Bài giảng tin học ứng dụng phần 2 đh nha trang

Phần II
HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU
MICROSOFT ACCESS


2


CHƯƠNG 4. GIỚI THIỆU HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU
MICROSOFT ACCESS
4.1. Giới thiệu Microsoft Access
MS Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS - Relational Database
Management System), là một phần mềm trong bộ ứng dụng Microsoft Office chạy trên
môi trường Windows của hãng phần mềm Microsoft.
MS Access có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, hiệu năng cao, cho phép xử lý dữ
liệu và kết xuất vào các biểu mẫu, báo cáo theo dạng thức chuyên nghiệp rất phù hợp cho
các bài toán quản lý vừa và nhỏ.
Microsoft Access còn cung cấp nhiều công cụ phát triển đầy năng lực để nâng cao
hiệu suất công việc. Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn
(macro) người sử dụng có thể dễ dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình.

4.2. Khởi động MS Access
Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Access

4.3. Tạo cơ sở dữ liệu mới
Một cơ sở dữ liệu Access được lưu trên đĩa dưới dạng một tập tin. Để tạo một CSDL
mới thì chọn menu File  New  Blank Database


Ở hộp thoại tiếp theo, chọn nơi lưu trữ và tên tập tin cơ sở dữ liệu

Nơi lưu tập tin cơ sở dữ liệu

Tên tập tin cơ sở dữ liệu

Sau khi chọn nơi lưu trữ và tên tập tin thì nhấn vào nút
sở dữ liệu mới.

để tạo cơ

4.4. Mở một CSDL đã có trong máy tính
Sử dụng một trong các cách sau
 Vào menu File  Open
 Chọn thư mục và double-click vào tập tin CSDL.

4.5. Các đối tượng chính của một CSDL Access
Access là một hệ quản trị theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ, vì vậy vì vậy Access
có các đối tượng để thể hiện các khái niệm quan hệ, lược đồ quan hệ và truy vấn:
 Bảng (Table) : thể hiện khái niệm quan hệ trong cơ sở dữ liệu. Bảng có hai chế
độ: design view - lược đồ quan hệ và data view - quan hệ. Trong bảng gồm
nhiều dòng - bộ và cột – thuộc tính
 Truy vấn (Query): Để thực hiện các truy vấn và một số thao tác thêm, xóa, sửa
trên các bảng.
Các thành phần tiện ích khác:
 Biểu mẫu (Form): Giao diện do người dùng tự tạo cho phép làm việc với dữ
liệu, chủ yếu được sử dụng trong việc nhập và hiển thị dữ liệu.
 Báo cáo (Report) : Kết quả của quá trình khai thác dữ liệu được tổ chức và
định dạng để tạo thành bản in.
 Pages: Tương tự như Form nhưng hoạt động trên nền Web.
 Macro : Tập hợp các lệnh nhằm tự động hóa các thao tác.
 Module: Cho phép lập trình thao tác trên các bảng và truy vấn.

4.6. Các toán tử sử dụng trong MS Access
Toán tử

Ý nghĩa

()

Kết nhóm biểu thức
Phủ định mệnh đề
Kết hợp mệnh đề: tất cả mệnh đề thành phần đúng thì cho kết quả
đúng, nếu có ít nhất 1 mệnh đề thành phần sai thì cho kết quả sai.
Kết hợp mệnh đề: tất cả mệnh đề thành phần sai thì cho kết quả sai,
nếu có ít nhất 1 mệnh đề thành phần đúng thì cho kết quả đúng.
2 mệnh đề có giá trị trái ngược nhau thì cho kết quả đúng
2 mệnh đề có giá trị trái ngược nhau thì cho kết quả sai
Luỹ thừa (5^3=75)
Cộng, Trừ, Nhân, Chia
Phép chia lấy phần nguyên
Phép chia lấy phần dư
Nhỏ hơn, Lớn hơn, Bằng
Nhỏ hơn hoặc bằng, Lớn hơn hoặc bằng
Không bằng
So sánh 2 đối tượng
Thuộc, trong tập hợp hoặc miền giá trị (dùng trong các câu truy vấn)
Trong khoảng từ…đến…

