Giáo trình Tổ chức hạch toán kế toán (Giáo trình đào tạo từ xa): Phần 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP
THS. HỒ MỸ HẠNH

===  ===

TỔ CHỨC HẠCH
TOÁN KẾ TOÁN

V INH, NĂM 2011
=  =
1


TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP
TH.S HỒ MỸ HẠNH

===  ===

TỔ CHỨC HẠCH
TOÁN KẾ TOÁN
(Giáo trình đào tạo từ xa)

V INH, NĂM 2011
=  =
2


Phân công biên soạn:
- Chủ biên : Th.s Hồ Mỹ Hạnh

- Các tác giả:
- Ths Hồ Mỹ Hạnh - Chủ biên và biên soạn chương 5, Mục 1, 2 chương 6, chương 7
- Ths Nguyễn Hoàng Dũng - Biên soạn chương 1,2,3,4
- Ths Nguyễn Thị Thanh Hoà - Biên soạn mục 3 chương 6, chương 8

3


M ỤC LỤC
Lời nói đầu
Chương I. Những vấn đề lý luận của tổ chức hạch toán kế toán
1.1. Vai trò của Hệ thống thông tin kế toán đối với quản lý doanh nghiệp
1.1.1. Hệ thống thông tin kế toán
1.1.2. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong quản lý DN
1.2. Bản chất của tổ chức hạch toán kế toán
1.2.1. Tổ chức là một chức năng của quản lý
1.2.2. Khái niệm tổ chức hạch toán kế toán
1.2.3. Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán
1.2.4. Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán
1.2.5. ý nghĩa của tổ chức hạch toán kế toán
1.3. Nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán
1.3.1. Nguyên tắc thống nhất.
1.3.2. Nguyên tắc phù hợp (thích ứng)
1.3.3. Nguyên tắc chuẩn mực.
1.3.4. Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
1.3.5. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
1.4. Câu hỏi và bài tập vận dụng
Chương II. Tổ chức hạch toán ban đầu
2.1. Khái niệệm và nguyên tắc hạch toán ban đầu
2.1.1. Khái niệm hạch toán ban đầu

2.1.2. Ý nghĩa của tổ chức hạch toán ban đầu
2.1.3. Nguyên tắc tổ chức hạch toán ban đầu
2.2. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán.
2.2.1. Lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ.
2.2.2. Lập hoặc tiếp nhận chứng từ
2.2.3. Kiểm tra chứng từ.
2.2.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
2.2.5. Bảo quản, lưu trữ chứng từ.
2.3. Tổ chức hạch toán ban đầu trên một số loại chứng từ kế toán chủ yếu
2.3.1. Tổ chức chứng từ tiền mặt.
2.3.2. Tổ chức chứng từ hàng tồn kho
2.3.3. Tổ chức chứng từ bán hàng
2.4. Phương hướng hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán
2.5. Câu hỏi và bài tập thự
ực h ành
Chương III. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Trang
4
5
5
5
6
7
7
7
8
9
10
11

11
11
11
12
12
12
14
14
14
17
17
18
18
19
20
21
21
22
22
24
26
27
28
31
4


3.1. Các khái niệm cơ bản
3.1.1. Hệ thống tài khoản kế toán
3.1.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

3.2. Nguyên tắc tổ chức tài khoản kế toán
3.2.1. Nguyên tắc thống nhất
3.2.2. Nguyên tắc phù hợp
3.3. Nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
3.3.1. Tổ chức lựa chọn hệ thống tài khoản tổng hợp.
3.3.2. Tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết
3.4. Phương hướng hoàn thiện hệ thống tài kh oản kế to án
3.5. Câu hỏi và bài tập thự
ực h ành
Chương IV. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
4.1. Những vấn đề chung về tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
4.1.1. Sổ kế toán, hình thức sổ kế toán
4.1.2. Tổ chức sổ kế toán
4.2. Nguyên tắc và nội dung tổ chức sổ kế toán
4.2.1. Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán
4.2.2. Nội dung tổ chức sổ kế toán
4.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo các hình thức kế toán
4.3.1. Hình thức Nhật ký – Sổ cái
4.3.2. Hình thức Nhật ký chung
4.3.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ
4.3.4. Hình thức Nhật ký- chứng từ
4.3.5. Hình thức kế toán máy
4.4. Câu hỏi và bài tập thự
ực h ành
Chương V. Tổ chức hạch toán các quá trình kinh doanh chủ yếu
5.1. Tổ chức hạch toán quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào
5.1.1. Tổ chức hạch toán nguyên liệu, vật liệu, CCDC
5.1.2. Tổ chức hạch toán yếu tố TSCĐ
5.1.3. Tổ chức hạch toán lương và các khoản trích theo lương
5.1.4. Tổ chức hạch toán thanh toán với người bán

5.2. Tổ chức hạch toán quá trình sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ
5.2.1. Mục tiêu, nguyên tắc tổ chức
5.2.2. Tổ chức hạch toán chi tiết chi phí NVL trực tiếp
5.2.3. Tổ chức hạch toán chi tiết chi phí nhân công trực tiếp
5.2.4. Tổ chức hạch toán chi tiết chi phí sản xuất chung
5.2.5. Tổ chức hạch toán chi tiết tổng hợp chi phí sản xuất
5.2.6. Tổ chức hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất

31
31
32
32
32
33
33
33
33
35
35
38
38
38
42
43
43
44
44
44
47
49

52
58
60
64
64
64
69
73
77
79
79
80
81
82
83
83
5


5.3. Tổ chức hạch toán quá trình bán hàng và thanh toán với người mua
5.3.1. Mục tiêu, ngu yên tắc tổ chức
5.3.2. Tổ chức hạch toán ban đầu
5.3.3. Tổ chức hạch toán chi tiết bán hàng và thanh toán với khách hàng
5.3.4. Tổ chức hạch toán tổng hợp bán hàng và thanh toán với khách hàng
5.4. Câu hỏi và bài tập thự
ực h ành
Chương VI. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
6.1. Khái quát chung về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
6.2. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính
6 .2.1 . Khái niệm, yêu cầu và mục đích của hệ thống báo cáo tài chính

6 .2.2 . Hệ thốn g b áo cáo tài chính h iện hành
6.3. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị
6 .3.1 . Khái niệm, ý n ghĩa ,yêu cầu củ a h ệ thống b áo cáo quản trị.
6 .3.2 . Các lo ại báo cáo quản trị
6.4. Câu hỏi và bài tập thự
ực h ành
Chương VII. Tổ chức bộ máy kế toán
7 .1. Cơ sở hình thành và những qu y định chung.
7 .1.1 . Nhữn g qu y định chun g về tổ chức bộ máy kế toán
7 .1.2 . Căn cứ xây dựng mô hình bộ máy kế toán
7 .2. Các mô hìn h tổ chức bộ máy kế to án
7 .2.1 . Mô hình tổ chức bộ máy kế to án tập tru ng
7 .2.2 . Mô hình tổ chức bộ máy kế to án ph ân tán .
7 .2.3 . Mô hình tổ chức bộ máy kế to án hỗn h ợp
7.2.4.Vai trò và nhiệm vụ của kế toán trưởng trong việc tổ chức công tác kế
toán ở đơn vị
7.3. Câu hỏi và bài tập thự
ực h ành
Tài liệu tham khảo

