Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán

Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
MỤC LỤC
PHẦN I. GIỚI THIỆU CHUNG 2
1. Các chức năng chương trình 2
2. Những nghiệp vụ chương trình không hỗ trợ 2
PHẦN II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 3
II.1. Xác lập và quản lý thông tin toàn hệ thống 3
II.1.1. Khai báo loại hình sử dụng 3
II.1.2. Khai báo chi tiết tài khoản 7
II.1.3. Khai báo đối tượng 15
II.1.4. Khai báo ngoại tệ 22
II.1.5. Khai báo số dư tài khoản, đối tượng … 23
II.1.6. Khai báo từ điển kết chuyển 25
II.1.7. Khai báo yếu tố 31
II.1.8. Khai báo các mức thuế suất 32
II.1.9. Quản lý người sử dụng 34
II.1.10. Quản lý thông tin đơn vị 36
II.2. Nhập dữ liệu 37
II.2.1. Nhập chứng từ 37
II.2.3. Nhập chứng từ ngoài bảng 52
II.2.4. Nhập ủy nhiệm chi 56
II.2.5. Kết chuyển sản xuất khác: 58
II.2.6. Các chức năng, nghiệp vụ về công trình SCL 67
II.2.7. Quan hệ chứng từ kế toán đối với các hệ khác 70
II.3. Tổng hợp và kiểm tra dữ liệu 71
II.3.1. Trình tự nghiệp vụ 71
II.3.2. Tổng hợp và kiểm tra dữ liệu 72
II.4. Sổ sách và báo cáo 74
II.4.1. Trình tự tổng hợp và in báo cáo 75
II.4.2. Cách thực hiện 75
II.5. Các tiện ích khác trong chương trình 96

II.5.1. Thay đổi mật khẩu người dùng 96
II.5.2. Các chức năng log off, thoát 96
II.5.3. Tham số chung 96
II.5.4.Trích ghép dữ liệu lên cấp trên: 97
II.5.5. Truy nhập dữ liệu nhanh 105
II.5.6. Tìm kiếm chứng từ 108

1
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
PHẦN I. GIỚI THIỆU CHUNG
1. Các chức năng chương trình
- Khởi tạo dữ liệu đầu kỳ : Số dư tài khoản, số dư đối tượng, số dư ngoại tệ theo
tài khoản và theo đối tượng
- Nhập chứng từ : Hỗ trợ tạo lập, in ấn chứng từ. Tạo chứng từ kết chuyển công
trình hoàn thành, quyết toán
- Kết chuyển - Tổng hợp dữ liệu : Kết chuyển dữ liệu theo bảng từ điển kết
chuyển phù hợp với mô hình của đơn vị. Quá trình tổng hợp dữ liệu, có thực
hiện kiểm tra tính đúng đắn dữ liệu…
- Hệ thống sổ sách : Sổ sách áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung. Ngoài
ra cho phép in các mẫu sổ phụ vụ công tác quản lý riêng của đơn vị : Sổ chi
tiết tài khoản, sổ tổng hợp tài khoản, sổ chi tiết đối tượng, sổ tổng hợp đối
tượng. Các sổ sách theo dõi ngoại tệ …
- Hệ thống báo cáo : Báo cáo Nhà nước ban hành, báo cáo Tập đoàn ban hành
(chia theo loại hình hoạt động ; SXKD, XDCB, HCSN)
- Khoá sổ - Chuyển sổ kế toán : Cho phép hệ thống hoạt động tốt tại thời điểm
chuyển giao giữa 2 niên độ kế toán.
- Quản lý hệ thống : Quản lý đơn vị sử dụng , người dùng, danh mục
- Các tiện ích : Tìm kiếm, trích ghép dữ liệu …
2. Những nghiệp vụ chương trình không hỗ trợ
- Hỗ trợ định khoản nhiều loại ngoại tệ trong một định khoản

- Hỗ trợ tự động tính chênh lệch tỷ giá ngoại tệ
- Phần quản lý công cụ dụng cụ
- Quản lý lương

2
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
PHẦN II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
Các thông tin đăng nhập luôn cần thiết cho mọi hệ thống, nó là chìa khoá cho
người sử dụng để sử dụng hệ thống. Phần này sẽ giới thiệu:
- Cách đăng nhập hệ thống
- Khai báo thông tin đơn vị
II.1. Xác lập và quản lý thông tin toàn hệ thống
Tập đoàn điện lực Việt Nam là một đơn vị lớn, rộng khắp, và được phân thành
các cấp quản lý với nhiều loại hình hoạt động, nhiều loại hình sản xuất kinh doanh
Chương trình được sử dụng trên toàn EVN, do đó khi sử dụng chương trình đơn
vị phải khai báo các thông tin về đơn vị, việc khai báo này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới
quy trình nghiệp vụ của chương trình.
Cho phép xác định các thông số của hệ thống, chương trình sẽ ghi vào hệ điều
hành và sẽ lấy ra sử dụng ở những lần vận hành sau mà không cần phải khai báo lại
mỗi khi chạy, tuy nhiên vẫn có thể sửa lại những thông số này
II.1.1. Khai báo loại hình sử dụng
II.1.1.1. Các vấn đề nghiệp vụ liên quan đến loại hình
 Khái niệm loại hình:
Trong phạm vi hoạt động SXKD của đơn vị, loại hình sản xuất bao gồm các hoạt động
và các quan hệ có liên quan chặt chẽ nhằm đạt được một kế hoạch, kết quả đã đặt ra.
Thông thường tại một đơn vị có một loại hình SXKD chính và một vài loại hình sản
xuất kinh doanh phụ

3
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20

Loại hình sản xuất chính của đơn vị này cũng có thể là loại hình sản xuất phụ của
đơn vị khác.
 Các loại hình sản xuất được phân loại ở EVN:
Mã Số Tên loại hình
111 Thủy điện
112 Nhiệt điện chạy than
113 Nhiệt điện chạy dầu
114 Tua bin khí chạy khí
115 Tua bin khí chạy dầu
116 DIESEL
117 Đuôi hơi
1181 Năng lượng gió
1182 Năng lượng mặt trời
1183 Năng lượng địa nhiệt
1184 Năng lượng nguyên tử
1185 Nguồn năng lượng Khác
12 Truyền tải điện
13 Phân phối điện
14 phụ trợ và quản lí ngành
21 Xây lắp điện
22 Khảo sát thiết kế
23 Cơ khí
24 Mắc dây đặt đèn
25 Sửa chữa thí nghiệm điện
261 Thông tin viễn thông nội bộ
262 Thông tin viễn thông công cộng
28 Sản phẩm khác
31 Dịch vụ khách sạn
32 Vận tải
38 Khác

