QUy trình chuẩn bị kiểm tra cấp giấy chứng nhận thực hành tốt sản xuất thuốc GMP

CỤC QUẢN LÝ DƯỢC VIỆT NAM
PHÒNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THUỐC
QUY TRÌNH
CHUẨN BỊ, KIỂM TRA VÀ CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN
“THỰC HÀNH TỐT SẢN XUẤT THUỐC” (GMP)
QT.QLD.08
Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt
Họ và tên Trương Thị Nguyệt Đặng Thị Minh Hằng Cao Minh Quang
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
2
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
CỤC QUẢN LÝ
DƯỢC VN
QUY TRÌNH
CHUẨN BỊ, KIỂM
TRA GMP
Mã số: QT.QLD.08
Ngày ban hành:
Lần sửa đổi:
Tổng số trang:
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
3
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
1. MỤC ĐÍCH
1. Người có liên quan phải nghiên cứu và thực hiện đúng các nội dung
của quy định này.
2. Nội dung trong quy định này có hiệu lực thi hành như sự chỉ đạo của
lãnh đạo Cục Quản lý dược Việt Nam.
3. Mỗi đơn vị chỉ được phân phối 01 bản (có đóng dấu kiểm soát). Khi
các đơn vị có nhu cầu phân phối thêm tài liệu phải đề nghị với thư ký
ISO để có bản đóng dấu có kiểm soát. File mềm được cung cấp trên

mạng nội bộ để chia sẻ thông tin.
NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận rồi đánh dấu X ô bên cạnh)
□
□ □
□ □ □
□ □ □
□ □ □
□ □ □
□ □ □
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tình trạng sửa đổi so với bản trước đó)
Trang Hạng mục
sửa đổi
Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
4
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
Mô tả các bước tiến hành chuẩn bị kiểm tra, tiến hành kiểm tra cơ sở đăng
ký triển khai GMP để các lần chuẩn bị cho kiểm tra, tiến hành kiểm tra đều
được tiến hành theo một trật tự nhất định nhằm :
- Đảm bảo tất cả các đợt chuẩn bị kiểm tra, tiến hành kiểm tra các công ty,
xí nghiệp khác nhau đều cùng hiệu quả và cùng một phương pháp
- Công tác kiểm tra luôn tiến hành theo yêu cầu GMP và các quy định hiện
hành của Bộ Y tế.
- Mọi thành viên trong Đoàn kiểm tra dễ dàng thực hiện nhiệm vụ.
- Có thể thay đổi khi thiết lập một qui trình mới.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG:
Áp dụng cho hoạt động kiểm tra cấp giấy chứng nhận GMP của phòng
Quản lý chất lượng thuốc của Cục Quản lý dược Việt Nam.
3. TÀI LIỆU THAM CHIẾU
- Luật Dược ban hành ngày 27/06/2005;

- Quyết định 1516/BYT/QĐ ngày 9/9/1996 ban hành nguyên tắc, tiêu chuẩn
"Thực hành tốt sản xuất thuốc" của Hiệp hội các nước Đông Nam Á;
- Quyết định 1570/2000/QĐ-BYT ngày 22/5/2000 ban hành nguyên tắc, tiêu
chuẩn "Thực hành tốt phòng kiểm nghiệm thuốc" của Bộ Y tế
- Quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29/6/2001 ban hành nguyên tắc,
tiêu chuẩn "Thực hành tốt bảo quản thuốc" của Bộ trưởng Bộ Y tế.
- Quyết định 3886/2004/QĐ-BYT ngày 3/11/2004 ban hành nguyên tắc, tiêu
chuẩn "Thực hành tốt sản xuất thuốc" theo khuyến cáo của Tổ chức y tế
thế giới.
- Quyết định 27/2007/QĐ-BYT ngày 19/4/2007 về việc ban hành lộ trình
triển khai áp dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn “Thực hành tốt sản xuất
thuốc" và nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc".
- Quyết định 44/2005/QĐ-BTC ngày 12/7/2005 của Bộ Tài chính về việc
qui định chế độ thu, nộp và sử dụng phí thẩm định kinh doanh thương mại
có điều kiện thuốc lĩnh vực y tế.
- Công văn số 8071/QLD-CL ngày 15/10/2004 về việc triển khai đồng thời
GMP, GLP, GSP của Cục trưởng Cục Quản lý Dược Việt Nam.
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
5
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
- Quyết định 51/QLD-CL ngày 05/5/2006 của Cục trưởng Cục Quản lý Dược
Việt Nam về việc ban hành danh sách chuyên gia thẩm định hồ sơ đăng ký
kiểm tra GMP, GLP và GSP.
4. ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT
4.1. Chữ viết tắt:
- GMP: Thực hành tốt sản xuất thuốc.
- GLP: Thực hành tốt phòng kiểm nghiệm thuốc
- GSP: Thực hành tốt bảo quản thuốc
- SOP: Qui trình chuẩn
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1 Sơ đồ quá trình chuẩn bị, kiểm tra GMP, GLP, GSP:
Trách nhiệm Sơ đồ quá trình thực hiện Mô tả/Biểu mẫu
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
6
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
Văn thư cục
Văn thư phòng
5.2.1
Văn thư phòng
Trưởng phòng
5.2.2
Chuyên viên
thẩm định
5.2.3
BM.QLD.08.01
BM.QLD.08.02
BM.QLD.08.03
BM.QLD.08.04
Tiếp nhận hồ sơ
Xem xét
Phân công
Đề nghị
Chuẩn bị KH kiểm tra
Hoàn thiện KH
Thẩm định hồ sơ
Xem xét
Phê duyệt
Chuẩn bị kiểm tra
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
7

Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
Lãnh đạo phòng 5.2.4
Chuyên viên
Lãnh đạo phòng
5.2.5
Lãnh đạo cục 5.2.6
Lãnh đạo phòng
và chuyên viên
5.2.7
Lãnh đạo cục 5.2.8
Trưởng đoàn
Thư ký
5.2.9
Đoàn kiểm tra 5.2.10
BM.QLD.08.05
Thư ký
Trưởng đoàn
Lãnh đạo phòng
Lãnh đạo cục
5.2.11
BM.QLD.08.06.01
BM.QLD.08.06.02
BM.QLD.08.07.01
BM.QLD.08.07.02
Kiểm tra cơ sở
Xử lý sau kiểm tra
Lưu hồ sơ
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
8
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00

5.2 Mô tả sơ đồ quá trình chuẩn bị kiểm tra:
5.2.1. Tiếp nhận:
Hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận GMP được tiếp nhận thông qua đường văn
thư của Cục.
Văn thư Cục chuyển Hồ sơ cho Phòng QLCL
Văn thư Phòng QLCL nhận và vào sổ nhận công văn đến của phòng.
5.2.2 Phân công
Văn thư phòng báo cáo Lãnh đạo phòng Hồ sơ xin cấp GMP
Lãnh đạo phòng phân công chuyên viên xử lý hồ sơ trong hồ sơ đăng ký
5.2.3 Thẩm định hồ sơ:
Thời gian: Phải tiến hành thẩm định hồ sơ sau 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ
· Chuyên viên xử lý tiến hành kiểm tra tính đầy đủ của Hồ sơ theo yêu
cầu
- Quyết định 1516/BYT/QĐ ban hành ngày 9/9/1996 và thông tư 12/BYT-TT
12/9/1996 Hướng dẫn thực hiện, triển khai áp dụng nguyên tắc, tiêu chuẩn "Thực
hành tốt sản xuất thuốc" của hiệp hội các nước Đông Nam Á.
- Quyết định 1570/2000/QĐ-BYT ngày 22/5/2000 ban hành nguyên tắc, tiêu
chuẩn "Thực hành tốt phòng kiểm nghiệm thuốc" của Bộ Y tế.
- Quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29/6/2001 ban hành nguyên tắc,
tiêu chuẩn "Thực hành tốt bảo quản thuốc" của Bộ trưởng Bộ Y tế.
- Quyết định 3886/2004/QĐ-BYT ngày 3/11/2004 ban hành nguyên tắc, tiêu
chuẩn "Thực hành tốt sản xuất thuốc" theo khuyến cáo của Tổ chức y tế thế giới
Lập thông báo phí Thẩm định theo BM QLD.8.01 thông báo cho Cơ sở
(bằng fax, )
· Thành phần thẩm định: Chuyên viên được phân công và các thành viên
trong ban thẩm định. Chuyên viên được phân công xử lý hồ sơ lập biên
bản thẩm định hồ sơ xin đăng ký GMP theo BM.QLD.8.02 và làm đầu
mối kết hợp với các chuyên viên trong nhóm thẩm định (Danh sách kèm
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
9

Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
theo trong Quyết định chuyên gia thẩm định GP) tiến hành thẩm định các
yêu cầu liên quan đến thông tin trong hồ sơ.
· Sau khi tiến hành thẩm định:
- Nếu hồ sơ chưa đáp ứng: Cơ sở cần bổ sung, điều chỉnh thông tin trong
Hồ sơ, Chuyên viên được phân công tiến hành thông báo cho Cơ sở tiến
hành bổ sung (nêu rõ nội dung cần bổ sung và thời gian bổ sung) -
trường hợp cần thiết có thể dự thảo công văn yêu cầu báo cáo lãnh đạo
phòng xem xét và trình Lãnh đạo cục ký duyệt gửi tới cơ sở.
Nếu hồ sơ đáp ứng hoặc sau khi đã bổ sung đầy đủ (đối với hồ sơ cần bổ
sung): Chuyên viên thụ lý hồ sơ chuyển biên bản thẩm định và hồ sơ đăng ký của
cơ sở báo cáo lên lãnh đạo phòng.:
- Biên bản thẩm định hồ sơ xin đăng ký GMP – BM.QLD.08.02
- Biên bản thẩm định hồ sơ xin đăng ký GLP – BM.QLD.08.03
- Biên bản thẩm định hồ sơ xin đăng ký GSP – BM.QLD.08.04
- Hồ sơ xin đăng ký GMP, GLP, GSP của cơ sở.
5.2.4 Xem xét
Lãnh đạo phòng tiến hành xem xét Hồ sơ và biên bản:
Nếu thấy cần điều chỉnh, trả lại bước 5.2.3
Nếu đồng ý, phê duyệt vào biên bản thẩm định chuyển tiếp bước 5.2.5
5.2.5 Chuẩn bị kế hoạch kiểm tra:
Lãnh đạo Phòng phân công chuyên viên chuẩn bị kế hoạch kiểm tra và lên lịch
kiểm tra trong vòng không quá sáu mươi ngày làm việc kể từ ngày cơ sở nộp hồ
sơ đầy đủ và hoàn tất thủ tục tài chính.
Chuyên viên được phân công căn cứ vào:
- Hồ sơ đăng ký kiểm tra, hồ sơ bổ sung (nếu có)
- Biên bản thẩm định
Lập kế hoạch kiểm tra, bao gồm:
- Lịch trình kiểm tra dự kiến (đã được thống nhất với cơ sở)
- Thành phần đoàn kiểm tra bao gồm:

