Kỹ năng tổ chức cuộc họp

C

89
07
M

K

TỔ CHỨC CUỘC HỌP


A. Mục tiêu

89
07
M

K

C

1. Kiến thức: Trình bày được tổng quan nhữn
g vấn đề liên quan đến cuộc họp.
2. Kỹ năng: Có thể tổ chức một cuộc họp.
3. Thái độ: Hình thành thói quen chuẩn bị kỹ
lưỡng.


B. NỘI DUNG

89

07
M

K

C

1. Tổng quan về cuộc họp
2. Thực hiện tổ chức cuộc họp
3. Bài tập tình huống


1. Tổng quan về cuộc họp

89
07
M

K

C

-Khái niệm: Cuộc họp là cuộc trò chuyện giữa
hai hay nhiều người nhằm bàn về một hay
nhiều vấn đề.
-Các yếu tố ảnh hưởng đến cuộc họp:
- Thành phần tham dự họp
- Thời gian họp
- Không gian họp
- Nội dung cuộc họp

Nội dung cuộc họp

89
07
M

K

C

• Nội dung cuộc họp: là những vấn đề chính yếu
cần trao đổi trong cuộc họp.
• Nội dung cuộc họp:
- Phải được thông báo đến mọi người dự họp trước
khi cuộc họp bắt đầu (thường kèm với thư mời
họp)
- Phải đảm bảo người chủ trì cuộc họp đã chuẩn bị
đầy đủ những tài liệu liên quan đến cuộc họp.
- Được triển khai theo đúng thời gian biểu trong thư
mời họp.
- Cần được thư ký ghi chép cẩn thận những vấn đề
đã giải quyết và chưa giải quyết.


Thành phần tham dự họp

89
07

M

K

C

- Mời những người liên quan đến cuộc họp.
- Cần xem xét mức độ quan trọng của sự có
mặt của người dự họp, tính cách của từng
người.
- Thông báo giờ họp, nội dung họp, cung cấp
một số tài liệu họp để người dự họp chuẩn
bị trước.


Thời gian họp

89
07
M

K

C

Lựa chọn thời gian:
- Phù hợp với mọi người dự họp.
- Lúc mọi người tỉnh táo nhất.
- Từng nội dung họp phải được phân bổ
thời gian theo đúng lịch họp.

- Nên có giờ nghỉ nếu cuộc họp kéo dài.


Không gian họp

89
07
M

K

C

Không gian họp là nơi tổ chức cuộc họp, có
ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của
cuộc họp.
Tổ chức phòng họp:
- Dựa vào số người dự họp.
- Nội dung/ tính chất cuộc họp.
- Tuỳ vào địa điểm phù hợp với mọi người.
- Có thể họp từ xa (tiết kiệm chi phí và hạn
chế lãng phí thời gian).


2. Thực hiện tổ chức cuộc họp

89
07
M

K

C

- Tạo vẻ ngoài chuyên ngoài chuyên nghiệp.
- Bắt đầu cuộc họp đúng giờ.
- Phân bổ thời gian cho từng mục theo đúng thời
gian biểu trong thư mời.
- Khuyến khích người tham dự phát biểu ý kiến.
- Làm sáng tỏ vấn đề và các ý kiến để giúp mọi
người hiểu rõ nội dung cuộc họp.
- Ổn định, giữ trật tự cuộc họp.
- Đúc kết vấn đề và tham khảo sự đồng thuận của
mọi người.


3. Bài tập tình huống

89
07
M

K

C

Công ty X bán sữa cho trẻ em, nhưng có một lô hàng bị lỗi.
Nhiều khách hàng bức xúc với công ty X. Công ty X muốn tổ
chức một cuộc họp báo nhắm xin lỗi khách hàng. Công ty nên
tổ chức cuộc họp như thế nào???

?