các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp nguyễn văn hồng

ĐẠI HỌC KINH TÉ QUỐC DÂN

CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ
•
•
•
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
NGUYỄN VĂN HỒNG

HÀ NỘI - 2008


CẤC Ht THỐNG THÔNG TIM PHUC vu
*
*
*
QUẢM LÝ DOANH NGHIỆP
* * *
Hf THỐNG THƠNG TIN TÀI CHÍNH
§1. Khái qt vế thơng tín tài chính.
Các hệ thống thơng tin tài chính là những hệ thống thông tin cần thiết
cho mọi tổ chức doanh nghiệp. Cũng như các hệ thống thông tin khác, các hệ
thống thơng tin tài chính có thể được xếp thành ba mức: tác nghiệp, chiến lược
và sách lược. HTTT mỗi mức sử dụng dữ liệu có phần khác nhau về bản chất,

về nguyên tắc các hệ thống thông tin này được các nhân viên ở các mức khác
nhau trong một doanh nghiệp sử dụng và chúng hỗ trợ các quyết định ở
những mức khác nhau. Thực chất không có sự tách biệt tuyệt đối giữa ba mức
của các hệ thống thơng tin tài chính, mà chúng hợp thành một chuỗi liên
hồn, mơ tả q trình liên tục các hoạt động xảy ra trong doanh nghiệp.
Có rất nhiều phần mềm hệ thống thơng tin tài chính được xây dựng để

hỗ trợ cơng tác quản trị tài chính doanh nghiệp. Trong số đó có những phần
mềm được sử dụng cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau như:
•Phần mềm bảng tính.
•Phần mềm thống kê.
•Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu.
Bên cạnh đó là những phần mềm chuyên dùng cho chức năng quản trị
tài chính như:
•Phần mềm quản lý ngân quỹ.


• Phần mềm quản lý vốn.
• Phần mềm phân tích các báo cáo tài chính.
• Phần mềm quản trị đầu tư.
• Phần mềm mơ hình hóa.
• Phần mềm tự do.
Một quản trị viên tài chính, dù của một tổ chức quốc tế lớn hay chỉ là
một phòng ban nhỏ của một tổ chức doang nghiệp, đều có chức năng ra quyết
định tài chính. Đó có thể là các quyết định liên quan đến những vấn đề sau:
- Nên mua một thiết bị mới hay nên thuê thiết bị cho mỗi chu kì ba năm?
-Sẽ chi bao nhiêu ngân quỹ cho khoản mục điện thoại thay vì chi phí đi lại?
- Có bao nhiêu tiền nhàn rỗi trong các thời điểm khác nhau trong các
năm? Số tiền đó dã được dầu tư có hiệu quả chưa?
- Lượng tiền có trong mỗi tháng có đủ để trang trải các chi phí bằng tiền
dự trù trong tháng khơng?
- Liệu có nên đầu tư tiền để mua sắm thiết bị máy tính mới hay nên để
kinh doanh?
- Có cho phép một khách hàng nhất định nào đó mua chịu một khoản
tiền lớn khơng?
Để có thể ra được các quyết định tài chính kiểu như trên hoạc tương tự,
người quản trị cần có hiểu biết về các hệ thống kế tốn tài chính cơ bản có

trong các phần lớn các tổ chức kinh tế. Các nhà quản trị cũng cần hiểu rõ các
hệ thống thông tin kế tốn, trong đó có chứa các hệ thống kế tốn tài chính, có
thểb trợ giúp họ trong q trình ra quyết định tài chính.

2.

Chúc năng quản trị tái chỉnh.

2.1. Các chúc năng cơ bản quản trị tái chỉnh.
Chức năng quản trị tài chính trong một doanh nghiệp bao gồm hàng loạt
các nhiệm vụ quan trọng sau:


- Kiểm sốt và phân tích điều kiện tài chính của doanh nghiệp.
- Quản trị các hệ thống kế toán, chuẩn bị các bản kê và báo cáo tài
chính.
- Quản trị q trình lập ngân sách, dự tốn vốn.
- Quản trị cơng nợ khách hàng.
- Tính và chi trả lương, quản lý quỹ lương, tài sản, thuế hàng hóa và các
loại thuế khác.
- Quản trị bảo hiểm thích đáng cho công nhân viên và tài sản của doanh
nghiệp.
- Hỗ trợ q trình kiểm tốn nhằm đảm bảo chính xác của thơng tin tài
chính và bảo vệ được vốn đầu tư.
- Quản lý tài sản cố định, quỹ lương hưu và các khoản đầu tư khác.
- Đánh giá các khoản đầu tư mới và khả năng huy động vốn cho các
khoản đầu tư đó.
- Quản lý dịng tiền của doanh nghiệp.

2.2. Các hệ thống thông tin phục vụ quản trị tái chỉnh.

Quản lý tài chính đóng vai trị rất quan trọng đói với các doanh nghiệp
vì vậy các nhà quản trị tài chính rất cần đến nhwngx hệ thống thơng tin có khả
năng cung cấp những thơng tin chính xác, kịp thời và phù hợp nhằm hỗ trợ họ
hồn thành cơng việc chức năng của mình.
Các hệ thống thơng tin tài chính bao gồm các thơng tin tài chính tác
nghiệp như: hệ thống tài sản cố định, hệ thống công nợ phải thu của khách, hệ
thống công nợ phải trả người bán, hệ thống xử lý đơn hàng, hệ thống mua
hàng, hệ thống hàng tồn kho, hệ thống thanh toán lương. Bên cạnh đó là các
hệ thống thơng tin hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định sách lược và chiến
lược như: hệ thống ngân sách, hệ thống quản lý vốn, hệ thống lập ngân sách
vốn, hệ thống phân tích tình hình tài chính, hệ thống quản trị đầu tư và hệ
thống dự báo.


