Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn Hà Nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (549 KB, 88 trang )
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
1
Khoa kinh tế
Lời mở đầu
Trong những năm gần đây, chúng ta đang đợc chứng kiến sự chuyển
mình phát triển đi lên của nền kinh tế thế giới, và thực tế đã cho thấy một xu
thế khách quan đang diễn ra mang tính chất toàn cầu mà không một quốc gia,
không một tập đoàn, không một công ty nào lại không tính đến chiến lợc kinh
doanh của mình. Đó là xu thế quốc tế hoá nền kinh tế thế giới, một xu thế
đem lại sức mạnh về tài chính; tận dụng công nghệ nhằm làm giảm chi phí,
nâng cao chất lợng sản phẩm cho tất cả những doanh nghiệp tham gia vào
guồng máy đó.
Việt Nam cũng không ngừng đổi mới để hoà nhập với nền kinh tế thị trờng
thế giới, có nhiều doanh nghiệp đã ra đời và không ngừng lớn mạnh. Nhng để
có tồn tại và phát triển trong môi trờng cạnh tranh gay gắt của thị trờng các
doanh nghiệp cần phải xác định các yếu tố đầu vào sao cho hợp lý, phải quan
tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra đến khi thu
hồi vổn về, đảm bảo thu nhập của đơn vị, hoàn thành nghĩa vụ với nhà nớc, cải
tiến đời sống cho cán bộ công nhân viên và thực hiện tái sản xuất mở rộng.
Các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện các bớc thật cẩn thận và nhanh chóng
sao cho kết quả đầu ra là cao nhất, với giá cả và chất lợng sản phẩm có sức hút
đối với ngời tiêu dùng.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, yếu tố cơ bản để đảm bảo cho
quá trình sản xuất đợc tiến hành bình thờng liên tục, đó là nguyên vật liệu, yếu
tố đầu vào, cơ sở tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm.
Vì vậy vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là phải hạch toán và quản lý
đầy đủ chính xác nguyên vật liệu, phải đảm bảo cả ba yếu tố của công tác
hạch toán là: chính xác, kịp thời, toàn diện.
Trong sản xuất kinh doanh, chính sách giá cả chính là yếu tố để đứng
vững và chiến thắng trong sự cạnh tranh của cơ chế thị trờng. Mặt khác, chỉ
cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng có ảnh hởng tới giá
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
2
Khoa kinh tế
thành. Việc hạch toán đầy đủ chính xác có tác dụng quan trọng đến việc hạch
toán đầy đủ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Để tăng cờng hạch toán
kế toàn đồng thời góp phần làm giảm sự lãng phí vật t. Vì vậy cần phải quản
lý vật t chặt chẽ, không có sự thất thoát lãng phí nhằm giảm giá thành sản
phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Để có thể nắm bắt tình hình tài chính của doanh nghiệp thì kế toán
Công ty là công cụ đắc lực nhất trong công tác tổ chức quản lý. Kế toán giữ
vai trò quan trọng có thể cho các nhà quản lý biết đợc các thông tin về chi phí
đầu vào của quá trình sản xuất cũng nh kết quả đầu ra. Trong các thông tin về
chi phí nguyên vật liệu (NVL), công cụ dụng cụ (CCDC) là thông tin quan
trọng không thể thiếu đợc. Muốn có thông tin về chi phí NVL đầy đủ và chính
xác thì quá trình hạch toán kế toán phải hoàn thiện để có thể tổng hợp thông
tin cung cấp cho nhà quản lý.
