ứng dụng ms access vào công tác kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương tại công ty tnhh tư vấn dịch vụ xây dựng kiến lạc cần thơ năm 2013
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.51 MB, 84 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH
ĐỖ THỊ HỒNG OANH
ỨNG DỤNG MS ACCESS VÀO CÔNG TÁC
KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN
PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY
TNHH TƯ VẤN DỊCH VỤ - XÂY DỰNG
KIẾN LẠC CẦN THƠ NĂM 2013
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành: Kế Toán
Mã số ngành: 52340301
Tháng 11 – 2013
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH
ĐỖ THỊ HỒNG OANH
MSSV: LT11235
ỨNG DỤNG MS ACCESS VÀO CÔNG TÁC
KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN
PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY
TNHH TƯ VẤN DỊCH VỤ - XÂY DỰNG
KIẾN LẠC CẦN THƠ NĂM 2013
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành: Kế Toán
Mã số ngành: 52340301
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
HỒ HỮU PHƯƠNG CHI
Tháng 11 – 2013
LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên tôi xin gửi lời cám ơn chân thành đến Ban Giám Đốc Công ty
Kiến Lạc đã tạo điều kiện cho tôi thực tập và hoàn thành Luận văn tốt nghiệp.
Bên cạnh đó tôi cũng xin gửi lời cám ơn đến các anh, chị - nhân viên trong
Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi để tôi có thể thuận lợi
hoàn thành Luận văn tốt nghiệp, đặc biệt là Chị Dung và chị Trinh ở bộ phận
Kế Toán.
Ngoài ra, tôi cũng gửi lời cám ơn chân thành, sâu sắc đến Cô Hồ Hữu
Phương Chi – Giảng viên hướng dẫn luận văn đã hết lòng giúp đỡ và chỉ dạy
tận tình để tôi có thể hoàn thành tốt Luận văn tốt nghiệp.
Xin gửi lời cám ơn đến các Thầy, Cô những người đã truyền đạt kiến
quý báu để từ đó tôi có thể vận dụng và hoàn thiện đề tài tốt nghiệp của mình.
Sinh viên thực hiện
Đỗ Thị Hồng Oanh
i
LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các số liệu thu
thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất
kỳ đề tài nghiên cứu khoa học nào.
Ngày …. tháng …. năm 2013
Sinh viên thực hiện
(ký và ghi họ tên)
Đỗ Thị Hồng Oanh
ii
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Cần Thơ, ngày…….tháng….. năm 2013
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
iii
MỤC LỤC
Trang
LỜI CẢM ƠN ..................................................................................................... i
LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. ii
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ..................................................... iii
MỤC LỤC ........................................................................................................ iv
DANH MỤC HÌNH ........................................................................................ viii
DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT ........................................................................... x
CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU .............................................................................. 1
1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ........................................................................... 1
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU .................................................................... 2
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ....................................................................... 2
1.4 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU ....................................................................... 3
CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN
CỨU................................................................................................................... 4
2.1 PHƯƠNG PHÁP LUẬN ......................................................................... 4
2.1.1 Kế toán tiền lương ............................................................................ 4
2.1.2 Các khoản trích theo lương .............................................................. 6
2.1.3 Quy trình hạch toán ......................................................................... 7
2.1.4 MS Access....................................................................................... 12
2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU......................................................... 16
2.2.1 hương há thu th
2.2.2 hương há
h n tích
li u ....................................................... 16
li u ..................................................... 16
CHƯƠNG 3 KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH
THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN – DỊCH VỤ XÂY
DỰNG KIẾN LẠC ......................................................................................... 17
3.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TƯ VẤN – DỊCH VỤ XÂY
DỰNG KIẾN LẠC ...................................................................................... 17
3.1.1 Giới thi u chung ............................................................................. 17
3.1.2 Quá trình hình thành, hát triển, những thu n lợi và khó khăn của
Công ty .................................................................................................... 18
3.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC ............................................................................. 19
3.2.1 Sơ đồ tổ chức Kiến Lạc .................................................................. 19