 Tác động của việc phân chia loại hình đến hệ thống tài khoản và định khoản kế
toán.
Đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị về việc theo dõi kết quả HĐ SXKD của
từng loại hình, từng dịch vụ, hệ thống tài khoản cũng được mở chi tiết để theo dõi từng

4
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
loại hình. Ví dụ như TK 154 - Chi phí SXKD dở dang … được mở chi tiết các tài
khoản để theo dõi các chi phí SX theo từng loại hình rất rõ. (xem bảng hệ thống TK kế
toán trong chế độ kế toán Tập đoàn qui định).
Trong quá trình định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải phản ánh đúng
vào từng loại hình. Trong một vài trường hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên
quan đến nhiều loại loại hình sản xuất thì kế toán sẽ định khoản vào tài khoản chi tiết
chung của các loại hình như TK 641, 642 và trước khi kế toán tổng hợp số liệu lên báo
biểu thì phải xác định tỷ lệ phân bổ các loại chi phí này cho từng loại hình sản xuất hiện
có tại đơn vị.
Hiện nay các đơn vị trong EVN việc hạch toán kế toán được chia làm 2 nhóm :
- Nhóm các đơn vị hạch toán phụ thuộc: Các đơn vị sản xuất điện (nhà máy điện),
các công ty truyền tải, các đơn vị phụ trợ ngành, các điện lực, các chi nhánh điện, các
xí nghiệp
- Nhóm các đơn vị hạch toán độc lập: Các công ty điện lực, các công ty cơ khí, các
đơn vị SXKD ngoài ngành điện
 Tác động của loại hình đến hệ thống báo cáo kế toán.
Đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị, cũng như của đơn vị cấp trên hệ thống báo
cáo đối với từng loại hình đơn vị cũng khác nhau. Đối với EVN có thể được chi thành
các hệ thống báo cáo sau:
1. Hệ thống báo cáo của đơn vị thuộc khối SXKD điện
2. Hệ thống báo cáo của đơn vị thuộc khối SXKD khác
3. Hệ thống báo cáo của đơn vị thuộc khối XDCB
4. Hệ thống báo cáo của đơn vị thuộc khối HCSN

 Yêu cầu về quản lý loại hình ở đơn vị:
- Tạo danh mục các loại hình theo chế độ kế toán quy định.
- Khi khởi tạo chương trình cho người dùng lựa chọn loại hình SXKD chính và các
loại hình sản xuất phụ tại đơn vị, thêm một số chức năng có thể thêm, xoá loại hình đã
chọn khi có sự thay đổi trong hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị.
- Điều kiện xoá loại hình phải kiểm tra xem nhóm TK thuộc loại hình đó đã định
khoản chưa hay đã ghép loại hình vào TK 154 đã khai báo đối tượng loại hình như thế
thì loại hình không được xoá.
- Ứng với các loại hình của đơn vị đã được chọn ở phần khởi tạo, chương trình sẽ
thực hiện tổng hợp số liệu theo chế độ kế toán qui định cho nhóm loại hình đó.
- Hàng tháng trước khi tổng hợp số liệu thì giá trị chi phí chung có liên quan đến các
loại hình trên TK 641, 642 phải được phân bổ vào tài khoản loại 911 tương ứng cho
từng loại hình theo tỷ lệ phần trăm nếu đơn vị là hạch toán độc lập còn đối với các đơn
vị hạch toán phụ thuộc thì phân bổ vào các Tài Khoản 136. Tại đơn vị có bao nhiêu loại
hình thì phải được phân bổ cho các loại hình đó (Tổng các tỷ lệ phân bổ phải bằng
100% giá trị) hoặc có thể cho người dùng tự tính giá trị và nhập trực tiếp vào chương
trình.

5
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
II.1.1.2. Hướng dẫn khai báo loại hình sử dụng
Có hai cách để có thể khai báo chi tiết tài khoản:
- Vào menu Hệ thống → Khởi tạo dữ liệu → Khởi tạo dữ liệu ban đầu → Một
cửa sổ nhỏ xuất hiện chọn mục Khai báo loại hình sử dụng bằng cách nhấn
đúp chuột vào dòng đó.
-Vào menu Hệ thống → Quản lý danh mục → Quản lý tài khoản
- Muốn chọn loại hình sử dụng nào đã có sẵn trong danh sách thì check vào ô
đó rồi ấn nút Ghi. Nếu không muốn lưu thông tin, nhấn Bỏ qua.
- Muốn thêm mới loại hình, chọn Thêm mới rồi cập nhật thông tin về Mã và
Tên loại hình mới

- Nhấn Thoát hoặc ESC để thoát.
- Muốn Ghép/ không ghép loại hình vào tài khoản 641, 642 : Check vào ô này
hoặc nhấn Alt+L, chương trình sẽ tự động cập nhật lại hệ thống tài khoản
641, 642.

6
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
Chú ý
- Chỉ có thể chọn/ không chọn một loại hình trong trường hợp chưa có các chứng
từ phát sinh liên quan đến loại hình hoặc loại hình chưa được ghép vào tài khoản
đã khai báo đối tượng.
- Tương tự cho chức năng Ghép loại hình vào tài khoản 641, 642.
- Chức năng này chỉ nên thực hiện vào đầu niên độ kế toán.
- Nếu có ghép loại hình thì không cần xác định tỷ lệ phân bổ, ngược lại cần phải
xác định tỷ lệ phân bổ cho các loại hình đã chọn.
II.1.2. Khai báo chi tiết tài khoản
II.1.2.1. Các vấn đề nghiệp vụ liên quan đến tài khoản
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày đều được phản ánh ghi chép vào các tài
khoản kế toán. Mỗi một sai sót nhỏ do việc khai báo tài khoản không phù hợp sẽ dẫn
đến một khối lượng công việc rất lớn, mất nhiều thời gian để sửa chữa lại. Vì vậy, xây
dựng một hệ thống tài khoản chuẩn, phù hợp với yêu cầu, đặc điểm hoạt động kinh tế
của đơn vị là trọng tâm của toàn bộ hệ thống kế toán. Nó quyết định đến toán bộ quá
trình thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin kế toán sau này.
Các thông tin cần quản lý của tài khoản
- Số hiệu tài khoản: Mã tài khoản được thực hiện theo quy định của nhà nước. Nhưng
do yêu cầu quản lý, đơn vị có thể mở thêm tiểu khoản và phải được sự chấp thuận của
đơn vị cấp trên.
- Tên tài khoản:
- Hạch toán: Tài khoản không hạch toán (tài khoản cấp cha)

