PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG - Quản lý nhà hàng Hương Cảng

Bài tập lớn môn: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG.
Đề bài: Quản lý nhà hàng Hương Cảng
Địa chỉ: Số 1, Đường Thiên Lôi, Quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng.
I. Khái quát chung về nhà hàng HƯƠNG CẢNG.
Nhà hàng HƯƠNG CẢNG bắt đầu đi vào hoạt động ngày 15 tháng 10 năm 2005. Với tòa nhà
ba tầng, với 40 bàn ăn sang trọng được bố trí trên cả ba tầng. Tầng hai còn có một hội trường lớn
để tổ chức các buổi hội thảo, lễ cưới, sinh nhật,…
Nhà hàng có 18 nhân viên, bao gồm:
- Ban lãnh đạo.
- Bộ phận kế toán.
- Bộ phận quầy bar.
- Bộ phận phục vụ bàn.
- Bộ phận nhà bếp.
Ngoài việc nhận đặt tiệc, phục vụ khách hàng trực tiếp tại nhà hàng, nhà hàng có thể phục vụ tận
nơi yêu cầu hoặc đi theo các đoàn trong các tour du lịch.
II. Cơ cấu tổ chức và chức năng.
Trong nhà hàng bao gồm các bộ phận: Ban lãnh đạo, Bộ phận kế toán, Bộ phận quầy bar, Bộ
phận phục vụ bàn, Bộ phận nhà bếp được mô tả như sau:
BAN LÃNH ĐẠO

KẾ TOÁN

QUẦY BAR

PHỤC VỤ BÀN

NHÀ BẾP

Trong đó:
BAN LÃNH ĐẠO: điều hành mọi hoạt động của nhà hàng.
KẾ TOÁN: có trách nhiệm theo dõi chi tiết toàn bộ việc thu chi hàng ngày của nhà

hàng. Từ đó lập ra các báo cáo, thống kê, doanh thu,….trình ban lãnh đạo
theo ngày, tháng, quý năm.
QUẦY BAR : phục vụ dịch vụ uống của khách.
PHỤC VỤ BÀN: phục vụ khách trong qúa trình ăn uống tại nhà hàng.
NHÀ BẾP: nấu ăn theo đơn đặt trước, hoặc theo menu. Ngoài ra còn nấu cho nhân viên
nhà hàng.

1


III. Quá trình đặt bàn của khách hàng.
Khách của nhà hàng là những người đặt hàng trước qua dịch vụ điện thoại, hoặc đến gọi trực
tiếp tại nhà hàng trong giờ mở cửa quy định. Phiếi yêu cầu của khách hàng có dạng:

Số phiếu:
PHIẾU YÊU CẦU
Mã khách hàng:……………………………………………
Tên khách hàng:…………………………………………..
Địa chỉ:……………………………………………………
Tên người nhận đơn:……………………………………....
STT

Tên hàng

Đơn vị tinh

Số lượng

1.
2.

3.

2


IV.Quá trình đặt hàng với nhà cung cấp.
Khi nhà hàng có nhu cầu nhập hàng, nhân viên quản lý khâu đó sẽ gửi nhà cung cấp phiếu
đặt hàng có dạng sau:

Số phiếu:
PHIẾU ĐẶT HÀNG
Mã nhà cung cấp:…………………………………………..
Tên nhà cung cấp:………………………………………….
Địa chỉ:…………………………………………………….
STT

Tên hàng

Đơn vị tinh

Số lượng

1.
2.
3.

Ngày…tháng…năm..
Người lập phiếu

3

V. Phiếu nhập hàng:
Khi nhà cung cấp chuyển hàng đến, nhân viên của nhà hàng phụ trách khâu nhận hàng sẽ
nhận hàng và tạo một phiếu nhập hàng theo mẫu sau:

Số phiếu:
PHIẾU NHẬP HÀNG
Mã nhà cung cấp:……………………………………………
Tên nhà cung cấp:…………………………………………..
Địa chỉ:……………………………………………………...
STT

Tên hàng

Đơn vị tinh

Số lượng

1.
2.
3.

Ngày…tháng…năm..
Người lập phiếu

4


VI. Nhập hàng vào kho:

Sau khi nhập hàng về từ các nhà cung cấp, nhân viên phụ trách sẽ tiến hành nhập hàng vào
kho. Phiếu nhập có dạng:

Số phiếu:
PHIẾU NHẬP KHO
Mã kho:……………………………………………………..
Tên kho:…………………………………………………….
Tên nhân viên lập phiếu:…………………………………….
STT

Tên hàng

Đơn vị tinh

Số lượng

1.
2.
3.

