Chương trình quản lý sinh viên

LỜI CẢM ƠN

Trƣớc hết em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu trƣờng ĐHSP Hà
Nội 2, Ban Chủ nhiệm Khoa Công nghệ thông tin, đã tạo điều kiện cho em
đƣợc tiếp cận thực tế, áp dụng kiến thức lý thuyết vào đời sống thực tiễn, tạo
cơ sở tổng hợp đƣợc nhiều kiến thức, trang bị nhiều kỹ năng cần thiết và tích
lũy đƣợc nhiều kinh nghiệm quý báu. Qua đó, nó còn giúp chúng em làm
quen đƣợc cơ cấu tổ chức cũng nhƣ cách làm việc tại các cơ quan. Đó chính
là những hành trang vô cùng quý giá để chúng em vững bƣớc vào đời.
Đặc biệt em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới thầy giáo
hƣớng dẫn TS. Trịnh Đình Vinh đã giúp đỡ và chỉ dẫn tận tình cho em trong
việc hình thành bản đồ án, hƣớng dẫn triển khai đề tài, cách sử dụng tài liệu
hệ thống hóa kiến thức và tổng kết các kết quả nghiên cứu một cách có hệ
thống và khoa học.
Và em cũng xin chân thành cảm ơn quý Thầy Cô trong Khoa đã tận tình
giảng dạy, trang bị cho chúng em những kiến thức cần thiết trong suốt quá
trình học tập tại trƣờng, để hôm nay chúng em vận dụng những kiến thức tích
lũy đƣợc áp dụng vào thực tế. Cám ơn tập thể lớp K34 – Cử nhân Tin cùng
bạn bè thân hữu đã giúp đỡ, đóng góp những ý kiến quý báu cho tôi. Tất cả
những điều đó là nguồn động lực rất lớn để tôi có thể hoàn thành khóa luận
tốt nghiệp này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, tháng 05 năm 2012
Sinh viên
Nguyễn Thị Xuân

1


LỜI CAM ĐOAN

Tên tôi là: Nguyễn Thị Xuân
Sinh viên lớp: K34 – Cử Nhân Tin, Trường ĐH Sư phạm Hà Nội 2.
Tôi xin cam đoan:
1. Đề tài: “Chương trình quản lý sinh viên” là kết quả nghiên cứu của
riêng tôi, dƣới sự hƣớng dẫn của thầy giáo TS. Trịnh Đình Vinh và có sử
dụng sách tham khảo của một số tác giả.
2. Khóa luận không sao chép từ các tài liệu sẵn có nào.
3. Kết quả nghiên cứu không trùng với các tác giả khác.
Nếu sai, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm!
Hà Nội, tháng 05 năm 2012
Người cam đoan

Nguyễn Thị Xuân

2


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI NÓI ĐẦU ............................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ................................................................................... 1
2. Mục đích của đề tài................................................................................ 2
3. Yêu cầu phạm vi của đề tài ................................................................... 2
4. Phƣơng pháp nghiên cứu ....................................................................... 4
5. Ý nghĩa khoa học của đề tài .................................................................. 4
6. Cấu trúc của khóa luận .......................................................................... 5
CHƢƠNG 1. KHẢO SÁT HỆ THỐNG...................................................... 6
1.1. Khảo sát............................................................................................... 6
1.1.1. Khảo sát hiện trạng ..................................................................... 6

1.1.2. Đánh giá hiện trạng ..................................................................... 7
1.1.2.1. Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn .......................... 8
1.1.2.2. Yêu cầu đặt ra với hệ thống mới ....................................... 8
1.2. Các chức năng của hệ thống .............................................................. 8
1.3. Phân tích ............................................................................................ 10
1.3.1. Phân tích về xử lý ...................................................................... 10
1.3.2.Phân tích về dữ liệu .................................................................... 11
CHƢƠNG 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG .................................................... 13
2.1. Phân tích hệ thống về chức năng ........................................................ 13
2.1.1. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng ...................................... 13
2.1.2. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ................................................. 17
2.1.2.1 DFD mức ngữ cảnh ............................................................. 20
2.1.2.2 DFD mức đỉnh ..................................................................... 21
2.1.2.3 DFD mức dƣới đỉnh............................................................. 22
2.2. Phân tích hệ thống về dữ liệu ............................................................. 28

3


2.2.1. Khái niêm chung về cơ sở dữ liệu .............................................. 28
2.2.2. Công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu ................................................. 28
2.2.3. Các bảng trong hệ thống ............................................................. 32
2.2.4. Mối quan hệ giữa các bảng trong hệ thống ................................ 38
CHƢƠNG 3. THIẾT KẾ VÀ THỰC HIỆN HỆ THỐNG ........................ 39
3.1. Công cụ thiết kế hệ thống ................................................................... 39
3.1.1. Microsoft Visual Studio.NET ..................................................... 40
3.1.2. Thiết kế giao diện ........................................................................ 43
3.1.3. Lập trình cơ sở với Visual Basic.Net ......................................... 46
3.1.4. Kết nối với cơ sở dữ liệu Access ................................................. 57
3.2. Thiết kế chƣơng trình ......................................................................... 59

