh chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã
giảm trừ, hoặc thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua
hàng (sản phẩm, hàng hóa), dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết
khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán

hàng.
Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số quy định sau:
 Chỉ hạch toán vào tài khoản này khoản chiết khấu thương mại người
mua được hưởng đã thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu thương mại
của doanh nghiệp đã quy định.
 Trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua
được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thương mại này được ghi giảm vào giá
bán trên “Hóa đơn (GTGT)” hoặc “Hóa đơn bán hàng” lần cuối cùng.
Bên bán:
Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112…
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Phản ánh doanh thu:
Nợ TK 111, 112, 113, 131 – (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – (Giá bán chưa thuế)
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp
 Trường hợp khách hàng không tiếp tục mua hàng, hoặc khi số chiết
khấu thương mại người mua được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên
hóa đơn lần cuối cùng thì phải chi tiền chiết khấu thương mại cho người mua.
Khoản chiết khấu thương mại trong các trường hợp này được hạch toán vào TK
521.
 Trường hợp người mua hàng với khối lượng lớn được hưởng chiết
khấu thương mại, giá bán phản ánh trên hóa đơn là giá đã giảm giá (đã trừ chiết
SV: Phạm Thị Thủy 8 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
khấu thương mại) thì khoản chiết khấu thương mại này không được hạch toán vào
TK 521. Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá đã khấu trừ chiết khấu thương mại.
Xuất hóa đơn theo giá đã giảm và ghi doanh thu (không hạch toán qua TK

521):
Nợ TK 111, 112, 113, 131 – (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – (Giá đã giảm giá và chưa thuế)
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp
 Bên bán phải theo dõi chi tiết chiết khấu thương mại đã thực hiện cho
từng khách hàng và từng loại hàng bán như: bán hàng (sản phẩm, hàng hóa), dịch
vụ.
 Cuối kỳ, khoản chiết khấu thương mại được kết chuyển sang TK 511
để xác định doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thực tế
thực hiện trong kỳ hạch toán.
• Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại
Hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã xác định tiêu
thụ, nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp
đồng kinh tế như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại.
Theo điểm 5.8 mục IV phần B Thông tư 32/2007/TT-BTC ngày 09/04/2007
của BTC quy định:
- Cơ sở kinh doanh mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã
nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất
lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại cho người
bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do
không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT. Hóa đơn này là căn cứ để bên
bán, bên mua điều chỉnh doanh số mua, bán, số thuế GTGT đã kê khai.
- Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa,
bên mua và bên bán phải lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ loại
hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế
GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng
SV: Phạm Thị Thủy 9 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
kèm theo hóa đơn gửi cho bên bán. Biên bản này được lưu giữ cùng với hóa đơn
bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai doanh số bán, thuế GTGT của bên bán.

- Trường hợp người bán đã xuất hàng và lập hóa đơn, người mua chưa nhận
hàng nhưng phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải hoàn trả lại
toàn bộ hàng hóa, hoặc một phần hàng hóa, khi trả lại hàng bên mua và bên bán
phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị chưa có thuế GTGT, tiền
thuế GTGT lý do trả hàng theo hóa đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày tháng của hóa
đơn) đồng thời kèm theo hóa đơn để gửi trả bên bán để bên bán lập lại hóa đơn
GTGT cho số lượng hàng hóa đã nhận và làm căn cứ bên bán điều chỉnh doanh số
và thuế GTGT đầu ra.
Trình tự hạch toán và xuất hóa đơn: Bên mua cần xuất hóa đơn để trả lại
hàng bên bán (đơn giá xuất phải đúng theo đơn giá mua trên hóa đơn mua vào). Bên
bán kê tờ hóa đơn của bên bán vào bảng kê 02/GTGT (nếu xuất trả hàng trong cùng
kỳ) hoặc kê vào bảng kê 02A (nếu xuất trả hàng kỳ khác), và hạch toán:
Nợ TK 531 – (Theo giá bán chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 3331 – (Thuế GTGT tương ứng của số hàng bị trả lại)
Có TK 111, 112, 131 – (Tổng giá thanh toán)
Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ doanh thu hàng bán bị trả lại để xác định doanh
thu thuần:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 531 – Hàng bán bị trả lại
• Tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán
Theo điểm 5.9 mục IV phần B Thông tư 32/2007/TT-BTC ngày 09/04/2007
của BTC quy định:
Cơ sở kinh doanh đã xuất bán, cung ứng hàng hóa, dich vụ và lập hóa đơn do
hàng hóa, dịch vụ không đảm bảo chất lượng, quy cách…phải điều chỉnh (tăng,
giảm) giá bán thì bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng
văn bản ghi rõ số lượng, quy cách hàng hóa, mức giá tăng (giảm) theo hóa đơn bán
hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn, thời gian), lý do tăng (giảm) giá, đồng
SV: Phạm Thị Thủy 10 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
thời bên bán lập hóa đơn điều chỉnh mức giá được điều chỉnh. Hóa đơn ghi rõ điều