3. Hệ thống thông tin tái chỉnh tác nghiệp
Thông thường, các hệ thống được tự động hóa đầu tiên trong một tổ
chức doanh nghiệp là hệ thống kế toán mức tác nghiệp. Các hệ thơngg thơng
tin tài chính phục vụ quản lý mức sách lược và chiến lược thường được xây
dựng, sau khi các hệ thống thông tin mức tác nghiệp cơ bản được xây dựng và
đi vào hoạt động.
Mức quản lý
Kế hoạch chiến lược

Các hệ thống thông tin tài chính
- Hệ thống thơng tin phân tích tình hình tài chính
- Hệ thống dự báo dài hạn
- Hệ thống thơng tin ngân quỹ

Chiến thuật

- Hệ thống thông tin quản lý vốn bằng tiền
- Hệ thống thơng tin dự tốn vốn
- Hệ thống thông tin quản lý đầu tư
- Hệ thống sổ cái
- Hệ thống tài sản cố định
- Hệ thống xử lý lệnh bán hàng

Tác nghiệp

- Hệ thống phải thu của khách - người mua
- Hệ thống phải trả cho khách - người bán
- Hệ thống xử lý đơn mua hàng
- Hệ thống theo dõi hàng tồn kho
- Hệ thống lương

Ba mức của hệ thống thơng tin tài chính
Các hệ thống thơng tin tài chính mức tác nghiệp cung cấp các thơng tin
đầu ra có tính thủ tục, lặp lại cần cho mọi doanh nghiệp. Thơng tin đầu ra có
thể là các phiếu trả lương, séc thanh toán với nhà cung cấp, hoá đơn bán hàng
cho khách, đơn mua hàng, báo cáo các hàng tồn kho và các mẫu biểu, báo cáo
thông thường khác. Các hệ thống thông tin tài chính mức tác nghiệp có đặc
trưng là hướng nghiệp vụ. Chúng tập trung vào việc xử lý các nghiệp vụ tài
chính, nhằm cung cấp các thơng tin tài chính cần thiết. Vậy nên, các hệ thống


thơng tin tài chính mức tác nghiệp thường được gọi là các hệ thống thông tin
xử lý nghiệp vụ

Phân hệ kế'’toán tổng hợp trong mối liên kết với các phân hệ khác

3.1. Các hệ thống thơng tin kê' tốn
Có thể nói, hạt nhân của hệ thống thơng tin tài chính tác nghiệp là hệ
thống kế toán. Một hệ thống kế tốn tự động hố bao gồm một loạt các mơ
đun chương trình hay cịn gọi là các phân hệ kế toán, được sử dụng một cách
độc lập hoặc theo kiểu tích hợp. Đó là những phân hệ điển hình như:
- Kế toán vốn bằng tiền.
- Kế toán bán hàng và cơng nợ phải thu
- Kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả
- Kế toán hàng tồn kho
- Kế toán tài sản cố định
- Kế tốn chi phí giá thành
- Kế toán tổng hợp


Khi các phân hê kế tốn tự đơng hố này được tính hợp với nhau thì mỗi
phân hê sẽ nhận dữ liêu đầu vào từ các phân hê khác, đổng thời mỗi phân hê
cũng thực hiên chức năng cung cấp thơng tin đầu ra cho các phân hê khác
(xem hình vẽ trên)

3-H Các chu trinh nghiệp vụ trong hệ thống
thông tin kếtốn
Các sự kiên
kinh tế

ĩ---------------I—

Các giao
dịch

---------------------ĩ--ì

1

Báo cáo tài chính

—

Nghiệp vụ là những sự kiên hoặc sự việc diễn ra trong hoạt đơng kinh
doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính hoặc số lời lãi thu về. Các
nghiêp vụ được ghi lại trong sổ nhật ký và sau đó được chuyển vào sổ cái.
Mơt chu trình nghiệp vụ được hiểu là chuỗi các hoạt đông lặp đi lặp lại
của môt doanh nghiêp đang hoạt đông. Mặc dù không bao giờ có hai tổ chức
doanh nghiêp giống nhau hồn tồn, nhưng đa phần các tổ chức đều có những
hoạt đơng kinh tế cơ bản như nhau. Các hoạt đông này sẽ làm phát sinh các
nghiêp vụ và chúng có thể được xếp vào bốn nhóm chu trình nghiêp vụ điển
hình của hoạt đông sản xuất kinh doanh như sau:


- Chu trình tiêu thụ: Gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động bán
hàng hoá và dịch vụ tới các tổ chức và đối tượng khác, vận chuyển hàng,
những khoản phải thu và những khoản thu.
- Chu trình cung cấp: Gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động
mua hàng hoá, dịch vụ từ các tổ chức và đối tượng khác, những khoản phải trả
và thanh tốn.
- Chu trình sản xuất: Gồm các sự kiện liên quan đến việc biến đổi các
nguồn lực thành hàng hoá, dịch vụ và dự trữ kho.
- Chu trình tài chính: Gồm các sự kiện liên quan đến việc huy động và
quản lý các nguồn vốn quỹ và dự trữ kho.
Mỗi chu trình nghiệp vụ lại gồm một hoặc nhiều hệ thống ứng dụng.
Một hệ thống ứng dụng xử lý nhiều nghiệp vụ có quan hệ logic với nhau.

