Phương pháp để tổ chức 1 buổi hội họp, hội nghi vừa khoa học, vừa hiệu quả nhất mà chí phí, thời gian lại thấp nhất

MỤC LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
Trong cuộc sống hằng ngày, dù trong học tập, sinh hoạt hay làm việc chúng ta vẫn
thường tổ chức những buổi hội họp, hội nghị. Đôi khi, đó chỉ đơn giản là những buổi
họp nhóm thông thường, buổi bàn bạc bầu ban cán sự của lớp, bầu BCT chi hội, chi đoàn
tại trường, hay có thể là buổi họp đề xuất chiến lược kinh doanh mới của công ty, lớn hơn
nữa đó có thể là buổi hội nghị của chính phủ, nhà nước…Đây chính là cơ hội để chúng ta
phát huy, thực hiện quyền dân chủ, từ đó có điều kiện tham gia vào quản lí nhà nước,
quản lí kinh tế và các lĩnh vực xã hội khác. Hội họp, hội nghị còn nhằm để thông báo,
trao đổi bàn bạc, thảo luận ý kiến tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động để giải quyết
những vấn đề mà mọi người cùng quan tâm.
Vậy đâu là phương pháp để tổ chức 1 buổi hội họp, hội nghi vừa khoa học, vừa
hiệu quả nhất mà chí phí, thời gian lại thấp nhất
Bài tiểu luận của nhóm chúng tôi sau đây sẽ phần nào góp phần giải quyết được vấn
đề này.

1.

Những vấn đề chung về hội họp hội nghị
1.1.

Mục đích, ý nghĩa của hội họp hội nghị

•

Là một hoạt động không thể thiếu của các cơ quan tổ chức. Hình thức để thu thập truyền
đạt thông tin cùng với các hình thức thu thập truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho
thông tin được lưu chuyển thông suốt.

•

Là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi người bày tỏ quan điểm, bàn
bạc đóng gó ý kiến giúp lãnh đạo có quyết định đúng đắn. Qua hội họp, hội nghị một số
quyết định mới được ban hành, một số quan điểm, tư tưởng mới được thừa nhận, bàn bạc
trển khai các quyết định, tháo gỡ khó khăn vướng mắc, phát hiện các ưu điểm, lệch lạc
trong quản lý, trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm , khắc phục
nhược điểm, thúc đẩy sự phát triển.
1.2.

Khái niệm

•

Hội họp: là sự tập hợp ở một nơi để làm, hoặc tìm cách giải quyết công việc chung.

•

Hội nghị: là cuộc họp mặt của nhều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theo
quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra các quyết định hay quyết định.

1.3.
1.3.1.

Phân loại hội nghị

Căn cứ vào tính chất và mục đích của hội nghị


•

Hội nghị để phát triển: phổ biến chủ trương, chính sách, đường lối, các chương trình kế
hoạch hành động nhằm nâng cao trình độ nhận thức và tạo tiền đề thực hiện các chủ
trương, đường lối chính sách đó.
Vd: Hội nghị Quốc tế về phát triển bền vững và ATGT đường bộ năm 2012

•

Hội nghị trao đổi thông tin: quản trị viên các cấp hoặc cùng cấp để trao đổi tin tức, tình
hình hoạt động của các bộ phận đơn vị trong tổ chức.
Vd: Hội nghị quan chức ASEAN- Trung Quốc bàn về biển Đông

•

Hội nghị mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho mọi người phát biểu ý kiến về các chủ
trương, chính sách mới, cách tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thông tin cao và hành
động thống nhất trước khi triển khai.
Vd: Hội nghị nhân dân bàn về sửa đổi hiến pháp

•

Hội nghị bàn bạc giải quyết vấn đề:

o

Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể để đi đền nhất trí ra quyết định tập thể.
Vd: Hội nghị lần thứ tư Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá XI

o

Tập thể thảo luận một hoăc một số vấn đề cụ thể nhưng không quyết định mà thủ trưởng
căn cứ vào đó để đưa ra quyết định.
Vd: Hội nghị Môi trường toàn quốc lần thứ III

1.3.2.
•

Căn cứ vào các khâu quản lí
Hội nghị bàn bạc ra quyết định
Vd: Hội nghị Ban Thường vụ Tỉnh uỷ phiên thứ 18 quyết định về công tác tổ chức,
cán bộ.

•

Hội nghị phổ biến triển khai: quyết định ban hành cần được tổ chức thực hiện. Loại hội
nghị này nhằm phổ biến, quán triệt tư tưởng, quan điểm, chủ trương, chính sách, giải
pháp đã trình bày trong quyết định đến các đối tượng. Mặt khác qua cuộc họp để bàn bạc,
xây dựng chương trình, kế hoạch thưc hiện quyết định.
Vd: Hội nghị tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật quý II/2012

•

Hội nghị kiểm tra đôn đốc: trong quá trình triển khai quyết định có thể xảy ra các tình
huống: các đơn vị triển khai thực hiên tốt, có nhiều sáng kiến, biện pháp sáng tạo, thực
hiện tốt các quyết định, ngược lại có đơn vụ thực hiện chưa tốt các quyết định do hiểu
chưa đúng tinh thần, nội dung, hoặc chưa tích cực sáng tạo trong tổ chức thực hiện.


Được thực hiện trên cơ sở đã có sự theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quyết định
của các cán bộ, bộ phận có thẩm quyền. Vì vậy, nội dung hội nghị này thường bao gồm :

o

Nghe báo cáo về kết quả thực hiện quyết định của các đơn vị

o

Trao đổi những kinh nghiệm hay cách làm tốt, các điền hình.

o

Chấn chỉnh, uốn nắn các lệch lạc để đảm bảo cho quyết định được thực hiện tốt.
Vd: Hội nghị công tác kiểm tra, giám sát của Đảng

•

Hội nghị sơ kết, tổng kết: mỗi quyết định, chương trình kế hoạch đều có mục tiêu, chỉ tiêu
rõ ràng và thời gian cụ thể. Vì vậy, hội nghị sơ kết tổng kết được tổ chức để đánh giá việc
thực hiện quyết định, trao đổi kinh nghiệm hay uốn nắn các lệch lạc để tiếp tục thực hiện
quyết định tốt hơn ở giai đoạn sau.
Kết thúc thời gian thực hiện quyết định, chương trình, kế hoạch cần tổ chức hội
nghị tổng kết để đánh giá kết quả, biểu dương khen thưởng các đơn vị, cá nhân có thành
tích cao, rút ra bài học kinh nghiệm, lý do thành công hay thất bại làm cơ sở cho quyết
định mới.
Vd: Hội nghị sơ kết công tác xây dựng Đảng 6 tháng đầu năm và phương hướng
nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2012

1.3.3.
•

Căn cứ vào các hình thức tổ chức

Hội nghị không chính thức: được tổ chúc nhưng không công bố do yêu cầu bí mật hoặc
những lý do tế nhị mà các bên muốn gặp mặt nhau đển bàn bạc nhưng không muốn nhiều
người biết. Cũng có khi một tổ chức muốn họp nội bộ để bàn riêng một số vấn đề gọi là
hội nghị kín.
Vd: Hội nghị không chính thức Bộ trưởng Ngoại giao ASEAN

•

Hội nghị chính thức, công khai: hội nghi được tổ chúc một cách công khai theo đúng
chương trình kế hoạch từng phần được cá đơn vị, những người có trách nhiệm đứng ra tổ
chức.
Vd: Hội nghị cấp cao ASEAN

1.4.

Các phương pháp tổ chức hội nghị

•

Phương pháp truyền thống: mời đại biểu họp tại các phòng họp hoặc trên hội

trường

•

Phương pháp sử dụng điện thoại, mạng vi tính.

•

Phương pháp sử dụng cáp quang như cầu truyền hình, hội nghị từ xa.

1.5.

Cách sắp xếp chỗ ngối trong phòng họp

Sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp rất quan trọng vì nó thể hiện trình độ của nhà quản
lí đồng thời gây ấn tượng tốt hoặc xấu đối với người tham dự.
Dưới đây là cách bố trí chỗ ngồi thường được áp dụng trong các cuộc họp.