85
85
86
88
90
93
105
105
105
105

106
110
110
110
113
118
118
118
119
119
120
121
122
123
125
126

6


LỜI NÓI ĐẦU
Tổ chức hạch toán kế toán doanh nghiệp là môn học chính của sinh viên chuyên
ngành kế toán ở các trường đại học kinh tế, đồng thời cũng là những vấn đề cơ bản mà
các nhà quản trị, kế toán trưởng doanh nghiệp quan tâm, tìm hiểu và nghiên cứu để tổ
chức công tác kế toán ở đơn vị một cách khoa học và hợp lý.
Với nhận thức đó, giáo trình “ Tổ chức hạch toán kế toán doanh nghiệp” được biên
soạn theo khung chương trình ngành Kế toán của Trường Đại học Vinh. Giáo trình không
chỉ là tài liệu cần thiết đối với công tác đào tạo của Trường mà còn hữu ích cho các bạn
đọc khác có nhu cầu quan tâm và tìm hiểu về công tác tổ chức kế toán doanh nghiệp.
Để đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu của học viên thuộc loại hình đào tạo từ

xa, giáo trình được biên soạn với kết cấu mỗi chương theo chuẩn của Trung tâm Giáo dục
Mở và Từ xa thuộc tổ chức Bộ trưởng giáo dục các nước Đông Nam Á, gồm các phần
sau:
- Giới thiệu các tiêu đề chính
- Trình bày mục tiêu chung của chương và mục tiêu cụ thể của từng nội dung
trong chương
- Trình bày phần lý thuyết
- Câu hỏi và bài tập vận dụng
Giáo trình “ Tổ chức Hạch toán kế toán doanh nghiệp” do Ths. Hồ Mỹ Hạnh chủ biên
cùng tập thể các giảng viên thuộc Bộ môn Kế toán, Khoa Kinh tế Đại học Vinh biên
soạn:
- Ths Hồ Mỹ Hạnh - Chủ biên và biên soạn chương 5, Mục 1, 2 chương 6, chương 7
- Ths Nguyễn Hoàng Dũng - Biên soạn chương 1,2,3,4
- Ths Nguyễn Thị Thanh Hoà - Biên soạn mục 3 chương 6, chương 8
Tham gia thẩm định giáo trình có PGS TS Đinh Xuân Khoa, PGS TS Nguyễn Đăng
Bằng, ThS Nguyễn Đình Thểể, TS Dương Xuân Thao và tập thể giảng viên bộ môn Kế
toán, khoa Kinh tế, trường Đại học Vinh.
Trong quá trình nghiên cứu, biên soạn, tập thể tác giả đã cố gắng cập nhật những quy
định pháp lý mới nhất về kế toán và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp đảm
bảo nâng cao chất lượng chuyên môn và khoa học của giáo trình, song do xuất bản lần
đầu, giáo trình khó tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Tập thể tác giả rất mong
nhận được ý kiến đóng góp của các nhà khoa học, của những người sử dụng tài liệu và
bạn đọc để giáo trình được sửa chữa bổ sung hoàn thiện hơn trong lần tái bản sau.
Xin chân thành cảm ơn
Tập thể tác giả
7


CHƯƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CỦA TỔ CHỨC HẠCH TOÁN

KẾ TOÁN
Chương I gồm bốn nội dung:
1.1. Vai trò của Hệ thống thông tin kế toán đối với quản lý doanh nghiệp
1.2. Bản chất của tổ chức hạch toán kế toán
1.3. Nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán
1.4. Câu hỏi và bài tập vận dụng
Mục tiêu chung: giúp học viên nắm được các kiến thức cơ bản về những vấn đề chung
nhất của tổ chức hạch toán kế toán bao gồm khái niệm, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của
tổ chức hạch toán kế toán và các nguyên tắc cơ bản trong tổ chức hạch toán kế toán. Mặt
khác học viên cũng nắm được các kiến thức cơ bản về đối tượng nghiên cứu của tổ chức
hạch toán kế toán cũng như việc vận dụng trong tổ chức công tác kế toán tại đơn vị.
Mục tiêu cụ thể: cung cấp kiến thức cơ bản cho học viên về:
- Khái niệm, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán
- Trình bày đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán
- Trình bày các nội dung của tổ chức hạch toán kế toán
- Các n gu yên tắc cơ b ản tron g tổ chức hạch toán kế toán

1.1. VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐỐI VỚI QUẢN LÝ
DOANH NGHIỆP
1.1.1. Hệ thống thông tin kế toán:
Thông tin kế toán là những thông tin động về sự tuần hoàn của những tài sản, phản
ánh đầy đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung
cấp đến chu trình sản xuất, tiêu thụ và tài chính. Đó là những thông tin hai mặt của mỗi
hiện tượng, mỗi quá trình: vốn và nguồn, tăng và giảm, chi phí và kết quả, cần thiết cho
hạch toán kinh doanh. Thông tin kế toán mang hai đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm
tra.
Hệ thống thông tin kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn bao gồm con người,
thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành
thông tin.

8


Dữ liệu kế toán
(chứng từ, sổ sách)

Hệ thống thông tin
kế toán

Thông tin kế toán
(Báo cáo kế toán)

Hệ thống thông tin kế toán thể hiện vai trò chủ đạo của nó trong quá trình kiểm
soát bên trong cũng như bên ngoài tổ chức doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ tốt là chìa
khoá để quản trị có hiệu quả một tổ chức. Nhiều thông tin cần cho các nhà quản trị để
kiểm soát tài chính và hoạt động của tổ chức doanh nghiệp đều do hệ thống thông tin kế
toán cung cấp.

1.1.2. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong quản lý doanh nghiệp
Trong mỗi tổ chức doanh nghiệp đều có những lĩnh vực hoạt động khác nhau với
chức năng khác nhau. Chúng có mối liên hệ ràng buộc chặt chẽ với nhau, cung cấp thông
tin về các hoạt động của chúng cho nhau, nhằm đảm bảo cho toàn bộ tổ chức doanh
nghiệp hoạt động có hiệu quả.
Nhiều doanh nghiệp đã xây dựng các hệ thống thông tin quản lý cho từng lĩnh vực
chức năng nghiệp vụ, nhằm cung cấp những thông tin trợ giúp cho quá trình ra quyết định
trong những lĩnh vực chức năng đó như: Hệ thống thông tin tài chính; hệ thống thông tin
nhân lực; hệ thống thông tin thị trường; hệ thống thông tin sản xuất…
Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này không độc lập với nhau và tất cả
chúng đều có mối liên hệ qua lại với hệ thống thông tin kế toán. Các hệ thống thông tin
chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán và

những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán có nhiệm vụ biến đổi chúng thành ở dạng
báo cáo quản trị và báo cáo tài chính. Ngược lại, hệ thống thông tin kế toán cũng cung
cấp rất nhiều thông tin đầu vào cho hệ thống thông tin chuyên chức năng nói trên. Hệ
thống thông tin kế toán cung cấp:
Báo cáo bán hàng cho hệ thống thông tin thị trường.
Báo cáo vật tư – tồn kho và thông tin về chi phí cho hệ thống thông tin sản xuất.
Báo cáo về lương và thuế thu nhập cho hệ thống thông tin nhân lực.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ cho hệ thống thông tin tài chính….
Như vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin chuyên chức
năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp. Chúng
giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp đảm bảo sự vận hành làm
cho tổ chức doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.