3.2.2 Chức năng của từng bộ h n ......................................................... 19
iv
3.3 Tổ chức bộ máy kế toán ......................................................................... 20
3.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán ...................................................... 20
3.3.2 Chức năng và quyền hạn của từng chức vụ ................................... 20
3.3.3 Chế độ kế toán á dụng và trình tự ghi ổ kế toán ........................ 21
3.4 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH QUA 03 NĂM 2010, 2011,
2012 VÀ 06 THÁNG ĐẦU NĂM 2013 TẠI CÔNG TY KIẾN LẠC ........ 24
3.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh ....................................................... 24
CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN - XÂY DỰNG CƠ
SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH
THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN – DỊCH VỤ XÂY
DỰNG KIẾN LẠC BẰNG MS ACCESS .................................................... 29
4.1 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN ................................................................... 29
4.1.1 Quy trình tính lương tại Công ty .................................................... 29
4.1.2 Hạch toán một
nghi
vụ hát inh tại Công ty ........................ 29
4.2 MỘT SỐ QUY ƯỚC TRONG VIỆC XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU 40
4.2.1 Thang bảng lương .......................................................................... 40
4.2.2 Ký hi u của các hòng ban và mã nh n viên ................................. 42
4.3 XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU ĐẦU VÀO ........................................ 42
4.3.1. Thiết kế Bảng dữ li u (Table) ....................................................... 42
4.4 THIẾT KẾ TRUY VẤN DỮ LIỆU (QUERY)...................................... 52
4.4.1 Crosstab Query .............................................................................. 52
4.4.2 Select Query ................................................................................... 53
4.5 THIẾT KẾ BIỂU MẪU (FORM) .......................................................... 56
4.5.1 Thông tin nhân viên ........................................................................ 56
4.5.2 Bảng chấm công ............................................................................. 57
4.6 THIẾT KẾ BÁO CÁO (REPORT) ........................................................ 57
4.6.1 Bảng lương cơ bản ......................................................................... 57
4.6.2 Bảng các khoản trích theo lương ................................................... 58
4.6.3 Bảng thanh toán lương ................................................................... 59
4.7 XÂY DỰNG GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH ..................................... 60
4.8 BẢO MẬT CƠ SỞ DỮ LIỆU................................................................ 62
4.9 ƯU ĐIỂM CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CHƯƠNG TRÌNH TÍNH LƯƠNG
BẰNG MS ACCESS ................................................................................... 62
4.10 HẠN CHẾ CỦA CHƯƠNG TRÌNH TÍNH LƯƠNG BẰNG MS
ACCESS ....................................................................................................... 63
v
4.11 ĐÁNH GIÁ VỀ ỨNG DỤNG MS ACCESS TRONG CÔNG TÁC
QUẢN LÝ LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG ................. 64
CHƯƠNG 5 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ
CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH
TƯ VẤN – DỊCH VỤ XÂY DỰNG KIẾN LẠC ......................................... 66
5.1 NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
VÀ CÁC KHOẢN PHÁI TRÍCH THEO LƯƠNG ..................................... 66
5.2 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC
KHOẢN PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY KIẾN LẠC ....... 67
CHƯƠNG 6 : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .............................................. 69
6.1 KẾT LUẬN ............................................................................................ 69
6.2 KIẾN NGHỊ ........................................................................................... 69
TÀI LIỆU THAM KHẢO
vi
DANH MỤC BẢNG
Trang
Bảng 3.1 Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 03 năm
2010, 2011, 2012 ............................................................................................ 25
Bảng 3.2 Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 06 tháng
đầu năm 2012, 2013 ......................................................................................... 26
Bảng 4.1 Quy ước kí hiệu khi nhập liệu Bảng phụ cấp ................................... 46
Bảng 4.2 Quy ước nhập liệu trong Bảng hệ số lương ..................................... 47
Bảng 4.3 Quy ước khi nhập liệu của Bảng chấm công.................................... 48
Bảng 4.4 Quy ước khi nhập liệu vào Bảng thưởng ......................................... 50
vii
DANH MỤC HÌNH
Trang
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Tư Vấn – Dịch Vụ Xây Dựng Kiến
Lạc.................................................................................................................... 19
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ......................................................... 20
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo quyết định 48/BTC theo hình thức Nhật
ký chung ........................................................................................................... 22
