Mẫu Quy trình đi công tác

Logo

QUY TRÌNH ĐI CÔNG TÁC
Phòng Quản trị nguồn nhân lực

Phiên bản: 1.0
Mã tài liệu:
Ngày ban hành:
Ngày soát xét cuối:

TÁC GIẢ/ NGƯỜI SỬA CUỐI
Họ tên:

….

Ngày tháng:____/____/ 20___
Ký tên

Chức vụ

XEM XÉT NGHIỆP VỤ
Họ tên:

Ngày tháng:____/____/ 20___
Ký tên

Chức vụ:

XEM XÉT HỆ THỐNG
Họ tên:

Ngày tháng:____/____/ 20___
Ký tên

Chức vụ

PHÊ DUYỆT
Họ tên

Ngày tháng:____/____/ 20___
Ký tên

Chức vụ:

ISO 9001:2008


QUY TRÌNH ĐI CÔNG TÁC

Phần mềm quản trị nguồn nhân lực MISA.AMIS.HRM

Mã tài liệu

Phiên bản: 1.0

Trang:2/


QUY TRÌNH ĐI CÔNG TÁC

Mã tài liệu

Phiên bản: 1.0

TÀI LIỆU NÀY ĐƯỢC BAN HÀNH TRÊN HỆ THỐNG QUY TRÌNH

CÁC PHIÊN BẢN
Ngày

Phiên bản
1.0

Phần có sửa đổi

Lý do sửa đổi

Người sửa

Tạo mới

THAM KHẢO
Tên nguồn tham khảo

Mục

Ghi chú

THUẬT NGỮ VÀ VIẾT TẮT
Tên thuật ngữ

Viết tắt

Nhân viên

Phần mềm quản trị nguồn nhân lực MISA.AMIS.HRM

Ý nghĩa
-

Người đi công tác hoặc Trưởng đoàn đi công tác

Trang:3/


QUY TRÌNH ĐI CÔNG TÁC

Tên thuật ngữ

Mã tài liệu

Viết tắt

Trưởng phòng

Phần mềm quản trị nguồn nhân lực MISA.AMIS.HRM

Phiên bản: 1.0

Ý nghĩa
-

Trưởng phòng có nhân viên đi công tác

Trang:4/


QUY TRÌNH ĐI CÔNG TÁC

Mã tài liệu

Phiên bản: 1.0

MỤC LỤC
1 MỤC ĐÍCH...............................................................................................................................................................................6
2 PHẠM VI ÁP DỤNG...............................................................................................................................................................6
3 NỘI DUNG QUY TRÌNH.......................................................................................................................................................6
1 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH.................................................................................................................................................................6
2 MÔ TẢ CHI TIẾT....................................................................................................................................................................7
QUYẾT ĐỊNH...........................................................................................................................................................................13

Phần mềm quản trị nguồn nhân lực MISA.AMIS.HRM

Trang:5/


QUY TRÌNH ĐI CÔNG TÁC

Mã tài liệu

Phiên bản: 1.0

Mục đích

1
•

Quy định trình tự và trách nhiệm thực hiện các thủ tục khi cán bộ, nhân viên đi công tác từ
khi có đề nghị đi công tác đến khi hoàn thành chuyến công tác, hoàn thành quyết toán công
tác phí và báo cáo sau khi đi công tác về.
Phạm vi áp dụng

2
•

Quy trình áp dụng trên phạm vi toàn các văn phòng trung tâm của Công ty Cổ phần ABC trên
cả nước.

3

Nội dung quy trình

1

Sơ đồ quy trình

Phần mềm quản trị nguồn nhân lực MISA.AMIS.HRM

Trang:6/


QUY TRÌNH ĐI CÔNG TÁC

2

Mã tài liệu

Phiên bản: 1.0

Mô tả chi tiết
3.2.1

Đề nghị đi công tác

Mục đích

o

Trách nhiệm thực hiện

o Người đi công tác (trong trường hợp đặc biệt Trưởng bộ phận hoặc HR có thể làm
thay)

Đầu vào

o

Nhu cầu công việc

Các bước thực hiện

o

Xem xét nhu cầu công việc, thấy cần phải đi công tác

o

HR, Trưởng phòng, nhân viên trao đổi trước để thống nhất về lịch đi công tác.

o

Lập đề nghị đi công tác trên AMIS.HRM.

