kĩ năng quản lí và làm việc nhóm

Môn: Kĩ năng quản lí và làm
việc nhóm
•
Chủ đề: Kĩ năng tổ chức một cuộc họp nhóm hiệu quả
•
Nhóm: 1
•
Phòng: C101

Danh sách các thành viên
•
Võ Thị Khánh Anh
•
Vương Thị Lan Anh
•
Nguyễn Thị Ngọc Anh
•
Lò Thị Ngọc Anh
•
Lê Thị Ánh
•
Nguyễn Thị Ngọc Ánh
•
Bế Ngọc Ánh
•
Vũ Thị Bích
•
Nguyễn Văn Cảnh
•
Trần Mạnh Cường

Nội dung
I. Đặt vấn đề
II. Một số tiếp cận
III. Ưu nhược điểm của họp nhóm
IV. Kĩ năng tổ chức họp nhóm
V. Một số tình huống và cách giải quyết
VI. Kết luận

I. Đặt vấn đề
•
Một trong những điều bị phàn nàn nhiều nhất ở hầu hết các tổ
chức là việc họp hành. Việc họp bị xem là lãng phí quá nhiều
thời gian quý giá. Thực tế, các cuộc họp là nơi duy trì văn hoá
tổ chức và môi trường tập thể, là cách mà tổ chức nói với mọi
người trong đó rằng: "Bạn là một thành viên".
•
Nếu chúng ta tiến hành những cuộc hội họp tồi, buồn tẻ và
lãng phí thời gian, mọi người sẽ tin rằng đây là một tổ chức tồi,
buồn tẻ và không quan tâm đến thời gian. Cũng giống như vậy,
các cuộc họp tốt sẽ nói với thành viên rằng: ‘Đây là tổ chức
tuyệt vời đề làm việc’

I. Đặt vấn đề
•
Tạo sao có quá nhiều cuộc họp tồi? Đó là vì những kế hoạch
tồi của người sắp xếp cuộc họp và sự thiếu quan tâm của
những người tham gia. Dưới đây là một số lời hướng dẫn để
tiến hành các cuộc họp hiệu quả.

II. Một số tiếp cận
1) Khái niệm cuộc họp
Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người
tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc
quyết định. Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều
người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên
nhiều vấn đề.

2) Mục đích cuộc họp
•
Mục đích của cuộc họp là để bàn luận thảo luận về việc giải
quyết các vấn đề quan trọng đưa ra những quyết định hướng
giải quyết ý kiến đã đóng góp. Mục đích hầu hết các cuộc họp
thường rơi vào các loại:
_ Phổ biến thông tin hay thông báo tin tức
_ Hướng dẫn thực hiện
_ Trình bày các phản ánh hay phân xử các vấn đề
_ Quyết định hay thực hiện quyết định
_ Phát huy sáng kiến
_ Trình bày đề xuất được thảo luận và thường là để đạt được sự
thống nhất

3) Chức năng cuộc họp
•
Tranh đấu
•
Sự hình thành nhóm
•
Chia sẽ kiến thức, kinh nghiệm, sự đánh giá
•

Công việc tập thể và sự đóng góp cá nhân
•
Ra các quyết định quyết đoán và cam kết
•
Đức tính của lãnh đạo và nhóm/ công việc nhóm

4) Nguyên tắc họp nhóm
•
Tập trung và thống nhất trước chủ đề
•
Hãy tôn trọng
•
Tất cả mọi người đều bình đẳng với nhau
•
Nên dành thời gian vui chơi và thư giãn
•
Lên trước một danh sách những công việc sẽ làm
•
Duy trì số lượng thành viên nhất định
•
Có một địa điểm không gian yên tĩnh dành cho việc họp


5) Một số kiểu họp
Hội nghị
Hội đồng
Thường xuyên
Điều đình
Ra quyết định,……

III. Ưu nhược điểm của một cuộc
họp
1) Ưu điểm
Có thể trình bày, bàn bạc và tranh luận cùng với nhóm về quan
điểm của mình được rõ ràng.
Các thành viên liên kết chặt chẽ với nhau.
Hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả nhờ vào tinh
thần làm việc nhóm, sự phân công công việc đối với từng thành
viên trong nhóm được rõ ràng hơn.
Một cuộc họp nhóm thành công sẽ mang đến sự thoải mái cho các
thành viên trong nhóm để họ có hứng thú hoàn thành công việc tốt
Những thành viên có năng lực và khả năng có thể giúp đỡ và
hướng dẫn những thành viên yếu kém.

2) Nhược điểm
•
Cuộc họp không thành công sẽ làm mất thời gian của mọi
người.
•
Có thể gây ra những mâu thuẫn và tranh cãi gay gắt
•
Không phải thành viên nào cũng có thời gian để tham dự cuộc
họp nhóm.
•
Nếu cuộc họp nhóm không thành công sẽ gây đến chán nản,
ức chế cho các thành viên trong nhóm. Không thể hoàn thành
công việc một cách tốt nhất được.
•
Tổ chức một cuộc họp gây sức nặng cho nhóm trưởng (người
tổ chức)

IV. Kĩ năng tổ chức một cuộc họp
1) Chuẩn bị
1.1) Xác định vấn đề và chuẩn bị
Mục tiêu và những kết quả mong đợi. Biết những điều gì đang cố
gắng để giành được bằng việc tổ chức họp.
Chủ đề và cách thức tốt nhất để thảo luận cho mỗi chủ đề, muốn
thực hiện được gì thông qua cuộc họp.
Tạo ra một chương trình được mô tả cẩn thận về: thời gian bắt
đầu và kết thúc, danh sách những người tham gia và khách mời,
danh sách về vai trò của người tham gia và mong đợi gì từ họ.
Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề.

