Bài giảng khoa học quản lý cho cao học

Bộ giáo dục và đào tạo
Trờng đại học s phạm Hà Nội

PGS.TS Trần Quốc Thành

Đề cơng bài giảng

Khoa học quản lý
Dành cho học viên cao học chuyên ngành quản lý giáo dục

Hà Nội - 2007
Giới thiệu chung
Chuyên ngành đào tạo : Cao học quản lý giáo dục
Số đơn vi học trình : 4, trong đó: lý thuyết : 45 tiết, số tiết bài tập, xemine : 15
Ngời phụ trách môn học: PGS.TS Trần Quốc Thành
1. Mô tả môn học
Đây là môn học giới thiệu về những vấn đề cơ bản và chung nhất của khoa học
quản lý, không đi sâu vào lĩnh vực cụ thể nào. Môn học giúp cho ngời học có đợc
những kiến thức cơ sở để có thể lĩnh hội đợc kiến thức của các môn học có liên
quan trong chuyên ngành đào tạo.
2. Mục tiêu môn học
1. Cung cấp cho học viên hệ thống khái niệm cơ bản của khoa học quản lý.
Trên cơ sở đó có thể vận dụng vào việc nâng cao hiệu quả quản lý và lĩnh hội các
1


kiến thức thuộc các môn học khác có liên quan nh : Tâm lý học quản lý, quản lý
nhân sự, dự báo giáo dục...
2. Trên cơ sở hệ thống lý luận đã đợc trang bị nhằm giúp học viên có thái độ
tôn trọng các quy luật khách quan của quá trình quản lý, tôn trọng con ngời. Đồng
thời hình thành ở họ niềm tin : Nếu vận dụng linh hoạt các kiến thức khoa học

quản lý vào công tác, hiệu quả quản lý sẽ đợc nâng cao.
3. Có kỹ năng thực hiện các chức năng quản lý và xử lý có kết quả những tình
huống xảy ra trong quản lý. Biết vận dụng những kiến thức về hình thức, phơng
pháp quản lý... để nâng cao hiệu quả quản lý bộ máy mà mình đợc phụ trách.
3. Tài liệu tham khảo
1. Harold Koontz. Những vấn đề cốt yếu của quản lý-NXB KHXH 1993
2. Phạm Minh Hạc. Một số vấn đề giáo dục và KHGD - NXB GD 1986
3. N.Jocket. Bí quyết thành công trong công tác quản lý-NXB KHXH 1993
4. Nguyễn Hữu Lam. Hành vi tổ chức-NXB GD 1996
5. Nguyễn Văn Lê và Tạ Văn Doanh-Khoa học quản trị-NXB TPHCM 1994
6. Mitokazn Aoki-Nghệ thuật quản lý Nhật Bản-NXB KHXH 1993
7. Nguyễn Ngọc Quang-Những khái niệm cơ bản về quản lý giáo dục-Trờng
CBQL Giáo dục TW1-1986
8. Giáo trình khoa học quản lý-Học viện chính trị QG Hồ chí Minh 2004
9. Giáo trình khoa học quản lý - tập I- ĐHKT quốc dân Hà Nội 1999
10. Những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý-HV Hành chính Quốc gia 1992

Đề cơng chi tiết môn học
Chơng 1
Những vấn đề chung về khoa học quản lý
I. Khái quát chung về quản lý
1. Khái niệm quản lý
Đã có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý
* Quan niệm truyền thống: Quản lý là quá trình tác động có ý thức của chủ thể
vào một bộ máy (đối tợng quản lý) bằng cách vạch ra mục tiêu cho bộ máy, tìm
kiếm các biện pháp tác động để bộ máy đạt tới mục tiêu đã xác định.
Nh vậy quản lý có các thành phần: Chủ thể quản lý
Đối tợng quản lý
Mục tiêu quản lý
2

Ba thành phần này gắn bó chặt chẽ tạo nên hoạt động của bộ máy.
Ngời ta cũng có thể xem xét quản lý theo 2 góc độ khác:
a. Góc độ chính trị xã hội: Quản lý là sự kết hợp giữa tri thức với lao động. Sự phát
triển của xã hội từ thời kỳ mông muội đến nay bao giờ cũng bao gồm 3 yêu tố: Tri
thức, sức lao động và quản lý
Để vận hành sự kết hợp này, cần có một cơ chế quản lý phù hợp. Quản lý đợc
xem là tổ hợp các cách thức, phơng pháp tác động vào đối tợng để phát huy khả
năng của đối tợng nhằm thúc đẩy sự phát triển của xã hội.
b. Theo góc độ hành động: Quản lý là quá trình điều khiển- Chủ thể quản lý điều
khiển hoạt động của ngời dới quyền và các đối tợng khác để đạt tới đích đặt ra.
- Điều khiển ngời dới quyền nghĩa là tổ chức họ lại, đa họ vào guồng máy bằng
các quy định, quy ớc tạo động lực và hớng họ vào mục tiêu theo một lộ trình nhất
định.
- Các đối tợng khác có thể là các vật hữu sinh, có thể là các vật thể vô tri vô giác.
Các đối tợng này đều đợc khai thác phục vụ cho hoạt động của con ngời.
* Quan niệm hiện nay: Quản lý là những hoạt động có phối hợp nhằm định hớng và kiểm soát quá trình tiến tới mục tiêu.
- QL là hoạt động phối hợp nhiều ngời, nhiều yếu tố
- Định hớng các hoạt động đó theo một mục tiêu nhất định
- Kiểm soát đợc tiến trình của hoạt động trong quá trình tiến tới mục tiêu.
2. Đối tợng của quản lý
* Quan niệm của các tác giả là giảng viên của 2 HV: Chính trị Quốc gia và
Hành chính Quốc gia, đối tợng của quản lý gồm 3 thành phần:
- Sinh học: Vật nuôi, cây trồng.
- Kỹ thuật: Các phơng tiện kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của con ngời
- Con ngời xã hội: Là đối tợng chủ yếu của quản lý, vì con ngời sử dụng các
tài nguyên và các trang thiết bị kỹ thuật để cải tạo thế giới phục vụ cho các hoạt
động của con ngời và đời sống con ngời.
* Tuy nhiên, quan niệm nh vậy không thật hợp lý, vì con ngời là chủ thể của

xã hội loài ngời nên đối tợng của quản lý gồm 2 thành phần:
- Các vật thể không phải con ngời
3


- Con ngời - Con ngời là đối tợng chủ yếu vì mọi vật thể không phải con ngời
đều do con ngời sử dụng và đều phục cho con ngời nên vấn đề cơ bản là có cơ chế
quản lý con ngời phù hợp. Nếu có cơ chế quản lý con ngời hợp lý thì sẽ quản lý tốt
các đối tợng khác và khai thác có hiệu quả các đối tợng khác.
3. Các chức năng của quản lý
Chức năng khác với nhiệm vụ, chức năng là thuộc tính tự thân của quản lý.
* Quản lý có 4 chức năng:
a. Chức năng hoạch định:
- Vạch ra mục tiêu cho bộ máy
- Xác định các bớc đi để đạt mục tiêu
- Xác định các nguồn lực và các biện pháp để đạt tới mục tiêu.
Để vạch ra đợc mục tiêu và xác định đợc các bớc đi cần có khả năng dự báo. Vì
thế, trong chức năng hoạch định bao gồm cả chức năng dự báo.
b. Chức năng tổ chức: Chức năng này bao gồm 2 nội dung:
- Tổ chức bộ máy: Sắp xếp bộ máy đáp ứng đợc yêu cầu của mục tiêu và các
nhiệm vụ phải đảm nhận. Nói khác đi phải tổ chức bộ máy phù hợp về cấu trúc, cơ
chế hoạt động để đủ khả năng đạt đợc mục tiêu- phân chia thành các bộ phận sau
đó ràng buộc các bộ phận bằng các mối quan hệ.
- Tổ chức công việc: Sắp xếp công việc hợp lý, phân công phân nhiệm rõ ràng
để mọi ngời hớng vào mục tiêu chung.
c. Chức năng điều hành ( chỉ đạo ): Tác động đến con ngời bằng các mệnh lệnh,
làm cho ngời dới quyền phục tùng và làm việc đúng với kế hoạch, đúng với nhiệm
vụ đợc phân công. Tạo động lực để con ngời tích cực hoạt động bằng các biện
pháp động viên, khen thởng kể cả trách phạt.
d. Chức năng kiểm tra: Là thu thập thông tin ngợc để kiểm soát hoạt động của bộ

