HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC
MÔN: QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG
ĐỀ TÀI
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
- GVHD : TS. NGÔ THỊ ÁNH
- LỚP CH QTKD HƯỚNG NGHIÊN CỨU
- NHÓM THÀNH VIÊN: Lê Thị Minh Tiến
Lê Quốc Trường
Mai Xuân Bình
Phan Thị Như Quỳnh
Nguyễn Minh Tuấn
Lê Thị Tường Vi
Tháng 08/2015
NHÓM 7 Page 1
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
MỤC LỤC
PHẦN I: NỘI DUNG DỊCH
1. TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG VÀ LÀM VIỆC NHÓM.
Làm việc nhóm là một phần quan trọng đóng góp trong kết quả chung của công ty. Lý do
là bởi vì làm việc trong tổ chức không mang tính cá nhân. Vì vậy, tăng hiệu quả làm việc
nhóm và phát triển nó là một nhiệm vụ quan trọng.
1.1. NHÓM LÀ GÌ?
Nhóm là những người có cùng chung mục tiêu. Những mục tiêu này là vô cùng
quan trọng. Một vài ví dụ về một nhóm hiệu quả là các đội bong đá hay bóng rổ. Trong
các môn thể thao này đội hay hơn là đội có nhiều cầu thủ biết gắn kết và hỗ trợ nhau hơn,
hơn là một đội chỉ là một tập hợp của các cầu thủ giỏi.
1.2. LÝ DO TỒN TẠI CỦA NHÓM.
Một nhóm giỏi thì tốt hơn là một nhóm các cá nhân giỏi. Đó là 1 trong những lý do
cho sự tồn tại của nhóm. Các lý do khác:
Nhóm thỏa mãn các nhu cầu xã hội của các thành viên.
Hai người thì tốt hơn 1 người.
Một nhóm thì tốt hơn một tập hợp những người riêng lẽ.
Các thành viên trong nhóm quan tâm đến nhau, tin tưởng nhau nên luôn giúp đỡ
nhau.
Nhóm giúp phát triển các mối quan hệ giao tiếp.
Giúp phát triển tiềm năng của các thành viên.
Chia sẻ bớt những áp lực.
Một nhóm tốt được thành lập có thể tốt hơn các cá nhân riêng lẽ khi chúng ta thành lập
nó đúng cách. Một nhóm không phải là một tập hợp các cá nhân. Một tập hợp các cá
nhân sẽ trở thành một nhóm khi tồn tại các yếu tố sau:
Lý do tồn tại của nhóm là nhiệm vụ nhóm: Trong các nhóm hoạt động hiệu quả,
các thành viên đều phải hiểu và đồng ý với nhiệm vụ của nhóm.
NHÓM 7 Page 2
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Các thành viên phải tuân thủ theo những nguyên tắc căn bản của nhóm: Một
nhóm phải có những nguyên tắc căn bản, nó sẽ thiết lập các khuôn khổ để
hướng tới nhiệm vụ của nhóm. Một nhóm các các nhân sẽ trở thành một nhóm
khi có nhiệm vụ chung và các nguyên tắc hoạt động căn bản.
Phân chia quyền và trách nhiệm một cách công bằng: Một nhóm không có
nghĩa là không có cấu trúc và quyền lực. Như một đội bóng thì phải có đội
trưởng. Tuy nhiên, quyền và trách nhiệm cần phải được chia một các công bằng
cho các thành viên trong nhóm.
Mọi người phải đáp ứng được sự thay đổi: Sự thay đổi luôn là một phần trong
công việc - thậm chí mọi người còn mong chờ sự thay đổi. Tuy nhiên, nhiều
người lại mong muốn chống lại nhựng sự thay đổi đó. Các thành viên trong
nhóm cần giúp đỡ nhau thích nghi theo các sự thay đổi theo cách tích cực.
1.3 . HỌC CÁCH LÀM VIỆC CÙNG NHAU.
Một nhóm các cá nhân riêng lẻ không phải là một nhóm. Các thành viên trong đó
không tự nhiên hay có phép màu gì đó để họ có thể làm việc cùng nhau.
Một trong những lý do mà các nhóm không làm việc tốt như họ nghĩ là vì lý do con
người. Nếu không thực sự hiểu và giải quyết được những vấn đề đó, nhóm khó có thể
thành công. Nhận dạng các thành viên trong nhóm:
Mọi người luôn tự hỏi họ phù hợp với vị trí nào trong tổ chức. Điều này dường
như trở thành 1 xu hướng ở trong các công ty, tổ chức hay các nhóm. Mọi
người luôn muốn được hòa nhập vào cùng với các thành viên khác, có tiếng nói
và có được sự tin tưởng lẫn nhau, họ luôn lo sợ khi trở thành người ngoài. Một
nhóm chỉ có thể hiệu quả khi các thành viên nghĩ rằng họ hợp với vị trí đó.
Mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm: Trước khi mọi người cùng làm
việc cùng nhau, họ cần biết về lẫn nhau cũng như các mối quan hệ cho phép.
Họ sẽ đi một chặng đường dài để hỗ trợ nhau. Thời gian sẽ giúp họ quen biết
nhau và biết được những điểm chung.
Bản sắc trong tổ chức: Ở đây chúng ta đề cập đến 2 khía cạnh. Thứ nhất là làm
sao nhóm phải hòa hợp trong tổ chức. Đây là một nhiệm vụ quan trong ở trong
công ty. Nhóm liệu có thể hỗ trợ được các cấp quản lý cao hơn. Khía cạnh thứ 2
NHÓM 7 Page 3
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
là làm sao các thành viên trong nhóm tạo mối quan hệ với các thành viên khác
ở ngoài nhóm. Sự lo lắng này là đặc biệt quan trọng cho các nhóm chiến lược ở
công ty trong việc giữ mối quan hệ đối với thành viên ngoài nhóm. Người ta lo
ngại các thành viên trong nhóm sẽ có những tác động tiêu cực tới các thành
viên khác.
2. XÂY DỰNG NHÓM VÀ THÚC ĐẨY NHÓM LÀM VIỆC
2.1. MỘT NHÓM XUẤT SẮC VÀ HIỆU QUẢ:
Làm việc nhóm không phải là một chiếc chiều khóa vạn năng. Một nhóm điều hành
kém có thể gây hại đến tổ chức và khả năng cạnh tranh tương ứng hơn khi không có nó.
Một nhóm hiệu quả và suất sắc sẽ giúp tổ chức đạt được những thành công mong muốn.
Để có được một nhóm xuất sắc, trưởng nhóm phải phát triển những điều sau của nhóm:
Khả năng hỗ trợ lẫn nhau: Trong nhóm, các thành viên dựa vào nhau để giải
quyết các công việc của nhóm. Họ sẵn lòng hỗ trợ nhau, để đặt được hiệu quả
tối đa cho nhóm và cải thiện năng suất của nhóm.
Thử thách: Một trưởng nhóm khôn ngoan sẽ đi tìm sự cân bằng trong mục tiêu,
không quá cao cũng không quá thấp cho nhóm. Điều đó giúp nhóm có được thử
thách nhưng không quá bị áp lực.
Các mục đích riêng lẻ: Một nhóm có một mục tiêu và nó nên hướng tới sứ
mệnh của nhóm, Mục đích này nên là mục đích của mỗi thành viên cũng như là
của toàn nhóm.