A - Chu trình tiêu thụ
Chức năng
Chu trìng tiêu thụ ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc
tạo doanh thu.
Các sù kiên kinh tê'
- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng.
- Giao hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng.
- Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng.
- Nhận tiền thanh toán.
Các hê thong ứng dung
- Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng
- Hệ thống giao hàng hoá và dịch vụ
- Hệ thống lập hoá đơn bán hàng
- Hệ thống thu quỹ


Các chứng từ
- Lệnh bán hàng (do bộ phận ghi nhận đặt hàng lập)
- Phiếu gửi hàng (do bộ phận gửi hàng lập)
- Hoá đơn bán hàng (do bộ phận lập hoá đơn lập)
- Phiếu thu tiền (đối với bán hàng thu tiền ngay)
- Giấy báo trả tiền do khách hàng gửi tới (đối với bán chịu), xác định số
tiền thanh toán cho khoản nợ nào
- Chứng từ ghi nhận hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán (do bộ
phận lập hoá đơn bán hàng lập)
- Bảng phân tích nợ theo thời gian - phân tích nợ khơng thu hồi được (do
bộ phận bán chịu lập) và chứng từ ghi sổ - căn cứ ghi việc xoá nợ khó địi trên sổ
chi tiết khách hàng và tài khoản liên quan trong sổ cái (do bộ phận kế toán lập)
Các báo cáo
- Báo cáo khách hàng: được lập định kỳ hàng tháng và gửi cho khách hàng,

liệt kê tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng khách hàng trong tháng.
- Báo cáo phân tích nợ theo thời gian: được lập hàng tháng, phântích nợ
cuả từng khách hàng theo số ngày nợ theo những giới hạn nợ vớinhững giới
hạn 30, 60 và 90 ngày.
- Báo cáo nhận tiền: liệt kê toàn bộ tiền và các séc nhận được trong ngày.
- Ba nhật ký đặc biệt: nhật ký bán hàng, nhật ký giảm giá hàng bán và
hàng bán bị trả lại và nhật ký thu tiền.
- Một sổ chi tiết phải thu khách hàng: theo dõi chi tiết cho từng khách
hàng.
B - Chu trình cung cấp
Chức năng
Chu trình cung cấp ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến mua
hàng hay dịch vụ.


Các sù kiên kinh tê'
- Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết
- Nhận hàng hay dịch vụ
- Xác định nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp
- Đơn vị tiến hành thanh toán theo hoá đơn
Các hê thống ứng dung
- Hệ thống mua hàng
- Hệ thống nhận hàng
- Hệ thống thanh toán theo hoá đơn
- Hệ thống chi tiền
Các chứng từ
- Yêu cầu mua hàng (do các bộ phận trong doanh nghiệp lập khi có nhu
cầu và gửi đến bộ phận mua hàng)
- Đơn đặt hàng (do bộ phận mua hàng lập)
- Báo cáo nhận hàng (do bộ phận nhận hànglập)

- Chứng từ thanh toán (do bộ phận kế toán phải trả lập trên cơ sở các
bản sao chứng từ đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hoá đơn của nhà cung cấp,
làm cơ sở cho bộ phận tài vụ phát hành séc chi trả)
- Séc (do bộ phận tài vụ phát hành)
- Yêu cầu trả lại hàng (do người mua lập và gửi kèm theo hàng trả lại)
Các báo cáo
- Báo cáo hoá đơn chưa xử lý: liệt kê các hoá đơn chưa được thanh toán
và tổng số của nó theo từng khách hàng
- Báo cáo chứng từ thanh tốn: tóm tắt các chứng từ phải thanh toán theo
thời hạn thanh toán
- Báo cáo yêu cầu tiền: liệt kê các chứng từ thanh toán theo ngày phải


thanh toán
Các sổ sách kê' toán
- Nhật ký ghi chép chứng từ thanh toán
- Nhật ký ghi chép séc
C - Chu trình sản xuất
Chức năng
Chu trình sản xuất ghi chép và xử lý các nghiệp vụkế toán liên

quan

đến một sự kiện kinh tế - sự tiêu thụ lao động, vật liệuvàchi phí sản xuất
chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ
Các sư kiên kinh tê'
- Mua hàng tồn kho
- Bán hàng tồn kho
- Chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động và chi phí sản xuất khác trong
q trình sản xuất

- Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm
- Thanh tốn lương
Các hê thống ứng dung
* Hệ thống tiền lương
Chức năng: Tính tốn tiền lương phải trả cho nhân viên, in séc thanh
toán lương và các nghiệp vụ liên quan tới thu nhập cá nhân. Với hệ thống
lương riêng biệt cho phép thực hiện khấu trừ các khoản phải trừ vào lương và
thuế thu nhập và tổng hợp nó trong các báo cáo thu nhập, đồng thời cho phép
kiểm soát tốt hơn các nghiệp vụ lương.
Chứng từ: Thẻ thời gian (nhân viên làmviệc theo giờ) hoặc hợp đồng lao
động (đối với nhân viên hưởng lương), thẻ đếm sản phẩm và các bút tốn kế
tốn tính lương, bút tốn chi tiền khi tiến hành séc thanh toán.
Báo cáo: Ghi chép lương (liệt kê các nhân viên sẽ được thanh toán, tổng