3.2.1. Định nghĩa lƣu đồ thuật toán ....................................................... 59
3.2.2. Lƣu đồ thuật toán chức năng “Đăng nhập” ................................. 60
3.2.3. Lƣu đồ thuật toán chức năng “Thêm sinh viên” ......................... 61
3.2.4. Lƣu đồ thuật toán chức năng “Sửa thông tin sinh viên” ............. 62
3.2.5. Lƣu đồ thuật toán chức năng “Xóa sinh viên” ............................ 63
3.2.6. Lƣu đồ thuật toán chức năng “Tìm kiếm”................................... 64
3.3. Thiết kế giao diện chƣơng trình ......................................................... 65
3.3.1. Giao diện đăng nhập .................................................................... 65
3.3.2. Giao diện chính ........................................................................... 65
3.3.3. Một số giao diện khác ................................................................. 66
KẾT LUẬN VÀ HƢỚNG PHÁT TRIỂN ................................................... 74
1. Kết quả đạt đƣợc.................................................................................... 74
2. Hƣớng phát triển của đề tài ................................................................... 74
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 75
HƢỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG CHƢƠNG TRÌNH .................. 76

4


LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Ngày nay song song với quá trình phát triển công nghệ khoa học và kỹ
thuật thì ngành khoa học tính toán đã đóng vai trò quan trọng, nó đã đạt đƣợc
những thành tựu khoa học kỹ thuật rực rỡ với những bƣớc tiến nhảy vọt. Việc
áp dụng các công nghệ khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực đời sống của con
ngƣời ngày càng tăng và không ngừng can thiệp vào hầu hết các công việc
trong đời sống. Công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đó.
Đi đôi với sự phát triển của công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc
các sản phẩm phần mềm ứng dụng ra đời có tính chất quyết định đối với việc
áp dụng ngành khoa học này.

Trên thế giới cũng nhƣ ở Việt Nam, Công nghệ thông tin đã trở thành
một ngành công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học kỹ thuật không
thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội nhƣ: Quản lý, kinh tế,
thông tin.. Ở nƣớc ta hiện nay, việc áp dụng tin học trong việc quản lý tại các
cơ quan, trƣờng học, xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Nhƣng
một vấn đề đặt ra trong việc quản lý là làm thế nào để chuẩn hoá cách xử lý
dữ liệu, bởi mỗi trƣờng học, mỗi xí nghiệp, mỗi cơ quan là một cách xử lý
khác nhau. Ở đây em muốn đề cập tới tầm quan trọng của việc xây dựng hệ
thống quản lý nhờ tin học hoá.
Với mong muốn tìm hiểu xây dựng một hệ thống thông tin quản lý có
áp dụng tin học, em muốn trình bày nội dung về phân tích thiết kế hệ thống
thông tin trong đề tài “ Chƣơng trình quản lý sinh viên”, tiến tới thiết kế
một chƣơng trình quản lý sinh viên trên máy tính. Mặc dù rất cố gắng để hoàn
thành công việc, xong thời gian có hạn và kinh nghiệm kiến thức chƣa nhiều
nên việc khảo sát thực tế và phân tích thiết kế còn có nhiều thiếu xót cần đƣợc
bổ xung. Vì vậy, em mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè
để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn.

5


2. Mục đích của đề tài.
Cùng với sự phát triển của xã hội thì công nghệ thông tin đã và đang
triển khai các ứng dụng trên địa bàn toàn quốc, dần tiến tới tin học hóa tất cả
các hoạt động trong mọi lĩnh vực của các ngành nghề. Máy tính thực sự là
công cụ đáng tin cậy không thể thiếu đƣợc trong mọi hoạt động của xã hội
trong thời đại thông tin này. Chính vì thế việc quản lý sinh viên trong các
trƣờng phải đƣợc tin học hóa toàn bộ, không còn làm theo lối thủ công để
quản lý sổ sách, giấy tờ,... chậm chạp trong việc khai thác thông tin và chiếm
nhiều không gian lƣu giữ. Mục đích của việc xây dựng đề tài này là:

- Giảm bớt thời gian ghi chép, không gây nhầm lẫn, thiếu chính xác.
- Thực hiện sửa dữ liệu rất thuận tiện.
- Tận dụng tối đa khả năng tính đã có.
- Mọi công việc cập nhật, điều chỉnh, tìm kiếm, tra cứu đều đƣợc thực
hiện nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian.
- Công việc của cán bộ không còn vất vả, hiệu suất lao động cao.
3. Yêu cầu phạm vi của đề tài.
Dựa vào các thông tin đã thu thập đƣợc và những đặc điểm cơ bản của
hệ thống quản lý sinh viên của trƣờng Đại học Sƣ Phạm Hà Nội 2, hệ thống
quản lý sinh viên cơ bản cần thực hiện quản lý các thông tin sau:
- Quản lý hồ sơ sinh viên.
- Quản lý điểm.
3.1. Quản lý hồ sơ sinh viên
- Hồ sơ sinh viên là nơi lƣu trữ tất cả các thông tin về một sinh viên nhƣ:
Họ tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, quê quán, địa chỉ....
- Trong hồ sơ sinh viên ghi lại chi tiết quá trình học tập của sinh viên