máy nhằm điều chỉnh kịp thời các sai sót, lệch lạc để bộ máy đạt đợc mục tiêu.
4. Các yếu tố liên quan đến quản lý
a. Chế độ chính trị: Quy định ra các cơ chế quản lý, các nguyên tắc và phơng pháp
quản lý...đồng thời chi phối phong cách làm việc của con ngời trong bộ máy, tạo ra
lề lối làm việc chung của các bộ máy và cả xã hội trong 1 giai đoạn.
b. Xã hội - Môi trờng:
4


- Môi trờng tự nhiên: ảnh hởng rất lớn đến cơ cấu bộ máy và hình thức, phơng
pháp quản lý...
- Môi trờng xã hội: Bao gồm tất cả các hoạt động, các mối quan hệ của con ngời trong xã hội. Môi trờng xã hội chi phối rất nhiều đến cơ cấu bộ máy và các biện
pháp quản lý của các chủ thể quản lý
c. Khoa học tổ chức: Là khoa học thiết lập các mối quan hệ giữa con ngời với con
ngời trong hoạt động chung, giữa các bộ phận trong bộ máy, quy định chức năng,
nhiệm vụ của bộ máy và các bộ phận có liên quan. Tổ chức tác động rất mạnh mẽ
đến hiệu quả quản lý.
d. Quyền uy: Bao gồm quyền lực và uy tín
- Quyền lực: Là công cụ của nhà quản lý, tạo ra sức mạnh để nhà quản lý điều
khiển cấp dới. Quyền lực có nhiều mức độ và nhiều loại quyền lực. Là yếu tố tạo
nên hiệu quả quản lý.
- Uy tín: Là sức mạnh tinh thần của nhà quản lý đối với những ngời có liên
quan. Uy tín tạo ra sự tin tởng, tín nhiệm của những ngời có liên quan đối với chủ
thể quản lý. Uy tín giúp cho chủ thể quản lý thu hút tập hợp đợc sự ủng hộ của
những ngời có liên quan ( cấp dới và cấp trên).
e. Thông tin: Là tin tức và chuyển giao tin tức trong bộ máy phục vụ cho hoạt
động quản lý. Thông tin định hớng cho các quyết định quản lý và là nguyên liệu
cho các quyết định quản lý. Không có thông tin chủ thể quản lý nh bị mù vì không
biết điều khiển bộ máy nh thế nào.
f. Mô hình quản lý tổng quát: Là kết quả tác động của 5 yếu tố trên. Các yếu tố chi

phối cấu trúc bộ máy và hình thức, phơng pháp quản lý. Do đó, các bộ máy có
cùng sự tác động của các yếu tố sẽ có khuôn mẫu chung về cấu trúc bộ máy, về
hình thức và phơng pháp quản lý. Vì thế, các quốc gia có điều kiện kinh tế-chính
trị- xã hội giống nhau sẽ có cơ cấu bộ máy quản lý giống nhau, các ngành trong
một quốc gia sẽ có cơ cấu bộ máy và phơng pháp quản lý chung...
II. Vai trò của quản lý
1. Vai trò của quản lý đối với sự phát triển xã hội

5


- Quản lý bao gồm tri thức và lao động. Tri thức và lao động đòi hỏi có cơ chế
quản lý phù hợp. Cơ chế quản lý phù hợp thúc đẩy tri thức và lao động phát triểnthúc đẩy xã hội phát triển và ngợc lại.
- Tác động quản lý là các tác động khoa học, có tính đến các quy luật khách
quan của tất cả các yếu tố có liên quan, đặc biệt là con ngời. Do đó, quản lý gắn bó
chặt chẽ với sự phát triển xã hội. Quản lý phù hợp thì xã hội phát triển, quản lý
không phù hợp sẽ kìm hãm sự phát triển xã hội.
- Quản lý tạo ra sự ổn định cho sự phát triển. Xã hội muốn phát triển phải chú
trọng đúng mức đến quản lý để đảm bảo tạo ra các điều kiện thuận lợi cho sự phát
triển đúng quy luật và vững chắc.
2. Vai trò của quản lý trong lao động sản xuất
- Tổ chức và quản lý sản xuất hợp lý sẽ tận dụng đợc sức mạnh của con ngời và
các yếu tố đảm bảo cho hiệu quả lao động sản xuất.
- Quản lý chặt chẽ sẽ tiết kiệm sức ngời, sức của, phối hợp đợc sức mạnh tổng
hợp tạo ra hiệu quả cao trong lao động sản xuất.
- Quản lý tốt sẽ tạo động lực kích thích ngời lao động tích cực làm việc, phát
huy tiềm năng sáng tạo trong công việc.
3. Đảm bảo trật tự kỷ cơng của bộ máy và của xã hội
- Bằng các quy định, quy ớc và các tác động quản lý, chủ thể quản lý điều chỉnh
hành vi của ngời dới quyền tạo ra sự thống nhất trong bộ máy, trật tự trong hoạt

động.
- Các tác động quản lý có tác dụng điều chỉnh những sai sót, lệnh lạc, thậm chí
cỡng chế những ngời làm sai để đa bộ máy đi đúng quỹ đạo
- Những tác động khuyến khích, động viên có vai trò khuyến khích hành vi tốt,
ngăn chặn những hành vi sai trái, làm gơng cho những ngòi khác nên có tác dụng
xác lập trật tự trong hoạt động của bộ máy.
III. Khái quát chung về khoa học quản lý
1. Đối tợng của khoa học quản lý
Đối tợng của khoa học quản lý là các hình thức và phơng pháp quản lý tối u
nhằm duy trì và thúc đẩy sự phát triển của một bộ máy, của một xã hội. Thực chất
6


khoa học quản lý đi tìm cơ chế quản lý tối u phù hợp với sự phát triển của một bộ
máy, một xã hội trong từng giai đoạn lịch sử nhất định.
2. Nhiệm vụ của khoa học quản lý
- Làm rõ các yếu tố chủ quan và khách quan tác động đến hoạt động của bộ
máy nhằm quản lý tối u bộ máy, thúc đẩy bộ máy phát triển.
- Làm rõ cơ sở khoa học của các khâu, các cấp, các bớc trong quản lý một bộ
máy.
- Tìm kiếm các phơng pháp, biện pháp quản lý tối u phù hợp với từng cấp, từng
ngành, từng địa phơng và từng thời điểm
- Tìm hiểu đặc trng lao động quản lý để có cơ sở xác định các yêu cầu đối với
một cán bộ quản lý. Từ đó có phơng pháp tuyển chọn, đào tạo bồi dỡng phù hợp.
3. Phơng pháp của khoa học quản lý
- Quan sát
- Đàm thoại
- Lấy ý kiến chuyên gia quản lý
- Tổng kết kinh nghiệm quản lý
- Trò chơi quản lý