9


1.2. BẢN CHẤT CỦA TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN.
1.2.1. Tổ chức là một chức năng của quản lý
Quản lý: là sự tác động có chủ chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý
nhằm đạt được các mục tiêu đã định trước. Quy trình tác động đó được diễn ra theo sơ đồ
sau (với 3 thành phần là chủ thể, khách thể và hệ thống thông tin xuôi, ngược).

Chủ thể quản lý
Quyết định quản lý

Thông tin quản lý
Khách thể quản lý

Chức năng của quản lý:
- Hoạch định: Đó là việc xác định mục tiêu, mục đích; lựa chọn phương án; xây

dựng kế hoạch, dự toán…
- Tổ chức: là việc xác định cơ cấu; quyết định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn;
xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận…
- Điều khiển: là việc thực hiện mệnh lệnh, chỉ thị và thực hiện các biện pháp
nghiệp vụ để hoàn thành một khối lượng công việc nhất định..
- Kiểm soát: So sánh, đánh giá; phát hiện những nhân tố tích cực, hạn chế…
Tổ chức với phương diện là chức năng của quản lý là việc hình thành cơ cấu tổ
chức của hệ thống. Nó xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng
bộ phận và mối quan hệ của chúng.
1.2.2. Khái niệm tổ chức hạch toán kế toán
Kế toán là một nghề nghiệp, đồng thời là một trong những môn khoa học quản lý
kinh tế trong đơn vị, cụ thể hơn đó là một công cụ trong lĩnh vực quản lý kinh tế tài chính
ở đơn vị. Muốn tiến hành hoạt động kinh tế doanh nghiệp đều phải có lượng tài sản nhất
định và tài sản của đơn vị luôn luôn vận động trong quá trình hoạt động kinh doanh, sự
vận động đó chính là hoạt động kinh tế, tài chính.
Tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp là việc tạo ra mối liên hệ qua
lại theo một trật tự xác định giữa đối tượng và phương pháp của hạch toán kế toán để ban
hành và tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong các đơn vị hạch toán. Đó là việc xây dựng
hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc tổ chức ghi chép của kế toán trên các yếu tố
chứng từ, đối ứng tài khoản, sổ kế toán và trên hệ thống báo cáo kế toán phục vụ mục
tiêu quản lý các đối tượng kế toán tại đơn vị.
Tổ chức hạch toán kế toán có vai trò rất quan trọng đối với công tác kế toán. Nó
ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện các công việc của kế toán và chất lượng của
những thông tin kế toán cung cấp cho các cấp lãnh đạo và quản lý. Nếu tổ chức tốt công
tác kế toán thì mọi hoạt động của công tác kế toán sẽ được thực hiện một cách nhanh
10


chóng và thông suốt. Kế toán sẽ ghi chép phản ánh và cung cấp một cách đầy đủ kịp
thời và chính xác các số liệu thông tin kế toán và báo cáo kế toán làm cơ sở, căn cứ cho

việc kiểm tra, giám sát tình hình quản lý tài sản tình hình và kết quả hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp.
Tổ chức hạch toán kế toán phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như quy mô của
doanh nghiệp; nhu cầu thông tin và trình độ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán; trình độ trang
bị và sử dụng kỹ thuật xử lý thông tin... Tất cả các yếu tố này phải được cân nhắc đến khi
tổ chức hạch toán kế toán.
1.2.3. Nội dung tổ chức hạch toán kế toán
- Thiết lập chế độ kế toán: Là việc xây dựng hành lang pháp lý để tổ chức hạch
toán và quy định các phương pháp tạo nên chức năng kế toán trong các đơn vị
Chế độ kế toán bao gồm:
+ Luật kế toán: quy định về nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán,
người làm kế toán và hoạt động nghề nghiệp kế toán.
+ Chuẩn mực kế toán: Thiết lập nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ bản để ghi
sổ và lập báo cáo tài chính
+ Chế độ kế toán: là những quyết định và hướng dẫn về kế toán trong 1 lĩnh vực
hoặc một số công việc cụ thể
- Tổ chức hạch toán trong các đơn vị kế toán: Tổ chức công tác kế toán ở đơn vị là
tổ chức việc thu nhận, hệ thống hoá và cung cấp toàn bộ thông tin về hoạt động sản xuất,
kinh doanh, sử dụng kinh phí ở đơn vị nhằm phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài
chính ở đơn vị đó. Song hạch toán kế toán vừa là một môn khoa học, vừa là một nghề
nghiệp, vì vậy tổ chức công tác kế toán phải giải quyết cả hai phương diện: Tổ chức thực
hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và các phương tiện tính toán nhằm
đạt được mục đích nghiên cứu của khoa học kế toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên
kết các cán bộ, nhân viên kế toán ở đơn vị để thực hiện tốt công tác kế toán ở đơn vị. Để
thực hiện điều đó thì nội dung các công việc chủ yếu của việc tổ chức hạch toán kế toán ở
các đơn vị bao gồm những nội dung công việc sau:
+ Thiết lập mô hình bộ máy kế toán; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của bộ máy kế toán; Xác định các phần hành kế toán nằm trong chức năng kế toán của
các đơn vị
+ Tổ chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát

sinh ở đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ đó. Muốn thực hiện
điều đó phải tổ chức hạch toán ban đầu để ghi nhận thông tin vào chứng từ kế toán và tổ
chức luân chuyển chứng từ để kiểm tra và ghi sổ kế toán kịp thời.
+ Tổ chức hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán nhằm đáp ứng được những yêu
cầu của thông tin kế toán. Muốn thực hiện điều đó phải tổ chức thực hiện các phương
pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán để có thể hệ thống hoá
thông tin kế toán.
11