Sự tin tưởng: Nhóm trưởng cần phải xây dựng được sự tin tưởng: sự tin tưởng
giữa các thành viên trong nhóm và giữa chính nhóm trưởng với họ. Sẽ không
thể làm việc tốt với một người nếu ban không tin tưởng họ và nếu không tin
tưởng nhóm trưởng thì cũng không thể làm việc tốt được.
Sự tham gia: Nhóm trưởng sẽ chọn ra một người mà người đó sẽ là người thầm
lặng giữ lại những ý kiến, sự băn khoăn, những đề nghị trong những cuộc thảo
luận của nhóm. Cùng với đó, nhóm trưởng phải kiềm chế những người có khả
năng tạo ra hiệu ứng domino trong các cuộc thảo luận. Một nhóm xuất sắc, là
một nhóm mà mọi người đều đóng góp nhưng không có ai chiếm ưu thế.
NHÓM 7 Page 4
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Kỹ năng thành viên nhóm: Một nhóm suất sắc cần có những thành viên có khả
năng ngăn chặn và giải quyết mâu thuẫn, và làm việc hợp tác để giải quyết vấn
đề.
Trách nhiệm: Một nhóm suất sắc cần có những thành viên, họ là những người
hiểu về mục tiêu của nhóm và mong đợi có trách nhiệm để lấy được mục tiêu.
Tự đánh giá hiệu quả của nhóm là không đổi, và luôn cần phải cải tiến phát
triển.
Những phần thưởng: Những nhóm suất sắc thưởng cho những thành công bằng
cách tổ chức chúng. Nhóm trưởng sẽ có những ghi nhận và những phần quà cho
những người tích cực và có đóng góp.
2.2. CẤU TRÚC VÀ KÍCH THƯỚC CỦA NHÓM:
Nhóm nên được tạo nên bởi những người có khả năng hoàn thành mục tiêu của nhóm
một cách trôi chảy và hiệu quả. Cấu trúc thích hợp của một nhóm phụ thuộc một phần
vào phân loại nhóm trong các câu hỏi (đó có phải là một phòng ban cải tiến, một quy
trình cải tiến, một lực lượng đặc nhiệm hay một dự án theo định hướng). Một nhóm là
một kiểu phòng ban được cải tiến ví dụ như nhóm quy trình chất lượng được cấu trúc bởi
nhân viên từ các phòng ban. Tuy nhiên kiểu nhóm là một quy trình cải tiến hay một lực
lượng đặc nhiệm thương cản trở các phòng chức năng.
Các thành viên cho các những nhóm kiểu này nên mở rộng cho các nhóm nhân viên
khác nhau: quản lý, người giám sát, người làm việc bán thời gian, Một nguyên tắc nhỏ là
càng có sự trộn lẫn nhiều thành viên ở các phòng ban khác nhau thì càng tốt.
2.3. CHỌN LỰA THÀNH VIÊN:
Khi gom các thành viên lại thành một nhóm, bước đầu tiên là cần xác định được các
thành viên tiềm năng. Điều này là tương đối quang trọng vì đôi khi số lượng thành viên
tiềm năng nhiều hơn sô lượng thành viên thực tế cần. Sau khi có danh sách các thành
viên tiềm năng, các ứng viên sẽ cố gắng thuyết phục và các thành viên trong nhóm sẽ
chọn trong đó ra các thành viên mới cho nhóm của mình. Tuy nhiên cần chắc rằng là các
thành viên mới đến từ nhiều bộ phận khác nhau.
NHÓM 7 Page 5
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
2.4. TRÁCH NHIỆM CỦA TRƯỞNG NHÓM:
Hầu hết các nhóm đều có trưởng nhóm, người giám sát và nhân viên bán thời gian.
Tuy nhiên phần lớn các trường hợp người có quyền điều hành lớn nhất trong nhóm là
nhóm trưởng. Vậy nên, phần lớn các nhóm trưởng đều không phải là các nhân viên bán
thời gian, ít nhất đó phải thành viên thường xuyên của nhóm.
Trước hết, để chọn được nhóm trưởng là cần phải hiểu rõ được những nguyên tắc của
nhóm và trách nhiệm của các thành viên. Nhóm trưởng nhất thiết phải có những yêu cầu
sau:
Phải là cầu nối liên lạc giữa nhóm và công ty.
Là người phụ trách việc tổng hợp lại về thời gian, những vấn đề đưa ra trong
cuộc họp, các tranh luận và các báo cáo. Thông thường thì nhóm trưởng sẽ chỉ
đinh 1 vài thanh viên phụ trách việc đó trong các cuộc họp nhưng nhóm trưởng
phải chịu trách nhiệm về việc phân phối và quản lý thời gian trong cuộc họp.
Như là một thành viên chính thức của nhóm nhưng phải ngăn chặn những hiệu
ứng dây chuyền không tốt trong các cuộc tranh luận.
Đưa ra các đề nghị hay lời khuyên đối với các vấn đề nằm trong thẩm quyền và
làm việc với các cấp lãnh đạo cao hơn về các vấn đề nằm ngoài thẩm quyền.
Là động lực, hướng dẫn là đầu tàu cho các thành viên khác trong nhóm.
2.5. CÁC THÀNH VIÊN KHÁC TRONG NHÓM:
Ngoài nhóm trưởng, các nhóm cũng cần thêm có thêm 2 vị trí là thư ký và người cố
vấn. Thư ký sẽ là người phân phối thời gian trong các cuộc họp, đưa ra các vấn đề cần
thiết trong cuộc họp và tránh cuộc họp bị lạc đề. Người cố vấn là một phần quan trọng
của nhóm và có các trách nhiệm sau:
Có trách nhiệm theo sát các hoạt động của nhóm như phản đối các sản phẩm
không tốt hay phản đối các quyết đinh chưa chính xác.
Giúp nhóm trưởng phân phối công việc đến các thành viên một cách phù hợp
và công bằng.
Giúp nhóm trưởng lên kế hoach và chuẩn bị cho các cuộc họp.
Giúp các thành viên trong nhóm biết cách thu thập , phân tích, trình bày các dữ
liệu.
NHÓM 7 Page 6
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Giúp các thành viên biến các đề nghị của họ thành các bài thuyết trình cho các
cấp lãnh đạo.
Giúp cho nhóm tập trung đạt hiệu quả tối đa trong con người, hoạt động và sản
phẩm, và không ngừng cải tiến chúng.
2.6. TẠO LẬP HIẾN CHƯƠNG GIÀNH CHO NHÓM:
Sau khi nhóm được thành lập, nhóm trưởng được chọn, thư ký được chỉ định và người
cố vấn cũng được bầu lên, bước tiếp theo là chuẩn bị hiến chương cho nhóm. Đây là một
bước vô cùng quan trọng trong hoạt động hàng ngày của nhóm. Hiến chương của nhóm
sẽ chỉ ra lý do nhóm được thành lập và các nguyên tắc hoạt động căn bản của nhóm. Vì
thế, Hiến chương gồm có 2 phần là sứ mênh và các nguyên tắc hoạt động cơ bản của
nhóm. Nhiệm vụ của nhóm được viết trong một khoảng thời gian và có thể đo lường
được. Một ví dụ về một sứ mệnh của nhóm.
Mục đích của nhóm là là giảm thời gian từ khi nhận đơn hàng đến khi hoàn thành
chúng, đồng thời nâng cao chất lượng của sản phẩm sẽ bàn giao.