Not
And

Or
Xor
Epv
^
+-*/
\
Mod
<, >, =
<=, >=
<>
Is
In
Between ...
And ...
Like

&
+

Giống: * (tổ hợp kí tự bất kỳ),
? ( ký tự bất kỳ),
# (Một ký số bất kỳ)
Ví dụ: like "A*", like "Access????", like 1#00
Ghép chuỗi
Ghép chuỗi hoặc cộng số

"…" hoặc '…'

Giá trị chuỗi, ví dụ "ACCESS"

False

Ý nghĩa
Giá trị đúng
Giá trị sai

[…]

Giá trị tham số, ví dụ [tham so]

Null

Giá trị rỗng

#...#

Date

Ngày hiện hành
Ngày giờ hiện
hành
Giờ hiện hành

[Color]

Toán tử
True

Now
Time

Ý nghĩa

Toán tử

Giá trị thời
2
2
Màu, ví dụ

gian,

[white] : màu trắng
[red]

: màu đỏ

ví

dụ


4.7. Một số hàm sử dụng trong MS Access
1) Các hàm về chuỗi
Hàm
Ten LIKE 'N*'
Ten LIKE '*a*'
Len(Ten)
Left(Ten, 2)
Right(TenSV,2)

Mid(TenSV,2,3)

Kết quả
Tên bắt đầu bằng chữ N
Tên có chứa chữ a
3 (nếu Ten = 'Mai')
5 (nếu Ten = 'Nguyen')
'Ma'
'ai' (nếu TenSV = 'Mai')
'guy' (nếu TenSV = 'Nguyen')

2) Các hàm về ngày tháng
Hàm
Now()

Kết quả
Ngày giờ hiện tại

Month(#8/12/2011#)
Day(#5/27/2011#)
Year(Now())
Year(Now()) – Year(NgaySinh)

2
2
Tính số tuổi của sinh viên

Hour(#06:30#)
Minute(#13:
DatePart('q',

2
Tính quý  2

3) Hàm IIF
 Cú pháp: IIF(điều-kiện, A, B)
(với điều-kiện là biểu thức logic. A, B là các biểu thức bất kỳ)


Ý nghĩa: nếu điều-kiện đúng thì kết quả của biểu thức IIF là biểu thức A,
nếu điều-kiện sai thì kết quả của biểu thức IIF là biểu thức B.
 Ví dụ: IIF(Diem>=5, 'Đạt', 'Không đạt')
Vậy nếu Diem = 6, 7, 8 thì kết quả của IIF là 'Đạt'. Nếu Diem = 2, 4 thì kết quả của
IIF là 'Không đạt'.

4.8. Bài tập
Hãy thực hiện các thao tác sau trên máy tính:
1) Khởi động Access
2) Tạo một cơ sở dữ liệu mang tên bạn và lưu vào ổ đĩa C hoặc D
3) Trong cơ sở dữ liệu vừa tạo, quan sát các mục Table, Query, Form, Report,
Macro và Module
4) Đóng cơ sở dữ liệu và đóng Access
5) Khởi động lại Access, mở lại cơ sở dữ liệu vừa tạo (lưu ý: dùng menu File ->
Open, không được dùng menu File -> New)


CHƯƠNG 5. BẢNG (TABLE)
5.1. Các khái niệm
5.1.1. Bảng
Bảng là thành phần cơ bản và quan trọng nhất của CSDL Access, thể hiện khái niệm

lược đồ quan hệ và quan hệ.
Một bảng dữ liệu của CSDL Access bao gồm các thành phần: tập hợp các trường dữ
liệu (thuộc tính trong mô hình quan hệ), trường khoá chính, tập hợp các thuộc tính cần
thiết cho mỗi trường dữ liệu, tập hợp các bản ghi (bộ).

