các thủ thuật excel

Chiêu thứ 8: Giới hạn vùng cuộn của bảng tính

Nếu bạn không muốn thanh cuộn kéo bảng tính lên xuống hoặc qua phải nhiều,
hoặc bạn có dữ liệu ở 1 vùng nào đó mà không muốncho nguời dùng xem, bạn có
thể giới hạn vùng nhìn được của bảng tính trong phạm vi bạn cho phép.
Các bảng tính tạo bởi Excel 2007 có số cột tối đa 16.384, Excel trước đó là 256 (từ A
đến IV), và có số dòng tối đa là 1.048.576 (trước đó là 65.536). Nhưng thường thì bạn
hiếm khi sử dụng hết. Bạn có thể giới hạn chỉ cho người dùng xem trong 1 phạm vi
nào đó, còn dữ liệu nhạy cảm, bạn để ngoài vùng đó. Ngoài ra nó còn hạn chế khi ai
đó vô tình kéo thanh cuộn xuống dòng 500.000 và đến lượt người khác la làng rằng
kéo mãi chẳng thấy cái gì mà xem.
Bạn có thể dùng cách đơn giản là dấu (Hide) những dòng và cột muốn dấu hoặc
bằng cách định nghĩa 1 vùng cho phép xem hoặc chỉ kích hoạt vùng có dữ liệu.

1. Dấu dòng và cột:
Cách dễ nhất là dấu những dòng và cột không dùng đến:
Trên sheet hiện hành, xác định dòng cuối có dữ liệu, nhấn chọn dòng dưới nó, nhấn
thêm cùng lúc Ctrl + Shift + mũi tên xuống để chọn đến cuối dòng cuối cùng
(1.048.576). Sau đó trong tab Home, chọn Format Hide & Unhide – Hide Rows trong
Excel 2007 hoặc Format - Row - Hide trong 2003 trở về trước, hoặc click phải chuột
và chọn Hide.
Làm tương tự như vậy để dấu những cột không dùng đến: tìm cột cuối, click chọn
cột kế bên, nhấn Ctrl + Shift + mũi tên sang phải, chọn hide columns.
Kết quả như hình, vùng làm việc bị trùm 1 màu tăm tối chung quanh và chẳng ai có
thể kéo đi đâu được nữa:





2. Xác định 1 vùng sử dụng bằng Property:

Bằng cách sử dụng Property của sheet trong VBA, bạn có thể ấn định vùng làm việc trong phạm vi
mong muốn. Thực hiện như sau:
Nhấn chuột phải vào tên sheet trong tab Sheet Names, chọn View code, hoặc nhấn Alt + F11, chọn
đúng tên sheet trong cửa sổ Project Explorer, rồi xuống khung Property, tìm dòng ScrollArea gõ vào
địa chỉ vùng mong muốn thí dụ $A$1:$H$50.




Quay trở lại bảng tính và thử kéo thanh cuộn, ta thấy chỉ có thể cuộn xuống đến dòng 50 và cuộn
ngang đến cột H là tối đa, không cuộn được nữa.
Tuy vậy, Excel không lưu tính chất này khi lưu bảng tính, nên lần sau mở file lên phải set Property
lại. Do đó ta phải viết 1 đoạn code thực hiện điều này mỗi khi kích hoạt sheet. Vào vùng soạn thảo
code của đúng sheet mình muốn, chọn sự kiện worksheet_activate:
PHP Code:
Private Sub Worksheet_Activate ( )
Me.ScrollArea = "A1:H50"
End Sub

Bây giờ mời khi kích hoờt bờng tính, VBA sờ ờn đờnh vùng giời hờn nhờ
mong muờn.
Mặc dù không có vùng bao quanh tăm tối như cách trên, nhưng bạn không thể
nào cuộn ra khỏi vùng, bạn cố chọn 1 ô nằm ngoài vùng cho phép cũng không
được, kể cả cột I, J, K dù bạn có ngó thấy cũng chỉ để thèm thôi.
Thậm chí với những đoạn code VBA bạn tạo sau này, trong đó có câu lệnh
select 1 vùng nằm ngoài vùng cho phép, hoặc chọn nguyên cột nguyên dòng,
cũng không chọn được.
Để có thể thực thi các đoạn code trên bạn phải cho vào code 2 dòng lệnh:
Đờu code thêm dòng: ActiveSheet.ScrollArea = ""
Cuời code thêm dòng: ActiveSheet.ScrollArea = "$A$1:$G$50"

Thí dụ:
PHP Code:
Sub MyMacro( )
ActiveSheet.ScrollArea = ""
Range("Z100").Select
Selection.Font.Bold = True
ActiveSheet.ScrollArea = "$A$1:$G$50"
Sheets("Daily Budget").Select
ActiveSheet.ScrollArea = ""
Range ("T500").Select
Selection.Font.Bold = False
ActiveSheet.ScrollArea = "$A$1:$H$25"
End Sub

Đoạn code trên chọn ô Z100 trong sheet hiện hành và định dạng in đậm. Sau
đó chọn ô T500 trong sheet khác, định dạng in thường (không đậm). Trước khi
thực hiện chọn và định dạng ở sheet nào, phải set vùng cuộn sheet đó là “”.
Sau khi định dạng,set trả vùng giới hạn cuộn theo mong muốn.

3. Chỉ kích hoạt vùng dữ liệu hiện hành:

Phờờng pháp này linh hoờt hờn, tờ đờng giời hờn vùng cuờn bờng tính
vờa bờng vùng dờ liờu cờa bờng tính mà bờn đờt code sau:
PHP Code:
Private Sub Worksheet_Activate( )
Me.ScrollArea =Me.UsedRange. Address
End Sub

Đoạn code trên sẽ chạy mỗi khi bạn kích hoạt bảng tính mà bạn đặt code. Dù
vậy cũng có hạn chế là bạn không thể thêm dữ liệu vào dòng mới hoặc cột

mới. Bạn có thể mở rộng vùng giới hạn ra thêm 5 dòng và 2 cột bằng đoạn
code sau:
PHP Code:
Private Sub Worksheet_Activate()
With Me.UsedRange
Me.ScrollArea = .Resize(.Rows.Count + 5, .Columns.Count + 2).Address
End With
End Sub

Còn nếu bạn muốn hơn nữa, nhập liệu thêm 1 cách thoải mái, thì dùng 1 đoạn
code nhằm reset vùng cuộn bằng nguyên sheet:
PHP Code:
Sub ResetScrollArea( )
ActiveSheet.ScrollArea = ""
End Sub

Bạn có thể gán short key (phím tắt) cho đoạn code này bằng cách nhấn Alt F8,
chọn macro ResetScrollArea, nhấn nút option, và gán 1 phím tắt thí dụ Ctrl +
W.




Sau này mời khi bờn muờn nhờp liờu, nhờn Ctrl + W trờờc khi nhờp liờu.
Khi nhờp liờu xong, chờ cờn bờn kích hoờt 1 sheet khác xong quay lời
sheet này, vùng cuờn lời bờ giời hờn bời đoờncode trên
(Worksheet_Activate())