6


- Các diễn biến về điểm, quá trình học tập của sinh viên sẽ do phòng giáo
vụ quản lý.
- Cuối các học kỳ phòng giáo vụ làm bảng điểm tổng hợp và tiến hành
phân loại sinh viên sau đó báo cáo với trƣởng khoa ,phòng đào tạo.
3.2. Quản lý điểm
Sau khi điểm các môn thi đã có, Giáo viên bộ môn và phòng giáo vụ tiến
hành vào điểm của từng môn học.
Điểm tổng kết môn sẽ đƣợc tính theo công thức:
ĐTBM = a1* 0.1 + a2* 0.2 + a3*0.7
Trong đó điểm a1 là điểm chuyên cần, điểm a2 là điểm kiểm tra giữa kỳ,

điểm a3 là điểm thi hết môn.
Điểm tổng kết học kỳ sẽ đƣợc tính bằng điểm tổng kết các môn nhân với
số đơn vị học trình tƣơng ứng và chia cho tổng số đơn vị học trình.
Sinh viên phải thi lại các môn nếu điểm tổng kết của môn đó nhỏ hơn 5.
Sau khi thi lại, điểm tổng kết mới sẽ đƣợc tính theo điểm thi lại của từng môn.
Sinh viên phải học lại những môn có điểm thi lại < 5 vào thời điểm sớm
nhất do nhà trƣờng tổ chức.
Nếu phải học lại một học phần làm cơ sở cho các học phần tiếp theo sau,
sinh viên không đƣợc học và dự thi các học phần tiếp sau nếu nhà trƣờng
không cho phép.
Sau mỗi học kỳ các khoa sẽ tiến hành xét khen thƣởng/ kỷ luật, xếp loại
cho sinh viên.
- Cách tính điểm tổng kết học kỳ:
M1 * H1 + M2 * H2 + Mn * Hn
ĐTKHK =
 ( H1 + H2 + ... + Hn )

7


Trong đó ĐTKHK: Điểm tổng kết học kỳ
M1, M2: Điểm tổng kết môn 1, môn 2
Mn : Điểm tổng kết thi môn thứ n
H1, H2: Số đơn vị học trình của môn 1, môn 2
Hn: Số đơn vị học trình của môn thứ n
- Xếp loại học tập:
9.00 -> 10.00 xếp loại Xuất sắc
8.00 -> 8.99 xếp loại Giỏi
7.00 -> 7.99 xếp loại Khá
6.00 -> 6.99 xếp loại Trung bình - Khá

5.00 -> 5.99 xếp loại Trung bình
<5

xếp loại Yếu ( thi lại và học lại)

- Xét loại học bổng: Đạt điểm trung bình từ 7.00 trở lên và không có môn nào
có điểm tổng kết dƣới 5.
Với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong việc quản lý sinh viên
đảm bảo việc quản lý sinh viên đƣợc đầy đủ và chính xác, tiện lợi và phù hợp
với nhu cầu thực tế.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
 Thu thập và phân tích các tài liệu và thông tin có liên quan đến đề tài.
 Phân tích- tổng hợp
 Kết hợp nghiên cứu tài liệu với tiến hành cài đặt cụ thể.
5. Ý nghĩa khoa học của đề tài
Chƣơng trình đƣợc xây dựng để đáp ứng các yêu cầu quản lý, giúp cho
việc quản lý đƣợc thuận lợi khoa học, tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả tối
ƣu cho công tác quản lý sinh viên.

8


6. Cấu trúc của khóa luận
Ngoài phần mở đầu và kết thúc, khóa luận bao gồm ba chƣơng chính:
Chƣơng 1. Khảo sát hệ thống
Chƣơng 2. Phân tích hệ thống
Chƣơng 3. Thiết kế và thực hiện hệ thống

9

CHƢƠNG I

KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1.1 Khảo sát
Đây là phần mà chúng ta tiến hành khảo sát phê phán hiện trạng, từ đó
đề ra các phƣơng hƣớng giải quyết. Và đề xuất ra các cải tiến bằng cách đƣa
ra các giải pháp lựa chọn thích hợp.
1.1.1. Khảo sát hiện trạng
Sau khi sinh viên thi đỗ vào trƣờng, sinh viên phải nộp hồ sơ trúng
tuyển cho nhà trƣờng. Theo ngành học đã đăng ký, hồ sơ đó đƣợc ngƣời quản
lý nhập vào máy tính để xử lý và lƣu trữ. Từ đầu vào là hồ sơ trúng tuyển của
sinh viên thì đầu ra là danh sách các lớp. Các sinh viên đƣợc xếp vào các lớp
theo một tiêu chuẩn nào đó nhƣ căn cứ vào điểm thi tuyển của sinh viên, căn
cứ theo địa chỉ quê quán của sinh viên, ngành học mà sinh viên dự thi.. Quá
trình học tập của sinh viên đƣợc theo dõi bằng điểm số của các môn học qua
các học kỳ. Điểm của các môn trong từng học kỳ đƣợc ngƣời quản lý sinh
viên nhập vào máy tính để xử lý và lƣu trữ. Xử lý bao gồm các công việc nhƣ
tính điểm trung bình bằng cách sử dụng các công thức. Căn cứ vào các quy
chế đào tạo ngƣời quản lý sẽ lập ra các danh sách theo yêu cầu của thực tế đòi
hỏi nhƣ danh sách lớp, danh sách sinh viên thi lại, danh sách sinh viên học lại,
bảng điểm của cá nhân, của cả lớp theo học kỳ, theo năm và các danh sách