Hình 3.4 Sơ đồ kết chuyển lương .................................................................... 23
Hình 3.5 Sơ đồ các khoản phải trích theo lương ............................................. 24
Hình 4.1 Bảng PHONGBAN ........................................................................... 43
Hình 4.2 Bảng PHONGBAN – chế độ nhập liệu (Datasheet view) ................ 44
Hình 4.3 Bảng THONGTIN_NV ở chế độ thiết kế (Design View) ................ 45
Hình 4.4 Bảng THONGTIN_NV ở chế độ nhập liệu (Datasheet View) ......... 45
Hình 4.5 Bảng PHUCAP ở chế độ thiết kế ( Design View) ............................ 46
Hình 4.6 Bảng PHUCAP sau khi nhập liệu ..................................................... 47
Hình 4.7 Bảng HESOLUONG ........................................................................ 48
Hình 4.8 Bảng CHAMCONG ở chế độ thiết kế .............................................. 49
Hình 4.9 Bảng chấm công ở chế độ nhập liệu ................................................. 49
Hình 4.10 Bảng THUONG ............................................................................. 50
Hình 4.11 Liên kết giữa các Bảng ................................................................... 51
Hình 4.12 Query thống kê nhân viên các phòng ban ....................................... 52
Hình 4.13 Kết quả truy vấn Crosstab query thống kê nhân viên ..................... 53
Hình 4.14 Truy vấn thống kê nhân viên chính thức tại công ty ...................... 53
Hình 4.15 Truy vấn thống kê nhân viên thuê ngoài ........................................ 54
Hình 4.16 Bảng Thongkeluongnvct ở chế độ thiết kế ..................................... 54
Hình 4.17 Liên kết giữa query Thongkeluongnvct và table CHAMCONG .... 55
Hình 4.18 Form THONGTINNV ở chế độ thiết kế ......................................... 56
Hình 4.19 Form THONGTINNV sau khi thiết kế hoàn thành ........................ 56
Hình 4.20 Form THONGTINNV sau khi thiết kế hoàn thành ........................ 57
Hình 4.21 Bảng lương căn bản ở chế độ thiết kế............................................. 58
Hình 4.22 Bảng lương căn bản ở chế độ xem trước khi in .............................. 58
Hình 4.23 Bảng các khoản trích theo lương ở chế độ thiết kế ........................ 59
Hình 4.23 Bảng các khoản trích theo lương ở chế độ xem trước khi in .......... 59
viii
Hình 4.24 Bảng thanh toán lương ở chế độ xem trước khi in ......................... 60
Hình 4.25 Macro mở Report Lương căn bản ................................................... 61
Hình 4.26 Form Giao Diện hoàn thành ........................................................... 62
ix
DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT
BHTN:
Bảo hiểm thất nghiệp
BHXH:
Bảo hiểm xã hội
BHYT:
Bảo hiểm y tế
CNMTC:
Công nhân máy thi công
CNXDCB:
Công nhân xây dựng cơ bản
CPQL:
Chi phí qản lý
CT:
Chính thức
DT BH & CCDV:
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
DTTC:
Doanh thu tài chính
GTDT:
Giảm trừ doanh thu
GVHB:
Giá vốn hàng bán
KPCĐ:
Kinh phí công đoàn
TNHH:
Trách nhiệm hữu hạn
TV:
Thời vụ
x
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU
1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Hiện nay, việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán tại các Doanh
nghiệp nhỏ và vừa có ý nghĩa hết sức quan trọng để nâng cao chất lượng cũng
như việc quản lý trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, một
số doanh nghiệp vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng
tin học trong công tác kế toán. Nếu có ứng dụng thì chỉ mang tính chất hình
thức chưa đáp ứng được tính thường xuyên, kịp thời và chính xác của thông
tin. Bên cạnh đó, một số ít doanh nghiệp thì lại ít quan tâm đến vấn đề này,
đặc biệt có các doanh nghiệp còn chưa rõ “doanh nghiệp mình đang sử dụng
Hệ điều hành nào của Microsoft và MS Access là gì?!” vì điều kiện trang thiết
bị và cơ sở vật chất chưa cho phép, sự nhận thức và trình độ hiểu biết về tin
học, giá thành của các trang thiết bị, phần mền kế toán là những nguyên nhân
khách quan ảnh hưởng đến sự nhận thức của các nhà quản lý doanh nghiệp
trong việc ứng dụng tin học hóa trong công tác kế toán.
Đối với một số doanh nghiệp đã đưa máy tính vào sử dụng thì trình độ
sử dụng máy vi tính của những người làm kế toán cũng rất khác nhau. Có
doanh nghiệp dùng máy vi tính chỉ phục vụ cho công tác văn phòng như soạn
thảo văn bản, hợp đồng hoặc ứng dụng riêng lẻ như: Bảng tính lương, chấm
công, quản lý lao động bằng excel.
Nếu việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán tại các Doanh nghiệp
nhỏ và vừa được thực hiện tốt thì sẽ góp phần rất lớn trong việc nâng cao hiệu
quả, tính kịp thời, nhanh chóng, chính xác của thông tin kế toán trong doanh
nghiệp. Góp phần tinh gọn bộ máy kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động của
kế toán viên.
Đi cùng với xu thế tin học hóa trong công tác kế toán Ban lãnh đạo
Công ty TNHH Tư vấn – Dịch vụ Xây dựng Kiến Lạc đã tiến hành việc ứng
dụng tin học trong công tác kế toán tại công ty. Công ty sử dụng phần mềm kế
toán VietSun, phần mềm đáp ứng theo các tiêu chuẩn của Bộ Tài Chính, đáp
ứng được tính nhanh chóng, thường xuyên và kịp thời của thông tin. Bên cạnh
những thuận lợi mà phần mềm kế toán VietSun mang lại thì các yếu tố khác
như giá thành, yêu cầu về trang thiết bị cũng ảnh hưởng không nhỏ đến quyết
định của Ban lãnh đạo công ty trong việc ứng dụng tin học tại đơn vị nói riêng
và các doanh nghiệp nhỏ và vừa khác trên địa bàn Thành phố Cần Thơ nói
chung.