chỉnh giá cho hàng hóa, dịch vụ tại hóa đơn số, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều
chỉnh giá, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra,
đầu vào.
Các trường hợp sử dụng hóa đơn điều chỉnh cơ sở kinh doanh không được
ghi số âm (-).
Trình tự hạch toán và xuất hóa đơn: Bên bán sẽ xuất hóa đơn giảm giá
cho số lượng hàng kém chất lượng. Căn cứ vào hóa đơn giảm giá, bên bán sẽ hạch
toán:
Nợ TK 532 – (Giá chưa có thuế)
Nợ TK 3331 – (Số thuế GTGT tương ứng)
Có TK 111, 112 – Số tiền giảm giá trả lại cho khách hàng (nếu khách
hàng đã thanh toán tiền hàng)
Có TK 131 – Ghi giảm nợ phải thu khách hàng (nếu khách hàng chưa
thanh toán tiền hàng)
Nếu giảm giá trong cùng kỳ thì tờ hóa đơn này sẽ được kê vào bảng kê
02/GTGT với số âm.
Nếu giảm giá khác kỳ thì tờ hóa đơn này sẽ ghi vào bảng kê 02A/GTGT, lên
tờ khai thuế ở mục điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu ra.
Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ khoản giảm giá hàng bán đã phát sinh trong kỳ
để xác định doanh thu thuần:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 532 – Hàng bán bị trả lại
SV: Phạm Thị Thủy 11 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
THÔNG TIN CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ
CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỆT NHẬT
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỆT NHẬT

2.1.1. Giới thiệu về Công ty
• Trụ sở:
Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỆT NHẬT
Tên giao dịch: VIETNAM JAPAN TECHNOLOGY JOINT STOCK
COMPANY
Hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0103012448 cấp ngày 07/12/2006
của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội.
Địa chỉ trụ sở chính: P308, CT1A, ĐN1 – Khu đô thị mới Mỹ Đình 2, Xã Mỹ
Đình, Huyện Từ Liêm, Thành phố Hà Nội
Điện thoại: 7830622 Fax: 7830624
• Ngành, nghề kinh doanh (theo đăng ký kinh doanh):
 Tư vấn đầu tư, triển khai và thực hiện các dự án thuộc lĩnh vực thiết
bị điện và tự động hóa;
 Dịch vụ kỹ thuật ngành điện;
 Nghiên cứu, thiết kế chế tạo, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực
thiết bị điện, tự động hóa, đo lường, điều khiển (không bao gồm dịch vụ thiết kế
công trình, thiết kế phương tiện vận tải);
 Tư vấn, xây lắp các công trình đường dây và trạm điện đến 35KV
(không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình);
SV: Phạm Thị Thủy 12 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
 Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy
lợi và các công trình chiếu sáng;
 Tư vấn, lắp đặt hệ thống bảo vệ giám sát, các hệ thống cảnh báo tự
động;
 Tư vấn, xây dựng giải pháp phần mềm tự động;
 Buôn bán vật tư, thiết bị dùng cho phòng thí nghiệm, thiết bị giáo
dục, thiết bị điện tử, viễn thông, thiết bị phòng cháy chữa cháy, hệ thống camera
quan sát, đồ điện, điện tử, điện lạnh, điện dân dụng;
 Sản xuất và buôn bán vật tư, máy móc: thiết bị và tự động hóa ứng