7
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
- Theo dõi đối tượng: Tài khoản theo dõi đối tượng: Là các tài khoản khi hạch toán
được theo dõi chi tiết hơn nữa theo từng đối tượng. Với những tài khoản theo dõi đối
tượng, bắt buộc người dùng khi hạch toán phải xác định đối tượng theo dõi. Ví dụ: TK
141: Tạm ứng, TK 241: Đầu tư XDCB dở dang
- Cấp quản lý tài khoản: Tài khoản thuộc cấp nào quản lý. Trong hệ thống tài khoản
tuỳ theo yêu cầu quản lý mà từng cấp đơn vị có thể mở thêm. Có các cấp quản lý sau
o Theo qui định Bộ tài chính
o Tập đoàn mở thêm
o Công ty, nhà máy mở thêm
o Điện lực, xí nghiệp
o Chi nhánh
Chú ý: Việc mở thêm tài khoản của đơn vị phải được sự đồng ý của đơn vị chủ quản
cấp trên
- Các Đối tượng thuộc tài khoản:
o Tuỳ theo tính chất của tài khoản, mà có các loại đối tượng theo dõi tương
ứng mà không thể theo dõi lẫn cho nhau được. Ví dụ: TK 241: Đối tượng
theo dõi phải là công trình; TK 141: Đối tượng theo dõi phải là người được
tạm ứng.
o Theo yêu cầu quản lý: Một số tài khoản buộc phải có các đối tượng theo dõi
giống nhau để trong quá trình kết chuyển, số liệu mới hạch toán được và
việc lên các biểu theo từng đối tượng mới chính xác. Điều này đặc biệt quan
trong với các tài khoản phục vụ hạch toán XDCB. Ví dụ: bộ TK 241, 331;
bộ TK 341, 342, 315
o Các đối tượng tài khoản không chỉ có một cấp, thông thường là hai cấp
được tổ chức thành hình cây. Tuy nhiên, không phải TK nào cũng cần theo
dõi hai cấp. Điều này phụ thuộc vào tính chất và mục đích của TK.
- Tài khoản có theo dõi Ngoại tệ
o Đây là một thuộc tính nhằm xác định một loại tài khoản mà khi thực hiện

hạch toán, người kế toán bắt buộc phải xác định lượng ngoại tệ tương ứng
với số tiền VNĐ đã hạch toán. Ví dụ : TK 1112, 1122, 3412, 3312
- Tài khoản có Kê khai VAT
o Là những tài khoản mà khi hạch toán, số liệu trong đó phải tương ứng với
số tiền kê khai các hoá đơn VAT tương ứng. Ví dụ TK 113, 3331
- Tài khoản dùng để xđ chi phí SX có tách theo loại hình SX đơn vị
o Các tài khoản xác định chi phí SX mà các khoản mục trong đó (xác định
qua tiểu khoản) được tách ra theo loại hình SX điện. Việc này nhằm mục
đích xác định rõ những chi phí của từng loại hình sản xuất điện, từ đó xác
định chính xác giá thành điện của từng loại hình.
o Nội dung nghiệp vụ cụ thể của phần này được mô tả rõ trong phần: Sử dụng
tài khoản để xác định Chi phí SX điện.

8
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
Nguyên tắc sử dụng tài khoản
- Việc hạch toán chi được phép vào những tài khoản thuộc cấp thấp nhất, không
được phép hạch toán vào các tài khoản có tiểu khoản trong đó.
- Tổng số PS Nợ, Có, số dư của TK Cha bằng tổng số PS Nợ, PS Có và số dư của
tài khoản con.
- Sự thay đổi lớn trong hệ thống tài khoản thường chỉ diễn ra trong đầu kỳ kế toán
mới : Thêm mới tiểu khoản, theo dõi VAT, Ngoại tệ
- Các thay đổi nhỏ của TK phạm vi nội bộ đơn vị tự quyết như: Thay đổi loại đối
tượng theo dõi thường có thể diễn ra bất kỳ. Lúc đó người Kế toán buộc phải
chuẩn hoá lại các chứng từ bị sai do sự thay đổi trên.
Chú ý:
- Những TK bắt buộc phải cùng mã số là bắt buộc vì khi đó chương trình mới lên
được các báo cáo tài chính theo đúng qui định của Tập đoàn
- Những TK không bắt buộc phải cùng mã số theo các nhóm TK ở trên không có
nghĩa là đơn vị được mở tuỳ ý các loại đối tượng. Đơn vị phải mở thống nhất

cùng loại đối tượng, cùng cấp đối tượng, ví dụ:
Tài khoản 331x có 2 Tài khoản 3311 và 3312 khi đơn vị có nhu cầu mở theo dõi
chi tiết cho các tài khoản này cần thống nhất loại đối tượng và cấp đối tượng
cho 2 Tài khoản này như sau. Nếu TK 3311 mở 2 cấp đối tượng cấp 1 là
Khách hàng, cấp 2 là công trình thì TK 3312 cũng phải mở 2 cấp đối tượng
cấp 1 là khách hàng, cấp 2 cũng là công trình.
- Các TK khác tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình hoạt động của đơn vị mà có thể
mở để theo dõi
 Bảng phân tích những tài khoản cần mở chi tiết đối với các đơn vị SXKD
Tài
khoản
Bắt
buộc
theo dõi
chi tiết
Cùng
mã số
Loại đối
tượng
Ghi chú
112 v Ngân
hàng
Cấp 1 phải là Ngân hàng
131x v Khách
hàng/khác
• Nếu mở 1 cấp thì phải là khách
hàng
• Nếu mở 2 cấp thì cấp 1 phải là
khách hàng, cấp 2 là các loại sản
phẩm hàng hoá, dịch vụ …