Câu sứ mệnh này đủ rộng để bao trùm toàn bộ hoạt động của nhóm và cho mọi thành
viên không gian để làm việc. Câu này không chỉ rõ ra được bao nhiêu thời gian sẽ được
giảm đi hay chất lượng sẽ gia tăng bao nhiêu. Điều này được quy đinh bởi nhóm (ví dụ
như giảm 15% thời gian xử lý đơn hàng và tăng mức độ hài lòng của khách hàng lên
100% trong sáu tháng. Mục tiêu phải phù hợp với sứ mệnh và phải đinh lượng được trong
một khoảng thời gian xác định)
Đó là một ví dụ về sứ mênh trong dài hạn của nhóm, nhưng nó đủ để các thành viên
trong nhóm hiểu rõ được phải đồng thời phát triển cả số lượng và chất lượng của sản
phẩm. Đồng thời nó cũng phù hợp với nguyên tắc đơn giản. Mọi nhân viên phải hiểu
được sứ mệnh của công ty. Nói là ngắn gon, đầy đủ ý và không dài dòng khó hiểu.
Khi phát triển sứ mệnh của nhóm. Nhóm trưởng cần phải giữ được các điều kiện sau:
thời hạn, sự thích hợp và sự đơn giản. Một câu sứ mệnh tốt sẽ là công cụ kết nốt mục
đích của nhóm với toàn bộ công ty .
Phần thứ 2 của hiến chương của nhóm là những nguyên tắc hoạt động cơ bản của
nhóm được chấp hành bởi các thành viên trong nhóm để đạt được những mục tiêu chung.
Những nguyên tắc hoạt động cơ bản này được xây dựng dựa trên những tính cách tích
NHÓM 7 Page 7
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
cực như trung thực, thật thà, độc lập, hỗ trợ, hợp tác, kiên nhẫn, sự đúng giờ, sự khoan
dung, sự đa văn hóa, sự bền chí và quản trị mâu thuẫn. Những nguyên tắc hoạt động cơ
bản của nhóm có thể được phát triển từ sự kết hợp những tính cách tích cực phù hợp như
bằng những lời khuyên hay hỏi các thành viên về top 10 tính cách là gì. Ví dụ, quản trị
mâu thuẫn khi đưa sang nguyên tắc hoạt động cơ bản của nhóm sẽ thành như sau:
Chúng tôi thoải mái không đồng ý với nhóm, nhưng sẽ không khó chịu. Chúng tôi sẽ
nổ lực ngăn chặn những mâu thuẫn có thể được sinh ra hoặc nhanh chóng giải quyết các
mẫu thuẫn khi nó mới xuất hiện.
Điều cuối cùng là hiến chương đôi khi là bao gồm mục tiêu của nhóm. Những nhóm
tạm thời, hiến chương thường bao gồm mục tiêu của nhóm và những điều mà các thành
viên vĩnh viễn không nên làm. Bởi vì những nhóm này được xây dựng nên tạm thời để
hoàn thành một mục tiêu nào đó, nên những mục tiêu thường được bao gồm trong hiến
chương của nhóm. Tuy nhiên, những mục tiêu của các nhóm dài hạn thường xuyên được
hoàn chỉnh, sẽ tốt hơn khi tách 2 phần đó ra thành 2 phần của hiến chương.
Phát triển mối quan hệ ngang hàng hỗ trợ lẫn nhau:
Một nhóm làm việc hiệu quả khi các thành viên trong nhóm tích cực, hỗ trợ nhau trong
công việc. Những điều đó đôi khi được gọi là quan hệ đồng nghiệp. Những điều đó có thể
tạ nên sự khác biệt giữa một nhóm suất sắc và một nhóm bình thường:
Các thành viên cần hiểu rõ được giá trị của niềm tin, sự trung thực và sự đáng
tin cậy. Các thành viên cần tin tưởng lẫn nhau và cần biết rằng họ có thể dựa
vào nhau.
Giúp các thành viên tự tin thực hiện công việc.
Giúp các thành viên hiểu được áp lực của nhau trong công việc. Điều đó giúp
cho các thành viên hỗ trợ nhau để có thể giảm bớt áp lực.
Giúp các thành viên hỗ trợ nhau trong công việc.
Giúp các thành viên nghĩ chúng ta thay vì tôi.
Trên đây là những điều căn bản: quyền hạn, niềm tin, quan hệ, sự hỗ trợ nhau là
những điều cơ bản tạo nên một nhóm mạnh. Những nguồn lực nào làm phát triển những
yếu tố này cần được đầu tư để nhóm ngày cành mạnh hơn.
2.7. THÚC ĐẨY SỰ ĐA DẠNG TRONG NHÓM.
Môi trường làm việc ở Mỹ đã trải quả một sự biến chuyển chưa từng có trước đây.
Trước đây, đó là nơi làm việc của những người nam giới da trắng trung niên, môi trường
NHÓM 7 Page 8
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
làm việc bây giời còn có sự góp mặt của phụ nữ và các dân tộc khác. Điều đó có nghĩa là
hiện nay người lao động đến từ mọi miền văn hóa khác nhau, các vùng đất khác nhau và
các tầng lớp khác nhau. Do đó, họ có những giá trị khác nhau và những góc nhìn khác
nhau. Trường hợp này là tốt hay xấu, điều đó phụ thuộc vào việc giải quyết nó như thế
nào. Làm việc trong môi trường đa dạng và biến đó thành thế mạnh được biết đến như
quản trị sự đa dạng.
Khi sự đa dạng được quản trị đúng cách, trở ngại cho phụ nữ và các dân tộc khác bị
loại bỏ trong môi trường làm việc. Bằng cách làm việc cùng nhau trong một nhóm quản
lý tốt gồm cả nam- nữ, người già và người trẻ, các dân tộc khác nhau, mọi người có thể
nhận thấy tiềm năng của sự đa dạng. Sự đa dạng trong nhóm có thể được phát triển bằng
các chiến lược sau:
Tiếp tục đánh giá tình hình: Có sự quan hệ tốt giữa các thành viên khác nhau
trong nhóm? Có sự làm sai lệch và rập khuôn giữa các thành viên trong nhóm?
Cớ sự so sánh giữa các thành viên khác nhau về dân tộc về quyền lợi và trách
nhiệm? Các yếu tố có thể làm suy yếu tình đông đội trong nhóm cần được phát
hiện và giải quyết.
Cho các thành viên trong nhóm cơ hội được học: Con người vốn tự nhiên là
không tin vào những người khác mình (có thể là khác biệt về giới tính, tuổi tác,
dân tộc …). Và chỉ có làm việc với những người khác mình mới có thể giúp bạn
vượt qua việc này. Nhưng chỉ vậy chưa đủ, chúng ta phải làm nhiều hơn để phá
tan rào chắn này để gom các thành viên trong nhóm thành một nơi có thể hỗ trợ
và bổ sung cho nhau. Các khóa học và các khóa huấn luyện sẽ giúp phát triển
cảm giác và các đánh giá người khác được cung cấp. Các khóa học này sẽ giúp
cho các thành viên không bị rập khuôn và các mối quan hệ được phát triển.
Để có được một kim loại tốt nhất với các tính năng ưu việt, ta cần hợp kim các
kim loại khác nhau. Các đặc tính tốt các kim loại sẽ bổ sung cho nhau. Tương
tự trong môi trường làm việc ngày nay, sự đa đạng về thành viên, dự quản lý
đúng và sự học tập sẽ tạo ra một nhóm hiệu quả, một nhóm kiểu mẫu của thế
giới.