dụng trong công nghiệp và tiêu dùng;
 Buôn bán vật tư, máy móc, thiết bị phục vụ ngành công nghiệp,
nông nghiệp, xây dựng và các phụ tùng thay thế, đồ dùng văn phòng, đồ dân dụng;
 Tư vấn kỹ thuật và cung cấp thiết bị cho lĩnh vực: xưởng sửa chữa,
bảo dưỡng và kiểm định ô tô, dây chuyền lắp ráp ô tô, dây chuyền sơn sấy ô tô;
 Tư vấn kỹ thuật, sản xuất, lắp ráp và cung cấp thiết bị giáo dục
chuyên cho đào tạo ngành: gia công cơ khí và động lực (động cơ ô tô và máy nông
nghiệp);
 Dịch vụ chuyển giao công nghệ và bảo hành, bảo dưỡng thiết bị của
Công ty kinh doanh;
 Kinh doanh bất động sản (không bao gồm các hoạt động tư vấn về
nhà đât), xây dựng các dự án cao tầng;
…
Trong đó lĩnh vực kinh doanh chính là:
 Kinh doanh thép Việt Nhật và phôi thép,
 Tư vấn đầu tư, triển khai và thực hiện các dự án thuộc lĩnh vực thiết
bị điện và tự động hóa.
• Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty:
SV: Phạm Thị Thủy 13 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Hình 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
2.1.2. Tổ chức công tác kế toán của Công ty
2.1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty gồm 7 người (5 kế toán tại phòng Kế toán và 2
kế toán tại phòng Xuất Nhập khẩu và phòng Kinh doanh) được tổ chức với nhiệm
vụ cụ thể như sơ đồ sau:
SV: Phạm Thị Thủy 14 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Hình 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
2.1.2.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán

Công ty thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo QĐ số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các thông tư
hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán của Bộ tài chính.
Hình thức sổ kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức sổ kế toán Nhật ký
chung với hệ thống sổ sách sử dụng tương đối phù hợp với chế độ kế toán do Nhà
nước ban hành. Công ty thực hiện kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương
pháp khấu trừ.
SV: Phạm Thị Thủy 15 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Quy trình hạch toán xử lý chứng từ, luân chuyển chứng từ được thể hiện qua
sơ đồ:
Hình 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU BÁN
HÀNG VÀ CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG
TY
2.2.1. Đặc điểm doanh thu của Công ty
• Đặc điểm:
Tuy là một Công ty mới thành lập cuối năm 2006 nhưng đã sớm phát triển cả
về chiều rộng lẫn chiều sâu. Giá trị nhiều hợp đồng của Công ty lên tới hàng tỷ.
Doanh thu của Công ty năm 2007 là 657.459.368.731đ, năm 2008 đã tăng lên
2.113.372.824.209đ (tăng 3.2 lần). Trong đó doanh thu từ buôn bán thép Việt Nhật
SV: Phạm Thị Thủy 16 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
chiếm khoảng 40%, từ phôi thép khoảng 45%, từ các dự án về thiết bị điện và tự
động hóa khoảng 10%, còn lại thuộc về các hoạt động kinh doanh khác.
• Phân loại doanh thu tại Công ty:
Tương ứng với các hoạt động kinh doanh, doanh thu ở Công ty cổ phần công
nghệ Việt Nhật hiện tại được phân chia thành:
 Doanh thu bán hàng (gần như toàn bộ là doanh thu từ buôn bán thép
Việt Nhật và phôi thép)