Công tác quản lý và hạch toán NVL, CDCD là cần thiết trong một
doanh nghiệp. Có tổ chức tốt công tác kế toán thì mới giúp cho quá trình quản
lý NVL, CCDC đợc tốt hơn. NVL, CCDC đợc quản lý tốt, xây dựng đợc các
định mức về cung cấp, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC một cách hợp lý nhất,
góp phần tiết kiệm vật t tránh lãng phí, mất mát, góp phần giảm chi phí, tăng
lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nhận thức về tầm quan trọng của vật liệu đối với quá trình hoạt động
sản xuất kinh doanh của đơn vị đồng thời qua nghiên cứu thực tế công tác kế
toán tại Công ty cổ phần Bia Sài Gòn - Hà Nội, đợc sự giúp đỡ tận tình của
Ban giám đốc Công ty, các cán bộ phòng kế toán Công ty, em nhận thấy kế
toán vật liệu ở Công ty giữ một vai trò rất quan trọng. Chính vì vậy em đã
chọn nghiên cứu đề tài Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ tại Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn Hà Nội
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
3
Khoa kinh tế
Nội dung chuyên đề gồm 3 chơng:
-
Chơng 1: Lý luận chung về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
trong doanh nghiệp sản xuất
-
Chơng 2: Thực trạng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công
ty CP Bia Sài Gòn - Hà Nội
-
Chơng 3: Những đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty CP Bia Sài Gòn - Hà Nội
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
4
Khoa kinh tế
Chơng 1
Lý luận chung về nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất
1.1 Kế toán về nguyên vật liệu
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại, nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu
- Nguyên liệu, vật liệu là đối tợng lao động - đó là những t liệu vật chất đợc dùng vào sản xuất để chế tạo thành sản phẩm mới hoặc thực hiện các dịch
vụ hay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp.
1.1.1.1
Đặc điểm
+ Đợc mua sắm bằng vốn lu động
+ Nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định sau chu
kỳ sản xuất giá trị đợc bảo tồn và chuyển dịch toàn bộ vào sản phẩm
+ Vật liệu đợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau: mua ngoài, tự sản
xuất, nhận vốn góp liên doanh
1.1.1.2
Phân loại
- Phân loại nguyên vật liệu là việc sắp xếp vật liệu thành từng loại, từng
nhóm theo một tiêu thức nhất định.
Phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế.
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu của doanh nghiệp,
đó là những nguyên vật liệu mà khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu
thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử
dụng vật liệu chính khác nhau: doanh nghiệp sản xuất đờng thì vật liệu chính
là mía, doanh nghiệp cơ khí thì nguyên vật liệu chính là gang, thép, sắt có
thể sản phẩm của doanh nghiệp này là nguyên vật liệu của doanh nghiệp khác,
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
5
Khoa kinh tế
đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia công, chế biến
đợc coi là vật liệu chính, doanh nghiệp dệt mua sợi để dệt vải
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh
doanh nó có thể kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lợng sản phẩm,
tăng giá trị sử dụng của sản phẩm, hàng hoá.Ví dụ: dầu mỡ, giể lau
- Vật liệu bao bì: Là vật liệu dùng chứa đựng sản phẩm sản xuất đợc,
chẳng hạn: thùng giấy cho bia lon, nhãn thân chai, lon và nắp
- Nhiên liệu: là vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt lợng hoặc tạo nguồn
năng lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh, nh: xăng, dầu
- Phế liệu: là các loại vật liệu đã mất hết hoặc một phần lớn giá trị phế liệu
sử dụng ban đầu và các vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý
tài sản, nh bột man phế liệu, bụi trấu, bột gạo phế liệu
* Tác dụng của cách phân loại theo nội dung kinh tế:
+ Là cơ sở để xác định định mức tiêu hao dự trữ cho từng loại, từng thứ vật
liệu
+ Là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu trong doanh nghiệp.
Phân loại nguyên vật liệu theo nội dung cung cấp
- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài:
+ Vật liệu mua ngoài
+ Vật liệu đợc cấp
- Nguyên vật liệu tự chế
* Tác dụng của cách phân loại này: Làm căn cứ cho kế hoạch thu mua và
kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, làm cơ sở xác định giá vốn nguyên vật liệu
nhập kho.
