Việc truyền đạt quyết định của các nhà quản lý hiện nay ở Việt Nam

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Lời Nói Đầu

Trong tổ chức nói chung và tổ chức doanh nghiệp nói riêng, truyền đạt quyết dịnh
luôn đơc coi là một khâu quan trọng của việc thc hiện quyết định. Trong thực tế,
chúng ta thấy rằng, nếu nội dung của nó đã không đợc truyền đạt đầy đủ đến ngời
thừa hành, hoăc làm cho họ hiểu sai, hiểu không đầy đủ, không đúng đắn và thờ ơ
với nội dung của nó, Một quyết định đợc đa ra dù đúng đắn đến đâu đi nữa cũng
quyết không thể đã đem lại hiệu quả nh mong muốn và vẫn cha có thể góp phần
tác động đến ngời thừa hành để cải tạo một cách căn bản tính chất quản lý. Nói
một cách khác truyền đạt quyết định sai lầm hoặc thiếu sót dẫn đến giảm hiệu lực
tổ chức gây rối loạn trong hoạt động kinh doanh, kết quả là không đạt đợc mục
tiêu doanh nghiệp. Vì vậy, cần đặc biệt quan tâm tới việc truyền đạt quyết định
Vấn đề này rất rộng và do có ít thời gian nghiên cứu nên còn nhiều thiếu xót. Rất
mong đợc sự góp ý của thầy cô để vấn đề đợc hoàn thiện và tác giả có kinh
nghiệm viết luận văn sau này.

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Nội dung
Phần I : Một số nhận thức chung về truyền đạt quyết định
I . Khái niệm
1. Qyuết định quản lý kinh tế là hành vi sáng tạo của ngời lãnh đạo nhằm định
ra mục tiêu, chơng trình và tính chất hoạt động của hệ thống để giải quyết một vấn
đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ
thông và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ thống và môi trờng. Từ
khái niệm này có thể xác định nội dung của một quyết định là nhằm để trả lời đợc
các câu hỏi sau đây: Phải làm gì ? Không làm hoặc khác đi có đợc không ? Làm
nh thế nào ? Ai làm ? Khi nào làm ? Làm trong bao lâu ? Làm ở đâu ? Điều kiện
vật chất để thực hiện là gì ? Ai sẽ cản trở quyết định, mức độ và cách xử lý ? Khó
khăn nào sẽ xảy ra và cách khắc phục, triển vọng của viêc thực hiện quyết định ?

Tổ chức kiểm tra và tổng kết báo cáo nh thế nào ? Hậu quả của việc ra quyết
định ? Quyết định nào trớc đó phải huỷ bỏ ? Quyết định nào sẽ phải đa ra tiếp theo
?...
Mục tiêu là một quyết định lớn, đó là trạng thái mong đợi cần có của nhà quản lý
kinh tế cho hệ thống của mình sau một khoảng thời gian nhất định.
2. Truyền đạt quyết định là viêc chuyển tải các thông tin (thông báo, chỉ thị,
nghị quyết, quyết định) từ ngời lãnh đạo đến các cấp và các khâu trong hệ thống
quản lý nhằm tác động đến ý chí, tình cảm và nhận thức của những ngời thừa hành
qua các kênh thông tin hiện có .
Truyền đạt quyết định đợc hiểu là sự tác động qua lại về mặt tâm lý giữa ngời lãnh
đạo, ngời quản lý và những ngời thừa hành. Do đó, khi truyền đạt quyết định, ngời
lãnh đạo cần phải cố gắng suy nghĩ thận trọng, hết sức khôn khéo, tế nhị, nhẹ
nhàng và thân thiện. Tuỳ theo nội dung của quyết định và tính chất của nó mà ngời
lãnh đạo tìm kiếm nhữnh phơng thức phù hợp để truyền đạt nó tới ngời thừa hành .
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
II. Truyền đạt quyết định đến ngời thừa hành và lập kế hoạch tổ chức thực
hiện quyết định
1. Trình tự của việc truyền đạt quyết định
Trớc hết, quyết định cần đợc nêu thành mệnh lệnh hay chỉ thị để nó có hiệu lực
của một văn bản hành chính , chuyển xuống cấp dới .
Tiếp theo là tuyên truyền và giải thích cho những ngời thực hiện về ý nghĩa và tầm
quan trọng của quyết định đã đề ra (lợi ích sẽ đạt đợc hoặc hậu quả nếu không đợc
chấp hành tốt). Sau dó vạch chơng trình thực hiẹn quyết định này.
Kế hoạch tổ chức phải xuất phát từ quy định rõ giới hạn hiệu lực của quyết định và
phải tuân theo đúng giới hạn đó trong quá trình thực hiện. Việc tổ chức phải cụ thể
và chi tiết , nghĩa là tuỳ theo tính chất và mức độ phc tạp của nhiệm vụ đề ra mà
phân định toàn bộ khối lợng công việc theo các đối tợng và các khoảng thời gian
nhất định. Trong kế hoạch phải nêu rõ : ai làm và bao giờ thì bắt đầu, lúc nào thì
kết thúc, thc hiện bằng phơng tiện nào .