• Nếu mở 3 cấp thì cấp 1 có thể là
nhóm khách hàng, cấp 2 là khách
hàng, cấp 3 là các loại sản phẩm
hàng hoá, dịch vụ, …

9
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
Khi khai báo cấp đối tượng cần xác
định nghiệp vụ bù trừ lên bảng cân đối
kế toán ở cấp nào
1388x Khác
141 v Phòng
ban/khác
Phải mở 2 cấp đối tượng
• Cấp 1 là phòng ban
• Cấp 2 là đối tượng khác (các cán
bộ CNV)
2413x, v v Công trình
• Nếu mở 1 cấp: Cấp đó phải là công
trình
• Nếu mở 2 cấp: Cấp 1 có thể là
nhóm công trình (hoặc công trình),
cấp 2 có thể là công trình (hoặc
hạng mục công trình)
• Nếu mở 3 cấp: Cấp 1 là Nhóm
công trình (hoặc công trình) cấp 2
là (công trình) cấp 3 là hạng mục
công trình
315,
341, 342

v v Khác/hợp
đồng/Ngâ
n hàng
311 v Khác/Hợp
đồng
331x v Khách
hàng /
Hợp đồng
ít nhất phải mở 1 cấp ( cấp 1 phải là khách
hàng)
3388x Khác
33624 v Khác /
Hợp
đồng /
công trình
ít nhất phải mở 2 cấp
Cấp 1 là hợp đồng vay (hoặc đối tác vay)
cấp 2,3 là công trình, hạng mục công trình
3363,33
64,3368
v Khác /
đơn vị /
Công trình
Số cấp đối tượng cho loại này tuỳ thuộc
vào tình hình đơn vị quản lý.
TK loại
5,6,7,8,9
v Tuỳ tình hình HĐKD của đơn vị, nếu mở
thì ít nhất phải mở 2 cấp. Cấp 1 là nhóm
(loại) sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ … cấp

10
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
2,3 là từng loại hàng hoá dịch vụ
Chú ý:
- Những TK bắt buộc phải cùng mã số là bắt buộc vì khí đó chương trình với lên
được các báo cáo tài chính theo đúng qui định của TCT
- Những TK không bắt buộc phải cùng mã số theo các nhóm TK ở trên không có
nghĩa là đơn vị được mở tuỳ ý các loại đối tượng. Đơn vị phải mở thống nhất
cùng loại đối tượng, cùng cấp đối tượng, ví dụ:
Tài khoản 331x có 2 Tài khoản 3311 và 3312 khi đơn vị có nhu cầu mở theo dõi
chi tiết cho các tài khoản này cần thống nhất loại đối tượng và cấp đối tượng
cho 2 Tài khoản này như sau. Nếu TK 3311 mở 1 cấp đối tượng cấp 1 là
Khách hàng,thì TK 3312 cũng phải mở 1 cấp đối tượng cấp 1 là khách hàng
- Các TK khác tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình hoạt động của đơn vị mà có thể
mở để theo dõi
II.1.2.2. Khai báo chi tiết tài khoản
Có hai cách để có thể khai báo chi tiết tài khoản:
-Vào menu Hệ thống → Khởi tạo dữ liệu → Khởi tạo dữ liệu ban đầu → Một
cửa sổ nhỏ xuất hiện chọn mục số 2 (Khai báo chi tiết tài khoản) bằng cách
nhấn đúp chuột vào dòng đó.
-Vào menu Hệ thống → Quản lý danh mục → Quản lý tài khoản
Khi đó cửa sổ sau đây sẽ xuất hiện để ta có thể khai báo chi tiết tài khoản.
 Mục đích
- Form dùng để cập nhật danh mục tài khoản (thêm mới, xóa, sửa…).

11
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
- Xác định các thông tin của tài khoản: theo dõi ngoại tệ,tên tài khoản, cấp quản lý,
…

- Xác định quan hệ giữa tài khoản và loại đối tượng
Những thông tin bao gồm
- Số hiệu tài khoản, tên tài khoản, cấp quản lý, yếu tố, mã số, số đối tượng, loại
đối tượng, được hạch toán, theo dõi ngoại tệ, tính chất tài khoản.
 Cách thực hiện
Thêm mới
- Nhấn nút Thêm mới hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+M để thêm mới.
- Nhập các thông tin tài khoản, đối với ô Được hạch toán, và Tính chất tài khoản
thì không được phép nhập mà sẽ được xác định từ tài khoản cấp cha.
- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi thông tin vừa nhập.
- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.
Xóa
- Nhấn Xóa hoặc Alt+X để xóa tài khoản, chương trình sẽ xóa tài khoản có mã ở ô
Số hiệu tài khoản.
Sửa
- Nhấn Sửa hoặc Alt+S hoặc nhấn Enter (khi đang chọn tài khoản trên lưới) để
sửa tài khoản.
- Nhấn Ghi hoặc Alt+G để ghi thông tin vừa cập nhập.
- Nhấn Bỏ qua hoặc ESC để bỏ qua.
Tìm kiếm
- Nhấn Tìm kiếm hoặc Alt+k để tìm kiếm tài khoản, có thể tìm theo mã hoặc tên
tài khoản.
- Nhấn Đồng ý hoặc Alt+N để tìm.
- Nhấn Bỏ qua hoặc ESC để bỏ qua.
- Nhấn Thoát hoặc ESC để thoát.
Khai báo thông tin liên quan đến tài khoản
- Tài khoản theo dõi đối tượng
- Như phần nghiệp vụ đã giải thích quan hệ giữa đối tượng và tài khoản, chương
trình hỗ trợ 8 loại đối tượng, bao gồm:
o Loại Đối tượng Công trình

o Loại Đối tượng Hợp đồng mua bán
o Loại Đối tượng Nguồn vốn vay
o Loại Đối tượng Khách hàng
o Loại Đối tượng Phòng ban
o Loại Đối tượng Đơn vị trực thuộc