1
Chính vì các yếu tố trên, em muốn vận dụng những kiến thức đã được
học từ những môn học như: Nguyên lý kế toán, Kế toán tài chính 1, Kế toán
tài chính 2, Tin học nâng cao… dựa trên nền ứng dụng MS Access của bộ ứng
dụng Microsoft Office để xây dựng một phần mềm quản lý lương và các
khoản trích theo lương đơn giản, có tính ứng dụng cao, dễ sử dụng và không
mất quá nhiều chi phí.
Vì vậy, đề tài “Ứng dụng Access vào công tác kế toán tiền lương và
các khoản phải trích theo lương tại Công ty TNHH Tư vấn – Dịch vụ Xây
dựng Kiến Lạc” đã được thực hiện.
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
- Mục tiêu chung:
Nghiên cứu công tác tổ chức kế toán, quy trình tính lương, các tài liệu
liên quan đến công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
như: Bảng chấm công, bảng tạm ứng, bảng lương, bảng các khoản trích theo
lương tại Công ty TNHH Tư vấn – Dịch vụ Xây dựng Kiến Lạc tại Cần Thơ.
Từ đó xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý lương bằng Access (xây dựng phần
mềm quản lý lương bằng Access)
- Mục tiêu cụ thể:
+ Nghiên cứu quy trình tính lương tại công ty.
+ Nghiên cứu công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
tại công ty.
+ Xây dựng cơ sở dữ liệu ban đầu.
+ Ứng dụng Access vào công tác kế toán tiền lương và các khoản phải
trích theo lương.
+ Xây dựng và hoàn thiện phần mềm tính lương bằng Access.
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU
- Không gian nghiên cứu: Đề tài được thực hiện tại Bộ phận kế toán của
Công ty TNHH Tư vấn – Dịch vụ Xây dựng Kiến Lạc tại Cần Thơ trong năm
2013 .
- Thời gian nghiên cứu : từ 15/8 – 23/11/2013.
- Đối tượng nghiên cứu: Chứng từ, sổ sách kế toán có liên quan đến
công tác kế toán tiền lương như Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương,
Quản lý thông tin nhân viên hay thống kê số lượng nhân viên ở các phòng ban.
2
1.4 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU
- Huỳnh Đức Dũng, Nguyễn Thị Khế, Lê Thị Thu Hiền (2010) “Ứng
dụng Access trong công tác nhân sự và Kế toán tiền lương”. Tuyển tập Báo
cáo Hội nghị sinh viên nghiên cứu Khoa học lần thứ 7, Đại học Đà Nẵng. Các
tác giả đã tập trung nghiên cứu và xây dựng nên một chương trình quản lý
nhân sự và tiền lương chạy trên nền MS Access. Chương trình gọn nhẹ, có
tính ứng dụng thích hợp trong việc quản lý nhân sự, tính lương, xử lý các số
liệu kế toán, ghi sổ, in sổ liên quan đến phần hành kế toán tiền lương và các
báo cáo kế toán. Tuy nhiên chương trình này được xây dựng phù hợp với các
cơ quan hành chính nhà nước hơn là các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Võ Văn Quyền (2011) “ Xây dựng hệ thống quản lý và tính lương
nhân viên bằng Access”, đồ án môn học, Trường Cao đẳng Công thương
Thành phố Hồ Chí Minh. Tác giả đã thu thập các số liệu thứ cấp, từ các báo
cáo, trên internet sau đó tiến hành xây dựng chương trình quản lý lương dành
cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Chương trình tính lương có tính ứng dụng, tính
kinh tế cao, giao diện đơn giản dễ sử dụng tuy nhiên việc tính lương và các
khoản trích theo lương chưa sát với thực tế tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Qua lược khảo tài liệu cho thấy các nghiên cứu trước đây đều sử dụng
các số liệu thứ cấp được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như các báo cáo.
trên internet…Từ đó, các tác giả tập trung nghiên cứu và tiến hành xây dựng
chương trình quản lý lương và các khoản trích theo lương trên ứng dụng MS
Access 2003 của Microsoft. Tuy nhiên, các tác giả trên đã không đề cập đến
quá trình hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp mà
chỉ tập trung vào việc xây dựng phần mềm. Do vây, nghiên cứu này là việc kế
thừa quá trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự, tiền lương của Huỳnh
Đức Dũng. Nguyễn Thị Khế, Lê Thị Thu Hiền (2010) và Võ Văn Quyền
(2011) đồng thời cũng đề cập đến quá trình hạch toán lương, các khoản trích
theo lương thực tế phát sinh tại doanh nghiệp của tác giả.