Ví dụ:
 Bảng dữ liệu trong trạng thái Datasheet (dùng để cập nhập, xem, sửa dữ liệu)
Tên bảng

Trường dữ liệu (field)

Bản ghi (record)

 Bảng dữ liệu trong trạng thái Design view (dùng để thiết kế cấu trúc – lược đồ
quan hệ)

Trường khóa chính
(primary key)

Các thuộc tính mô
tả trường dữ liệu


5.1.2. Trường dữ liệu (field)
Trường dữ liệu, tương ứng với cột của bảng, mô tả từng đặc điểm riêng của đối
tượng. Mỗi trường dữ liệu sẽ có một tên gọi, kiểu dữ liệu và tập hợp các tính chất mô tả
trường dữ liệu đó.
Ví dụ: Trường MaKhoa có kiểu dữ liệu là Text, kích thước 2 ký tự, được hiển thị là
chữ in hoa,…

5.1.3. Bản ghi (record)
Mỗi dòng dữ liệu của bảng được gọi một bản ghi.
Ví dụ: Bảng Khoa có 3 bản ghi là (“CN”, “Khoa Công nghệ thông tin”), (“KT”, “Khoa
Kinh tế”), (“NN”, “Khoa Ngoại ngữ”)

5.1.4. Khóa chính (primary key)
Khóa chính của bảng là
cùng một bảng.

trường hoặc tập trường dùng để phân biệt các bản ghi trong

Ví dụ: Ở một trường đại học, mỗi sinh viên khi nhập học đều được cấp 1 mã sinh
viên không giống nhau, do đó có bảng SinhVien được thiết kế như sau:

Như vậy trường MaSV chứa dữ liệu mã sinh viên sẽ là khóa chính của bảng
SINHVIEN vì mã sinh viên là duy nhất, các sinh viên có thể trùng họ tên, ngày
sinh,…nhưng không thể có mã sinh viên giống nhau.
Ví dụ: Kết quả học tập của sinh viên bao gồm các dữ liệu sau: mã sinh viên, mã các
lớp học sinh viên đó đã đăng ký và điểm kết quả của các lớp học đó. Trong CSDL của
trường đó có bảng KetQua được thiết kế như sau

Như vậy 2 trường MaSV (chứa dữ liệu mã sinh viên) và MaLop (chứa mã lớp học mà
sinh viên đó đăng ký) sẽ tạo thành khóa chính của bảng KetQua, không thể có 1 sinh viên
đăng ký lớp học mà có 2 điểm kết quả khác nhau.




Chú ý: MS Access không chấp nhận các giá trị trùng nhau hay trống (null)
trong trường khóa chính.

5.1.5. Mối liên hệ giữa các bảng (relationship)
Thể hiện khái niệm mối liên hệ giữa các quan hệ trong mô hình lý thuyết (xem phần
Phần I2.3.2). Đi kèm với mối liên hệ là ràng buộc toàn vẹn về khóa ngoại.
Trong Access tồn tại 2 kiểu quan hệ: quan hệ - và quan hệ -∞ (một-nhiều)
a) Quan hệ 1-1
Mỗi bản ghi của bảng này sẽ không liên kết hoặc liên kết với duy nhất tới một bản
ghi của bảng kia và ngược lại
Ví dụ: Mỗi số báo danh của thí sinh
thi đại học chỉ có 1 số phách bài thi và số
phách của mỗi bài thi chỉ thuộc về 1 số
báo danh.
Mô tả dữ liệu 2 bảng như sau:

b) Quan hệ 1- ∞
Một bản ghi trong bảng A không kết hợp hoặc kết hợp với một hay nhiều bản ghi
trong bảng B, nhưng ngược lại một bản ghi trong bảng B chỉ có thể kết hợp duy nhất với
một bản ghi trong bảng A.
Ví dụ: một khoa của trường Đại học Nha Trang
có nhiều sinh viên nhưng một sinh viên chỉ thuộc về
duy nhất một khoa.