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
Khoa kinh tế
6
1.1.1.3 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu
- Để thực hiện đợc yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp phải
thực hiện các bớc sau:
- Kiểm tra chi phí thu mua, tính giá thực tế vật liệu nhập xuất tồn kho. Kiểm
tra chấp hành các nguyên tắc thủ tục nhập, xuất, tồn kho.
- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời số lợng, chất lợng và giá trị
thực tế từng loại, từng thứ vật liệu nhập, xuất, tồn
- Phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch thu mua và dự trữ vật liệu. Phát hiện
kịp thời vật liệu tồn đọng, kém phẩm chất để có biện pháp nhằm hạn chế thiệt
hại ở mức thấp nhất.
- Phân bổ giá trị vật liệu vào chi phí sản xuất kinh doanh
1.1.2 Đánh giá nguyên vật liệu
1.1.2.1 Giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho (Doanh nghiệp tính thuế
GTGT theo phơng pháp khấu trừ)
a) Vật liệu mua ngoài
Giá thực tế
Giá mua
Thuế
nhập
của vật liệu = ghi trên + khẩu phải nộp
mua ngoài
hoá đơn
(nếu có)
Chi phí
+ thu
mua
Giảm giá
_ hàng mua
(nếu có)
Lu ý: + Giá mua ghi trên hoá đơn là giá cha có thuế Giá trị gia tăng đầu vào đợc khấu trừ
+ Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản,
phân loại, đóng gói, tiền thuê kho, thuê bãi, chỗ để vật liệu
+ Giảm giá hàng mua (nếu có): chiết khấu thơng mại
b) Vật liệu tự gia công chế biến
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
Khoa kinh tế
7
Giá trị thực tế
Giá thực tế của
Chi
vật liệu tự chế =
biến
vật liệu xuất +
chế biến
chế
phí
=
biến
Giá
thành
sản
xuất
thực tế
c) Vậy liệu thuê ngoài gia công
Giá
thực
Giá
thực
Chi phí
Chi phí vận
tế của vật = tế của vật + thuê gia + chuyển đi =
liệu thuê
liệu xuất
công
về,bốc dỡ
gia công
Giá thành
sản
xuất
thực tế
gia công
d) Vật liệu nhận vốn góp vốn liên doanh: Là giá do hội đồng đánh giá và
các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận vật liệu
e) Vật liệu đợc cấp: Là giá trị ghi trên biên bản giao nhận và các chi phí
phát sinh khi tiếp nhận vật liệu
f) Vật liệu nhận viện trợ, biếu tặng: Là giá trị hợp lý và các chi phí phát
sinh khác
1.1.2.2 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho
a) Giá đơn vị bình quân
Giá đơn vị bình quân gia quyền
Giá
thực
tế
vật =
liệu xuất kho
Số lợng vật liệu *
Đơn giá xuất kho
xuất kho
bình quân
Trong đó:
Đơn giá xuất
bình =
quân cả kỳ
Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ
kho
DT
-
Số lợng vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Ưu điểm: Tính toán đơn giản
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
8
Khoa kinh tế
- Nhợc điểm: Tính chính xác không cao, do việc tính giá chỉ thực hiện cuối
tháng nên ảnh hởng đến độ chính xác và tính kịp thời của thông tin kế toán
Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập
Đơn giá xuất kho
Trị giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
bình quân sau mỗi =
lần nhập
-
Số lợng vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
Ưu điểm: Đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán
- Nhợc điểm: tốn nhiều thời gian và công sức tính toán
Phơng pháp bình quân cuối kỳ trớc
Đơn
giá
xuất
kho bình quân
kỳ trớc
Trị giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ trớc
=
Số lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ trớc
- Ưu điểm: Đơn giản, đáp ứng đợc yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán
- Nhợc điểm: Kết quả tính toán không chính xác, vì không tính đến sự biến
động của giá cả của vật liệu trong kỳ
b) Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO)
- Theo phơng pháp này thì số hàng nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc, xuất hết