Trưởng đoàn
Thư ký đoàn (Chuyên viên trong phòng QLCL)
Thành viên ( các phòng chức năng phối hợp trong Cục)
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
10
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
Đại diện Viện Kiểm nghiệm thuốc TW/ TP. Hồ Chí Minh
Đại diện các cơ quan chuyên môn/ liên quan địa phương
- Dự trù kinh phí, và các phương tiện cần thiết cho việc kiểm tra cơ sở
Báo cáo Lãnh đạo phòng
Lãnh đạo phòng làm việc với các thành phần phối hợp để thống nhất về kế
hoạch kiểm tra dự kiến
Lãnh đạo Phòng xem xét lại Kế hoạch kiểm tra, yêu cầu điều chỉnh các vấn đề
cần thiết.
Lãnh đạo phòng báo cáo Kế hoạch kiểm tra lên lãnh đạo Cục
5.2.6 Xem xét kế hoạch kiểm tra
Lãnh đạo cục xem xét kế hoạch kiểm tra:
- Nếu không đồng ý: trả lại bước 5.2.5 yêu cầu điều chỉnh
- Nếu đồng ý chuyển bước 5.2.7
5.2.7 Hoàn thiện hồ sơ chuẩn bị kiểm tra
Lãnh đạo phòng phân công chuyên viên chuẩn bị hồ sơ:
- Dự thảo quyết định thành lập đoàn kiểm tra
- Tập hợp toàn bộ hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc kiểm tra
5.2.8 Phê duyệt quyết định kiểm tra
Lãnh đạo cục xem xét phê duyệt:
- Nếu không đồng ý chuyển bước 5.2.7
- Nếu đồng ý, phê duyệt quyết định thành lập đoàn kiểm tra
5.2.9 Chuẩn bị thực hiện kiểm tra cơ sở
Chuyên viên chuẩn bị hồ sơ bàn giao cho thư ký đoàn các hồ sơ và tài liệu liên
quan đến việc kiểm tra

Thư ký đoàn liên hệ với Chuyên viên được phân công chuẩn bị các tài liệu:
- Check list cho đoàn kiểm tra theo Hướng dẫn Thực hành tốt sản xuất
thuốc (GMP) của Hiệp hội các nước Đông Nam Á hoặc theo khuyến cáo
của WHO.
- Các vấn đề cần lưu ý trong quá trình kiểm tra và Các thông tin khác nếu
cần thiết.
Thư ký đoàn chịu trách nhiệm:
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
11
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
- Cung cấp hồ sơ và thông tin cần thiết cho các thành viên trong đoàn kiểm
tra
- Là đầu mối liên hệ với các thành viên trong đoàn kiểm tra và cơ sở được
kiểm tra
- Chuyển quyết định đến các thành phần liên quan và cơ sở được kiểm tra
- Thông báo cho cơ sở thời gian kiểm tra
5.2.10. Kiểm tra tại cơ sở
5.2.10.1. Họp khai mạc với cơ sở:
Đại diện đoàn kiểm tra giới thiệu:
- Mục đích phạm vi đợt kiểm tra
- Căn cứ pháp lý và thành phần của đoàn kiểm tra
- Phương pháp, trình tự, chương trình kiểm tra
Yêu cầu Cơ sở báo cáo tóm tắt về hoạt động của cơ sở, việc triển khai áp dụng
GMP. (Thời gian báo cáo không quá 60 phút)
* Giới thiệu khái quát về cơ sở:
- Sơ đồ tổ chức
- Giới thiệu hoạt động chung của cơ sở
* Tóm tắt về quá trình và kết quả đào tạo GMP
* Sơ đồ các khu vực sản xuất:
- Sơ đồ mặt bằng địa lý của cơ sở

- Sơ đồ bố trí dây truyền sản xuất: bố trì phòng sản xuất, cấp sạch,
chênh lệch áp xuất
- Đường di chuyển của công nhân, của nguyên vật liệu, bán thành phẩm,
thành phẩm…
- Hệ thống xử lý không khí
- Hệ thống cung cấp nước sản xuất và hệ thống xử lý nước thải
- Hệ thống phòng cháy, chữa cháy và an toàn lao động
* Hoạt động sản xuất:
- Dạng bào chế cơ sở sản xuất đăng ký kiểm tra
- Kiểm tra trong quá trình sản xuất
- Đánh giá nhà cung cấp
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
12
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
* Hoạt động của phòng kiểm tra chất lượng: tiến hành theo QT.QLD.09, mục
5.2.10 từ điểm a đến điểm f.
* Hoạt động của kho bảo quản thuốc: tiến hành theo QT.QLD.10, mục 5.2.10 từ
điểm a đến điểm f.
* Thanh tra néi bé
Sau khi cơ sở trình bày xong, các thành viên đoàn kiểm tra nêu các câu hỏi về
những điều chưa rõ trong hồ sơ đăng ký và trong nội dung báo cáo của cơ sở
nhằm tìm hiểu thêm các thông tin cần thiết về cơ sở trước khi đoàn kiểm tra thực
tế
5.2.10.2 Kiểm tra thực tế các hoạt động của cơ sở:
5.2.10.2.1. Nhân sự:
- Có sơ đồ tổ chức nhân sự ?
- Số lượng và bằng cấp của nhân viên có đáp ứng quy mô sản xuất của Công
ty?
- Có bản mô tả chức năng và nhiệm vụ của mỗi cá nhân không và Chức năng
và nhiệm vụ của các cá nhân có phù hợp với trình độ và yêu cầu của GMP