10


khác tuỳ chọn nội dung cho phù hợp với mục đích và yêu cầu đặt ra. Khi tốt
nghiệp, ra trƣờng sinh viên đƣợc nhận lại hồ sơ sinh viên cùng với bằng tốt
nghiệp và bảng điểm ghi lại kết quả thi các môn học trong suốt quá trình học

tập tại trƣờng.
1.1.2. Đánh giá hiện trạng
Quản lý sinh viên là một công việc rất phức tạp và khó bởi vì số lƣợng
sinh viên thì nhiều lại có nhiều vấn đề liên quan tới sinh viên nhƣ hồ sơ sinh
viên xử lý các yêu cầu của sinh viên đặt ra, xử lý điểm thi học kỳ, xử lý tốt
nghiệp và các xử lý khác liên quan đến sinh viên. Làm sao ngƣời làm công tác
quản lý sinh viên phải xử lý nhanh chính xác tránh gây ra nhầm lẫn lƣu trữ và
bảo quản phải an toàn. Điều này thật khó đòi hỏi chúng ta phải mất nhiều thời
gian và công sức cho việc này thì mới mong có kết quả tốt đƣợc.
Hiện nay việc quản lý sinh viên phải trải qua nhiều công đoạn làm thủ
công bằng tay nên mất rất nhiều thời gian mà hiệu quả công việc lại không
cao, hay gây ra nhầm lẫn. Khi làm thủ công nhƣ vậy thì việc tìm kiếm, sửa
chữa, lƣu trữ và bảo quản là những công việc rất vất vả. Nếu số lƣợng sinh
viên càng nhiều thì các công việc này càng vất vả hơn rất nhiều. Và tất cả
những thông tin về sinh viên ngƣời quản lý đều phải dùng sổ để ghi lại và
theo dõi dẫn đến sự quản lý còn rời rạc không nhất quán, việc lƣu trữ cần rất
nhiều bản ghi. Khi sinh viên có yêu cầu lấy bảng điểm cá nhân của năm học
nào đó thì ngƣời quản lý phải tìm quyển sổ đó và viết ra những điểm số cho
sinh viên đó, công việc rất đơn giản nhƣng ngƣời quản lý lại rất vất vả và mất
nhiều thời gian. Sinh viên đó không thể lấy bảng điểm đó ngay đƣợc và phải
chờ một thời gian. Nếu nhƣ có nhiều ngƣời yêu cầu, mỗi ngƣời một kiểu thì
ngƣời quản lý sẽ bận rộn suốt cả ngày mà vẫn không đáp ứng đƣợc yêu cầu
đòi hỏi của thực tế. Nhƣng nếu nhƣ có sự trợ giúp của máy tính thì các công

11


việc đó lại rất là đơn giản mà vẫn đáp ứng đƣợc yêu cầu đòi hỏi của thực tế.
Do đó, tin học hoá là một nhu cầu cần thiết cho hệ thống quản lý sinh viên.
1.1.2.1. Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn

Trƣớc một khối lƣợng sinh viên nhiều nhƣ hiện nay thì các yêu cầu đặt
ra cho việc quản lý theo phƣơng pháp thủ công sẽ không thể đáp ứng đƣợc, do
đó công việc gặp rất nhiều khó khăn. Nó đòi hỏi phải có nhiều nhân lực, nhiều
thời gian và công sức, mỗi sinh viên đều có một bảng điểm riêng cho nên việc
lƣu trữ, tìm kiếm, bổ sung, sửa đổi để đáp ứng yêu cầu không phải là dễ dàng
có khi còn có cả nhầm lẫn và sai xót.
Từ những nhƣợc điểm trên ta nhận thấy cần thiết phải có một hệ thống
tin học hoá cho việc quản lý điểm sinh viên cũng nhƣ các hệ thống quản lý
khác.
1.1.2.2. Những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới
Cùng với sự phát triển của xã hội , công tác tổ chức quản lý cũng cần
đƣợc đầu tƣ và phát triển để có thể đáp ứng tốt đuợc yêu cầu cũng nhƣ giúp
cấp lãnh đạo thực hiện tốt các chủ trƣơng chính sách đối với cán bộ giáo viên
nhà trƣờng.
Trƣớc hết để quản lý đƣợc một khối lƣợng lớn sinh viên của một
trƣờng học, phải tổ chức tốt hệ thống lƣu trữ hồ sơ để có thể đáp ứng đƣợc
những yêu cầu: tiết kiệm chỗ, dễ tìm kiếm, dễ bổ xung sửa đổi. Hệ thống quản
lý mới phải khắc phục đƣợc những nhƣợc điểm của hệ thống cũ, ngoài ra hệ
thống mới phải có khả năng phát hiện lỗi và xử lý kiểm tra tính đúng đắn của
dữ liệu ngay từ khi cập nhật.
1.2. Các chức năng của hệ thống
Hệ thống quản lý sinh viên bao gồm 6 chức năng chính, trong mỗi chức
năng chính có các chức năng con đƣợc trình bày nhƣ sau:
+ Chức năng hệ thống: gồm có 2 chức năng con sau:

12


- Đăng nhập hệ thống.
- Thoát khỏi hệ thống.

+ Chức năng cập nhật hồ sơ: gồm có 5 chức năng con sau:
- Thêm hồ sơ mới.
- Sửa hồ sơ cũ.
- Xoá hồ sơ.
- Thay đổi hồ sơ
- Cập nhật trả hồ sơ.
+ Chức năng cập nhật điểm: gồm có 5 chức năng con sau:
- Cập nhật điểm thi học kỳ.
- Cập nhật điểm thi lại.
- Cập nhật điểm thi tốt nghiệp.
- Cập nhật điểm trung bình.
- Cập nhật điểm rèn luyện.
+ Chức năng cập nhật thông tin hệ thống: gồm có 5 chức năng con sau:
- Cập nhật khoa: Thêm khoa mới, sửa thông tin khoa, xoá khoa.
- Cập nhật ngành: Thêm ngành mới, sửa thông tin ngành, xoá ngành.
- Cập nhật lớp: Thêm lớp mới, sửa thông tin lớp, xoá lớp.
- Cập nhật môn học: Thêm môn học mới, sửa thông tin môn học, xoá
môn học.
- Cập nhật giáo viên: Thêm giáo viên mới, sửa thông tin giáo viên, xoá
giáo viên.
+ Chức năng tìm kiếm: gồm có 4 chức năng con sau:

13


- Tìm kiếm sinh viên.
- Tìm kiếm điểm thi.
- Tìm kiếm danh sách thi lại.
- Tìm kiếm giáo viên.
+ Chức năng báo cáo thống kê: gồm có 4 chức năng con sau:

- In bảng điểm.
- In các danh sách.
- Báo cáo kết quả học tập của sinh viên.
- Báo cáo kết quả tốt nghiệp của sinh viên.
1.3. Phân tích
Phân tích chính là sự khảo sát nhận diện và phân lập các thành phần
của một phức hợp nào đó và cái quan trọng hơn là ta phải chỉ ra đƣợc cái liên
quan giữa các thành phần và làm rõ đƣợc cấu trúc hệ thống.
1.3.1. Phân tích về xử lý
Đối với hệ đơn giản ta biểu diễn các xử lý bằng biểu đồ phân cấp chức
năng là đủ. Nhƣng đối với bài toán quản lý sinh viên này tính liên kết giữa các
chức năng là cao, phức tạp nên cần phải biểu diễn bằng biểu đồ phân cấp chức
năng và biểu đồ luồng dữ liệu nhƣng chủ yếu là biểu diễn bằng biểu đồ luồng
dữ liệu.
Với phƣơng pháp này em diễn tả hệ thống bằng cách theo dõi sự dịch
chuyển, theo dõi việc xử lý dữ liệu một cách lần lƣợt ra sao. Trong phƣơng
pháp này em xây dựng công cụ phân tích từ trên xuống bằng cách này phân rã
biểu đồ luồng dữ liệu thành nhiều mức -> làm mịn dần.
Mức 1: Thu đƣợc biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh.

14


Ta tiến hành coi cả hệ thống chỉ là một chức năng đại diện cho
nhiệm vụ chung của hệ thống. Bên cạnh đó ta cho xuất hiện các tác nhân
ngoài (xuất hiện ở chỗ vào ra của hệ thống).
Mức 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
Từ mức 2 trở đi, ở mức trên có bao nhiêu chức năng thì mức
dƣới sẽ có bấy nhiêu biểu đồ luồng dữ liệu tƣơng ứng.
Mức 3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dƣới đỉnh.