12
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
o Loại Đối tượng Khác
- Để phục vụ cho việc quản lý một cách chi tiết hơn, chương trình hỗ trợ 3 cấp đối
tượng. Sự liên hệ giữa các cấp của đối tượng có thể hiểu đơn giản như mô hình
hình cây. Do đó, tuỳ theo tính chất của tài khoản, mà có các cấp, loại đối tượng
theo dõi tương ứng:
o Ví dụ: Theo dõi tạm ứng của từng cán bộ công nhân viên trên các
phòng ban trong đơn vị. Bạn phải khai báo thông tin đối với tài khoản
141 như sau:
o Nhập vào ô Số đối tương giá trị 2
o Chọn trong danh sách Loại ĐT Cấp 1: Đối tượng Phòng ban
o Chọn trong danh sách Loại ĐT Cấp 2: Đối tượng khác
Đối tượng phòng ban đại diện cho các phòng ban của công ty.
Đối tượng khác đại diện cho cán bộ công nhân viên của công ty.
o Một số tài khoản có các đối tượng theo dõi giống nhau sẽ có chung 1
mã số Nhấn vào nút để khai báo mã số (xem thêm phần liên quan
đến mã số).
- Tài khoản có theo dõi Ngoại tệ
o Đối với một tài khoản liên quan đến ngoại tệ, chương trình sẽ tự động hỗ
trợ việc quản lý tất cả các ngoại tệ đơn vị theo dõi trên tài khoản đó.
o Nhấn vào ô check box Theo dõi ngoại tệ khi muốn theo dõi ngoại tệ
trên tài khoản này.
 Chú ý

- Có thể chuyển đổi qua lại giữa hai Tab Tài khoản và Tab Khoản mục bằng
cách nhấn Alt+N và Alt+C. Nếu tài khoản không được hạch toán thì không cho
phép sửa hoặc xóa.
- Nếu TK đã khai báo đối tượng hoặc đã phát sinh chứng từ thì không được xoá.
- Nếu tài khoản đã có chứng từ phát sinh liên quan thì không thể thêm mới một tài
khoản con của nó.
- Khai báo mã số của tài khoản sẽ được thực hiện trên form Mã số.
- Nếu muốn xoá, hoặc sửa loại đối tượng của tài khoản đã được khai báo mã số, thì
cần tách tài khoản đó ra khỏi mã số hiện thời.(Thực hiện trên form Mã số)
- Khi thêm mới tài khoản, chỉ được phép nhập Số hiệu tài khoản, tên tài khoản,
Cấp quản lý, Yếu tố, còn các thuộc tính khác sẽ được lấy từ tài khoản cấp cha.
II.1.2.3. Khai báo mã số của tài khoản
Muốn khai báo mã số của tài khoản, trên form Danh mục tài khoản, bạn nhấn
nút ở cuối dòng Mã số, khi đó cửa sổ sau đây sẽ xuất hiện.

13
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
 Mục đích
- Form dùng để cập nhật mã số của tài khoản (khai báo, xóa) .
- Các tài khoản có cùng mã số sẽ có cùng 1 bộ đối tượng.
 Những thông tin bao gồm
 Tab Mã số
- Mã số tài khoản, số cấp đối tượng của mã số.
- Lưới bên trái thể hiện danh sách những tài khoản không có mã số.
- Lưới bên phải thể hiện danh sách những tài khoản đã khai báo mã số ô Mã số.
 Tab Tra cứu
- Thể hiện những mã số đã khai báo.
- Lưới phía trên thể hiện những tài khoản ứng với mã số đang được chọn.
- Lưới phía dưới thể hiện đối tượng của tài khoản đang được chọn.
 Cách thực hiện

- Nhập một mã số ở ô Mã số (có thể đã tồn tại hay chưa tồn tại)
- Lưới bên trái thể hiện danh sách những tài khoản không có mã số.
- Lưới bên phải thể hiện danh sách những tài khoản đã khai báo mã số ô Mã số
(nếu mã số đã tồn tại).
Thêm mới
- Nhấn nút Thêm mới hoặc tổ hợp phím Alt+m để thêm mới.
- Tài khoản đang được chọn ở lưới bên trái sẽ được chuyển sang lưới bên phải (có
thể chọn nhiều tài khoản cùng lúc).
Xóa
- Nhấn nút Xóa hoặc tổ hợp phím Alt+X để xóa mã số của tài khoản.

14
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
- Tài khoản đang được chọn ở lưới bên phải sẽ được chuyển sang lưới bên trái (có
thể chọn nhiều tài khoản cùng lúc).
- Nhấn nút Đồng ý hoặc tổ hợp phím Alt+N để ghi thông tin vừa nhập.
- Nhấn nút Bỏ qua hoặc tổ hợp phím Alt+B để bỏ qua.
- Nhấn nút Thoát hoặc tổ hợp phím Alt+T để thoát.
 Chú ý
- Khi thêm mới mã số của tài khoản, có thể chọn một tài khoản bất kỳ để làm
chuẩn (bộ đối tượng tài khoản của tài khoản chuẩn sẽ được cập nhật cho các tài
khoản khác cùng mã số).
- Nếu tài khoản đã khai báo đối tượng, khi khai báo mã số mới sẽ xóa toàn bộ đối
tượng cũ và cập nhật đối tượng của tài khoản chuẩn.
Có thể chuyển đổi qua lại giữa hai Tab Mã số và Tab Tra cứu bằng cách nhấn
Alt+S và Alt+C.
II.1.3. Khai báo đối tượng
II.1.3.1. Các vấn đề nghiệp vụ liên quan đến đối tượng
 Khái niệm và đặc điểm
- Được mở ra nhằm cho phép theo dõi chi tiết hơn các nội dung kinh tế theo từng