+ Tổ chức cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính vĩ mô
và vi mô. Muốn thực hiện điều đó phải tổ chức việc lập các báo cáo kế toán định kỳ, các báo
cáo kế toán nội bộ, bao gồm cả báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý nội
bộ ngành, nội bộ doanh nghiệp.
+ Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ nhằm đảm bảo thực hiện đúng đắn các chế độ,
thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng.
1.2.4. Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán
Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán là mối liên hệ bản chất giữa đối tượng, phương
pháp và các giai đoạn hạch toán kế toán tại đơn vị cơ sở. Cụ thể:
+ Tổ chức các giai đoạn của quá trình hạch toán bao gồm:
- Giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ
- Giai đoạn hệ thống hoá theo thời gian và phân loại theo đối tượng cho các chứng
từ đã lập trên bộ sổ kế toán
- Giai đoạn xử lý, chọn số liệu và tiến hành lập các báo cáo kế toán cho quản lý
trong nội và cho quản lý các chủ thể bên ngoài (ngân hàng, nhà nước, ngân sách, kho bạc,
cơ quan tài chính, các nhà đầu tư vốn: Cổ đông, trái chủ, các bên liên doanh góp vốn…)
Cần xác định khối lượng công tác kế toán cho mỗi giai đoạn của quá trình hạch
toán và phải làm rõ các giai đoạn trên.
+ Tổ chức các phần hành kế toán ứng với mỗi loại hoạt động
Phần hành kế toán là thuật ngữ dùng để chỉ ra khối lượng công tác kế toán gắn liền

với một đối tượng kế toán cụ thể theo các giai đoạn. Mỗi phần hành kế toán là sự cụ thể
hoá nội dung hạch toán gắn với đặc trưng của đối tượng hạch toán. Khối lượng các phần
hành sẽ khác nhau ở mỗi đơn vị hạch toán có cùng tính chất hoạt động cũng như không
giống nhau về tính chất hoạt động (Đơn vị kinh doanh cùng ngành, khác ngành, đơn vị
hoạt động quản lý nhà nước, quản lý ngân sách, quản lý kinh tế công, đơn vị thụ hưởng
ngân sách nhà nước...). Trong một doanh nghiệp, khối lượng các phần hành kế toán
thường bao gồm
- Kế toán vốn bằng tiền
- Kế toán hàng tồn kho
- Kế toán chi phí, giá thành
- Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội
- Kế toán bán hàng
- Kế toán tài sản cố định
- Kế toán xây dựng cơ bản
- Kế toán vốn, quỹ
- Kế toán công nợ….
12


+ Tổ chức bộ máy kế toán: Là việc lựa chọn mô hình bộ máy kế toán cho phù hợp
với đơn vị hạch toán. Thông thường tồn tại các mô hình tập trung; nửa tập trung, nửa
phân tán; phân tán.
1.2.5. Yêu cầu, ý nghĩa, nhiệm vụ của việc tổ chức hạch toán kế toán
1.2.5.1. Yêu cầu của việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý.
- Đảm bảo thu nhận và hệ thống hoá thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế - tài
chính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy phục vụ cho công tác
quản lý kế toán, tài chính của nhà nước và quản trị kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất – kinh doanh của doanh
nghiệp.
- Phù hợp với trình độ, khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán của doanh nghiệp và

trình độ phương tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép của doanh nghiệp.
- Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
1.2.5.2. Ý nghĩa của việc tổ chức hạch toán kế toán khoa học và hợp lý
- Tổ chức hạch toán kế toán khoa học và hợp lý sẽ góp phần quan trọng trong việc
cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế – tài chính của doanh nghiệp một cách có hệ
thống cho việc quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh, giúp cho các nhà đầu tư, các
cổ đông, các khách hàng… đi đến các quyết định trong đầu tư kinh doanh của mình.
- Tổ chức hạch toán kế toán khoa học và hợp lý chẳng những đảm bảo cho việc
thu nhận hệ thống hoá thông tin đầy đủ, kịp thời và đáng tin cậy cho công tác quản lý
kinh tế - tài chính (vĩ mô, vi mô), mà còn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của
mình, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp.
- Tổ chức hạch toán kế toán khoa học và hợp lý là điều kiện để thiết lập mối liên
hệ trong phân công lao động khoa học, thực hiện việc sắp xếp các nhân viên kế toán
trong đơn vị nhằm thực hiện công việc kế toán một cách thuận lợi, chính xác và nhanh
chóng. Qua đó giúp cho đơn vị có được bộ máy kế toán gọn nhẹ và hoạt động có hiệu
quả, góp phần làm tinh giảm bộ máy quản lý trong đơn vị tăng hiệu suất lao động kế toán
và hiệu lực của bộ máy quản lý.

1.2.5.3. Nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán
- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở tổ chức để thực hiện được toàn bộ công việc kế
toán ở tổ chức với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng công cụ kế toán cho từng bộ phận,
từng người trong bộ máy kế toán.
- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc và chế độ kế toán hiện
hành tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện
có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán.
- Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ phận
quản lý khác trong tổ chức về các công việc có liên quan đến công tác kế toán ở tổ chức.
13

- Tổ chức hướng dẫn mọi người trong tổ chức chấp hành chế độ quản lý
kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ
tổ chức.
1.3. NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN
1.3.1. Nguyên tắc thống nhất
Nội dung của nguyên tắc
- Công tác kế toán của các đơn vị phải tuân thủ chế độ kế toán của nhà nước
- Phải thống nhất giữa đơn vị hạch toán với đơn vị quản lý
- Phải thống nhất về chỉ tiêu hạch toán và chỉ tiêu quản lý (về loại chỉ tiêu, nội
dung, kết cấu, phương pháp tính toán)
- Phải thống nhất trong hệ thống kế toán giữa chế độ chung với việc vận dụng vào
thực tế đơn vị hạch toán cơ sở.
Tác dụng của nguyên tắc
- Tạo điều kiện để tăng giá trị pháp lý của thông tin kế toán ở các đơn vị kinh tế.
- Là cơ sở để tính toán các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp trong phạm vi từng đơn vị,
từng ngành và của cả nước.
- Tạo điều kiện để đào tạo cán bộ kế toán.
1.3.2. Nguyên tắc phù hợp
Nội dung nguyên tắc
- Chế độ kế toán phải phù hợp với chế độ quản lý tài chính và thông lệ quốc tế.
- Lựa chọn chế độ kế toán phù hợp với loại hình hoạt động, quy mô hoạt động.
- Tổ chức thông tin kế toán phải phù hợp với mô hình, phương thức và yêu cầu
quản trị
- Tổ chức hạch toán ở đơn vị phải có tính chủ động, sáng tạo, tuân thủ quy định
chung nhưng không cứng nhắc.
- Tổ chức hạch toán kế toán phải phù hợp với phương tiện kỹ thuật trang bị cho
công tác kế toán.
Tác dụng của nguyên tắc
- Tạo ra tính hữu ích của thông tin kế toán đối với nhà quản trị doanh nghiệp
- Là cơ sở để thực hiện nguyên tắc hiệu quả trong tổ chức hạch toán kế toán.

