GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VINA S.E.A

PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VINA S.E.A
1.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VINA S.E.A
- Công ty: Công ty cổ phần VINA S.E.A
- Số đăng ký dinh doanh: 0203005157-CTCP
- Địa chỉ: Văn Cao, Hải An, Hải Phòng
- TEL : 84-031-2206661 FAX: 84-031-3559031
- Năm thành lập: 2008
- C.E.O: Trần Trọng Hoàng ( 0955188686)
- Trưởng bộ phận thuê tàu: Dương Mạnh Cường
- Trưởng bộ phận Hải quan: Dương Tiến Nam
- Trưởng bộ phận đại lý: Tăng Bá Tho
- Trưởng bộ phận tài chính - kế toán: Trần Thị Lý
Giám đốc
Thuê
tàu
Hải
quan
Đại lý Tài
chính
kế
toán
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị
Các hoạt động chính của công ty như sau:
- Làm đại lý tàu biển
- Đại lý vận tải
- Xuất nhập khẩu hàng hoá
- Môi giới mua bán tàu và giao dịch hàng hải
- Làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài
- Tìm kiếm chân hàng cho các hãng tàu nước ngoài
1.2. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN:

1.2.1. Phòng thuê tàu
Trưởng phòng: Dương Mạnh Cường
Chức năng nhiệm vụ của phòng là:
- Tìm kiếm khách hàng, đàm phán, ký kết các hợp đồng thuê tàu chuyến
(với tàu container là thỏa thuận lưu khoang)
- Lập kế hoạch chuyến đi, chỉ định đại lý tại các cảng ghé (đối với tàu
chuyến)
- Điều động tàu, thực hiện kế hoạch chuyến
- Đôn đốc khách hàng trả cước, giải quyết các vấn đề sau chuyến đi
(thưởng phạt xếp dỡ, cảng phí, thiếu hụt hàng...)
- Đàm phán ký kết, thực hiện các hợp đồng thuê định hạn
- Các chức năng đối nội: lập báo cáo, kế hoạch kinh doanh, tư vấn lãnh
đạo công ty về vấn đề kinh doanh, đầu tư tàu...
1.2.2. Phòng đại lý
Trưởng phòng: Tăng Bá Tho
- Giao lượng hàng hoá cho kho hàng, kiểm kiện
- Giao giấy tờ cho chủ hàng( nếu giấy tờ được gửi theo tàu tới cảng)
- Kiểm tra đối chiếu và điều chỉnh tên người nhận hàng, số lượng, trọng
lượng theo yêu cầu của hãng tàu và thông báo cho các cơ quan liên quan
- Xem xét, kiểm tra các chứng từ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu, giấy uỷ
quyền để tiến hành cấp lệnh giao hàng
- Cấp giấy chứng nhận hàng thừa thiếu trên cơ sở bản kết toán hàng để
chủ hàng tiến hành đòi bồi thường
- Nhận cargolist của người xếp hàng, đánh số thứ tự và ghi số B/L mà tàu
cấp cho người gửi hàng. Theo dõi việc xếp hàng, tập hợp vận đơn đã xếp
hàng xuất tàu để lập Manifest
- Nhiệm vụ chủ yếu là làm việc trực tiếp với tàu, phục vụ tàu. Khi nhận
được điện của thuyền trưởng và của hãng tàu chuyển qua bộ phận thương
vụ, cán bộ của tàu thu xếp với cảng vụ, điều độ để bố trí tàu vào cầu
- Đại lý viên phải nắm rõ toàn bộ hoạt động của tàu, phải làm tất cả các

