Giáo trình Tổ chức hạch toán kế toán (Giáo trình đào tạo từ xa): Phần 2
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (996.21 KB, 64 trang )
CHƯƠNG V
TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH KINH DOANH
CHỦ YẾU
Chương V gồm bố
ốn nội dung:
5.1. Tổ chức quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào
5.2. Tổ chức quá trình sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ
5.3. Tổ chức quá trình bán hàng và thanh toán với khách hàng
5.4. Câu hỏi ôn tập và bài tập vận dụng
Mục tiêu chung: giúp học viên nắm được các kiến thức về tổ chức hạch toán các quá
trình sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp theo các giai đoạn của hạch toán kế toán
bao gồm tổ chức các yếu tố đầu vào như vật tư, công cụ; tài sản cố định; nhân công, quá
trình sản xuất, quá trình bán hàng và thanh toán công nợ. Trên cơ sở những vấn đề lý luận
học viên vận dụng vào thực tiễn công tác kế toán tại doanh nghiệp.
Mục tiêu cụ thể: cung cấp kiến thức cho học viên về:
- Mục tiêu, nguyên tắc, nhiệm vụ, nội dung các quá trình kinh doanh chủ yếu
- Tổ chức hạch toán ban đầu các các quá trình kinh doanh chủ yếu
- Tổ chức hạch toán chi tiết, tổng hợp các quá trình kinh doanh chủ yếu
- Thực hành bài tập và vận dụng vào thực tiễn công tác kế toán trong doanh nghiệp
5.1. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN QUÁ TRÌNH CUNG CẤP CÁC YẾU TỐ ĐẦU VÀO
5.1.1. Tổ chức hạch toán nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ.
5.1.1.1. Khái niệm, mục tiêu, nhiệm vụ
Khái niệm Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ là việc thiết lập mối quan hệ giữa
các phương pháp kế toán với đối tượng kế toán là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thông
qua các giai đoạn hạch toán (hạch toán ban đầu, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán..).
Mục tiêu
- Cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất và tồn kho theo số lượng, chất lượng,
chủng loại từng loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ.
- Cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất và tồn kho theo giá trị thực tế.
- Cung cấp thông tin về việc quản lý vật tư trong quá trình sử dụng và dự trữ.
Nhiệm vụ
- Tổ chức phân loại vật liệu, CCDC phù hợp với đặc điểm từng đơn vị.
67
- Tổ chức đánh giá giá trị vật liệu, CCDC nhập xuất kho theo đúng nguyên
tắc, chế độ kế toán.
- Tổ chức hạch toán ban đầu, hạch toán tổng hợp và chi tiết theo phương pháp
hạch toán hàng tồn kho phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp và đặc điểm vật tư
- Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vật liệu, CCDC theo chế độ quy định.
5.1.1.2. Nội dung tổ chức hạch toán NVL, CCDC
5.1.1.2.1. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ
a. Thủ tục hạch toán ban đầu
Chứng từ Nhập NVL, CCDC:
- Biên bản đấu thầu
- Hợp đồng ký kết với nhà cung cấp
- Hóa đơn GTGT
- Hóa đơn bán hàng
- Biên bản kiểm ngiệm vật tư, hàng hóa
- Phiếu nhập kho
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi, ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ
Chứng từ Xuất NVL, CCDC:
chứng từ xuất thích hợp
Tùy theo mục đích sử dụng NVL, CCDC để sử dụng
- Xuất kinh doanh: Phiếu Xuất kho
- Xuất bán: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng
- Xuất chuyển từ kho này sang kho khác: Lệnh điều động vật tư, Phiếu xuất kho
- Xuất góp vốn, biếu tặng: Phiếu xuất kho, hợp đồng góp vốn, Biên bản định giá
b. Lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết:
+ Tại Kho:
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho ghi chép tình hình nhập,
xuất, tồn kho của từng danh điểm vật tư, hàng hoá bằng thước đo hiện vật vào thẻ kho.
Thẻ kho được mở trên cơ sở Sổ danh điểm vật tư. Sổ danh điểm vật tư được dùng để
thống nhất tên gọi, quy cách, phẩm chất, đơn vị tính, mã số vật tư, hàng hóa.
- Cuối ngày hoặc sau mỗi lần nhập, xuất thủ kho phải tính toán và đối chiếu số lượng tồn
kho.