3
CHƯƠNG 2
PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 PHƯƠNG PHÁP LUẬN
2.1.1 Kế toán tiền lương
2.1.1.1 Khái niệm về tiền lương
Tiền lương là khoản tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động nhằm
bù đắp lại hao phí sức lao động của họ đã bỏ ra trong quá trình lao động và nó
cũng là một khoảng chi phí sản xuất hình thành nên giá thành sản phẩm.
* Kế toán tiền lương là nhằm phản ánh các khoản tiền lương, tiền công,
tiền thưởng cùng các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao
động (bao gồm người lao động thuộc biên chế của doanh nghiệp trả lương và
lao động thuê ngoài) và tình hình thanh toán các khoản này của doanh nghiệp
đối với người lao động trong kỳ kế toán.
* Quỹ tiền lương: Là tổng số tiền lương và phụ cấp phải trả cho người
lao động mà doanh nghiệp quản lý và sử dụng, bao gồm lao động trong biên
chế, lao động hợp đồng ngắn hạn, lao động hợp đồng dài hạn và lao động thời
vụ.
2.1.1.2 Hình thức tính lương
Có các hình thức tính lương cơ bản: Lương theo sản phẩm, lương theo
thời gian, lương theo thời gian có thưởng và lương khoán.
* Lương theo sản phẩm
- Lương theo sản phẩm: phù hợp tính lương cho người lao động trực
tiếp tạo ra sản phẩm, cơ sở để tính lương là “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc
công việc hoàn thành”.
Tiền lương
được hưởng
Số lượng sản phẩm
=
Đơn giá
x
Hoàn thành
1 đvsp
- Lương theo sản phẩm lũy tiến: Tiền lương sản phẩm tính cho khối
lượng sản phẩm tăng dần. Là hình thức trả lương mà ngoài tiền lương tính
theo sản phẩm trực tiếp doanh nghiệp còn căn cứ vào mức độ vượt định mức
quy định để tính thêm tiền lương theo tỷ lệ lũy tiến.
4
+ Hình thức này áp dụng các đơn giá khác nhau:
Đối với sản phẩm thuộc định mức: áp dụng đơn giá sản phẩm mà doanh
nghiệp đã xây dựng ban đầu.
Đối với sản phẩm vượt định mức: áp dụng đơn giá sản phẩm cao hơn
đơn giá ban đầu.
* Lương theo thời gian
- Lương theo thời gian tháng: Hình thức tính lương này phù hợp với
nhân viên quản lý, hành chính sự nghiệp hoặc trả cho những người thợ có tay
nghề bậc cao, tạo ra các sản phẩm tinh xảo, chất lượng sản phẩm quan trọng
hơn số lượng. Cơ sở để tính lương là “Bảng chấm công” hàng tháng. Tiền
lương cơ bản hàng tháng của người lao động được tính như sau:
Tiền lương
=
Hệ số lương x Mức lương tối thiểu
cơ bản tháng
Số ngày
x
làm việc thực tế
26
- Lương theo thời gian ngày: Là tiền lương trả cho người lao động
theo mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng.
Mức lương
Mức lương tháng theo
=
bình quân / ngày
bậc lương ( các khoản phụ cấp)
Tiền lương
Số ngày làm việc
:
Bình quân trong tháng
Số ngày làm việc
=
thực lãnh trong tháng
thực tế trong tháng
Mức lương
x
bình quân /ngày
- Lương giờ: Căn cứ vào mức lương ngày và số giờ làm việc trong ngày.
Lương giờ thường dùng để tính lương trả thuê cho người lao động do làm
thêm ca, thêm giờ.
Mức lương giờ
Mức lương ngày
=
Số giờ làm việc trong ngày theo quy định
- Lương công nhật: Là tiền lương trả cho người lao động làm những công tạm
chưa sắp xếp được vào các thang bậc lương.
5
* Lương theo thời gian có thưởng
Là hình thức trả lương theo thời gian giản đơn kết hợp thêm tiền
thưởng như: thưởng do nâng cao chất lượng chất lượng sản phẩm, thường do
tiết kiệm nguyên liệu, thưởng do tăng năng suất lao động…nhằm kích thích
người lao động hoàn thành tốt việc được giao.
Tiền lương
theo thời gian có thưởng
Trả lương theo
=
thời gian giản đơn
Các khoản
+
tiền thưởng
* Lương khoán:
- Lương khoán theo công việc: Áp dụng đối với những khối lượng công
việc hoặc những công việc cần phải hoàn thành trong một thời gian nhất định.
- Lương khoán trực tiếp theo doanh thu:
Lương doanh thu = Doanh thu x % tiền lương/doanh thu
2.1.2 Các khoản trích theo lương
Kế toán các khoản trích theo lương là nhằm phản ánh tình hình trích
nộp, thanh toán các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ giữa doanh nghiệp
với người lao động, với cơ quan chức năng về BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
trong kỳ kế toán.