1.3.3. Nguyên tắc chuẩn mực
Nội dung nguyên tắc:
Phải đảm bảo các nguyên tắc kế toán trong các chuẩn mực quốc gia và quốc tế về
kế toán, khi vận hành ở các đơn vị.
14


1.3.4. Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
Nội dung nguyên tắc:
Tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp phải sao cho vừa gọn, nhẹ, tiết
kiệm chi phí vừa đảm bảo thu thập thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác. Vai trò quan
trọng của tổ chức hạch toán kế toán được thể hiện ở việc thực hiện chức năng thông tin
và kiểm tra đối với mọi hoạt động kinh tế – tài chính của doanh nghiệp
1.3.5. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nội dung nguyên tắc
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm phát sinh từ yêu cầu quản lý an toàn tài sản của doanh
nghiệp, phân công lao động hợp lý. Theo nguyên tắc này, tổ chức hạch toán kế toán trong
các doanh nghiệp đòi hỏi phải tách rời chức năng duyệt thu, duyệt chi với chức năng thực
hiện thu, thực hiện chi của cán bộ kế toán không được để một cán bộ kiêm nhiệm cả hai
chức năng này. Việc tách hai chức năng duyệt chi, duyệt thu với chức năng thực hiện chi,
thu chính là cơ sở tạo lập ra sự kiểm soát lẫn nhau giữa hai cán bộ đó.

HƯỚNG DẪN HỌC TẬP
1.4. CÂU HỎI ÔN TẬP
I. Câu hỏi ôn tập
1.1. Nêu vai trò hệ thống thông tin kế toán trong tổ chức công tác quản lý.
1.2. Tại sao tổ chức hạch toán kế toán có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý? Nêu
căn cứ để tổ chức khoa học, hợp lý công tác kế toán trong đơn vị
1.3. Nêu khái niệm, đối tượng và vai trò của tổ chức hạch toán kế toán.
1.4. Trình bày nội dung tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp.

1.5. Phân tích nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán trong đơn vị.
1.6. Trình bày yêu cầu của thông tin kế toán trong doanh nghiệp./.
II. Các nhận định sau đúng hay sai, giải thích?
2.1. Tổ chức hạch toán kế toán là việc vận dụng chế độ kế toán vào đơn vị hạch toán.
2.2. Khi có sự không thống nhất giữa quyết định, thông tư hướng dẫn và chuẩn mực kế
toán thì căn cứ vào quyết định, thông tư để tổ chức hạch toán .
2.3. Nguyên tắc chuẩn mực đòi hỏi doanh nghiệp khi tổ chức công tác kế toán phải vận
dụng theo hệ thống chuẩn mực quốc tế (IAS)
2.4. Việc ứng dụng phần mềm kế toán ảnh hưởng lớn đến chất lượng thông tin kế toán
của đơn vị
2.5. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm được vận dụng trong tất cả các đơn vị kế toán.
2.6. Nguyên tắc thống nhất đòi hỏi doanh nghiệp lựa chọn hình thức sổ kế toán căn cứ
vào đặc thù của đơn vị.
2.7. Vận dụng nguyên tắc thống nhất nhằm đảm bảo tính pháp lý của thông tin kế toán
15


2.8. Tổ chức hạch toán kế toán là việc vận dụng chế độ kế toán trong đơn vị trên cơ sở
các giai đoạn hạch toán và tổ chức bộ máy kế toán.
………………………………….

TÓM TẮT CHƯƠNG I
- Tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp là việc xây dựng hệ thống chỉ
tiêu thông tin thông qua việc tổ chức ghi chép của kế toán trên các yếu tố chứng từ, đối
ứng tài khoản, sổ kế toán và trên hệ thống báo cáo kế toán phục vụ mục tiêu quản lý các
đối tượng kế toán tại đơn vị.
- Nội dung tổ chức hạch toán kế toán bao gồm thiết lập ch ế độ kế to án và tổ chức
hạch toán trong các đơn vị kế toán.
- Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán là mối liên hệ bản chất giữa đối tượng,
phương pháp và các giai đoạn hạch toán kế toán tại đơn vị cơ sở. Cụ thể: Tổ chức các giai

đoạn của quá trình hạch toán;; Tổ chức các phần hành kế toán; Tổ chức bộ máy kế toán.
- Nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp bao gồm tổ chức hợp lý
bộ máy kế toán; xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các
bộ phận quản lý khác trong tổ chức về các công việc có liên quan; tổ chức thực hiện các
phương pháp kế toán, nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành.
- Khi tổ chức hạch toán kế toán trong đơn vị cần phải đảm bảo được các nguyên
tắc sau: Nguyên tắc thống nhất; Nguyên tắc phù hợp; Nguyên tắc chuẩn mực; Nguyên tắc
tiết kiệm và hiệu quả; Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

16


CHƯƠNG II
TỔ CHỨC HẠCH TOÁN BAN ĐẦU
Chương II gồm năm nội dung:
2.1. Khái niệm và nguyên tắc tổ chức hạch toán ban đầu.
2.2. Nội dung tổ chức hạch toán ban đầu.
2.3. Tổ chức hạch toán ban đầu trên một số loại chứng từ chủ yếu.
2.4. Phương hướng hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán
2.5. Câu hỏi và bài tập vận dụng
Mục tiêu chung: giúp học viên nắm được các kiến thức cơ bản về những vấn đề chung
nhất của tổ chức hạch toán ban đầu bao gồm khái niệm và các nguyên tắc cơ bản trong tổ
chức chứng từ kế toán. Mặt khác học viên cũng nắm được các nội dung cơ bản của tổ
chức hạch toán ban đầu. Biết được các công việc cần phải làm khi tổ chức hạch toán ban
đầu. Hiểu được các nội dung cụ thể của từng công việc trong quá trình tổ chức hạch toán
ban đầu. Từ đó vận dụng kiến thức đã học để thiết lập được danh mục chứng từ kế toán
sử dụng ở một loại hình doanh nghiệp cụ thể. Biết cách tổ chức hạch toán ban đầu và
thiết lập được chương trình luân chuyển chứng từ kế toán trong các điều kiện cụ thể tại
một loại hình doanh nghiệp cụ thể.
Mục tiêu cụ thể: cung cấp kiến thức cơ bản cho học viên về:

- Khái niệm và ý nghĩa của tổ chức hạch toán ban đầu.
- Trình bày các nguyên tắc tổ chức hạch toán ban đầu.
- Trình bày các nội dung của tổ chức hạch toán ban đầu.
- Tổ chức chứng từ tiền mặt.
- Tổ chức chứng từ hàng tồn .kho
- Tổ chức chứng từ bán hàng.