tài khoản. Tuỳ theo từng tài khoản theo dõi mà có các loại đối tượng phù hợp.
Ví dụ: TK 241: Đối tượng theo dõi phải là công trình; TK 141: Đối tượng theo
dõi phải là người được tạm ứng.
- Các loại đối tượng này có những thuộc tính khác nhau : Công trình, đối tượng
nợ, ngân hàng, người tạm ứng Các thuộc tính này được dùng để lên các biểu in
phục vụ công tác quản lý: Ví dụ như các thuộc tính của đối tượng Công trình,
Nguồn vốn vay
- Với các tài khoản, việc theo dõi đối tượng tuỳ theo yêu cầu có thể là 1, 2 hoặc 3
cấp. Cấp nào, gồm những đối tượng gì phụ thuộc vào tính chất của tài khoản,
vào yêu cầu quản lý của đơn vị.
- Theo yêu cầu quản lý: Một số tài khoản buộc phải có các đối tượng theo dõi
giống nhau để trong quá trình kết chuyển, số liệu mới hạch toán được và việc
lên các biểu theo từng đối tượng mới chính xác. Điều này đặc biệt quan trong
với các tài khoản phục vụ hạch toán XDCB. Ví dụ: bộ TK 241, 331; bộ TK 341,
342, 315
- Khi hạch toán vào các TK có theo dõi đối tượng, người kế toán buộc phải xác
định đối tượng chi tiết của tài khoản đó.
Các loại đối tượng
Theo tính chất của tài khoản, có thể phân ra các loại đối tượng sau:
1) Các Công trình XDCB
o Là những công trình XDCB, SCL mà đơn vị đang thực hiện đầu tư

15
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
o Những công trình này được theo dõi qua các TK theo dõi đầu tư XDCB:
241
o Đối tượng công trình sẽ xuất hiện ở các báo cáo:
 Thực hiện đầu tư theo hạng mục công trình.
 Công trình hạng mục công trình hoàn thành bàn giao.
 Báo cáo tổng hợp công trình.

 Báo cáo tổng hợp nhóm công trình.
 Các khoản phải vay, trả cho khách hàng …
2) Hợp đồng
Hợp đồng trong một đơn vị SXKD được theo dõi qua hệ thống Kế toán được phân
loại như sau:
- Hợp đồng mua: Theo dõi trên các TK Nợ phải trả.
o Là những hợp đồng mà đơn vị là bên A.
o Các loại : Hợp đồng thi công công trình XDCB, hợp đồng mua sắm
Vật tư thiết bị, các hợp đồng thuê khoán khác.
o Với các hợp đồng này, Kế toán theo dõi các khâu: Ký kết hợp đồng
-> ứng tiền -> Nghiệm thu -> Quyết toán công trình -> Thanh lý HĐ.
- Hợp đồng bán: Theo dõi trên các TK Nợ phải thu
o Là những hợp đồng mà đơn vị làm bên B bán sản phẩm, dịch vụ
o Trong đơn vị : Ví dụ các hợp đồng lắp đặt trạm biến áp cho các đơn
vị ngoài.
3) Nguồn vốn vay
Là những Nguồn vốn mà đơn vị tự đứng ra vay từ các tổ chức tín dụng, lấy tiền
phục vụ công tác đầu tư XDCB
Những Nguồn vốn vay này đơn vị phải theo dõi qua các TK vay : 341, 342, 315
4) Đối tượng là cá nhân, phòng ban trong đơn vị
Dùng để theo dõi qua các tài khoản tạm ứng
5) Ngân hàng
Thể hiện chi tiết các số dư tiền gửi của đơn vị tại các tài khoản ngân hàng.
Theo dõi qua các tài khoản tiền gửi ngân hàng 1121, 1122
Các thuộc tính của đối tượng ngân hàng: Tên ngân hàng, địa chỉ …
6) Khách hàng
Là các tổ chức, cá nhân mà đơn vị có quan hệ giao dịch mua bán ,được theo dõi
qua các tài khoản 131 và 331.
7) Đơn vị trực thuộc
Loại tài khoản này dùng cho các đơn vị cấp trên, để theo dõi quan hệ công nợ

phải thu phải trả với các đơn vị cấp dưới qua các tài khoản 136 và 336.

16
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
8) Đối tượng khác
Là các cá nhân, đơn vị bên ngoài đứng tên ký kết các hợp đồng, hoặc có những thoả
thuận, quan hệ kinh tế cần phải theo dõi qua hệ thống tài khoản.
Thuộc tính của đối tượng:
- Tên
- Địa chỉ
II.1.3.2. Khai báo đối tượng
Để khai báo đối tượng, có 2 cách:
- Vào menu Hệ thống → Khởi tạo dữ liệu → Khởi tạo dữ liệu ban đầu → Một
cửa sổ xuất hiện. Chọn Khai báo đối tượng bằng cách nhấn đúp chuột vào dòng đó.
- Vào menu Hệ thống → Quản lý danh mục → Quản lý đối tượng, khi đó sẽ
xuất hiện cửa sổ sau:
Nhấn nút Thêm mới để khai báo thêm đối tượng, cửa sổ sau đây sẽ xuất hiện

17
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
 Mục đích
- Quản lý toàn bộ đối tượng của hệ thống.
o Form Danh sách đối tượng : dùng để tra cứu, xóa Đối tượng.
o Form Thông tin đối tượng : dùng để thêm mới, cập nhật thông tin của
đối tượng.
Những thông tin bao gồm
- Mã đối tượng, tên đối tượng, thông tin của từng đối tượng.
 Cách thực hiện
Thêm mới
- Nhấn nút Thêm mới hoặc tổ hợp phím Alt+M để thêm mới.

- Xuất hiện form Cập nhật thông tin đối tượng.
- Nhập các thông tin về đối tượng cần thêm mới.
- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi thông tin vừa nhập.
- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để Thoát.
Xóa
- Trong khi đang cho đối tượng trên form Danh sách đối tượng, bạn có thể nhấn
nút Xóa hoặc tổ hợp phím Alt+X hoặc phím DEL để xóa đối tượng.
Sửa
- Nhấn nút Sửa hoặc tổ hợp phím Alt+S hoặc nút Enter để sửa đối tượng.
- Xuất hiện form Cập nhật thông tin của đối tượng vừa được chọn.
- Nhập các thông tin về đối tượng cần thay đổi.
- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi thông tin vừa nhập.
- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để Thoát.
 Các chú ý

