Chặn người gửi, thêm thông báo email mới trong outlook, thunderbird

Chặn người gửi, thêm thông báo email mới
trong Outlook, Thunderbird


Một độc giả của chúng tôi đã liên hệ và hỏi về cách chặn email từ một người
nào đó trong ứng dụng Mozilla Thunderbird. Độc giả này cũng muốn nhận
được thông báo khi có email mới tới từ một số địa chỉ email cụ thể.
Mặc dù người dùng chuyên nghiệp có thể quen với việc tạo rule trong Microsoft
Outlook để chặn một số người gửi email tới tài khoản của bạn và nhận được thông
báo khi có email mới từ một số địa chỉ hoặc ai đó. Tuy nhiên, bạn đã thử điều này
với Thunderbird chưa? Hóa ra, tính năng lọc của Thunderbird có thể tự động chặn
email từ một địa chỉ hoặc một người nào đó. Tuy nhiên, Thunderbird không có khả
năng tương đương như Outlook để tạo các thông báo dạng pop-up khi có email
mới từ một địa chỉ hay người gửi nào đó. Cách tốt nhất khi bạn cần quan lý là đặt
Thunderbird highlight các message được ưu tiên trong hòm thư của mình.
Thực hiện theo những bước dưới đây để chặn người gửi và tạo thông báo tự động
trong Outlook và Thunderbird.


Chặn người gửi với 4 lần kích trong Outlook 2007 và 2010
Cách nhanh nhất để chặn email từ một người gửi nào đó trong Outlook 2007 và
2010 là phải chuột vào message từ một địa chỉ nào đó, chọn Rules → Always
Move Messages From, và chọn folder Deleted Items trong danh sách xuất hiện
sau đó.
Người dùng còn có thể chiếm nhiều quyền quản lý hơn về hoạt động xử lý message
đến bằng cách tạo rule cho email từ một địa chỉ nào đó. Một lựa chọn khác là thêm
địa chỉ cần chặn vào danh sách Blocked Senders của Outlook: trong Outlook 2003
và 2007, kích vào Tools → Options → Preferences → Junk E-mail → Blocked
Senders → Add, và điền các địa chỉ cần chặn vào đó. Người dùng cũng có khả
năng nhập một file text có chứa danh sách các địa chỉ cần chặn. Microsoft cung
cấp thêm thông tin về danh sách Blocked Senders của Outlook 2003 trên trang

Office Help, thông tin tương tự dàng cho Outlook 2007 cũng có trên trang này.
Để truy cập danh sách Blocked Senders trong Outlook 2010, kích vào Junk trong
Delete group trên thẻ Home và chọn Junk E-mail Options → Blocked Senders
→ Add. Bạn cũng có thể chọn một message từ người gửi nào đó cần chặn và kích
Junk → Block Sender. Trang Outlook 2010 Help and How-to cung cấp thêm
thông tin về danh sách Safe Senders, Safe Recipients, và Blocked Senders của
phần mềm này.


Tạo thông báo tùy biến trong Outlook
Người dùng có thể tùy biến tính năng thông báo email mới trong Outlook bằng
cách tạo rule có khả năng chạy một âm thanh đặc biệt, tạo message tùy biến khi có
email mới từ một địa chỉ nào đó gửi đến bạn.
Trong Outlook 2003 và 2007, kích Tools → Rules and Alerts. Trong Outlook
2010, kích Rules ở thẻ Home và chọn Manage Rules & Alerts. Trong cả 3 phiên
bản của Outlook, chọn New Rule dưới mục E-mail Rules. Trong Rules Wizard,
chọn Start từ một rule trống và nhớ chọn "Check messages when they arrive".
Tiếp đến, kích Next. Chọn từ sanh sách người gửi ở cửa sổ trên cùng, kích vào
người hoặc danh sách gửi. Sau đó, bạn có thể điền tên/địa chỉ hoặc chọn chúng từ
danh sách liên lạc. Kích Ok → Next.
Ở màn hình Rules Wizard xuất hiện sau đó, cuộn chuột xuống phía cuối của cửa
sổ để tìm lựa chọn chạy âm thanh, hiển thị một message cụ thể trong cửa sổ New
Alert Window, và hiển thị Desktop Alert. Tích vào một trong các lựa chọn rồi
kích tiếp vào lựa chọn này để chọn một file WAV, thêm message tùy biến hoặc
thực hiện một hành động nào đó phụ thuộc vào lựa chọn của người dùng.


Rules Wizard trong Microsoft Outlook cho phép người dùng tùy biến thông báo
xuất hiện mỗi khi có email từ một người gửi nào đó.
Kích Next để thêm các ngoại lệ cho rule, kích Next tiếp để thay đổi tên mặc định

của rule, chạy rule đó ngay lập tức và xem lại miêu tả của rule. Một khi đã hoàn
thành với rule vừa tạo, kích Finish để hoàn thành. Sau đó, email đến từ người bạn
đã xác định trong rule sẽ tạo một thông báo xuất hiện ở giữa màn hình, không
giống như thông báo email tạm thời mà Outlook thường hiển thị theo mặc định ở
góc bên phải của màn hình.


Thông báo New Mail Alert của Outlook xuất hiện ở giữa màn hình và người dùng
sẽ phải tự mình đóng, giúp bạn không bị lỡ email như tính năng thông báo mặc
định của phần mềm này nữa.
Chặn người gửi hoặc nhận biết có email mới dễ dàng hơn trong Thunderbird
Để giữ email của một số địa chỉ cụ thể không xuất hiện trong hòm thư Thunderbird
của bạn, hãy tạo một bộ lọc có thể xóa email đó ngay khi nhận được. Để thêm bộ
lọc, kích Tools → Message Filters → New. Đặt tên cho bộ lọc, chọn Checking
Mail hoặc Manually Run ở menu drop-down ở trên cùng của cửa sổ và nhớ chọn
Match all of the following.
Trong màn hình tiếp theo của menu drop-down, chọn From. Bỏ màn hình dropdown tiếp theo và điền địa chỉ hoặc tên vào hộp thoại ở bên phải. Trong cửa sổ
Perform these actions ở màn hình Filter Rules, chọn Delete Message. Kích OK
và sau đó đóng cửa sổ Message Filter.


Mozilla Thunderbird cho phép người dùng chặn email từ một số người gửi bằng
cách tạo bộ lọc. Bộ lọc này sẽ tự động xóa tất cả các message từ người đó gửi đến
bạn.
Ứng dụng email miễn phí của Mozilla không giúp bạn tạo thông báo email mới
giống như trong Outlook, nhưng người dùng vẫn có thể tự động tạo ưu tiên email
từ một số địa chỉ. Điều này sẽ giúp chúng được nổi bật trong hòm thư bằng cách
liệt kê chúng ở màu khác biệt. Thực hiện theo những bước trên để tạo một bộ lọc

mới, và trong cửa sổ "Perform these actions" của màn hình Filter Rules, chọn
Tag Message ở cửa sổ drop-down đầu tiên và chọn Important ở cửa sổ dropdown thứ 2. Chú ý rằng một lựa chọn khác ở cửa sổ đầu tiên sẽ giúp bạn thêm một
dấu hình ngôi sao vào message.