Tổng quan về công ty TNHH Hoa Mai

Lời cảm ơn
"Công cha nghĩa mẹ ơn thầy"
Đó là điều mà mỗi con ngời khi sinh ra và lớn lên đợc dậy dõ trởng thành không
thể nào quên
Công trình nhỏ bé vào đời này trớc hết là khái quát của quá trình học tập của hai
năm ngồi trên ghế giảng đờng trờng trung học kỹ thuật tin học ESTIH và đây cũng là
thành quả của sự dạy dỗ, chăm sóc, dẫn dắt của gia đình, nhà trờng, xã hội với bố mẹ
ngời thân, bạn bè và đặc biệt là các thầy cô giáo đối với bản thân.
Bằng tất cả tấm lòng của mình em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các thầy
cô giáo của trờng Trung học kỹ thuật tin học ESTIH. Với những ngời đã dìu dắt chỉ bảo
cho em những tri thức hành trang trong cuộc sống trong suốt qúa trình học tập
Qua đây em tỏ lòng biết ơn tới cô giáo
Hoàng Bích Phơng
ngời đã trực tiếp h-
ớng dẫn em hoàn thành tốt đề tài này.
Đồng thời qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các cô chú, anh chị trong công
ty TNHH Hoa Mai. Đặc biệt là chị
Lê Thuý Nga
- ngời đã nhiệt tình giúp đỡ tạo điều
kiện cho em trong thời gian viết đề tài này.
Học sinh : Đỗ Ngọc Đại
1
Lời nói đầu
Chúng ta đang sống trong thế kỷ XXI - thế kỷ của thời đại thông tin. Trong mọi
lĩnh vực chính trị, văn hoá, kinh tế, xã hội, KHKT, sản xuất, kinh doanh việc nắm bắt
những thông tin nhanh chóng và chính xác là sự đời hỏi mối quan tâm của mọi ngời, mọi
cấp. Xã hội ngày càng văn minh, phát triển với nhiều mối quan hệ thì thông tin càng đa dạng
phong phú và việc nắm bắt thông tin càng trở nên cấp thiết hơn.
Cùng với sự phát triển nh vũ bão của KHKT, máy vi tính đã trở thành công cụ đắc lực
giúp cho con ngời giai quyết đợc nhiều công việc nhanh gọn và chính xác.
ở nớc ta hiện nay máy vi tính và các phần mềm tin học ngày càng đợc sử dụng rộng

rãi trong các đon vị, quản lý hành chính, kinh tế, nghiên cứu, nhà trờng và đặc biệt là
trong công tác văn phòng.
Là học sinh thực tập năm thứ hai em hiểu rõ những vấn đề cấp thiết của tin học hiện
đại ngày nay. Tiếp thu những kiến thức do các thầy cô truyền đạt em bớc đầu đã nắm vững
những kỹ năng thao tác cơ bản của những chơng trình thuộc ngành tin học văn phòng. Nhng
tất cả kiến thức đó mới chỉ là trên sách vở. Với sự giúp đỡ của Trờng kỹ thuật tin học ESTIH
và công ty TNHH Hoa Mai em đã đợc đi vào thực tiễn.
Dới đây là phần báo cáo những công việc đợc giao và đề tài tốt nghiệp của em trong
thời gian em thực tập tại công ty.
2
Mục lục
Trang
Lời c ảm ơn
Lời n ói đầu
Nội dung
Phần I : Sự thành lập và phát triển công ty
I : Quá trình hình thành công ty
II : Hoạt động chính và những thành tích của công ty
III : Cơ cấu tổ chức
IV : Lĩnh vực hoạt động của công ty
1. Phần cứng
2. Phần mềm
3. Dịch vụ mạng máy tính, máy Photocopy
4. Dịch vụ bảo hành bảo trì
V : Năng lực nghiên cứu
1. Hoạch định các chính sách đào tạo lực lợng cán bộ kỹ thuật
2. Đầu t cho ngành nghiên cứu
phần II : Nội dung thực tập và kết quả hình thành
I : Công việc đợc giao
1. Soạn thảo văn bản