NHÓM 7 Page 9
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
3. 4 PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN ĐỂ XÂY DỰNG ĐỘI NHÓM
Xây dựng đội nhóm hiệu quả là một quá trình gồm bốn bước:
Đánh giá
Kế hoạch
Thực hiện
Đánh giá
Để cụ thể hơn, nhóm nghiên cứu - xây dựng quy trình tiến hành dọc theo dòng sau đây:
(a) đánh giá nhu cầu phát triển của đội ngũ (ví dụ, thế mạnh của mình và điểm yếu),
(b) nhóm kế hoạch - hoạt động xây dựng dựa trên nhu cầu xác định,
(c) thực hiện các nhóm lên kế hoạch - hoạt động xây dựng,
và (d) đánh giá kết quả. Các bước được nêu rõ hơn trong các phần tiếp theo.
3.1. ĐÁNH GIÁ ĐỘI NGŨ CẦN:
Nếu bạn là huấn luyện viên của một đội bóng chày về mà bạn biết về họ rất ít, điều đầu
tiên bạn muốn làm là gì? Hầu hết các huấn luyện viên trong tình huống như vậy sẽ bắt
đầu bằng việc đánh giá khả năng của đội bóng mới của họ. Chúng ta có thể đánh? Chúng
ta có thể ném? Chúng ta có thể ra sân? Thế mạnh của chúng ta là gì? Với những câu hỏi
đã trả lời, huấn luyện viên sẽ biết cách tiến hành tốt nhất với đội bóng - hoạt động xây
dựng đội ngũ.
Cách tiếp cận này cũng có thể được sử dụng tại nơi làm việc. Một sai lầm thường được
thực hiện bởi các tổ chức đang bắt đầu xây dựng đội nhóm mà không cần phần đánh giá
đầu tiên về nhu cầu phát triển của đội. Nguồn lực thường được giới hạn trong các tổ
chức. Do đó, điều quan trọng là sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất có thể. Các tổ
chức bắt đầu xây dựng hoạt động đội nhóm mà không đánh giá điểm mạnh và điểm yếu
có nguy cơ lãng phí nguồn lực đã được nỗ lực để tăng cường đặc tính đó mạnh mẽ lên,
đồng thời nhìn ra đặc điểm đó là yếu.
Đối với các đội nhóm tại nơi làm việc để thành công họ cần phải có ít nhất là các đặc
điểm sau:
- Cần hướng dẫn thật dễ hiểu cho tất cả các thành viên
- "Thành viên của nhóm" vào đội
- Hoàn toàn hiểu và chấp nhận các biện pháp trách nhiệm
Tính toán tôi cho thấy một công cụ có thể được sử dụng để đánh giá đội nhóm - xây dựng
dựa trên nhu cầu của các nhóm làm việc. Nó bao gồm các tiêu chí sắp xếp trong ba loại
NHÓM 7 Page 10
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
lớn: chỉ đạo và sự hiểu biết, đặc điểm của các thành viên trong nhóm, và trách nhiệm.
Thành viên trong nhóm cá nhân ghi lại nhận thức của họ về hiệu suất và khả năng của đội
ngũ tương đối so với các tiêu chí cụ thể là 6; số điểm thấp nhất có thể là 0. Điểm số nhóm
cho từng tiêu chí được tìm thấy bằng cách thêm các điểm số của các thành viên cá nhân
cho tiêu chí đó và chia cho số thành viên trong nhóm. Ví dụ, một bốn - nhóm người có
thể sản xuất số điểm sau đây trên một tiêu chí nhất định:
Thành viên 1 của nhóm: 4
Thành viên 2 của nhóm: 2
Thành viên 3 của nhóm: 2
Thành viên 4 của nhóm: 4
12 ; lấy 12: 4 = 3 ( trung bình của nhóm là 3)
Điểm số đội thấp hơn là một tiêu chí, cần nhiều việc cần thiết trên tiêu chí đó.
Hoạt động xây dựng đội nên được phát triển và thực hiện dựa trên những gì được tiết lộ
bằng cách đánh giá này. Các hoạt động cần được thực hiện theo thứ tự ngược của các
điểm đánh giá (ví dụ, số điểm thấp đầu tiên, điểm số cao nhất). Ví dụ, nếu điểm số cho
đội ngũ chỉ tiêu 1 (nhiệm vụ nêu rõ) là số điểm thấp nhất cho tất cả các tiêu chí, đội đầu
tiên - xây dựng các hoạt động sẽ được viết lại báo cáo nhiệm vụ này để nó là rõ ràng và
dễ hiểu.
3.2. HOẠT ĐỘNG LẬP KẾ HOẠCH ĐỘI NHÓM
Hoạt động xây dựng nhóm cần được lên kế hoạch xung quanh kết quả của việc đánh giá
nhu cầu thực hiện ở bước trước. Hãy xem xét các ví dụ của một đội nhóm mới đặc quyền.
Điểm số cao nhất cho một tiêu chí được đưa ra trong hình 1 là 6. Do đó, bất cứ đội nào
điểm trung bình dưới 6 chỉ ra một nhu cầu về xây dựng đội ngũ liên quan đến các tiêu chí
trong câu hỏi. Điểm số thấp hơn, lớn hơn là sự cần thiết.
Ví dụ, nói rằng các đội trong câu hỏi có số điểm trung bình của 3 cho chỉ tiêu 2 ("Tất cả
các thành viên trong nhóm hiểu được nhiệm vụ"). Rõ ràng, một phần của quá trình xây
dựng đội nhóm này phải được giải thích nhiệm vụ của đội rõ ràng hơn. Một nhóm số
điểm trung bình của 3 về vấn đề này chỉ ra rằng một số thành viên hiểu nhiệm vụ và một
NHÓM 7 Page 11
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
số thì không. Giải pháp này có thể đơn giản như người quản lý chịu trách nhiệm hoặc
trưởng nhóm ngồi xuống với đội, mô tả nhiệm vụ và ứng phó với những câu hỏi từ các
thành viên nhóm.
Mặt khác, nếu việc giám định sản xuất một điểm thấp về tiêu chí 9 ("Tất cả các thành
viên trong nhóm được mở và trung thực với nhau ở tất cả các thời gian"), sự tin tưởng
rộng rãi hơn - các hoạt động xây dựng có thể cần. Trong mọi trường hợp, những gì là
quan trọng trong bước này là (a) kế hoạch đội - hoạt động xây dựng dựa trên những gì
được học từ việc đánh giá nhu cầu và (b) cung cấp cho nhóm - các hoạt động xây dựng
trong các ưu tiên chỉ định bởi các đánh giá nhu cầu, bắt đầu với điểm số thấp nhất.
3.3. THỰC HIỆN CÁC HOẠT ĐỘNG ĐỘI NHÓM
Hoạt động đội nhóm phải được thực hiện trên một cơ sở đúng thời điểm Một sai lầm của
nhiều tổ chức quan tâm trong việc thực hiện chất lượng tổng là đổ xô vào xây dựng đội
ngũ. Tất cả nhân viên được đào tạo làm việc theo nhóm, ngay cả những người không phải
là một phần của một đội ngũ điều lệ. Giống như bất kỳ loại hình nào của đào tạo, huấn
luyện làm việc dễ quên trừ khi nó được đưa vào sử dụng ngay. Do đó, thời gian tốt nhất
để cung cấp đào tạo làm việc theo nhóm là sau khi một nhóm nghiên cứu đã được hình
thành và đưa ra điều lệ. Bằng cách này, các thành viên nhóm nghiên cứu sẽ có cơ hội để
áp dụng những gì họ đang học ngay lập tức.