số hàng nhập trớc mới xuất đến số hàng nhập sau theo giá thực tế của số hàng
mua vào sau cùng sẽ là giá trị hàng tồn kho cuối kỳ
c) Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO): Phơng pháp này ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc, tức là theo phơng pháp này thì hàng nào nhập
vào sau sẽ đợc xuất trớc. Giá thực tế của vật liệu xuất dùng sẽ tính theo giá
của vật liệu nhập kho sau cùng
d) Phơng pháp giá hạch toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
Khoa kinh tế
9
- Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự quy định (có thể lấy giá kế
hoạch hoặc giá mua tại một thời điểm nào đó) và đợc sử dụng thống nhất
trong thời gian dài tại doanh nghiệp
- Giá hạch toán không có ý nghĩa trong thanh toán và trong hạch toán tổng
hợp vật liệu
- Hàng ngày kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu
nhập xuất kho. Cuối kỳ kế toán tính ra giá trị thực tế của vật liệu xuất kho
thông qua hệ số chênh lệch (hệ số giá) theo công thức sau:
Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ theo thực tế
Hệ số
=
Giá
Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ theo hạch
toán
Và giá trị thực tế của vật liệu xuất kho đợc tính theo công thức:
Trị giá thực tế
của vật liệu xuất
Trị giá hạch toán
=
trong kỳ
của vật liệu
Hệ số
*
giá
xuất kho
- Hệ số giá có thể tính cho từng loại hàng, từng nhóm hàng hoặc từng thứ
hàng chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của từng đơn vị hạch
toán
e) Giá thực tế đích danh
- Giá thực tế đích danh đợc dùng trong những doanh nghiệp sử dụng vật
liệu có giá trị lớn, ít chủng loại và bảo quản riêng theo từng lô trong kho. Giá
thực tế vật liệu xuất kho đợc tính theo giá thực tế của từng lô vật liệu nhập
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
10
Khoa kinh tế
- Ưu điểm: Xác định đợc ngay giá trị vật liệu khi xuất kho nhng đòi hỏi
doanh nghiệp phải quản lý và theo dõi chặt chẽ từng lô vật liệu xuất, nhập
- Nhợc điểm: Phơng pháp này không thích hợp với những doanh nghiệp sử
dụng nhiều loại vật liệu có giá trị nhỏ và có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất kho.
1.1.3 Các hình thức kế toán
Sổ kế toán là một phơng tiện vật chất cơ bản, cần thiết để ngời làm kế toán
ghi chép, phản ánh có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng nh
theo đối tợng.
Hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác
nhau về chức năng ghi chép, về kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự
nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc.
Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và các điều kiện kế toán
sẽ hình thành cho mình một hình thức sổ kế toán khác nhau. Có 5 hình thức kế
toán đợc sử dụng:
Hình thức Nhật ký chung
-
Đặc điểm: Là hình thức sổ kế toán đơn giản, tách rời việc ghi sổ theo
thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống. Tách rời việc ghi chép kế toán tổng
hợp với kế toán ghi chép chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt
-
Sổ kế toán sử dụng:
+ Nhật ký chung: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng
từ gốc đều đợc ghi chép theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài
khoản vào sổ nhật ký chung.
+ Nhật ký đặc biệt: đối với các đối tợng kế toán có số nghiệp vụ kinh tế
phát sinh nhiều, để đơn giản và giảm bớt khối lợng ghi sổ Cái, kế toán có
thể mở sổ Nhật ký chuyên dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến
đối tợng đó.
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
11
Khoa kinh tế
+ Sổ Cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế
tài chính phát sinh trong niên độ kế toán, mỗi tài khoản đợc mở trên một
trang riêng.
