Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

- 1 -
ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN CỜ ĐỎ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
QUY TRÌNH
Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
(Ban hành kèm theo quyết định số: . . . . ./QĐ-UBND, ngày tháng năm 2010
của Chủ tịch UBND huyện Cờ Đỏ)
1. DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
- Chủ tịch
- Phó Chủ tịch
- Văn phòng HĐND & UBND
- Phòng Giáo dục và Đào tạo
2. TÀI LIỆU LIÊN QUAN (NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI)
- Điều khoản 7.1, 7.2 và 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.3, 8.4 tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008.
- Thủ tục Hành động khắc phục, phòng ngừa.
- Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.
3. ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT:
- Phiếu KSQT: phiếu kiểm soát quá trình.
4. NỘI DUNG
4.1 Thành phần hồ sơ:
TT Loại hồ sơ
Số lượng
Ghi chú
Bản
chính
Bản
sao
1. Đơn xin cấp bản sao văn bằng chứng chỉ từ sổ

gốc.
1
Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hộ sơ họp lệ.
 Lệ phí: Không
4.2 Thực hiện:
TT Nội dung công việc
Bộ phận thực
hiện
Thời gian
(ngày)
Hồ sơ
1.
- Nộp hồ sơ tại Phòng Giáo
dục và Đào tạo cấp huyện.
Cán bộ tiếp nhận kiểm tra
tính pháp lý của hồ sơ.
- Nếu đầy đủ thì tiếp nhận
và giao phiếu hẹn.
- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ,
thì cán bộ tiếp nhận hướng
dẫn trả về cho đối tượng bổ
sung.
Chuyên viên phụ
trách
Lãnh đạo phòng
1
- Hồ sơ liên quan
- Phiếu KSQT
- 2 -
TT Nội dung công việc

Bộ phận thực
hiện
Thời gian
(ngày)
Hồ sơ
2.
- Phòng Giáo dục và Đào
tạo xem xét, xác nhận, điều
chỉnh.
Chuyên viên phụ
trách
Lãnh đạo phòng
1
- Hồ sơ liên quan
- Biên bản
- Phiếu KSQT
3.
- Đóng dấu,
- Phát hành kết quả
- Lưu hồ sơ
Cán bộ thụ lý
Cán bộ tiếp nhận
và hoàn trả kết quả
0.5
- Hồ sơ liên quan
- Phiếu KSQT
5. XÁC NHẬN VÀ TRUY TÌM NGUỒN GỐC CỦA SẢN PHẨM – KIỂM
SOÁT TÀI SẢN CỦA KHÁCH HÀNG – BẢO QUẢN HỒ SƠ
- Hồ sơ được lưu lâu dài theo năm.
6. XỬ LÝ SẢN PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP

- Trong quá trình thực hiện, nếu có sự không phù hợp xảy ra thì tùy theo sự không
phù hợp mà những người tham gia vào quá trình thụ lý hồ sơ sẽ thực hiện xử lý theo 02
cách: sửa chữa; làm lại. Bằng chứng thực hiện được thể hiện thông qua Phiếu kiểm
soát quá trình cũng như các bằng chứng có liên quan. Cụ thể như sau:
 Trường hợp sửa chữa ngay: Hồ sơ sai số, họ tên, địa chỉ, lỗi chính tả, thiếu
thông tin liên quan cần bổ sung trước khi xử lý hoặc chuyển sang công đoạn thụ
lý tiếp theo.
 Trường hợp loại bỏ hồ sơ, yêu cầu làm lại từ đầu: Hồ sơ không đúng quy
định pháp luật, thành phần hồ sơ không đầy đủ theo yêu cầu, chưa đủ cơ sở thực
hiện,…
- Tất cả hồ sơ liên quan đến xử lý sản phẩm không phù hợp phải có bằng chứng và
được lưu trữ lại để truy xuất khi cần thiết.
- Nếu như có sự không phù hợp nào xảy ra mà gây ảnh hưởng đến việc hồ sơ thực
hiện không đúng luật, bị trễ hẹn thì bộ phận có liên quan phải lập Phiếu yêu cầu hành
động khắc phục – phòng ngừa.
7. THỐNG KÊ – PHÂN TÍCH DỮ LIỆU – KHẮC PHỤC – PHÒNG NGỪA –
CẢI TIẾN
- Định kỳ hàng tháng-quý-năm, phòng Giáo dục và Đào tạo lập báo cáo thống kê về
kết quả thực hiện công việc của tháng-quý trước và báo cáo cho văn phòng Ủy ban.
- Nội dung báo cáo được thể hiện trong Báo cáo thống kê phân tích dữ liệu.
8. HỒ SƠ LƯU TRỮ
TT Tên hồ sơ Nơi lưu
Thời gian lưu tối
thiểu
01 Hồ sơ theo mục 4.1 Phòng GĐ-ĐT Lâu dài
02
Văn bằng đã được điều chỉnh
(photo)
Phòng GĐ-ĐT Lâu dài
03

Báo cáo thống kê phân tích dữ
liệu
Phòng GĐ-ĐT 01 năm