2. Trực điện thoại
3. Nhận công văn giấy tờ đến
4. Chuyển giao giấy tờ
Phần đề tài : ngời th ký với công tác văn th
I : Tổ chức Quản lý công tác văn th
1. Khái niệm công tác văn th
2. Nội dung công tác văn th
3. Yêu cầu công tác văn th
II. Phân công trách nhiệm trong cơ quan
1
1
1
4
5
5
5
5
6
6
6
7
7
7
8
9
10
11
11
11
13

13
3
1. Trách nhiệm của Thủ trởng
2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng
3. Trách nhiệm của Cán bộ văn phòng
4. Trách nhiệm của ngời làm công tác văn th chuyên trách
III : Ngời th ký với công tác quản lý văn bản đến
1. Nguyên tắc chung
2. Các nghiệp vụ cụ thể
IV : Th ký với việc công tác quản lý văn bản đi
V : Ngời th ký với việc soạn thảo văn bản
1. khái niệm văn bản Nhà nớc
2. Phân loại văn bản
3. Thẩm quyền ban hành văn bản
4. Thể thức văn bản
VI : Ngời th ký với công tác văn th và việc lập hồ sơ
1. Công tác hồ sơ
2. Cách lập hồ sơ
kết luận
13
14
15
15
16
19
20
21
22
22
27

27
27
Phần I
4
Cơ quan tiếp nhận thực tập
I. Quá trình hình thành công ty.
Công ty TNHH Hoa Mai tên giao dịch Hoa Mai Company Limited
Thành lập : ngày 17/10/1997
Theo giấy phép : số 3209 GP/TLDN (ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội).
Cơ sở giao dịch đặt tại
B10-34A - Trần Phú - Ba Đình - Hà Nội
Tel: 733 0127 / 843 8212
II. Hoạt động chính và những thành tích của Công ty
Phạm vi hoạt động chủ yếu của công ty là:
Chuyển giao công nghệ, đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin, viễn
thông
Kinh doanh thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, viễn thông tự động, các
phần mềm ứng dụng.
T vấn, cung cấp và triển khai mạng và các thiết bị mạng.
Sửa chữa, bảo hành, nâng cấp các thiết bị tin học, thiết bị văn phòng,
thiết bị mạng.
Với phơng châm kinh doanh ''nhanh chóng, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu
cầu về thiết bị cũng nh là hỗ trợ về mặt kỹ thuật - bảo hành cho khách hàng'',
cùng sự quản lý và lãnh đạo của Giám đốc Nguyễn Tuấn Hùng - ngời có kinh
nghiệm dày dặn về lĩnh vực Công nghệ thông tin - phát triển - t vấn hệ thống và
chuyển giao công nghệ nên Công ty đã thực hiện thành công các dự án lớn cho các
Bộ, các ngành, các tổ chức trong và ngoài nớc. Qua đó trình độ chuyên môn và
kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ Công ty Hoa Mai đã đợc nâng lên, tạo khả năng
và tiền đề cho Công ty có thể triển khai thực hiện những dự án lớn hơn, những dự
án đòi hỏi tính chuyên môn cao và yêu cầu kỹ thuật hiện đại, đồng thời đó cũng là