- Hàng ngày hoặc định kỳ, thủ kho chuyển toàn bộ thẻ kho về phòng kế toán. Mỗi
thẻ kho lập cho 1 loại vật tư, hàng hoá
+ Tại Phòng kế toán:
Lựa chọn 1 trong 3 phương pháp:
68
- Phương pháp Thẻ song song
- Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển
- Phương pháp Sổ Số dư
Phương pháp thẻ song song
Bảng tổng hợp nhập, xuất,
tồn kho vật tư, hàng hoá
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Thẻ hoặc
sổ chi tiết
vật tư, hàng
hoá
Phiếu xuất kho
Kế toán tổng hợp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng
Phương pháp đối chiếu luân chuyển
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Bảng kê nhập vật tư
hàng hoá
Sổ đối chiếu luân
chuyển
Bảng
tổng hợp
nhập,
xuất, tồn
kho vật
tư hàng
hoá
Sổ kế
toán tổng
hợp vật
tư hàng
hoá
Bảng kê xuất vật tư
hàng hoá
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng
69
Phương pháp sổ số dư
Phiếu giao nhận
chứng từ nhập
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Sổ số dư
Phiếu xuất kho
Bảng tổng hợp nhập
xuất tồn kho vật tư
hàng hoá
Sổ kế
toán tổng
hợp về
vật tư
hàng hoá
Phiếu giao nhận chứng
từ xuất
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng
5.1.1.2.2. Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Tùy theo hình thức ghi sổ doanh nghiệp lựa chọn để vào các Sổ kế toán tổng hợp phù
hợp.
a. Theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
Sổ Nhật ký - Sổ cái (TK 152,153).
Trình tự ghi sổ
Chứng từ VL,CCDC
Nhật ký - Sổ Cái
Bảng tổng hợp nhập
xuất tồn kho vật tư hàng
hoá
Báo cáo tài chính
TK 152,153,...
b. Theo hình thức Nhật ký chung
70
Nếu Doanh nghiệp không áp dụng Sổ Nhật ký đặc biệt, các loại Sổ gồm: Sổ
Nhật ký chung, Sổ Cái TK 152, 153
Nếu Doanh nghiệp áp dụng Sổ Nhật ký đặc biệt, các loại Sổ gồm: Sổ Nhật ký mua
hàng, Sổ Cái TK 152, 153
Trình tự ghi sổ
Chứng từ VL,CCDC
Nhật ký chung
Bảng tổng hợp nhập
xuất tồn kho vật tư
hàng hoá
Sổ cái TK 152,153..
Báo cáo tài chính
c. Theo hình thức chứng từ ghi sổ
Sổ kế toán
Chứng từ - ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ
Sổ Cái TK 152, 153
Trình tự ghi sổ
Chứng từ VL,CCDC
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ
ghi sổ
Sổ Cái TK 152,153
Bảng tổng hợp nhập
xuất tồn kho vật tư
hàng hoá
d. Theo hình thức Nhật ký chứng từ
Sổ kế toán
+ Nghiệp vụ tăng NVL,CCDC:
NK-CT 1: Mua trả bằng Tiền mặt
71
NK-CT 2: Mua trả bằng Tiền gửi ngân hàng
NK-CT 5: Mua chưa thanh toán
NK-CT 4: Mua bằng tiền vay
NK-CT 10: Nhận vốn góp
+ Nghiệp vụ giảm NVL,CCDC:
Bảng phân bổ số 2 (phân bổ VL, CCDC)
Bảng kê số 4,5
NK-CT 7
+ Sổ Cái TK 152,153
Trình tự ghi sổ:
Chứng từ tăng, giảmVL, CCDC, Bảng phân bổ
NKCT 1,2,3,4,5,10
BK 4,5,6
NKCT số 7
Sổ cái TK 152,153..
Bảng tổng hợp nhập
xuất tồn kho vật tư hàng
hoá
Báo cáo tài chính
5.1.2. Tổ chức hạch toán yếu tố tài sản cố định
5.1.2.1. Mục tiêu, nhiệm vụ
Mục tiêu
- Cung cấp đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy những thông tin cần thiết để quản trị TSCĐ
theo:
+ Nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, nguồn hình thành của từng TSCĐ
+ Nguyên giá hiện có và tình hình biến động của TSCĐ theo loại tài sản
+ Nguyên giá hiện có và tình hình biến động của TSCĐ theo nơi sử dụng
- Cung cấp thông tin cần thiết để ghi các chỉ tiêu trên báo cáo kế toán liên quan
đến TSCĐbao gồm: chỉ tiêu nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại trên Bảng CĐKT;
chỉ tiêu tăng giảm TSCĐ trên Thuyết minh Báo cáo tài chính
- Cung cấp chứng từ hợp lệ để hạch toán chi phí khấu hao.
72
Nhiệm vụ:
- Tổ chức tiến hành phân loại, đánh giá TSCĐ
- Tổ chức hạch toán ban đầu các nghiệp vụ tăng, giảm, khấu hao TSCĐ
- Tổ chức hạch toán chi tiết trên sổ kế toán chi tiết
- Tổ chức hạch toán tổng hợp trên sổ kế toán tổng hợp TSCĐ
- Tổ chức hệ thống báo cáo về TSCĐ theo chế độ quy định
5.1.2.2. Tổ chức hạch toán ban đầu
a. Chứng từ sử dụng
- Các quyết định có liên quan đến việc tăng giảm TSCĐ do chủ sở hữu ban hành
- Biên bản giao nhận TSCĐ. (Mẫu 01-TSCĐ)
- Biên bản thanh lý TSCĐ.(Mẫu 02-TSCĐ)
- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành(Mẫu03- TSCĐ)
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ.(Mẫu 04- TSCĐ)
- Biên bản kiểm kê TSCĐ.(Mẫu 05- TSCĐ)
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.(Mẫu 06- TSCĐ)
b. Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ.