- Trắc nghiệm

Chơng 2
Các hình thức và phơng pháp quản lý
I. Các hình thức quản lý
1. Ban hành các quy định, quyết định
Để quản lý bộ máy, nhà quản lý cần tạo cho bộ máy một khung hành vi để mọi
thành viên hoạt động trong khuôn khổ khung hành vi đó và có cơ sở cho nhà quản
lý điều chỉnh hành vi của mọi thành viên.
Ngoài khung hành vi chung cho mọi ngời, tuỳ chức năng của từng bộ phận
trong bộ máy, nhà quản lý có thể ban hành các quy định tiêng cho các bộ phận đó.
Có hai hình thức ban hành các quy định:
+ Ban hành các quy định bằng lời (miệng), hình thức này diễn ra khi:
- Điều chỉnh những vấn đề thông thờng ở cấp cơ sở hoặc ít quan trọng
7


- Những vấn đề chỉ ra một lần
- Những vấn đề diễn ra trong tình huống khẩn cấp
+ Ban hành các quy định bằng văn bản trong các tình huống:
- Điều chỉnh những vấn đề quan trọng
- Những vấn đề diễn ra thờng xuyên và có thể ở phạm vi rộng
- Trong tình huống có điều kiện bàn bạc thống nhất.
Trong quản lý, các quy định bằng văn bản có vai trò quan trọng vì nó là cơ sở
pháp lý chắc chắn để điều chỉnh hành vi của các thành viên.
Văn bản có các đặc điểm sau:
- Nội dung là các quy định, quy tắc hành vi bắt buộc chung có thể đặt ra cho
mọi ngời trong bộ máy.
- Các quy định hớng tới những bộ phận, những con ngời cụ thể trong một số
tình huống nhất định

- Phù với pháp luật, với các quy định chung, với điều kiện thực tế của bộ máy.
2. Tổ chức hội họp để điều hành
Họp là tập hợp các cá nhân hoặc các bộ phận dới quyền để bàn bạc, giải quyết
một vấn đề nào đó hoặc phổ biến các quyết định quản lý đến các đối tợng cần biết.
Họp có các u điểm sau:
- Thu đợc nhiều thông tin tranh thủ đợc ý kiến nhiều ngời.
- Thông qua hội họp, xây dựng đợc các mối quan hệ giữa các bộ phận và
giữa các cá nhân trong bộ máy
- Giúp các thành viên hiểu nhau hơn qua các ý kiến cụ thể
- Phổ biến đợc các thông tin cần thiết đến ngời nghe một cách trực tiếp.
- Giải quyết đợc nhiều vấn đề quan trọng, phức tạp mà một ngời hay một
nhóm ngời không thể quyết định đợc.
Tuy nhiên họp có các nhợc điểm sau:
- Mất thời gian công sức của nhiều ngời
- Mất nhiều công sức chuẩn bị và tốn nhiều tiền tổ chức.
Có các hình thức họp sau:
- Họp giao ban nắm tình hình
- Họp phổ biến các quyết định quản lý
8


- Họp tổng kết rút kinh nghiệm hoạt đọng
- Đại hội các loại...
3. Sử dụng các phơng tiện kỹ thuật để điều hành bộ máy
- Dùng các phơng tiện kỹ thuật nghe nhìn để giám sát hoạt động của bộ máy,
theo dõi, thu nhập những thông quản lý cần thiết.
- Dùng các thiết bị kỹ thuật để đảm bảo thông tin liên lạc, điều hành bộ máy.
- Dùng các phần mềm chuyên dùng để quản lý các hoạt động của bộ máy
Các phơng tiện kỹ thuật có các u điểm sau:
- Theo dõi trực tiếp đợc đối tợng quản lý nên kịp thời có tác động điều chỉnh.

- Không mất thời gian đi lại.
- Đảm bảo cho đối tợng thoải mái khi làm việc.
- Phổ biến rộng rãi các quyết định đến đối tợng mà không mất thời gian.
Nhợc điểm: Chỉ là quan hệ gián tiếp với đối tợng quản lý do đó không đủ thông tin
cần thiết cho quản lý.
II. Nguyên tắc quản lý
1. Đảm bảo tính đảng trong quản lý
- Quán triệt những quan điểm của Đảng trong quản lý một bộ máy
- Nắm vững những chủ trơng, đờng lối, chính sách của Đảng về lĩnh vực mình
quản lý.
- Xây dựng đội ngũ vững mạnh về t tởng, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ
- Luôn tranh thủ sự lãnh đạo của Đảng mọi lúc, mọi nơi và mọi công việc
2. Đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ
- Tập trung: là quyền lực tập trung trong tay một hoặc một nhóm ngời để đảm
bảo sự thống nhất trong quản lý, đảm bảo chế độ một thủ trởng
- Dân chủ: lắng nghe và phát huy quyền làm chủ của quần chúng, tranh thủ trí
tuệ của quần chúng
- Tác dụng của dân chủ là: ngời quản có nhiều thông tin, tránh đợc quan liêu;
đề cao quyền làm chủ của nhân dân; thoả mãn đợc nguyện vọng của nhân dân,
nâng cao trách nhiệm của nhân dân với nhiệm vụ chung.
- Phải chú ý kết hợp hài hòa tập trung với dân chủ; tập trung quá sẽ độc đoán,
dân chủ quá sẽ mất trật tự kỷ cơng
9


- Ngời quản lý phải biết lắng nghe ý kiến của nhân dân nhng phải biết thống
nhất ý kiến đó lại theo hớng tích cực.
- Hiểu rõ và tôn trọng quyền quyết định của cấp dới, biết chia sẻ với cấp dới
nhng phải biết sử dụng quyền lực tập trung của nhà quản lý khi cần thiết.
3. Đảm bảo nguyên tắc thiết thực cụ thể

- Thiết thực: phải quan tâm đến hiệu quả quản lý, không lãng phí, không chạy
theo hình thức
- Cụ thể: quản lý phải có mục tiêu cụ thể và lợng hóa đợc chỉ tiêu cụ thể của
mục tiêu, không chung chung hoặc hô hào suông.
- Thiết thực đòi hỏi phải cụ thể, cụ thể đợc thì sẽ đảm bảo tính thiết thực
4. Đảm bảo nguyên tắc khoa học và thực tiễn
- Quản lý phải có cơ sở khoa học không chỉ dựa vào kinh nghiệm, phải căn cứ
vào các quy luật khách quan chi phối bộ máy, không đi ngợc quy luật khách quan
- Hiểu rõ các đặc điểm của thực tiễn liên quan đến hoạt động của bộ máy; bám
sát yêu cầu của thực tiễn của bộ máy cũng nh môi trờng xung quanh
- Tính khoa học và thực tiễn luôn thống nhất, thực tiễn là cơ sở, là thớc đo giá
trị của các tác động, các quyết định quản lý.
5. Đảm bảo kết hợp hài hòa 3 lợi ích: Cá nhân, tập thể, xã hội
- Chú ý thoả đáng lợi ích cá nhân để tạo động lực cho ngời lao động, tránh
thần thánh hóa con ngời
- Đảm bảo lợi ích tập thể để tạo sự đoàn kết, gắn bó trong tập thể và thu hút đợc ngời lao động gắn bó trách nhiệm với tập thể
- Đảm lợi ích xã hội để tạo ra sự công bằng xã hội, phát triển các phúc lợi xã
hội và các bộ phận khác trong xẫ hội
III. Phơng pháp quản lý
1. Phơng pháp quản lý là gì?
a. Khái niệm: PP quản lý là cách thức tác động của chủ thể quản lý tới đối tợng
nhằm đạt đợc mục tiêu đã đặt ra. Đối tợng chủ yếu của quản lý là con ngời nên
thực chất PP quản lý là cách thức tác động đến ngời dới quyền làm cho họ tích cực
lao động, để bộ máy đạt đợc kết quả mong muốn