 Doanh thu cung cấp dịch vụ
 Doanh thu hoạt động tài chính
 Thu nhập khác.
2.2.2. Công tác kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ
doanh thu bán hàng tại Công ty:
2.2.2.1. Quy trình hạch toán
Tham gia quá trình hạch toán này có: phòng Kinh doanh, phòng Xuất Nhập
khẩu và phòng Kế toán. Cụ thể như sau:
Hình 4: Sơ đồ luồng dữ liệu hệ thống
(1) Bán hàng
SV: Phạm Thị Thủy 17 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
(1.1) Nếu là bán hàng trong nước, kế toán phòng Kinh doanh sẽ là người lập
hóa đơn bán hàng (lập làm 3 liên trong đó 1 liên giao cho phòng Kế toán), theo dõi
và thực hiện chiết khấu thương mại cho khách hàng khi khách hàng được hưởng.
Khi có sự cố về hàng bán sẽ có trách nhiệm lập biên bản về sự cố (biên bản trả lại
hàng khi có hàng bán bị trả lại, biên bản điều chỉnh hóa đơn khi giảm giá hàng bán),
nhận hóa đơn bên mua gửi (hóa đơn bên mua gửi trả lại hoặc hóa đơn bên mua lập
cho hàng trả lại) hay lập hóa đơn mới (hóa đơn lập cho hàng nhận lại hoặc hóa đơn
điều chỉnh mức giá được điều chỉnh).
(1.2) Nếu xuất khẩu trực tiếp hàng bán, kế toán phòng Xuất Nhập khẩu sẽ lập
Tờ khai hàng xuất khẩu và lập hóa đơn bán hàng (lập 1 liên duy nhất giao cho
phòng Kế toán sử dụng cho công tác hạch toán), thực hiện chiết khấu thương mại
cho khách hàng khi khách hàng được hưởng.
(2) Hạch toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán
hàng
(2.1), (2.2) Kế toán viên đảm nhận phần hành kế toán bán hàng tại phòng Kế
toán (kế toán viên 1) sẽ được kế toán phòng Kinh doanh và kế toán phòng Xuất
nhập khẩu chuyển cho các hóa đơn, đồng thời được kế toán viên 3 tại phòng Kế
toán (kế toán viên đảm nhận phần hành kế toán vốn bằng tiền) chuyển cho các

chứng từ thanh toán cần thiết để tiến hành hạch toán mỗi khi có nghiệp vụ về doanh
thu bán hàng phát sinh.
(3) Lập báo cáo
Cuối tháng, từ kết quả hạch toán lập báo cáo tổng hợp doanh thu gửi cho
Giám đốc Tài chính.
2.2.2.2. Kê khai hóa đơn về hàng bán
Các hóa đơn của hàng bán bao gồm: hóa đơn bán hàng, hóa đơn chiết khấu,
hóa đơn cho hàng đã nhận lại, hóa đơn trả lại hàng hay hóa đơn giảm giá đều được
kê trên mẫu là hóa đơn GTGT. Chúng được phân biệt dựa trên cách kê khai thông
tin trên hóa đơn GTGT. Cụ thể:
SV: Phạm Thị Thủy 18 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Hóa đơn bán hàng: với hàng bán nội địa kê khai bình thường. Với hóa đơn
bán hàng của hàng xuất khẩu (phôi thép) được phòng Xuất Nhập khẩu lập một liên
duy nhất để chuyển cho phòng kế toán sử dụng trong công tác hạch toán.
Hóa đơn chiết khấu: trong cột “Tên hàng hóa, dịch vụ” sau khi kê khai các
mặt hàng kê khai đến khoản chiết khấu theo sản lượng mà khách hàng được hưởng
(chỉ kê khai ở cột số tiền số tiền chiết khấu).
Hóa đơn cho hàng đã nhận lại: ở dòng hình thức thanh toán thay vì ghi
“TM/CK” như bình thường ta ghi “hàng bị trả lại”, còn lại kê khai bình thường.
Hóa đơn trả lại hàng (do bên mua lập gửi kèm theo hàng trả lại): ở dòng hình
thức thanh toán thay vì ghi “TM/CK” như bình thường ghi “hàng trả lại”, còn lại kê
khai bình thường.
Hóa đơn giảm giá: ở dòng hình thức thanh toán thay vì ghi “TM/CK” như
bình thường ta ghi “điều chỉnh giá cho hàng tại hóa đơn số…, ký hiệu…”, còn lại
kê khai bình thường.
2.2.2.3. Hệ thống tài khoản về doanh thu bán hàng
Các TK về doanh thu bán hàng được mở để ghi chép theo dõi chi tiết như
sau:
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa
TK 51111 – Doanh thu bán hàng hóa nội địa
TK 51112 – Doanh thu bán hàng hóa xuất khẩu
TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm
TK 521 – Chiết khấu thương mại
TK 5211 – Chiết khấu hàng hóa
TK 5212 – Chiết khấu thành phẩm
Tài khoản này còn theo dõi chi tiết cho từng khách hàng.
TK 531 – Hàng bán bị trả lại
TK 5311 – Hàng bán bị trả lại: Hàng hóa
TK 5312 – Hàng bán bị trả lại: Thành phẩm
SV: Phạm Thị Thủy 19 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
TK 532 – Giảm giá hàng bán
TK 5321 – Giảm giá hàng bán: Hàng hóa
TK 5322 – Giảm giá hàng bán: Thành phẩm
2.2.2.4. Nghiệp vụ phát sinh và công tác xử lý, hạch toán
 Bán hàng trong nước trực tiếp cho khách hàng, căn cứ vào hóa đơn
GTGT và các chứng từ thanh toán để phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 131 – (Tổng giá thanh toán)
Có TK 5111 (51111), 5112 – (Giá bán chưa thuế)
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp
 Trường hợp bán hàng trong nước thu bằng ngoại tệ, ghi nhận doanh
thu bán hàng phải quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giá thực tế phát sinh hoặc tỷ
giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Việt
Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, căn cứ vào các chứng từ kế toán
ghi:
Nợ TK 1112, 1122, 131 – Theo tỷ giá GDBQ ngoại tệ liên NH
Có TK 5111 (51111), 5112 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp

 Nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp:
 Khi hàng hóa được coi là xuất khẩu, kế toán căn cứ các chứng từ
phản ánh doanh thu hàng xuất khẩu:
Nợ TK 112 (1122), 131 – (Tỷ giá thực tế)
Có TK 5111 (51112) – (Tỷ giá thực tế)
 Phản ánh thuế xuất khẩu phải nộp, kế toán ghi:
Nợ TK 5111 (51112) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3333 – Thuế xuất khẩu
 Trường hợp bán hàng trả chậm:doanh thu bán hàng được tính theo giá
bán tại thời điểm thu tiền 1 lần; khách hàng chỉ thanh toán 1 phần tiền mua hàng để
nhận hàng và phần còn lại trả dần trong một thời gian và chịu khoản lãi theo quy
SV: Phạm Thị Thủy 20 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
định trong hợp đồng. Khoản lãi do bán trả góp hạch toán vào doanh thu hoạt động
tài chính.
Ghi nhận doanh thu, số tiền đã thu và số phải thu, tiền lãi do bán trả chậm, kế
toán ghi sổ:
Nợ TK 111,112 (Số tiền đã thu được)
Nợ TK 131 (Số tiền phải trả)
Có TK 511 (Theo giá bán trả ngay một lần chưa thuế)
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra
Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện (chênh lệch giữa tổng số tiền
bán theo giá trả chậm với giá bán trả ngay chưa có thuế GTGT)
 Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ, kế toán
ghi:
Nợ TK 5211, 5212 – Chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112…
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
 Phản ánh doanh thu hàng đã bán bị trả lại trong kỳ này (không kể

hàng đã bán tại thời điểm nào: Năm trước, kỳ trước hay kỳ này), căn cứ vào hóa
đơn của hàng bán bị trả lại, kế toán ghi:
Nợ TK 5311, 5312 – (Theo giá bán chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 3331 – (Thuế GTGT tương ứng của hàng bán bị trả lại)
Có TK 111, 112, 131 – (Tổng giá thanh toán)
 Căn cứ vào chứng từ chấp nhận giảm giá cho khách hàng (hóa đơn
giảm giá) về số lượng hàng đã bán, kế toán ghi:
Nợ TK 5321, 5322 – (Giá chưa có thuế)
Nợ TK 3331 – (Số thuế GTGT tương ứng)
Có TK 111, 112 – Số tiền giảm giá trả lại cho khách hàng (nếu khách
hàng đã thanh toán tiền hàng)
SV: Phạm Thị Thủy 21 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Có TK 131 – Ghi giảm nợ phải thu khách hàng (nếu khách hàng chưa
thanh toán tiền hàng)
 Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh
trong kỳ để xác định doanh thu thuần, kế toán ghi:
 Nợ TK 521
Có TK 5111
 Nợ TK 531
Có TK 5111
 Nợ TK 532
Có TK 5111
 Trường hợp khách hàng thanh toán trước hạn, theo hợp đồng quy
định, cho bên mua được hưởng chiết khấu thanh toán, đây là số tiền mà doanh
nghiệp giảm trừ vào số tiền phải thu của khách hàng. Căn cứ chứng từ thanh toán,
kế toán ghi sổ:
Nợ TK 111,112 – (Số tiền thực thu đã trừ chiết khấu thanh toán)
Nợ TK 635 – (Chiết khấu thanh toán)
Có TK 131 – (Tổng số tiền phải thu)

