106 thủ thuật với MS office (phần 8)

106 thủ thuật với MS Office (phần 8)
Định nghĩa hằng số trong bảng tính
Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định
nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính của
bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế
bạn thường xuyên sử dụng nhất. Bạn hãy thử cách
sau đây:
Tìm đến Insert | Name | Define và nhập tên TaxRate.
Trong mục “Refers to” bạn hãy nhập vào giá trị - giả
sử chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK.
Bây giờ bạn đã có thể nhập công thức bất kì theo kiểu
=A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn.
Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian
trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng cách
định nghĩa những con số thường được sử dụng trong
bảng tính.
Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do
bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thời


gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay
vào đó và thay đổi trong mục “Refers to” là xong.

Biểu đồ tự cập nhật

Trong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được một
biểu đồ có khả năng tự động cập nhật mỗi khi giá trị
tham chiếu thay đổi là rất khó. Nhưng kể từ phiên
bản Excel 2003 vấn đề này đã được giải quyết.

Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ biểu

đồ thành một danh sách bằng cách vào Data | List |
Create List và lựa chọn vùng dữ liệu của bạn.

Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ
rất tiện lợi. Mỗi khi có giá trị mới được bổ sung vào
trong danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểu
đồ sẽ tự động cập nhật thêm giá trị.


Công thức đúng hay sai?

Khi nhập một công thức vào trong bảng tính bạn
thường phải xem xét lại tính chính xác của chúng
nhằm đạt được kết quả tính toán đúng như mong đợi.
Excel cũng có công cụ giúp bạn đánh giá lại công
thức vừa nhập đúng hay sai, xem xét quy trình tính
toán trong công thức mà Excel sẽ đi theo. Lấy ví dụ
bạn nhập vào công thức =7+5*3 sẽ nhận được kết
quả là 22 thay vì 36. Để nhận được kết quả 36 bạn
phải nhập =(7+5)*3.

Nếu bạn vẫn thấy chưa chắc chắn vê quy trình tính
toán công thức của mình bạn hãy lựa chọn ô chứa
công thức rồi vào Tools | Formula Auditing |
Evaluate Formula, Excel sẽ chỉ cho bạn biết.

Dấu cột hay hàng?


Đôi khi trong quá trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn

đi một vài dòng hay một vài cột nào đó không cần
thiết để tránh rối mắt. Để thực hiện việc này trước
bạn hãy lựa chọn hàng và cột bạn muốn ẩn đi rồi vào
Format | Row | Hide hay Format | Column | Hide. Để
hiện trở lại những hàng hay cột đã bị giấu đi bạn hãy
vào Format | Row | Undide hay Format | Column |
Unhide.

Bằng cách này bạn cũng có thể giấu đi cả một Sheet
của mình.

Bảo vệ bảng tính

Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảng
tính khác nhau, bạn có thể bảo vệ cả bảng tính, bảo
vệ sheet hay bảo vệ ô nào đó…

Để ngăn chặn người khác không thể mở và sửa đổi


bảng tính trên máy của bạn, hãy bảo vệ bằng mật
khẩu “Password to open”. Hãy vào Tool | Options |
Security. Bạn nhập mật khẩu vào trường “Password
to open” hay mật khẩu vào trường “Password to
modify” rồi nhắp chuột vào OK. Bảng tính của bạn
đã được bảo vệ, nếu không có mật khẩu thì sẽ không
thể mở hay sửa đổi bảng tính của bạn được.

Bên cạnh đó tính năng Tool | Protection còn cung cấp
cho bạn rất nhiều lựa chọn bảo vệ khác nhau nữa.

Trước tiên là tính năng Bảo vệ Sheet. Bạn hãy vào
Tool | Protection | Protect Sheet. Bạn nhập mật khẩu
vào trong mục “Password to unprotect sheet” – đây là
mật khẩu để gỡ bỏ mọi hình thức bảo vệ đối với bảng
tính đã được bảo vệ. Trong vùng “Allow all user of
this worksheet to”, bạn lựa chọn cho phép người sử
dụng có thể thực hiện được những thao tác gì trên
Sheet đã được bảo vệ. Nếu bạn không lựa chọn gì thì


không ai có thể thay đổi được gì trên Sheet đó trừ khi
người đó có mật khẩu loại bỏ tính năng Protect Sheet.

Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range. Đây là
tính năng giúp bạn bảo vệ một vùng nhất định trên
bảng tính, chỉ những ai được bạn cấp quyền hay có
mật khẩu mới được phép sửa đổi trên vùng được bảo
vệ này. Tính năng này cũng sử dụng quyền của các
user trong hệ điều hành Windows của bạn. Nếu nhiều
người sử dụng chung 1 máy bạn có thể cho phép
người đó được phép sửa đổi mà không cần đặt mật
khẩu.

Tính năng Tool | Protection | Protect Workbook giúp
bạn bảo vệ toàn bộ tệp tin bảng tính của bạn, từ
khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính của bạn.

Tính năng Tool | Protection | Protect and Share
workbook giúp bạn theo dõi mọi thay đổi trong bảng

tính của bạn. Khi có ai đó thực hiện bất kì thay đổi gì
trên bảng tính, Excel sẽ dùng Track Changes để ghi
lại và thông báo cho bạn biết.
Theo VNMedia