môi trờng phát triển để bắt kịp đợc xu hớng thời đại.
Để duy trì đợc điều này, Công ty đã không ngừng đa ra các giải pháp và ph-
ơng thức phục vụ tối u, đồng thời nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ kỹ thuật hiện
5
có mặt tại thì trờng Việt Nam nh IBM, COMPAQ, INTEL, HP, DELL,
BROTHER, MINOLTA Với đội ngũ cán bộ kỹ thuật có trình độ cao và kinh
nghiệm này chúng tôi sẽ có mặt tại địa điểm bảo hành mà khách hàng yêu cầu
trong thời gian ngắn nhất, sẵn sàng đáp ứng mọi thắc mắc trong quá trình sử dụng
thiết bị do Công ty cung cấp. Công ty còn t vấn, hỗ trợ cho khách hàng lựa chọn
những thiết bị phù hợp nhất đối với yêu cầu công việc của khách hàng nhằm giúp
khách hàng tiết kiệm một cách tối đa chi phí và đạt đợc hiệu quả công việc cao
nhất.
Bên cạnh đó, Hoa Mai Co.Ltd còn là đại lý cung cấp thiết bị tin học và văn
phòng, t vấn, tích hợp hệ thống của các hãng lớn nhất trên thế giới:
Đại lý uỷ quyền phân phối của DELL.
Đại lý uỷ quyền phân phối của COMPAQ.
Đại lý uỷ quyền phân phối của BROTHER.
Đại lý uỷ quyền phân phối của MINOLTA
6
Một số dự án tiêu biểu đã thực hiện từ 1999 - 2002
STT
Tên dự án
Giá trị hợp
đồng
Năm
thực hiện
Nội dung thực hiện
1
Ban quản lý dự án
285.324$

1999
Cung cấp và lắp đặt máy tính,
máy in, máy Photocopy
2 Văn phòng Tỉnh
uỷ Tỉnh Ninh
Bình
24.043$
1999
Cung cấp và lắp đặt máy chủ và
thiết bị mạng
3 Văn phòng Tỉnh
uỷ tỉnh Hng Yên
56.128.000
VNĐ
1999
Cung cấp máy tính, máy in, máy
chủ và triển khai mạng diện
rộng
4 Văn phòng UBND
tỉnh Hải Dơng
354.669.000
VNĐ
1999
Cung cấp và lắp đặt máy tính
thiết bị mạng Router
5 Văn phòng tỉnh uỷ
tỉnh Ninh Bình
305.000.000
VNĐ
1999

Cung cấp và lắp đặt máy tính,
thiết bị mạng
6 Sở KHCN MT
tỉnh Hng Yên
465.000.000
VNĐ
1999
Cung cấp máy tính và triển khai
lắp đặt mạng diện rộng, máy..
7 Văn phòng UBND
tỉnh Hải Dơng
970.000.000
VNĐ
2000
Cung cấp và lắp đặt máy tính,
máy in, thiết bị mạng
8 Học viện Hành
chính Quốc Gia
250.000.000
VNĐ
2000
Cung cấp và lắp đặt máy tính,
Router, thiết bị tin học
9
Bộ T pháp
500.000.000
VNĐ
2000
Cung cấp và lắp đặt máy tính,
máy in, máy Fax, thiết bị

mạng
10 Ban quản lý
Dự án 18
2.500.000.000
VNĐ
2001
Cung cấp máy tính, máy in,
Notebook.
11
Báo Hà nội mới
1.395.408.000
VNĐ
2002
Triển khai lắp đặt máy tính,
thiết bị mạng, phần mềm
12


III. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức
7
Ban giám đốc:
1. Nguyễn Tuấn Hùng Giám đốc
2. Ngô Phú Cờng Phó giám đốc
3. Trần Bích Hoa Phó giám đốc
4. Lê Hơng Giang Kế toán trởng
Đội ngũ nhân viên của Công ty
Công ty Hoa Mai tổ chức hoạt động theo ngành dọc, thống nhất, hoạt động
có hiệu quả dới sự quản lý của đội ngũ lãnh đạo có kinh nghiệm. Số cán bộ, nhân
viên tin học của công ty trong đó số kỹ s điện tử, tin học chiếm đến 75%, tuổi

trung bình dới 30. Đội ngũ kỹ s đợc đào tạo chính quy, luôn đợc trang bị thêm
kiến thức qua các khoá đào tạo kỹ thuật mới, nâng cao chuyên môn do các đối tác
nớc ngoài tổ chức và đợc thử thách qua các dự án thực tế cuả Công ty, bảo đảm
làm chủ đợc các công nghệ tiên tiến nhất của thế giới và ứng dụng một cách có
hiệu quả các tiến bộ khoa học đó vào kinh tế nớc nhà.
8
Giám đốc
Phó giám đốc Phó giám đốc Kế toán trởng
IV. Lĩnh vực hoạt động của công ty :
Trong lĩnh vực tin học Công ty Hoa Mai hoạt động theo hớng sau đây
Chuyển giao công nghệ, đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin, viễn
thông
Kinh doanh thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, viễn thông tự động, các
phần mềm ứng dụng.
T vấn, cung cấp và triển khai mạng và các thiết bị mạng.
Sửa chữa, bảo hành, nâng cấp các thiết bị tin học, thiết bị văn phòng,
thiết bị mạng.
1. Phần cứng:
Khai thác các thiết bị, công nghệ mới, đại lý cung cấp sản phẩm cho các
hãng tin học lớn trên thế giới, thiết kế lắp đặt mạng, bảo hành, bảo trì và sửa chữa
các thiết bị
2. Phần mềm:
Khai thác các phần mềm ứng dụng, viết và triển khai các phần mềm chuyên
dụng.
3. Dịch vụ mạng và máy tính, máy Photocopy:
Thiết kế lắp đặt mạng, bảo trì, bảo hành và sửa chữa các thiết bị thích hợp
hệ thống.
4. Dịch vụ bảo hành và bảo trì :
Đối ngũ cán bộ kỹ thuật có tay nghề cao và dày dặn kinh nghiệm đợc đúc
rút từ dự án lớn nh đã đề cập ở trên sẽ có mặt tại nơi đợc yêu cầu bảo hành trong

thời gian sớm nhất:
Trong vòng 02 giờ đối với các địa bàn Hà Nội.
Trong vòng 24 giờ đối với các địa điểm cách Hà Nội trên dới 50 km.
Trong vòng 48 giờ đối với các địa điểm cách Hà Nội trên dới 100 km.
9
V. Năng lực nghiên cứu phát triển :
Công ty TNHH Hoa Mai chú trọng đầu t cho nghiên cứu đào tạo phát triển :
1. Hoạch định các chính sách đào tạo lực lợng cán bộ kỹ thuật thông qua các
khoá đào tạo kỹ thuật do các hãng tin học lớn trên thế giới tổ chức, nâng cấp
chuyên môn bằng cách tổ chức các hoạt động thực tế cho các dự án thực thi của
Công ty.
2. Đầu t cho các phòng nghiên cứu
a- Phòng kỹ thuật số và xử lý số tín hiệu.
b- Phòng thống kê.
c- phòng hệ thống mạng.
d- Phòng công nghệ phần mềm.
e- Phòng kỹ thuật multimedia.
g- Phòng nghiên cứi ứng dụng WEB và số hoá bản đồ.
* Nhận xét chung về tinh thần, thái độ làm việc của nhân viên Công ty
Cán bộ, nhân viên Công ty là những ngời có khả năng quản lý điều hành
công việc đạt hiệu quả cao, có trình độ nhận thức và xử lý thông tin nhanh, chính
xác. Hơn thế họ rất có trách nhiệm đối với công việc của mình cũng nh các công
việc chung và thờng xuyên qua tâm hoà đồng với các đồng nghiệp khác.
Nhân viên trong công ty là những ngời hiểu biết và luôn làm việc với thái
độ nhiệt tình, có chuyên môn cao với nhiều kinh nghiệm. Hơn nữa nhân viên trong
công ty có mối quan hệ tốt với lãnh đạo, với đồng nghiệp. Họ luôn cởi mở và quan
tâm giúp đỡ nhau trong công việc.
10
Phần II
Nội dung thực tập và kết quả hoàn thành

I. Công việc đợc giao
ở trờng với những gì đã đợc học về nghiệp vụ công tác văn phòng trên cơ
sở lý thuyết thì tại nơi thực tập em đựơc làm quen và thực hành với những công
việc cụ thể nh: soạn thảo văn bản, in ấn tài liệu, trực điện thoại, xử lý văn bản đến
và đi
1. Soạn thảo văn bản :
Hầu hết ở văn phòng của bất kỳ công ty nào cũng phải soạn thảo các công
văn giấy tờ. Một trong những công việc cụ thể khi em đến thực tập tại công ty
TNHH Hoa Mai là em đã đợc giao soạn thảo văn bản cho công ty. Đây là công
việc bổ ích và thiết thực đối với học sinh ngành Tin học văn phòng. Công việc này
không chỉ giúp em củng cố lại những kiến thức đã học ở trờng mà còn rèn luyện
và nâng cao kỹ thuật đánh 10 ngón trở nên thành tạo hơn. Song soạn thảo văn bản
không chỉ đơn thuần là đánh đúng, đủ mà ngời soạn thảo văn bản còn phải xem
cách trình bầy nh vậy đã phù hợp với phong cách của công ty cha. Vì vậy thông
thờng, ở mỗi công ty lại có một cách trình bầy riêng nhng tất cả những cách trình
bầy đó đều phải dựa trên nguyên tắc soạn thảo văn bản đã đợc Nhà nớc quy định.
Từ những kiến thức đã học đợc ở trờng và những kinh nghiệm thực tế trong
quá trình thực tập đã giúp đỡ em hoàn thành tốt công việc của Công ty.
2. Trực điện thoại :
Công việc trực điện thoại là một công việc không thể thiếu đợc trong phòng
của một công ty hoạt động kinh doanh. Khách goị đến thờng là các cán bộ chủ
quản hay đơn vị có liên quan. Ngoài ra còn có khách hàng gọi đến để liên hệ tìm
hiểu về các thông tin về lĩnh vực tin học. Chính vì thế cách ứng xử nhanh nhẹn,
lịch thiệp và thái độ lễ phép trong khi trả lời điện thoại là điều quan trọng nhằm
tạo ấn tợng tốt đẹp về công ty với khách hàng.
11
VD : % rengreng
Th ký : Alô ! Hoa Mai xin nghe.
Khách : Chị làm ơn cho tôi gặp chị Lan Hơng kế toán phòng Hành Chính
Th ký : Mong anh chờ trong giây lát

Khách : Vâng tôi sẽ chờ
Th ký : Xin lỗi anh chị Lan Hơng hiện không có ở đây. Anh có gì nhắn lại không?
Khách : Chị làm ơn hãy nhắc lại với Lan Hơng là nếu về hãy gọi điện cho
anh An - công ty Hoàng Phúc ngay nhé
Th ký : Vâng tôi sẽ nhắn lại.
Khách : Cảm ơn chị. Chào chị
Th ký : Cảm ơn anh đã gọi điện. Chào anh
3. Nhận công văn giấy tờ đến :
Văn phòng không chỉ là trung tâm nắm bắt nhanh nhất những thông tin về
hoạt động của công ty mà còn nắm bắt cập nhật nhất những thông tin về thị trờng
bên ngoài. Vì vậy, hàng ngày văn phòng nhận đợc nhiều công văn giấy tờ chuyển
đến. Song nhận công văn giấy tờ đến không chỉ đơn thuần nh nhận lá th thông th-
ờng mà khi nhận công văn giấy tờ từ các nhân viên bu điện, yêu cầu phải xem xét
kiểm tra ngoài phòng bì. nếu thấy nhầm phải trả lại cho nhân viên bu điện. Sau khi
nhận văn bản đến em tiến hành phân loại văn bản đợc bóc và các văn bản không đ-
ợc quyền bóc trình thủ trởng xem xét và cho ý kiến phân phối.
4. Chuyển giấy tờ.
Công việc chuyển giấy tờ rất quan trọng, vì vậy khi chuyển công văn đi em
phải kiểm tra xem xét văn bản lần cuối (về thể thức, về thẩm quyền ký, ).
Sau đó sao chụp 01 bản để lu Văn th đồng thời vào sổ cùng vào ổ cứng và đĩa
mềm để phục vụ cho Công tác văn th lu trữ. Khi văn bản đợc in ra thì đợc cho vào
phong bì và đợc gửi qua đờng bu điện trực tiếp cho các phòng ban.
* Tự đánh giá
Trong qúa trình thực tập tại công ty TNHH Hoa Mai em đã đợc vận dụng
những lý thuyết đã đợc học trong trờng vào công việc thực tế của công ty. Lúc đầu
12