giáo trình học excel b toàn tập

GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: – Website: www.NguyenQuangVinh.Net

TIN HỌC B VĂN PHÒNG
Word , Excel, PowerPoint, Internet

GV: Nguyễn Quang Vinh
Website: www.nguyenquangvinh.net
Email:
Yahoo: Vinh_DJ008
Facebook.com/nguyenquangvinh.net
1

MS Excel Nâng Cao
Giới thiệu:
I. Các thủ thuật nâng cao
II. Hàm nâng cao và thống kê
III. Hàm dò tìm nâng cao
IV. Công thức mảng

2

MS Excel Nâng Cao
I. Các thủ thuật nâng cao
1.1.Cấu hình
 Các tùy chọn trong Excel Options


Chọn nút lệnh Office Button -> Excel Options

Xác định môi trường làm việc
Xác định tùy chọn công thức

Xác định từ và định dạng
Xác định cách bảng tính được lưu
Xác định tùy chọn việc chỉnh sửa

3

Page 1 of 12


GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: – Website: www.NguyenQuangVinh.Net

MS Excel Nâng Cao
I. Các thủ thuật nâng cao
1.2.Bảo vệ vùng dữ liệu
 Chọn khối vùng dữ liệu
 Chọn Home/Format/Format Cells/Protection
 Chọn Locked cho vùng muốn bảo vệ
 Chọn Home/Format/Protect Sheet
 Chọn Select locked cells
 Nhập vào mật khẩu

4

MS Excel Nâng Cao
I. Các thủ thuật nâng cao
1.3.Bảo vệ cấu trúc bảng tính
 Chọn Review/Protect Workbook



Structure: Không đổi tên, di chuyển, chèn, xóa …
Windows: Không thay đổi kích thước, vị trí bảng tính

5

MS Excel Nâng Cao
I. Các thủ thuật nâng cao
1.4.Import dữ liệu
Data->Get External Data-> Existing Connections ->
Browse for more…( tìm đến file excel cần lấy dữ liệu)
-> Xuất hiện bảng Import Data
 Existing worksheet: chọn ô ở
Sheet hiện tại
 New worksheet: tạo sheet mới

6

Page 2 of 12


GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: – Website: www.NguyenQuangVinh.Net

MS Excel Nâng Cao
I. Các thủ thuật nâng cao
1.5.Đặt tên vùng
 Chọn thẻ Formulas/Define Name
 Đặt tên vùng và chọn địa chỉ vùng

 Quy tắc đặt tên:
 Không dấu

 Không khoảng trắng
 Không ký tự đặc biệt
 Không trùng nhau

7

MS Excel Nâng Cao
I. Các thủ thuật nâng cao
1.6.Liên kết các Sheet – Liên kết tập tin
 Chọn Insert -> Hyperlink




Existing File or Web Page: Liên kết đến các tập tin khác hay đến
địa chỉ Web.
Place in this Document: Liên kết đến các Sheet trong tập tin.

8

MS Excel Nâng Cao
I. Các thủ thuật nâng cao
1.7.Validation
Dùng để khống chế dữ liệu nhập trong ô
 Chọn vùng cần đặt giá trị giới hạn
 Chọn thẻ Data/Data Validation




Thẻ Setting: Thiết lập điều kiện
Thẻ Input Message: Thông tin nhập liệu
Thẻ Error Alert: hộp cảnh báo

 Ràng buộc dạng List:



Quét vùng dữ liệu có sẵn. VD: = $A$5:$$A10
Nhập trực tiếp dữ liệu: nd1,nd2,nd3,…

 Ràng buộc dạng Custom. VD: ô thứ 2(A2) >= ô thứ 1(A1)

Đặt RB từ ô thứ 2 trở đi: = A2>=A1
9

Page 3 of 12


GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: – Website: www.NguyenQuangVinh.Net

MS Excel Nâng Cao
I. Các thủ thuật nâng cao
1.8.Tạo danh sách động
 Thực hiện thao tác tạo danh sách (List)
 Chọn khối vùng dữ liệu tạo danh sách (List)
 Chọn thẻ Insert/Table (Ctrl+T)


Chọn hoặc bỏ chọn My table has headers (tiêu đề cho List)

10

MS Excel Nâng Cao
I. Các thủ thuật nâng cao
1.9.Conditional: Định dạng theo điều kiện
 Chọn vùng cần định dạng
 Chọn thẻ Home/Conditional Formatting/New Rules
 Chọn qui luật định dạng Use a formula to …
 Đặt điều kiện định dạng tại Format values where this …

= Điều kiện dịnh dạng
 Chọn nút Format để định dạng cho dữ liệu




Định dạng cho ô: không cố định
Định dạng dòng: cố định cột
Định dạng cột: cố định dòng

 Ví dụ:
11

MS Excel Nâng Cao
II.

HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ

2.1.Cơ sở dữ liệu

 Các khái niệm




Database: là vùng dữ liệu chính.
Criteria range: là vùng tiêu chuẩn.
Extract: là vùng rút trích dữ liệu.

 Cách tạo vùng tiêu chuẩn
 Tạo bằng nhãn: Yêu cầu tiêu đề vùng tiêu chuẩn phải giống với
tiêu đề vùng dữ liệu chính.
 Tạo bằng công thức: Yêu cầu tiêu đề của vùng tiêu chuẩn khác
với tiêu đề vùng dữ liệu chính.

12

Page 4 of 12


GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: – Website: www.NguyenQuangVinh.Net

MS Excel Nâng Cao
II.

HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ
2.2.Các hàm thống kê











Tạo vùng điều kiện trước khi thống kê
DSUM: Tính tổng
Cú pháp: DSUM(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột tính tổng, Điều Kiện)
DCOUNT: Đếm các ô kiểu số.
Cú pháp: DCOUNT(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột đếm, Điều Kiện)
DCOUNTA: Đếm các ô khác rỗng.
Cú pháp: DCOUNTA(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột đếm, Điều Kiện)
DMAX: Tính trị lớn nhất.
Cú pháp: DMAX(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột tính lớn nhất, Điều Kiện)
DMIN: Tính trị nhỏ nhất.
Cú pháp: DMIN(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột tính nhỏ nhất, Điều Kiện)
13

MS Excel Nâng Cao
II.

HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ




DAVERAGE: Tính giá trị trung bình.

Cú pháp: DAVERAGE(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột tính TB, Điều Kiện)
DPRODUCT: Nhân các giá trị trong một cột theo một điều kiện
được chỉ định.
Cú pháp: DPRODUCT(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột tính, Điều Kiện)

14

MS Excel Nâng Cao
II.

HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ




SUMIF : Tính tổng với 1 điều kiện
Cú pháp: SUMIF(Vùng điều kiện, Điều Kiện, Vùng Tính Tổng)
COUNTIF: Đếm với 1 điều kiện
Cú pháp: COUNTIF (Vùng Điều Kiện, Điều Kiện)

15

Page 5 of 12


GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: – Website: www.NguyenQuangVinh.Net

MS Excel Nâng Cao
II.

HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ

2.3.Các hàm thống kê nâng cao
 COUNTIFS: Đếm các ô trong vùng thỏa nhiều điều kiện.

Cú pháp: COUNTIFS(range1, criteria1, range2, criteria2, ...)

16

MS Excel Nâng Cao
II.

HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ

2.3.Các hàm thống kê nâng cao
 SUMIFS: Tính tổng các ô trong vùng thỏa nhiều điều kiện

Cú pháp: SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1,
criteria_range2, criteria2, ...)
Ví dụ: Tính tổng số tiền các tài khoản có lãi suất năm 2000 >
3% và lãi suất năm 2001 ≥ 2%?
SUMIFS(B2:E2, B3:E3, ">3%", B4:E4, ">=2%")

17

MS Excel Nâng Cao
II.

HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ

2.3.Các hàm thống kê nâng cao
 SUBTOTAL: Tính toán cho một nhóm con trong bảng dữ

liệu
Cú pháp: SUBTOTAL(Con số chỉ tên hàm, Vùng tham
chiếu 1, Vùng tham chiếu 2, …)
Số

Tên hàm

Diễn giải

1

AVERAGE

Tính trung bình cộng

2

COUNT

Đếm ô có dữ liệu số

3

COUNTA

Đếm ô có chứa dữ liệu

4

MAX

Tính trị lớn nhất

5

MIN

Tính trị nhỏ nhất

6

PRODUCT

Tính nhân

7

STDEV

Tính độ lệch chuẩn

8

STDEVP

Tính độ lệch chuẩn

9

SUM

Tính tổng

10

VAR

Tính phương sai

11

VARP

Tính phương sai

18

Page 6 of 12


GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: – Website: www.NguyenQuangVinh.Net

MS Excel Nâng Cao
II.

HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ

2.4.Thống kê bằng tính năng SUBTOTAL
 Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự cần nhóm lại khi tính toán.
 Quét bảng dữ liệu
 Chọn thẻ Data/Subtotal




At Each Change In: Chọn tên cột.
Use Function: Chọn hàm.
Add Subtotal To: Chọn trường tính toán

19

MS Excel Nâng Cao
II.

HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ

2.5.Thống kê bằng tính năng CONSOLIDATE
Dùng để tính toán kết hợp thông tin từ nhiều nguồn dữ
liệu.
 Sao chép tiêu đề các cột cần tính toán đến vùng riêng
 Chọn khối tiêu đề vùng cần thống kê
 Chọn thẻ Data/Consolidate



Function: chọn hàm
Reference: quét bảng dữ liệu

-> Add
Check: Top row, Left column
 Create links to source data:
Tạo liên kết dữ liệu khi thống
Kê khác Sheet


20

MS Excel Nâng Cao
II.

HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ

2.6.Thống kê bằng tính năng PIVOTTABLE
Dùng để tổng hợp, tóm tắt và phân tích dữ liệu từ các
danh sách với nhiều góc độ và nhiều cấp khác nhau.
 Quét vùng dữ liệu cần thống kê
 Chọn thẻ Insert/PivotTable/PivotTable

21

Page 7 of 12


GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: – Website: www.NguyenQuangVinh.Net

MS Excel Nâng Cao
II.

HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ

2.6.Thống kê bằng tính năng PIVOTTABLE
 Tiến hành kéo thả các field dữ liệu vào các vùng

tương ứng bên dưới để có được bảng thống kê theo ý
muốn.
 Sửa tên cột: Right Click
-> Value Field Setting

22

MS Excel Nâng Cao
II.

HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ

2.6.Thống kê bằng tính năng PIVOTTABLE
 Sử dụng PivotChat để vẻ biểu đồ
 Chọn thẻ Insert/PivotTable/PivotChat

23

MS Excel Nâng Cao
II.

HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ

2.7.Thống kê bằng tính năng DATA TABLE

a. DATA TABLE 1 biến
 Tạo công thức tính SUM(IF( )) tại ô đầu tiên của bảng thống kê
 Chọn thẻ Data/What-If Analysis/Data Table
 Nếu điều kiện dạng
Cột ->nhập ô ĐK vào
column input cell
 Nếu điều kiện dạng

dòng -> nhập ô ĐK vào
row input cell
24

Page 8 of 12


GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: – Website: www.NguyenQuangVinh.Net

MS Excel Nâng Cao
II.

HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ

2.7.Thống kê bằng tính năng DATA TABLE
b. DATA TABLE 2 biến
 Tạo 2 ô đại diện dòng và cột:
 Tạo công thức tính SUM(IF( ))
tại ô giao giữa 2 tiêu đề
 Quét bảng thống kê (quét cả tiêu đề)
 Chọn thẻ Data/What-If Analysis/Data Table

25

MS Excel Nâng Cao
II.

HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ

2.8.Các hàm nâng cao
a. Hàm lấy giá trị lớn thứ N
LARGE (vùng dữ liệu, số lớn thứ k)
b. Hàm lấy giá trị nhỏ thứ N
SMALL (vùng dữ liệu, số nhỏ thứ k)
c. Hàm xử lý lỗi



Kiểm tra lỗi
ISERROR (ô dữ liệu cần kiểm tra) trả về True or False
Thay thế giá trị lỗi
IFERROR (ô dữ liệu cần kiểm tra, giá trị thay thế lỗi)

26

MS Excel Nâng Cao
III.

HÀM DÒ TÌM NÂNG CAO

3.1.Hàm dò tìm trả về vị trí
 MATCH (giá trị cần dò, vùng dò tìm, kiểu dò )

Kiểu dò : 0 chính xác, 1 vị trí nhỏ hơn , -1 vị trí lớn hơn

3.2.Hàm dò tìm dữ liệu khi biết vị trí dòng và cột cần lấy
 INDEX (vùng dữ liệu, vị trí dòng, vị trí cột)

27

Page 9 of 12


GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: – Website: www.NguyenQuangVinh.Net

MS Excel Nâng Cao
III.

HÀM DÒ TÌM NÂNG CAO

3.3. Kết hợp giữa hàm INDEX với hàm MATCH
Dò tìm cho bảng gồm nhiều dòng nhiều cột
 INDEX(vùng dữ liệu bảng dò, MATCH (mã dò của điều

kiện dòng, vùng dò của dòng , kiểu dò),MATCH (mã dò
của điều kiện cột, vùng dò của cột, kiểu dò ))
VD: INDEX ($B$33:$J$42, MATCH (C5,$A$33:$A$42,0),
MATCH (E5,$B$32:$J$32,0))

28

MS Excel Nâng Cao

III.

HÀM DÒ TÌM NÂNG CAO

3.4.Hàm tham chiếu
 INDIRECT: Trả về một tham chiếu từ một chuỗi ký tự

Cú pháp: INDIECT(ref_text, a1)

29

MS Excel Nâng Cao
III.

HÀM DÒ TÌM NÂNG CAO

3.4.Hàm tham chiếu

Ví dụ: dò tìm từ nhiều bảng
B1: Đặt tên bảng giống tên
nhóm: di_ung, huyet_hoc,…
Hoặc: di_ung1, huyet_hoc1
B2: Đơn giá nhập công thức
 Tên bảng giống tên nhóm

VLOOKUP(D5,INDIRECT(C5),2,0)
 Tên bảng khác tên nhóm
VLOOKUP(D5,INDIRECT(C5& “1”),2,0)
30

Page 10 of 12


GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: – Website: www.NguyenQuangVinh.Net

MS Excel Nâng Cao
IV. CÔNG THỨC MẢNG
 Mảng 1 chiều
 Là tập hợp các phần tử trên 1 dòng hoặc 1 cột.
 Để tạo mảng ngang: gõ ={1,2,3,4,5}
 Để tạo mảng dọc: gõ ={1;2;3;4;5}

31

MS Excel Nâng Cao
IV. CÔNG THỨC MẢNG
 Mảng 2 chiều
 Mảng hai chiều là tập hợp các phần tử theo hình chữ nhật
bao gồm nhiều hàng và nhiều cột.
 Tạo mảng 2 chiều: gõ {1,2,3,4;5,6,7,8;9,10,11,12}

32

MS Excel Nâng Cao
IV. CÔNG THỨC MẢNG
4.1Công thức mảng
Thao tác tính toán trên vùng dữ liệu
-VD1:Thành tiền = SL * DG
Quét vùng thành tiền
=E5:E16*F5:F16

Ctrl + Shift + Enter

-VD2: Nếu SL>5 thì giảm 5% thành tiền ngược lại không giảm
=IF(F5:F16>5, E5:E16*F5:F16*95%, E5:E16*F5:F16)
33

Page 11 of 12


GV: Nguyễn Quang Vinh – Email: – Website: www.NguyenQuangVinh.Net

MS Excel Nâng Cao
IV. CÔNG THỨC MẢNG
4.2.Thống kê dùng công thức mảng
 Tính tổng theo điều kiện
SUM(IF( vùng điều kiện < > = điều kiện, vùng tính tổng))
 Đếm theo điều kiện
SUM(IF( vùng điều kiện < > = điều kiện, 1))
 Kiểm tra giá trị có trong dãy hay không
IF(OR( vùng điều kiện = điều kiện ), “Có”, “Không”)

34

MS Excel Nâng Cao
IV. CÔNG THỨC MẢNG
 Các phép toán luận lý trên mảng
 Điều kiện AND: dùng phép nhân trong biểu thức so sánh
mảng.


Ví dụ: Tính tổng các giá trị trong vùng C1:C60 nếu như giá trị
dòng tương ứng của vùng A1:A60>50 và B1:B60=“HH01”
={SUM(IF((A1:A60>50)*(B1:B60=“HH01”),C1:C60))}

 Điều kiện OR : dùng phép cộng


Ví dụ: Tính tổng các giá trị trong vùng C1:C60 nếu như giá trị
dòng tương ứng của vùng A1:A60>50 hoặc B1:B60=“HH01”
{=SUM(IF((A1:A60>50)+(B1:B60=“HH01”),C1:C60))}

35

Page 12 of 12