2.1. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN BAN ĐẦU
2.1.1. Khái niệm tổ chức hạch toán ban đầu
2.1.1.1. Chứng từ kế toán.
Các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp phát sinh ở các phòng ban chức năng,
cửa hàng, quầy hàng, kho hàng, phân xưởng sản xuất, các bộ phận quản lý của doanh
nghiệp. Do vậy để thu nhận và xử lý tốt các thông tin kế toán phải tổ chức hạch toán ban
đầu ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Đây là giai đoạn đầu tiên trong quy trình kế
toán, ở giai đoạn này các nghiệp vụ kinh tế tài chính được sao chụp nhằm thông tin trung
17


thực về sự vận động của tài sản, nguồn vốn, cũng như sự phát triển của các khoản doanh
thu và chi phí Tổ chức tốt hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với việc ghi chép
phản ánh kịp thời, đầy đủ và trung thực các số liệu kế toán.
Chứng từ kế toán là những chứng minh về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh
và thực sự hoàn thành. Mọi nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều phải được phản
ánh vào chứng từ đúng mẫu quy định, trong đó phải được ghi chép đầy đủ kịp thời các
yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ.
* Phân loại chứng từ kế toán.
- Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế.
+ Chứng từ lao động tiền lương: Gồm các chứng từ phản ánh các thông tin ban
đầu về tiền lương, tiền thưởng và các khoản trích theo lương, như: Bảng thanh toán tiền
lương, bảng thanh toán tiền thưởng…

+ Chứng từ hàng tồn kho: Gồm các chứng từ phản ánh các thông tin ban đầu về
hàng tồn kho (NVL, CCPC, H2, thành phẩm…)
VD: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân bổ NVL,CCDC…
+ Chứng từ bán hàng gồm các chứng từ phản ánh các thông tin ban đầu về tiêu thụ
sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ như: HĐ bán hàng thông thường, HĐCTTGT, thẻ
quầy hàng…
+ Chứng từ tiền tệ: Gồm các chứng từ phản ánh các thông tin ban đầu về tiền tệ
như phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, Giầy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu
tiền…
+ Chứng từ tài sản cố định: Gồm các chứng từ phản ánh các thông tin ban đầu về
tài sản cố định, như biên bản bàn giao tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định,
bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định ….
- Phân loại chứng từ theo mức độ tài liệu phản ánh trên chứng từ kế toán.
+ Chứng từ gốc: Phản ánh trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế theo thời gian và địa
điểm phát sinh của chúng.
VD: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, có.
+ Chứng từ tổng hợp: Phản ánh gián tiếp các nghiệp vụ trên cơ sở các chứng từ
gốc cùng loại (cùng nội dung kinh tế)
- Phân loại theo quy định của nhà nước về chứng từ kế toán.
+ Chứng từ bắt buộc: Bộ tài chính quy định nội dung, kết cấu mẫu chứng từ,
phương pháp ghi các chỉ tiêu kinh tế tài chính trên chứng từ và bắt buộc các đơn vị
phải thực hiện theo đúng những quy định đó. VD phiếu thu, phiếu chi.
+Chứng từ hướng dẫn: Bộ tài chính quy định nội dung, kết cấu mẫu chứng từ,
phương pháp ghi các chỉ tiêu kinh tế tài chính trên chứng từ. Tuy nhiên những quy định
này không có tính bắt buộc các đơn vị phải thực hiện. Các đơn vị có thể bổ sung thêm chỉ
18


tiêu kinh tế tài chính, hoặc thay đổi kết cấu mẫu chứng từ sao cho phù hợp với đặc
điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị.

- Phân loại theo địa điểm lập chứng từ:
+ Chứng từ nội sinh: Gồm các chứng từ được lập bởi phòng kế toán trong đơn vị
kế toán như: Phiếu thu, phiếu chi.
+ Chứng từ ngoại sinh: Gồm các chứng từ được lập bởi các đơn vị tổ chức, cá
nhân bên ngoài đơn vị.
VD: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê quỹ, bảng chấm công…
2.1.1.2. Tổ chức hạch toán ban đầu
Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của quy trình kế toán nhưng không hoàn
toàn do nhân viên kế toán thực hiện, mà do mọi người lao động trong đơn vị công tác
thực hiện. Để thu nhận được thông tin về các nghiệp vụ, kinh tế, tài chính phát sinh cần
phải tổ chức hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận trong đơn vị.
Khái niệm: Tổ chức hạch toán ban đầu là việc tổ chức, vận dụng phương pháp
chứng từ trong việc ghi chép kế toán để ban hành chế độ chứng từ và vận dụng chế độ
trong các đơn vị kế toán. chứng từ. Nói cách khác đó là việc thiết kế khối lượng công tác
hạch toán ban đầu trên hệ thống các bản chứng từ hợp lệ, hợp lý và hợp pháp theo quy
trình luân chuyển chứng từ nhất định.
- Chứng từ hợp pháp: Là những chứng từ được lập theo đúng biểu mẫu quy định,
phản ánh khách quan nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và nghiệp vụ kinh tế này phải
được pháp luật cho phép có đầy đủ chữ ký của người lập, người duyệt, người thực hiện
và dấu của đơn vị theo quy định cụ thể của từng loại chứng từ.
- Chứng từ hợp lệ: Chứng từ phản ánh kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có đầy
đủ các yếu tố theo quy định.
- Chứng từ hợp lý: Thể hiện nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có phù hợp với
hợp đồng, định mức kỹ thuật, giá cả của thị trường.
Chế độ chứng từ là những quy định về phương pháp ghi nhận, thể hiện các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành ở các đơn vị kế toán và luân chuyển chứng từ kế toán.
Nói cách khác, chế độ chứng từ là cách cụ thể hóa phương pháp chứng từ, là những quy
định để tạo ra và sử dụng hệ thống chứng từ hợp pháp, hợp lệ ở các đơn vị kế toán. Chế
độ chứng từ gồm:
+ Quy định về hệ thống biểu mẫu chứng từ

+ Quy định về phương pháp lập chứng từ
+ Quy định về luân chuyển chứng từ.
+ Quy định về sử dụng, quản lý, phát hành biểu mẫu chứng từ
Y êu cầu chủ yếu tổ chức hạch toán ban đầu trong đơn vị:

19


- Cần quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để có thể ghi nhận được đầy đủ nội dung thông tin
về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phù hợp với yêu cầu thu nhận thông tin kế
toán.
- Cần quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu ở
từng bộ phận trong đơn vị khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Hướng dẫn
họ cách ghi nhận thông tin vào chứng từ, đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ để
làm căn cứ ghi sổ kế toán và có thể kiểm tra, kiểm soát được nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh phản ánh trong chứng từ.
2.1.2. Ý nghĩa của tổ chức hạch toán ban đầu
- Về mặt quản lý: Dựa vào chứng từ gốc, giúp cho người quản lý có được thông tin
kịp thời, chính xác, đầy đủ để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp
- Đối với công tác kế toán: Là giai đoạn đầu tiên để thực hiện việc ghi sổ và lập
báo cáo kế toán.
- Về mặt pháp lý: Là căn cứ để xác minh nghiệp vụ kinh tế, để kiểm tra, thanh tra
và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế.
2.1.3. Nguyên tắc tổ chức hạch toán ban đầu
Các nghiệp vụ tác nghiệp có ảnh hưởng rất lớn đến tính tin cậy của thông tin kế
toán, đến chất lượng của công tác kế toán ở các đơn vị, đặc biệt là ở các doanh nghiệp sản
xuất, kinh doanh. Vì vậy khi lập chứng từ kế toán hoặc khi kiểm tra, kiểm soát các nghiệp
vụ này cần phải quán triệt các nguyên tắc kế toán cơ bản như:
2.1.3.1. Nguyên tắc thống nhất