Mô tả dữ liệu 2 bảng như sau:

5.2. Xây dựng cấu trúc bảng
5.2.1. Sử dụng chế độ Design View để tạo bảng
Tab Tables  Create Table in Design View hoặc Tab Tables 

Sau đó ta được bảng thiết kế như sau:

Tên trường

Mô tả ngắn gọn của trường

Lựa chọn kiểu dữ liệu


Bảng thiết kế sau khi đã được nhập giá trị:

Khóa
chính

Kích thước của trường
Quy định dạng hiển thị dữ liệu

Tiêu đề cột mà
trường hiển thị

Quy định dạng thức dữ liệu
phải nhập
Các quy tắc hợp lệ của dữ
liệu nhập

Giá trị mặc định
của trường khi
nhập dữ liệu

Cho phép nhập
chuỗi rỗng

Thông báo khi nhập dữ liệu sai
quy tắc

Tạo chỉ mục

Bắt buộc phải nhập dữ
liệu hay không

a) Tên trường
Tên trường có thể đặt tùy ý, tuy nhiên để dễ quản lý nên đặt ngắn gọn, dễ gợi nhớ,
không chứa ký tự trắng và không dùng chữ tiếng Việt có dấu.
b) Kiểu dữ liệu (Data Type)
MS Access cung cấp một số kiểu dữ liệu cơ bản sau:











Text: kiểu chuỗi có độ dài tối đa 2 ký tự
Memo: kiểu chuỗi có độ dài tối đa .
ký tự
Number: kiểu số
Date/Time: kiểu ngày (nếu cần có thể lưu thêm thông tin về giờ)

Currency: kiểu số có định dạng theo loại tiền tệ
AutoNumber: kiểu số nhưng tự động tăng do Microsoft Access cung cấp và
quản lý, người dùng không thể cập nhật
Yes/No: kiểu Logic
OLE Object: kiểu đối tượng kết nhúng: Word, Excel,..
Hyperlink: kiểu chuỗi chỉ đường dẫn của một tập tin trên ổ cứng hay trên máy
chủ của mạng hay một địa chỉ URL trên mạng.
Lookup Wizard: tạo một cột để chọn giá trị và tìm kiếm từ một bảng khác


Khai báo thuộc tính cho trường ở thẻ General:

c) Field Size
Xác định kích thước tối đa cho dữ liệu kiểu Number hay Text của trường.
Đối với kiểu số (number) thì Access cung cấp các kiểu sau
Loại số
Byte
Integer
Long Integer

Độ lớn
số nguyên

byte

số nguyên 2 byte
số nguyên

byte

Single

số thực byte

Double

số thực 2 byte

Decimal

số thực

byte

d) Format
Định dạng cách thể hiện của dữ liệu khi hiển thị hoặc khi in ấn.
 Kiểu chuỗi: gồm 3 phần
[Phần 1];[Phần 2];[Phần 3]
Trong đó:
- Phần 1: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp có chứa văn bản.
- Phần 2: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp không chứa văn bản.
- Phần 3: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp null
Các ký tự dùng để định dạng chuỗi
Ký tự

Tác dụng

@

Chuỗi ký tự

Hiển thị những gì trong ngoặc kép như ký tự
Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in hoa
Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in thường
Hiển thị ký tự kế tiếp như ký tự bình thường
(dùng để hiển thị các ký tự đặc biệt)

"123ABC"
>
<
\

2


Ví dụ
Cách định dạng

Dữ liệu nhập vào
2
abcdef
Tinhoc
TinHoc
ABC

@@@-@@@
>
<
@; "Không có"; "Chưa nhập"

Null

Hiển thị
2 abc-def
TINHOC
tinhoc
ABC
Không có
Chưa nhập

 Kiểu số (Number) và kiểu số tiền tệ (Currency)
Định dạng do ACCESS cung cấp
Loại số
General Number
Currency
Euro
Fixed
Standard
Pecent
Scientific

Dữ liệu nhập vào
2 .
2 .
2 .
2 .
2 .
. 2
2 .

Hiển thị

2 .
,2 .
€ ,2 .
2
,2 .
2.
1.23E+0

Định dạng do người sử dụng:
[Phần 1];[Phần 2];[Phần 3];[Phần 4]
Trong đó:
- Phần 1: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số dương.
- Phần 2: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số âm.
- Phần 3: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số bằng zero.
- Phần 4: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp null.
Ví dụ
Định dạng
0;(0);;"Null"

.