Chỉ đạo thực hiện kế hoạch sâu sát, cụ thể và linh hoạt. Cần chú ý đặc biệt đến vấn
đề bố trí cán bộ với số lợng cần thiết và đúng khả năng; giao rõ trách nhiệm và
quyền hạn. Có ba yêu cầu đối với cán bộ :có uy tín cao trong những vấn đề có liên
quan mà họ chỉ đạo giải quyết; đợc giao toàn quyền chỉ đạo thực hiện và tiến hành
kiểm tra; ngời thực hiện việc kiểm tra nhất thiết không đợc dính líu về lợi ích vật
chất với đối tợng bị kiểm tra.
Kiểm tra tình hình thực hiện để kịp thời phát hiện những sai sót và kịp thời đề ra
biên pháp xử lý khắc phục. Kiểm tra sẽ nâng cao trách nhiệm của ngời thừa hành,
động viên và thúc đẩy tiến trình thực hiện quyết định.
Kế hoạch tổ chức cần năng động, sao cho vào thời gian nhất định và tại một điểm
nhất định có thể tập trung đợc lực lợng chủ yếu.
2. Yêu cầu của việc truyền đạt quyết định
Truyền đạt quyết định phải rõ ràng cụ thể về mục đích, ý nghĩa nội dung phơng
pháp thực hiện, phơng tiện thực hiện , thời gian điều kiện vật chất ...
Nêu rõ quyền hạn nghĩa vụ, quyền lợi của ngời thc hiện và những bộ phận có liên
quan.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
3. Mục đích của việc truyền đạt quyêt định
Phổ biến các mục tiêu của tổ chức; đa ra các kế hoạch để đạt đợc các mục tiêu; tổ
chức nguồn nhân lực và vật lực theo cách có kết quả và hiệu quả và hiệu quả nhất;
lựa chọn và đánh giá các thành viên của tổ chức; lãnh đạo, hớng dẫn, thúc đẩy và
tạo ra một môi trờng mà trong đó mọi thành viên của tổ chức muốn đóng góp.
Đồng thời, hình thành trong nhận thức của những ngời thừa hành một mô hình của
hoạt động trong tơng lai. Mô hình này bao gồm đầy đủ các dữ liệu nh: mục đích,
phơng thc và phơng pháp làm việc, điều kiện làm việc, con ngời làm việc và chịu
trách nhiệm, chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc, thời gian làm việc và các bớc
tiến hành ... Kết quả là ngời thừa hành trong ý thức của mình về hình ảnh của hoạt
động sắp diễn ra và nhận thấy họ sẽ làm gì và làm nh thế nào để đạt đợc mục tiêu
mà lãnh đạo đã dặt ra