công việc mà chủ tàu và thuyền trưởng uỷ thác. Có trách nhiệm chăm lo
đến việc giải phóng tàu cho tới khi tàu rời cảng. Ngoài ra khi có yêu cầu
công việc mới phát sinh, khi có giấy yêu cầu của thuyền trưởng thì người
đại lý cũng phải thực hiện kịp thời
Do công việc thực tế đòi hỏi người đại lý viên phải có mặt thường xuyên
tại tàu, chăm lo công việc, bảo vệ quyền lợi chủ tàu, thực hiện các yêu
cầu và chỉ dẫn của chủ tàu
- Nhận thông tin liên lạc với chủ tàu, liên lạc với tàu, thu phát thông tin,
chỉ thị…Đặc biệt trong những trường hợp tàu chưa đến cảng thì đay là bộ
phận tiếp nhận thông tin. Từ đó xử lý các thông tin và thông báo kịp thời
cho tàu và kết hợp với các bộ phận làm tàu, bộ phận hàng hoá để chuẩn bị
tốt mọi công việc để khi tàu đến được vào cảng và có thể làm hàng ngay
- Kí kết hơp đồng đại lý: khi chủ tàu muốn yêu cầu đại lý phục vụ cho tàu
của mình thì hai bên chủ tàu và người đại lý kí kết hợp đồng dậi lý theo
tong chuyến hoặc theo tong thời hạn cụ thể. Trên cơ sở hợp đồng đại lý sẽ
tiến hành điều phối công việc cho các bộ phận khác phục vụ công tác làm
tàu
- Tiến hành công việc môi giới hàng hải, làm trung gian trong việc kí kết
hợp đồng vận chuyển hàng hoá, hợp đồng thuê tàu, hợp đòng mua bán
tàu, hợp đồng lai dắt, hợp đồng thuê thuyền viên và các loại hợp đồng
khác có liên quan đến hoạt động hàng hải. Theo sự uỷ thác của chủ tàu
theo từng vụ việc, khi hợp đồng được kí kết do hoạt động trung gian của
mình thì người môi giới được hưởng hoa hồng môi giới theo thoả thuận
- Định giá biểu đại lý phí: khi kí kết hợp đồng đại lý thì chủ tàu phải được
biết về đại lý phí. Đối với các chủ tàu nước ngoài thì áp dụng biểu giá do
nhà nước quy định. Bộ phận này có thể thoả thuận với chủ tàu tăng hoặc
giảm % so với biểu cước của nhà nước
- Kí kết hợpđồng đại lý vận tải và kí liên doanh với một số hãng đại lý
vận tải và hãng tàu trên thế giới có quan hệ với VINA S.E.A., JSC
1.2.3. Phòng thủ tục hải quan.

Trưởng phòng: Dương Tiến Nam
Nhiệm vụ:
a. Các công việc tư vấn
- Hướng dẫn quy trình thủ tục hải quan khi xuất, nhập khẩu, quá cảnh
hàng hoá.
- Tư vấn về chính sách thuế xuất xứ...
- Hướng dẫn lập bộ chứng từ theo quy định của hải quan.
- Cung cấp thông tin về tập quán, thủ tục hải quan ở một số cảng trên thế
giới.
b. Làm các công việc liên quan đến thủ tục hải quan.
- Thay mặt chủ hàng khai báo hải quan và ký tên trên tờ khai.
- Xuất trình hàng hoá để Hải quan kiểm tra.
- Tính thuế, nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác.
c. Các công việc liên quan đến tranh chấp.
- Khiếu nại trên cơ sở Luật Hải quan.
- Giải quyết các vụ việc theo yêu cầu của Hải quan.
1.2.4. Phòng tài chính- kế toán:
Trưởng phòng: Trần Thị Lý
a. Bộ phận thanh toán đối ngoại:
Phụ trách mọi công việc thanh quyết toán với chủ tàu, hãng tàu, chủ hàng
và các bên liên quan
- Tính toán tiền kí ngân với chủ tàu, thu tiền và mở tài khoản tàu và
theo dõi kí ngân, các sổ phát sinh
- Tiến hành thu hộ và trả hộ cho các chủ tàu, nghĩa là ding khoản
tiền mà tàu đã kí ngân để thanh toán trang trải các chi phí mà chủ tàu trả
theo hợp đồng cho các cơ quan nhà nước cũng như cảng phí, hoa tiêu phí,
phí bốc xếp, phí sửa chữa, tiền thực phẩm nước ngọt…đồng thời thu hộ
các khoản tiền mà chủ tàu nhờ thu hộ
- Kết toán tài khoản của tàu, thanh toán thừa thiếu theo tong chuyến
đị của tàu