- .

.

Hiển thị
Số dương hiển thị bình thường
Số âm được bao giữa 2 dấu ngoặc ( )
Số bị bỏ trống
Null hiện chữ Null

Hiển thị dấu + phía trước nếu số dương
Hiển thị dấu - phía trước nếu số âm
Hiển thị . nếu âm hoặc Null

 Kiểu Date/Time
Định dạng do ACCESS cung cấp
Định dạng
General date

Hiển thị
10/30/99 5:10:30PM


Long date
Medium date

Friday, may 30 , 1999
30-jul-

Short date
Long time
Medium time
Short time

6:20:00 PM
6:20 PM
:2

 Kiểu Yes/No
Định dạng do ACCESS cung cấp

Định dạng

Tác dụng
Đúng Sai
Đúng Sai
Đúng Sai

Yes / No
True / False
On / Off

Định dạng do người sử dụng: Gồm 3 phần
;[Phần 1];[Phần 2]
Trong đó:
- Phần : Trường hợp giá trị trường đúng
- Phần 2: Trường hợp giá trị trường sai

Ví dụ
Định dạng
"Nam" "Nữ"
;"Có";"Không"

Hiển thị
Trường hợp True
Trường hợp False
Nam
Nữ
Có
Không

 Chú ý: Để xem được hiển thị của kiểu Yes/No ta phải thay đổi thuộc tính

Display Control ở thẻ Lookup thành Text Box


e) Input Mask
Mặt nạ định dạng dữ liệu, người sử dụng bắt buộc phải nhập dữ liệu cho trường đúng
theo quy định đã cài đặt ở thuộc tính này.
Ký tự

#
L
?
a
A
&
C
<
>
!

Tác dụng
Bắt buộc nhập ký tự số
Không bắt buộc nhập, ký tự số
Không bắt buộc nhập, số 0-9, khoảng trắng, dấu + và Bắt buộc nhập, ký tự chữ
Không bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc khoảng trắng
Bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số
Không bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số
Bắt buộc nhập, ký tự bất kỳ
Không bắt buộc nhập ký tự bất kỳ

Các ký tự bên phải được đổi thành chữ thường
Các ký tự bên phải được đổi thành chữ hoa
Dữ liệu được ghi từ phải sang trái

Ví dụ:
Input Mask
(
)
(000)AAA-A

Dữ liệu nhập vào
(
) 2 - 2 2
( 23)124-E

Ngoài ra ta có thể sử dụng những Input Mask có sẵn do Access cung cấp

f) Caption
Dùng làm tiêu đề cho các trường trong chế độ Datasheet của bảng, có thể dùng tiếng
Việt. Chuỗi ký tự này cũng xuất hiện tại nhãn các của các điều khiển trong các biểu mẫu
hoặc báo cáo.
Nếu không xác định Caption thì Access sẽ lấy tên trường để làm tiêu đề.
g) Default Value
Quy định giá trị mặc định cho trường trừ Auto number và OEL Object. Có thể là một
biểu thức, hằng, các hàm mẫu và các phép toán.


h) Validation rule và Validation Text
Quy định quy tắc hợp lệ dữ liệu (Validation rule) để giới hạn giá trị nhập vào cho
một trường. Khi giới hạn này bị vi phạm sẽ có câu thông báo ở Validation text.

Ví dụ:
Tác dụng

Validation rule
0

Khác số không

Like "*HUE*"

Trong chuỗi phải chứa HUE

>= #10/10/99# and <= #12/11/99# Trong khoảng từ

đến 12/12/99

i) Required (tương tự ràng buộc toàn vẹn NOT NULL)
Dùng để quy định dữ liệu cần phải nhập hay không. Nếu chọn Yes thì phải nhập giá
trị cho cột đó mỗi khi thêm dòng mới, ngược lại nếu cho đưa giá trị Null vào thì chọn No.
Thuộc tính này có giá trị mặc định là No
j) AllowZeroLength
Cho phép quy định một trường có kiểu Text hay memo có thể hoặc không có thể có
chuỗi có độ dài bằng 0.
Thuộc tính này có giá trị mặc định là No



Chú ý: Cần phân biệt một trường chứa giá trị null (chưa có dữ liệu) và một
trường chứa chuỗi có độ dài bằng 0 (có dữ liệu nhưng chuỗi rỗng "").
k) Index

Tạo chỉ mục trên một trường, giúp việc tìm kiếm dữ liệu nhanh hơn.