B1: Chủ sở hữu ra quyết định về tăng giảm TSCĐ.
B2: Hội đồng giao nhận tiến hành lập biên bản giao, nhận TSCĐ trên cơ sở các
chứng từ liên quan
B3: Kế toán TSCĐ làm các việc:
+ Lập hoặc huỷ thẻ TSCĐ.
+ Lập bảng tính phân bổ khấu hao
+ Định khoản và ghi sổ kế toán.
B4: Kế toán TSCĐ tiến hành tổ chức bảo quản và lưu giữ chứng từ TSCĐ.
5.1.2.3. Tổ chức hạch toán chi tiết Tài sản cố định
Có 2 loại sổ chi tiết bắt buộc:
- Mẫu 1: Sổ TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp (Theo dõi riêng từng loại
TSCĐ trong doanh nghiệp. Mỗi loại TSCĐ được theo dõi riêng trên 1 hoặc 1 số trang sổ)
- Mẫu 2: Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng. Được mở theo từng đơn vị, bộ
phận sử dụng TSCĐ (cho tất cả các loại TSCĐ)
73
Chứng từ tăng giảm
TSCĐ
Thẻ TSCĐ
Sổ TSCĐ (theo loại
TSCĐ)
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp tăng,
giảm TSCĐ
Số theo dõi TSCĐ tại
nơi sử dụng
5.1.2.4. Tổ chức hạch toán tổng hợp tài sản cố định
Tùy theo hình thức ghi sổ doanh nghiệp lựa chọn để vào các Sổ kế toán tổng hợp
phù hợp.
a. Theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
Sổ kế toán tổng hợp:
Sổ Nhật ký - Sổ cái (TK 211,212,213,214).
Trình tự ghi sổ
Chứng từ TSCĐ
Nhật ký - Sổ Cái
Bảng tổng hợp tăng,
giảm TSCĐ
Báo cáo tài chính
TK 211,212,213,214,..
b. Theo hình thức Nhật ký chung
Sổ kế toán tổng hợp:
Nhật ký chung
Sổ cái TK 211,213, 212, 214..
Trình tự ghi sổ
Chứng từ tăng, giảm,
khấu hao TSCĐ
Nhật ký chung
Sổ cái TK 211,213, 212,
214..
Bảng tổng hợp tăng,
giảm TSCĐ
Báo cáo tài chính
74
c. Theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Sổ kế toán tổng hợp:
Chứng từ - ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ
Sổ Cái TK 211,213, 212, 214..
Trình tự ghi sổ
Chứng từ tăng giảm,
khấu hao TSCĐ
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ
ghi sổ
Sổ cái TK 211, 213,
212, 214
Bảng tổng hợp chi tiết
d. Theo hình thức Nhật ký chứng từ
Sổ kế toán
+ Nghiệp vụ tăng TSCĐ:
NK-CT 1: Mua trả bằng Tiền mặt:
NK-CT 2,3: Mua trả bằng Tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển
NK-CT 5: Mua chưa thanh toán
NK-CT 4: Mua bằng tiền vay
NK-CT 10: Nhận vốn góp
+ Nghiệp vụ giảm TSCĐ:
Bảng phân bổ khấu hao
Bảng kê số 4,5
NK-CT 7: Ghi Có TK 214
NK-CT 9: Ghi Có TK 211, 212, 213
+ Sổ Cái TK 211,212,213,214
75
Trình tự ghi sổ
Chứng từ kế toán, Bảng phân bổ
NKCT 1,2,3,4,5,10
NKCT số 9
BK 4,5,6
NKCT số 7
Sổ cái TK 211,213, 212, 214..
Bảng tổng hợp tăng,
giảm TSCĐ
Báo cáo tài chính
5.1.3. Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
5.1.3.1. Mục tiêu, nhiệm vụ
Mục tiêu
- Cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin về số lượng, chất lượng lao động.
- Cung cấp thông tin kịp thời về các khoản chi phí nhân công phục vụ công tác
tính giá thành sản phẩm và hạch toán kết quả kinh doanh..
- Cung cấp thông tin về tình hình công nợ và thanh toán công nợ với người lao
động.
Nhiệm vụ
- Tổ chức phân loại lao động để phục vụ cho việc hạch toán biến động lao động
- Tổ chức hạch toán chính xác kết quả lao động
- Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ kế toán để hạch toán chính xác thời gian, số lượng,
kết quả lao động, theo dõi chi phí lao động và hình thức trả lương cho phù hợp với đặc
điểm doanh nghiệp.