lương, các khoản khấu trừ và tiền thực lĩnh cho mỗi nhân viên), báo cáo kiểm
tra séc phát hành và báo cáo thu nhập.
So sách: Ghi chép lương (ghi những tính tốn cho tổng lương, các khoản
khấu trừ và tiền lương thực chi).
* Hệ thống hàng tổn kho
Chức năng: Duy trì các ghi chép kế tốn về hàng tồn kho và quản trị
hàng tồn kho (duy trì mức dự trữ tối ưu nhằm tối thiểu hố chi phí đầu tư hàng
tồn kho mà vẫn đảm bảo sản xuất tiến hành bìnhg thường).
Chứng từ. Các chứng từ trong chu trình mua bán hàng, yêu cầu nguyên
vật liệu (xuất cho sản xuất).
Báo cáo: Báo cáo tình trạng hàng tồn kho (liệt kê tất cả các loại hàng
theo số lượng và giá trị, có thể in hàng ngày hoặc hàng tuần), báo cáo tham
vấn hàng tồn kho (xác định lượng tông kho bất cứ lúc nào), báo cáo hàng cần
bổ sung (liệt kê các mặt hàng tồn kho có mức tồn thấp hơn điểm bổ sung) và
báo cáo số lượng hàng tồn kho (liệt kê số lượng từng mặt hàng tồn theo sổ

sách và theo thực tế kiểm kê)
So sách: Sổ chi tiết hàng tồn kho (phương pháp kê khai thường xuyên).
* Hệ thống chi phí
Chức năng: Tính tốn chi phí tạo thành phẩm hoặc dịch vụ (doanh
nghiệp sản xuất hoặc dịch vụ và ghi những chi phí này trong các ghi chép kế
tốn).
Ngiêp vu: Tập hợp chi phí ngun vật liệu, nhân cơng, chi phí sản xuất
chung tạo sản phẩm và chi phí sản xuất thành giá trị sản phẩm (nhập kho
thành phẩm).
Chứng từ. Yêu cầu nguyên vật liệu (lập cho mỗi lệnh sản xuất), thẻ thời
gian theo công việc (ghi số giờ làm việc của nhân viên theo công việc nhất
định), thẻ thời gian (ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên chỉ làm một
công việc hay cho một bộ phận), lệnh sản xuất đã hoàn thành.


Báo cáo: Cácloại báo cáo chi phí sản xuất.
Sổ sách: Sổ chi tiết chi phí sản phẩm.
* Hệ thống tài sản cố định
Chưc năng: Duy trì ghi chép chính xác về tất cả các tài sản khấu hao, các
ghi chép thường kỳ hàng năm và khấu hao luỹ kế của tất cả các tài sản này.
Các kiểu nghiệp vụ: Tăng, khấu hao và thanh lý.
Các chứng từ: Yêu cầu mua tài sản, lênh sản xuất tài sản với yêu cầu
nguyên vật liêu và thẻ cơng viêc làm cơ sở tính giá thành xây dựng, chứng từ
ghi sổ ghi bút toán khấu hao, chứng từ thanh lý TSCĐ.
Các báo cáo: Báo cáo chi tiết TSCĐ, bảng tính khấu hao TSCĐ.
Các sổ sách kê'tốn: Sổ chi tiết TSCĐ
D- Chu trình tài chính
Chức năng: Duy trì ghi chép chính xác về tất cả các sự kiên liên quan
đến viêc huy đông và quản lý các nguổn vốn quỹ, kể cả tiền mặt.
Các sự kiện kinh tê'

- Hoạt đông tăng vốn từ chủ doanh nghiêp đầu tư và từ đi vay
- Sử dụng vốn để tạo các tài sản mà viêc sử dụng các tài sản sẽ tạo ra
doanh thu.
Các hệ thống ứng dụng
- Hê thống thu quỹ
- Hê thống chi quỹ
E- Chu trình báo cáo tài chính
Chức năng:
Chu trình báo cáo tài chính thực hiên báo cáo về các nguổn tài chính và
các kết quả đạt được từ viêc sử dụng các nguổn tài chính này. Đây khơng phải
là mơt chu trình hoạt đơng của doanh nghiêp, nó chỉ thực hiên viêc thu thập dữ


liệu kế toán và dữ liệu về hoạt động của doanh nghiệp từ các chu trình nghiệp
vụ khác và sử lý dữ liệu thu được thành dạng mà từ đó có thể tạo ra các báo
cáo tài chính.
Các hê thống ứng dung
- Hệ thống sổ cái
- Hệ thống báo cáo tài chính.

3 1 2 Xủlý nghiệp vụ kếtốn
Cơng việc đầu tiên của hệ thống thơng tin kế tốn là xác định các
nghiệp vụ cần được xử bởi hệ thống. Mọi trao đổi tài chính với các đối tác,
đều cần được phản ánh trong các báo cáo tàib chính của doanh nghiệp. Hệ
thống thơng tin kế tốn của tổ chức doanh nghiệp có nhiệm vụ xử lý những
nghiệp vụ tiền tệ kiểu này cũng như các nghiệp vụ kinh tế xảy ra nội bộ trong
doanh nghiệp như xuất nguyên vật liệu, tư liệu sản xuất từ kho cho sản xuất,
tính khấu hao...
Xử lý nghiệp vụ bao gồm nhiều thao tác đa dạng mà một tổ chức cần
thực hiện nhằm trợ giúp cho các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày. Hình vẽ sau

đây là sơ đồ dòng dữ liệu logic của các dòng dữ liệu nghiệp vụ trong một
doanh nghiệp sản xuất điển hình, trong đó mỗi hình chữ nhật mơ tả một kiểu
thực thể- có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp hay một nhân viên. Mỗi
hình trịn mơ tả một tiến trình- cịn gọi là một hệ thống ứng dụng- bao gồm
các hoạt động có quan hệ mật thiết với nhau. Như vậy, mỗi hệ thống ứng dụng
xử lý các nghiệp vụ có quan hệ logic với nhau. Mỗi mũi tên mơ tả một dịng
dữ liệu nghiệp vụ từ một thực thể/ hay một hệ thống ứng dụng đến một thực
thể/ hay một hệ thống ứng dụng khác. Các dòng nghiệp vụ này tồn tại trong cả
hai hệ thống kế tốn thủ cơng và kế tốn tự động hoá.
1.