Ngày…tháng…năm..
Người lập phiếu

5


VII. Xuất hàng ra khỏi kho.
Khi khách hàng đến ăn tại nhà hàng, sẽ có yêu cầu xuất các mặt hàng để chế biến món ăn
hoặc gọi đồ uống phục vụ khách hàng. Vì vậy có một phiếu xuất kho với các thông tin sau:

Số phiếu:

PHIẾU XUẤT KHO

Tên kho:…………………………………………………….
Tên nhân viên lập phiếu:…………………………………….
STT

Tên hàng

Đơn vị tinh

Số lượng

1.
2.
3.

Ngày…tháng…năm..
Người lập phiếu

VIII. Thanh toán.

6


Khi thanh toán với các nhà cung cấp hoặc các khách hàng khi có yêu cầu, sẽ cần một hoá đon
thanh toán dạng (Khi thanh toán bằng tiền mặt) có dạng:

Số hoá đơn:

HOÁ ĐƠN THANH TOÁN

Mã khách hàng:……………………………………………..
Tên khách hàng:…………………………………………….
Địa chỉ:……………………………………………………...
Điện thoại:…………………………………………………..
STT Tên hàng
1.
2.
3.

Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng:
Bằng chữ:…………………………………………………….
Ngày …tháng..năm…
Người viết hoá đơn

IX. Thực đơn:

7


Đến nhà hàng khách hàng sẽ gọi các món ăn theo menu có dạng:

MENU
STT

Tên món

Đơn giá

1.
2.
3.

Ngày..tháng..năm..

X. Mô hình nghiệp vụ tổ chức.
1. Biểu đồ ngữ cảnh.
a.Biểu đồ:
Báo giá
Phiếu đặt hàng

NCC

Đặt tiệc
Cung cấp hàng

0
KHÁCH
HÀNG

Yêu cầu thanh toán

QUẢN LÝ
Đáp ứng
Y/c thanh toán NHÀ HÀNG

Hoá đơn thanh toán

Hoá đơn thanh toán
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo thống kê

LÃNH
ĐẠO
NHÀ
HÀNG

b.Mô tả tương tác:

8


Khách hàng: khi có yêu cầu đặt tiệc (hoặc đến ăn trực tiếp tại nhà hàng), bộ phận phục vụ
bàn sẽ chuyển yêu cầu đó xuống nhà bếp để nhà bếp làm các món ăn theo yêu cầu, và yêu cầu về
đồ uống sẽ chuyển xuống quầy bar. Và ở đây sẽ có phiểu xuất hàng.
Khi khách hàng có yêu cầu thanh toán, khách hàng sẽ nhận được một hoá đơn thanh toán của
nhà hàng.
Nhà cung cấp: khi có báo giá, nhà hàng sẽ gửi một phiếu đặt hàng đến nhà cung cấp. Dựa
vào đó nhà cung cấp sẽ chuyển hàng cho nhà hàng. Sau khi nhận hàng, nhà hàng sẽ thanh toán với
nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Lãnh đạo nhà hàng: nhà cung cấp yêu cầu báo cáo để biết các thông tin về tình hình kinh
doanh của nhà hàng hoặc về tình hình nhân sự thì sẽ được đáp ứng ngay.
2. Ma trận thực thể chức năng.

D2

D1

3.1
3.2

R

C

D3

D7

D8 D9

R

R
R

3.7

R
R
R

D13

R

C

C

D10 D11 D12

R R
R R

C

3.6

3.9

D6

R

3.5

3.8

D5

C

3.3
3.4

D4

C

C

R
R

C

R
R
R
R

R
R

C
R

R
R

R

R

R

R

R
R

R
R

R
R

R

R

R

XI. Các hồ sơ dữ liệu, các chức năng và mô tả chi tiết.

9


1. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng.
D1 : Thực đơn: là bảng ghi danh các món ăn hoặc đồ uống cùng giá đi kèm. Giá có thể
đựoc sửa đổi theo ngày theo sự biến động của giá cả.
D2 : Hồ sơ khách: là nơi lưu trữ các thông tin về danh sách khách đến ăn tạ nhà hàng.
D3: Hoá đơn thanh toán: là bảng chi tiết các món ăn, đồ uống mà khách hàng đã ăn cùng
với giá cả và tổng tiền.
D4 : Phiếu nhập hàng: ghi danh sách các mặt hàng mà nhà hàng đã nhập vào.