Đề xuất nhu cầu đi công tác

o
Có
thể
dùng smartphone
đã
cài
app
AMIS.HRM để lập
đề nghị sẽ tiện hơn

Yêu cầu/thời gian

o

Chậm nhất 3 ngày trước khi đi công tác

Phần mềm quản trị nguồn nhân lực MISA.AMIS.HRM

Trang:7/


QUY TRÌNH ĐI CÔNG TÁC

Mã tài liệu

Phiên bản: 1.0

Biểu mẫu

o

Đề nghị đi công tác (BM-01)

Tài liệu liên quan

o

Định mức ABC

Đầu ra

o Đề nghị đi công tác đã được hoàn thiện chính xác, đầy đủ; dự trù kinh phí chính
xác, hợp lý.

3.2.2

Trình GĐ phê duyệt

Mục đích

o

Thực hiện quyền kiểm soát của GĐ

Trách nhiệm thực hiện

o

Phần mềm AMIS.HRM

Đầu vào

o

Đề nghị đi công tác đã được gửi bằng phần mềm AMIS.HRM

Các bước thực hiện

o

Tiếp nhận Đề nghị đi công tác qua email tự động từ AMIS.HRM gửi đến

o Xem xét mục đích để duyệt hoặc từ chối trên phần mềm AMIS.HRM. Nếu từ chối
quy trình kết thúc tại đây
Yêu cầu/thời gian

o

Biểu mẫu

o

Tài liệu liên quan

o

Quy định quyền hạn ký duyệt tài liệu

Đầu ra

o

Đề nghị đi công tác đã được GĐ phê duyệt trên AMIS.HRM

3.2.3

Chậm nhất 02 ngày trước khi đi công tác

Chuẩn bị các giấy tờ đi công tác chuyển cho Nhân viên

Mục đích

o

Chuẩn bị các giấy tờ đi công tác cần thiết chuyển cho Nhân viên

Trách nhiệm thực hiện

o

HR

Đầu vào

o

Đề nghị đi công tác đã được GĐ phê duyệt

Các bước thực hiện

o Soạn Đề nghị đi công tác nước ngoài (nếu cần)/giấy đi đường, giấy giới thiệu
trình ký GĐ
o Chuyển lại toàn bộ giấy tờ (Bao gồm cả đề nghị đi công tác) đã được GĐ ký
chuyển lại cho Nhân viên
o Hướng dẫn nhân viên về cách sử dụng giấy giới thiệu, giấy đi đường; nhắc nhở
nhân viên thu thập các chứng từ chi tiêu trong quá trình đi công tác để phục vụ quyết
toán công tác phí khi quay về; nhắc nhân viên mang theo CMTND hoặc các giấy tờ
cần thiết khác để làm các thủ tục của sân bay, ga tàu...

Lưu ý: Nhắc nhở nhân viên kinh doanh tự túc nơi lưu trú và vé tàu xe khi đi công
tác địa bàn

Yêu cầu/thời gian

o

Chậm nhất 01 ngày trước khi đi công tác

Biểu mẫu

o

Mẫu giấy giới thiệu (BM-02)

Phần mềm quản trị nguồn nhân lực MISA.AMIS.HRM

Trang:8/


QUY TRÌNH ĐI CÔNG TÁC

Mã tài liệu

Phiên bản: 1.0

o Mẫu giấy đi đường (BM-03)/Mẫu quyết định cử nhân viên đi công tác nước
ngoài (BM-04)
Tài liệu liên quan

o

Đầu ra

o

3.2.4

Toàn bộ giấy tờ đi công tác đã được chuyển cho nhân viên

Chuẩn bị phương tiện đi lại và lưu trú

Mục đích

o Chuẩn bị phương tiện đi lại và chỗ lưu trú cho nhân viên đi công tác (Trừ trường
hợp nhân viên kinh doanh đi công tác địa bàn)

Trách nhiệm thực hiện

o

HR

Đầu vào

o

Đề nghị đi công tác đã được GĐ VP/GĐ TT phê duyệt

Các bước thực hiện

o

Liên hệ với Hành chính để mượn xe hoặc liên hệ thuê xe ô tô bên ngoài.