2.1.2.1 Bảo hiểm xã hội (BHXH)
Tỷ lệ trích BHXH hàng tháng là 24% theo tiền lương và phụ cấp (chức
vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề); trong đó, doanh nghiệp chi cho
người lao động là 17% (tính vào chi phí cho đối tượng sử dụng lao động),
người lao động đóng góp 7% trừ vào tiền lương hàng tháng. Doanh nghiệp
nộp hết 24% cho cơ quan BHXH.
2.1.2.2 Bảo hiểm Y tế (BHYT)
Tỷ lệ trích bảo hiểm y tế là 4,5% tháng theo tiền lương và phụ cấp
(chức vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề); trong đó, doanh nghiệp chi
cho người lao động là 3% (tính vào chi phí cho đối tượng sử dụng lao động),
người lao động đóng góp 1,5% trừ vào lương hàng tháng. Doanh nghiệp nộp
hết 4,5% cho cơ quan BHYT.
6
2.1.2.3 Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
Tỷ lệ trích bảo hiểm thất nghiệp hàng tháng là 3% theo tiền lương và
phụ cấp (chức vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề); trong đó, doanh
nghiệp chi cho người lao động là 1% (tính vào chi phí cho đối tượng sử dụng
lao động), người lao động đóng 1% được trừ vào lương hàng tháng. Ngân sách
nhà nước hỗ trợ 1%. Doanh nghiệp nộp 2% vào ngân sách và 1% cho cơ quan
BHXH.
2.1.2.4 Kinh phí công đoàn (KPCĐ)
Tỷ lệ trích hàng tháng là 2% theo tiền lương và phụ cấp (chức vụ, thâm
niên vượt khung, thâm niên nghề); trong đó, doanh nghiệp chi hết 2% (tính
vào chi phí cho đối tượng sử dụng lao động – doanh nghiệp). Doanh nghiệp
nộp 1% cho Liên đoàn lao động địa phương, 1% giữ lại để chi cho các hoạt
động công đoàn tại doanh nghiệp.
2.1.3 Quy trình hạch toán
2.1.3.1 Quy trình hạch toán lương.
2.1.3.1.1 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 334 – Phải trả công nhân viên
Bên Nợ:
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác đã ứng,
đã trả cho công nhân viên.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên.
Bên Có:
- Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản còn phải trả cho
CNV.
- Số dư Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản còn phải
trả cho CNV
- Tài khoản 334: phải trả công nhân viên, có thể có số dư Nợ, nhưng rất
ít trường hợp số tiền đã trả, đã thanh toán lớn hơn số tiền phải trả,phải thanh
toán cho CNV.
7
2.1.3.1.2 Nguyên tắc hạch toán
a/ Nghi
vụ tính lương và các khoản thu nh
hái trả cho người lao động
Hàng tháng dựa vào bảng thanh toán tiền lương, tính số tiền lương phải
trả cho người lao động, kế toán ghi:
Nợ TK 154: Lương của công nhân sản xuất sản phẩm
Nợ TK 622: Lương của công nhân sản xuất sản phẩm
Nợ TK 623: Lương của công nhân điều khiển máy thi công
Nợ TK 641: Lương của bộ phận bán hàng
Nợ TK 642: Lương của bộ phận quản lý
Nợ TK 241: Lương của công nhân xây dựng cơ bản
Có TK 334: Tổng lương phải trả người lao động trong kỳ
- Khi ứng trước tiền lương cho người lao động, dựa vào chứng từ kế toán ghi:
Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên
Có TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Khi tính tiền thưởng, phúc lợi cho người lao động, kế toán ghi:
Nợ TK 3531, 3532: Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Có TK 334: Tiền thưởng, tiền phúc lợi phải trả cho NLĐ
- Khi tính tiền ăn ca phải trả cho người lao động. kế toán ghi:
Nợ TK 154: Lương của công nhân sản xuất sản phẩm
Nợ TK 154: Lương của công nhân sản xuất sản phẩm
Nợ TK 623: Tiền ăn ca của nhân viên điều khiển máy thi công
Nợ TK 627: Tiền ăn ca của nhân viên quản lý phân xưởng
Nợ TK 641: Tiền ăn ca của nhân viên bán hàng
Nợ TK 642: Tiền ăn ca của nhân viên quản lý
Nợ TK 241: Tiền ăn ca của công nhân xây dựng cơ bản
Có TK 334: Tổng tiền ăn ca phải trả trong kỳ
- Khi tính BHXH (nghỉ, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động) cho người lao
động ghi:
Nợ TK 338(3): Số BHXH phải thanh toán trong kỳ
Có TK 334: Số BHXH phải thanh toán trong kỳ
8
- Trường hợp trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất kế toán
ghi:
Nợ TK 622: Số tiền lương nghỉ phép trích trước định kỳ
Có TK 635: Số tiền lương nghỉ phép trích trước định kỳ
+ Hàng tháng khi tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh, dựa vào bảng
lương ghi:
Nợ TK 335: Số tiền lương nghỉ phép phát sinh
Có TK 334: Số tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh
+ Khi trả lương nghỉ phép thực tế phát sinh cho người lao động, kế toán
ghi:
Nợ TK 334: Số tiền lương thực tế phát sinh
Có TK 111: Số tiền lương thực tế phát sinh
- Cuối năm dựa vào số tiền lương thực tế phát sinh và số tiền lương nghỉ phép
dự kiến đã tạm trích đưa vào chi phí để tất toán tài khoản 335 – Chi phí phải
trả.