5.1.3.2. Tổ chức hạch toán ban đầu
a. Chứng từ sử dụng
- Chứng từ về lao động:
+ Chứng từ hạch toán cơ cấu lao động (Các quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm,
khen thưởng, sa thải…)
76
+ Chứng từ hạch toán kết quả lao động: Bảng chấm công, Phiếu giao nhận
sản phẩm, phiếu giao khoán, phiếu báo làm thêm giờ, biên bản kiểm tra chất lượng sản
phẩm..
- Chứng từ về tiền lương, các khoản theo lương và thu nhập khác
+ Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02-LĐTL)
+ Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 03-LĐTL)
+ Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Mẫu 06-LĐTL)
+ Bảng thanh toán tiền thuê ngoài (Mẫu 07-LĐTL)
+ Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (Mẫu 10-LĐTL)
+ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Mẫu 11-LĐTL)
+ Chứng từ chi tiền thanh toán cho người lao động ( Phiếu Chi, Giấy báo nợ)
+ Chứng từ phản ánh đền bù thiệt hại, bù trừ nợ (Quyết định xử lý tài sản thiếu,
QĐ bù trừ nợ,...)
b. Quy trình luân chuyển
- B1: Nơi sử dụng lao động: Căn cứ vào thời gian, kết quả lao động để lập bảng
chấm công, Phiếu giao nhận sản phẩm, phiếu giao khoán, phiếu báo làm thêm giờ,...
- B2: Bộ phận quản lý lao động tiền lương: Căn cứ vào cơ cấu lao động, đơn giá,
định mức để ra quyết định về lao động, tiền lương, tiền thưởng
- B3: Kế toán tiền lương lập chứng từ về tiền lương, BHXH và các khoản thanh
toán khác để ghi sổ kế toán.
- B4: Kế toán tiền lương tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ.
5.1.3.3. Tổ chức hạch toán chi tiết tiền lương và BHXH
a. Sổ kế toán chi tiết:
- Sổ chi tiết tài khoản 334, 335, 338 được mở chi tiết cho từng bộ phận
- Bảng tổng hợp chi tiết tiền lương và các khoản khác (Bảng phân bổ tiền lương và
BHXH (Mẫu 11-LĐTL)
b. Trình tự ghi sổ
Chứng từ tiền lương,
Bảng phân bổ
Sổ chi tiết tài khoản
334, 335, 338
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
tiền lương
Sổ Cái TK
334,338,335
77
5.1.3.4. Tổ chức hạch toán tổng hợp tiền lương và BHXH
Tùy theo hình thức ghi sổ doanh nghiệp lựa chọn để vào các Sổ kế toán tổng hợp phù
hợp.
a. Theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
Sổ kế toán tổng hợp:
Sổ Nhật ký - Sổ cái
Trình tự ghi sổ
Chứng từ tiền lương,
Bảng phân bổ
Nhật ký - Sổ Cái
Bảng tổng hợp chi tiết
tiền lương
Báo cáo tài chính
TK 334,335,338,...
b. Theo hình thức Nhật ký chung
Sổ kế toán tổng hợp:
- Nhật ký chung
- Sổ cái TK 334,335,338..
Trình tự ghi sổ
Chứng từ tiền lương,
Bảng phân bổ
Nhật ký chung
Sổ cái TK
334,335,338,...
Bảng tổng hợp chi tiết
tiền lương
Báo cáo tài chính
c. Theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Sổ kế toán tổng hợp:
Chứng từ - ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ
78
Sổ Cái TK 334,335,338,...
Trình tự ghi sổ
Chứng từ tiền lương,
Bảng phân bổ
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ
ghi sổ
Sổ cái TK
334,335,338
Bảng tổng hợp chi tiết
tiền lương
d. Theo hình thức Nhật ký chứng từ
Sổ kế toán
+ Nghiệp vụ tăng lương và các khoản trích theo lương phải trả :
Bảng kê số 4,5,6
NK-CT 7: Ghi Có TK 334, 335, 338
+ Nghiệp vụ giảm (thanh toán) lương và các khoản trích theo lương phải trả :
NK-CT 1: Thanh toán lương, nộp các khoản trích theo lương bằng Tiền mặt
NK-CT 2: Thanh toán lương, nộp các khoản trích theo lương Tiền gửi ngân hàng.
+ Sổ Cái TK 334, 335, 338
Trình tự ghi sổ
Chứng từ tiền lương, Bảng phân bổ
NKCT 1,2
BK 4,5,6
NKCT số 7
Sổ cái TK334,338,335..
Bảng phân bổ tiền
lương
Báo cáo tài chính
79
5.1.4.Tổ chức hạch toán thanh toán với người bán
5.1.4.1. Tổ chức hạch toán chi tiết thanh toán với người bán
a. Sổ kế toán:
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán (Mẫu S31-DN)
- Bảng Tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán
b. Trình tự ghi sổ:
Chứng từ gốc
Sổ chi tiết tài khoản
331
Báo cáo tài chính
Bảng Tổng hợp chi
tiết thanh toán với
người bán
Sổ Cái TK 331
5.1.4.2.Tổ chức hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng và thanh toán với người bán
Tài khoản sử dụng: TK 151, 152,153,156,331, 111,112,...