- Theo dõi hoạt động tài chính có liên quan đến việc xuất nhập khẩu,
tính toán và thu đại lý phí
b. Bộ phận thanh toán đối nội
Phụ trách các công việc tài chính trong nội bộ công ty như: hạch toán
doanh thu, thu nhập, giá thành, chi phí sản xuất, khấu hao cơ bản, thống
kê tình hình thu hộ trả hộ của đại lý, tính toán thành lập và sử dụng các
quỹ, xem xét tình hình tài chính của doanh nghiệp
Hàng tháng, quý năm, phòng tài chính kế toán phảI lập báo cáo và nộp
các khoản thuế cho nhà nước
PHẦN 2: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TÀU CHUYẾN
2.1. KHÁI NIỆM THUÊ TÀU CHUYẾN

Tầu chuyến là tầu không chạy thường xuyên trên một tuyến đường
nhất định, không ghé qua những cảng nhất định và không theo một lịch
trình định trước.
Thuê tàu chuyến (Voyage charter) là chủ tàu (Ship Owner) cho người
thuê tàu (Charterer) thuê toàn bộ hay một phần chiếc tàu để chuyên chở
hàng hoá từ cảng này đến cảng khác và được hưởng tiền cước chuyên chở
(freight) theo quy định của hợp đồng thuê tàu do hai bên thoả thuận ký
kết.
Trong phương thức thuê tàu chuyến, mối quan hệ giữa người thuê tàu
(chủ hàng) với người cho thuê tàu (chủ tàu hoặc người chuyên chở) được
điều chỉnh bằng một văn bản gọi là hợp đồng thuê tàu chuyến (Voyage
charter party).
Nội dung của hợp đồng thuê tàu chuyến do hai bên thoả thuận ký kết.
Hợp đồng thuê tàu chuyến được viết vắn tắt là V.C/P trong các giấy tờ,
chứng từ liên quan.
2.2. ĐẶC ĐIỂM VÀ PHƯƠNG THỨC THUÊ TÀU CHUYẾN
Từ khái niệm trên ta thấy, phương thức thuê tàu chuyến có những
đặc điểm đặc trưng rất khác biệt so với các phương thức thuê tàu khác

như:
- Tàu chuyến không chạy theo một hành trình hoặc một lịch trình sẵn.
- Ðối tượng chuyên chở của tầu chuyến
Tầu chuyến thường chuyên chở những loại hàng có khối lượng lớn, tính
chất của hàng hoá chuyên chở tương đối thuần nhất và thường chở đầy
tầu.
- Tầu vận chuyển
Tầu vận chuyển theo phương thức chuyến thường có cấu tạo một boong,
miệng hầm lớn để thuận tiện cho việc bốc hàng.
- Ðiều kiện chuyên chở
Khác với tầu chợ, đối với tầu chuyến, điều kiện chuyên chở, cước phí, chi
phí dỡ hàng hoá lên xuống .... được quy định cụ thể trong hợp đồng thuê
tầu do người thuê và người cho thuê thoả thuận.
- Thị trường tầu chuyến
Thị trường tầu chuyến thường được người ta chia ra làm các thị trường
khu vực căn cứ vào phạm vi hoạt động của tầu.
- Văn bản điều chỉnh giữa các bên gồm có hợp đồng thuê tàu chuyến và
vận đơn đường biển. Trong đó mối quan hệ giữa người đi thuê tàu (chủ
hàng) và người cho thuê tàu (chủ tàu) được điều chỉnh bằng hợp đồng
thuê tàu chuyến (Voyage Charter party = C/P). Mặc dù đã có hợp đồng
nhưng khi nhận hàng để chở, người chuyên chở vẫn phát hành vận đơn
(Charter Party Bill of Lading - vận đơn theo hợp đồng thuê tàu chuyến).
Vận đơn điều chỉnh mối quan hệ giữa người chuyên chở với người cầm
giữ vận đơn khi người này không phải là người ký hợp đồng thuê tàu.
- Các bên trong hợp đồng thuê tàu chuyến có thể tự do thoả thuận các
điều khoản, điều kiện chuyên chở, giá cước…
- Cước phí: khác với tàu chợ, cước tàu chuyến do người đi thuê và người
cho thuê thoả thuận và được ghi rõ trong hợp đồng thuê tàu, nó có thể bao
gồm chi phí xếp dỡ hay không là tuỳ quy định. Có thể tính cước theo khối
lượng, giá cước thuê bao hoặc theo tấn dung tích đăng ký tịnh (net