+ Nếu số tiền lương nghỉ phép thực tế > tiền lương nghỉ phép dự kiến
đã trích.
Nợ TK 622: Số chênh lệch lớn hơn
Có TK 335: Số chênh lệch lớn hơn
+ Nếu số tiền lương nghỉ phép thực tế < tiền lương nghỉ phép đã trích.
ghi:
Nợ TK 335: Số chênh lệch nhỏ hơn
Có TK 622: Số chênh lệch nhỏ hơn
b/ Các nghi
vụ khấu trừ vào lương của lao động
- Khi khấu trừ vào tiền lương của người lao động, dựa vào bảng tính lương, kế
toán ghi:
Nợ TK 334: Tổng số phải trừ của người lao động
Có TK 141: Trừ tiền tạm ứng
Có TK 138(8): Trừ tiền điện, nước bồi thường vật chất
Có TK 338 (3, 4): Trừ 9,5% BHXH, BHYT, BHTN
Có TK 333 (8): Trừ thuế thu nhập người lao động nộp
9
c/ Các nghi
vụ chi trả lương cho người lao động
- Nếu chi trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng dựa vào chứng từ kế toán ghi:
Nợ TK 334: Số tiền lương phải trả cho người lao động
Có TK 111, 112: Số tiền lương phải trả cho người lao động
- Nếu chi trả bằng sản phẩm hàng hóa, dựa vào chứng từ kế toán ghi:
+ Trị giá sản phẩm, hàng hóa xuất kho tính vào giá vốn hàng bán, kế
toán ghi:
Nợ TK 632: Trị giá xuất kho
Có TK 155: Trị giá xuất kho
+ Thanh toán cho người lao động dựa vào hóa đơn bán hàng, kế toán
ghi:
Nợ TK 334: Giá bán + thuế VAT
Có TK 512: Trị giá bán chưa thuế
Có TK 333: Thuế VAT đầu ra
2.1.3.2 Quy trình hạch toán các khoản trích lương.
2.1.3.2.1 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 338 – Phải trả. phải nộp khác
Nội dung và kết cấu tài khoản 338
Bên Nợ:
- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các khoản có liên quan theo quyết định
ghi trong biên bản xử lý.
- BHXH phải trả cho công nhân viên
- Số BHXH, BHYT và KPCĐ đã nộp cho cơ quan cấp trên.
- Các khoản khác đã trả đã nộp.
Bên Có:
- Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết
- Giá trị tài sản thừa phải trả theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác
định ngay được nguyên nhân.
- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chí phí sản xuất Kinh doanh.
- Khoản công nhân viên phải nộp về tiền nhà, điện nước đối với ở tập thể.
10
- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trừ vào lương của công nhân viên.
- Các khoản phải trả khác.
Số dư Có:
- Số tiền còn phải trả, phải nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ nộp
chưa đủ cho cơ quan cấp trên hoặc sổ quỹ để lại cho đơn vị chưa chi hết.
Tài khoản 338 – phải trả, phải nộp khác, có thể có Số dư Nợ: phản ánh
số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp.