Nội dung nguyên tắc
- Xác định thẩm quyền xây dựng và ban hành chế độ chứng từ. Bộ tài chính có
thẩm quyền xây dựng và ban hành chế độ
- Bộ tài chính phải ban hành chế độ ghi chép ban đầu áp dụng trong các tổ chức
kinh tế theo từng lĩnh vực hoạt động
- Bộ tài chính quyết định quyền hạn, trách nhiệm của các tổ chức kinh tế trong
việc in ấn, sử dụng, bảo quản lưu trữ chứng từ.
- Các đơn vị kế toán phải căn cứ vào chế độ ghi chép ban hành chung và quy mô,
trình độ tổ chức quản lý để thiết lập hệ thống chứng từ sử dụng trong đơn vị mình.
Tác dụng nguyên tắc
- Phát huy vai trò quản lý kinh tế của nhà nước
- Đảm bảo lợi ích hợp pháp của nhà nước và của các đối tượng có lợi ích gắn trực
tiếp hoặc gián tiếp với kết quả hoạt động của đơn vị kế toán.
- Là cơ sở tạo ra tính thống nhất, tính khách quan của thông tin kế toán.
20


2.1.3.2. Nguyên tắc phù hợp
Nội dung nguyên tắc
- Nhà nước không bao quát toàn bộ các nghiệp vụ của doanh nghiệp mà chỉ quy
định những chứng từ kế toán thuộc loại nghiệp vụ kinh tế phổ biến trong các doanh
nghiệp như mua, bán, thu, chi…
- Các doanh nghiệp được quyền thiết kế các chứng từ đặc thù nhưng phải thông
báo cho cơ quan chức năng của nhà nước
Tác dụng nguyên tắc
- Tạo điều kiện để chứng từ kế toán thích hợp với tính đa dạng của đối tượng kế
toán ở các doanh nghiệp.
- Tạo điều kiện để chuẩn hoá chứng từ kế toán trong đơn vị cơ sở.
2.2. NỘI DUNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN BAN ĐẦU
2.2.1. Lựa chọn số lượng và số loại chứng từ

Đó chính là việc xác định các loại chứng từ sử dụng cho từng bộ phận trong doanh
nghiệp. Quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán ban đầu và cách thức ghi chép
căn cứ vào hệ thống chứng từ ban đầu do Bộ tài chính quy định và căn cứ vào yêu cầu
quản lý của doanh nghiệp.
Yêu cầu của việc lựa chọn số lượng, số loại chứng từ:
- Các chứng từ sử dụng cần phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết cũng như
yếu tố bổ sung
- Các chứng từ sử dụng phải thể hiện được thông tin cần thiết cho quản lý và ghi
sổ kế toán
- Chứng từ phải được dựa trên cơ sở kiểu mẫu do nhà nước ban hành
- Chứng từ sử dụng phải phù hợp với điều kiện của từng doanh nghiệp, kế toán thủ
công hay bằng máy.
Nội dung lựa chọn số lượng, số loại chứng từ
- Đối với các loại nghiệp vụ kinh tế thông thường đã được chế độ chứng từ kế toán
của nhà nước quy định thì căn cứ vào chế độ để lựa chọn tên, nội dung, hình thức của
chứng từ.
- Đối với những nghiệp vụ kinh tế đặc thù thì doanh nghiệp căn cứ vào nội dung
của nghiệp vụ, các yêu cầu bắt buộc về nội dung của chứng từ kế toán để thiết kế mẫu
chứng từ, thông báo cho cơ quan quản lý tài chính biết và đặt in để sử dụng
- Đối với chứng từ kế toán tổng hợp thì căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản lý
loại hoạt động có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đặt tên, thiết kế nội dung, hình
thức và đặt in để sử dụng

21


- Chỉ sử dụng các chứng từ hướng dẫn trong chế độ khi doanh nghiệp thực sự
thấy cần thiết.
2.2.2. Lập hoặc tiếp nhận chứng từ
Đối với các chứng từ mà doanh nghiệp tiếp nhận từ bên ngoài vào, thì kế toán phải

qua các khâu kiểm tra đạt yêu cầu mới có giá trị pháp lý để hạch toán kế toán. Sau khi
kiểm tra chứng từ sẽ được chuyển cho bộ phận liên quan để ghi sổ phục vụ cho công tác
kế toán, công tác quản lý.
Đối với các chứng từ mà doanh nghiệp lập cho mục đích quản lý và sử dụng. Phải
quy định rõ người chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ các nội dung thông tin về các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ ban đầu, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng
từ kế toán, trên cơ sở sử dụng các chứng từ đã được chọn và phương tiện phù hợp để ghi
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên chứng từ
Yêu cầu về việc lập chứng từ kế toán
- Phải sử dụng đúng loại chứng từ
- Phải ghi đủ các yếu tố cơ bản, cần thiết trong chứng từ.
- Phải lập hoặc ghi bằng những phương tiện vật chất tốt, đảm bảo lưu trữ theo thời
hạn nhất định.
- Không được phép tẩy, xoá chứng từ khi có sai sót. Trường hợp có sai sót thì phải
huỷ và lập chứng từ khác.
Nội dung chủ yếu của việc lập chứng từ:
- Lựa chọn chứng từ phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Lựa chọn phương tiện kỹ thuật để lập chứng từ (bằng tay, máy..)
- Xác định thời gian, địa điểm lập chứng từ cho từng loại nghiệp vụ
Chứng từ ban đầu là căn cứ để định khoản, ghi sổ, là căn cứ pháp lý phục vụ cho
việc kiểm tra kế toán, thanh tra pháp lý cũng như xác định trách nhiệm vật chất. Vì vậy,
việc quy định người chịu trách nhiệm ghi chép nội dung thông tin của nghiệp vụ kinh tế
phát sinh vào chứng từ ban đầu là điều kiện cần thiết để nâng cao tính chất pháp lý của
chứng từ gốc.
Đối với doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn, doanh nghiệp có nhiều phòng
ban, có nhiều đơn vị trực thuộc thì quy định người chịu trách nhiệm lập hoặc thu nhận
chứng từ có ý nghĩa nâng cao chất lượng và độ tin cậy của thông tin trên chứng từ được
lập. Ngoài ra, đơn vị còn quy trách nhiệm vật chất khi xảy ra sai sót và từ đó có những
quyết định tối ưu trong sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
Quy định trách nhiệm cho những người lập chứng từ sẽ làm cho chứng từ có tính

pháp lý và tăng khả năng sử dụng thông tin trên chứng từ. Thông tin trên chứng từ không
bị sai lệch là điều kiện để ghi sổ kế toán và lập báo cáo phản ánh chính xác thực trạng của
đơn vị ở thời điểm lập chứng từ. Từ đó có quyết định quản lý hợp lý, khoa học.
22