không?
- Về vấn đề đào tạo GMP:
+ Nội dung đào tạo có phù hợp voí người được đào tạo?
+ Người đào tạo có đủ tư cách, năng lực và trình độ?
+ Quá trình đào tạo có liên tục ? Định kỳ bao lâu?
+ Có biên bản đào tạo ( hay thẻ đào tạo không?) và kết luận của người phụ
trách huấn luyện sau khi đào tạo ( kiểm tra, đánh giá ).
+ Hồ sơ đào tạo có phản ánh đầy đủ: chủ đề, cách đánh giá, kết quả, nhận
xét?
- Hồ sơ sức khoẻ trước tuyển dụng và định kỳ sau tuyển dụng?
5.2.10.2.2. Nhà xưởng:
- Vị trí nhà xưởng có gần nguồn ô nhiễm nào? Nếu có cho biết biện pháp xử lý
hay khắc phục
- Nhà xưởng được thiết kế và xây dựng phù hợp cho sản xuất và kiểm tra?
- Việc bố trí các phòng có thích hợp để ngăn ngừa nhầm lẫn và nhiễm chéo
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
13
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
- Đánh giá sự phù hợp của đường di chuyển của công nhân, của nguyên liệu,
bao bì, bán thành phẩm và thành phẩm.
- Giải thích sự chênh lệch về áp xuất và chiều di chuyển của không khí sạch.
Nêu rõ thông số về chênh lệch áp xuất giữa các khu vực
- Biện pháp cách ly giữa khu vực không betalactam với khu vưc betalactam
- Hiệu quả của hệ thống lọc không khí?
- Có xử lý không khí trong phòng kiểm nghiệm vi sinh?
- Các thông số về độ sáng và số lần trao đổi không khí có đạt yêu cầu?
- Quy trình xử lý nước pha chế, đặc biệt là nước pha thuốc tiêm
- Các biện pháp tránh ô nhiễm từ nhà máy ra môi trường bên ngoài
- Biện pháp xử lý phế liệu, nước thải, đặc biệt là nước thải từ phòng KN.
5.2.10.2.3. Thiết bị:

- Có đầy đủ thiết bị cho sản xuất và kiểm nghiệm không?
- Có các SOP vận hành, làm vệ sinh, hiệu chuẩn, kiểm định và bảo trì thiết bị
(IQ, OQ, PQ)
- Có đầy đủ hồ sơ về việc làm vệ sinh, hiệu chuẩn và bảo trì thiết bị?
- Có kế hoạch làm vệ sinh, chuẩn định và bảo trì thiết bị
- Bề mặt thiết bị có sạch không?, có bị bong, bị rỉ không? Sản phẩm có bị rò rỉ
không
- Các thiết bị có :
+ Mã số thiết bị (do công ty/Xí nghiệp )?
+ Tem (sau khi được chuẩn định hoặc kiểm định)
- Có thiết bị an toàn hay dây nối đất cho thiết bị hay dụng cụ sử dụng chất
cháy nổ
- Có quy trình thử nghiệm màng lọc khí? Thời gian thay thế.
5.2.10.2.4. Vệ sinh:
- Có biện pháp cải thiện điều kiện vệ sinh và đảm bảo các tiêu chuẩn vệ
sinh trong tất cả các khâu trong sản xuất.
- Nhân viên trong khu vực sản xuất có được trang bị quần áo, mũ, găng tay,
giày dép… vệ sinh phù hợp với yêu cầu vệ sinh và công việc được giao ?.
- Quần áo, mũ, găng tay, giày dép có SOP xử lý và được bảo quản trong
thùng hay hòm kín không?
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
14
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
- Nhân viên trước khi vào khu vực sản xuất có rửa tay sạch theo SOP?
- Có định kỳ kiểm tra cấp sạch của khu vực sản xuất ?
- Việc làm vệ sinh khu vực sản xuất và thiết bị có kế hoạch, có SOP và hồ sơ
không?
- Có quy trình thẩm định vệ sinh thiết bị, quần áo, tay công nhân không? Có hồ
sơ ghi chép lại những việc thẩm định đó không?
- Có SOP xử lý chất phế thải rắn và chất thải lỏng không? Đặc biệt đối với

các chất thải phòng thí nghiệm như dung môi hữu cơ, kim loại nặng… phải có
SOP xử lý riêng
- Trang phục trong khu vực sản xuất vô trùng
+ Trang phục không được nhả sơ hay bụi và giữ lại bụi do cơ thể phát ra
+ Trang phục khít ở cổ tay, cổ chân và cổ áo cao
+ Mũ chùm kín tóc râu, lồng vào cổ áo
+ Giày tất phải chùm kín chân và ống quần phải lồng vào trong
+ Găng tay được đeo với ống tay áo lồng vào trong.
+ Khẩu trang: không có sơ vải, ngăn nhả các giọt.
+ Có quy trình xử lý trang phục không ?
- Có quy trình xử lý các chất sát trùng và tẩy rửa không ? (nếu được dùng)
5.2.10.2.5. Sản xuất:
- Việc sản xuất có theo đúng các quy trình kỹ thuật đã được ban hành?
- Có tiến hành thẩm định các quy trình sản xuất không ? Nếu có thì có các
SOP và hồ sơ ghi lại việc thẩm định đó không?
- Khu vực sản xuất:
+ Phòng thay quần áo và khu vệ sinh được bố trí hợp lý?
+ Có đầy đủ các SOP cho tất cả các bộ phận?
+ Các dụng cụ cân đong có được kiểm định thường xuyên (có dán tem với
ngày kiểm định lần tới) và kết quả có được ghi chép vào hồ sơ?
+ Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm và áp suất?
+ Sự chiếu sáng ?
+ Nguyên liệu vô trùng (nếu có) được cân và cấp phát theo đúng yêu cầu
của GMP?
- Các hoạt động sản xuất
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
15
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
Thuốc viên
Thuốc tiêm