NHÓM 7 Page 12
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
NHÓM 7 Page 13
Hướng dẫn
Ở phía bên trái của mỗi mục là một trống cho racording nhận thức của bạn về mục đó. Đối với mỗi
mục, ghi lại cảm nhận của bạn về làm thế nào cũng describles nhóm của bạn. Là tuyên bố hoàn toàn
đúng (CT), Hơi đúng (ST), Hơi sai (SF), hoặc hoàn toàn sai (CF)? Sử dụng các số sau đây để ghi lại
tri thức của bạn
Ct = 6
St = 4
Sf = 2
Cf = 0
Hướng dẫn và hiểu biết
1. Các đội có nhiệm vụ nêu rõ
2. Tất cả các thành viên trong nhóm hiểu được nhiệm vụ
3. Tất cả các thành viên trong nhóm hiểu được phạm vi và ranh giới của Điều lệ Đội
4. Các đội có một tập hợp các mục tiêu lớn mà hỗ trợ sứ mệnh của mình
5. Tất cả các thành viên trong nhóm hiểu rõ mục đích của nhóm nghiên cứu
6. Các nhóm nghiên cứu đã xác định được các hoạt động cụ thể mà phải được hoàn tất để hoàn thành
mục tiêu của đội
7. Tất cả các thành viên trong nhóm hiểu các hoạt động cụ thể mà phải được hoàn tất để hoàn thành
mục tiêu của đội
8. Tất cả các thành viên trong nhóm hiểu khung Dự kiến thời gian, lịch trình, và thời hạn liên quan
đến các hoạt động cụ thể
Đặc điểm của các thành viên Nhóm
9. Tất cả các thành viên trong nhóm được mở và trung thực với nhau ở tất cả các lần
10. Tất cả các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau
11. Tất cả các thành viên trong nhóm đưa sứ mệnh andf mục tiêu của nhóm nghiên cứu trước của
chương trình nghị sự của riêng cá nhân của họ tất cả thời gian
12. Tất cả các thành viên trong nhóm thấy thoải mái mà họ có thể nương tựa vào nhau
13. Tất cả các thành viên đội bóng nhiệt tình về accomplighing sứ mệnh và mục tiêu của nhóm nghiên
cứu
14. Tất cả thành viên trong nhóm sẵn sàng chịu trách nhiệm về nhiệm vụ và mục tiêu của nhóm
nghiên cứu
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Hình 1: Team-Building Đánh giá Nhu cầu
Team building là một quá trình liên tục. Ý tưởng là để tạo ra một đội bóng tốt hơn và tốt
hơn khi thời gian trôi qua. Do đó, huấn luyện làm việc cơ bản được cung cấp ngay sau
khi một hoạt động xây dựng đội nhóm dựa trên kết quả của quá trình đánh giá và lập kế
hoạch nhu cầu.
3.4. ĐÁNH GIÁ CÁC HOẠT ĐỘNG ĐỘI NHÓM
Nếu các hoạt động xây dựng đội nhóm đã có hiệu quả, chỉ ra điểm yếu của quá trình đánh
giá các nhu cầu cần được tăng cường. Một cách đơn giản để đánh giá hiệu quả của các
hoạt động đội nhóm là đọc chuyên mục lớn phần thích hợp của các tài liệu đánh giá nhu
cầu. Phương pháp tốt nhất là để lập lại tài liệu để nó chỉ có chứa các tiêu chuẩn có liên
quan. Điều này sẽ tập trung sự chú ý của các thành viên nhóm nghiên cứu trên các lĩnh
vực cụ thể nhắm mục tiêu.
Nếu đánh giá cho thấy rằng đủ tiến bộ đã được thực hiện, không có gì hơn là cần thiết.
Nếu không, các hoạt động xây dựng đội nhóm bổ sung là cần thiết. Nếu một hoạt động
xây dựng đội nhóm cho có vẻ không hiệu quả, có được đội với nhau và thảo luận về nó.
Sử dụng các thông tin phản hồi từ các thành viên nhóm nghiên cứu để xác định các điểm
yếu và các vấn đề và để đảm bảo rằng các hoạt động xây dựng đội nhóm trở nên hiệu quả
hơn.
4. NHỮNG TÍNH CÁCH VÀ TINH THẦN ĐỒNG ĐỘI
Các tổ chức có thể là "thiếu chiếc thuyền", trừ khi xây dựng đặc tính là một phần của
chương trình xây dựng đội nhóm của họ. Kết luận này được dựa trên những phát hiện của
Viện Năng lực cạnh tranh doanh nghiệp "Nghiên cứu (ICC) kéo dài cả năm, trong đó 10
tập trung đóng góp nhiều nhất để giúp mọi người làm việc tốt trong đội
NHÓM 7 Page 14
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Hình 1 (Tiếp theo)
NHÓM 7 Page 15
15. tất cả các thành viên trong nhóm sẽ hợp tác để có được sứ mệnh của nhóm nghiên cứu thực hiện.
16. tất cả các thành viên trong nhóm chủ động trong việc di chuyển đội tới đích cuối cùng của nó
17. tất cả các thành viên trong nhóm kiên nhẫn với nhau
18. tất cả các thành viên trong nhóm đang tháo vát trong việc tìm cách để thực hiện nhiệm vụ của đội
nhóm bất chấp những khó khăn
19. tất cả các thành viên trong nhóm là đúng khi đến các cuộc họp nhóm, các hoạt động khác trong
nhóm, và thời hạn cuộc họp
20. tất cả các thành viên trong nhóm đều khoan dung và nhạy cảm với những khác biệt cá nhân của
thành viên trong nhóm
21. tất cả các thành viên trong nhóm sẵn sàng để kiên trì khi hoạt động nhóm trở nên khó khăn
22. tất cả các thành viên trong nhóm cần hỗ trợ lẫn nhau
23. tất cả các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái bày tỏ ý kiến, chỉ ra các vấn đề, và cung cấp
những chỉ trích mang tính xây dựng
24. tất cả các thành viên trong nhóm hỗ trợ ra quyết định nhóm sau khi họ được thực hiện
25. tất cả các thành viên trong nhóm hiểu làm thế nào nhóm phù hợp với các tổ chức / bức tranh tổng
thể
Trách nhiệm
26. tất cả các thành viên trong nhóm biết làm thế nào tiến bộ nhóm/ hiệu suất sẽ được đo
27. tất cả các thành viên trong nhóm hiểu làm thế nào nhóm thành công được định nghĩa
28. tất cả các thành viên trong nhóm hiểu làm thế nào có hiệu quả các thành viên sẽ bị xử lý
29. tất cả các thành viên trong nhóm hiểu làm thế nào quyết định đội được thực hiện
30. tất cả các thành viên trong nhóm biết trách nhiệm của mình
31. tất cả các thành viên trong nhóm biết trách nhiệm của tất cả các thành viên khác
32. tất cả các thành viên trong nhóm hiểu được quyền lực của mình trong đội nhóm và của tất cả các
thành viên khác
33. tất cả các mục tiêu của nhóm được ưu tiên
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Năm trong số các nhóm tập trung gồm những người tham gia là thành viên của đội nhóm
thành công. Năm nhóm khác gồm người tham gia đã được các thành viên của đội không
thành công. Những người tham gia trong mỗi nhóm được yêu cầu thảo luận những yếu tố
đóng góp nhiều nhất cho sự thành công của đội mình hay thất bại của nó, như được áp
dụng. ICC hỗ ghi lại những phản ứng đồng thuận của từng nhóm và tóm tắt chúng theo
thứ tự của tầm quan trọng (như ưu tiên của nhóm)
Có sự tương quan mạnh mẽ giữa các dữ liệu tổng hợp của các nhóm thành công và không
thành công của các nhóm. Các yếu tố có cả hai loại nhóm xác định là có ảnh hưởng lớn
nhất đến sự thành công của các đội tại nơi làm việc tốt nhất có thể được mô tả như là đặc
điểm nhân vật. Những đặc điểm này, theo thứ tự của tầm quan trọng thành lập bởi các
nhóm tập trung, được thể hiện trong hình 2. Những người tham gia từ các đội thành công
xác định sự hiện diện của những đặc điểm nhân vật được lựa chọn trong các thành viên
nhóm là yếu tố quyết định quan trọng nhất của đội bóng thành công. Những người tham
gia từ các đội không thành công xác định được các thiếu những nét tính cách giống như
các yếu tố quyết định quan trọng nhất của sự thất bại đội.