- Phơng pháp ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, ghi vào Nhật ký
chung hoặc Nhật ký chuyên dùng theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối
ứng tài khoản, hoặc ghi vào các sổ chi tiết (với những đối tợng cần hạch
toán chi tiết). Định kỳ (trong kỳ), từ Nhật ký chung vào các Sổ Cái của các tài
khoản liên quan. Với các Nhật ký chuyên dùng thì cuối kỳ lấy số tổng cộng
ghi một lần vào sổ cái tài khoản liên quan. Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu từ các
sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết; từ sổ cái lập bảng cân đối tài khoản; đối
chiếu tổng hợp chi tiết với các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản. Sau đó
từ bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối tài khoản lập báo cáo tài chính.
-
Ưu điểm: mẫu số đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao
động kế toán, có nhiều thuận lợi khi sử dụng máy tính trong xử lý số liệu kế
toán.
- Nhợc điểm: ghi trùng lặp nhiều
- Điều kiện áp dụng: thích hợp với mọi đơn vị hạch toán nếu đơn vị đã sử
dụng máy tính trong xử lý thông tin kế toán, chỉ thích hợp với đơn vị có quy
mô vừa và nhỏ nếu đơn vị cha sử dụng máy tính vào xử lý thông tin kế toán.
* Sơ đồ1.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
Khoa kinh tế
12
Chứng
Chứng từ
từ gốc
gốc
Sổ
Sổ nhật
nhật ký
ký đặc
đặc biệt
biệt
Sổ
Sổ nhật
nhật ký
ký chung
chung
Sổ,
Sổ, thẻ
thẻ kế
kế toán
toán chi
chi titi
Sổ
Sổ cái
cái
Bảng
Bảng tổng
tổng hợp
hợp
chi
tiết
chi tiết
Bảng
Bảng cân
cân đối
đối
phát
sinh
phát sinh
Báo
Báo cáo
cáo tài
tài chính
chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu
Hình thức Nhật ký - Sổ Cái
- Theo hình thức này, các nghiệp vụ kế toán phát sinh đợc phản ánh vào một
quyển sổ gọi là Nhật ký - Sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất,
trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài
khoản mà doanh nghiệp sử dụng đợc phản ánh cả hai bên Nợ - Có trên cùng
một vài trang sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng
từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký - Sổ cái. Cuối kỳ khoá sổ thẻ
kế toán chi tiết, lập tổng hợp chi tiết để đối chiếu với Nhật ký - Sổ cái.
* Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - sổ cái
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
Khoa kinh tế
13
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Nhật ký - sổ cái
Bảng tổng hợp
chi tiết
Báo cáo tài chính
Hình thức chứng từ ghi sổ
- Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp
dụng máy tính. Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo
cáo dễ bị trễ nhất là trong điều kiện thủ công, sổ sách trong hình thức này
gồm:
- Sổ cái: Là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản đợc phản
ánh trên một vài trang sổ cái theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ
ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và
kiểm tra, đối chiếu với bảng cân đối phát sinh. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập
xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng. Số hiệu của
chứng từ ghi sổ đợc đánh giá liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm) đến cuối
tháng (hoặc cuối năm). Ngày, tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Bảng cân đối tài khoản: Dùng để phản ánh tình hình đầu kỳ, phát sinh trong
kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm
tra tính chính xác của việc ghi chép.
- Các sổ, thẻ hạch toán chi tiết: Dùng để phản ánh các đối tợng cần hạch
toán chi tiết (vật liệu, dụng cụ, tài sản cố định, chi phí sản xuất, tiêu thụ)
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
14
Khoa kinh tế
* Sơ đồ1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng CĐ số PS
Báo cáo tài chính
Hình thức Nhật ký - Chứng từ
-
Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có số lợng nghiệp vụ nhiều và
điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên đòi
hỏi trình độ kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với kế toán bằng máy.