Thuốc mỡ
Kem
Thuốc nước…
- Khu vực biệt trữ bán thành phẩm
- Khu vực đóng gói:
+ Nhãn có cất giữ một nơi hay thấy bất kỳ chỗ nào?
+ Nhãn có nói lên tình trạng của sản phẩm đó không?(có đầy đủ thông tin
không?)
+ Có SOP khu đóng gói không?
+ Trên mỗi dây chuyền đóng gói: tên, số lô của sản phẩm có được niêm yết
rõ ràng không?
+ Phụ liệu: dầu nhờn, keo dán, mực, chất tẩy rửa đựng trong đồ đựng dùng
khác với đồ đựng sản phẩm, nhãn rõ ràng?
+ Nhãn thừa, nhãn hỏng xử lý như thế nào?
- Nhà kho: căn cứ vào những nguyên tắc của GSP để kiểm tra tuy nhiên cần
chú ý một số điểm sau:
+ Có thiết bị chống sâu bọ, gặm nhấm, chim chóc, côn trùng, mối mọt v.v
+ Đủ kệ để chứa thuốc không?
+ Hệ thống thông gió, chiếu sáng ?
+ Có biểu đồ theo rõi nhiệt độ, độ ẩm?
+ Kho có phân riêng từng khu vực không (khu biệt trữ, khu tồn trữ, khu
thành phẩm hay bảo quản đặc biệt)
+ Nơi lấy mẫu nguyên liệu để kiểm nghiệm? Có lọc không?
+ Nhãn có đầy đủ không?
+ Cấp phát theo nguyên tắc FEFO, FIFO? (Sổ sách), thẻ kho như thế nào?
+ Thiết bị, dụng cụ cân đong, đo có kiểm định định kỳ không?
+ Có kiểm soát được số lượng nhãn không?
5.2.10.2.6. Kiểm tra chất lượng: căn cứ vào những nguyên tắc của GLP để
kiểm tra tuy nhiên cần chú ý một số điểm sau
- Có đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật và quy trình kiêm nghiệm?

Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
16
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
- Có kế hoạch và SOP lấy mẫu?
- Có quy trình theo dõi độ ổn định cho mỗi sản phẩm mới
- Có đánh giá các quy trình phân tích không?
- Việc xác định tuổi thọ có dựa trên hồ sơ theo dõi độ ổn định?
- Việc sử dụng chất chuẩn, lưu mẫu… có được tiến hành theo hướng dẫn của
GLP?
- Môi trường của phòng thử nghiệm vi sinh có được kiểm tra không?
- Nhân viên phòng kiểm tra chất lượng có được đào tạo về GMP,GLP?
- Kế hoạch, SOP và hồ sơ kiểm định, hiệu chuẩn và bảo trì thiết bị?
- Tất cả các thiết bị đều có SOP vận hành và sổ nhật ký sử dụng
- Các hoá chất độc hay dễ cháy có được bảo quản trong tủ kín, được thiết kế
thích hợp và riêng biệt.
- Việc thực thi quy chế “ Quản lý chất lượng”, nguyên tắc GLP và các quy chế
khác do Bộ Y tế ban hành liên quan đến việc kiểm tra chất lượng?
5.2.10.2.7. Kho bảo quản thuốc: Thực hiện theo QT.QLD.10, mục từ a đến c
5.2.10.2.8. Thanh tra:
- Có kế hoạch tự thanh tra về GMP, GLP, GSP?
- Có chương trình kế hoạch tự thanh tra thường kỳ để phát hiện mọi thiếu sót
trong việc thực hiện GMP không?
- Có thành lập đội thanh tra của nhà máy không?
- Có báo cáo tự thanh tra không? Trong báo cáo có nêu rõ những tồn tại,
nguyên nhân, biện pháp khắc phục và dự kiến thời gian hoàn thành
- Có quy trình thanh tra đột xuất và định kỳ?
5.2.10.2.9. Xử lý khiếu nại và thu hồi sản phẩm:
- Có SOP xử lý các sản phẩm bị khiếu nại, trả về hay thu hồi?
- Hồ sơ xử lý các sản phẩm bị khiếu nại, trả về hay thu hồi?
5.2.10.2.10. Tài liệu:

- Có đầy đủ các SOP cho tất cả công việc
- Có đầy đủ :
+ Hồ sơ đào tạo GMP
+ Hồ sơ lô sản xuất
+ Hồ sơ kiểm nghiệm
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
17
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
+ Hồ sơ thẩm định Quy trình SX
+ Hồ sơ thẩm định quy trình vệ sinh
+ Hồ sơ kiểm định, hiệu chuẩn, bảo trì máy móc thiết bị
+ Hồ sơ cho các hoạt động của kho: xuất nhập, bảo quản, gửi hàng …
+ Hồ sơ phân phối
+ Hồ sơ xử lý sản phẩm khiếu nại, thu hồi, trả về và tiêu huỷ
+ Hồ sơ tự thanh tra
5.2.10.3 Dự thảo biên bản kiểm tra
Các thành viên đoàn kiểm tra căn cứ:
- Các chuẩn mực đánh giá
- Hồ sơ tài liệu đã xem xét
- Quan sát thực tế
Lập báo cáo về các điểm phù hợp, không phù hợp và kiến nghị
Thư ký đoàn tập hợp báo cáo đánh giá của các thành viên và tổng hợp lại thành
báo cáo chung của Đoàn.
Trên cơ sở tổng hợp báo cáo của các thành viên trong đoàn, Trưởng đoàn cùng
các thành viên thống nhất dự thảo Biên bản kiểm tra cơ sở và đưa ra kết luận cơ
sở có đáp ứng những nguyên tắc, tiêu chuẩn GMP hay không theo những mức
được qui định sau:
a) Cơ sở đạt tiêu chuẩn GMP – ASEAN/WHO:
Cơ sở đáp ứng các nguyên tắc tiêu chuẩn GMP, GLP, GSP hoặc có một số tồn
tại nhỏ, không ảnh hưởng tới chất lượng thuốc, và có thể được khắc phục nhanh

chóng.
b) Cơ sở phải báo cáo khắc phục:
Về cơ bản, cơ sở đáp ứng các nguyên tắc tiêu chuẩn GMP, GLP, GSP. Tuy
nhiên vẫn còn một số những tồn tại chưa phù hợp có thể có ảnh hưởng, nhưng
không nghiêm trọng tới chất lượng thuốc được sản xuất.
Những tồn tại chỉ ra sự sai khác so với những nguyên tắc của GMP, GLP, GSP
hoặc sai sót của người phụ trách bộ phận đảm bảo chất lượng hoặc kiểm tra
chất lượng khi thực hiện nhiệm vụ của mình. Một số ví dụ về những tồn tại được
coi là chưa nghiêm trọng, cơ sở phải có báo cáo khắc phục là:
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
18
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
- Có những hư hỏng (hốc, vết rạn, vết nứt sơn) đối với tường, trần của khu vực
sản xuất sản phẩm còn hở.
- Thiết kế khu vực sản xuất chưa cho phép làm vệ sinh có hiệu quả
- Không có khu vực lấy mẫu nguyên liệu hoặc chưa đáp ứng yêu cầu
- Không bảo quản thiết bị sạch khỏi bị nhiễm bẩn
- Đào tạo ban đầu và tiếp theo không đầy đủ và/hoặc không có hồ sơ đào tạo
- Quá trình vệ sinh thiết bị không được ghi lại và/hoặc không có hồ sơ vệ sinh
- Qui trình vệ sinh thiết bị sản xuất chưa được thẩm định
- Giảm bớt các phép thử nghiệm kiểm tra chất lượng nguyên liệu mà không có
các dữ liệu đảm bảo nhà cung cấp
- Không kiểm tra chất lượng đầy đủ các nguyên liệu
- Phương pháp kiểm nghiệm không được thẩm định
- Thay đổi trong hồ sơ lô gốc mà không ghi lại hoặc chưa được duyệt
- Thay đổi so với hướng dẫn mà chưa được duyệt
- Chương trình thanh tra nội bộ không có hoặc không đầy đủ
- Sản phẩm tái chế khi chưa được phê duyệt
- Không có quy trình xử lý khiếu nại hoặc hàng trả về
- Không có chương trình, hồ sơ theo dõi độ ổn định của thuốc

- Không có sơ đồ tổ chức
c) Cơ sở không đạt GMP, GLP, GSP:
Nếu cơ sở còn có những tồn tại nghiêm trọng, không phù hợp với nguyên tắc,
tiêu chuẩn GMP, GLP, GSP những tồn tại này có ảnh hưởng nghiêm trọng đến
chất lượng thuốc, và có thể gây nguy hiểm cho người sử dụng. Đoàn kiểm tra sẽ
kết luận cơ sở không đáp ứng các nguyên tắc tiêu chuẩn GMP. Cơ sở phải tiến
hành khắc phục các tồn tại, và làm lại hồ sơ đăng ký kiểm tra.
Sau đây là một số ví dụ về những tồn tại được coi là nghiêm trọng:
- Không có hệ thống lọc không khí, hoặc không khí không được lọc sạch đạt
cấp độ sạch yêu cầu đối với sản phẩm được sản xuất
- Không có sự tách biệt của các khu vực sản xuất thuốc có độc tính cao, hay
gây mẫn cảm (Penicillins, Cephalosporins, chất chống ung thư, các chất sinh
học ….) dẫn tới nguy cơ nhiễm chéo cao.
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
19
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
- Không thực hiện chương trình vệ sinh kèm theo những bằng chứng thiết bị,
nhà xưởng bẩn.
- Sử dụng nguyên liệu không được kiểm tra chất lượng
- Không có hồ sơ lô gốc
- Làm sai lệch hoặc làm giả kết quả phân tích
- Không có, làm sai lệch hoặc làm giả hồ sơ lô sản xuất và đóng gói
- Không có các dữ liệu để thiết lập hạn dùng của thuốc được cấp số đăng ký
- Những bằng chứng về sự có mặt côn trùng ở nhiều nơi
- Điều kiện bảo quản thuốc không đáp ứng: nhiệt độ độ ẩm không đảm bảo
- Hoạt động của kho không theo nguyên tắc GSP: không theo dõi hạn dùng,
không cập nhật số lượng xuất nhập….
Ghi chú: Cách phân loại mức độ đáp ứng GMP trên đây chỉ có tính chất định
tính. Kết luận của Đoàn kiểm tra phải dựa trên việc đánh giá toàn bộ hoạt động
triển khai của cơ sở.