CƠ CẤU LOẠI BÀN

THUẬN TIỆN

KHÔNG THUẬN TIỆN


BÀN HÌNH TRÒN
a. Thân mật, nhiệt tình với

-

Khó chọn vị trí cho người
chủ tọa

mọi người
b. Khuyến khích mở cuộc
thảo luận

BÀN HÌNH CHỮ NHẬT
a. Tốt cho buổi họp hội
thảo có tính cách đội ngũ
b. Chủ tọa có thể kiểm tra
phía trước căn phòng
c. Khuyến khích thảo luận

- Giới hạn số người đố với

a. Tạo vị trí của người chủ

-

kích thước loại bàn này

BÀN HÌNH CHỮ NHẬT HỘI TỤ

tọa
b. Cho phép ngồi được

Tạo khoảng cách giữa chủ
tọa và ngưởi tham dự

nhiều người hơn bàn chữ
nhật.

BÀN GHÉP KIỂU HÌNH CHỮ NHẬT
a. Cân bằng trạng thái các
thành viên
b. Dễ thấy mọi người

-

Giới hạn số lượng người
với loại bàn này.


Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để thông tin.
2.

Hoạch định và tổ chức các cuộc hội họp hội nghị
2.1.

•

Hoạch định và tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi
thức

Các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức hầu hết đều do các cấp quản trị trong
cơ quan, doanh nghiệp triệu tập nhằm giải quyết các vấn đề của nọi bộ phòng ban hay
công ty đặt ra.
Vd:các cuộc họp nhân viên, các cuộc họp ủy ban, các cuộc họp thông báo và các
cuộc họp giả quyết vấn đề…
Sự thành công của hầu hết các cuộc họp phần lớn tùy thuộc vào công việc chuẩn bị.

•

Nhà quản trị phải huấn luyện thủ ký chịu trách nhiện các công việc :

o

Đăng ký phòng họp


o

Thông báo cho người tham dự biết lịch trình cuộc họp

o

Chuẩn bị tài liệu

o

Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn

o

Chuẩn bị nước giải khát

o

Ghi biên bản

o

Theo dõi

2.1.1.

Đăng ký phòng họp

•

Thông thường, các cuộc họp được tổ chức tại văn phòng của cấp quản trị hoặc tại phòng
chung của cơ quan, doanh nghiệp.

•

Phòng họp đó không chỉ là vấn đề tiện nghi mà người tham gia cũng phải có cảm giác nơi
đó phù hợp với nội dung của cuộc họp.
Vd:cuộc họp của phòng thiết kế về việc chuẩn bị cho việc thay đổi mẫu mã của xe
click, giám đốc thiết kế triệu tập tại phòng giám đốc trong khi phòng không đủ chỗ cho
toàn bộ nhân viên làm cho nhân viên cảm thấy không thoải mái và không được coi trọng.
Sự lựa chọn phòng không hề phù hợp.

•

Điều quan trọng và cần thiết là người thư ký phải đăng ký trước và chuẩn bị phòng họp
gọn gàng, sạch sẽ.

•

Bên cạnh đó, việc kiểm tra cơ sở vật chất của phòng họp là việc nhỏ nhưng cũng quan
trọng không kém giúp nâng cao hiệu quả cuộc họp.
Vd: việc đảm bảo về bàn ghế, ổ cắm điện, đèn phòng, máy lạnh( nếu có)

2.1.2.

Thông báo cho người tham dự

•

Mời những người tham dự thông qua lịch công tác. Điện thoại thông báo trực tiếp, giấy
mời, Fax, hoặc Email.

•

Thời gian gửi giấy mời phụ thuộc vào tính chất công việc và quy định riêng của công ty
đề ra. Thông thường, các cuộc họp nội bộ giấy mời thường được gửi trước 3 ngày khi
tiến hành cuộc họp.

•

Thông báo cho các thành viên biết lịch trình cuộc họp và yêu cầu họ mang theo tài liệu
liên quan, hướng dẫn cuộc thảo luận, cung cấp thông tin… để họ chuẩn bị.