register tonnage = NRT).
2.3. TRƯỜNG HỢP ÁP DỤNG
Với tư cách là chủ hàng, ta thường sử dụng phương thức thuê tàu
chuyến khi cần chuyên chở những loại hàng hoá có khối lượng lớn, tính
chất của hàng hoá chuyên chở tương đối thuần nhất và thường chở đầy
tàu.
Các loại hàng thường được chuyên chở bằng tàu chuyến như:
- Than đá
- Ngũ cốc
- Các loại quặng,dầu mỏ
- Gỗ
- Đường
- Sắt thép, xi măng
- ……..
2.4 CÁC HÌNH THỨC THUÊ TÀU CHUYẾN
Tuỳ theo khối lượng hàng hoá cần chuyên chở cũng như đặc điểm
của nguồn hàng, người đi thuê tàu có thể lựa chọn một trong những hình
thức thuê tàu chuyến như sau:
- Thuê tàu chuyến một (Single Voyage/Single Trip): là việc thuê tàu để
chuyên chở một lô hàng giữa hai cảng. Sau khi hàng được giao đến người
nhận ở cảng đến thì hợp đồng thuê tàu chuyến hết hiệu lực.
- Thuê tàu chuyến khứ hồi (Round Voyage): với hình thức này chủ hàng
thuê tàu chuyên chở hàng hoá từ cảng này đến cảng khác rồi lại chuyên
chở hàng ngược lại cảng ban đầu hoặc cảng lân cận theo cùng một hợp
đồng thuê tàu.
- Thuê chuyến liên tục (Consecutive Voyage): với hình thức này chủ
hàng thuê tàu chuyên chở hàng hoá liên tục trong một khoảng thời gian
nhất định. Chủ hàng dùng hình thức này khi có khối lượng hàng hoá lớn,
nhu cầu chuyên chở hàng thường xuyên.
- Thuê chuyến khứ hồi liên tục: chủ hàng thuê tàu chở hàng hoá liên tục

cả hai chiều.
- Thuê khoán: chủ hàng căn cứ vào nhu cầu chuyên chở hàng hoá để
khoán cho tàu vận chuyển trong một khoảng thời gian nhất định.
- Thuê bao (lumpsum): với hình thức này, chủ hàng thuê nguyên cả tàu.
Đối với thuê bao, hợp đồng thuê tàu thường không quy định rõ tên hàng,
số lượng hàng. Tiền cước thường tính theo trọng tải hoặc dung tích đăng
ký của tàu.
- Thuê định hạn: với hình thức này, chủ hàng thuê tàu trong một thời gian
nhất định để chuyên chở hàng hoá. Mục đích của chủ hàng khi áp dụng
hình thức thuê bao định hạn để tránh sự biến động trên thị trường tàu và
chủ động trong vận chuyển.
2.5. TRÌNH TỰ CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH THUÊ TẦU CHUYẾN
Thuê tầu chuyến có thể chia ra thành sáu bước như sau:
+ Bước 1: Người thuê tầu thông qua người môi giới (Broker) yêu cầu
thuê tầu để vận chuyển hàng hoá cho mình.
Ở bước này người thuê tầu phải cung cấp cho người môi giới tất cả các
thông tin về hàng hoá như: tên hàng, bao bì đóng goi, số lượng hàng,
hành trình của hàng.... để người môi giới có cơ sở tìm tầu.
+ Bước 2: Người môi giới chào hỏi tầu
Trên cơ sở những thông tin về hàng hoá do người thuê tầu cung cấp,
người môi giới sẽ tìm tầu, chào tầu thuê cho phù hợp với nhu cầu chuyên
chở hàng hoá.
+ Bước 3: Người môi giới đàm phán với chủ tầu
Sau khi chào hỏi tầu, chủ tầu và người môi giới sẽ đàm phán với nhau tất
cả các điều khoản của hợp đồng thuê tầu như điều kiện chuyên chở, cước
phí, chi xếp dỡ....
+Bước 4: Người môi giới thông báo kết quả đàm phán với người thuê tầu:
Sau khi có kết quả đám phán với chủ tầu, người môi giới sẽ thông báo kết
quả đàm phán cho người thuê tầu để người thuê tầu biết và chuẩn bị cho
việc ký kết hợp đồng thuê tầu.

+ Bước 5: Người thuê tầu với chủ tầu ký kết hợp đồng
Trước khi ký kết hợp đồng người thuê tầu phải rà soát lại toàn bộ các điều
khoản của hợp đồng. Hai bên sẽ gạch bỏ hoặc bổ sung những điều đã
thoả thuận cho phù hợp vì thuê tầu chuyến, hợp đồng mẫu mới chỉ nêu
những nét chung.
+ Bước 6: Thực hiện hợp đồng
Sau khi hợp đồng đã được ký kết, hợp đồng thuê tầu sẽ được thực hiện
Người thuê tầu vận chuyển hàng hoá ra cảng để xếp lên tầu. Khi hàng hoá
đã được xếp lên tầu, chủ tầu hoặc đại lý của tầu sẽ cấp vận đơn cho người
thuê tầu, vận đơn này được gọi là vận đơn theo hợp đồng thuê tầu (bill of
lading to charter party).
PHẦN 3: NỘI DUNG THỰC TẬP
3.1 TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ
3.1.1 Các chứng từ
FIXTURE NOTE
CHRTS: MIRAMAR SHIPPING PTE LTD
OPERATOR: VINA S.E.A., JSC
VESSEL: MV. HUFASTAR 01
MV. HUFASTAR 01 WILL OPEN GRESIK
FLAG/BUILD: / MONGOLIA/1977
DWT/GRT/ NRT: 6300/4372/2252
LOA/ LBP : 106..20/16.64/ DRAFT : 8.51 M
HOLDS/HATCH : 2/2
DERRICK: 4x 10MT, G/B CAPA 8,620 / 7,936 CBM
ITINERARY:
DEC 14 LOADING 5000MT FERT IN BINTU LU
DEC 18 ETCL
DEC 24 ETA GRESIK
DEC 28 ETCD
DEC 30 ETA SINGAPORE

1. CARGO QUANTITY: MIN/MAX 5000 NMT BITUMEN IN
DRUM. SF: 1.6
2. L/D PORT : 1 SB 1SP REFINERY SINGAPORE/1 SB
1SP BEIHAI, CHINA
3. LAYCAN : 30TH/DEC,2009 – 2ND/JAN ,2010
4. OCEAN FREIGHT: USD24.00 PNMT BSS FILO 1/1
5. L/D RATE : FREE-IN CQD / LINER-OUT
6. DEADFREIGHT : CHRTR MUST PAY FULL O/FRT TO
THE OWNER’S ACCT IF FAIL TO SHIP/SHORTSHIP CARGO TO
THE AGREED QUANTITY AS TERM 01 AND 04 UNLESS VSL
CAPACITY FAIL TO LOAD.
7. AGENT : CHTR‘S AGENT AT L/PORT WITH
REASONABLE PDA WHICH IS APPROVED BY OWNER,
OWNER’S AGENT AT D/PORT
8. FREIGHT PAYMENT : FULL FREIGHT LESS ADDCOM IF
ANY TO BE PAID IN USD 3 BANKING DAYS AFTER VESSEL
LOADING COMPLETION SIGN RELEASE BILLS OF LADING
MARK “FREIGHT PREPAID” “CLEAN ON BOARD” BUT
ALWAYS BEFORE BREAK BULK FREIGHT DEEMED
EARNED/DISCOUNTLESS NON RETURNABLE UPON CARGO
LOADED ON BOARD VESSEL WHETHER CARGO/SHIP LOST
OR NOT LOST.
9. DETENTION : USD4000-PER DAY OR PRORATE IF
CARGO AND/OR DOCUMENTS NOT READY UPON VESSEL’S
ARRIVAL AT BENDS.
10. DUNNAGE/LASHING/MATERIAL/TERMINAL
CHECKER’S FEE TO BE FOR CHARTERER'S ACCT.
11. SHIPSIDE/DOCKSIDE TALLY TO BE FOR
OWNER’S/CHARTERER’S ACCOUNT RESPECTIVELY.
12. OWNER ALLOWS FREE USE OF VESSEL’S

DERRICKS/CRANES AND IF SHORECRANE REQUIRED AT
LOAD PORT TO BE FOR CHTR’S ACCOUNT. SHORE CRANE
AT DISCHARGE PORT FOR OWNER’S ACCOUNT
13. ANY TAXES/DUES ON VESSEL/FREIGHT TO BE FOR
OWNER’S/CHARTERER’S ACCOUNT RESPECTIVELY.