Đối tượng nghiên cứu là âm thanh và rõ ràng về những đóng góp mà các đặc điểm nhân
vật thể hiện trong hình 2 làm việc theo nhóm để thành công, và ngược lại, về tác động có
hại
Đặc điểm hình 2 Tính cách đó thúc đẩy việc theo nhóm thành công
NHÓM 7 Page 16
Trung thực / liêm chính
Lòng vị tha
Đáng tin cậy
Sự nhiệt tình
Trách nhiệm
Hợp tác
Sáng kiến
Kiên nhẫn
Tháo vát
Sự đúng giờ
Chịu đựng /Nhạy cảm
Sự bền chí
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
NHÓM 7 Page 17
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Trung thực / liêm chính
Để xây dựng lòng tin, các thành viên trong nhóm phải thành thật với nhau. Trung thực là
nền tảng của sự tin tưởng, và tin tưởng là nền tảng của tinh thần đồng đội. Thành viên
trong nhóm phụ thuộc vào nhau theo những cách mà ảnh hưởng đến họ mỗi ngày trên
một mức độ cá nhân (ví dụ, hiệu suất công việc, đảm bảo công việc, tiền lương, và các
chương trình khuyến mãi.) Thật là khó khăn nhất để mọi người đặt lợi ích cá nhân của họ
thậm chí một phần trên tay của người khác. Để làm như vậy, phải có một đòn bẩy cao của
niềm tin. Xây dựng lòng tin bắt đầu với sự trung thực.
Lòng vị tha
Đặc điểm tính cách này có nghĩa là mọi người đang muốn đặt lợi ích của đội phía trước
của lợi ích riêng mình. Một nhóm có thể di chuyển chỉ nhanh như thành viên chậm nhất.
Điều này có nghĩa rằng sẽ luôn là thành viên đội nhóm những người sẽ nhận ra ở phía
trước của số đông, trừ khi họ kiềm chế bản thân . Là sẵn sàng để làm điều này là rất quan
trọng cho sự thành công của một đội. Thay vì chạy tới theo số đông, các thành viên đội
nhanh hơn nên giúp các thành viên đội chậm cải thiện do đó tốc độ của đội ngũ tổng thể
được cải thiện.
Đáng tin cậy
Những người đáng tin cậy luôn làm những gì họ có nghĩa vụ phải làm, khi họ có nghĩa vụ
phải làm điều đó, và làm thế nào họ có nghĩa vụ phải làm điều đó. Bởi vì các thành viên
trong nhóm phải phụ thuộc vào nhau, đặc điểm nhân vật này là rất quan trọng. Hiệu suất
của các thành viên và các thành viên dựa vào nhau.
Sự nhiệt tình
Khái niệm về tinh thần đồng đội là có thật. Những người nhiệt tình về công việc của họ
thường làm điều đó tốt hơn. Các tin tốt là sự nhiệt tình là truyền nhiễm. Tin xấu là chán
nản, tiêu cực cũng là dễ lây lan. Mỗi đội sẽ phải đối mặt với rào chắn, rào cản bất ngờ, và
những khó khăn. Sự nhiệt tình có thể giúp các thành viên nhóm nghiên cứu kiên trì khi
NHÓM 7 Page 18
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
con đường đầy đá chông gai. Chán nản, mặt khác, khuyến khích một thái độ chủ bại mà
nói, "Khi gặp khó khăn, hãy nói ra".
Sự hợp tác
Những người làm việc với nhau phải hợp tác với nhau. Hãy suy nghĩ cho đội mà chạy
đua tiếp sức. Phần lớn sự thành công của đội phụ thuộc vào cách họ hợp tác trong việc
vượt qua các chướng ngại. Nếu các thành viên trong nhóm không hợp tác trong giai đoạn
quan trọng của quá trình này, các đội sẽ có vấn đề làm thế nào mỗi cá nhân chạy phần
của cuộc đua của mình nhanh chóng. Khái niệm này cũng áp dụng cho các thành viên của
đội nhóm làm việc, Hơn nữa, trong một hoạt thiết lập các cuộc đua là chạy lại mỗi ngày,
và sự chỉ huy được truyền thường xuyên hơn.
Sáng kiến
Sáng kiến nghĩa là nhận thức những gì cần phải được thực hiện và làm nó mà không chờ
đợi được nói. Đặc điểm tính cách này có nghĩa là các thành viên nhóm không bao giờ
nói, "Đó không phải là việc của tôi". Trong một bối cảnh đội nhóm, bất cứ điều gì là cần
thiết để hoàn thành công việc là công việc của mọi người.
Kiên nhẫn
Các thách thức khó khăn nhất đối với các thành viên của đội được học tập để làm việc
cùng nhau. Nó là dễ dàng hơn cho những người không ở cùng trong nhóm. Trong một ý
nghĩa, làm việc theo nhóm là trái với bản chất con người. mọi người bởi tính chất có xu
hướng cá nhân. Do đó, có sẽ được căng thẳng và khó khăn như mọi người làm cho quá
trình chuyển đổi khó khăn từ các cá nhân thành viên nhóm. Để ở lại với nhau đủ lâu để
làm cho quá trình chuyển đổi này, các thành viên trong nhóm phải kiên nhẫn với và hỗ
trợ lẫn nhau.
Tháo vát
Người tháo vát tìm cách để có được công việc làm bất chấp một sự thiếu rõ ràng của các
nguồn tài nguyên. Một người tháo vát sẽ sử dụng khôn ngoan nguồn nguyên liệu và ý
NHÓM 7 Page 19
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
tưởng mà những người khác có thể bỏ qua hoặc thậm chí loại bỏ. Có những người như
vậy trên một nhóm nghiên cứu sẽ làm cho đội ngũ hiệu quả hơn.
Đúng giờ
Những người đúng giờ (về thời gian, về lịch trình) thể hiện sự tôn trọng đối với thành
viên trong nhóm của họ và thời gian của họ. Một đội không thể đầy đủ chức năng mà
không có tất cả các thành viên có mặt: thành viên đi trễ hoặc vắng mặt là những ngăn trở
hiệu suất của đội nhóm họ. Thành viên trong nhóm những người đúng giờ có thể phụ
thuộc vào là nơi họ có nghĩa là khi họ có nghĩa vụ phải ở đó.
Chịu đựng / nhạy cảm
Những người trong nhóm có thể khác nhau theo nhiều cách. Họ có thể khác nhau ở các
nhóm giới tính, chủng tộc hay tôn giáo. Họ có thể có những khác biệt văn hóa và triển
vọng chính trị khác nhau. Nơi làm việc hiện đại là một môi trường ngày càng đa dạng. Đa
dạng có thể tăng cường đội ngũ, với điều kiện là thành viên trong nhóm rất nhạy cảm với
và khoan dung của cá nhân khác nhau trong mọi người. Thành viên trong nhóm người
không nhạy cảm có thể chỉ liên quan đến những người như mình không làm cho người
trong đội ngũ tốt.