o Đặt vé máy bay khi nhân viên đi công tác ở xa (Bắc – Trung – Nam) và chuyển
lại cho nhân viên
o

Viết email thông báo về chuyến công tác đến các bên liên quan (theo mẫu)

Yêu cầu/thời gian

o

Trước khi đi công tác ít nhất 1 ngày

Biểu mẫu

o

Mẫu email thông báo lịch công tác (BM-05)

Tài liệu liên quan

o

Đầu ra

o

Phương tiện đi lại và thông tin về nơi lưu trú đã được chuẩn bị

o

Email thông báo lịch công tác đến các bên liên quan

3.2.5

Tạm ứng công tác phí

Mục đích

o

Tạm ứng tiền để chi tiêu trong quá trình đi công tác

Trách nhiệm thực hiện

o

Nhân viên

Đầu vào

o

Đề nghị đi công tác đã được GĐ phê duyệt

Các bước thực hiện

o

Thực hiện theo Quy trình tạm ứng

o

Có thể yêu cầu HR hỗ trợ nếu có khó khăn

Yêu cầu/thời gian

o

Chậm nhất 01 ngày trước khi đi công tác

Biểu mẫu

o

Tài liệu liên quan

o

Quy trình tạm ứng

Phần mềm quản trị nguồn nhân lực MISA.AMIS.HRM

Trang:9/


QUY TRÌNH ĐI CÔNG TÁC
Đầu ra

Mã tài liệu
o

3.2.6
Mục đích

Phiếu chi tiền tạm ứng công tác phí

Đi công tác và thu thập các giấy tờ/chứng từ chi tiêu
o

Thực hiện chuyến đi công tác

o

Tập hợp giấy tờ để thanh toán tạm ứng khi công tác về

Trách nhiệm thực hiện

o

Nhân viên

Đầu vào

o

Nhân viên nhận được tiền và các giấy tờ đi công tác cần thiết

o

Phương tiện đi lại và nơi lưu trú đã được chuẩn bị

Các bước thực hiện

Phiên bản: 1.0

o Tiến hành đi công tác theo đúng kế hoạch và thực hiện các yêu cầu của Trưởng
phòng
o Thu thập các giấy tờ/chứng từ chứng minh việc chi tiêu trong suốt quá trình đi
công tác (phục vụ cho việc quyết toán công tác phí sau khi đi công tác về)

Yêu cầu/thời gian

o

Nhân viên đi công tác theo kế hoạch đã được ký duyệt

o Chậm nhât 3 ngày sau khi đi công tác về nhân viên phải chuẩn bị toàn bộ chứng
từ thanh toán
Biểu mẫu

o

Tài liệu liên quan

o

Đầu ra

o

Chuyến công tác kết thúc

o

Toàn bộ giấy tờ/chứng từ chi tiêu trong quá trình đi công tác

3.2.7

Làm thủ tục quyết toán công tác phí

Mục đích

o

Hoàn thành thủ tục quyết toán công tác phí

Trách nhiệm thực hiện

o

Nhân viên, HR

Đầu vào

o

Toàn bộ chứng từ nhân viên đi công tác tập hợp được

Các bước thực hiện

o

Nhân viên tập hợp toàn bộ giấy tờ/chứng từ thanh toán

o HR có trách nhiệm nhắc nhở nhân viên tập hợp chứng từ thanh toán; hỗ trợ, kiểm
tra chứng từ thanh toán và ký và đề nghị thanh toán tạm ứng trước khi nhân viên làm
thủ tục quyết toán với kế toán
o Nhân viên thực hiện thủ
thanh quyết toán tạm ứng
Yêu cầu/thời gian