Tài khoản 338 có các tài khoản cấp 2 như sau:
Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn
Tài khoản 3383: Bảo hiểm xã hội
Tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế
Tài khoản 3389: Bảo hiểm thất nghiệp
2.1.3.2.2 Nguyên tắc hạch toán
a/ Trích BHXH, BHTN, BHYT, K CĐ
Hàng tháng trên cơ sở tiền lương, phụ cấp trích BHXH, BHTN, BHYT,
KPCĐ, ghi:
Nợ TK 622 : 23% x (Tổng tiền lương + phụ cấp của CNSX)
Nợ TK 623: 23% x (Tổng tiền lương + phụ cấp của CNTC)
Nợ TK 627: 23% x (Tổng tiền lương + phụ cấp của NVQLPX)
Nợ TK 641: 23% x (Tổng tiền lương + phụ cấp của NVBH)
Nợ TK 642: 23% x (Tổng tiền lương + phụ cấp của NVQL)
Nợ TK 241: 23% x (Tổng tiền lương + phụ cấp của CNXDCB)
Nợ TK 334: 9,5% x (Tổng tiền lương + phụ cấp toàn đơn vị)
Có TK 338: 32,5% x (Tổng tiền lương + phụ cấp trích trong kỳ)
b/ Tính BHXH hải trả cho người lao động
Dựa vào Bảng thanh toán BHXH, kế toán ghi:
Nợ TK 338(3): Số BHXH phải thanh toán
Có TK 334: Số BHXH phải thanh toán
11
c/ Nộ BHXH. BHTN. K CĐ và mua BHYT cho người lao động
Khi doanh nghiệp nộp BHXH 23%, BHTN 2%, BHYT 4,5% , KPCĐ
1% lên cấp trên, dựa vào chứng từ nộp, mua, kế toán ghi:
Nợ TK 338: Tổng số nộp lên cấp trên
Có TK 111, 112: Tổng số nộp lên cấp trên
d/ Chi K CĐ cho các hoạt động tại doanh nghi
Phần kinh phí công đoàn doanh nghiệp giữ lại 1% sẽ dùng để chi cho
các hoạt động tại doanh nghiệp dựa vào các chứng từ chi, kế toán hạch toán:
Nợ TK 338(2): Số tiền thực chi cho hoạt động công đoàn
Có TK 111,112: Số tiền thực chi cho hoạt động công đoàn
2.1.4 MS Access
2.1.4.1 Khái niệm MS Access
Microsoft Office hay Microsoft Access nói chung hay Access nói riêng
là một “ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ ” được sản xuất bởi tập đoàn
Microsoft. Access là sự kết hợp công cụ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ với
giao diện người dùng dạng đồ họa và bộ công cụ dùng để phát triển phần
mềm.
Ms Access lưu trữ dữ liệu theo định dạng riêng của nó dựa trên Access
Jet Database Engine đồng thời các bảng dữ liệu lấy trong Access tương thích
các bảng dữ liệu trong các hệ cơ sở dữ liệu khác như Foxpro, SQL Server,
Oracle…Access có thể liên kết hoặc lấy dữ liệu trực tiếp từ các hệ quản trị cơ
sở dữ liệu khác hoặc từ file text hay file excel.
2.1.4.2 Đối tượng trong Access
2.1.4.2.1 Table
Bảng (Table) là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó.
Mỗi dòng trong bảng chứa một chứa một thể hiện riêng của đối tượng dữ liệu
được gọi là một mẩu tin (Record). Mỗi cột trong bảng được gọi là một trường
(Field).
Tên một bảng có thể là ký tự trắng và có tối đa 64 ký tự, tuy nhiên nên
đặt tên bảng sao cho ngắn gọn và dễ nhớ. Bảng trong Access có thể chứa tối
đa 1GB dữ liệu và có tối đa 255 cột. Khi tạo bảng cần lưu ý:
+ Số lượng trường (Field) và tên của từng trường trong bảng.
+ Kiểu dữ liệu và độ rộng của từng trường trong bảng.
12
+ Cách hiển thị dữ liệu, cách nhập dữ liệu cho từng trường trong bảng.
+ Các quy tắc kiểm tra sự hợp lệ của dữ liệu cho từng trường trong
bảng.
+ Các ràng buộc khác.
2.1.4.2.2 Query
Truy vấn (Querry) của Access là ngôn ngữ thao tác trên CSDL quan hệ.
Nó giúp ta đáp ứng các yêu cầu truy vấn số liệu. Truy vấn cho phép xem, sửa,
xóa và phân tích hay tổng hợp số liệu với nhiều hình thức khác nhau, tạo ra
nguồn số liệu cung cấp cho các đối tượng khác như Form, Reports…
Có hai hai phương tiện để tạo Query:
+ Tạo bằng câu lệnh SQL chuẩn hoặc lệnh SQL của Access.
+ Tạo Query bằng QBE (Query By Example)
Một số dạng truy vấn thông dụng
- Select Query
Là truy vấn thông dụng nhất dùng để tìm kiếm hoặc thống kê dữ liệu từ
một hoặc nhiều bảng có quan hệ với nhau.
Chọn ra một số trường thỏa điều kiện cho trước.
Tạo ra các biểu thức tính toán dựa trên các trường đã có trong bảng.
Tổng hợp dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng có mối quan hệ với nhau. Có
thể tổng hợp dữ liệu thành từng nhóm.
- Update Query
Dùng để cập nhật dữ liệu hàng loạt lên một hay nhiều record của một
hay nhiều bản có quan hệ với nhau.
- Append Query
Thêm dữ liệu vào bảng đã tồn tại. Dữ liệu được thêm vào có thể lấy từ
các bảng khác hoặc nhập từ bàn phím thông qua tham số hoặc là các hằng số
đã biết trước.
- Delete Query
Xóa bỏ một hay nhiều record của một bảng hay nhiều bảng có quan hệ
với nhau.
13