Yes(Dupplicate OK) : Tạo chỉ mục có trùng lặp
Yes(No Dupplicate) : Tạo chỉ mục không trùng lặp
No
: Không tạo chỉ mục

5.2.2. Tạo khóa chính
Thực hiện lần lượt các bước sau
1. Mở bảng ở chế độ Design View
2. Chọn trường (các trường) cần làm khóa
3. Click vào biểu tượng
khóa
trên thanh công cụ để tạo khóa hoặc
Right-Click tên trường cần làm khóa 
Primary Key

 Chú ý: Các trường có kiểu dữ liệu là Memo,

OLE Object, Hyper Link không thể làm khóa chính.


5.2.3. Lưu bảng
Thực hiện bởi 1 trong nhiều cách sau
 Ctrl+S
 Click biểu tượng
 Menu File  Save

trên thanh công cụ.

5.2.4. Hiệu chỉnh bảng
 Di chuyển trường: Đưa con trỏ ra đầu trường
cần di chuyển, giữ và kéo đến vị trí mới.
 Chèn thêm trường mới: Chọn trường hiện thời
là trường sẽ nằm sau trường được chèn vào 
Right Click  Insert Row
 Xóa trường: Chọn trường cần xóa
 Right Click  Delete Row

5.3. Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng
 Bước 1: Chọn biểu tượng Relationship
hoặc vào menu Tool Relationships.
 Bước 2: Đưa các bảng muốn tạo mối quan hệ vào cửa sổ Relationships bằng cách lần
lượt chọn bảng  Add

Sau khi chọn xong thì click Close
Nếu cần chọn thêm bảng thì Right Click (tại vùng cửa
sổ Relationships) Show Table

 Bước 3: Trong cửa sổ Relationships dùng
chuột kéo và thả trường liên hệ từ bảng này
sang bảng kia.


 Bước 4: Xác định các qui tắc ràng buộc
của mối quan hệ này bằng cách chọn vào ô
kiểm tra hiệu lực của ràng buộc toàn vẹn

(Enforce Referential Integrity)

Đồng ý thiết lập toàn vẹn tham chiếu, nghĩa là dữ liệu trên
trường tham chiếu của bảng con phải tương ứng với dữ liệu đã tồn tại trên trường của bảng
cha. Ngoài ra thiết lập này còn cho biết kiểu quan hệ giữa 2 bảng
Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi cập nhật dữ liệu giữa 2
bảng liên quan. Khi đó, nếu giá trị trường khoá liên kết ở bảng 1 bị thay đổi, toàn bộ giá trị
trường khoá liên kết ở bảng nhiều cũng bị thay đổi theo.
Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi xoá dữ liệu giữa 2 bảng
liên quan. Khi đó, nếu một bản ghi ở bảng có quan hệ 1 bị xoá, toàn bộ các bản ghi có quan
hệ với bản ghi hiện tại sẽ được tự động xoá ở bảng có quan hệ nhiều (nếu xoá 1 CHA, toàn
bộ các con của cha đó sẽ tự động bị xoá khỏi bảng CON)
Hộp Relationship Type: cho biết kiểu quan hệ giữa 2 bảng đang thiết lập:

 One – To – One

Kiểu -

 One – To – Many

Kiểu -∞

 Indeterminate Không xác định được kiểu liên kết


Bước 5: Chọn Create



Bước 6: Lưu lại các mối quan hệ vào cửa sổ quan hệ: chọn menu File  Save

hoặc click vào biểu tượng
trên thanh công cụ.