10


Cơ chế quản lý: Là tổng thể các PP, các công cụ, các hình thức và các mối
quan hệ mà chủ thể quản lý dùng để tác động vào đối tợng nhằm đạt đợc mục tiêu

đã định.
PP quản lý là một bộ phận của cơ chế quản lý, mỗi cơ chế quản lý sẽ định ra
những phơng pháp quản lý đặc thù .
b. Đặc điểm của phơng pháp quản lý:
- Các PP quản lý đều phải dựa trên cơ sở là các quy luật và các nguyên tắc
quản lý. Các quy luật chủ yếu là: quy luật kinh tế, quy luật tổ chức, quy luật tâm lý
Các nguyên tắc: tất cả các nguyên tắc quản lý đã nêu.
- PP quản lý phụ thuộc vào trình độ và khả năng của chủ thể quản lý và vào
đặc điểm của đối tợng quản lý.
- Quản lý một bộ máy thực chất là quản lý con ngời, con ngời vốn rất đa dạng,
phức tạp và luôn biến động, do đó khi sử dụng các phơng pháp quản lý đòi hỏi nhà
quản lý phải linh hoạt trên cơ sở hiểu đúng, đánh giá đúng con ngời.
2. Một số thuyết về con ngời - đối tợng chủ yếu của quản lý
a. Thuyết về hệ thống nhu cầu của con ngời của Maslow.
Theo Maslow con ngời có 5 nhu cầu cơ bản đợc xếp theo thứ tự:
1. Nhu cầu cơ thể - ăn, mặc, ở đảm bảo cho con ngời tồn tại.
2. Nhu cầu an toàn: tính mạng, tài sản.
3. Nhu cầu văn hoá tinh thần, giao lu tình cảm.
4. Nhu cầu đợc tôn trọng
5. Nhu cầu tự khẳng định trong xã hội và cộng đồng.
Nhà quản lý phải biết đợc, ngời dới quyền mình đang lao động vì nhu cầu nào
là nhu cầu nổi trội để có biện pháp quản lý tơng ứng.
b. Thuyết lỡng phân trong quản lý của Mc Gregor
- Trong thực tế có 2 loại ngời: Loại X có bản tính lời lao động, luôn tìm cách
trốn tránh lao động.
- Loại thứ 2 ký hiệu là Y là ngời chăm chỉ, ham thích lao động, coi lao động là
nhu cầu của mình, có tinh thần trách nhiệm trong lao động.
Nhà quản lý phải có các biện pháp quản lý phù hợp với từng loại ngời: Ngòi X
phải dùng kỷ luật sắt, ngời Y chủ yếu động viên, khuyến khích họ làm việc.
11

c. Thuyết sinh học của Elton Mayo
- Cá nhân dới quyền là những con ngời khác nhau, có nhu cầu nguyện vọng
khác nhau, có mục đích lao động khác nhau do đó phải tôn trọng cái riêng của mỗi
con ngời đó.
- Cá nhân không sống biệt lập mà có quan hệ với những ngời khác, mà những
mối quan hệ này lại ảnh hởng đến sức lao động của họ. Do đó, nhà quản lý cần
quan tâm đúng mức đến những mối quan hệ này để đảm bảo cho ngời lao động có
sức lao động tốt nhất, đảm bảo cho kết quả công việc luôn ở mức cao.
d. Thuyết về điều kiện lao động của Herberg.
Có hai điều kiện con ngời chú ý đến khi lao động:
- Điều kiện thứ nhất: nếu đảm bảo thì ngời lao động làm việc, không đảm bảo
họ không làm việc - đó là chế độ lơng bổng, điều kiện làm việc cụ thể.
- Điều kiện thứ hai: nếu không đảm bảo họ vẫn làm việc, nhng nếu đảm bảo
thì họ làm việc tốt hơn - đó là sự thừa nhận, sự tôn trong của cấp trên, đợc giao
những nhiệm vụ mà họ a thích...
e. Thuyết về một số quy luật tâm lý của Paplôp
- Con ngời tồn tại và lao động trớc hết vì các nhu cầu và lợi ích khác nhau
cùng các cách thức, phơng thức thoả mãn nhu cầu khác nhau.
- Con ngời có cách ứng xử khác nhau, có hành vi cử chỉ khác nhau chủ yếu do
các thuộc tính tâm lý khác nhau đã ổn định ở con ngời.
- Con ngời có giới hạn tâm lý nhất định trớc sự cám dỗ, trớc sự cỡng bức,
tính bảo thủ tâm lý thể hiện ở sự cam chịu, cố chấp... nếu quá ngỡng con ngời
có thể nổi dậy phá phách, suy thoái biến chất...
g. Quan điểm của ngời Nhật về con ngời.
Bản chất con ngời là tốt, sự lời nhác chỉ mang tính chất tình huống, muốn họ
lao động tót phải quan tâm đến lợi ích của họ, song phải chú ý đến ngời tiên tiến
lẫn ngời bình thờng, tránh để họ có mặc cảm bị tách ra khỏi cộng đồng.
Ngời Nhật chú trọng giáo dục truyền thống đơn vị, gia đình dòng họ và cả dân

tộc. Ngời Nhật đặc biệt chú ý khai thác lúc sung sức nhất của con ngời bằng các
tác động khuyến khích, động viên
12


h. Quan điểm của ngời Việt Nam về con ngời.
Đảng cộng sản Việt Nam quan niệm: Con ngời vừa là mục tiêu vừa là động lực
của sự phát triển kinh tế xã hội.
Về mặt học thuật có thể thấy: Ngời Việt nam có nhiều u điểm: Cần cù, chịu
khó, căn cơ và có khả năng thích ứng rất cao với môi trờng sống thay đổi.
Xử lý các công việc nghiêng về tình hơn về lý, giàu lòng nhân ái...
Tuy nhiên cũng có một số hạn chế nhất định nhng cho đến nay ít ngời quan
tâm nghiên cứu khẳng định các hạn chế của ngời Việt Nam.
3. Các phơng pháp đặc thù của quản lý
a. Phơng pháp thuyết phục
- Nội dung phơng pháp: Là cách thức tác động vào nhận thức của con ngời
bằng lý lẽ làm cho con ngời nhận thức đúng đắn và tự nguyện thừa nhận các yêu
cầu của nhà quản lý từ đó có thái độ và hành vi phù hợp với các yêu cầu đó.
- Cơ sở của phơng pháp này là: Nhận thức là cơ sở của thái độ và hành vi của
con ngời, nhận thức đúng sẽ có thái độ và hành vi đúng.
Có thể làm cho con ngời thay đổi nhận thức bằng các tác động nhẹ nhàng vì
bản chất con ngời không a các tác động nặng nề.
- Đặc điểm của phơng pháp:
+ Đây là phơng pháp cơ bản để giáo dục con ngời, nhà quản lý chỉ tác động
đến đối tợng quản lý bằng lý lẽ của mình để thay đổi nhận thức của đối tợng.
+ Phơng pháp này gắn với tất cả các phơng pháp vì nhận thức là bớc đầu tiên
trong hoạt động của con ngời.
+ Bản chất con ngời là tốt và không a sự cỡng bức về t tởng, do đó nhẹ
nhàng thuyết phục có thể làm con ngời tự nguyện nhận ra cái đúng, cái sai, nếu
không có phơng pháp này các phơng pháp khác sẽ không phát huy đợc tác dụng.