Sự bền chí
Kiên trì là để tồn tại không được mủi lòng trong cố gắng để thực hiện một nhiệm vụ bất
chấp những trở ngại. Những người kiên trì làm cho các thành viên nhóm nghiên cứu có
giá trị bởi vì họ phục vụ như tín hiệu của sự khích lệ khi đội bị nhấn chìm trong sương
mù của khó khăn. Các khuynh hướng tự nhiên của con người là muốn bỏ cuộc khi vấn đề
phát sinh. Tuy nhiên, nếu chỉ có một hoặc hai thành viên trong nhóm sẵn sàng để kiên trì.
những người muốn bỏ cuộc đó thường sẽ oằn xuống và tiếp tục cố gắng
5. NHÓM LÀ HƯỚNG DẪN CHỨ KHÔNG PHẢI CHỈ ĐẠO
Nếu mong đợi nhân viên làm việc cùng nhau trong một nhóm, những nhà quản lý, những
nhà giám sát phải nhận ra được rằng một nhóm phải được huấn luyện chứ không phải chỉ
NHÓM 7 Page 20
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
đạo. Nhóm trưởng, bất kể mang chức danh gì (quản lý, giám sát viên…), cần phải hiểu sự
khác nhau giữa huấn luyện và chỉ đạo. Chỉ đạo là cách nghĩ truyền thống, liên quan đến
kế hoạch làm việc, nhận đơn hàng, giám sát chương trình và đánh giá việc thực hiện.
Những người lãnh đạo thông qua công việc từ “Tôi mới là người phụ trách việc này, cứ
làm như những gì bạn được bảo”.
Người huấn luyện thì khác, là những yếu tố của sự phát triển nhóm và hoàn thiện thực
hiện được cải thiện. Họ thông qua công việc khi dẫn dắt một nhóm như một cách giúp họ
đạt được đỉnh cao trong công việc. Triết lý này được thể hiện thông qua một vài cách cư
xử hàng ngày như sau:
Huấn luyện viên cho cả nhóm một điều lệ được quy định rõ ràng.
HLV giúp cho nhóm phát triển, và xây dựng những hoạt động nhóm.
HLV là những tư vấn viên
HLV điều khiển sự tôn trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm và
với các thành viên nhóm khác.
HLV giúp nâng cao sự đang dạng của con người trong 1 nhóm.
Điều lệ quy định rõ ràng
Có thể tưởng tượng huấn luyện viên bóng rổ, bóng đá, điền kinh gọi đội của cô ấy đến và
nói rằng: “Năm nay, chúng ta sẽ có một mục đích quan trọng đó là dành chức vô địch”.
Trong phát biểu đơn giản, người HLV này đã định nghĩa rõ ràng và ngắn gọn quy ước
của đội. Tất cả các thành viên trong đội đều biết rằng mọi thứ họ làm đều vì lý do này,
được định hướng để vươn tới dành chức vô địch. HLV không nói với họ là phải cải thiện
thành tích lên 25 điểm, cải thiện chỗ đứng trong liên minh với 2 chỗ, vô được chung kết,
tất cả sẽ là những nhiệm vụ xứng đáng. HLV có tầm nhìn to lớn hơn – năm nay đội sẽ
đoạt chức vô địch. Những HLV trong các nhóm làm việc cũng nên giải thích những
nhiệm vụ một cách cụ thể đến các thành viên của mình.
Phát triển và xây dựng nhóm
Công việc quan trọng nhất trong cuộc sống của người vận động viên đó là luyện tập. Dù
sao trong thể thao, vận động viên trong đội phải luôn tập luyện chăm chỉ. Trong suốt quá
NHÓM 7 Page 21
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
trình luyện tập đó, HLV sẽ phát hiện và phát triển những điểm mạnh của các thành viên,
đồng thời cũng giúp họ khắc phục những hạn chế. Phát triển và xây dựng nhóm là những
hoạt động diễn ra liên tục và lâu dài. HLV của những nhóm trong công việc nên học hỏi
theo những HLV thể thao. Phát triển kỹ năng cá nhân của mỗi thành viên và xây dựng
nhóm như là một phần thông thường của công việc – một phần thay thế thường xuyên và
mãi mãi.
Tư vấn
HLV tốt là những tư vấn viên. Điều này có nghĩa là họ sẽ thiết lập sự giúp đỡ, chăm sóc,
nuôi dưỡng mối quan hệ với những thành viên trong nhóm. Phát triển khả năng của các
thành viên, cải thiện sự góp sức của mỗi cá nhân đến nhóm, và giúp đỡ những thành viên
khác thăng chức trong công việc của họ với những hoạt động tư vấn. Theo David
Cottrell, những tư vấn hiệu quả giúp cho các thành viên là:
Phát triển năng lực liên quan đến công việc của họ
Xây dựng tính cách
Dạy họ văn hóa hợp tác
Dạy cho họ làm thế nào để hoàn thành công việc trong tổ chức
Giúp họ có thể hiểu được những người khác và những quan điểm của họ
Dạy học làm thế nào để cư xử trong những hoàn cảnh và tình huống không
quen thuộc
Cho họ thấy được điểm sáng trong sự khác biệt giữa mọi người
Giúp họ phát triển những giá trị hướng đến thành công
Giúp họ thiết lập vị trí của chính mình trong tổ chức
Cho họ cơ hội tốt hơn để thành công
Tôn trọng lẫn nhau
Những thành viên tôn trọng HLV của họ là điều thực sự quan trọng, cũng như HLV phải
tôn trọng những thành viên trong đội của cô ấy hay anh ấy, và những thành viên phải tôn
trọng lẫn nhau. Sự thật là những thành viên trong đội tôn trọng lẫn nhau là quan trọng
hơn việc thành viên thích các thành viên khác. Sự tôn trọng được xây dựng trên những
yếu tố sau:
NHÓM 7 Page 22
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
- Tin tưởng là hữu hình. Tin tưởng được xây dựng bởi (a) thiết lập ví dụ, (b) chia sẻ
thông tin, (c) giải thích động cơ cá nhân, (d) tránh phê bình và thiên vị cá nhân, (e) trao
những giải thưởng và sự công nhận thành thật, và (f) xử lý kỷ luật thích hợp.
- Đánh giá con người như tài sản. Đánh giá một con người là được thể hiện bởi (a) tôn
trọng suy nghĩ, cảm giác, giá trị và nỗi sợ hãi của người khác, (b) tôn trọng khát khao của
họ để dẫn dắt và noi theo, (c) tôn trọng điểm mạnh và sự khác biệt cá nhân, (d) tôn trọng
khao khát của họ để được can dự và tham gia, (e) tôn trọng nhu cầu trở thành người chiến
thắng của họ, (f) tôn trọng nhu cầu học tập, lớn lên và phát triển; (g) tôn trọng nhu cầu
được làm việc trong mô trường an toàn và tốt cho sức khỏe sẽ dẫn đến hiệu suất công
việc cao, và (h) tôn trọng cuộc sống cá nhân và gia đình của họ.
- Thông tin phải rõ ràng và công bằng. Sự truyền đạt có thể rõ ràng và công bằng nếu
như HLV thực hiện những điều sau: (a) luôn luôn lắng nghe và thấu hiểu, (b) nói những
gì họ muốn và nói những gì họ nghĩ (trở nên thẳng thắn một cách lịch thiệp), (c) nhận
phản hồi liên tục và khuyến khích những thành viên để học hỏi cho thích hợp, và (d) đối
mặt với những xung đột trực diện trong nhóm, họ sẽ không phải phẫn nộ giữa các thành
viên trong đội, họ có thể kiểm soát được điều đó.