Sự hình thành các hình ảnh cho ngời thừa hành không chỉ là mục đích của ngời
lãnh đạo mà đồng thời còn là kết quả hoạt động đặc của ngời thừa hành.Về phía
ngời thừa hành hoạt động có những mục đích nh: tri giác và t duy thông tin đợc
truyền từ ngời lãnh đạo đến, ghi nhớ, giữ gìn và tái hiện lúc cần thiết làm phong
phú thêm bằng kinh nghiệm bản thân và những thông tin về tiến trình, điều kiện và
các kết quả trung gian trong thực hiện. Từ đó ngời thừa hành tạo nên cách nhìn
riêng của mình về công việc sắp tới.
4. Hình thức truyền đạt quyết định
4.1. Thông tin bằng văn bản
Loại thông tin này cung cấp các hồ sơ tài liệu tham khảo và các bảo vật pháp lí.
Nó giúp nhà quản lí có thể chuẩn bị kĩ càng, đầy đủ một thông báo, chỉ thị và
chuyển nó đến nhiều ngời nhận tin thông qua đờng bu điện hoặc văn th. Ngoài ra,
thông tin văn bản còn thúc đẩy sự thống nhất trong chính sách và thủ tục và giảm
chi phí. Tuy nhiên thông tin bằng văn bản lại có thể tạo ra nhiều giấy tờ đợc thể
hiện kém mà không thể cung cấp đợc sự phản hồi ngay lập tức. Nh vậy ngời lãnh
đạo quản lí không nhận đợc kết quả là ngời nhận có hiểu đúng thông báo đợc
chuyển đi hay không. Thông tin bằng văn bản thờng bị ngời viết bỏ sót kết luận
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
hoặc không làm rõ nó trong thông báo, quá dài dòng, sử dụng ngữ pháp kém, cấu
trúc tồi và sai chính tả.
Một số nguyên tác để cải thiện bằng văn bản nh sau : Sử dụng các từ và thành ngữ
phải đơn giản; sử dụng các từ ngắn và đơn giản; sử dụng các đại từ nhân xng thích
hợp; đa ra các ví dụ minh hoạ, sử dụng biểu đồ; sủ dụng các câu và đoạn ngắn; các
động từ chủ động; hạn chế các tính từ ; thể hiện các ý nghĩ một cách logic và bằng
chán trực tiếp; tránh dùng các từ không cần thiết.
4.2 Thông tin bằng lời
Trong thực tiễn, hoạt động tổ chức thực hiện các quyết định có rất nhiều thông tin
đợc thông báo bằng lời. Sự truyền đạt thông tin bằng lời có thể là một cuộc gặp gỡ
trực diện giữa hai ngời hay một cuộc diễn thuyết của nhà quản lí trớc mọi ngời; có

thể là chính thức hoặc không chính thức, và nó có thể theo kế hoạch hoặc tình cờ.
Việc truyền đạt thông tin bằng lời mộtt sự trao đổi nhanh với sự phản hồi tức khắc.
Ngời nhận thông báo có thể hỏi để làm rõ các vấn đề trong nhiệm vụ đợc giao còn
ngời quản lí có thể giải thích rõ ràng, chính xác các mục tiêu đã đề ra và những
thắc mắc của họ. Sự trao đổi trực diện với cấp trên nh vậy sẽ làm cho cấp dới có
cảm giác quan trọng và vững tin hơn vào khả năng hoàn thành nhiệm vụ đợc giao,
họ hiểu rõ sự cần thiết phải hoàn thành nhiệm vụ. Tuy vậy, truyền đạt thông tin
bằng lời không tiết kiệm thời gian và những ngơi tham dự các cuộc họp mà không
đạt đợc kết quả nào thì họ chỉ theo dõi nhà quản lí mà không đi sâu vào thực chất
của lời thông báo, không tìm hiểu đúng đắn lời thông báo , không muốn hiểu nó .
4.3 Thông tin không lời
Thông tin không lời đợc dùng để hỗ trợ cho thông tin bằng lời. Nó đợc biểu hiện ở
các cử chỉ của cơ thể, tác động, nét mặt ...
Các hình thức thông tin trên thờng đợc sử dụng phối hợp với nhau sao cho nó có
thể bổ xung cho nhau. Thông tin cần đợc nhắc lại ở cả ba hình thức thì ngời nhận
nó sẽ hiểu chính xác và nhớ hơn. Trong môi trờng doanh nghiệp, đặc biệt là ở các
doanh nghiệp lớn, việc truyền đạt quyết định từ trên xuông dới thờng theo một
chuỗi mệnh lệnh dù là các bài phát biểu, các cuộc họp, điện thoại, loa phóng
thanh, th thông báo, các th từ, sổ tay ... các thông tin của quyết định thờng bóp nát
Website: Email : Tel : 0918.775.368