5.2.10.4 Thông báo kết quả kiểm tra:
Trưởng đoàn kiểm tra:
- Trưởng đoàn thông báo kết quả kiểm tra ( theo dự thảo biên bản kiểm tra
BM.QLD.08.05)
- Trao đổi giải thích với cơ sở những điểm cơ sở chưa rõ
- Ghi nhận những ý kiến của cơ sở vào biên bản
- Trưởng đoàn kiểm tra, Đại diện của cơ sở, và Thư ký đoàn kiểm tra cùng ký
vào biên bản kiểm tra
Đoàn kiểm tra giữ 02 bản, Cơ sở giữ 01 bản. Thư ký đoàn kiểm tra ký vào từng
trang của biên bản (nếu không được đóng dấu giáp lai).
5.2.11 Xử lý sau khi kiểm tra:
Thư ký đoàn kiểm tra:
- Tập hợp toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình chuẩn bị và kiểm tra GMP,
GLP, GSP
- Là đầu mối tiếp nhận và xem xét các báo cáo khắc phục từ cơ sở gửi lên
(trong trường hợp cơ sở phải tiến hành các hành động khắc phục), trong
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
20
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
trường hợp cần thiết đề xuất với lãnh đạo phòng cho tiến hành tổ chức việc
kiểm tra khắc phục thực tế tại đơn vị.
- Dự thảo Quyết định cấp giấy chứng nhận và giấy chứng nhận GMP (03bản) -
đối với cơ sở đạt GMP hoặc sau khi có báo cáo khắc phục đạt yêu cầu
Trưởng đoàn kiểm tra:
- Làm việc với Lãnh đạo phòng cung cấp thông tin về quá trình kiểm tra cơ sở
Trưởng đoàn kiểm tra và Lãnh đạo phòng:
- Xem xét lại toàn bộ hồ sơ do thư ký chuẩn bị, yêu cầu điều chỉnh nếu cần
thiết và ký nháy vào Quyết định cấp giấy chứng nhận và giấy chứng nhận
GMP.
- Báo cáo trực tiếp với Lãnh đạo cục đối với trường hợp cơ sở không đạt

GMP
Lãnh đạo cục phê duyệt Quyết định cấp giấy chứng nhận và giấy chứng nhận
GMP (Theo BM.QLD.08.06 và BM.QLD.08.07)
5.2.12 Lưu hồ sơ
Hồ sơ thẩm định, quyết định cấp giấy chứng nhận và giấy chứng nhận GMP
được lưu 01 bộ tại phòng
6. HỒ SƠ CỦA QUY TRÌNH :
Hồ sơ lưu tại Phòng QLCL :
- Hồ sơ đăng ký kiểm tra GMP, GLP, GSP.
- Các biên bản thẩm định hồ sơ GMP, GLP, GSP
- Quyết định cấp giấy chứng nhận và giấy chứng nhận của cơ sở được
kiểm tra.
7. PHỤ LỤC :
- Biểu mẫu thông báo phí thẩm định: BM.QLD.08.01
- Biên bản thẩm định hồ sơ xin đăng ký GMP : BM.QLD.08.02
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
21
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
- Biên bản thẩm định hồ sơ xin đăng ký GLP : BM.QLD.08.03
- Biên bản thẩm định hồ sơ xin đăng ký GSP : BM.QLD.08.04
- Biểu mẫu biên bản kiểm tra: BM.QLD.08.05
- Biểu mẫu Quyết định cấp giấy chứng nhận: BM.QLD.08.06.01
(ASEAN)
- Biểu mẫu Quyết định cấp giấy chứng nhận: BM.QLD.08.06.02 (WHO)
- Biểu mẫu giấy chứng nhận GMP : BM.QLD.08.07.01 (ASEAN)
- Biểu mẫu giấy chứng nhận GMP : BM.QLD.08.07.02 (WHO)
BM.QLD.08.01
CỤC QUẢN LÝ DƯỢC VIỆT NAM
Phòng QLCL
***

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
o0o
Hà Nội, ngày tháng năm
GIẤY BÁO THU
Kính gửi : Phòng Kế toán
Đề nghị Phòng thu phí:
- Thẩm định tiêu chuẩn và điều kiện sản xuất thuốc (GMP)
- Thẩm định tiêu chuẩn và điều kiện kiểm nghiệm thuốc (GLP)
- Thẩm định tiêu chuẩn và điều kiện bảo quản thuốc (GSP)
của:
Công ty
Số tiền phải nộp là: 20.000.000 đ
Bằng chữ: Hai mươi triệu đồng
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
22
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
NGƯỜI BÁO THU
Ghi rõ họ tên
CỤC QUẢN LÝ DƯỢC VIỆT NAM
Phòng QLCL
***
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
o0o
Hà Nội, ngày tháng năm
GIẤY BÁO NỘP TIỀN
Kính gửi : Công ty
Thực hiên Quyết định 44/2005/QĐ-BTC ngày 12/7/2005 của Bộ tài chính
về việc qui định chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí thẩm định kinh doanh