Sổ kế toán tổng hợp và quy trình ghi sổ: Theo các hình thức Nhật ký Sổ cái; Nhật
ký chung; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký chứng từ.
- Hình thức Nhật ký Sổ cái:
Sổ kế toán tổng hợp:
Sổ Nhật ký - Sổ cái (TK 331, 151,152,153,156 ).
Trình tự ghi sổ
Chứng từ kế toán
Nhật ký - Sổ Cái
(TK 331)
Bảng tổng hợp
thanh toán với
người bán
Báo cáo tài chính
- Hình thức Nhật ký chung
80
Sổ kế toán tổng hợp:
Sổ Nhật ký chung hoặc Nhật ký mua hàng, Nhật ký chi tiền
Sổ cái (TK 331).
Trình tự ghi sổ
Chứng từ kế toán
Nhật ký chung
Sổ Cái TK 331
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp thanh
toán với người bán
- Hình thức Chứng từ ghi sổ
Sổ kế toán tổng hợp:
Chứng từ - ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ
Sổ Cái TK 331,...
Trình tự ghi sổ
Chứng từ kế toán
Chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp thanh
toán với người bán
Sổ đăng ký chứng từ
ghi sổ
Sổ cái TK 331
- Hình thức Nhật ký chứng từ.
Sổ kế toán
NK-CT 1: Thanh toán với người bán bằng Tiền mặt
NK-CT 2: Thanh toán với người bán bằng Tiền gửi ngân hàng.
NK-CT 5: Mua chưa thanh toán
81
NK-CT 4: Mua bằng tiền vay
NK-CT 9: Ghi Có TK 211
NK-CT 10: Nhận vốn góp
Bảng phân bổ số 2 (phân bổ VL, CCDC)
Bảng kê số 4,5
NK-CT 7
Sổ Cái TK 331, 152,153,156,211
Trình tự ghi sổ
Chứng từ kế toán
NKCT 5,9,7
NKCT 1,2,10
Bảng tổng hợp chi tiết
thanh toán với người bán
Sổ cái TK 331
Báo cáo tài chính
5.2. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT SẢN PHẨM VÀ CUNG
CẤP DỊCH VỤ
5.2.1. Mục tiêu, nguyên tắc tổ chức
Khái niệm: Là quá trình kết hợp các yếu tố đầu vào để sản xuất ra các sản phẩm, dịch vụ
hoàn thành…Quá trình sản xuất luôn gắn liền với quá trình hao phí các nguồn lực của
doanh nghiệp, làm giảm tài sản hoặc gia tăng nợ phải trả…
Mục tiêu
- Cung cấp thông tin để quản trị chi phí. Đây là mục tiêu khó đạt nhất vì quản trị
chi phí và kế toán tài chính chi phí là ngược nhau
Quản trị chi phí để hoạch định (lựa chọn phương án tối ưu), kiểm soát chi phí, xây
dựng tiêu chuẩn để kiểm soát dựa vào tài liệu hạch toán.
- Cung cấp thông tin tính giá thành sản phẩm
- Cung cấp thông tin lập báo cáo kế toán liên quan đến chỉ tiêu chi phí.
82
Nhiệm vụ
- Căn cứ vào đặc điểm, quá trình và tổ chức sản xuất cũng như yêu cầu, khả năng
để xác định:
+ Đối tượng tập hợp, kết chuyển chi phí
+ Đối tượng tính giá thành sản phẩm.
- Tổ chức phân loại chi phí theo đặc điểm hình thành và yêu cầu cung cấp thông
tin về chi phí cho báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
- Xây dựng tiêu thức phân bổ chi phí hợp lý
- Tập hợp và phân loại chứng từ chi phí để phục vụ quá trình ghi sổ kế toán
- Lựa chọn và xây dựng hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp cho chi phí và giá
thành
- Tổ chức hệ thống báo cáo về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm theo yêu cầu quản
lý
Nguyên tắc tổ chức hạch toán
- Nguyên tắc thống nhất
+ Ghi nhận chi phí sản xuất, kinh doanh phải tuân thủ chế độ quản lý chi phí mà
nhà nước quy định (luật thuế , các văn bản liên quan đến chi phí, doanh thu, khấu hao
TSCĐ, nguyên tắc kế toán)
+ Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phải phù hợp với chế độ của nhà nước
- Nguyên tắc thích ứng
+ Tổ chức hạch toán chi phí phải căn cứ vào nhiều thông tin để quản trị chi phí.
+ Tổ chức hạch toán chi phí phải phù hợp với đối tượng, phương pháp hạch toán
chi phí của doanh nghiệp.
+ Tổ chức thẻ tính giá thành phải phù hợp với đối tượng và phương pháp tính giá thành
của doanh nghiệp.