18
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
 Đối với Đối tượng Công trình
- Khi thêm mới : có thể khai báo các Hợp đồng thi công, Hợp đồng Vay bằng
cách nhấn Hợp đồng hoặc Alt+H, Nguồn vốn hoặc Alt+V. (Xem chi tiết ở Form
Khai báo Quan hệ đối tượng)
 Đối với Đối tượng Hợp Đồng, Nguồn Vốn Vay
- Khi thêm mới : có thể khai báo các Công trình bằng cách nhấn Công trình hoặc
Alt+C. (Xem chi tiết ở Form Khai báo Quan hệ đối tượng)
 Đối với các đối tượng phát sinh do khai báo các tài khoản của đối tượng Ngân
Hàng (USD_111, EURO222 …) thì không thể xóa hoặc sửa ở form Danh sách
đối tượng mà cần phải vào form Cập nhật thông tin đối tượng để thực hiện.
 Không thể sửa mã đối tượng.
 Không thể xóa các đối tượng nằm trong chứng từ đã định khoản, đối tượng đã khai
báo đối tượng tài khoản, hoặc đối tượng có quan hệ với đối tượng khác …

II.1.3.3. Khai báo Quan hệ đối tượng
 Quan hệ giữa các đối tượng
Đối với các đơn vị thuộc khối XDCB chức năng nhiệm vụ là theo dõi những công
trình, cụ thể các đơn vị muốn theo dõi các thông tin sau cho toàn bộ các công trình và
cho từng công trình riêng lẻ:
1. Nguồn vốn công trình (Công trình hình thành từ những nguồn vốn nào được thể
hiện trên những TK nguồn vốn đầu tư XDCB)
2. Nguồn vốn cho công trình nay đang năm ở đâu? (ngân hàng quản lý vốn …)
3. Quá trình thực hiện đầu tư (thực hiện đầu tư, trên các tài khoản 241)
4. Tình hình thanh toán với nhà thầu … (theo dõi trên các tài khoản công nợ, phải
theo dõi được tình hình thanh toán với từng nhà thầu cho từng công trình) ngoài
ra còn phải theo dõi được các thông tin khác như: thuế cho từng công trình, tình
hình cấp phát vốn cho từng công trình …
Do đó đơn vị cần phải thống nhất mã công trình trên các TK, và khai báo theo dõi chi
tiết tài khoản phù hợp với nhu cầu quản lý của đơn vị. Việc theo dõi trên anh (chị) có
thể tham khảo mục phân tích thông tin về Tài khoản – Quy định về việc mở chi tiết TK

19
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
 Mục đích
- Form Quan hệ đối tượng : dùng khai báo mối quan hệ giữa Công trình – Hợp
đồng Thi công, Công trình – Hợp Đồng Vay vốn.
Những thông tin bao gồm
- Ô phía trên : mã và tên đối tượng cần khai báo các quan hệ.
- Ô phía dưới : mã và tên các đối tượng khai báo.
- Các thông tin : Số tiền VNĐ, loại nguyên tệ, Số tiền nguyên tệ, tỷ giá của 2 đối
tượng .
 Cách thực hiện
Thêm mới
- Nhấn nút Thêm mới hoặc tổ hợp phím Alt+M để thêm mới.

- Nhập mã của đối tượng cần thêm, bạn có thể nhấn phím Enter để xuất hiện form
Chọn đối tượng.
- Nhập các thông tin về Số tiền VNĐ, loại nguyên tệ, Số tiền nguyên tệ, tỷ giá.
- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua, nếu không bỏ qua mà nhấn nút
Thoát hoặc tổ hợp phím Alt+T để ghi thông tin về các quan hệ đối tượng.
- Quay trở lại form Cập nhật thông tin đối tượng.
- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi lại thông tin (bao gồm thông tin
đối tượng và các mối quan hệ), nếu không muốn lưu các thông tin nhấn nút
Thoát hoặc tổ hợp phím Alt+T để Thoát.
Xóa
- Trong khi đang cho thông tin trên lưới, bạn có thể nhấn nút Xóa hoặc tổ hợp
phím Alt+X hoặc phím DEL để xóa một quan hệ đối tượng.
II.1.3.4. Gắn đối tượng vào tài khoản để theo dõi

20
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
 Mục đích
- Form dùng để cập nhật đối tượng tài khoản (thêm mới, xóa) .
- Form này thể hiện rõ nhất quan hệ của từng tài khoản đối với các đối tượng.
Những thông tin bao gồm
- Số hiệu tài khoản.
- Đối tượng cấp 1.
- Đối tượng cấp 2.
- Đối tượng cấp 3.
- Mã số của tài khoản.
- Số đối tượng của tài khoản.
 Cách thực hiện
Thêm mới
- Nhấn nút Thêm mới hoặc tổ hợp phím Alt+M để thêm mới.
- Nhập số hiệu tài khoản vào ô Tài khoản, nếu tài khoản không tồn tại thì sau khi

ta nhấn phím Enter danh sách tài khoản có theo dõi đối tượng sẽ hiện lên để
chọn.
- Nhập Mã đối tượng cấp 1, nếu đối tượng không tồn tại thì sau khi nhấn nút enter
danh sách đối tượng sẽ hiển thị để chọn.
- Tương tự cho đối tượng cấp 2, cấp 3 (nếu có).
- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để lưu thông tin vừa nhập.

21
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.
Xóa
- Nhấn nút Xóa hoặc tổ hợp phím Alt+X hoặc phím DEL để xóa , chương trình sẽ
xóa đối tượng của tài khoản đang được chọn.
Tìm kiếm
- Nhấn nút Tìm kiếm hoặc tổ hợp phím Alt+k để tìm kiếm, lần lượt tìm theo Số
hiệu tài khoản, đối tượng cấp 1, cấp 2, cấp 3.
- Nhấn nút Đồng ý hoặc tổ hợp Alt+N để tìm.
- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.
- Nhấn nút Thoát hoặc phím ESC để thoát.
 Các chú ý
- Không thể xóa đối tượng tài khoản đã định khoản.
- Khi chọn đối tượng cho tài khoản, nếu tài khoản có khai báo loại đối tượng cấp 1,
cấp 2, cấp 3 thì chỉ xuất hiện những loại đối tượng tương ứng, nếu tài khoản
không khai báo loại đối tượng thì sẽ hiển thị tất cả các đối tượng.
- Trong khi chọn đối tượng, nếu đối tượng không tồn tại thì cho phép thêm mới đối
tượng.
- Đặc biệt, những tài khoản có mã số thì khi thêm mới (hoặc xoá) 1 đối tượng của
tài khoản thì chương trình sẽ hỗ trợ thêm mới (hoặc xoá) đối tượng đó cho các tài
khoản có cùng mã số còn lại.
II.1.4. Khai báo ngoại tệ

Vào menu Hệ thống → Khởi tạo dữ liệu → Khai báo dữ liệu ban đầu →
nhấn đúp chuột vào dòng Khai báo các loại ngoại tệ đơn vị sử dụng
 Mục đích
- Form dùng để cập nhật danh mục ngoại tệ (thêm mới, xóa, sửa…) .
- Các ngoại tệ khai báo ở đây chính là các ngoại tệ sẽ được chương trình hỗ trợ
quản lý chi tiết trên các tài khoản ngoại tệ và các báo biểu liên quan đến ngoại tệ.

22
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
Những thông tin bao gồm
- Mã ngoại tệ, tên ngoại tệ.
 Cách thực hiện
Thêm mới
- Nhấn nút Thêm mới hoặc tổ hợp phím Alt+m để thêm mới.
- Nhập mã ngoại tệ ở ô Mã ngoại tệ, tên ngoại tệ ở ô Tên ngoại tệ.
- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi thông tin vừa nhập.
- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.
Xóa
- Nhấn nút Xóa hoặc tổ hợp phím Alt+X hoặc phím DEL để xóa ngoại tệ, chương
trình sẽ xóa ngoại tệ đang được chọn.
Sửa
- Nhấn nút Sửa hoặc tổ hợp phím Alt+S hoặc nhấn phím Enter (khi đang chọn
ngoại tệ trên lưới) để sửa ngoại tệ, chỉ cho phép sửa tên ngoại tệ.
- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi thông tin vừa cập nhập.
- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.
Tìm kiếm
- Nhấn nút Tìm kiếm hoặc tổ hợp phím Alt+k để tìm kiếm ngoại tệ, có thể tìm
theo mã hoặc tên ngoại tệ.
- Nhấn nút Đồng ý hoặc tổ hợp phím Alt+N để tìm kiếm.
- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.

- Nhấn nút Thoát hoặc phím ESC để thoát.
II.1.5. Khai báo số dư tài khoản, đối tượng …
Để khai báo số dư tài khoản, đối tượng,… bạn vào menu Hệ thống → Khởi tạo
dữ liệu → Khai báo dữ liệu ban đầu → Khai báo số dư tài khoản, đối tượng,
nguyên tệ, ngoại tệ.

23
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
 Mục đích
- Form dùng để khai báo số dư ban đầu của tài khoản, số dư đối tượng, số dư
nguyên tệ và số dư đối tượng theo nguyên tệ.
 Cách thực hiện
- Chuyển đến tài khoản cần khai báo, có thể dùng chức năng Autoseach bằng cách
gõ số hiệu tài khoản vào cột Tài khoản.
- Nhấn Enter hoặc nhập trực tiếp dữ liệu vào lưới tại cột cần khai báo số dư.
- Nếu muốn xóa giá trị tại một ô có thể nhập giá trị ‘0’ hoặc nhấn DEL.
- Nhấn nút Ghi hoặc tổ hợp phím Alt+G để ghi thông tin vừa nhập.
- Nhấn nút Bỏ qua hoặc phím ESC để bỏ qua.
- Nhấn nút Thoát hoặc phím ESC để thoát.
- Có thể chuyển đổi giữa các Tab Tài khoản, Tab Đối tượng, Tab Nguyên tệ,
Tab Đối tượng nguyên tệ bằng cách nhấn Alt+1, Alt+2, Alt+3, Alt+4.
 Các chú ý
- Sau khi nhập dữ liệu, nếu có chênh lệch số dư, chương trình sẽ đưa ra cảnh báo.
- Đối với Tab Số dư tài khoản, tài khoản cấp cha sẽ không = tổng số dư của tài
khoản con mà là số bù trừ hai bên Nợ và Có.
- Có thể kiểm tra toàn bộ dữ liệu bằng cách chọn chức năng Kiểm tra hoặc nhấn tổ
hợp phím Atl+K, chương trình sẽ hiển thị danh sách tài khoản bị lệch.
- Nếu tháng khởi tạo chương trình = 1 thì chỉ cần nhập số dư đầu năm, ngược lại
bạn phải nhập thêm lũy kế phát sinh đến tháng khởi tạo chương trình.

24
Hướng dẫn sử dụng chương trình Hạch toán kế toán - Phiên bản 1.0.20
- Khi nhập số dư không đúng với tính chất của tài khoản (Dư nợ mà nhập ở dư có
…) chương trình sẽ đưa ra cảnh báo, người dùng có thể quyết định nhập hay
không.
- Có thể khai báo số dư cho tài khoản ngoài bảng bằng cách nhấn nút TK Ngoài
Bảng hoặc tổ hợp phím Alt+N.
II.1.6. Khai báo từ điển kết chuyển
II.1.6.1. Các vấn đề nghiệp vụ liên quan đến Từ điển kết chuyển
Để lên được các báo cáo tài chính, kế toán phải tổng hợp dữ liệu và thực hiện các bút
toán kết chuyển sau:
- Kết chuyển chi phí sản xuất
- Kết chuyển doanh thu, thu nhập …
- Kết chuyển lãi lỗ
Đối với EVN, các nghiệp vụ kinh tế đa dạng, và nhiều loại hình hoạt động khác
nhau, mỗi loại hoạt động có một số đặc thù riêng nên các nghiệp vụ kết chuyển cũng
khác nhau, vả lại do có sự phân cấp khác nhau trong các đơn vị nên việc kết chuyển
cũng khác nhau, ví dụ.
1. Đối với khối XDCB: Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị là theo dõi, quản lý các
công trình xây dựng … do đó có một số nghiệp vụ kết chuyển sau:
- Kết chuyển chi phí ban quản lý dự án vào chi phí cho các công trình:
TK 642  TK 2412145 (Chi phí BQL dự án)
- Kết chuyển các khoản chi phí hoạt động tài chính, hoạt động khác:
TK 635 / TK 811  TK 515 / 711
- Kết chuyển lãi, lỗ về hoạt động tài chính, hoạt động khác: TK 711 
TK 421
Sơ đồ một số nghiệp vụ kết chuyển đối với các ban quản lý dự án:
• Kết chuyển chi phí BQL dự án:
• Tính lãi, lỗ hoạt động tài chính, hoạt động khác

25