Sổ sách trong hình thức này bao gồm:
-
Sổ nhật ký chứng từ: Nhật ký - chứng từ mở hàng tháng cho một hoặc một
sổ tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo yêu
cầu quản lý. Nhật ký - chứng từ đợc mở theo số phát sinh bên Có của tài
khoản đối ứng với bên Nợ các tài khoản có liên quan, kết hợp giữa ghi theo
thời gian và ghi theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán phân
tích.
- Sổ cái: Mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm, chi tiết theo từng
tháng trong đó bao gồm: số d đầu kỳ, số phát sinh bên Nợ của tài khoản đối
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
15
Khoa kinh tế
ứng với các tài khoản có liên quan, còn số phát sinh bên Có của tài khoản chi
ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ Nhật ký - chứng từ có liên quan.
- Bảng kê: Đợc sử dụng cho một số đối tợng cần bố xung chi tiết nh bảng kê
ghi Nợ của tài khoản 111, 112 trên cơ sở các số liệu phản ánh ở cuối bảng
kê cuối tháng ghi vào Nhật ký chứng từ có liên quan.
- Sổ chi tiết: Dùng để theo dõi các đối tợng hạch toán cần phải hạch toán chi
tiết.
* Sơ đồ1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ
Chứng từ gốc và
các bảng phân bổ
Bảng kê
Nhật ký - chứng từ
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Sổ cái
Bảng tổng hợp
chi tiết
Báo cáo tài chính
Hình thức kế toán máy
-
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán
đợc thực hiện theo một chơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần
mềm kế toán đợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán
hoặc kết hợp các hình thức kế toán trên. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy
đủ quy trình kế toán, nhng phải in đợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính
theo quy định.
-
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính:
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
Khoa kinh tế
16
Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ
của hình thức kế toán đó nhng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi
bằng tay.
-
Trình tự ghi sổ:
+ Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã đợc kiểm tra, đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài
khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng,
biểu đợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
+ Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các
thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa các số liệu tổng
hợp và xố liệu chi tiết đợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung
thực theo thông tin đã đợc nhập trong kỳ. Ngời làm kế toán có thể kiểm tra,
đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đợc in ra giấy,
đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán
ghi bằng tay.
* Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán trên máy vi tính
Chứng từ
kế toán
Bảng tổng hợp
chứng từ kế
toán cùng loại
Chuyên đề tốt nghiệp
Phần mềm
kế toán
Sổ kế toán
Sổ tổng hợp
Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính
Báo cáo kế toán quản trị
Máy vi tính
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
Ghi chú:
17
Khoa kinh tế
Lập số liệu ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
1.1.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
1.1.4.1
Phơng pháp ghi thẻ song song
- Theo phơng pháp thẻ song song, hạch toán chi tiết vật liệu tại các doanh
nghiệp đợc tiến hành nh sau:
- Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật
liệu về mặt số lợng.
-
Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu để phản
ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm theo từng danh điểm vật liệu với
thẻ kho mở ở kho.
-
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán
phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn
kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu.
-
Phơng pháp thẻ song song mặc dầu đơn giản, dễ làm nhng việc ghi chép
còn nhiều trùng lặp. Vì thế, chỉ thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số
lợng nghiệp vụ ít, trình độ nhân viên kế toán cha cao.
* Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song
song
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
18
Khoa kinh tế
Thẻ kho
Chứng từ xuất
Chứng từ nhập
Sổ chi tiết
VL
Ghi hàng ngày
Bảng tổng hợp
N-X-T
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Hàng ngày
Sổ tổng hợp
Đối chiếu cuối tháng
1.1.4.2
Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
- Theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống
nh phơng pháp thẻ song song ở trên. Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ đối
chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng thứ (danh điểm)
vật liệu theo từng kho. Sổ này đợc ghi mỗi tháng 1 lần vào cuối tháng trên cơ
sở các bảng kê nhập, bảng kê xuất từng thứ (danh điểm) vật liệu; mỗi danh
điểm ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lợng vật liệu
trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho của thủ kho; đồng thời đối chiếu số
tiền của từng danh điểm vật liệu với kế toán tổng hợp (theo giá hạch toán ở
các bảng tính giá).