- Đạo đức là lời nói minh bạch. Đạo đức có thể minh bạch bởi (a) làm việc với nhóm để
phát triển quy tác của đạo đức, (b) nhận ra những xung đột về đạo đức và những xung đột
tiềm năng sớm nhất có thể, (c) khen thưởng những hành xử đạo đức, (d) khiển trách
những hành xử vô đạo đức, và thực hiện một cách nhất quán, và (e) trước khi mang đến
một thành viên mới, phải làm cho họ có nhận thức quy tắc về mặt đạo đức trong nhóm.
Hơn nữa, HLV nên thiết lập một ví dụ nhất quán về cách hành xử đạo đức minh bạch.
- Các thành viên là tài sản. Những vận động viên chuyện nghiệp ở Mỹ được cung cấp
những dịch vụ thuốc thang, chăm sóc sức khỏe và thể dục tốt nhất thế giới. Hơn nữa, họ
còn được luyện tập và thi đấu trong những điều kiện an toàn và đảm bảo sức khỏe nhất có
thể. HLV của họ yêu cầu những điều kiện này bởi vì họ hiểu được những vận động viên
là nguồn lực vô giá. Hiệu suất của họ sẽ ảnh hưởng đến sự thành công hoặc thất bại của
NHÓM 7 Page 23
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
tổ chức. Những HLV của nhóm trong công việc cũng nên áp dụng tương tự. Để bảo vệ tài
sản của họ (các thành viên trong nhóm), các HLV có thể thực hiện các chiến lược sau: (a)
cộng tác giữa đội và một tổ chức lớn hơn để quảng bá thói quen tố cho sức khỏe, (b) định
hướng khuyến khích và sàn lọc những điều kiện có nguy hiểm cao, chẳng hạn như: huyết
áp cao, cholesterol trong máu cao, và ung thư, (c) khuyến khích không hút thuốc lá, (d)
khuyến khích bổ sung dinh dưỡng và luyện tập thể dục đều đặn, (e) tổ chức những lớp
học, khóa học, hội thảo về các chuyên đề như HIV-AIDS, chăm sóc tiền sinh đẻ, kiểm
soát stress, phòng ngừa đột quỵ và nhồi máu cơ tim, nơi làm việc an toàn, dinh dưỡng, và
sự thoải mái, (f) khuyến khích quản lý ở bên trên để thiết lập kế hoạch giúp đỡ lãnh đạo
(EAP), và (g) nhấn mạnh những chủ đề quan trọng như phòng ngừa tai nạn, phương pháp
làm việc an toàn.
Sự đa dạng của con người
Sự đa dạng của con người là một điểm cộng. Thể thao và quân đội là những lãnh đạo điển
hình trong xã hội Mỹ trong sự đa dạng, và kết quả là cả 2 đều hưởng được lợi ích vô
cùng. Để liệt kê những đóng góp cho thể thao hoặc quân đội được thực hiện bởi những
người thuộc các giới tính, chủng tộc, tôn giáo khác nhau sẽ là một nhiệm vụ khổng lồ.
Rất may mắn là các tổ chức hàng đầu của Mỹ đã quan niệm rất tích cục trong thể thao và
quân đội. Những người thông minh sẽ sớm nhận ra rằng, hầu hết sự tăng trưởng trong
công việc là do những người phụ nữ, người dân tộc thiểu số, và người nhập cư. Những
người này sẽ mang lại những ý tưởng mới và những quan điểm khác nhau vô cùng phong
phú, và đây chính xác là những gì mà một tổ chức cần để tăng khả năng cạnh tranh của
mình. Tuy nhiên, bất chấp việc Mỹ từng bước hướng tới thực hiện nơi làm việc đa dạng
và hài hòa, người HLV khôn ngoan hiểu được rằng con người vô thức hay cố ý đều có xu
hướng để tạo rào cản giữa bản thân và những người khác. Xu hướng này có thể nhanh
chóng làm giảm lòng tin và sự kết nối trong làm việc nhóm. Để giúp cho điều này được
thực hiện, HLV có thể làm như sau:
- Tiến hành kiểm tra văn hóa. Xác định nhân khẩu học, các đặc tính cá nhân, các giá trị
văn hóa, và cá nhân khác biệt giữa các thành viên.
NHÓM 7 Page 24
HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
- Xác định các nhu cầu cụ thể của các nhóm khác nhau. Yêu cầu của phụ nữ, dân tộc
thiểu số, và nhân viên lớn tuổi để mô tả các ức chế mà họ phải đối mặt. Hãy chắc chắn
rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu được những rào cản này và sau đó làm
việc nhóm cùng nhau để loại bỏ, vượt qua, hoặc chấp nhận chúng.
- Đối đầu với các xung đột văn hóa. Những HLV khôn ngoan sẽ đối mặt xung đột giữa
các thành viên trong nhóm trực diện và ngay lập tức. Cách tiếp cận này đặc biệt quan
trọng khi xung đột dựa trên các vấn đề về sự đa dạng. Mâu thuẫn đó nảy sinh các vấn đề
liên quan đến tôn giáo, văn hóa, dân tộc, tuổi tác hay giới tính có nhiều khả năng biến
thành các bất đồng hàng ngày hơn là bận tâm vào công việc. Do đó, những xung đột phát
sinh hay trở nên nghiêm trọng hơn do những khác biệt giữa mọi người với nhau phải
được đối mặt kịp thời. Sự bất đồng về sự đa dạng của nhóm sẽ gày càng phát triển, điều
này là lý do mạnh để tác động làm chia rẽ nội bộ nhóm.
- Loại sự bỏ thiên vị. Ở quá khứ, trong một công ty thì lực lượng lao động chủ yếu là nam
giới, bây giờ lực lượng lao động nữ lại chiếm đa số. Tuy nhiên, cơ sở vật chất vẫn còn
nghiêng hẳn khi có đến 10 nhà về sinh nam, trong khi chỉ có 2 nhà vệ sinh nữ. Sự mất
cân đối này là một ví dụ cụ thể cho sự thiên vị. Các thành viên trong một nhóm có thể
nhận ra nhiều khi chúng ta vô tình coi thường những thành viên khác chỉ đơn giản vì thói
quen hay truyền thống của họ. Đây là sự phân biệt đối xử theo quán tính. Nó sẽ xảy ra khi
yếu tố nhân khẩu học thay đổi mà thói quan, truyền thống, thủ tục và môi trường làm việc
thì vẫn như cũ.
Một cách hiệu quả để loại bỏ thiên vị là cho chuyển tay nhau một cuốn sổ tay trống và
yêu cầu các thành viên trong nhóm ghi lại các trường hợp tích công và các ví dụ về sự
thiện vị. Sau khi chuyền tay hết một lượt thì sẽ chuyền lại và tiếp tục thực hiện như ban
đầu. HLV có thể sử dụng những thông tin thu thập được để giúp loại bỏ sự thiên vị. Bằng
cách thu thập thông tin trực tiếp từ các thành viên nhóm nghiên cứu mà từ đó có những
can thiệp kịp thời, HLV có thể ngăn chặn không cho sự phân biệt đối xử theo quán tính
được tồn tại, hoặc những mâu thuẫn âm thầm tồn tại.
NHÓM 7 Page 25