thương mại có điều kiện thuộc lĩnh vực y tế, đề nghị Công ty nộp phí thẩm định
tiêu chuẩn và điều kiện sản xuất, kiểm nghiệm và bảo quản thuốc.
Hồ sơ nộp là (ghi rõ tên hồ sơ đăng ký thẩm định):
Hồ sơ đăng ký kiểm tra tiêu chuẩn và điều kiện sản xuất thuốc (GMP)
Hồ sơ đăng ký kiểm tra tiêu chuẩn và điều kiện kiểm nghiệm thuốc (GLP)
Hồ sơ đăng ký kiểm tra tiêu chuẩn và điều kiện bảo quản thuốc (GSP)
Số tiền phải nộp là: 20.000.000 đ
Bằng chữ: Hai mươi triệu đồng chẵn.
Người thụ hưởng: Cục Quản lý Dược Việt Nam – 138A Giảng Võ, Hà Nội.
Số tài khoản: 920-01-008 tại kho bạc Nhà nước Ba Đình, Hà Nội.
Địa chỉ: 179 - Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
23
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
* Để thuận tiện trong việc quyết toán tài chính, đề nghị công ty ghi rõ tên các
lĩnh vực thẩm định trong giấy chuyển tiền (VD: Cả GMP + GLP + GSP hoặc
GSP hoặc GLP hoặc GMP)
Sau khi nộp tiền tại kho bạc Nhà nước, đề nghị Công ty làm việc với
Phòng Tài Chính Kế Toán (ĐT: 04.8459668) và Phòng Quản Lý Chất
Lượng (ĐT: 04.8462010) - Cục Quản Lý Dược để thực hiện các thủ tục cần
thiết.
NGƯỜI BÁO NỘP
Ghi rõ họ tên
BM.QLD.08.02
CỤC QUẢN LÝ DƯỢC VN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Phòng Quản lý chất lượng Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN THẨM ĐỊNH HỒ SƠ ĐĂNG KÝ KIỂM TRA GMP
- Tên doanh nghiệp:
- Giám đốc doanh nghiệp:
- Địa điểm:

- Dây chuyền đăng ký kiểm tra GMP:
I. Nội dung thẩm định
1.1. Bản đăng ký kiểm tra “Thực hành tốt sản xuất thuốc” (Tính pháp lý của hồ
sơ)
1.2. Tài liệu huấn luyện của cơ sở về “Thực hành tốt sản xuất thuốc”: có thể hiện
được
Có Không
+ Chủ đề đợt huấn luyện
+ Nguời huấn luyện
+ Đối tượng được huấn luyện
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
24
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
+ Mục tiêu huấn luyện
+ Thời gian huấn luyện
+ Kết quả huấn luyện
Ghi chú: (Có đáp ứng yêu cầu hay không)
1.3. Sơ đồ vị trí địa lý của cơ sở:
+ Trong thành phố: + Trong khu CN: + Khác:
1.4. Sơ đồ tổ chức:
+ Sơ đồ tổ chức:
+ Có ghi rõ chức năng, mối liên hệ
các phòng ban
+ có ghi rõ chức danh, trình độ
chuyên môn của người phụ trách
Ghi chú: (Có đáp ứng yêu cầu hay không)
1.5. Sơ đồ bố trí dây chuyền sản xuất
+ Đường đi nguyên liệu, phụ liệu
+ Đường đi công nhân
+ Có airlock tại những nơi cần thiết

+ Sơ đồ cung cấp khí sạch
+ Sơ đồ chênh lệch áp xuất
+ Cấp sạch của khu vực sản xuất
Ghi chú: (Có đáp ứng yêu cầu hay không)
1.6. Danh mục mặt hàng sản xuất (hoặc dự kiến sản xuất)
1.7. Danh mục thiết bị sản xuất
Ghi chú: (Có đáp ứng yêu cầu hay không)
1.8. Tự kiểm tra thực hành tốt sản xuất thuốc của cơ sở
+ Ngày tháng kiểm tra
+ Người kiểm tra
+ Kết quả kiểm tra
+ Đề xuất
Ghi chú: (Có đáp ứng yêu cầu hay không)
II. Ý KIẾN CHUYÊN GIA VÀ NHỮNG ĐIỂM CẦN CHÚ Ý TRONG KHI KIỂM TRA
Cục Quản lý Dược Việt Nam QT.QLD.08
25
Ngày áp dụng: Lần sửa đổi: 00
III CHỮ KÝ CỦA CÁC CHUYÊN GIA THẨM ĐỊNH
IV. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT CỦA PHỤ TRÁCH PHÒNG
BM.QLD.08.03
CỤC QUẢN LÝ DƯỢC VN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Phòng Quản lý chất lượng Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN THẨM ĐỊNH HỒ SƠ ĐĂNG KÝ KIỂM TRA GLP
- Tên doanh nghiệp:
- Giám đốc doanh nghiệp:
- Địa điểm:
- Dây chuyền đăng ký kiểm tra GLP:
I. Nội dung thẩm định
1.1. Bản đăng ký kiểm tra “Thực hành tốt phòng kiểm nghiệm thuốc” (Tính pháp
lý của hồ sơ)

1.2. Tài liệu huấn luyện của cơ sở về “Thực hành tốt phòng kiểm nghiệm thuốc”:
có thể hiện được