1.1) Xác định một số vấn đề và
chuẩn bị
•
Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề và
định hướng cuộc họp.
•
Chuyển trước chương trình đó cho những người tham gia có
thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.
•
Sử dụng các công cụ và hoạt động để làm cho cuộc họp hiệu
quả và vui vẻ, tiếp thêm sinh lực.

1.2) Chuẩn bị tham dự cuộc họp
•
Biết mục đích của cuộc họp. Biết mục đích tham dự của bạn là
gì.
•

Thu thập các tài liệu bạn cần để mang đến cuộc họp.
•
Biết chương trình họp và đảm bảo chương trình của bạn trùng
với chương trình của cuộc họp.
•
Biết vai trò của bạn và con đường bạn sẽ đi.
•
Đến đúng giờ và chuẩn bị thời gian để ở lại ít nhất là đến khi
nghỉ giải lao như lịch trình.
•
Nghiêm túc nhưng vui vẻ khi tham dự.

1.3) Nơi họp
•
Chọn nơi họp tiện nghi, đủ lớn và phục vụ cho mục đích.
•
Tạo ra bầu không khí ấm áp và thu hút.
•
Mang lại sự mới mẻ phù hợp.
•
Có những phương tiện hỗ trợ.
•
Luôn luôn tạo ra một số điều khác biệt và mới mẻ dù nhỏ. Làm
cho họ vui khi họ đến.

1.4) Phân công người ghi biên bản
•
Những người tham dự
•
Các vấn đề được thảo luận.

•
Các quyết định chính.
•
Các nhiệm vụ:
+ Ai cần để thực hiện nhiệm vụ - liệt kê các nhóm và các thành
viên bên ngoài.
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ.
+ Những điều nào mà họ cần thực hiện.

1.5) Sắp xếp chỗ ngồi

2) Bắt đầu cuộc họp
•
Truyền đạt về mục đích và kết quả mong đợi với tất cả những
người tham gia.
•
Làm rõ thành phần tham dự và các cuộc trao đổi được mong
đợi.
•
Thiết lập các quy định:
+ Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và kết thúc.
+ Các thành viên sẽ được lắng nghe như thế nào.
+ Các xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
+ Mỗi thành viên được mong đợi những gì.
+ Các chủ đề bí mật

3) Điều khiển cuộc họp
•
Dành thời gian để nói và lắng nghe các câu chuyện.
•

Làm rõ và vạch ra những ý kiến chủ chốt.
•
Hỏi những quan điểm khác, bảo vệ những ý kiến mới.
•
Sử dụng kỹ thuật vận dụng trí tuệ tập thể.
•
Hỏi những câu hỏi cởi mở để khuyến khích các đóng góp.
•
Giữ tập trung vào các ý kiến, không phải vào người nói.
•
Phân công cụ thể các bước tiếp theo thông qua cuộc họp.
•
Tập trung vào các chủ đề chương trình. Đừng lan man chủ đề.

3) Điều khiển cuộc họp (tiếp)
•
Thu thập thông tin và tài liệu từ cuộc họp. Chắc rằng mọi người
đều được lắng nghe.
•
Để mọi người mang đến nội dung, chúng ta hướng dẫn cho
tiến trình.
•
Thừa nhận và tăng cường những sự đóng góp có tính xây
dựng.
•
Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động.
•
Làm cho cả nhóm nhận thức về vị trí của họ trong quy trình.
•
Tóm tắt các điểm chính từng giai đoạn và hỏi sự đồng tình.

•
Giúp các nhóm tiến tới sự đồng thuận và đi đến kết luận.

3) Điều khiển cuộc họp (bế mạc)
•
Giúp các nhóm xác định các bước tiếp theo.
•
Xem lại các nhiệm vụ tiếp theo đã được phân công. Chắc rằng
mỗi người đều biết bổn phận của họ. Chắc rằng mọi người sẽ
đi từ "họp" đến "làm".
•
Kết luận bằng việc tóm tắt lại việc thực hiện của nhóm
•
Cảm ơn các thành viên vì sự tham gia và đóng góp của họ.

4) Sau cuộc họp
•
Đánh giá cuộc họp. Điều gì hiệu quả? Điều gì cần phải cải
thiện?
•
Lên kế hoạch sau cuộc họp.
•
Sử dụng các ghi chép tạo ra một tài liệu mô tả rõ ràng về cuộc
họp. Sử dụng các lời nhận xét, các câu hỏi, lời phê bình và các
quan điểm để nâng cao chất lượng của các tài liệu
•
Phân phát các tài liệu cho tất cả những người tham gia và
những người chủ chốt trong tổ chức.
•
Giám sát sự tiến bộ của các hoạt động sau đó.

V. Một số tình huống và cách giải
quyết
•
1) Biểu hiện tích cực
•
Tư thế thoải mái
•
Tay để thư giãn
•
Cơ thể nhổm về phía trước
•
=> biểu hiện của sự nhiệt
tình
•
Nhướng mày
•
Mỉm cười khuyến khích
•
Nghiêng đầu về phía người
nói
•
=> biểu hiện sự quan tâm

2) Biểu hiện tiêu cực
•
Thường xuyên nhìn đồng hồ
•
Nhìn ra ngoài cửa sổ
•

Ngáp liên tục
•
=> biểu hiện của sự thiếu
hứng thú
•
Tư thế bảo thủ
•
Vai còng xuống
•
Tránh nhìn vào mắt người
khác
•
=> biểu hiện thái độ không
hợp tác hoặc thiếu tự tin