 Chú ý: Khi thiết lập mối quan hệ phải đóng tất cả các bảng tham gia.


5.4. Cập nhật bảng
5.4.1. Xem và nhập dữ liệu
Có thể xem và nhập dữ liệu trong bảng bằng các cách sau
 Double click vào bảng cần xem (hoặc nhập dữ liệu)
 Click chọn bảng, sau đó click vào biểu tượng

5.4.2. Nhập dữ liệu sử dụng Lookup
Để việc nhập các giá trị cho các thuộc tính khóa ngoại được dễ dàng, nhanh chóng và
tránh sai sót, có thể nhập dữ liệu cho các thuộc tính này dùng lookup. Ví dụ bên dưới là
thiết lập lookup cho khóa ngoại MaKH của bảng SinhVien

Bảng có
quan hệ
nhiều (∞)

Trường khóa
ngoại đến
bảng quan hệ

Kiểu thể hiện
dữ liệu

Bảng được tham chiếu
(bảng có quan hệ )

Màn hình khi nhập liệu:


5.4.3. Một số lỗi có thể xảy ra khi nhập dữ liệu

Lỗi do: Nhập vào giá trị không tương thích với kiểu dữ liệu của trường đã chỉ định.
Ví dụ: trường kiểu Numeric mà gõ vào chữ cái; hoặc không gõ đầy đủ các giá trị
ngày, tháng, năm cho trường kiểu Date/Time,..
Khắc phục: Nhập lại cho đúng, đủ giá trị các trường đã yêu cầu đến khi không xuất
hiện thông báo lỗi.

Lỗi do: Không nhập giá trị hoặc để trống giá trị trường khoá.
Khắc phục: phải nhập đầy đủ giá trị cho trường khoá.

Lỗi do: Giá trị trường khoá trùng nhau. Giá trị trường khoá vừa nhập vào đã trùng
với giá trị của một khóa của bản ghi khác trên bảng dữ liệu.
Khắc phục: nhập lại giá trị trường khoá khác sao cho vừa đúng, đủ và không bị
trùng khoá.

Lỗi do: Không nhập dữ liệu ở trường bắt buộc nhập dữ liệu (những trường được thiết
lập thuộc tính Required=Yes)
Khắc phục: Phải nhập đủ dữ liệu cho các trường bắt buộc phải nhập dữ liệu.


Lý do: Lỗi do thực hiện một thao tác vi phạm các nguyên tắc đảm bảo toàn vẹn dữ liệu.
Ví dụ: Nhập dữ liệu trên một bảng có quan hệ mà bản ghi đang nhập không thể liên kết
được tới được một bản ghi nào của bảng có quan hệ 1 với nó (nhập một hàng bán mà mã
hàng đó chưa có trong bảng danh mục hàng hoá).

5.4.4. Xóa bản ghi
Với bảng dữ liệu đang mở có thể thực hiện 2 bước sau để xoá các bản ghi:
Bước 1: Chọn những bản ghi cần xoá. Có thể chọn một hoặc nhiều bản ghi bằng
cách dùng chuột đánh dấu đầu dòng những bản ghi cần chọn;
Bước 2: Ra lệnh xoá bằng một trong các cách sau
 Nhấn phím Delete.
 Right Click trên vùng đã chọn  Delete Record
 Click vào biểu tượng

trên thanh công cụ

Một hộp thoại xuất hiện để bạn khẳng định một lần nữa việc xoá dữ liệu:

Chọn Yes để đồng ý xoá, No để huỷ lệnh xoá.

5.4.5. Sắp xếp dữ liệu
Sắp xếp là việc thay đổi thứ tự hiển thị một bảng dữ liệu theo một trật tự nào đó. Kết
quả của việc sắp xếp giúp người dùng có thể quan sát được tốt hơn dữ liệu trên bảng, tất
nhiên muốn quan sát bảng dữ liệu theo trường nào phải thực hiện sắp xếp bảng theo dữ liệu
trường ấy.