+ Muốn PP này có hiệu quả cần phối hợp với các phơng pháp khác, làm tiền
đề cho các PP khác
- Cách thực hiện:
+ Tiếp cận ngời dới quyền bằng thiện chí làm cho họ có thiện cảm với mình và
tiếp chuyện thoải mái
+ Chính nhà quản lý thuyết phục hoặc dùng ngời có uy tín để thuyết phục
13


+ Có thể thuyết phục chung đối với tất cả mọi ngời hoặc thuyết phục riêng khi
có vấn đề về vớng mắc ở từng cá nhân.
+ Một số lu ý:
Không áp đặt mà để cho con ngời tự nguyện thừa nhận đúng, sai
Không thuyết phục đợc mới dùng biện pháp khác.
Đo sự thay đổi nhận thức bằng sự thay đổi hành vi.
b. Phơng pháp kinh tế
- Nội dung phơng pháp: Là cách thức tác động của nhà quản lý đến đối tợng
quản lý thông qua các lợi ích kinh tế để kích thích tính tích cực của đối t ợng quản
lý.
Nhà quản lý đa ra các nhiệm vụ với những mức độ lợi ích khác nhau và cho
đối tợng lựa chọn theo khả năng của họ. Từ lựa chọn mức độ lợi ích kinh tế, đối t ợng sẽ lựa chọn cách thức hành động phù hợp để đạt đợc lợi ích đó.
- Cơ sở của phơng pháp: Các quy luật kinh tế và quy luật tâm lý của con ngời,
tác động vào lợi ích kinh tế là tác động vào nhu cầu cơ bản của con ngời.
- Đặc điểm của phơng pháp:
+ Phơng pháp này rất nhạy bén, linh hoạt, rộng khắp vì nó tác động chạm
đến lợi ích thiết thân của con ngời.
+ Không hạn chế về quan hệ tổ chức và không phụ thuộc về mặt hành chính.
+ Tăng cờng đợc tính chủ động cho cá nhân và tập thể, giảm bớt đợc sự
kiểm tra đôn đốc vụn vặt, chi li của nhà quản lý.
+ Phơng pháp kinh tế là phơng pháp đặc trng của cơ chế quản lý trong nền

kinh tế thị trờng nhng mức độ áp dụng có thể khác nhau tuỳ từng bộ máy
- Cách thức thực hiện
+ Định hớng cho đối tợng bằng các nhiệm vụ, kế hoạch, hợp đồng, giao
thầu, giao khoán, đơn đặt hàng...
+ Hớng dẫn hợp đồng với đối tợng bằng chính sách lơng, chia lợi nhuận, sử
dụng các định mức, các đòn bảy kinh tế
+ Điều chỉnh hoạt động của đối tợng bằng các chế độ thởng, phạt, vật chất,
gắn bó trách nhiệm vật chất với các hoạt động của đối tợng
c. Phơng pháp hành chính - tổ chức
14


- Nội dung của phơng pháp: Là cách thức tác động của chủ thể đến đối tợng
bằng quan hệ tổ chức và quyền lực hành chính.
- Cơ sở của phơng pháp: Các quy luật tổ chức: bất kỳ một hệ thống quản lý
nào cũng có mối quan hệ tổ chức, có quan hệ quyền uy và phục tùng, quan hệ cá
nhân và tổ chức; bất kỳ bộ máy nào cũng có ngời đứng đầu bộ máy có quyền hành
chính
- Đặc điểm của phơng pháp:
+ Đây là phơng pháp cỡng bức đơn phơng, một bên ra quyết định, một bên
phục tùng.
+ Phơng pháp này khơi dậy sức mạnh của tổ chức, xác lập trật tự, kỷ cơng
của bộ máy, giúp cho các quyết định QL đợc thực thi nhanh chóng và chính xác
+ Mức độ cỡng bức tuỳ theo tính chất của tùng bộ máy và tuỳ theo từng tình
huống quản lý.
- Cách thức thực hiện:
+ Tác động về mặt tổ chức: Ban hành các quy định, quy ớc để có cơ sở điều
chỉnh hành vi của đối tợng
+ Tác động điều chỉnh bằng các mệnh lệnh khi bộ máy có sự cố
d. Phơng pháp Tâm lý - Giáo dục

- Nội dung của phơng pháp: Là cách thức tác động của chủ thể đến đối tợng
quản lý thông qua đời sống tâm lý cá nhân: tâm t, tình cảm nguyện vọng...của họ.
Nhà quản lý sử dụng các tác động tâm lý nhằm khai thác tiềm năng của con
ngời, kích thích ý thức tự giác, sự say mê của con ngời để họ chủ động sáng tạo
trong hoạt động của mình.
- Cơ sở của phơng pháp: Các chức năng và quy luật tâm lý của con ngời.
- Đặc điểm của phơng pháp:
+ Phơng pháp tâm lý giáo dục không có mục tiêu riêng và nó nằm ngay
trong các phơng pháp khác với ý nghĩa nâng cao hiệu quả của các phơng pháp
khác và thu phục nhân tâm con ngời đó qua nâng cao hiệu quả quản lý.
+ Đặc trng cơ bản là tính thuyết phục đối tợng không bằng sức mạnh quyền
uy mà bằng lý trí, tình cảm của chủ thể quản lý gây lòng tin và ý thức về vai trò
của mỗi cá nhân trên cơ sở đề cao nhân cách con ngời.
15


+ Nhà quản lý thờng thành công trong việc sử dụng phơng pháp này khi nắm
vững và đánh trúng tâm lý đối tợng.
- Cách thức thực hiện:
+ Quan tâm thoả đáng đến đời sống vật chất và tinh thần của ngời lao động,
tìm cách khơi dạy ở họ ý thức trách nhiệm và gắn bó với bộ máy.
+ Phối hợp với các phơng pháp khác, nhng hớng chủ yếu là tác động vào
tâm lý con ngời, vào lòng tự trọng, lơng tâm nghề nghiệp của ngời lao động.
+ Hớng giáo dục: kết hợp với thuyết phục để giáo dục đối tợng nhng không
tách rời các lợi ích của cá nhân và tập thể, không lên lớp hay hô hào chung chung.
Chú ý giáo dục con ngời bằng lòng nhân ái, dùng tình cảm để cảm hoá con ngời.
Tóm lại: Muốn quản lý có hiệu quả một bộ máy, phải biết vận dụng linh
hoạt các phơng pháp quản lý, tuỳ từng tình huống và tuỳ từng điều kiện cụ thể,
phải phối hợp đồng bộ các phơng pháp quản lý, không sử một phơng pháp duy
nhất trong các tình huống quản lý. Nhng trong đó, phơng pháp kinh tế vẫn phải đợc coi trọng.