5.2.2. Tổ chức hạch toán chi tiết chi phí NVL trực tiếp
a. Chứng từ sử dụng:
- Phiếu xuất kho
- Hóa đơn mua NVL
- Hợp đồng góp vốn ( bằng NVL) kèm theo Biên bản định giá NVL, Biên bản bàn
giao vật liệu cho bộ phận sử dụng
- Biên bản kiểm nhận
- Bảng phân bổ VL, CCDC
b. Sổ kế toán:
83
- Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh - TK 621(Mẫu S36-DN). Sổ chi tiết
TK 621 được mở chi tiết cho từng đối tượg tập hợp chi phí theo yêu cầu quản lý (VD: mở
cho từng sản phẩm, mở theo từng loại NVL như VL chính, VL phụ,..)
- Bảng Tổng hợp chi tiết chi phí sản xuất.
c. Trình tự ghi sổ:
Chứng từ kế toán
Sổ chi tiết tài khoản 621
Thẻ tính giá thành
Bảng Tổng hợp chi tiết
chi phí sản xuất
Sổ Cái TK 621
5.2.3. Tổ chức hạch toán chi tiết chi phí nhân công trực tiếp
a. Chứng từ sử dụng:
- Bảng thanh toán tiền lương phải trả ngưòi lao động.
- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
- Bảng thanh toán tiền ăn ca ( nếu có)
- Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (Nếu Doanh nghiệp căn
cứ vào các chứng từ tiềnlương lập Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo
lương)
b. Sổ kế toán:
- Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh - TK 622(Mẫu S36-DN). Sổ chi tiết TK
622 được mở chi tiết cho từng đối tượg tập hợp chi phí theo yêu cầu quản lý (VD: mở
cho từng sản phẩm, mở theo từng địa điểm phát sinh chi phí như phân xưởng 1, phân
xưởng 2, theo từng bộ phận cấu thành chi phí nhân công như lương chính, lương phụ,...)
- Bảng Tổng hợp chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh.
c. Trình tự ghi sổ:
Chứng từ kế toán
Sổ chi tiết tài khoản 622
Thẻ tính giá thành
Bảng Tổng hợp chi tiết
chi phí sản xuất
Sổ Cái TK 622
84
5.2.4. Tổ chức hạch toán chi tiết chi phí sản xuất chung
a. Chứng từ sử dụng:
- Bảng thanh toán tiền lương phải trả bộ phận gián tiếp sản xuất.
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
- Bảng thanh toán tiền ăn ca ( nếu có)
- Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (Nếu Doanh nghiệp căn
cứ vào các chứng từ tiềnlương lập Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo
lương)
- Phiếu xuất kho
- Bảng phân bổ VL, CCDC ( Nếu Doanh nghiệp căn cứ vào các chứng từ xuất
kho vật liệu, CCDC lập Bảng phân bổ VL, CCDC)
- Bảng phân bổ KH TSCĐ
- Hóa đơn mua ngoài
- Phiếu Chi, giấy báo nợ
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí (nếu có)
b. Sổ kế toán:
- Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh - TK 627 (Mẫu S36-DN). Sổ chi tiết TK
627 được mở chi tiết cho từng đối tượg tập hợp chi phí theo yêu cầu quản lý (VD: mở
theo từng địa điểm phát sinh chi phí như phân xưởng 1, phân xưởng 2, theo từng bộ phận
cấu thành chi phí sản xuất chung như vật liệu, nhân công, khấu hao TSCĐ, dịch vụ mua
ngoài...)
- Bảng Tổng hợp chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh.
c. Trình tự ghi sổ:
Chứng từ kế toán
Sổ chi tiết tài khoản 627
Thẻ tính giá thành
Bảng Tổng hợp chi tiết
chi phí sản xuất
Sổ Cái TK 627
85
5.2.5. Tổ chức hạch toán chi tiết tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh cuối kỳ
a. Chứng từ sử dụng:
- Các chứn g từ kết chu yển ch i phí sản xu ất
b. Sổ kế toán:
- Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh - TK 154 (Mẫu S36-DN). Sổ chi tiết TK
154 được mở chi tiết cho từng đối tượng tập hợp chi phí theo yêu cầu quản lý (VD: mở
theo từng địa điểm phát sinh chi phí như phân xưởng 1, phân xưởng 2, theo từng sản
phẩm...)
c. Trình tự ghi sổ:
Chứng từ kế toán
Sổ chi tiết tài khoản 154
Thẻ tính giá thành
Bảng Tổng hợp chi tiết
chi phí sản xuất
Sổ Cái TK 154
5.2.6. Tổ chức hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất
Tài khoản sử dụng: TK 621,622,627,154,...
Sổ kế toán tổng hợp và quy trình ghi sổ: Theo các hình thức Nhật ký Sổ cái; Nhật
ký chung; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký chứng từ.
- Hình thức Nhật ký Sổ cái:
Sổ kế toán tổng hợp:
Sổ Nhật ký - Sổ Cái (TK 621,622,627,154,...)