Cách sắp xếp dữ liệu trên bảng đang mở như sau:
Bước 1: Đặt con trỏ lên trường (cột) muốn sắp xếp;
Bước 2: Nhấn nút lệnh sắp xếp trên thanh công cụ:
- Sắp xếp tăng dần
- Sắp xếp giảm dần.


5.4.6. Lọc dữ liệu
Lọc dữ liệu là việc chọn ra những bản ghi trên bảng có cùng một số giá trị. Kết quả

việc lọc dữ liệu sẽ giúp người dùng làm việc một cách hiệu quả trên tập hợp các bản ghi họ
mong muốn.
Các bước để lọc dữ liệu trên một bảng đang mở như sau:
Bước 1: Click chọn trường cần lọc dữ liệu.
Bước : Click chọn biểu tượng Filter by Form
Bước 3: Thiết lập điều kiện lọc trên trường đang chọn

2


CHƯƠNG 6. TRUY VẤN (QUERY)
6.1. Các khái niệm
Sau khi xây dựng được CSDL, người dùng sẽ cần kết xuất dữ liệu trên CSDL nhằm
phục vụ cho những yêu cầu khác nhau. Một trong những công cụ xử lý dữ liệu mà MS
Access cung cấp là Query. Query cho phép thực hiện các phép toán đại số quan hệ như
phép chiếu, chọn kết, gom nhóm.
Có các loại query sau trong Access:
Query truy vấn:
 Select Query


Group by Select Query



Crosstab Query

Query thêm, xóa, sửa dữ liệu:
 Append Query


Delete Query



Update Query



Make Table Query

6.2. Query truy vấn
6.2.1. Select Query (truy vấn với phép chọn, chiếu, kết nối)
Phần này minh họa lại cách thực hiện Query cho các ví dụ về các phép chọn, chiếu,
kết nối trong chương về đại số quan hệ.
Ví dụ 01: Cho biết tên khoa của sinh viên có mã số ‘ 2 2’. Liệt kê các thông tin
MaSV, HoSV, TenSV, TenKhoa.
Biểu thức đại số quan hệ cho truy vấn trên:

 MaSV, HoSV, TenSV, TenKhoa [ MaSV=’5202’ (SinhVien ⋈ MaKH = MaKhoa Khoa)]
Tạo truy vấn trong Access:


Trong màn hình cơ sở dữ liệu, chọn mục Queries, sau đó chọn Create query in
Design view để mở màn hình Show Table.

Trong màn hình Show Table, chọn và nhấn nút Add các table tham gia truy vấn
(Khoa và SinhVien). Sau khi chọn xong, nhấn nút Close để trở về màn hình Design Query.

Bảng tham gia

truy vấn

Các trường (cột)
được chọn

Sắp xếp

Vùng nhập điều
kiện của phép chọn

A

B

Cho phép (không cho phép)
hiển thị kết quả

Màn hình design Query gồm hai phần:
 Phần A dùng để thể hiện các bảng tham gia truy vấn. Phần này cũng thể hiện mối
quan hệ giữa các bảng và mối quan hệ đó được sử dụng làm phép kết nối bằng.
 Phần B gồm nhiều cột dùng để thực hiện các phép chọn và chiếu. Một cột trong
phần B tương ứng với một cột trong phép chiếu.
Kéo thả (hoặc Double-Click) các trường liên quan đến truy vấn từ phần A vào các
cột phần B. Dấu * đại diện cho tất cả các cột trong bảng.
Nhấn nút View Design để chuyển đổi giữa chế độ thiết kế
Query và chế độ xem kết quả thực hiện phép kết nối giữa bảng
SinhVien và Khoa:


Bổ sung phép chọn và phép chiếu:

 Kéo bốn cột MaSV, HoSV, TenSV, TenKhoa vào phần B.
 Thực hiện phép chọn MaSV = ' 2 2': gõ mệnh đề = ' 2 2' vào dòng Criteria
ứng với cột MaSV.

Kết quả thực hiện:

Ví dụ 02: Tạo cột mới (HoTen) từ 2 trường HoSV và TenSV

Kết quả thực hiện: