Bài giảng quản trị dự án chương 1 tổng quan về dự án

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN


1.1.Giới thiệu về dự án đầu tư
• Dự án đầu tư là gì ?
• Đầu tư là quá trình chuyển dịch vốn đến
những nơi cần thiết với điều kiện bảo toàn
vốn và mang lại giá trị lợi nhuận cũng như
lợi ích kinh tế xã hội
• Dự án (Project): “Điều người ta có ý định
làm” hay “Đặt kế hoạch cho 1 ý đồ, quá
trình hành động…”


Dự án đầu tư là gì?
tưởng hành động
• Dự án bắt nguồn từ ý tưởng
• Dự án là một quá trình gồm các
công tác, nhiệm vụ có liên quan với
nhau, được thực hiện nhằm đạt được
mục mục tiêu đề ra trong điều kiện
ràng buộc về thời gian, nguồn lực về
ngân sách và thực hiện trong bối cảnh
khơng chắc chắn


Những đặc trưng của dự án
• Dự án nhằm đáp ứng một nhu cầu đã đề
ra
• Dự án bị khống chế bởi kỳ hạn

• Dự án bị ràng buộc về nguồn lực
• Dự án luôn tồn tại trong môi trường không
chắc chắn


Tính thay đổi
.

Trạng thái hệ thống (S)
Sh(T k,Y)

Sk
Khuynh hướng đa phương
K1->n

Sh

(X): vecto đặc trưng hệ thống
ban đầu
(Y): vecto đặc trưng hệ thống
kết thúc

Sh(T h,X)

T(Thời gian)
Th: bắt đầu

Tk: kết thúc

Đặc điểm của dự án
•

•
•
•
•

(1)Mục đích: dự án cĩ một đích đến cụ thể, để
đạt được mục đích cĩ thể phân chia thành các
mục tiêu cụ thể cần đạt được trong từng giai
đoạn của dự án
(2)Vịng đời: dự án là tạm thời và cĩ chu kỳ sống
(3)Tính độc nhất (uniqueness ):  luôn thay đổi
và không bao giờ lập lại giống nhau.
(4)Rủi ro: rủi ro hiển nhiên và tồi tại song hành
với dự án
(5)Sự xung đột (conflict): các dự án chứa đựng
nhiều mối quan hệ bên trong, bên ngồi và rất dễ gây
nên xung đột.


CHU KỲ HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN (LIFE CYCLE)

.

% hoàn thành
Chậm

100%

Nhanh

Chậm

Thời gian
Khởi đầu

Triển khai

Kết thúc


Chu kỳ dự án
•
•

•

Giai đoạn I: Giai đoạn khởi đầu: hình thành sơ
sơ bộ
các ý định đầu tư
tư. Phân tích và lập dự án (design)
(design)
thẩm định dự án (appraisal)  chọn lựa (selection)
Giai đoạn II: giai đoạn triển khai:
khai: Hoạch định
(planning); lập tiến độ (scheduling); điều hành
(organizing); giám sát (monitoring) và kiểm soát
(controlling) quá trình thực hiện.

Giai đoạn III: giai đoạn đánh giá và kết thúc dự
án:: phân tích những thành công và thất bại của dự
án
án  những kinh nghiệm và bài học


1.2.Các giai đoạn dự án
• Giai đoạn xác định dự án: xác định : (1) Mục tiêu, (2) Đặc
•
•

•

điểm (tính năng kỹ thuật, thị hiếu, số lượng, chất lượng, …),
(3) Công việc phải làm, (4) Sự chịu trách nhiệm, (5) Đội dự
án.
Giai đoạn lập kế hoạch: xác định các yêu cầu của dự án, bao
gồm : (1) Thời gian thực hiện/lịch trình, (2) Ngân sách, (3) Tài
nguyên/nguồn lực đáp ứng, (4) Mức độ rủi ro/lợi nhuận, (5)
Phân công nhân sự.
Giai đoạn thực hiện dự án: trả lời các vấn đề: dự án có thực
hiện đúng tiến độ? Có đủ ngân sách hay không? Có cần thay
đổi gì không? Do đó, các công việc phải làm trong giai đoạn
này bao gồm: (1) lập báo cáo (tiến độ thực hiện, chi phí, các
giải pháp kỹ thuật), (2) Xác định các nội dung cần thay đổi, (3)
Xác định chất lượng quản lý dự án, (4) Đưa ra các dự báo.
Giai đoạn chuyển giao: gồm hoạt động phân phối sản phẩm
cho khách hàng (huấn luyện khách hàng) và bố tri lại các
nguồn lực thực hiện dự án này cho dự án khác.

1.3.Phân loại dự án
.

Cấp DA
DA thông
thường

Siêu DA
Đa dự án
Kiểu DA

Xã hội

Kinh tế

Tổ chức

Kỷ thuật

Hỗn hợp

Đầu tư

Tổng hợp

Loại hình DA

GD-ĐT

R&D

Đổi mới

Thời hạn DA
Ngắn(1-2 năm)

Trung(3-5 năm)

Dài(>5 năm)


Phân loại dự án
• Đa dự án: các chương trình tổ chức tổng
thể gồm: thành lập các tổ chức danh
nghiệp mới, các chiến lược phát triển kinh
doanh, cải tổ tổ chức quản lý, thiết kế hệ
thống quản lý các dự án trong nội bộ
doanh nghiệp
• Siêu dự án: các chương trình tổng thể
phát triển kinh tế, phát triển vùng kinh tế
trọng điểm,…
• Dự án thông thường: phát triển SXKD, đổi
mới công nghệ,…


Phân loại dự án
• Dự án xã hội: cải tổ hệ thống xã hội, bảo hiểm y
•
•

•
•

tế, bảo vệ an ninh trật tự, khắc phục hậu quả
thiên tai,…
Dự án kinh tế: cổ phần hóa doanh nghiệp, tổ
chức hệ thống đấu thầu, bán đấu giá tài sản,
xây dựng hệ thống thuế mới,…
Dự án tổ chức: cải tổ bộ máy quản lý, cơ cấu lại
SXKD, tổ chức hội nghị quốc tế, thành lập tổ
chức hiệp hội,…
Dự án R&D: chế tạo sản phẩm mới, thiết kế
phần mềm tự động hóa,…
Dự án đầu tư xây dựng: các công trình dân
dụng, công nghiệp, công cộng và hạ tầng kỹ
thuật,…


1.4.Các bên liên quan
• Khách hàng
• Người được ủy quyền
• Nhà cung ứng
• Các tổ chức tài trợ vốn
• Nhà nước và cơ quan quản lý nhà nước


1.5.Tổng quan về quản trị dự án
• (1) Hoạch định (planning): Xác định cần phải làm gì, bao

•

•
•

gồm: xác định mục tiêu và thiết lập các công cụ để đạt mục
tiêu trong điều kiện giới hạn về nguồn lực và phải phù hợp môi
trư
tr
ường hoạt động
(2) Tổ chức ( organizing): Quyết định công việc đư
được
ợc thực
hiện như
như thế nào, tức cách thức huy động và sắp xếp các
nguồn lực một cách hợp lý để thực hiện kế hoạch
(3) Lãnh đạo (leading): Nhà quản lý biết cách hư
hướng dẫn và
động viên nhân viên, xử lý các mâu thuẩn trong tổ chức
(4) Kiểm soát (controlling): Đánh giá các hoạt động và hiệu
chỉnh khi cần thiết nhằm đảm bảo các kế hoạch thực hiện theo
đúng tiến độ và đạt đư
được
ợc mục tiêu dự án. Phải xây dựng đư
được
ợc
hệ thống thông tin tốt để thu thập và xử lý số liệu liên quan.


Vai trò của quản trị dự án
• Liên kết tất cả các công việc và hoạt động của dự án
• Gắn kết, liên hệ thường xuyên giữa các nhóm quản lý

•
•
•
•

với khách hàng và các nhà cung cấp
Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên, chỉ rõ trách
nhiệm các thành viên
Phát hiện sớm những khó khăn và hiệu chỉnh kịp thời
các thay đổi bất thường
Tạo điều kiện đàm phán giữa các bên tránh mâu thuẩn
Tạo ra sản phẩm có chất lượng cao


Quản trị hoạt động dự án
•
•
•
•
•
•
•
•

Quản trị phạm vi
Quản trị thời gian
Quản trị chi phí
Quản trị chất lượng
Quản trị nhân lực
Quản trị thông tin

Quản trị rủi ro
Quản trị hợp đồng và hoạt động mua bán


1.6.Các yếu tố thành công của DA

• 1. Nhiệm vụ và mục tiêu dự án: cụ thể rõ ràng, hiểu một cách thấu đáo  cơ sở
•
•
•
•
•
•
•
•
•

tốt cho việc xây dựng các kế hoạch & quá trình thực hiện dự án  các bên cam
kết tham gia .
2. Sự ủng hộ của lãnh đạo: Cạnh tranh nguồn lực và các yếu tố bất ổn định  đối
đầu và khủng hoảng trong công ty  Mối quan hệ chặt chẽ giữa PM và quản lý
cấp cao là chất xúc tác cho sự thành công của dự án.
3. Lập kế hoạch dự án: Lập kế hoạch cụ thể trên các mặt: kỹ thuật, tài chính, kế
toán, lập kế hoạch thông tin kiểm tra, sửa đổi và cập nhật kế hoạch.
4. Tham vấn với khách hàng: hình thành mục tiêu cụ thể của dự án  giúp sửa
đổi các sai lệch trong việc chuyển đổi từ mục đích thành các công việc cụ thể.
5. Vấn đề đội ngũ: Nhóm dự án đư
được
ợc khuyến khích tốt, cam kết rõ ràng với dự án.
6. Vấn đề kỹ thuật:

thuật : PM và các thành viên dự án có những kỹ nă
năng chuyên môn
cần thiết.
7. Sự chấp nhận của khách hàng: Khách hàng là ngư
người phán xét kết quả của dự
án & quyết định chấp nhận hay không.
8. Kiểm tra dự án: So sánh thực tế và kế hoạch đã đặt ra, PM xác định sai lệch, dự
đoán các nguyên nhân và đề ra biện pháp giải quyết.
9. Trao đổi thông tin: Quá trình thông tin chặt chẽ giữa các phòng ban, giữa khách
hàng và các thành viên.
10. Xử lý trở ngại: Do dự án luôn đối đầu với rủi ro và bất ổn định cao nên việc
hình thành các phương án dự phòng là biện pháp tốt để ngă
ngăn ngừa rủi ro