Trình tự ghi sổ:
Chứng từ kế toán
Nhật ký - Sổ Cái
(TK
621,622,627,154,...)
)
Bảng Tổng hợp chi
tiết chi phí sản xuất
Báo cáo tài chính
86
- Hình thức Nhật ký chung
Sổ kế toán tổng hợp:
Sổ Nhật ký chung
Sổ Cái (TK 621,622,627,154,...)
Trình tự ghi sổ
Nhật ký chung hoặc
Nhật ký đặc biệt
Chứng từ kế toán
Báo cáo tài chính
Sổ Cái TK
621,622,627,154,...
Bảng Tổng hợp
chi tiết chi phí
sản xuất
- Hình thức Chứng từ ghi sổ
Sổ kế toán tổng hợp:
Chứng từ - ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ
Sổ Cái TK 621,622,627,154,...
Trình tự ghi sổ
Chứng từ kế toán
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ
ghi sổ
Sổ Cái TK
621,622,627,154,...
Bảng Tổng hợp chi
tiết chi phí sản xuất
- Hình thức Nhật ký chứng từ.
Sổ kế toán
Bảng kê số 4
87
NK-CT số 7: Ghi Có TK
621,622,627,154
Sổ Cái TK 621,622,627,154
Trình tự ghi sổ
Chứng từ kế toán
Bảng kê 4
NKCT 7
Sổ cái TK 621,622,627,154
Bảng Tổng hợp chi
tiết chi phí sản xuất
Báo cáo tài chính
5.3. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN VỚI
NGƯỜI MUA
5.3.1. Mục tiêu, nguyên tắc tổ chức
Khái niệm: Là quá trình dịch chuyển sản phẩm , hàng hoá, dịch vụ từ người bán sang
người mua. Quá trình tiêu thụ luôn gắn liền với quá trình thanh toán với người mua bằng
các phương thức như thanh toán ngay bằng tiền, trả chậm, trả trước, cho nợ…
Mục tiêu
- Cung cấp đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy những thông tin cần thiết để quản trị bán
hàng, công nợ với khách hàng
+ Doanh thu, doanh thu thuần , lãi gộp của từng mặt hàng
Lợi nhuận gộp: đối với kế toán tài chính được tính bằng doanh thu thuần trừ (-)
giá vốn hàng bán, còn đối với kế toán quản trị là hiệu số giữa doanh thu trừ (-) biến phí,
nó được dùng trước hết để bù đắp định phí sau đó là lợi nhuận
+ Nợ phải thu, đã thu, khách hàng đặt trước và công nợ còn lại với từng khách
hàng
- Cung cấp thông tin cần thiết để ghi các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính liên quan
đến hoạt động bán hàng và khách hàng
+ Chỉ tiêu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
88
+ Chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán (phải thu của khách hàng, khách hàng đặt
trước)
+ Công nợ trên Thuyết minh
Nhiệm vụ
- Căn cứ vào các nguyên tắc, chính sách kế toán đã ban hành để vận dụng phù hợp
với đơn vị đối với các nghiệp vụ bán hàng
+ Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê
định kỳ
+ Phương thức thanh toán tiền hàng (trả ngay, trả chậm, nhận nợ..)
- Tổ chức hợp lý quy trình lập và luân chuyển chứng từ liên quan đến nghiệp vụ
bán hàng
- Tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp
- Xây dựng hệ thống báo cáo về các nghiệp vụ bán hàng
Nội dung
- Tổ chức hạch toán ban đầu nghiệp vụ bán hàng và thanh toán với khách hàng
- Tổ chức hạch toán chi tiết bán hàng và phải thu
- Tổ chức hạch toán tổng hợp bán hàng và thanh toán với khách hàng
Nguyên tắc tổ chức hạch toán
Nguyên tắc thống nhất
- Căn cứ vào chế độ chứng từ để lựa chọn và sử dụng chứng từ bán hàng, chứng từ
thanh toán với khách hàng
- Căn cứ vào chế độ sổ kế toán để lựa chọn sổ chi tiết, sổ tổng hợp
- Căn cứ vào chế độ tài chính hiện hành để ghi nhận doanh thu
- Căn cứ vào chế độ tài khoản để lựa chọn tài khoản cấp 1, 2 thích hợp
Nguyên tắc phù hợp
- Dựa vào phương thức bán hàng để lựa chọn, thiết kế chứng từ bán hàng thích
hợp
- Dựa vào thông tin để quản trị hoạt động bán hàng và thanh toán với khách hàng,
để thiết kế các báo cáo nội bộ thích hợp.
5.3.2. Tổ chức hạch toán ban đầu
a. Nghiệp vụ bán hàng:
- Nghiệp vụ bán hàng được thực hiện thông qua việc chuyển giao quyền sở hữu sản
phẩm, hàng hóa giữa người bán và người mua.