2.2.3. Kiểm tra chứng từ
Chứng từ kế toán vừa là vật mang tin, vừa là vật truyền tin về các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành ở các đơn vị. Các bộ phận quản lý có liên
quan đến các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và phòng kế toán của đơn vị có trách
nhiệm phải kiểm tra nội dung các nghiệp vụ đã phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo
được tính trung thực của những người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
mà còn đảm bảo được tính chính xác của số liệu kế toán.
Để tổ chức tốt việc kiểm tra thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ cần quy
định rõ trách nhiệm của các bộ phận quản lý trong việc kiểm tra nội dung thông tin của
từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ phù hợp với chức
trách, nhiệm vụ của mình. riêng phòng kế toán cũng phải quy định rõ trách nhiệm của
từng bộ kế toán, từng nhân viên kế toán trong kiệc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi
ghi sổ kế toán. ở đơn vị lớn, người ta có thể phân công nhân viên kế toán chuyên trách
kiểm tra chứng từ kế toán trước khi chuyển cho các bộ phận kế toán có liên quan để ghi
sổ kế toán.
Muốn tổ chức tốt việc kiểm tra thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ còn đòi
hỏi cán bộ quản lý ở đơn vị nói chung và bán bộ kế toán nói riêng phải nắm chắc các chế
độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính, các kỷ luật về thanh toán, tín dụng, các định mức
kinh tế, kỹ thuật có liên quan, nắm giá cả thị trường và thực tế phát sinh của các nghiệp
vụ nắm chắc quy trình kế toán để thực hiện việc thu nhận thông tin kế toán hợp lý và kịp
thời, đặc biệt là đối với các nghiệp vụ nội sinh.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán gồm:
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong
chứng từ nhằm đảm bảo việc tuân thủ các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế, tài chính ngăn

ngừa được những hành vi vi phạm, tham ô, lãng phí.
- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong
chứng từ. Tính hợp lý đòi hỏi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải phù hợp với kế hoạch, với
dự toán, với hợp đồng; phù hợp với các định mức kinh tế, kỹ thuật; phù hợp với kỷ luật
thanh toán, tín dụng; phù hợp với giá cả thị trường.
- Kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu số lượng (hiện vật và giá trị) của các
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhằm ngăn ngừa hành vi gian dối của những người
thực hiện các nghiệp vụ này.
- Kiểm tra tính chính xác của việc tính toán các chỉ tiêu số lượng nhằm đảm bảo
tính chính xác của số liệu kế toán. Số liệu từ chứng từ kế toán được hệ thống hoá và cung
cấp thông tin kế toán cần đảm bảo chính xác tuyệt đối, không được có sai số.
- Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ kế toán nhằm đảm bảo cho việc
kiểm tra, kiểm soát thông tin kế toán được thuận lợi, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ.

23


2.2.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Để tổ chức khoa học và hợp lý việc luân chuyển những chứng từ kế toán cần quy
định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng của các cán bộ, quản lý trong
đơn vị đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính nhằm giảm bớt những khâu trung
gian không cần thiết và đơn giản bớt những thủ tục chứng từ không cần thiết.
- Từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến các bộ phận, các cá nhân
nhất định, phù hợp với chức trách, nhiệm vụ được phân công, vì vậy cần phải xây dựng
các kế hoạch luân chuyển chứng từ kế toán thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh ở đơn vị để các bộ phận chức năng, các cá nhân có trách nhiệm có thể
thực hiện được việc kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong
chứng từ và ghi chép hạch toán (hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê và hạch toán kế
toán) kịp thời theo nhiệm vụ được phân công. Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán xong đưa vào bảo quản, lưu trữ có

liên quan đến các bộ phận chức năng, các cán bộ quản lý trong đơn vị, liên quan đến các
bộ phận kế toán trong phòng kế toán.
- Trong kế hoạch luân chuyển chứng từ cần quy định rõ trình tự chuyển chứng từ
kế toán từ khi lập hoặc nhận được đến khi ghi sổ kế toán xong phải qua các bộ phận quản
lý hoặc bán bộ quản lý nào để xem xét, phê duyệt hoặc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phản ánh trong công cụ dụng cụ, thời hạn lưu giữ và chuyển chứng từ cho bộ
phận kế tiếp nhằm đảm bảo cho việc ghi nhận thông tin vào sổ kế toán được kịp thời, phục
vụ tốt cho việc quản lý, điều hành hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị.
- Tổ chức ghi sổ kế toán gồm các nội dung
+ Phân loại chứng từ theo các phần hành
+ Định khoản các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ để hạn chế sai sót; và dễ dàng
cho công tác phân công lao động.
+ Ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ vào sổ tổng hợp và chi tiết có liên
quan
2.2.5. Bảo quản, lưu trữ chứng từ
Theo quy định tại điều 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36 Nghị định 129/2004/NĐCP của Chính phủ ngày 31 tháng 5 năm 2004, Chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán
bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo
quản chứng từ kế toán của mình trong quá trình sử dụng.
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức
bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp của tài liệu kế toán.
Chứng từ kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp
thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
Chứng từ kế toán của đơn vị kế toán nào được lưu trữ tại kho của đơn vị kế toán
đó. Kho lưu trữ phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn
24


trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật. Đơn vị kế toán có thể thuê tổ
chức lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên.
Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với chứng kế toán được tính từ ngày kết thúc

kỳ kế toán năm.
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán như sau:
- Lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với chứng từ kế toán dùng cho quản lý, điều hành
thường xuyên, không trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu,
phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất kho không lưu trong tập tài liệu của Phòng kế toán.
- Lưu trữ 10 năm đối với chứng từ kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán,
lập báo cáo tài chính (các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ
kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, biên bản tiêu huỷ
tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính,
trong đó có báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán); tài liệu liên quan đến thanh
lý tài sản cố định; tài liệu của đơn vị chủ đầu tư; tài liệu liên quan đến việc chia tách, sáp
nhập, giải thể doanh nghiệp. và các tài liệu khác
- Lưu trữ trên 10 năm hoặc vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý
nghĩa quan trọng liên quan đến kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh, quốc phòng.
Đối với chứng từ điện tử:
+ Chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo
thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hoá chứng từ
điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài.
+ Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy
định về lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bằng bản gốc
trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác được
khi cần thiết.
+ Thời điểm, thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ điện tử thực hiện
theo quy định tại các Điều 28, 29, 30, 31, 32, 34, 35 và Điều 36 của Nghị định 129.
Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với Giám đốc và kế toán
trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất hoá đơn bán
hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo với cơ quan thuế hoặc cơ quan công an địa phương,
hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo luật pháp. Sớm có biện pháp
thông báo và vô hiệu hoá chứng từ bị mất.
2.3. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN BAN ĐẦU TRÊN MỘT SỐ LOẠI CHỨNG TỪ KẾ

TOÁN CHỦ YẾU.
2.3.1. Tổ chức chứng từ tiền mặt
2.3.1.1. Các nghiệp vụ về tiền mặt và chứng từ kế toán
Nghiệp vụ về tiền mặt
25