Đơn đặt hàng: khách hàng gửi đơn đặt hàng tới bộ phận bán

hàng(điền trên giấy hoa hoặc gọi điện thoại). Bộ phận bán hàng phải xử lý đơn
đặt hàng thành những dữ liệu cần thiết để hổ trợ cho các khâu tiếp theo ở
nhưng bộ phận liên quan khác.


2. Lệnh bán hàng đã được chấp thuận của bộ phận bán chịu: Bộ phận bán
hàng thường sẽ được gửi một liên quan của lệnh bán hàng cho khách hàng,
khẳng định đơn đặt hàng đã đựơc tiếp nhận và đang trong quá trình xử lý.
3. Lệnh bán hàng chưa xử lý: Bộ phận bán hàng gửi lệnh bán hàng chưa
xử lý tới bộ phận nhận hóa đơn. Trên cơ sơ lệnh bán hàng và phiếu gửi hàng do
bộ phận gửi hàng gửi tới, bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành lập hóa đơn bán
hàng, giá bán bao gồm cả phí vận chuyển, bảo hiểm và các thơng tin liên quan.
4. Hóa đơn bán hàng: hệ thống lập hóa đơn bán hàng gửi một liên hóa
đơn bán hàng cho khách hàng đẻ xác định ssó tiền và thời hạn thanh tốn.
Thường thì hoấ đơn bán hàng chỉ đựoc lập, khi bộ phận hóa đơn nhận đã nhận
đựoc 1 liên phiếu gửi hàng của bộ phận gửi hàng.
5. Hóa đơn bán hàng: bộ phận lập hóa đơn bán hàng gửi 1 liên hóa đơn

bán hàng đến bộ phận kế tốn phải thu của khách. Bộ phận này có nhiệm vụ
duy trì cơ sở dũ liệu về khách hàng và cập nhật các hóa đơn bán hàng nhằm
phản ánh các nghiệp vụ liên quan.
6. Giấy báo về tình hình cơng nợ cịn phải thu của khách: định kỳ, hệ
thống kế toán phải thu phải gửi các giấy báo về tình hình cơng nợ còn phải trả
cho tổ chức doanh nghiệp cua mổi khách hàng.
7. Lệnh bán hàng: Bộ phận bán hàng cũng gửi cho kho 1 liên lệnh bán
hàng làm căn cứ xuất hàng, trong đó mơ tả rõ khách hàng đặt mặt hàng gì, bao
giờ giao hàng và giao ở đâu.
8. Đơn đặt hấngnr xuất: từ đơn đặt hàng của khách có thể nảy sinh nhu
cầu gửi cho bộ phận sản xuất một đơn đặt hàng sản xuất, nếu mặt hàng khách
đặt khơng cịn trong kho hoặc đã hết.
9. Đơn đặt hang sản xuất: tùy tình hình tổ chức của bộ phận sản xuất
đơn đặt hàng sản xuất do bộ phận bán hàng lập có thể gửi cho bộ phận kế hoạc
sản xuất.
10. Phiếu gửi hàng: sau khi hàng được đóng gửi đi cho khách hàng, bộ
phận vận chuyển sẽ gửi 1 liên phiếu gửi hàng cho bộ phận lập hóa đơn, trong


đó mơ tả chi tiết hàng được đóng đi, cho phép hồn thiên chính xác q trình
lập hóa đơn bán hàng.
11. Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho: hàng cần đóng cho khachsex được
gửi từ kho tới bô phận giao hàng.
12. Phiếu giao nôp thành phẩm: thành phẩm được chuyển từ bọ phận sản
xuất tới kho.
13. Đơn đặt hàng sản xuất: tùy cách thức tổ chức của các hê thống ứng
dụng, có thể chỉnh bơ phận kho theo dõi tình hình dự trữ hàng trong kho và
trong trưịng hợp đó, mơt đơn đặt hàng sản xuất sẽ được gửi tới bô phận sản
xuất hay bô phận lập kế hoạch sản xuất đẻ bổ sung thàng phẩm vào kho.
14. Phiếu gửi hàng cùng hàng hóa gửi cho người mua: Bơ phận giao

hàng lập phiếu gửi hàng đẻ ghi nhận các thông tin liên quan đến viêc gửi hàng
cho người mua như chủng loại hàng hóa, số lượng thực xuất và các thơng tin
khác và 1 liên cho khác hàng, làm cơ sơ nhận hàng.


Gửi
hàng

11
Xuất/Nhập
kho

7
1

Khách
hàng

2

Bán
hàng
3

4

13
8

10

9

Lập
hóa đơn

15

29

Kế toán
phải thu

24

Kế toán
lơng

Ghi sổ
kế toán

Kế toán
phải trả
27

Nhân viên
26

Hình 1.4. Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ trong một doanh nghiệp sản xuất sản phẩm

Nhà
cung cấp
23 25

21

28
30

20

Mua
hàng

18

Lập lịch
sản xuất

5

6

17

22

Nhận
hàng
19

12

Sản xuÊt
16

31


15. Kế hoạch sản xuất: bô phận lập kế hoạch sản xuất gửi kế hoạc sản
xuất tới bô phận sản xuất. Kế hoạch này được dùng để ủy quyền và làm cơ sở
kiểm sốt của bơ phân sản xuất.
16. Báo cáo về tình hình sản xuất: được gửi từ bơ phạn sản xuất tới bô phận
kế hoạch, trên cơ sở đó bơ phận sản xuất có thể được xem xét và sửa đổi lại.
17. Yêu càu mua hàng hóa hoặc dịch vụ: bơ phận sane xuất gửi u cầu
hàng hóa hoặc dịch vụ tới bô phận mua hàng. Bô phận này chịu trách nhiêm
xem xét và lập đơn đặt hàng cho nhà cung cấp.
18. Bảng chấm công, phiếu giao nôp sản phẩm: bô phận sản xuất gửi
bảng chấm công, phaiêú giao nơp sản phẩm cho bơ phận kế tốn lương, phụ
vụ viêc tính lương cho cơng nhân viên và lũy kế chi phí sản xuất.
19. Đơn đặt hàng của tổ chức: bô phận mua hàng giử môt bản sao đơn
đặt hàng cho bô phận nhận hàng. Tài kliêu này ủy quyền nhậ hàng cho bô
phận nhận hàng.
20. Đơn đặt hang của tổ chứ: bô phận mua hang gửi đơn đặt mua hàng
tới nhà cung cấp, gổm các thông tin liên quan tới hàng hóa co nhu cầu đặt
mua như tên, loại hàng,số lượn,giá cả mong muốn, ngày nhậ hàng, điều kiên
giao hàng.
21. Đơn đặt mua hàng: bọ phận mua hàng gửi bản sao đơn đặt mua
hàngtới bơ phận kế tốn phải trả lam cơ sở thanh toán với nhà cung cấp.
22. Phiếu gửi hàng cùng hàng hóa do nhà cung cấp gửi tới: bơ phận

nhận hàng tiếp nhậ hàng hóa cùng phiếu gửi hang do nhà cung cấp gửi đến và
tiến hành so sánh số lượng, chất lượng hàng hóa nhậ được với số lượng trên
đơn đặt mua hàng và sau đó lập báo cáo nhận hàng.
23. Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp: nhà cung cấp gửi hóa đơn bán
hàng cho đơn vị để lam cơ sở thanh tốn với nhà cung cấp. Các hóa đơn này
cần kiểm tra lại ở bơ phận kế tốn phải trả người bán.
24. Báo cáo nhận hàng : bô phận nhận hàng gửi báo cáo nhận hàng cho


kế toán phải trả, xác nhận đã nhận đủ hàng như đã đặt trong đơn đặt hàng.
25. Thanh toán với nhà cung cấp:kế toán phải trả thực hiện thanh toán
cho nhà cung cấp.
26. Báo cáo chi tiền, ghi nhận thanh toán với nhà cung cấp:được gửi cho
bộ phận kế toán làm cơ sở ghi sổ kế toán.
27. xét thanh toán lương cho nhân viên:bộ phận kế toán lương gửi sec
thanh tốn lương và các kết quả liên quan cho cơng nhân viên.
28. Bảng thanh toán lương :bộ phận kế toán lương gửi bảng thanh toán
lương tới bộ phận kế toán, làm cơ sở ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh tốn
lương cho cơng nhân viên.
29. séc thanh tốn kèm giấy báo trả tiền của người mua: thường kèm với
séc thanh toán của người mua là giấy báo trả tiền, xác định số tiền liên quan
thanh tốn cho khoản nợ gì, tạo thuận lợi cho việc theo dõi công nợ của kế
toán tổ chức.
30. báo cáo nhận tiền kèm theo giấy báo trả tiền của người mua: được
gửi cho bộ phận kế toán làm cơ sở ghi sổ kế toán.
31. báo cáo nhận hàng cùng hàng đặt mua: bộ phận nhận hàng gửi 2 liên
báo cáo nhận hàng cùng hàng nhập mua tới kho. sau khi nhập kho hàng hóa kho
kí nhận và báo cáo nhận hàng và gửi 1 liên cho bộ phận theo dõi thanh tốn.

3.2 Hệ thống thơng tín kê' tốn tự động hóa

3 .2.1. Giới thiệu chung
tin học hóa hệ thống kế tốn trong các tổ chức lớn thực sự bắt đầu từ
những năm 50 và 60, nhằm sử lí 1 lượng khổng lồ các nghiệp vụ tài chính và
đến những năm 80 thì phổ biến cả trong các tổ chức nhỏ. Công nghệ thông tin
được ứng dụng trong hệ thống thơng tin kế tốn, nhằm biến đổi dữ liêu kế
tốn thành ngững thơng tin tài chính kế tốn cần cho q trình ra các quyết
định quản trị.
Là 1 hệ thống phụ thuộc hệ thống thông tin quản lí của doanh nghiệp,


hệ thơng tin kế tốn dựa trên máy tính gồm đầy đủ các yếu tố cần có của một
hệ thống thông tin hiện đại:phần cứng(MTĐTvà các thiết bị mạng), phần mềm
(hệ điều hành, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu và phần mềm kế toán ), các
thủ tục (tổ chức và quản trị các hoạt động xử lí thơng tin như thiết kế và triển
khai chương trình, duy trì phần cứng và phần mềm và quản lí chức năng các
nhiệm vụ),các tệp dữ liêu nghiệp vụ kế toán và con người. Tất cả các yếu tố
này được tích hợp với nhau, dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người, để
đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thơng tin kế tốn là cung cấp thơng
tinvề các hoạt động hàng ngày, những thơng tin cho phép kiểm sốt được hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

32.2. Phần mếm kếtoán
Với phần mềm kế toán, 1 hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách
kế tốn trên máy vi tính, người ta có thể ghi chép các nhiệm vụ, duy trì các số
dư tài khoản và chuẩn bị ra báo cáo và thơng báo về tài chính. Có nhiều phần
mềm kế toán khác nhau được ứng dụng trong cơng tác kế tốn ở các tổ chức
kinh tế với những hình thái sở hữu, hình thức hoạt động sản xuất kinh doanhvà
các hình thức kế tốn khác nhau. Việc lựa chọn 1 phần mềm kế tốn thích
hợp cần dựa theo nhu cầu, hoàn cảnh và đặc điểm của tổ chức doanh nghiệp.
Mỗi phần mềm kế toán chủ yếu phù hợp với một loại hình tổ chức

doanh nghiệp nhất định, chúng hầu hết được viết bằng 1 ngôn ngữ cơ sở dữ
liệu với một bộ các thủ tục chương trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lí cơ
bản nhất của cơng tác kế tốn.với 1 giao diện hỏi đáp đơn giản và thân thiện,
các kế tốn viên có thể thực hiện cơng việc của mình 1 cách nhanh chóng và
hiệu quả bằng cách sử dụng bàn phím như 1 thiết bị vào chuẩn, kết hợp với
con chuột mà khơng địi hỏi 1 kĩ năng lập trình hay kiến thức đặc biệt gì về hệ
thống cả.
Bản thân các phần mềm kế toán thường được xây dựng rất mềm dẻo và
linh hoạt, cho phép người sử dụng"vận dụng" một cách linh hoạt để phục vụ
hiệu quả nhất cho công tác kế toán với đặc thù riêng của mỗi tổ chức doanh


nghiêp. nói cách khác, các phần mềm chương trình kế tốn hiên nay đủ mềm
dẻo để có thể " may đo" lại cho phù hợp với từng tổ chức với quy mơ và phạm
vi khác nhau.
với chương trình kế tốn viết sẵn, cơng viêc của người kế tốn viên chỉ
cịn là đơn giản như sau:
In báo cáo kế
toán quản trị

Nhập số liêu
hoặc
Nhập số liêu

Thực hiên thao
tác cuối kỳ

In báo cáo kế
tốn quản trị và
báo cáo kế tốn

tài chính

3.2.3.GÌỚÌ thiệu một số phần mềm kế tốn.
Phần mềm kế tốn nước ngồi.
M icrosoft Money, QuickBook

Là những phần mềm dành cho kế toán môt người, giá khoảng $100.
Solomon IV, Sirius, MAS90

Là các phần mềm dành cho kế tốn doanh nghiêp với quy mơ nhỏ đến vừa.
Sun Account

Là phần mềm kế toán dùng trong ngành cơng nghiêp chế tạo.
AccPac.

Là phần mềm kế tốn của dành cho kế toán doanh nghiêp lớn, giá
khoảng $20000 - $30000.
Bên cạnh những phần mềm này là vô số các phần mềm tài chính kế tốn
của những cơng ty khác nhau trên thế giới, trong đó có những phần mềm khá
chun biêt:
-

Phần mềm kế tốn quản trị và tài chính của Argos phục vụ các yêu

cầu của những ngành công nghiêp đặc thù.


- Phần mềm tự động hóa q trình thu quỹ của ARPC.
- Phần mềm kế tốn tích hợp của AZTECH.
- Phần mềm kế toán và thương mại điện tử của DataPro.

- Phần mềm kế toán và bán hàng tự động của Dynacom dành cho kinh
doanh nhỏ và bán lẻ.
- Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh của Emril.
- Giải pháp phần mềm kế toán của epeachtree , thiết kế để hoạt động
qua mạng.
- Các hệ thống kế toán của eTEK, thích hợp cho hình thức kinh doanh
điện tử.
- Phần mềm kế tốn và thương mại điện tử tích hợp Accware của

ICODE.
- Phần mềm

kế toán và quản trị kinh doanh của ỉndustrious

Software Solution dành cho các ngành công nghiệp chế tạo, các nhà phân
phối và nhập khẩu.
- Phần mềm kế tốn của JDH Busìnesss System dành cho các nhà
sản xuất và phân phối cỡ nhỏ đến vừa.
Phần mềm kế tốn Việt Nam

Fast A ccounting
Là sản phẩm của cơng ty phần mềm tài chính kế tốn Fast, được
nghiên cứu và đưa vào sử dụng từ năm 1991 và hàng loạt các phiên bản sau đó
của phần mềm Fast Accounting đã ra đời, nhằm đáp ứng tốt sự thay đổi về
chuẩn mực trong cơng tác kết tốn. Phần mềm Fast Accounting có thể đáp
ứng được nhu cầu quản lý kế tốn đa dạng về qui mơ, loại hình kinh doanh và
hình thức sở hữu. Với 3 dịng sản phẩm chính: Fast Start (dành cho các doanh


nghiệp nhỏ), Fast Advanced (dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa) và

Fast Enterprise (dành cho các doanh nghiệp có quy mơ lớn), các tổ chức
doanh nghiệp được quyền lựa chọn sản phẩm phần mềm kết toán sao cho phù
hợp nhất với khả năng tài chính và quy mơ họat hoạt động sản xuất kinh
doanh của mình.

Effect
Là phần mềm trợ giúp kế toán quản trị doanh nghiệp của trung tâm
phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp BSC, sản phẩm được đưa vào sử dụng
chính thức từ 1997. Effect mang tính động, đáp ứng yêu cầu biến động
trong kinh doanh của doanh nghiệp cũng như trong quản lý của nhà nước.
Nó bao gồm tất cả các phần hành kế toán và nghiệp vụ kế tốn cần thiết,
có khả năng cung cấp các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị và các chỉ tiêu
tài chính cơ bản.

KTSYS
Là phần mềm kế tốn của Infobus, sử dụng các công cụ bảng quản trị dữ
liệu để quản lý nhu cầu kế toán. KTSYS được sử dụng nhiều nơi trong nước.

Là phần mềm kế toán và quản trị của công ty Exact Software Việt Nam
với các chức năng về kế tốn, tài chính, mua bán hàng, hóa đơn, quản lý kho,
quản lý sản xuất, kế toán dự án, quản lý dịch vụ và quản lý thơng tin khách hàng.

AccNet
Là tên phầm mềm kế tốn mới của Lạc Việt - một cơng ty tích hợp giải
pháp (mạng, phần mềm hỗ trợ kỹ thuật) hàng đầu Việt Nam. AccNet là một
phần mềm dễ học, dễ sử dụng với đầy đủ các thành phần kế toán cơ bản như
quản lý vốn bằng tiền, mua hàng và các khoản phải trả, bán hàng và các khoản
phải thu, kho và kế tốn tổng hợp. Bên cạnh đó, Lạc Việt cịn thiết kế các
phần mục thực hành bổ sung như tài sản cố định, giá thành, lương... theo nhu
cầu riêng của từng đơn vị.

Nói chung với các phiên bản mới nhất của mình, các phần mềm kế tốn
Viêt Nam nói trên đều đã bổ sung những nghiêp vụ về thuế giá trị gia tăng và
thuế thu nhập doanh nghiêp, nhằm đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các tổ chức
doanh nghiêp trong viêc áp dụng loại thuế này vào đầu năm 1999.

3»2.4» Quy trinh kếtốn máy
Trong hê thống kế tốn tự đơng, bằng viêc sử dụng máy tính trong
viêc xử lý các nghiêp vụ kế toán, các tài liêu gốc được cập nhật vào máy
tính thơng qua mơt thiết bị nhập liêu - thường là bàn phím và được tổ
chứclưu giữ trên thiết bị nhớ ngoài ở dạng các têp tin dữ liêu nghiêp vụ
được "chuyển sổ" vào các têp sổ cái bởi chính chương trình máy tính. Định
kỳ, các sổ cái sẽ được xử lý để làm cơ sở lập báo cáo tài chính. Đối với
những tổ chức doanh nghiêp khơng lớn lắm, sổ cái và các báo cáo tài chính
được lên thẳng từ têp dữ liêu nghiêp vụ mà không cần đến têp sổ cái. Về cơ
bản có hai chế đơ xử lý têp dữ liêu nghiêp vụ: Chế đô theo lô và chế dô trực
tiếp. Trong chế đô xử lý theo lơ, các nghiêp vụ tương tự nhau được "bó" vào
môt têp dữ liêu nghiêp vụ - tương đương môt sổ nhật ký trong kế tốn thủ
cơng. Trên cơ sở các têp dữ liêu nghiêp vụ này, chương trình máy tính sẽ
thực hiên viêc lên sổ cái, phục vụ cho viêc lên báo cáo tài chính. Ngược lại,
trong chế đơ xử lý trực tiếp, tất các dữ liêu nghiêp vụ được lưu giữ trong
môt têp dữ liêu nghiêp vụ duy nhất và từ têp này, chương trình máy tính cho
phép lên sổ cái và các báo cáo tài chính, in các bảng biểu của từng hình
thức ghi chép sổ sách kế tốn theo u cầu của người dùng, vì về bản chất
thì tất cả các sổ sách kế tốn đều cùng dựa trên các chứng từ gốc ban đầu.
Ví dụ, nếu chọn hình thức nhật ký chung thì chương trình máy tính sẽ cho
phép in ra sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản; hoặc nếu chọn hình thức
chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản. Như vậy, khác với chế
đô xử lý theo lô, chế đô xử lý trực tiếp không cần đến các sổ nhật ký, trước

khi thực hiên quá trình chuyển sổ.


Quá trinh xử lý nghiệp vụ trong hệ thống k ế tốn tự động

3»2.§. Thiết kếcơ sở dữlĩệu kếtốn
Trong hệ thống kế toán máy, dữ liệu kế toán chủ yếu được lưu giữ trong
các tệp tin gồm nhiều trường và nhiều bản ghi. Mỗi trường ứng với một thuộc
tính cần quản lý của các đối tượng hay các nghiệp vụ. Mỗi một bản ghi mơ tả
các thuộc tính của một đối tượng hay một nghiệp vụ xác định.
Các tệp tin kế toán thường thuộc vào một trong 3 phạm trù sau:
- Tệp danh mục từ điển: Lưu trữ các dữ liệu liên quan đến các thuộc
tính của hệ thống, ít thay đổi, được duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán
như danh mục tài khoản kế toán, danh mục khách hàng, danh mục vật tư hàng
hóa hay danh mục các chi phí, danh mục các vụ việc...
- Tệp nghiệp vụ giao dịch: Lưu trữ các dữ liệu về tất cả các nghiệp vụ
kinh tế như bán hàng, thu, chi quỹ, nhập/xuất kho...
- Tệp báo cáo/ thông tin khái qt: Đó là những thơng tin đã qua xử
lý, tồn tại ở dạng các báo cáo kế toán hỗ trợ cho quá trình ra quyết định, vạch
kế hoạch và kiểm soát.