- Phải phối hợp đồng bộ và linh hoạt các phơng pháp vì:
+ Con ngời là đối tợng chủ yếu của quản lý, mà con ngời vốn phức tạp, đa
dạng nên phải tác động nhiều mặt bằng nhiều phơng pháp quản lý khác nhau.
+ Các phơng pháp quản lý có cách tác động và công cụ tác động khác nhau
nhng đều có một mục tiêu chung là làm cho ngời dới quyền tích cực lao động.
+ Mỗi phơng pháp đều có những u nhợc điểm riêng nên cần phối hợp các phơng pháp để phát huy các u điểm và khắc phục các nhợc điểm của từng phơng
pháp.
+ Các tình huống quản lý chịu sự tác động của nhiều yếu tố và luôn biến động
nên cần phối hợp các phơng pháp để bao quát đợc sự biến động của các tình huống
quản lý.
Tuy nhiên phơng pháp kinh tế phải đợc coi trọng vì:
+ Phơng pháp kinh tế tác động vào lợi ích thiết thân nhất của con ngời, tạo ra
khả năng thoả mãn nhu cầu vật chất - nhu cầu cơ bản của con ngời

16


+ Nhu cầu vật chất đợc thoả mãn sẽ thúc đẩy sự phát triển nhu cầu văn hóa
tinh thần và các nhu cầu khác của con ngời, tạo điều kiện cho con nguời phát triển
toàn diện, qua đó nâng cao tinh thần phấn đấu của con ngời.
+ Các nhu cầu khác của con ngời nh văn hóa tinh thần, phát triển cá nhân...
đều phải thoả mãn bằng các điều kiện vật chất.
Vận dụng các phơng pháp có thành công hay không phụ thuộc vào tài năng
của nhà quản lý, còn bản thân phơng pháp không phải là cái quyết định thành công
của nhà quản lý.

Chơng 3
Tổ chức bộ máy quản lý
I. Khái niệm về tổ chức và bộ máy tổ chức
1. Khái niệm chung về tổ chức

Tổ chức đợc hiểu dới 2 góc độ:
Tổ chức là một hành động: Đó là việc liên kết nhiều ngời để thực hiện một
công việc nào đó. Nh vậy tổ chức là sắp xếp, điều khiển một nhóm ngời để đạt tới
một đích nhất định. Lúc này tổ chức gần nghĩa với quản lý.
Tổ chức là một tập hợp ngời đợc sắp xếp theo một cấu trúc nhất định nhằm
thực hiện một mục tiêu chung. Thí dụ: một lớp học, một công ty...
Vậy tổ chức là một cơ cấu có chủ định về vai trò, nhiệm vụ và đợc hợp thức
hoá trong một hệ thống nhất định.
Cơ cấu có chủ định: Sắp xếp con ngời, công việc có chủ ý nhằm thực hiện một
nhiệm vụ nào đó.
Tổ chức đợc hình thành do yêu cầu nhiệm vụ đòi hỏi và đợc sự thừa nhận của
cấp trên của tổ chức đó.
Tổ chức chặt chẽ cho phép các cá nhân góp phần tốt nhất vào việc thực hiện
mục tiêu chung, hoạt động của bộ máy sẽ đạt hiệu quả cao nhất.
2. Phân loại tổ chức
Tổ chức chính thức: Là tổ chức gắn với cơ cấu chủ định có vai trò nhiệm vụ cụ
thể và đợc thiết lập theo con đờng chính thống. Tổ chức này có quy chế hoạt động
rõ ràng và đợc thừa nhận của cấp có thẩm quyền.
17


Tổ chức không chính thức: Là cơ cấu không xuất hiện theo sơ đồ tổ chức nhng
có những hành động hợp tác. Tổ chức này không có mục tiêu chủ định nhng có thể
mang lại sự hợp tác. Tổ chức không chính thức có thể có ý nghĩa tích cực với bộ
máy và cũng có thể có ý nghĩa tiêu cực. Đây là một tồn tại khách quan mà các nhà
quản lý phải quan tâm đúng mức.
3. Bộ máy tổ chức
Là tổng thể các bộ phận (đơn vị, cá nhân) khác nhau có những chức năng,
quyền hạn và trách nhiệm nhất định, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau
nhằm bảo đảm việc thực hiện các chức năng quản lý, đa bộ máy đạt tới mục tiêu

đã xác định. Thí dụ: Phòng Giáo dục của 1 huyện, Sở Giáo dục của 1 tỉnh...
Mỗi bộ máy quản lý bao gồm nhiều bộ phận hợp thành, mỗi bộ phận có mục
tiêu khác nhau nhng đều hớng về thực hiện mục tiêu chung của bộ máy.
Mỗi bộ phận trong bộ máy có tính độc lập tơng đối, mỗi bộ phận có chức
năng, quyền hạn khác nhau song đều nhằm thực hiện nhiệm vụ chung của bộ máy.
II. Sự hình thành bộ máy tổ chức và các loại hình chủ yếu
1. Sự hình thành bộ máy tổ chức
Khi có một nhiệm vụ mới xuất hiện, cha có bộ máy nào thực hiện hoặc bộ
máy cũ không đủ khả năng thực hiện, ngời ta cần phải có một bộ máy tổ chức để
thực hiện nhiệm vụ đó - bộ máy tổ chức đợc hình thành. Sự hình thành trải qua các
bớc:
- Hình thành bộ phận sơ khai của bộ máy
- Xác định nhiệm vụ cho bộ máy, nhiệm vụ rõ, không chồng chéo với nhiệm
vụ của các bộ máy khác trong hệ thống
- Dự kiến số cán bộ để sắp xếp vào bộ máy
- Xác định vị trí, các mối liên hệ của bộ máy mới với các bộ máy, bộ phận đã
có:
+ Vị trí, vai trò, chức năng
+ Mức độ, tính chất và quy cách quan hệ với các bộ máy đã có.
- Tìm một kiểu cơ cấu tổ chức cho bộ máy phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ và
điều kiện thực tiễn.
- Hình thành các bộ phận cơ bản và dần dần phát triển thành một bộ máy hoàn
chỉnh.
18


2. Cơ cấu tổ chức của bộ máy
a. Lôgic của công tác tổ chức:
1. Xây dựng mục tiêu chung của bộ máy
2. Hình thành các mục tiêu hỗ trợ cho các chính sách và chơng trình

3. Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện các mục tiêu
4. Nhóm các hoạt động theo tính chất và đặc điểm của mục tiêu và nhân lực
5. Giao cho ngời đứng đầu mỗi nhóm những quyền hạn nhất định để tiến hành
các hoạt động cần thiết.
6. Ràng buộc các nhóm này theo chiều dọc và chiều ngang qua các mối quan
hệ về quyền hạn và trách nhiệm.
b. Phân chia các bộ phận trong bộ máy tổ chức
- Bộ phận quản lý: Là một lĩnh vực riêng biệt, một nhánh hay một đơn vị trong
bộ máy tổ chức có quyền hạn và trách nhiệm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn
nhất định, góp phần hoàn thành nhiệm vụ chung của bộ máy
- Khâu quản lý: Là một cơ quan độc lập thực hiện một số chức năng, chịu sự
quản lý trực tiếp của một cấp quản lý nhất định và nằm trong mối quan hệ theo
chiều ngang của bộ máy
- Cấp quản lý: Là tổng thể các khâu cùng một bậc trong hệ thống cấp bậc quản
lý. Bộ máy quản lý có mối quan hệ theo chiều dọc tạo nên hệ thống thứ bậc trong
bộ máy. Mỗi bộ máy có thể đợc chia thành nhiều cấp quản lý, mỗi cấp bao gồm
một số khâu nhất định
- Tầm quản lý: Là giới hạn của số khâu, số cấp quản lý và yếu tố tổ chức mà
chủ thể sử dụng để quản lý có hiệu quả bộ máy
Có 2 loại tầm quản lý: Tầm rộng hoặc hẹp, tầm cao hoặc thấp
3. Các nguyên tắc và phơng pháp thiết kế bộ máy
a. Các yêu cầu bộ máy cần đạt tới
- Tính tối u của bộ máy: các khâu, các cấp quản lý đợc thiết lập bằng những
mối liên hệ hợp lý, với số khâu, số cấp quản lý tối thiểu nhng hiệu quả QL tối đa.
- Tính linh hoạt: bộ máy có khả năng phản ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống
nào xảy ra trong hoạt động. Thời gian từ lúc ra quyết định đến lúc thực hiện quyết
định ngắn nhất, không trục trặc khi vận hành
19

- Đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động: bộ máy đảm bảo tính chính xác của các
thông tin xuôi ngợc, duy trì sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong các hoạt
động
- Tính kinh tế của bộ máy: Chi phí quản lý ít nhất, hiệu quả quản lý cao nhất
- Cấu trúc bộ máy hợp lý, khoa học đảm bảo điều hành thuận lợi, đồng bộ với
các bộ máy khác trong một hệ thống
b. Nguyên tắc thiết kế bộ máy
- Phải luôn xuất phát từ đối tợng quản lý mà tổ chức chủ thể quản lý, xuất phát
từ mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của quản lý mà sắp xếp bộ máy quản lý
- Tinh giản, tiết kiệm, có hiệu lực tối đa và hiệu quả kinh tế- xã hội tối u, sắp
xếp biên chế gọn nhẹ, bố trí ngời theo chức danh, trong chất hơn trong lợng
- Càng ít cấp trung gian càng tốt, bộ máy quản lý càng cần cơ sở càng tốt
- Tuỳ theo tính chất của từng ngành mà tổ chức theo nguyên tắc song trùng
hoặc phụ thuộc
- Kết hợp trực tuyến với chức năng, lấy trực tuyến là chính, phân biệt lãnh đạo
chỉ huy với tham mu, t vấn
- Kết hợp chế độ tập thể lãnh đạo với chế độ thủ trởng quản lý, giảm bớt chức
phó
- Kết hợp tối u tổ chức theo chiều dọc và chiều ngang (tăng chiều dọc thì
nhiều cấp, tăng chiều ngang thì nhiều mối)
- Việc gì cũng phải đợc tổ chức, việc gì cũng phải có ngời phụ trách
c. Các phơng pháp thiết kế bộ máy
- Phơng pháp tơng tự: Dựa vào việc thừa kế những u điểm, gạt bỏ những yếu
tố, những điểm yếu của bộ máy có sẵn để hình thành một bộ máy mới. Bộ máy
mới sẽ có nhiều điểm giống bộ máy đã có
- Phơng pháp phân tích theo yếu tố: Đây là phơng pháp có thể vận dụng cho
tất cả các bộ máy ở tất cả các cấp quản lý. PP này có thể chia thành các giai đoạn:
+ Giai đoạn 1: Xây dựng sơ đồ bộ máy tổng quát và xác định những kết luận
có tính chất nguyên tắc của bộ máy
+ Giai đoạn 2: Xác định những phần việc cho các bộ phận của bộ máy và xác

lập các mối quan hệ giữa các bộ phận
20


+ Giai đoạn 3: Xác định những đặc trng của các yếu tố của bộ máy: chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn) và quy định hoạt động của các bộ phận trong bộ máy
(nội quy, quy chế, điều lệ)
- Phơng pháp thiết kế theo mẫu: Dựa trên một mẫu lý tởng, phân tích điều kiện
thực tế và sau đó thiết kế bộ máy của mình theo mẫu đó
- Phơng pháp thử nghiệm và loại suy: Tiến hành thử nghiệm việc xây dựng
một mô hình bộ máy hợp lý ở một số nơi, sau đó rút kinh nghiệm rồi nhân rộng
cho các nơi khác
- Phơng pháp kết cấu hoá mục tiêu: Dựa trên việc thiết kế một hệ thống mục
tiêu sau đó thiết kế bộ máy theo hệ thống mục tiêu đã thiết kế
4. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy
a. Cơ cấu trực tuyến (ngành dọc)
- Là loại cơ cấu tổ chức chỉ có 1 cấp trên và một số cấp dới, có một số ngời
lãnh đạo từ ngời cao nhất đến ngời thấp nhất
- Đặc điểm:
+ Một ngời lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý và chịu hoàn
toàn trách nhiệm về bộ máy do mình quản lý
+ Quyền hạn đợc giao cho ngời giám sát trực tiếp mọi hoạt động của cấp dới
và sắp xếp theo nguyên tắc thứ bậc
+ Mối quan hệ giữa các thành viên theo chiều thẳng đứng - trên xuống, dới
lên, ngời thừa hành chỉ nhận lệnh của một cấp trên trực tiếp
- Ưu điểm: Đảm bảo việc thực hiện chế độ một thủ trởng một cách chắc chắn
Mệnh lệnh đợc thi hành nhanh chóng
Ngời đứng đầu thực hiện tất cả các chức năng quản lý nên dễ quy
trách nhiệm về hoạt động của bộ máy
- Nhợc điểm:

+ Ngời lãnh đạo phải thực hiện nhiều chức năng quản lý nên khó hoàn thành
tốt nhiệm vụ khi không đủ kiến thức và thời gian
+ Khi phối hợp 2 bộ phận trong bộ máy sẽ có khó khăn, vì thông tin phải đi
vòng theo tuyến đã quy định
(Cơ cấu này có từ thế kỷ XIX đến nay vẫn tồn tại)
21


b. Cơ cấu chức năng
- Là cơ cấu tổ chức hình thành những ngời lãnh đạo đợc chuyên môn hoá theo
từng chức năng nhất định
- Đặc điểm:
+ Ngời lãnh đạo chức năng đợc chuyên môn hoá và chỉ đảm nhận 1 chức
năng cụ thể
+ Quyền hạn theo chức năng đợc trao cho ngời đứng đầu bộ phận và kiểm
soát hoạt động đợc tiến hành bởi ngời phụ đứng đầu hệ thống
+ Ngời thừa hành cấp dới phải nhận lệnh từ cả ngời đứng đầu hệ thống và cả
ngời lãnh đạo chức năng
Ưu điểm:
+ Cơ cấu này thu hút đợc các chuyên gia vào công tác lãnh đạo
+ Các bộ phận đợc chuyên môn hoá theo chức năng 1 cách tỷ mỷ nên giảm
bớt gánh nặng cho ngời đứng đầu hệ thống
Nhợc điểm:
+ Ngời lãnh đạo phải tốn nhiều thời gian để phối hợp các bộ phận chức năng
+ Trong hoạt động, ngời lãnh đạo khó kiểm soát đợc các mệnh lệnh của các
bộ phận chức năng
+ Ngời thừa hành cùng một lúc phải tiếp nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí trái
ngợc nhau của nhiều cấp trên trực tiếp
Cơ cấu này thờng vận dụng ở phạm vi quản lý rộng, nh ở tầm một quốc gia
hoặc khu vực

c. Cơ cấu trực tuyến - chức năng liên hợp
- Là cơ cấu kết hợp cả kiểu cơ cấu trực tuyến và kiểu cơ cấu chức năng để tận
dụng u điểm và khắc phục nhợc điểm của 2 kiểu cơ cấu
- Đặc điểm:
+ Ngời lãnh đạo chịu trách nhiệm về hệ thống nh trực tuyến nhng có sự giúp
đỡ của các bộ phận chức năng để chuẩn bị các quyết định quản lý cho lãnh đạo,
đồng thời hớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quyết định