Từ mức 3 tiếp tục phân rã các chức năng ở mức đỉnh theo từng
chức năng.
Nguyên tắc:
- Bảo toàn các luồng dữ liệu ở mức trên.
- Có thể bổ xung.
- Bảo toàn các tác nhân ngoài (có bao nhiêu tác nhân ngoài ở mức đỉnh
thì có bấy nhiêu tác nhân ngoài ở mức dƣới đỉnh).
- Trong quá trình phân rã có thể làm xuất hiện dần các kho dữ liệu.
1.3.2. Phân tích về dữ liệu
Dữ liệu của hệ thống đƣợc lƣu trữ dƣới dạng bảng, trong đó các dữ liệu
đã đƣợc chuẩn hoá về dạng 3 NF, giữa các bảng có các mối quan hệ 1-1, 1- n.
Chuẩn hoá dữ liệu gồm có:
Dạng chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đƣợc gọi là ở dạng chuẩn 1 nếu
nhƣ tất cả các thuộc tính của nó đều là thuộc tính nguyên tố.
Dạng chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đƣợc gọi là ở dạng chuẩn 2 nếu
nhƣ nó đã ở dạng chuẩn 1 và tất cả các thuộc tính không khoá đều phụ thuộc
đầy đủ vào thuộc tính khoá.

15


Dạng chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ đƣợc gọi là dạng chuẩn 3 nếu nhƣ
nó đã ở dạng chuẩn 2 và không tồn tại những thuộc tính bắc cầu.
Trong đó:
+ Thuộc tính nguyên tố: A gọi là 1 thuộc tính nguyên tố nếu nhƣ A
không thể phân chia nhỏ hơn nữa.
+ Thuộc tính khoá: A đƣợc gọi là thuộc tính khoá nếu nhƣ A thuộc khoá
tối thiểu của r . Ngƣợc lại A đƣợc gọi là thuộc tính không khoá.
+ Khoá tối thiểu: K gọi là khoá tối thiểu của r nếu K là khoá của r và
không tồn tại K‟ thuộc K để K‟ là khoá.

+ Khoá của một quan hệ : r <U,F> K đƣợc gọi là khoá của r nếu K -> U
là 1 phụ thuộc hàm thoả mãn trên r (K -> U đƣợc suy dẫn từ F).
+ Phụ thuộc hàm : Cho quan hệ r xác định trên tập thuộc tính U , X và
Y là 2 tập con của U . Ngƣời ta nói X xác định hàm Y hay Y phụ thuộc hàm
vào X và kí hiệu X -> Y nếu nhƣ mọi t1 , t2 (- r mà t1[X] = t2[X] thì t1[Y] =
t2[Y]).

16


CHƢƠNG II

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

Mục đích của chương này nhằm:
+ Phân tích hệ thống về chức năng.
+ Phân tích hệ thống về dữ liệu.
2.1. Phân tích hệ thống về chức năng
Phần này nhằm xây dựng các biểu đồ:
+ Biểu đồ phân cấp chức năng.
+ Biểu đồ luồng dữ liệu.
2.1.1. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng
Bƣớc đầu tiên trong việc phân tích một hệ thống là xác định các chức
năng cần phải đƣợc tiến hành bởi hệ thống dự định xây dựng. Nó mô tả điều
cần thực hiện để nghiệp vụ đƣợc thực hiện, chứ không phải là việc nghiệp vụ
đó đƣợc thực hiện ở đâu, nhƣ thế nào hoặc do ai làm. Quan điểm chức năng
này chỉ là một trong nhiều quan điểm xem xét hệ thống trong giai đoạn phân
tích, nó là một quan điểm đặc biệt có ích vào lúc bắt dầu tiến hành tiến trình
đó.
Mục tiêu của biểu đồ phân cấp chức năng là:

+ Để giúp xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích.

17


+ Để giúp tăng cƣờng cách tiếp cận logic tới việc phân tích hệ thống.
Các chức năng xác định sẽ đƣợc dùng trong nhiều mô hình sau này nhƣ
những tiến trình tiềm năng và các tiến trình này càng thuần tuý chức năng thì
chúng càng mềm dẻo sẵn sàng cho giai đoạn thiết kế.
+ Để chỉ ra vị trí của miền khảo sát hệ thống trong toàn bộ hệ thống
tổ chức. Điều này có thể làm rõ trách nhiệm giúp tránh đƣợc sự trùng lặp
công việc và xác định đƣợc các tiến trình trùng lặp và dƣ thừa trong hệ thống.
Biểu đồ phân cấp chức năng đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Hệ thống quản lý sinh viên