2.1.3.
•

Chuẩn bị tài liệu và dụng cụ nghe nhìn
Tài liệu cuộc họp là phần không thể thiếu trong một cuộc họp dù lớn hay nhỏ, do đó đây
là phần cần chuẩn bị một cách chu đáo và chính xác.


•

Tài liệu của cuộc họp bao gồm tài liệu phát tại chỗ với các tài liệu có độ dài vừa phải đối
với những tài liệu dài, có nhiêu nội dung cần phải xem xét trước thì tài liệu này cần được
đính kèm với thư mời và trong cuộc họp cần có bản tóm tắt nội dung.

•

Đôi khi cuộc họp cần có nhiều phương tiện hộ trợ cần phải chuẩn bị trước như máy
chiếu, video, bảng viết, sơ đồ…

2.1.4.

Chuẩn bị nước giải khát

•

Thư ký sẽ phục vụ nước trà, nước suối nếu cuộc họp ngắn gọn.

•

Với các cuộc họp kéo dài, thư ký phải linh hoạt theo sự chỉ đạo của cấp trên, hoặc giờ
giải lao mới phục vụ nước giải khát, hoặc để trên bàn sẵn cho người tham dự.

2.1.5.

Ghi biên bản
Thông thường các cuộc họp không cần nghi thức, biên bản chỉ cần ghi ý chính và
tóm tắt.

2.1.6.

Theo dõi
Sau cuộc họp, thường các cấp quản trị yêu cầu thư ký soạn thảo lại bản tóm tắt trích
từ biên bản, đôi khi còn gửi cho các thành viên tham dự. Thư ký giữ lại bản chính để lưu.

Theo dõi việc thực hiện các quyết định của cuộc họp.

2.2.

Hoạch định và tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức

Các cuộc họp trang trọng theo nghi thức là:
•

Các cuộc họp lớn; ví dụ như các cuộc họp mang tính chính trị như họp quốc hội, các cuộc
họp trong lĩnh vực kinh tế như họp hội đồng thành viên tổng kết năm trong một công ty,
…

•

Các cuộc họp có tính cách quan trọng và các thành viên có ý kiến khác nhau; ví dụ như
các cuộc họp về dự thảo ban hành luật mới, các đại biểu đưa ra rất nhiều ý kiến khác
nhau về vấn đề này. Sẽ có ý kiến đồng tình, ý kiến phản bác và ý kiến trung lập. Và mục
đích cuộc họp là phải thống nhất được quyết định cuối cùng cho vấn đề đang đề cập tới.

•

Tập thể cần đưa ra các quyết định có tính cách pháp lí mà tất cả các thành viên đều phải
bị ràng buộc tuân theo; ví dụ như cuộc họp hội đồng thành viên trong công ty về việc
thay đổi cơ cấu tổ chức hội đồng quản trị , việc này ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp
đến những thành viên dự họp và quyết định này khi đã thông qua bắt buộc các thành viên
phải tuân theo.

2.2.1.

Lập kế hoạch hội nghị


Lập kế hoạch là một việc cần thiết trước khi tổ chức hội nghị. Nếu không có một kế
hoạch chi tiết, cụ thể, rõ ràng sẽ không thể tổ chức buổi hội nghị tốt được. Căn cứ vào
chương trình kế hoạch công tác, năm quý , tháng của cơ quan , văn phòng xây dựng kế
hoạch hội nghị cho từng năm, quý , tháng. Trong kế hoạch hội nghị phải làm rõ các vấn
đề sau:
•

Tên hội nghị.

•

Mục đích, yêu cầu , nội dung của hội nghị

•

Đối tượng, thành phần tham dự hội nghị ( cấp trên, cùng cấp, cấp dưới, nội bộ, các cơ
quan có liên quan)

•

Địa điểm tiến hành hội nghị

•

Thời gian tiến hành

•

Các công việc chuẩn bị cho hội nghị

•

Kinh phí

•

phân công chịu trách nhiệm cho từng hội nghị.
Bản kế hoạch hội nghị cần được nhân thành nhiều bản gửi các bộ phận , cá nhân,
cán bộ lãnh đạo, cơ quan có liên quan.
Dưới đây là ví dụ về kế hoạch của hội nghị tổng kết hoạt động khoa học của một
trường chính trị.


THÀNH UỶ - UBND TP HẢI PHÒNG
TRƯỜNG CHÍNH TRỊ TÔ HIỆU
Số: 07/KH-NCKH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hải Phòng, ngày 17 tháng 02 năm 2011

KẾ HOẠCH
Tổ chức Hội nghị tổng kết hoạt động khoa học năm 2010 và triển khai kế hoạch
năm 2011
Nhằm triển khai kế hoạch hoạt động khoa học năm 2011, tiếp tục đẩy mạnh hoạt
động này của trường, nhà trường tổ chức Hội nghị tổng kết hoạt động khoa học năm 2010
và triển khai kế hoạch năm 2011. Kế hoạch cụ thể như sau:

1.
2.
3.
4.

5.
5.1

Thời gian hội nghị: ½ ngày từ 14h00’ thứ Sáu, ngày 25/2/2011
Địa điểm: phòng Hội thảo
Thành phần: Thành viên Hội đồng khoa học, lãnh đạo các khoa, phòng và
giảng viên nhà trường.
Nội dung chương trình:
Khai mạc Hội nghị;
Báo cáo tổng kết hoạt động khoa học năm 2010 và dự kiến kế hoạch năm
2011;
Báo cáo tham luận của các đơn vị;
Ý kiến tham gia vào Báo cáo tổng kết hoạt động khoa học năm 2010 và dự
kiến kế hoạch năm 2011;
Khen thưởng các cá nhân, đơn vị có nhiều thành tích trong hoạt động khoa
học năm 2010;
Hiệu trưởng kết luận một số nội dung và bế mạc hội nghị.
Phân công thực hiện:

Thành viên Hội đồng khoa học, lãnh đạo các khoa, phòng và giảng viên nghiên cứu,
chuẩn bị tham luận hội nghị gửi về phòng Nghiên cứu khoa học - TT-TL trước ngày
24/02/2011. Tham luận có thể tập trung vào một số nội dung:
-

5.2

Phòng Nghiên cứu khoa học - TT-TL:
Chuẩn bị Báo cáo tổng kết hoạt động khoa học năm 2010 và dự kiến kế
hoạch năm 2011;
Lập dự trù kinh phí tổ chức hội nghị;
Tập hợp tham luận và ý kiến tham gia Hội nghị;
Hoàn thiện kế hoạch hoạt động khoa học năm 2011 sau Hội nghị.
-

-

Định hướng hoạt động khoa học của các đơn vị năm 2011;
Đổi mới hoạt động thông tin khoa học;
Nâng cao chất lượng Nội san;
Các nội dung khác.


5.3
-

-

Phòng Tổ chức - Hành chính - Quản trị:
Chuẩn bị kinh phí cho hội nghị.
Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ hội nghị (hội trường, nước uống, trang trí
khánh tiết,
Âm thanh, ánh sáng...)
Trên đây là Kế hoạch tổ chức Hội nghị tổng kết hoạt động khoa học năm 2010 và
triển khai kế hoạch năm 2011, lãnh đạo các đơn vị căn cứ kế hoạch triển khai thực hiện
để Hội nghị đạt kết quả tốt.

Nơi nhận:
- HT, các PHT;
- Các khoa, phòng;
- Lưu NCKH, VT.

KT HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
(đã ký)

Trần Thị Bích Hằng


2.2.2.

Tổ chức hội nghị
2.2.2.1.

Giai đoạn chuẩn bị

•

Trách nhiệm của lãnh đạo:

o

Xác định mục tiêu của buổi họp

o

Nội dung cần được giải quyết là gì?

o

Có những ai sẽ tham gia?

o

Ngày tháng, thời gian tiến hành cuộc họp

o

Xác định địa điểm cuộc họp
Ngoài ra, cần phải xem xét các vấn đề cần phải giải quyết khác như:Chương trình
nghị sự, người ghi biên bản, kiểm tra phòng họp và trang thiết bị…

•

Trách nhiệm của thư kí và BTC:
(1)
(2)

(3)
(4)

(5)

(6)

Hiểu rõ mục đích, nội dung, chủ đề hội nghị từ đó quyết dịnh thành phần tham
dự hội nghị

Lựa chọn ngày tháng:Ấn định thời gian cụ thể:ngày, giờ, độ dài thời gian của
hội nghị.Thông thường, các cuộc họp trang trọng theo nghị thức theo ấn định
trước vài tháng hoặc cả năm nhằm đảm bảo các cuộc họp được tổ chức tại các
trung tâm thương mại hoặc các phòng họp của khách sạn theo đúng lịch. Sau
khi lựa chọn ngày , thư kí phải rà soát lại xem có trùng hợp với các cuộc họp
khác hoặc vào ngày nghỉ không. Ghi thời điểm tổ chức cuộc họp với lịch công
tác.
Xây dựng chương trình cụ thể cho từng nội dung của hội nghị.
Phân công người, bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp từng phần việc (trang trí
phòng họp, chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ như máy ghi âm, điện
thoại…)
Chuẩn bị hồ sơ cuộc họp. Chuẩn bị bìa hồ sơ để đựng hồ sơ giao dịch , các bản
tường trình, các hợp đồng, công văn , giấy mời, danh sách và các tài liệu khác
liên quan tới cuộc họp. Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho lãnh đạo trong từng
cuộc họp(báo cáo, đề án, thuyết trình…)
Soạn thảo một lịch trình kế hoạch. Lịch trình kế hoạch là một công cụ giúp
hoạch định và phối hợp cuộc họp.Nó là bản danh sách kiểm tra những điều cần
phải làm.


(7)
Hình 7.3. Bản lịch trình kế hoạch
Địa
điểm

1

Thông Số
báo
thành

cuộc
viên
họp
2

3

Lịch
trình
nghị
sự
4

Tài
liệu

5

Trang
thiết
bị

6

Chỗ
Di
ăn, ở chuyể
cho
n
khách

7

8

Triển
lãm

Giao
tiếp

9

10

Soạn thảo chương trình nghị sự(agenda). Chương trình nghị sự là bảng danh
sách các đề nghị theo thứ tự. Thư kí phải thảo luận với cấp quản trị chấp nhận
bản thảo cuối cùng trước khi in. Thông thường chương trình nghị sự của các
công ty kinh doanh theo thứ tự sau đây:
- Thông báo và giới thiệu thành viên mới và khách quan.
- Đọc và phê chuẩn biên bản các cuộc họp trước.
- Các bản báo cáo tường trình.
- Thảo luận về tình hình kinh doanh đã qua.
- Thảo luận về tình hình kinh doanh sắp tới.
- Kết thúc hoặc hoãn lại.
Có thể gửi bản lịch trình nghị sự chính thức bằng thư hoặc phân phối lịch trình
nghị sự cùng các tài liệu khác ngay khi bắt đầu cuộc họp
(9)
Đặt phòng. Tùy thuộc vào tính chất của cuộc họp và số người họp để quyết định
nên chọn phòng ở đâu. Sau khi chọn phòng phải gửi chính thư xác nhận để
tránh có trục trặc vào phút chót. Khi cuộc họp kề cận, gửi thư hoặc gọi điện

thoại để xác nhận và kiểm tra lại.
(10) Sắp xếp dịch vụ ăn uống. Nếu cuộc họp được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn
hoặc trung tâm thương mại, phải sắp đặt và chuẩn bị từ trước những thứ sau
đây:
- Chỗ ăn
- Loại dịch vụ
- Thời gian phục vụ
- Thực đơn
- Sắp đặt bàn ghế
- Màu sắc và trang trí(nếu cần)
(11)
Thông báo cho các thành viên tham dự. Thông báo trước cho các thành viên tất
cả thông tin cần thiết về cuộc họp. Đôi khi phải gửi kèm theo dự kiến chương
trình nghị sự và các tài liệu khác để các đại biểu tham khảo trước. Trong trường
hợp cần thiết phải gửi bản đồ của nơi diễn ra cuộc họp đối với những vị khách ở
xa.
(8)


Sắp xếp và phân phối tài liệu. Sắp xếp các tài liệu cần thiết bằng cách đóng hay
gim các tờ rơi theo thứ tự chương trình. Tất cả các tài liệu được đựng trong một
bìa hồ sơ hoặc cặp hồ sơ bao gồm:
- Phiếu đề tên người tham dự hội nghị
- Giấy, bút.
- Chương trình nghị sự.
- Các bản tường trình, báo cáo đặc biệt.
- Danh sách các thành viên tham dự
- Phiếu ăn
(13)
Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn. Phải chuẩn bị trước các dụng cụ nghe nhìn như:

- Máy chiếu, màn chiếu
- Thiết bị âm thanh
- Bảng viết
- Thiết bị dịch
- …
Không chuẩn bị các dụng cụ nghe nhìn chu đáo sẽ làm xáo trộn mất tính trang
trọng của cuộc họp.
(14)
Trách nhiệm của người tham dự:
- Phản hồi về khả năng tham gia
- Nghiên cứu chương trình nghị sự
- Nghiên cứu các tài liệu
- Chuẩn bị thông tin để thuyết trình, các ý kiến, các câu hỏi…
(12)

Giai đoạn tiến hành
Đón tiếp đại biểu
2.2.2.2.

(1)

Phải diễn ra đúng giờ. Bộ phận tiếp đón phải nắm rõ danh sách đại biểu tham
dự hội nghị, tùy thuộc vào đại biểu của cuộc hội nghị mà tổ chức ra chương trình tiếp đón
phù hợp ( đại biểu nước ngoài_ băng rôn tiếp đón phải ghi tiếng anh kèm theo, có thông
dịch viên…, đại biểu cấp cao_hình thức tiếp đón phải thật trang trọng…)
(2)

Phân phát, văn kiện, tài liệu.

Kiểm tra xem số lượng văn kiện, tài liệu có đủ không? Sau đó tiến hành phân

phát, cho các khách mời của cuộc hội nghị.
(3)
(4)

Quyết định chủ tịch đoàn và thư ký đoàn.
Khai mạc cuộc họp.
- Tiến hành các nghi thức nhà nước ( nếu cần). Thường thì sẽ hát quốc ca
khi tiến hành khai mạc các buổi họp long trọng do chính quyền hoặc các
đòan thể tổ chức.
- Giới thiệu chủ đề cuộc họp.
- Trình bày chủ đề cần ngắn gọn, bao quát được nội dung của buổi họp.
- Giới thiệu thành phần:


•

•
o
o
o

-

Bao gồm thành phần đại biểu, khách mời ( giới thiệu theo theo thứ tự
chức vị hoặc vị trí trong cuộc họp, đảm bảo đầy đủ và chính xác,
tránh giới thiệu sai tên, chức danh hoặc học hàm của đại biểu)
Chương trình cuộc họp :
Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và kết thúc ?
Các thành viên sẽ được nghe gì?
Kế hoạch của cả buổi hop sẽ diễn ra như thế nào?

Diễn văn ngắn của chủ tọa.

Bài diễn văn nên tuân thủ theo thời gian đã lên theo kế hoạch, tránh làm kéo
dài thời gian, ảnh hưởng đến toàn bộ tiến trình của cuộc hop.
Tiến hành hội nghị.
- Chủ tọa.
Chủ tọa sẽ là người chỉnh lý chương trình nghị sự và đảm bảo rằng thời
gian không bị lãng phí với từng nội dung họp hoặc các tiêu chuẩn khác khống chế thời
gian thảo luận hoặc hạn chế các phát biểu dài.
(5)

Đảm bảo rằng tất cả được quyền nói như nhau.
-

Mở đầu
Khi tiến hành hội nghị

Người chủ tọa cần đảm bảo rằng tất cả thành viên tại lúc nào là bắt đầu nội
dung cần được thảo luận, vấn đề nào cần giải quyết và các mục tiêu cần đạt được. Duy trì
cuộc họp tập trung theo các mục tiêu đó. Đơn giản hóa những sự phức tạp hay mẫu thuẫn
trong cuộc hôp, cố gắng để đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau.
Đối với người tham dự :
Phải lắng nghe người khác trong cuộc họp một cách tích cực, đó là việc tập
trung hoàn toàn vào những gì người phát biểu đang nói. Tránh các thái đô phớt lờ, giả vờ
nghe…
Đóng góp, phát biểu ý kiến gồm: giới thiệu hay đề xuất, thảo luận, giải
thích bảo vệ quan điểm của mình, đặt ra câu hỏi và trả lời câu hỏi với người khác.
-

Khi kết thúc

Tại cuối mỗi nội dung trong chương trình, cần tổng kết cái gì đả được thỏa
luận và cái gì đã đạt được sự đồng thuận.


(6)

Xử lý các tình huống làm gián đoạn

Khi cần nhắn tin hoặc thông báo với quan khách nào đó chúng ta nên sử dụng
phiếu nhắn tin và nhờ chuyển. Trong trường hợp cần nói trực tiếp, nên đến nói nhỏ với
họ.
Như vậy sẽ tránh được tình trạng gây ngắt quãng cuộc họp, ảnh hưởng sự tập
trung của khách mời, đại biểu.
(7)

Ghi biên bản

Có nhiều phương pháp ghi biên bản như : ghi bình thường, ghi tốc kí, và ghi
bằng máy ghi âm.
Hệ thống và ghi lại chương trình cuộc họp đồng thời ghi lại những ý kiến,
những quyết định hay những hành động đã được thông qua trong cuốc họp. Phải nhớ:
Biên bản cuộc họp là công cụ rất cần thiết để theo dõi việc thực hiện các công
việc do cuộc họp đề xuất
Phải ghi những nội dung chính xác, khách quan.
Không chen vào biên bản các chính kiến, quan điểm của người ghi biên bản.
Ghi rõ thời gian địa điểm, nội dung cuộc họp.
Nên đọc lại toàn bộ biên bản cuộc họp cho mọi người cùng nghe trước khi kết
thúc cuộc họp.

Phải gửi bản sao biên bản cuộc họp cho các thành viên dự họp và những người
liên quan trong thời gian sớm nhất.
Những điều quan trọng cần phải có trong biên bản cuộc họp:
Những người tham dự cuộc họp
Các nội dung đã được thảo luận
Những quyết định đã được đưa ra
Những công việc phải thực hiện: phải làm gì, khi nào và ai sẽ làm.
Soạn thảo biên bản.
-

(8)

(1)

(2)

2.2.2.3.
Giai đoạn kết thúc
Kết luận
- Thông qua các nghị quyết
- Diễn văn tổng kết của chủ tọa
- Bế mạc
Sau cuộc họp
- Hoàn thiện các văn bản-Tặng quà, chiêu đãi, tiễn khách
- Thanh quyết toán các chi phí
- Tổ chức thực hiện các nghị quyết


(3)

- Rút kinh nghiệm
Soạn thảo biên bản
- Biên bản thường được ghi tại chỗ hoặc được biên soạn lại. Biên bản sau khi
được biên soạn lại sẽ được thủ trưởng trực tiếp duyệt lại.
- Thư kí phải đánh máy lại biên bàn trên tờ giấy trắng, không có in sẵn tiêu
đề.
- Gửi bản sao biên bản này cho các thành viên tham dự và giữ lại bản chính
để lưu.
2.2.3. Hội nghị từ xa

Là các cuộc họp mà các thành viên vẫn ở tại địa điểm của mình, không phải đi xa.
Theo dõi các bài thuyết trình qua phương tiện nghe nhìn tại phòng họp.
-

Ưu điểm: giảm bớt chi phí di chuyển, thời gian di chuyển, tiết kiệm công
sức.
Nhược điểm: người trình bày chỉ thấy những người đang họp ở trong phòng
của mình, cũng như người tham dự chỉ thấy người trình bày trên màn hình
và những người xung quanh.
PHẦN KẾT LUẬN

Qua các phần trình bày trên đây đã cho thấy phần nào tính cấp thiết của việc tổ chức
hội họp, hội nghị trong một cơ quan, tổ chức. Với những thông tin bổ ích này hi vọng sẽ
giúp được các đơn vị tổ chức một buổi hội họp, hội nghị với chi phí thời gian ít nhất
nhưng hiệu quả lại cao nhất.