-
Phơng pháp này mặc dầu đã có cải tiến nhng việc ghi chép vẫn còn trùng
lặp
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
19
Khoa kinh tế
* Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo Phơng pháp ghi sổ đối
chiếu luân chuyển
Thẻ kho
Phiếu nhập
Bảng kê
nhập
Phiếu xuất
Sổ đối chiếu luân
chuyển
Sổ kế toán tổng hợp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu cuối tháng
Chuyên đề tốt nghiệp
Bảng kê
xuất
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
1.1.4.3
Khoa kinh tế
20
Phơng pháp ghi sổ số d
- Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép về chỉ tiêu số lợng
nh hai phơng pháp trên. Đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào sổ số d sổ tồn kho cuối tháng của vật liệu. Sổ số d do kế toán lập cho từng kho, đợc
mở cho cả năm. Trên sổ số d vật liệu đợc sắp xếp thứ, nhóm, loại; sau mỗi
nhóm, loại có dòng cộng nhóm, cộng loại. Cuối mỗi tháng, kế toán chuyển
sổ số d cho thủ kho để ghi chép.
- Tại phòng kê toán: Định kỳ kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép
trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho, sau đó kế
toán ký xác nhận chứng từ. Sau khi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu ở kho, kế
toán kiểm tra, phân loại chứng từ, ghi giá hạch toán để ghi chép vào cột số
tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, số liệu này đợc ghi vào bảng kê luỹ kế
nhập và bảng kê luỹ kế xuất. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập
và bảng kê luỹ kế xuất để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho - bảng
này đợc lập cho từng kho. Đồng thời sau khi nhận đợc sổ số d do thủ kho
chuyển lên, kế toán căn cứ voà cột số d về số lợng và đơn giá hạch toán của
từng nhóm vật liệu để tính ra số tiền ghi vào cột số d bằng tiền.
* Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d
Thẻ kho
Phiếp nhập
Phiếu xuất
Giấy giao nhận
chứng từ nhập
Sổ số dư
Giấy giao nhận
chứng từ xuất
Bảng kê luỹ kế
chứng từ nhập
Bảng tổng hợp
nhập - xuất - tồn
Bảng kê luỹ kế
chứng từ xuất
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
21
Khoa kinh tế
1.1.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
1.1.5.1
Kế toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
a) Đặc điểm của phơng pháp
-
Phơng pháp kê khai thờng xuyên: Là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình
hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên
tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho.
-
Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến hiện nay ở nớc ta vì những tiện ích
của nó. Phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng
tồn kho kịp thời, cập nhật.
-
Ưu điểm: Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có
thể xác định đợc lợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho
-
Nhợc điểm: Khối lợng ghi chép nhiều, không thích hợp với những
doanh nghiệp có hàng hoá tồn kho mà giá trị nhỏ, thờng xuyên xuất dùng,
xuất bán.
b) Tài khoản sử dụng
-
Để hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, kế
toán sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu: tài khoản này đợc dùng để theo dõi
giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế,
có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.
Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên,
vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh
giá tăng).
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
22
Khoa kinh tế
Bên có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong
kỳ theo giá thực tế (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn, thiếu hụt).
D nợ: giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho.
-
Tài khoản 151: Hàng mua đi đờng tài khoản này dùng theo dõi các loại
nguyên, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay
chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng, cha về nhập kho (kể cả số đang gửi kho ngời bán).
Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đờng tăng thêm trong kỳ.
Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao
cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
D nợ: giá trị hàng đang đi đờng (đầu và cuối kỳ).
-
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản
liên quan khác nh 133, 331, 111, 112, 632.
b) Hạch toán kế toán những nghiệp vụ chủ yếu
* Phơng pháp kế toán nhập nguyên vật liệu
-
Khi mua nguyên vật liệu, nguyên vật liệu về có chứng từ kèm theo:
Nợ TK 152
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331...
-
Nguyên vật liệu về cha có chứng từ kèm theo: vẫn làm thủ tục nhập kho
nguyên vật liệu về hiện vật nhng cha ghi sổ kế toán ngay mà đợi đến cuối
tháng nếu hóa đơn về thì ghi sổ giống trờng hợp trên. Nếu cuối tháng chứng từ
vẫn cha về thì ghi sổ theo tỷ giá tạm tính. Sang tháng sau nếu chứng từ về, so
sánh giá thực tế với giá tạm tính để ghi sổ.
-
Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về, kế toán cha ghi sổ ngay mà lu
hoá đơn vào tập hồ sơ riêng. Nếu trong tháng hàng về nhập kho, kế toán ghi sổ
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
Khoa kinh tế
23
giống trờng hợp cả hàng và hoá đơn cùng về. Nếu cuối tháng hàng vẫn cha về,
kế toán ghi sổ:
Nợ TK 151
Có TK 152
Sang đầu tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có 151
* Sơ đồ 1.9: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp KKTX
TK 152
TK 621
TK 111, 112,331
Tổng giá
Nhập do
Xuất cho
thanh toán
mua ngoài
sản xuất SP
TK 133
Thuế GTGT
được khấu trừ
TK 151
TK 627, 641, 642
Xuất cho SXC,
BH, QLDN
Nhập hàng đi
đường kỳ trước
TK 128, 222
TK 154
Xuất tự chế thuê
ngoài gia công
Nhập do nhận vốn
góp liên doanh
TK 128, 222
Xuất góp vốn
liên doanh
TK 411
Nhận vốn góp liên
doanh, cổ phần
TK 154
Nhập do tự chế,
Chuyên đề tốt nghiệp
thuê ngoài gia công
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
1.1.5.2
Khoa kinh tế
24
Kế toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
a) Đặc điểm của phơng pháp kiểm kê định kỳ
- Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp hạch toán không theo dõi một
cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá,
sản phẩm mà căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho
cuối kỳ của vật t, hàng hoá, sản phẩm trên sổ kế toán tổng hợp, từ đó tính ra
giá trị vật t, hàng hoá, sản phẩm xuất trong kỳ
Giá trị vật t
Giá trị vật t
Giá trị vật t
Giá trị vật
xuất
tồn kho đầu +
kỳ
nhập
t tồn kho
dùng =
trong kỳ
trong kỳ
kho -
cuối kỳ
b) Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 611 - Mua hàng: (tiểu khoản 6111- Mua nguyên vật liệu).
Dùng để phản ánh tình thu, mua, tăng giảm nguyên vật liệu, công cụ theo
giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua)
+ Bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế vật liệu, dụng cụxuất dùng, xuất bán,
thiếu hụttrong kỳ và tồn kho cuối kỳ.
+ TK này không có số d và có 2 TK cấp 2: TK 6111: Mua nguyên vật liệu.
TK 6112: Mua hàng hóa
-
Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu: Dùng để phản ánh giá trị thực tế nguyên
vật liệu tồn kho chi tiết cho từng loại.
Khác với phơng pháp KKTX đối với doanh nghiệp áp dụng kế toán theo
phơng pháp KKĐK thì 2 TK151, TK152 không thể theo dõi tình hình nhập
Chuyên đề tốt nghiệp
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội
25
Khoa kinh tế
xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua
đang đi đờng vào lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK611 mua hàng.
- Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đờng: Dùng để phản ánh trị giá số hàng
mua (thuộc sở hữu của đơn vị) nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho ngời
bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán
-
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản
khác có liên quan nh: 133, 331, 111, 112,Các tài khoản này có nội dung và
kết cấu giống nh phơng pháp KKTX
Chuyên đề tốt nghiệp