o

Biểu mẫu

o

Tài liệu liên quan

o

tục quyết toán công tác phí tạm ứng theo Quy trình

Chậm nhất 10 ngày làm việc sau khi đi công tác về

Quy trình thanh toán tạm ứng

Phần mềm quản trị nguồn nhân lực MISA.AMIS.HRM

Trang:10/


QUY TRÌNH ĐI CÔNG TÁC

Đầu ra

Mã tài liệu

o

3.2.8

Phiên bản: 1.0

Phiếu thu/phiếu chi thanh quyết toán tạm ứng công tác phí

Báo cáo kết quả chuyến công tác

Mục đích

o

Báo cáo kết quả công tác cho Trưởng phòng

Trách nhiệm thực hiện

o

Nhân viên

Đầu vào

o

Chuyến công tác kết thúc

Các bước thực hiện

o

Lập báo cáo tình hình đi công tác

Yêu cầu/thời gian

o

Chậm nhất 3 ngày sau khi đi công tác về

Biểu mẫu

o

Mẫu báo cáo kết quả đi công tác

Tài liệu liên quan

o

Đầu ra

o

3.2.9
PL

Báo cáo kết quả đi công tác

Hồ sơ/ Phụ lục
Mã

Loại

Thời gian
lưu trữ

Bộ phận lưu

1. Đề nghị đi công tác

BM-01

S

2 năm

HR trên phần mềm AMIS.HRM

2. Giấy giới thiệu

BM-02

H

2 năm

HR

x

3. Giấy đi đường

BM-03

H

2 năm

HR

x

4. Quyết định đi công tác nước
ngoài

BM-04

H

2 năm

HR

x

5. Báo cáo kết quả chuyến công
tác

BM-06

H

2 năm

Bộ phận

Tên

Phụ lục BM-03

CÔNG TY CỔ PHẦN ABC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

______________

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
__________

Số: ....../20.../GĐĐ-ABC

…, ngày .... tháng ...... năm 20...

V/v: ...................................................
Phần mềm quản trị nguồn nhân lực MISA.AMIS.HRM

Trang:11/


QUY TRÌNH ĐI CÔNG TÁC

Mã tài liệu

Phiên bản: 1.0

GIẤY ĐI ĐƯỜNG
Cấp cho các ông bà có tên trong danh sách sau:
Họ và tên
Chức vụ

Bộ phận

1.
2.

Vai trò
Trưởng đoàn

Quá trình đi công tác:
NƠI ĐI VÀ ĐẾN

Ngày giờ đi

Ngày giờ đến

Chứng nhận của nơi đi/nơi đến
(ký tên/đóng dấu )
1

Ngày đi từ Công ty

..............................

..............................

..............................

Nơi đến:.......................

..............................

..............................

..............................

Nơi đến:.......................

..............................

..............................

..............................

Ngày về Công ty

..............................

..............................

..............................

Ghi chú :
2

Tổng số ngày đi công tác: Tổng số người đi công tác:
TỔNG GIÁM ĐỐC

1Nhân sự ký xác nhận ngày xuất phát và ngày về Công ty/Các cơ quan nơi đến thì phải có con dấu
2Trưởng đoàn xác nhận việc đi sớm, về muộn của thành viên trong đoàn (nếu có)

Phần mềm quản trị nguồn nhân lực MISA.AMIS.HRM

Trang:12/


QUY TRÌNH ĐI CÔNG TÁC

Mã tài liệu

Phiên bản: 1.0

Phụ lục BM-04

CÔNG TY CỔ PHẦN ABC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

_____________

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
________________

Số: .../20.../QĐ-ABC
V/v cử cán bộ đi công tác nước ngoài

..., ngày ... tháng ... năm ...

TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN ABC
•

Căn cứ vào điều lệ thành lập Công ty Cổ phần ABC đã được các thành viên Hội đồng Quản
trị thông qua ngày 20/03/2002;

•

Căn cứ thư mời của...

•

Căn cứ vào nhu cầu công việc, vị trí nhân sự trong công ty;
QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Cử ông/bà ... đi công tác tại ... từ ngày ...đến ngày... về việc ...
Điều 2. Chi phí công tác do Công ty chi trả toàn phần.
Điều 3. Ông/bà... , Phòng Quản trị Nguồn nhân lực, Phòng Hành chính, và Ban Tài chính có trách

nhiệm thực hiện quyết định này
Nơi nhận:

TỔNG GIÁM ĐỐC

− Như điều 3;
Lưu: VT.

Phần mềm quản trị nguồn nhân lực MISA.AMIS.HRM

Trang:13/