- Bán hàng gồm các giai đoạn:
89
+ Quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng bán theo thỏa thuận giữa người bán
và người mua
+ Quá trình thanh toán tiền hàng trên cơ sở chứng từ bán hàng.
b. Tổ chức chứng từ bán hàng
* Chứng từ sử dụng: HĐ GTGT (thuế tính theo phương pháp khấu trừ)
-Hợp đồng cung ứng sản phẩm, dịch vụ.
- Phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (01 PXK - 3LL) được lập 2 liên
- Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ
- HĐ GTGT (mẫu số : 01 GTKT - 3LL): áp dụng đối với DN tính thuế theo p2 khấu trừ,
được lập làm 3 liên, đặt giấy than viết một lần (liên 1 lưu, liên 2 giao cho người mua
hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua, liên 3 dùng cho người bán
hàng làm chứng từ thu tiền hoặc cuối ngày mang cùng tiền mặt, séc nộp cho kế toán để
làm thủ tục nhập quỹ và ghi sổ kế toán có liên quan.
- HĐ bán hàng thông thường (MS 02 - GTT T- 3LL): SD đối với DN tính thuế GTGT
theo phương pháp trực tiếp, DN kinh doanh vàng, bạc, đá quý . Hóa đơn được lập khi bán
hàng hoặc cung ứng lao vụ, dịch vụ thu tiền và lập 3 liên, đặt giấy than viết một lần.
- Thẻ quầy hàng
* Tổ chức luân chuyển chứng từ hàng bán.
- Trường hợp DN bán hàng trực tiếp.
+ B1: Khách hàng đề nghị được mua hàng thông qua hợp đồng cung cấp SP, dịch vụ
hoặc đơn đặt hàng.
+ B2: Bộ phận cung ứng, hoặc bộ phận kinh doanh hoặc kế toán tiêu thụ: viết phiếu xuất
kho và HĐGTGT.
+ B3: Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng ký tên
+ B4: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu (Căn cứ vào HĐGTGT nếu khách hàng thanh toán
ngay) chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để thu tiền .
+ B5: Thủ quỹ thu tiền và chuyển phiếu thu cho kế toán để ghi sổ
+ B6: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho tiến hàng xuất hàng, ghi thẻ kho và chuyển
phiếu xuất kho cho phòng kế toán..
+ B7: Kế toán sau khi nhận phiếu xuất kho ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi sổ giá vốn,
nhận HĐGTGT ghi sổ doanh thu, nhận phiếu thu và ghi sổ kế toán vốn bằng tiền.
+ B8: Kế toán bảo quan lưu trữ chứng từ.
Lưu ý: Trong trường hợp không thu tiền ngay thì không sd bước 4 và bước 5.
- Trường hợp bán hàng theo phương thức chuyển hàng.
90
+ B1: Ký kết hợp đồng cung ứng hàng hóa.
+ B2: Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng ký lệnh xuất kho
+ B3: Phòng phụ trách cung ứng viết phiếu xuất kho, chuyển cho thủ kho để tiến hành
xuất hàng.
+ B4: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho tiến hành xuất hàng, ghi vào cột thực xuất, ghi
thẻ kho và chuyển phiếu xuất kho cho người vận chuyển .
+ B5: Khi nhận được thông báo của khách hàng về việc nhận hàng và chấp nhận thanh
toán. Bộ phận cung ứng hoặc kế toán tiêu thụ lập HĐGTGT chuyển liên 2 cho KH, liên 3
chuyển cho phòng kế toán.
+ B6: Kế toán căn cứ vào thông báo nhận hàng của người mua và HĐGTGT để ghi sổ giá
vốn, doanh thu.
+ B7: Kế toán bảo quản và lưu trữ chứng từ.
- Trường hợp bán hàng theo phương thức đại lý, ký gửi.
+B1: Đại lý yêu cầu cung cấp SP, h2 (thông qua hợp đồng đại lý).
+ B2: Phòng phụ trách cung ứng lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý chuyển cho thủ
kho.
+ B3: Thủ kho tiến hành xuất hàng theo số lượng ghi trên phiếu xuất kho.
+ B4: Khi nhận được bảng kê hoá đơn, chứng từ bán ra do bên nhận đại lý lập, phụ trách
cung ứng hoặc kế toán tiêu thụ lập HĐGTGT (lien 2 chuyển cho bên nhận đại lý, liên 3
chuyển cho phòng kế toán làm chứng từ ghi nhận doanh thu, giá vốn)
+ B5: Kế toán sau khi ghi sổ bảo quản về lưu trữ chứng từ.
5.3.3. Tổ chức hạch toán chi tiết bán hàng và thanh toán với khách hàng
5.3.3.1. Tổ chức hạch toán chi tiết bán hàng
- Quy trình hạch toán
Sổ chi tiết
bán hàng
Ctừ kế toán
Sổ chi tiết
giá vốn
Sổ chi tiết CPBH,
CPQL DN
Bảng tổng hợp chi tiết
bán hàng
91
Báo cáo kế toán