22


+ Ngời đứng đầu các bộ phận chức năng không có quyền trực tiếp ra lệnh
cho ngời thừa hành mà gián tiếp thông qua ngời lãnh đạo. Bộ phận chức năng vừa
giữ chức năng tham mu vừa giúp lãnh đạo chỉ đạo các hoạt động của bộ máy
Ưu điểm: + Lợi dụng đợc u thế của cả 2 loại cơ cấu trực tuyến và chức năng
+ Phù hợp với yêu cầu quản lý ngày càng mở rộng. Đại bộ phận các bộ
máy ở Việt Nam cấu tạo theo kiểu cơ cấu này
Nhợc điểm : Các cơ quan chức năng tăng lên làm cho bộ máy cồng kềnh, mỗi khi
các bộ phận chức năng có ý kiến tham mu khác nhau, lãnh đạo rất khó ra quyết
định, tốn nhiều thời gian hội họp
d. Cơ cấu trực tuyến - tham mu.
- Là cơ cấu trực tuyến kết hợp với một bộ phận tham mu. Về hình thức, bộ
máy vẫn là cơ cấu trực tuyến, bộ phận tham mu chỉ cung cấp thông tin và các kiến
thức chuyên môn cần thiết cho lãnh đạo làm cho bộ máy gọn nhẹ. Thực chất đây là
cơ cấu trực tuyến nhng có thêm bộ phận tham mu giúp việc
- Đặc điểm:
Ngời lãnh đạo sử dụng bộ phận tham mu gồm một nhóm các chuyên gia
hoặc các trợ lý giúp lãnh đạo: Cung cấp thông tin, đa ra các lời khuyên để lãnh đạo
ra những quyết định hợp lý, lãnh đạo tranh thủ đợc trí tuệ của họ phục vụ cho mục
tiêu quản lý

Ưu điểm: Khai thác đợc trí tuệ của các chuyên gia giỏi có chuyên môn sâu về một
lĩnh vực nào đó, giảm chi phí cho bộ máy, cải thiện đợc hoạt động của toàn hệ
thống mà không cần tăng biên chế
Nhợc điểm: Do có tham mu nên tốc độ ra quyết định chậm, có thêm lời bàn nên
lãnh đạo phải cân nhắc. Cơ cấu này phù hợp với tầm quản lý rộng
III. Định biên cho bộ máy, tuyển chọn và sắp xếp cán bộ
1. Định biên cho bộ máy là gì ?
Một bộ máy phải có một số lợng ngời nhất định để thực hiện nhiệm vụ đặt ra
ngời quản lý phải xác định số lợng ngời đó và sắp xếp họ vào các bộ phận của
bộ máy. Việc làm đó chính là định biên.
* Định biên là xác định những đòi hỏi về nhân lực, sắp xếp các cơng vị trong bộ
máy qua việc tuyển mộ, chọn lựa, sắp xếp, đào tạo và bồi dỡng con ngời.
23


Đây là một giai đoạn của công tác tổ chức:
Xác định nhiệm vụ của các bộ phận để có cơ sở xác định những bộ phận đó
cần bao nhiêu ngời và những ngời nh thế nào. Dự kiến phân chia ngời vào các bộ
phận, đảm bảo cho các bộ phận đủ khả năng hoàn thành nhiệm vụ.
Định biên là việc quan trọng phải để riêng một mục trong quản lý. Vì:
- Định biên đòi hỏi: (xác định biên chế và vai trò trong tổ chức) đòi hỏi một
số kiến thức và phơng pháp mà các nhà quản lý ít chú ý tới. Họ chỉ chú ý đặt ra các
vai trò, cơng vị mà chú ý đến con ngời.
- Để nhà quản lý có điều kiện dành nhiều chú ý đến yếu tố con ngời khi lựa
chọn, đánh giá và phát triển con ngời.
- Định biên là việc của nhà quản lý, trách nhiệm của nhà quản lý, còn phòng
tổ chức, nhân sự chỉ giúp việc, xa nay toàn giao cho nhân sự lấy ngời, phải gắn
trách nhiệm ngời quản lý vào việc tuyển chọn ngời lao động.
*Định biên phải đảm bảo:
- Định rõ chức danh, nhiệm vụ, thẩm quyền trách nhiệm và mối quan hệ trên

dới ngang dọc rõ ràng cho cả bộ máy và cho từng cá nhân.
- Sắp xếp con ngời theo khả năng hoàn thành nhiệm vụ, có năng lực trí tuệ và
năng lực thực hành đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ.
- Bố trí biên chế theo khối lợng công việc, theo chức danh chung của nhà nớc
đã cụ thể hoá vào từng tổ chức, từng đơn vị. Không để thừa, không để thiếu
- Có quy chế làm việc khoa học và cải tiến lề lối làm việc, bỏ lối tân quan tân
chế gây khó khăn cho hoạt động của cấp dới.
- Có sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy, chỉ rõ các mối quan hệ giữa các bộ phận và
tên ngời phụ trách, biên chế từng bộ phận.
Khi định biên lu ý: Xem xét một cách có hệ thống những nhu cầu về biên chế
của từng bộ phận, xác định rõ nhiệm vụ, chức năng của từng vị trí để định biên.
2. Tuyển chọn và sắp xếp cán bộ
* Phân tích rõ đặc điểm công việc của từng bộ phận, từng vị trí công tác trong
bộ máy, trên cơ sở đó xác định yêu cầu về số lợng biện chế cần có. Đồng thời xác
định các phẩm chất, năng lực mà con ngời cần có để đáp ứng đợc yêu cầu của công
việc.
24


* Liệt kê các yêu cầu về số lợng và yêu cẩu về con ngời cho từng bộ phận,
từng vị trí.
* Xác định phơng pháp tuyển chọn và nguồn tuyển chọn
* Dự kiến hoạt động đào tạo, bồi dỡng sau khi đã tuyển chọn và sắp xếp. Việc
này sẽ thực hiện khi chúng ta không chọn đợc ngời đáp ứng ngay yêu cầu của công
việc. Hoặc có một số vị trí công tác cần có thời gian làm quen.
- Phải có dự kiến lực lợng cán bộ dự bị làm nguồn. Thu hút các ứng cử viên
vào một số vị trí trong tổ chức.
Lu ý:
+ Phải trả lời các câu hỏi: Cần bao nhiêu ngời, những ngời nh thế nào, lấy ở
đâu ra những ngời đó, bằng cách nào để chọn đúng ngời phù hợp với yêu cầu công

việc?
+ Để định một biên chế cần làm rõ công việc có những yêu cầu gì, công
việc phải có tầm cỡ tơng xứng, không rộng quá, không hẹp quá: rộng quá làm
không hết, hẹp quá làm lãng phí biên chế.
+ Mỗi cơng vị phải gắn với một công việc, có thử thách và thu hút toàn bộ
thời gian: không lãng phí thời gian, phải làm hết thời gian mới xong việc (định
mức chính xác).
+ Khi tuyển chọn cán bộ cần lu ý: Thu hút nhiều ứng viên vào một công
việc để có điều kiện chọn ngời phù hợp nhất với các yêu cầu của công việc. Bằng
cách: Cụ thể hoá đặc điểm cá nhân - Đối chiếu so sánh với yêu cầu của công việc,
sau đó chọn lấy những ngời cần cho công việc đồng thời đảm bảo: Có các phơng
pháp khoa học để tuyển chọn đúng ngời, không chọn bừa bãi, cảm tính. Đảm bảo
ngời đó a thích cho công việc và còn có khả năng phát triển.

Chơng 4
Quyết định quản lý
I. Khái niệm chung về quyết định quản lý
1. Khái niệm quyết định quản lý
a. Quyết định quản lý là gì ?
25