D5 : Phiếu nhập kho: là các mặt hàng được chuyển vào các kho.
D6 : Phiếu xuất kho: khi khách hàng có nhu cầu gọi các món ăn, đồ uống thì cần có các
phiếu xuất kho để lấy các mặt hàng đó ra khỏi kho.
D7 : Danh mục dich vụ: dùng để kiểm tra xem nhà hàng còn các dịch vụ nào còn trống để
có thể phục vụ các lươt khách tiếp theo .
D8: Đơn đặt hàng: là danh sách các mặt hàng nhà hàng cần mua vào.
D9 : Phiếu yêu cầu: danh sách các món ăn hoặc đồ uống mà các khách hàng gọi hoặc đặt
tiệc từ trước.
D10 : Hồ sơ nhân viên: lưu trữ thông tin về các nhân viên làm việc trong nhà hàng.
D11 :Báo giá: thông báo giá cả của các loại mặt hàng khi có sự biến động.
D12 : Tỷ giá ngọai tệ: là giá của các loại tiền ngoạu tệ khi chuyển đổi sang tiền Việt Nam
được cập nhật liên tục trong ngày.
D13 : Hồ sơ nhà cung cấp: lưu trữ các thông tin về các nhà cung cấp mà nhà hàng mua
hàng của các nhà cung cấp này.
2.Các chức năng nghiệp vụ.
3.1 Lập đơn đặt hàng: khi nhà hàng có yêu cầu sử dụng các mặt hàng, nhân viên lập đơn
đặt hàng gửi đến nhà xung cấp.
3.2 Nhập hàng: khi nhà cung cấp chuyển hàng đến, nhân viên của nhà hàng sẽ kiểm tra và
nhận hàng. Đây chính là việc “nhập hàng”.
3.3 Nhập kho: sau khi nhập hàng của các nhà cung cấp, nhân viên sẽ chuyển hàng vào các
kho của nhà hàng gọi là “nhập kho”.
3.4 Nhận đặt tiệc: khi khách hàng gọi điện đến hoặc đến trực tiếp nhà hàng đặt tiệc, nhân
viên của nhà hàng sẽ thực hiện việc “nhận đặt tiệc”.
3.5 Xuất kho: khi khách hàng gọi món, đồ uống, hoặc cần lấy những loại thực phẩm…để
chế biến các ăn...thì sẽ thực hiện việc “xuất kho”
3.6 Phục vụ dịch vụ: phục vụ khách hàng các loại hoạt động mà nhà hàng có thể đáp ứng.
3.7 Yêu cầu thanh toán: sau khi khách hàng sử dụng các loại dịch vụ của nhà hàng thì
khách hàng sẽ có yêu cầu thanh toán với nhân viên của nhà hàng. .
3.8 Thanh toán: khi nhận được hoá đơn thanh toán khách hàng sẽ thực hiện việc thanh
toán có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản..

3.9 Báo cáo thống kê: đây là yêu cầu của lãnh đạo nhà hàng khi cần biết bất kì thông tin
nào về: hoạt động, doanh thu, thông tin về nhân viên… của nhà hàng.

XI.. Hồ sơ luồng dữ liệu các mức.

10


QUẢNLÝNHẦHÀNG

1.MUAHÀNG
1.1Lập đơn mua hàng.
1.2Theo dõi hàng về.
1.3Lập phiếu nhập.
1.4Nhập hàng vào kho.
1.5Viết séc chuyển khoản.

2.BẤNHÀNG
2.1Tiếp nhận đơn đặt hàng.
2.2 Xử lý hoá đơn.
2.3Lập phiếu xuất kho.
2.4Lập hoá đơn thanh toán.
2.5Thông báo nợ.

3.BÁOCÁO
3.1Doanh thu ngày
3.2Về hoạt động
theo quý .
3.3Thông tin nhân
viên.

Số phiếu:
PHIẾU NHẬP HÀNG
1.Nhập hàng Tên nhà cung cấp:…………………………………………..
Địa chỉ:……………………………………………………..
D1
Tên nhân viên lập phiếu:…………………………………….
1
STT

Báo giá

Tên hàng
Đơn đặt hàng

NCC

Phiếu giao hàng

Đơn vị tinh
1.0
NHẬP
HÀNG

Số lượng
D2
2
D3
D4

Séc chuyển khoản

D5

NGAN
HANG

Ngày…tháng…năm..
Người lập phiếu

11


2.Bán hàng.

D6

Phiếu yêu cầu đặt tiệc

KHACH
HANG

Phiếu xuất

Hoá đơn
Thông báo nợ

2.0

D7

BÁN
HÀNG
D8

D9

12


3.Chi tiết của Nhập hàng

D1

Lập đơn
nhập
hàng

Đơn đặt hàng

D2
Đơn đặt hàng

Theo dõi
hàng về

Đơn giao hàng

D3
NCC

phiếu giao hàng

Lập phiếu
nhập

Phiếu nhập

D4

thông tin phiếu nhập

Viết séc
chuyển
khoản

Séc chuyển khoản

D5

NGAN
HANG

13


4. Chi tiết của Bán hàng.
Phiếu yêu cầu

Nhận

phiếu yêu
cầu

D6

Phiếu xuất

Lập phiếu
xuất

D7

KHÁCH
HÀNG

Phiếu thu

Hoá đơn
D8

Thông báo n

Thông
báo nợ

D9

THE END

14