Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng của công ty TNHH thương mại và công nghiệp Mỹ Việt

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Lời nói đầu
Trong thời đại ngày nay, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ
thuật, lĩnh vực công nghệ thông tin ngày càng có những tiến bộ vượt bậc.
Công nghệ thông tin được áp dụng trong hầu hết các lĩnh vực của đời sống xã
hội và đặc biệt hơn nữa là công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ đắc
lực trợ giúp cho các nhà quản lý. Ở Việt Nam, việc áp dụng hệ thống thông
tin trong các doanh nghiệp, nhà máy ngày càng trở nên phổ biến và đã đem lại
hiệu quả kinh tế rõ rệt như tăng năng suất lao động, tăng doanh thu, tăng hiệu
quả quản lý, tăng độ chính xác, nhanh chóng và thuận tiện.
Đối với một doanh nghiệp, vấn đề được các nhà quản lý đặt lên hàng đầu đó
là làm thế nào để đạt được mức doanh thu lớn nhất. Để tăng doanh thu, doanh
nghiệp luôn phải tiến hành cải tiến kỹ thuật sản xuất và đặc biệt là cải thiện
được quá trình quản lý. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, các
doanh nghiệp đang đứng trước rất nhiều những cơ hội cũng như thách thức to
lớn. Vì vậy nếu không có được một hệ thống thông tin quản lý tốt thì sẽ gặp
rất nhiều khó khăn trong việc cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường. Nhận
thức được điều đó, ngay từ khi mới thành lập, Công ty TNHH thương mại và
công nghiệp Mỹ Việt đã từng bước áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình
quản lý. Với một môi trường kinh doanh rộng mở như hiện nay, thì việc quản
lý khách hàng tại công ty đang được xem là một vấn đề rất quan trọng khi số
lượng khách hàng ngày một lớn và các thông tin cần lưu trữ và xử lý ngày
một nhiều. Bên cạnh đó, việc quản lý các hợp đồng và các giao dịch phát sinh
cũng gặp nhiều khó khăn khi số lượng của chúng là rất lớn. Qua thời gian học
tập nghiên cứu lý luận tại trường và thời gian thực tập tìm hiểu trong thực tế,
được sự giúp đỡ của các chuyên viên kinh doanh của Công ty TNHH thương
mại và công nghiệp Mỹ Việt và đặc biệt là sự hướng dẫn của cô giáo Trần
Bích Hạnh, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
của công ty TNHH thương mại và công nghiệp Mỹ Việt”. Mục đích của đề

tài là áp dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn tại công ty, nhằm giảm công
sức, tiền bạc và thời gian khi quản lý khách hàng.
Chuyên đề được chia làm ba chương:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH thương mại và công
nghiệp Mỹ Việt.
Chương 2: Cơ sở phương pháp luận xây dựng phần mềm ứng dụng.
Chương 3: Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý khách hàng tại Công ty
TNHH thương mại và công nghiệp Mỹ Việt.

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP MỸ VIỆT.
1.1. Giới thiệu chung về công ty TNHH Thương mại và Công nghiệp Mỹ
Việt
Tên công ty : Công ty TNHH thương mại và công nghiệp Mỹ Việt
Tên giao dịch : Myviet Trading and Industrical Company
Ngành nghề kinh doanh : Sản xuất và kinh doanh tấm lợp,kết cấu thép
địa hình,khung nhà thép tiền chế,bình nước nóng thiết bị vệ sinh nhà tắm.
Trụ sở chính: Xã Lạc Đạo – Huyện Văn Lâm – Tỉnh Hưng Yên
VP giao dịch: 19/29 Láng Hạ - Ba Đình – Hà Nội
Điện thoại: 04.35148270
Fax: 04.35148271
Website:
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Năm 1994: Nhập khẩu và bán buôn các sản phẩm thiết bị vệ sinh phòng
tắm, nhà bếp: Bình nước nóng, bồn tắm, sen vòi, chậu inox, khử mùi….
Năm 1997: Xây dựng thành công thương hiệu tấm lợp OLYMPIC chất
lượng cao, nhập khẩu nguyên liệu trực tiếp từ Đài Loan.
Năm 1999-2005: Là nhà phân phối độc quyền bình nước nóng

ARISTON – Ý trên toàn Việt Nam.
Năm 2000: Xây dựng thành công thương hiệu xà gồ OLYMPIC. Nhập
khẩu trực tiếp và bán buôn sản phẩm điện lạnh: Tủ lạnh, điều hoà, máy giặt,
bếp gas âm ARISTON.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Năm 2006: Xây dựng nhà máy sản xuất trên diện tích 15 ha tại Lạc
Đạo, Văn lâm, Hưng Yên. Triển khai sản xuất bình nước nóng thương hiệu
OLYMPIC.
Tháng 6/2007: Tiến hành xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO
9001 : 2000 cho toàn bộ hệ thống quản lý và sản phẩm của Công ty.
Tháng 8/2007: Sản phẩm bình nước nóng OLYMPIC chính thức đưa
vào thị trường Việt nam.
1.1.2. Sản phẩm của công ty:
 Tấm lợp và kết cấu bao che
 Thép đen cuộn,tấm,xà gỗ thép
 Tấm nhựa thông minh OLYMPIC
 Bình nước nóng OLYMPIC
 Chậu inox OLYMPIC
 Khử mùi OLYMPIC
 Sen vòi tắm JODEN,GIAGNI
 Bồn tắm đứng JODEN
 Máy giặt ARISTON
1.1.3. Hệ thống chức năng,nhiệm vụ của công ty
Sơ đồ tổ chức công ty

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368

1.2. Thực trạng hoạt động của công ty :

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Giám đốc
Phó Giám đốc Đại diện QMR
Phòng kế
toán XNK
Phòng
HC-NS
GĐĐH


nhà máy
Phòng
KD TBVS
Phòng
KD Tôn
Kế toán
thủ kho
Hành
chính
quản trị
P.Xưởng SX
Tấm lợp-xà
gỗ
QC Phòng kỹ
thuật cơ
điện
Phân xưởng
SX bình nước
nóng,chậu
inox

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức
Website: Email : Tel : 0918.775.368
1.2.1. Báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008:
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn không ngừng tăng
trưởng, doanh thu tấm lợp OLYMPIC tăng 20 % so với doanh thu năm 2007,
doanh thu thép cuộn và xà gồ thép đen OLYMPIC tăng gấp đôi. Bên cạnh đó,
năm 2008 sản phẩm Bình nước nóng OLYMPIC của Công ty đã được người
tiêu dùng yêu thích và được bình chọn là sản phẩm dịch vụ xuất sắc năm
2008.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được thông qua hội nghị
khách hàng 2008 của Công ty Thương mại Mỹ Việt đã diễn ra với quy mô
hoành tráng tại khách sạn Sheraton ngày 11/1/ 2009 với sự tham dự của Ban
lãnh đạo, cán bộ công nhân viên trong Công ty và góp mặt của hơn 400 đại lý
thân thiết đã đồng hành cùng Công ty trong suốt những năm qua….

1.2.2. Năng lực kỹ thuật:
1.2.2.1. Đội ngũ nhân viên:
Công ty có đội ngũ nhân viên có trình độ cao đẳng và đại học,đã
tham gia nhiều khóa học đào tạo của công ty .
Nhiệm vụ của nhân viên:
Ngiên cứu các sản phẩm của công ty.
Tư vấn và cung cấp các thông tin sản phẩm cho khách hàng.
Bảo hành
Tham gia các khóa học đào tạo của công ty về sản phẩm và tư vấn
khách hàng
1.2.2.2. Bảo hành,bảo trì
Bảo hành theo từng dòng sản phẩm. Chi tiết tại các cửa hàng vật liệu
xây dựng trên toàn quốc. Sau đây là 1 số quy định bảo hành của công ty:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368

• Khi cần bảo hành, người dùng trực tiếp liên hệ với Trung tâm bảo
hành gần nhất, xuất trình Phiếu bảo hành hợp lệ và còn hiệu lực.
Mọi trường hợp không xuất trình được Phiếu bảo hành hoặc Phiếu
bảo hành không hợp lệ sẽ không được hưởng chế độ bảo hành do
nhà sản xuất quy định.
• Phiếu bảo hành hợp lệ phải là bản chính và đã được người bán điền
đầy đủ thông tin trên phiếu. Các trung tâm bảo hành có quyền từ
chối bảo hành khi thông tin trên phiếu không phù hợp với các thông
tin nhà sản xuất ghi trên nhãn máy.
• Bình chứa tráng Hitech được bảo hành 7 năm với điều kiện bình
phải được các trung tâm dịch vụ Olympic bảo trì định kỳ 1 năm một
lần. Người sử dụng phải trả chi phí bảo trì.
• Các linh kiện điện và điện tử được bảo hành 18 tháng.
• Thanh Magie trong bình chứa không được bảo hành vì là loại
vật liệu hao mòn tự nhiên. Cần thay thế ít nhất 1 năm một lần.
• Các chi tiết nhựa và vỏ bọc ngoài không được bảo hành.
• Thời gian bảo hành bắt đầu từ ngày sản xuất (không qua 86
tháng cho bình chứa và 20 tháng cho linh kiện điện tử) hoặc từ
ngày người tiêu dùng mua hàng (không quá 84 tháng cho bình
chứa và 18 tháng cho linh kiện điện tử) tuỳ theo điều kiện nào
đến trước.
• Việc bảo hành có nghĩa thay thế hay sửa chữa miễn phí những
bộ phận hư hỏng nêu ở mục 3 và 4 do lỗi trong quá trình sản
xuất.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
• Trung tâm bảo hành có quyền từ chối không bảo hành cho các
trường hợp hư hỏng do chuyên chở, lắp đặt, sửa chữa hoặc sử
dụng sai.
• Nhà sản xuất không chịu trách nhiệm về những thiệt hại gây ra

cho người, đồ dùng hoặc vật nuôi trong nhà do không tuân thủ
những hướng dẫn trong quyển hướng dẫn kèm theo mỗi máy.
• Đối với sản phẩm Sen vòi JODEN và máy Khử mùi
OLYMPIC,bảo hành theo đúng quy định ghi trên phiếu.
1.2.2.3. Vận chuyển hàng
Công ty vận chuyển hàng miễn phí đến tận chân công trình(điểm
gần nơi giao hàng nhất mà ôtô có thể vào được theo quy định của nhà nước)
Với hệ thống Đại lý ở khu vực tỉnh, hàng sẽ được chuyển đến Đại
lý bằng xe Công ty với số lượng hàng đủ xe ( Trong trường hợp không đủ xe,
Công ty sẽ chuyển hàng qua bến và hỗ trợ cho Đại lý tiền vận chuyển ).
Với hệ thống Đại lý ở khu vực Hà Nội, hàng sẽ được chuyển đến
Đại lý bằng xe Công ty trong thời gian xe được phép chạy.
1.2.3. Quan hệ với các đại lý phân phối sản phẩm:
Từ ngày thành lập công ty đến thời điểm hiện tại đã có hơn 400 đại lý
phân phối sản phẩm đồng hành cùng công ty.
Quan hệ của công ty và các đại lý phân phối sản phẩm: Hợp tác,giúp
đỡ và cùng phát triển.
1.2.4. Danh sách các đại lý trong nước:
Hà Nội,Vĩnh Phúc,Thái Nguyên,Lạng Sơn,Bắc Giang,Hưng Yên,Hải
Dương,Thanh Hóa,Hà Nam,Nam Định.Thái Bình,Hòa Bình,Ninh Bình,Hải
Phòng,Quảng Ninh,Vinh,…
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
1.2.5. Các hoạt động chính của công ty:
Với phương châm:”Chất lượng là vàng,khách hàng là yếu tố thành
công”,công ty đã ngày càng hoàn thiện và phát triển mạnh mẽ hơn.
1.2.5.1. Cung cấp các sản phẩm,thiết bị công nghiệp
Tấm lợp và kết cấu bao che
Thép đen cuộn,tấm,xà gỗ thép
Tấm nhựa thông minh OLYMPIC

Bình nước nóng OLYMPIC
Chậu inox OLYMPIC
Khử mùi OLYMPIC
Sen vòi tắm JODEN & GIAGNI
Bồn tắm đứng JODEN
Máy giặt ARISTON
1.2.5.2. Cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu khách hàng
Dịch vụ tư vấn sản phẩm cho khách hàng theo yêu cầu:
Khách hàng mua sản phẩm sẽ được tư vấn các thông tin về sản
phẩm của công ty.
Khách hàng có thể nhận được những lời khuyên từ các chuyên
viên kinh doanh để có thể mua và sử dụng những sản phẩm ưu việt của công
ty sao cho phù hợp với ngôi nhà và công trình xây dựng của mình.
Dịch vụ vận chuyển:
Khách hàng mua sản phẩm tại công ty sẽ được công ty cử nhân
viên kỹ thuật vận chuyển miễn phí đến tận nhà và lắp đặt hoàn chỉnh sản
phẩm.
Dịch vụ bảo hành,bảo trì:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Công ty đã có những quy định về bảo hành,bảo trì.Khách hàng
mua sản phẩm tại công ty sẽ được công ty bảo hành,bảp trì miễn phí tận nhà.
Các dich vụ của công ty luôn đảm bảo quyền lợi cho các khách
hàng mua sản phẩm tại công ty bởi vì:”Khách hàng là yếu tố thành công”.
1.2.5.3. Nghiên cứu và phát triển
Công ty luôn cập nhật những công nghệ tiên tiến nhất để có thể tạo
ra các sản phẩm ngày càng hoàn thiện hơn,đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
1.3. Thực trạng ứng dụng tin học hỗ trợ quản lý và nghiệp vụ tại công
ty TNHH thương mại và công nghiệp Mỹ Việt:
Hiện nay công ty đã và đang ứng dụng các chương trình phần mềm vào

công tác quản lý của mình tuy nhiên những ứng dụng đó còn rời rạc và chưa
đầy đủ.
Ví dụ:
Một số khâu trong công đoạn sản xuất hay việc phân phối sản phẩm tới
khách hàng,việc tin học hóa vẫn còn chậm,chưa thống nhất và đôi khi vẫn còn
những thiếu xót ko đáng có.Thông tin chưa chính xác,dẫn đến những vấn đề
bất cập trong quản lý.Việc quản lý nảy sinh các vấn đề khó khăn,thậm chí
mắc những sai lầm nghiêm trọng,ảnh hưởng đến tất cả các công đoạn trong
quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm.
Do đó cần phải đẩy mạnh việc tin học hóa như 1 vấn đề cấp thiết
nhất,đảm bảo cho việc hoạt động sản xuất,phân phối sản phẩm được chính
xác và đạt hiệu quả cao nhất.
Không chỉ riêng sản xuất và phân phối sản phẩm,việc tin học hóa cần
phải được hoàn tất để toàn bộ hệ thống của công ty làm việc 1 cách thống
nhất,nhanh gọn,chính xác.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
1.4. Xác định đề tài:
Trong thời gian thực tập tại công ty,em thấy việc quản lý khách hàng tại
công ty vẫn còn những thiếu xót.Hiện nay,việc quản lý khách vẫn dựa trên
những hóa đơn khi khách hàng mua sản phẩm tại công ty.Chưa có một phần
mềm hoàn chỉnh nào giúp việc quản lý này.Việc quản lý như vậy dễ dẫn đến
những thiếu xót trong việc bảo hành,bảo trì sau này và cảm ơn khách hàng
thông qua các hội nghị khách hàng hàng năm.Nhận được lời đề nghị của công
ty về việc xây dựng phần mềm quản lý khách hàng cho nên em quyết định lựa
chọn đề tài:”Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng của công ty TNHH
thương mại và công nghiệp Mỹ Việt”.
1.5. Giải pháp thực hiện:
• Cơ sở dữ liệu: Microsoft Access 2003.
• Ngôn ngữ lập trình: Visual Basic 6.0.

• Lập báo cáo: Crystal Report.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
CHƯƠNG 2 :
CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG
2.1. Một số khái niệm về hệ thống thông tin và công nghệ phần mềm
2.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin
Định nghĩa về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liêu… thực hiện nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, xử lý và
phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Hệ thống thông tin của mỗi tổ chức là khác nhau nhưng đều tuân thủ theo
nguyên tắc sau: nó được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết
bị tinhọc.Đầu vào (inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ nguồn và được
xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước.
Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc được cập nhật và các kho dữ
liệu.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Nguồn
Thu thập Xử lý và lưu trữ Phân phát
Đích
Kho dữ liệu
Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2.1.2. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt
Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông
tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Sự hoạt động kém của
một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng.
Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông
qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của

thông tin như sau:
• Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác
• Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng các yêu
cầu của nhà quản lý
• Tính thích hợp và dễ hiểu
• Tính được bảo vệ: thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ
chức do vậy nó phải được bảo vệ, những người có quyền mới được
tiếp cận
• Tính kịp thời: thông tin nhanh nhạy, gửi tới người sử dụng vào
lúc cần thiết.
2.1.3. Khái niêm công nghệ phần mềm (CNPN)
Công nghệ phần mềm:
CNPN là một tổ hợp các công cụ, phương pháp, thủ tục làm cho người
quản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát phát triển phần mềm và giúp
cho kỹ sư lập trình có một nền tảng để triển khai các định hướng của phần
mềm.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Quá trình phát triển của một dự án phần mềm đều trải qua 3 giai đoạn
• Giai đoạn 1:
Trả lời cho câu hỏi “Cái gì ?”. Tức là nhóm sản xuất phần mềm phải
xác định cụ thể và chi tiết sản phẩm phần mềm mà mình cần tạo ra. Đây là
công đoạn cực kỳ quan trọng trong sản xuất phần mềm ở quy mô công
nghiệp, vì chỉ có xác định rõ ràng phạm vi của sản phẩm và các ràng buộc liên
quan ta mới có thể xác định được kết quả của các công đoạn sau.
Giai đoạn 1 phải giải quyết 3 vấn đề mấu chốt là tiến hành phân tích hệ
thống một cách toàn diện theo quan điểm một phần mềm là một thành phần
của hệ thống quản lý do đó nó phải được đặt trong tổng thể hệ thống đó và
xem xét mối quan hệ ràng buộc các yếu tố quản lý khác.
• Giai đoạn 2:

• Trả lời cho câu hỏi “Thế nào ?”. Tức là định hướng phần mềm sẽ
phát triển thế nào trong đó có 3 công việc cơ bản cần làm: thiết kế, mã
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Công nghệ phần mềm
Thành phần
Công cụ
Phương pháp
Thủ tục
Chức năng
Quản trị
viên dự
án
Kỹ sư
phần
mềm
Hình 2.2 Sơ đồ cấu trúc công nghệ phần mềm
Website: Email : Tel : 0918.775.368
hóa, kiểm thử. Mã hóa trong công nghệ phần mềm là viết mã chương
trình: biên dịch chương trình từ ngôn ngữ thiết kế sang một ngôn ngữ
mà máy tính có thể hiểu.
• Giai đoạn 3 :
Trả lời cho câu hỏi “Thay đổi ra sao ?”. Có ba loại hình bảo trì là : bảo trì
sửa đổi, bảo trì thích nghi và bảo trì hoàn thiện hay bảo trì nâng cao.
Bảo trì sửa đổi là sửa lỗi phần mềm, thông thường là lỗi chi tiết, đơn giản,
không phải là lỗi hệ thống.
Bảo trì thích nghi là làm cho phần mềm hoàn thiện trong môi trường của
người sử dụng.
Bảo trì hoàn thiện: làm cho phần mềm có thể hoạt động tốt trong các môi
trường khác nhau.
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Xác định
Phát triển
Bảo trì
Phân tích hệ thống
Kế hoạch
Phân tích yêu cầu
Thiết kế
Mã hóa
Kiểm thử
Bảo trì sửa đổi
Bảo trì thích nghi
Bảo trì hoàn thiện
Giai đoạn 1
Giai đoạn 2
Giai đoạn 3
Hình 2.3 Các giai đoạn của quy trình phát triển phần mềm
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Khái niệm phần mềm (PM):
Theo Roger Pressman PM là một tập hợp gồm 3 yếu tố là: các chương
trình máy tính, cấu trúc dữ liệu và hệ thống tài liệu hướng dẫn.
2.2. Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin
2.2.1. Sơ đồ luồng thông tin
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách
thức động, tức là việc mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu
trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:
- Xử lý
- Kho lưu trữ dữ liệu
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Thủ công Giao tác người - máy Tin học hoá hoàn

toàn
Thủ công Tin học hoá
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Dòng thông tin - Điều khiển
Lưu ý
+ Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên
chỉ hướng.
+ Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ.
2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu ( Sơ đồ DFD)
Sơ đồ luồng dữ liệu được dùng để mô tả hệ thống thông tin như sơ đồ
luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Sơ đồ chỉ bao gồm các luồng
dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích chứ không hề quan tâm
tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu
chỉ đơn thuần mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì?
Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Nguồn hoặc đích
Dòng dữ liệu
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Tài liệu
Tên dòng dữ liệu
Tên người/ bộ phận
phát/nhận tin
Hình 2.4 Các ký pháp của IFD
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Tiến trình xử lý
Kho dữ liệu
Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh
(Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống
thông tin. Sơ đồ này không đi sâu vào chi tiết, mà chỉ mô tả sao cho chỉ cần

một lần nhìn là thấy được nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ
cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập
nhật. Sơ đồ ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0.
Phân rã sơ đồ
Để mô tả hệ thống một cách chi tiết hơn, người ta dùng kỹ thuật phân
rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0,
tiếp sau mức 0 là mức 1, tiếp sau mức 1 là mức 2…
Một số quy ước và quy tắc liên quan đến DFD
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Tệp dữ liệu
Tên tiến
trình xử
lý
Hình 2.5 Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD
Website: Email : Tel : 0918.775.368
1. Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên, trừ luồng giữa xử lý và kho
dữ liệu.
2. Dữ liệu chứa trên hai vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi
cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất.
3. Xử lý luôn phải được đánh mã số.
4. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau.
5. Tên cho xử lý phải là một động từ.
6. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải
khác với luồng ra từ một xử lý.
Đối với việc phân rã DFD
7. Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày
bằng ngôn ngữ có cấu trúc thì chỉ chiếm một trang giấy thì không phân
rã tiếp.
8. Cố gắng chỉ để tối đa bảy xử lý trên một trang DFD.
9. Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân

rã.
10. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD
con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là
luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là
nguyên tắc cân đối.
11. Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ.
Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một xử lý logic trong từ điển hệ thống.
Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường
được sử dụng nhiều nhất để phân tích và thiết kế HTTT.
2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu
2.3.1. Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra
• Bước 1: Xác định các thông tin đầu ra
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra.
- Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng.
• Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo
ra từng đầu ra
Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra
- Trên mỗi thông tin đầu bao gồm các phần tử thông tin như
Số hoá đơn, Tên hàng, Đơn vị tính… được gọi là các thuộc tính.
Phân tích viên liệt kê danh sách thuộc tính và đánh dấu những thuộc
tính lặp.
- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh.
- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra.
- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, để lại các
thuộc tính cơ sở.
Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 (1.NF)
- Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng, trong mỗi danh sách
không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính

lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có
một ý nghĩa dưới góc độ quản lý.
- Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định
danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc.
Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF)
- Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi
thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ
thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải
tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành
một danh sách con mới.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt
cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của
các thuộc tính trong danh sách.
Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3.NF)
- Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách
không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu
thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm
vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứa quan hệ Z, Y và
danh sách chứa quan hệ Y với X.
- Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới.
• Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL
- Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất
nhiều danh sách và mỗi danh sách là liên quan tới một đối tượng
quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách nào
cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành
một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả thuộc tính chung và
riêng của những danh sách đó.
• Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ

- Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp.
- Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho bản
ghi
Đối với mỗi tệp CSDL (gọi là R) ta sử dụng những số đo kinh điển
cho việc tính toán khối lượng dữ liệu:
L(R) Là độ dài của một bản ghi tính theo số lượng ký
tự.
N(R) Là số lượng trung bình các bản ghi của R.
NP(R) Là số lượng trang logic dùng bởi R.
TP Là kích thước của trang logic.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Khi đó:
NP(R) = E1[N(R) / E(TP/L(R)) ]
trong đó E1(x) là số nguyên được làm tròn lên của x
và E(x) là phần nguyên của x
Khối lượng dữ liệu của một sơ đồ sẽ được tính theo công thức sau:
• Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu
trúc dữ liệu
Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên
hai chiều, nếu có mối quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng
đó.
2.3.2. Thiết kế cơ sở dữ kiệu bằng phương pháp mô hình hóa
Phương pháp này dựa vào các khái niệm thực thể, thuộc tính, liên kết,
quan hệ để xây dựng nên những mối ràng buộc chặt chẽ giữa các thực thể
với nhau. Từ đó sẽ tiến hành chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ
đồ cấu trúc dữ liệu.
Theo phương pháp này, ta không đi mô tả và liệt kê các thông tin đầu ra
mà ta sẽ dùng các mô hình để biểu diễn các thông tin, biểu diễn sự liên kết
giữa các thực thể thông tin với nhau. Các thực thể không tồn tại độc lập

mà có quan hệ với nhau, các quan hệ này gồm có: liên kết một – một, liên
kết một – nhiều, liên kết nhiều – nhiều.
Cụ thể các mối liên kết đó là:
• 1@1 Liên kết Một – Một:
Một lần xuất hiện của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất
hiện của thực thể B và ngược lại.
• 1@N Liên kết Một – Nhiều:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Loại liên kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất hiện của thực thể
A liên kết với một hay nhiều lần xuất hiện của thực thể B nhưng mỗi
lần xuất hiện của B chỉ liên kết với một lần xuất hiện của A.
• N@M Liên kết Nhiều – Nhiều:
Mối lần xuất hiện của A ứng với một hay nhiều lần xuất hiện của B và
ngược lại, nhiều mỗi lần xuất của B tương ứng với một hay nhiều lần
xuất của B. Để biểu diễn quan hệ nhiều – nhiều giữa các thực thể,
người ta dùng thực thể trung gian để biểu diễn hai quan hệ nhiều –
nhiều.
2.4. Cơ sở lý luận về công cụ phát triển hệ thống thông tin
2.4.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003
Microsoft Access 2003 là hệ thống các chương trình hỗ trợ các tác vụ
quản lý, khai thác dữ liệu theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ.
Microsoft Access 2003 cũng là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ nó
trợ giúp cho người sử dụng lưu trữ thông tin dữ liệu bên ngoài vào máy tính
dưới dạng các bảng và có thể xử lý dữ liệu trong các bảng đã lưu trữ.
Microsoft Access 2003 là hệ quản trị Cơ sở dữ liệu được sử dụng phổ
biến trong các chương trình máy tính liên quan đến dữ liệu. Hệ quản trị này
lưu trữ các thông tin cần thiết để xử lý, thay đổi được thực hiện bởi các phần
mềm ứng dụng. Nó đảm bảo tính trung thực và dễ sử dụng, thân thiện với
người sử dụng, dễ thiết kế và một đặc điểm nổi trội của Access có khả năng

đảm bảo đầy đủ các yêu cầu cần thiết của một hệ quản trị Cơ sở dữ liệu.
Microsoft Access 2003 có các đặc điểm nổi bật sau:
• Hỗ trợ cơ chế tự kiểm tra khoá chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá trị
của cơ sở dữ liệu bên trong các bảng cơ sở dữ liệu một cách chặt chẽ.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
• Công cụ Wizard cho phép người sử dụng có thể thiết kế các đối
tượng một cách dễ dàng.
• Ứng dụng có thể sử dụng trên môi trường mạng máy tính nhiều
người sử dụng, cơ sở dữ liệu được bảo mật tốt.
• Có khả năng trao đổi với các ứng dụng khác và chuyển đổi dữ liệu.
• Dữ liệu được gói trong một tập tin.
Đây là những tính chất rất thuận lợi cho việc xây dựng hệ cơ sở dữ liệu của
một hệ thống thông tin. Vì thế em đã sử dụng Microsoft Access 2003 để
làm công cụ thiết kế cơ sở dữ liệu cho Hệ thống thông tin Quản lý khách
hàng tại công ty Bảo hiểm Dầu khí Thăng Long.
2.4.2. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0
Microsoft Visual Basic (viết tắt là VB) là cách dễ dàng nhất và nhanh nhất
để xây dựng một chương trình ứng dụng chạy trên nền Microsoft Windows.
VB cung cấp sẵn một tập đầy đủ các công cụ để làm nhanh, đơn giản quá
trình phát triển ứng dụng. VB là sản phẩm nằm trong bộ Visual Studio của
hãng Microsoft, nó là ngôn ngữ lập trình đa năng được sử dụng phổ biến để
xây dựng và phát triển phần mềm quản lý. VB được bán ở ba bản khác nhau,
phù hợp cho những yêu cầu phát triển khác nhau. Đó là bản Visual Basic
Learning, bản Professional, bản Enterprise. Do một số đặc điểm sau mà nó
thường được sử dụng trong việc xây dựng và phát triển phần mềm:
• Kế thừa mọi đặc điểm của ngôn ngữ lập trình Visual Basic nên rất quen
thuộc với lập trình viên trong quá trình lập trình.
• Tạo ra các ứng dụng độc lập và tương thích hoàn toàn trong môi trường
Window.

• Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng hoàn toàn cho phép tạo ra các ứng
dụng có tính kế thừa.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
• Cung cấp nhiều công cụ điều khiển có sẵn để hỗ trợ lập trình viên và
nhất là trong lập trình ứng dụng cơ sở dữ liệu.
• Có tính trực quan rất cao, có cấu trúc logic chặt chẽ rất dễ học tập và
thành thạo.
Đây là những tính năng rất ưu việt của Visual Basic so với những ngôn
ngữ lập trình khác. Vì thế, em quyết định chọn Visual Basic làm ngôn ngữ để
viết phần mềm quản lý khách hàng của công ty TNHH Thương mại và Công
nghiệp Mỹ Việt.
Website: Email : Tel : 0918.775.368