Hệ
thống

Cập nhật
hồ sơ

Cập nhật
điểm

Cập nhật
thông tin

Tìm kiếm

Báo cáo

thống kê

Đăng
nhập hệ
thống

Cập nhật
hồ sơ
mới

Cập nhật
điểm thi
học kỳ

Cập nhật
khoa

Thoát
khỏi hệ
thống

Sửa hồ
sơ cũ

Cập nhật
điểm thi
lại

Cập nhật
ngành

Tìm
kiếm
điểm

In các
danh
sách

Xoá
hồ sơ

Cập nhật
điểm thi
tốt nghiệp

Cập nhật
lớp

Báo cáo
kết quả
học tập

Thay
đổi hồ
sơ

Cập nhật
điểm
trung bình

Tìm
kiếm
danh
sách thi
lại

Cập nhật
môn học

Cập nhật
trả hồ sơ

Cập nhật
điểm rèn
luyện

Cập
nhật
giáo
viên

Tìm
kiếm
giáo
viên

Báo cáo
kết quả
tốt

nghiệp

Tìm
kiếm
sinh
viên

Hình 1. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

18

In bảng
điểm


Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý sinh viên đƣợc mô tả cụ thể
nhƣ sau:
1. Chức năng “Hệ thống ”
Chức năng này có nhiệm vụ bảo vệ chƣơng trình. Khi chƣơng trình bắt
đầu khởi động, để sử dụng đƣợc chƣơng trình thì ngƣời sử dụng phải nhập tên
đăng nhập và mật khẩu, nếu nhập đúng thì sẽ đăng nhập đƣợc vào chƣơng
trình, ngƣợc lại nó sẽ yêu cầu phải nhập lại mật khẩu.
2. Chức năng “Cập nhật hồ sơ”
Có nhiệm vụ cho phép nhập thêm sinh viên mới, với điều kiện không
đƣợc trùng mã (chƣơng trình sẽ tự động kiểm tra mã mỗi khi ngƣời sử dụng
nhập vào mã mới để tránh việc mã đó đã đƣợc nhập rồi). Khi những thông tin
về sinh viên vì một lý do nào đó trong quá trình học tập có thể bị thay đổi nhƣ
quê quán, điểm thi lại, học lại, xếp loại, lớp ,khoa v.v. Ngƣời thực hiện sẽ sử
dụng chức năng này để cập nhật những thông tin mới nhất về họ. Thông tin
hiện lên bao gồm toàn bộ các mục nhƣ trong hồ sơ sinh viên, những thông tin

này cho phép thay đổi, cập nhật mới. Những thông tin mới sẽ đƣợc ghi lại và
tra cứu về sau. Chức năng chỉnh sửa đƣợc thiết kế ở các form sửa thông tin
sinh viên, để tiện cho việc sửa những thông tin mà ngƣời sử dụng cần thay
đổi. Ngƣời sử dụng có thể dùng chức năng xóa để xóa các thông tin nếu
muốn, chƣơng trình sẽ tự động loại những thông tin bị xóa ra khỏi dữ liệu.
Khi tốt nghiệp, ra trƣờng sinh viên đƣợc nhận lại hồ sơ sinh viên cùng với
bằng tốt nghiệp và bảng điểm ghi lại kết quả thi các môn học trong suốt quá
trình học tập tại trƣờng.
3. Chức năng “Cập nhật điểm”
Chức năng này có nhiệm vụ cập nhập điểm của sinh viên. Bao gồm các
điểm nhƣ điểm thi học kỳ, điểm thi lại, điểm trung bình, điểm thi tốt nghiệp.
Và một số chức năng khác liên quan tới quản lý điểm của sinh viên.

19


4. Chức năng “Cập nhật thông tin”
Chức năng cập nhật thông tin cho phép cập nhật thông tin nhƣ: Cập nhật
khoa học, cập nhật ngành học, cập nhật môn học, cập nhật lớp học, cập nhật
giáo viên. Chức năng cập nhật gồm có thêm sửa xóa thông tin.
5. Chức năng “Tìm kiếm”
Có nhiệm vụ tìm kiếm các thông tin nhƣ tìm kiếm sinh viên (theo tên, theo
mã, theo lớp). Ngoài ra còn cho phép ngƣời sử dụng tìm kiếm danh sách sinh
viên thi lại, tìm kiếm điểm sinh viên, hoặc tìm kiếm thông tin giáo viên. Chức
năng này tƣơng tự chức năng cập nhật chỉ khác là không cho phép thay đổi
cập nhật mà chỉ cho phép đọc.
6. Chức năng “Báo cáo thống kê”
Bao gồm các chức năng nhƣ:
- Chức năng in bảng điểm, bao gồm các chức năng con:
 Bảng điểm cá nhân: Đƣa ra bảng điểm của sinh viên theo kỳ, hoặc tất cả

các kỳ.
 Bảng điểm tổng kết môn theo lớp: Cho biết điểm tổng kết của môn học
trong lớp đƣợc chọn sau khi chọn khóa, lớp, môn và học kỳ
- Chức năng in các danh sách: Chức năng này cho phép in ra các danh sách
nhƣ:
 Danh sách sinh viên theo lớp: Sau khi sinh viên nhập học, dữ liệu ra sẽ
cho ta các danh sách sinh viên theo lớp đã đƣợc phân theo một yêu cầu cụ thể
nào đó. Sử dụng chức năng này cho ta danh sách sinh viên đƣợc chọn theo
khóa, lớp.
 Sinh viên thi lại: Sau khi thi học kì và điểm các môn học đƣợc nhập vào
máy tính thì ngƣời dùng có thể sử dụng chức năng này để xem danh sách sinh
viên thi lại của từng môn, tức là bị điểm tổng kết < 5 của môn đó.

20


 Sinh viên học lại môn: Tƣơng tự nhƣ thống kê danh sách sinh viên thi
lại nhƣng ở đây là các sinh viên đã thi lại số lần mà nhà trƣờng quy định
nhƣng vẫn không đạt yêu cầu của môn đó, buộc sinh viên đăng kí với phòng
giáo vụ để đƣợc học lại môn đó với sinh viên khóa sau. Sau khi chọn khoa,
lớp, học kì và môn học ta sẽ có đƣợc danh sách này.
- Chức năng báo cáo kết quả học tập.
Có nhiệm vụ đƣa ra các báo cáo nhƣ điểm trung bình học kỳ của lớp.
Thông tin ra sẽ báo cho sinh viên biết điểm trung bình của học kỳ cùng tổng
số đơn vị học trình đã tích lũy trong học kỳ đƣợc chọn. Chức năng này cho
phép in bảng điểm theo khóa lớp học kỳ... Đây là chức năng tổng kết không
thể thiếu với chƣơng trình quản lý điểm sinh viên, thƣờng đƣợc sử dụng vào
cuối mỗi học kì.
- Chức năng báo cáo kết quả tốt nghiệp.
Chức năng này có nhiệm vụ hiện lên danh sách điểm thi tốt nghiệp của

sinh viên theo khóa, lớp, môn thi. Chƣơng trình còn cho ta biết đƣợc điểm
trung bình thi tốt nghiệp của sinh viên.
2.1.2. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu: sử dụng các yếu tố biểu diễn sau:
- Chức năng.
+ Định nghĩa: Chức năng là quá trình biến đổi dữ liệu nhƣ thay đổi
giá trị, cấu trúc, vị trí của một dữ liệu hay một số dữ liệu đã cho tạo ra một dữ
liệu mới.
+ Biểu diễn: bởi một hình tròn hay một hình elip, bên trong có tên của
chức năng đó và tên đó phải là động từ.

Tên chức năng

21


- Luồng dữ liệu
+ Định nghĩa: Luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào
hay ra một chức năng nào đó.
+ Biểu diễn: dƣới dạng một mũi tên, trên đó viết tên luồng dữ liệu và
phải là danh từ.
Tên luồng dữ liệu

- Kho dữ liệu
+ Định nghĩa: Kho dữ liệu là nơi lƣu trữ dữ liệu để có thể sử dụng về
sau.
+ Biểu diễn: dƣới dạng hai đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữa tên của
kho dữ liệu và tên đó phải là danh từ.

Tên kho dữ liệu

- Tác nhân ngoài
+ Định nghĩa: Tác nhân ngoài là thực thể nằm ngoài hệ thống nhƣng
có trao đổi thông tin với hệ thống.
+ Biểu diễn: dƣới dạng một hình chữ nhật, bên trong có tên của tác
nhân ngoài.

Tên tác nhân ngoài

22


Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống có quan điểm
cân xứng cho cả dữ liệu và tiến trình. Nó chỉ ra cách thông tin chuyển từ một
tiến trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một tiến trình hoặc chức
năng khác. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra những thông tin nào cần phải có
sẵn trƣớc khi thực hiện một hành động hay một tiến trình. Điều này nhấn
mạnh vào việc định dạng các yêu cầu dữ liệu và xếp biểu đồ luồng dữ liệu vào
một phần tiến trình phân tích chứ không phải của tiến trình điều tra và phân
biệt rõ rệt với sơ đồ khối có tính truyền thống hơn, vốn chỉ nêu đƣợc dãy thủ
tục và dòng điều khiển của tiến trình. Một số hạn chế của biểu đồ luồng dữ
liệu là không cho đƣợc một sự phân tích đầy đủ về cả hệ thống. Chẳng hạn nó
không chỉ ra đƣợc yếu tố thời gian, nó cũng không xác định đƣợc trật tự thực
hiện các chức năng. Nó cũng không chỉ ra đƣợc yếu tố định lƣợng đối với dữ
liệu có liên quan nhƣ khối lƣợng tối đa và tối thiểu, những thông tin là thành
phần cơ bản trong tiến trình phân tích. Cho nên biểu đồ luồng dữ liệu cũng có
những giới hạn nhất định.

23

2.1.2.1. DFD mức ngữ cảnh

Y/c cập nhật thông tin

Phòng giáo vụ

Quản lý
sinh viên

Thông tin
trả lời

Thông
tin trả
lời

Thông tin
yêu cầu

Phòng đào tạo

Hình 2. DFD mức ngữ cảnh

24


2.1.2.2. DFD mức đỉnh
Giáo vụ
Yêu cầu
đăng nhập

Thông tin
trả lời

Thông tin
trả lời
Yêu cầu
tìm kiếm

Hệ thống

Cập nhật
thông tin
hệ thống

Tìm kiếm

Danh sách lớp

Sinh viên

Cập nhật
thông tin hệ
thống

Danh sách lớp
Giáo viên

Môn học

Khoa

Ngành
Điểm thi

Cập nhật
hồ sơ

Cập nhật
điểm thi

Báo cáo
thông kê
Yêu cầu
thống kê
Thông tin
trả lời

Hồ sơ sinh viên

Phòng đào
tạo
Hình 3. DFD mức đỉnh

25