2.2.3. Đánh giá thực trạng công tác kế toán doanh thu bán hàng tại
Công ty
Chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin về tình hình kinh tế, tài
chính trong các doanh nghiệp cho các nhà quản lý. Việc thực hiện chức năng này có
tốt hay không trước hết phụ thuộc vào tính thường xuyên, kịp thời và chính xác của
thông tin.
Theo sự phát triển quy mô kinh doanh của Công ty, lượng thông tin cần xử lý
của công tác kế toán nói chung của kế toán doanh thu bán hàng nói riêng ngày càng
nhiều. Do đó, việc tin học hóa công tác kế toán tại Công ty là tất yếu cần thiết.
Xuất phát từ tầm quan trọng của việc tin học hóa công tác kế toán, từ vai trò
quan trọng của doanh thu bán hàng đối với doanh nghiệp và qua thời gian thực tập
SV: Phạm Thị Thủy 22 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
thực tế được tìm hiểu thực trạng kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty, em đã
chọn đề tài này.
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản khá chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh làm cho công tác kế toán chặt chẽ hơn. Việc sử dụng, luân chyển
chứng từ tại công ty khá hoàn hảo với sự phối hợp giữa 3 phòng: phòng Kinh
doanh, phòng Kế toán và phòng Xuất Nhập khẩu cũng như giữa các kế toán viên
trong phòng Kế toán. Các nghiệp vụ nghiệp vụ kinh tế phát sinh được cập nhật hàng
ngày nên thông tin kinh tế mang tính liên tục và chính xác
2.3. MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU
2.3.1. Mô tả bài toán
Công ty cổ phần công nghệ Việt Nhật buôn bán rất nhiều mặt hàng nhưng
trong đó mặt hàng kinh doanh chính là thép Việt Nhật và phôi thép. Trong đó phôi
thép là mặt hàng xuất khẩu duy nhất của Công ty. Khi có giao dịch mua bán với
khách hàng, phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng mua bán với khách hàng. Hợp
đồng mua bán có 2 loại: hợp đồng nguyên tắc và hợp đồng chi tiết. Hợp đồng
nguyên tắc là hợp đồng ký kết ban đầu, trên đó là những thỏa thuận chung giữa hai
bên về mua bán, thanh toán, và quy chế nội bộ của Công ty về mức chiết khấu theo

sản lượng. Hợp đồng chi tiết trên đó là thông tin chi tiết cụ thể về hàng mua bán
giữa hai bên: các mặt hàng cụ thể, số lượng, đơn giá cụ thể của từng mặt hàng,…
Trên hợp đồng nguyên tắc của giao dịch xuất khẩu phôi thép có ghi rõ không nhận
lại hàng cũng như giảm giá cho hàng đã bán, yêu cầu khách hàng thẩm định kỹ chất
lượng hàng trước khi ký kết hợp đồng mua bán.
Khách hàng của Công ty thanh toán theo 2 phương thức thanh toán ngay
hoặc trả chậm. Giá trị các giao dịch buôn bán thép, phôi thép có thể rất lớn. Vì vậy
với các giao dịch này, phương thức thanh toán của khách hàng chủ yếu là trả chậm.
Từ ngày 01/01/2009 việc thanh toán của hai mặt hàng thép Việt Nhật và phôi thép
tại Công ty được thực hiện hoàn toàn qua ngân hàng.
SV: Phạm Thị Thủy 23 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Mỗi lần bán hàng, khi giao hàng nếu là bán trong nước kế toán phòng Kinh
doanh sẽ lập hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT), nếu là xuất khẩu kế toán
phòng Xuất Nhập khẩu sẽ lập hóa đơn bán hàng. Khi lập hóa đơn, kế toán dựa
trên mức chiết khấu đã quy định kiểm tra xem khách hàng có được hưởng chiết
khấu thương mại không để thực hiện chiết khấu cho khách hàng qua việc lập hóa
đơn chiết khấu hoặc chi tiền chiết khấu. Tiền chiết khấu cho khách hàng có thể là
tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản qua ngân hàng. Các hóa đơn bán hàng cùng các
hóa đơn khác (hóa đơn bên mua gửi khi bên mua trả lại hàng hay khi phải giảm
giá hàng bán), sẽ được kế toán phòng Kinh doanh và phòng Xuất Nhập khẩu
chuyển cho kế toán viên đảm nhận phần hành kế toán bán hàng (kế toán viên 1
phòng Kế toán) để căn cứ vào đó cùng các chứng từ thanh toán tập hợp từ các
mảng kế toán liên quan (phiếu chi, phiếu thu của mảng kế toán tiền mặt; ủy
nhiệm chi từ mảng kế toán ngân hàng_hai mảng kế toán thuộc phần hành kế toán
vốn bằng tiền do kế toán viên 3 phòng Kế toán đảm nhiệm) ghi nhận doanh thu
và ghi nhận khoản giảm trừ doanh thu khi có phát sinh.
Khi khách hàng chưa nhận hàng nhưng phát hiện hàng không đúng quy cách,
chất lượng phải hoàn trả toàn bộ hàng hóa hoặc một phần hàng hóa. Hai bên lập
biên bản đồng thời bên mua trả lại hóa đơn để Công ty lập lại hóa đơn GTGT cho

số hàng đã nhận lại. Căn cứ hóa đơn cùng các chứng từ thanh toán (chi trả số tiền
theo tổng giá thanh toán của hàng bán trả lại cho khách hàng) kế toán viên 3 ghi
nhận khoản giảm trừ doanh thu_doanh thu hàng bán bị trả lại.
Khi khách hàng đã nhận hàng sau đó phát hiện hàng không đúng quy cách,
chất lượng phải hoàn trả toàn bộ hay một phần hàng hóa. Khi xuất trả lại hàng,
khách hàng lập hóa đơn trả lại hàng. Căn cứ hóa đơn này cùng các chứng từ thanh
toán (chi trả số tiền theo tổng giá thanh toán của hàng bán trả lại) kế toán viên 3 ghi
nhận doanh thu hàng bán bị trả lại.
Khi Công ty đã xuất bán, cung ứng hàng hóa và lập hóa đơn do hàng hóa
không đảm bảo chất lượng, quy cách…phải điều chỉnh (tăng, giảm) giá bán thì
SV: Phạm Thị Thủy 24 Lớp: K43/41.02
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh mức giá được điều chỉnh (hóa đơn giảm giá) kế
toán viên 3 ghi nhận khoản giảm trừ doanh thu_khoản giảm giá hàng bán.
Từ các chứng từ gốc người kế toán định khoản, phản ánh vào sổ nhật ký
bán hàng.
Đến cuối tháng, người kế toán tiến hành lập bảng kê hóa đơn và báo cáo
tổng hợp doanh thu bán hàng gửi Giám đốc Tài chính đáp ứng yêu cầu của công
tác theo dõi doanh thu bán hàng hàng tháng của Công ty.
Cuối kỳ người kế toán thực hiện kết chuyển toàn bộ các khoản giảm trừ
doanh thu đã phát sinh trong kỳ để xác định doanh thu thuần về bán hàng.
2.3.2. Phân tích yêu cầu
Từ công việc của kế toán doanh thu bán hàng, cần phải xây dựng một hệ
thống đáp ứng được các yêu cầu sau:
• Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời chính xác các khoản doanh thu và
các khoản giảm trừ doanh thu của hoạt động bán hàng thông qua các chứng từ: các
hóa đơn, ủy nhiệm chi, phiếu thu, phiếu chi, …
• Từ đầu vào là các chứng từ trên đầu ra là các sổ và báo cáo:
 Sổ nhật ký bán hàng
 Bảng kê hóa đơn

 Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng
• Hệ thống phải có khả năng thao tác dữ liệu nhanh chóng, giao diện dễ
nhìn, dễ sử dụng.
• Đưa ra các báo cáo một cách nhanh chóng.
SV: Phạm Thị Thủy 25 Lớp: K43/41.02